1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham.
1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã Quảng Nham.
a, Chức năng:
Văn phòng và UBND Xã Quảng Nham là đơn vị trực thuộc UBND huyện Quảng Xương , có chức năng giúp UBND xã về công tác đối nội, đối ngoại; tổ chức các hoạt động chung của UBND xã .
Tổng hợp tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc ngành, cỏc đừn vị, xó, phýờng, thị trấn làm báo cáo UBND xã phýờng .
- Xõy dựng lịch cụng tỏc và chýừng trỡnh cỏc kỳ họp của UBND. Phối hợp với cỏc đừn vị chuẩn bị nội dung cỏc kỳ họp của UBND
- Giúp Xã ðảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với HÐND với Quận, Huyện uỷ và các ðoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt ðộng của ðoàn Ðại biểu.
- Theo dừi cụng tỏc tuyển quõn, thực hiện luật nghĩa vụ quõn sự.
- Tổ chức thực hiện công tác vãn thý, lýu trữ, công tác hành chính quản trị của cừ quan và UBND. Hýớng dẫn cỏc phýờng, cỏc đừn vị trực thuộc Xó phýờng
-Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác ban hành nhanh chóng, chính xác.
- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn ðýợc giao.
- Quản lý cỏc cừ sở vật chất của Văn phũng và UBND Xó ðảm bảo cỏc ðiều kiện vật chất cho bộ máy của UBND Xã hoạt ðộng
-Ký các vãn bản theo sự uỷ nhiệm của UBND Xã
-Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn xã
b. Nhiệm vụ:
- Tổng hợp, xây dựng Chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, 6 tháng và năm của UBND xã;
- Tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành UBND theo định kỳ 6 tháng và cả năm, báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định;
- Căn cứ kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, bố trí lịch họp, lịch làm việc, cùng với cán bộ, công chức có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp khách của UBND cấp xã;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã, ghi chép các biên bản về hội nghị, quản trị hành chính của UBND xã. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, thôn xóm trong xã.
- Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết đảm bảo để UBND cấp xã hoạt động bình thường (Điện, nước, vệ sinh, an toàn trụ sở, …), tiếp khách, tổ chức hội nghị (Giấy mời, tài liệu hội nghị, nơi tổ chức hội nghị, loa đài, kinh phí, …)
- Đảm bảo việc thu thập thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác.
- Thống kê đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu trên tất cả các mặt kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh theo chỉ đạo của phòng thống kê.
- Hệ thống hoá lưu trữ các tài liệu, số liệu thống kê về tình hình kinh tế - xã hội, Quốc phòng – an ninh của địa phương, để quản lý thống nhất công bố và cung cấp số liệu thống kê theo quy định của pháp luật.
- Lập hồ sơ trình UBND xã, cấp có thẩm quyền về công tác thi đua khen thưởng cho các tổ chức, cá nhân thuộc xã.
- Theo dừi, đụn đốc cỏc hoạt động của cỏc bộ phận chuyờn mụn, cỏc thụn xóm, thực hiện kế hoạch và chương trình công tác; thực hiện quy chế làm việc của UBND xã.
- Quản lý, sử dụng đúng mục đích tài sản của xã theo quy định hiện hành
và quy chế này, đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho HĐND & UBND làm việc có hiệu quả.
- Tham mưu giúp UBND xã về công tác tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ công chức, lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, quản lý hồ sơ công chức, quản lý về mặt tổ chức các hội trên địa bàn.
- Tham mưu với chủ tịch xã về chương trình biện pháp công tác cải cách hành chính, tham gia xây dựng chương trình ban hành quy chế làm việc của UBND xã.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được UBND xã giao.
1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng.
a Cơ cấu tổ chức:
UBND Xã Quảng Nham là cơ quan hành chính của Nhà nước có thẩm quyền chung nên Văn phòng UBND được tổ chức theo cơ cấu gồm:
Cấp lãnh đạo:
b Lề lối làm việc:
*Mối quan hệ phối hợp giải quyết công việc.
Văn phòng UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được UBND xã quy định. Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền và khả năng giải quyết của mình; Văn phòng UBND xã phải xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã. Đồng thời, giữ mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan huyện, các Phòng, Ban ngành huyện và địa phương theo Quy chế làm việc của UBND xã và Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận, các Chuyên viên Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, đồng thời thường xuyên giữ mối quan hệ, hợp tác, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ.
