1.3 Công tác Văn thư- Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham
1.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Xã Quảng Nham
1.3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham
Thẩm quyền ban hành văn bản được UBND xã Quảng Nham thực hiện theo đúng quyền hạn mà Nhà nước quy định.
Văn bản pháp quy của UBND bao gồm:
- Quyết định: dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà Nước và của UBND xã như: Bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật trong lĩnh vực UBND quản lý, phê chuẩn các kế hoạch công tác của UBND xã.
- Chỉ Thị: dùng để truyền đạt các Nghị quyết, Chủ trương, Chính sách của cấp trên và của địa phương. Giao nhiệm vụ đôn đốc các thôn, ban, nghành thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.
Việc soạn thảo, kiểm duyệt và trình các văn bản của UBND xã được quy định như sau:
- Văn bản thuộc lĩnh vực của bộ phận nào thì bộ phận đó soạn thảo và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung văn bản. Đồng thời chuyền cho Văn phòng trình thường trực UBND ký.
- Văn phòng UBND xã chịu trách nhiệm kiểm duyệt về thể thức hành chính và ban hành, công bố các văn bản của UBND xã.
Việc kí các văn bản được quy định như sau:
- Chủ tịch UBND xã kí các văn bản như: Chỉ thị, Quyết định các lĩnh vực trực tiếp phụ trách có tính pháp quy, qy định các vấn đề về chủ trương, chính sách, chế độ, về tổ chức cán bộ, công văn xin chỉ thị của cấp trên.
- Phó chủ tịch: kí các văn bản, giấy tờ thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách
thuộc thẩm quyền và kí thay chủ tịch khi đi vắng.
- Văn phòng UBND chịu trách nhiệm tổng hợp, sao gửi các văn bản, các ban nghành chuyên môn kí các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách theo quy định của Pháp luật.
1.3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Xã Quảng Nham
* Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2011/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại thông tư này.
* Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương diện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Nhìn chung văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà luôn bám sát vào văn bản pháp luật hiện hành của Nhà nước để soạn thảo và ban hành văn bản như Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
thành phần thể thức:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận;
+ Các thành phần khác như dấu chỉ mức độ mật, khẩn (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Vì vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan đúng so với quy định hiện hành.
1.3.3.3 Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng đối với công tác văn thư. Theo quy định của Nhà nước thì Ủy ban nhân dân huyện được ban hành các loại văn bản Quy phạm pháp luật như: Quyết định, Chỉ thị, ngoài ra còn ban hành các loại văn bản thông thường khác như:
Biên bản, Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Công văn, Giấy mời được ban hành một cách thường xuyên.
Quyết định được ban hành nhằm đảm bảo việc thi hành các loại văn bản Quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên và Hội đồng nhân dân cùng cấp. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình.
Các văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham được trình bày trên khổ giấy A4 với đầy đủ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhờ sự tiến bộ của Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy
photocopy, máy fax, máy in… Không những hiện đại về máy móc mà còn hiện đại về con người bằng cách bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ trong công tác chuyên môn cho các cán bộ văn phòng nhằm đưa văn phòng trở thành bộ phận giúp việc đắc lực cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, nhằm dần đưa văn phòng trở thành một văn phòng hiện đại trong tương lai.
Hiện nay công việc soạn thảo của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham thực hiện đầy đủ theo đúng các quy định về thể thức văn bản của Nhà nước. Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
* Việc soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham được thực hiện như sau:
+ Do liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng, ban nên văn bản của phòng ban nào thì do phòng ban đó soạn thảo. Những văn bản do văn phòng hoặc bộ phận chuyên môn tham mưu thì do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch lãnh đạo.
+ Văn bản do bộ phận chuyên môn soạn thảo thì ngay khi soạn thảo xong thì phải có chữ ký của Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng các ban ngành đó trước khi gửi đến Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân để thẩm tra.
+ Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện hoặc các bộ phận chuyên môn soạn thảo cần phải xin chữ ký của Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Ủy ban nhân dân được đóng dấu, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi.
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan tham mưu ý kiến của cơ quan hoặc đơn vị cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản thảo.
+ Nếu trong công việc soạn thảo văn bản có vấn đề gì khúc mắc thì cần tham khảo ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng.
phòng ban xem xét và ký nháy lên văn bản.
+ Bản thảo sau khi được sự đồng ý của Trưởng phòng ban sẽ được trình tiếp lên lãnh đạo duyệt về thể thức và nội dung văn bản. (Thể thức văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày.
• Có thể khái quát quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Căn cứ vào mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo. Người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Các đơn vị, cá nhân được giao cho soạn thảo văn bản cần xác định được mục đích, nội dung, tên loại và đối tượng của văn bản.
Bước 3: Thu thập, xử lý thông tin. Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Bước 5: Duyệt văn bản.
Bước 6: Ký văn bản.
Bước 7: Nhân bản, đóng dấu và ban hành