Khi giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của người khác, bộ phận khác, thì cần thiết phải tham khảo, trao đổi ý kiến với người đó, bộ phận đó để giải quyết công việc; người được hỏi ý kiến phải có
giải quyết khác nhau, thì trình xin ý kiến giải quyết của Chánh Văn phòng.
*Chế độ hội họp.
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận, các Chuyên viên Văn phòng phải dự các cuộc họp giao ban định kỳ vào chiều thứ hai hàng tuần do Chánh Văn phòng chủ trì. Trường hợp vắng mặt phải xin phép và được sự chấp thuận của Chánh Văn phòng.
Chiều thứ sáu hàng tuần, Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng (nếu cần thiết) có trách nhiệm dự hợp báo với 3 thường trực hoặc dự làm lịch tuần Lãnh đạo Văn phòng, các bộ phận tổ chức thực hiện họp nội bộ hàng tháng để thông tin, giải quyết các công việc có liên quan. Trường hợp đột xuất cần triệu tập các thành viên dự họp do Chánh Văn phòng, các bộ phận quyết định theo quyền hạn của mình.
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận phải tham gia các cuộc họp theo sự phân công của Chủ tịch, các phó Chủ tịch; các Chuyên viên Văn phòng phải dự các cuộc họp theo sự phân công của Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng.
1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham.
Bản mô tả công việc chức danh Công chức Văn phòng-Thống kê - Bộ phận: Văn phòng
- Cơ quan: UBND xã Quảng Nham – Huyện Quảng Xương – Tỉnh Thanh - Ngạch bậc lương: ngạch chuyên viên; bậc 2; hệ số 2,41
- Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị văn phòng
- Trình tự tuyển dụng: Thi tuyển - Chức năng, nhiệm vụ:
+ xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của Uỷ ban nhân dân xã; lịch công tác tuàn của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã.
+ Giúp Chủ tịch đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND và các
thôn, xóm thực hiện các Chỉ thị, Nghị Quyết, Quyết định của các cấp thực hiện phát triển kinh tế-xã hội; Quốc phòng-an ninh trên địa bàn xã đạt hiệu quả. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị cá báo cáo UBND trước kỳ họp HĐND. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (23 hàng tháng), quý, 6 tháng, 9 tháng, năm theo quy định. Ghi biên bản họp UBND, giao ban Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND hàng tuần.
+ Chuẩn bị nội dung tài liệu và các điều kiện cần thiết phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, dón tiếp khách, hoạt động của UBND, HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND xã.
+ Hướng dẫn chỉ đạo thực hiện các chế độ về thi đua khen thưởng. Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả, kế hoạch phối hợp tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm.
+ Thực hiện phương án cải cách thủ tục hành chính và việc chứng thực theo mô hình “ Một cửa”.
+ Đảm bảo các điều kiện làm việc và mọi hoạt động chung của Thường trực HĐND, Thường trực UBND; chăm lo các điều kiện vật chất phục vụ cho cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách làm việc.
+ Tổng hợp số liệu thống kê toán xã phục vụ công tác điều hành hoạt động Ủy ban nhân dân xã.
+ Quản lý tài sản cơ quan xã.
- Các điều kiện làm việc. Có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị các phương tiện làm việc như: bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, quạt, máy vi tính, máy in, máy photo.
Bản mô tả chức danh Văn thư-Lưu trữ- Thủ quỹ - Bộ phận: Văn phòng
- Cơ quan: UBND xã Quảng Nham – Huyện Quảng Xương – Tỉnh Thanh - Ngạch, bậc lương: Cán bộ bán chuyên trách; hệ số lương 0.8 x lương - Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên chuyên ngành hành chính
- Trình tự tuyển dụng: xét tuyển - Chức năng, nhiệm vụ:
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã; nghiệp vụ công tác văn thư, lư trữ theo đúng quy định của pháp luật.
+ Tiếp nhận và vào sổ theo dừi cụng văn đến, cụng văn đi theo đỳng quy + Quản lý kho quỹ tiền mặt an toàn; nhập tiền vào quỹ và xuất tiền chi theo đúng quy định.