MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỘI CẤN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn. 3 1. Vài nét về UBND xã Đội Cấn 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn. 5 1.1.1.Chức năng của UBND xã Đội Cấn: 5 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đội Cấn: 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn: 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Đội Cấn. 8 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 2.1.1.1.Chức năng: 8 2.1.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Đội Cấn : 9 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Đội Cấn: 10 2.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng: 11 III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn: 13 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Đội Cấn. 13 3.2.Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn 16 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội Cấn. 16 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn . 16 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Đội Cấn. 18 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn. 19 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đội Cấn. 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình và giải quyết văn bản đi. 21 3.1.2 Sơ đồ hóa quy trình văn bản đến. 23 3.4.3 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Đội Cấn. 25 3.5 . Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Đội Cấn. 25 IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Đội Cấn. 26 4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã Đội Cấn. 26 4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn Phòng UBND xã Đội Cấn. 27 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của UBND xã Đội Cấn. 27 PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28 XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN. 28 PHẦN I. MỞ ĐẦU 28 1.Lý do chọn đề tài: 28 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 29 3. Phương pháp nghiên cứu: 29 4.Mục đích nghiên cứu. 29 5.Mục tiêu nghiên cứu: 29 6. Kết cấu đề tài. 30 PHẦN II: NỘI DUNG 31 CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN. 31 I. Khái niệm văn hóa công sở: 31 1.Khái niệm văn hóa: 31 2.Văn hóa công sở là gì? 32 2.1.Khái niệm công sở: 32 2.2.Khái niệm văn hóa công sở. 32 3. Đặc trưng, bản chất của văn hoá công sở 33 4. Các yếu tố cấu thành văn hoá công sở 35 5.Vai trò của văn hóa công sở. 38 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN 39 1.Trang phục nơi công sở . 39 2.Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức tại công sở. 40 2.1 Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên. 41 2.2 Văn hóa ứng xử, giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới. 42 2.3 Văn hóa giao tiếp, ứng xử giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp. 43 2.4 Văn hóa giao tiếp, ứng xử với nhân dân, tổ chức. 45 2.5 Văn hóa giao tiếp, ứng xử qua điện thoại. 46 2.6 Văn hóa ứng xử công sở đối với công việc. 47 3 Bài trí công sở. 48 4.Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Đội Cấn 49 4.1 Ưu điểm: 49 4.2 Nhược điểm: 50 CHƯƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP 52 1.Kiến nghị. 52 2. Giải pháp 53 PHẦN III. KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN 3. PHỤ LỤC 57 LỜI CẢM ƠN 65
Trang 1MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT
MỤC LỤC 1
DANH MỤC VIẾT TẮT 5
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN I 3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN 3
XÃ ĐỘI CẤN 3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn 3
1 Vài nét về UBND xã Đội Cấn 3
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn 5
2.1.Chức năng của UBND xã Đội Cấn: 5
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đội Cấn: 5
2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn: 6
II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Đội Cấn 8
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8
2.1.1.1.Chức năng của văn phòng UBND xã Đội Cấn: 8
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Đội Cấn : 9
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Đội Cấn: 10
2.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng: 11 III Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn: 13
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Đội Cấn 13
3.2.Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn 15
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội Cấn 16
Trang 23.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của UBND xã Đội Cấn 16
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Đội Cấn 17
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn .19
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đội Cấn 21
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình và giải quyết văn bản đi .21
3.1.2 Sơ đồ hóa quy trình văn bản đến 23
3.4.3 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Đội Cấn 25
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Đội Cấn 25
IV Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Đội Cấn 26
4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã Đội Cấn 26
4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn Phòng UBND xã Đội Cấn 27
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của UBND xã Đội Cấn 27
PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28
XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN 28
PHẦN I MỞ ĐẦU 28
1.Lý do chọn đề tài: 28
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 29
3 Phương pháp nghiên cứu: 29
4.Mục đích nghiên cứu 29
5.Mục tiêu nghiên cứu: 29
6 Kết cấu đề tài 30
Trang 3PHẦN II: NỘI DUNG 31
CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN 31
I Khái niệm văn hóa công sở: 31
1.Khái niệm văn hóa: 31
2.Văn hóa công sở là gì? 32
2.1.Khái niệm công sở: 32
2.2.Khái niệm văn hóa công sở 32
3 Đặc trưng, bản chất của văn hoá công sở 33
4 Các yếu tố cấu thành văn hoá công sở 35
5.Vai trò của văn hóa công sở 38
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND 39
XÃ ĐỘI CẤN 39
1.Trang phục nơi công sở 39
2.Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức tại công sở 40
2.1 Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên 41
2.2 Văn hóa ứng xử, giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới 42
2.3 Văn hóa giao tiếp, ứng xử giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp 43
2.4 Văn hóa giao tiếp, ứng xử với nhân dân, tổ chức 45
.2.5 Văn hóa giao tiếp, ứng xử qua điện thoại 46
2.6 Văn hóa ứng xử công sở đối với công việc 47
3 Bài trí công sở 48
4 Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Đội Cấn 49
4.1 Ưu điểm: 49
4.2 Nhược điểm: 50
CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP 52
1.Kiến nghị 52
2 Giải pháp 53
PHẦN III 55
Trang 4KẾT LUẬN 55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56
PHẦN 3 PHỤ LỤC 57
LỜI CẢM ƠN 65
Trang 5DANH MỤC VIẾT TẮT
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy tổng hợp điều hành của cơ quan là nơi thu thập,
xử lý thông tin, thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và các hoạt động của cơ quan
Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt, điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả Ngày nay Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức chính vì thế Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng Tuy nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiếu
Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của thời đại thông đại chúng thì Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm học đi đôi với hành,
lý luận gắn với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội nói chung và Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã đề ra
Kế hoạch thực tập cho lớp Đại học liên thông ngành Quản trị văn phòng k13b tại các cơ quan, đơn vị , tổ chức Chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan đó cũng là dịp để cho sinh viên một lần nữa củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập rượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một cán bộ văn phòng tương lai, và
Trang 7cũng là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo UBND xã Đội Cấn, em đã được tiếp nhận thực tập tại HĐND -UBND xã Đội Cấn, với thời gian hơn 2 tháng (từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015) trong khoảng thời gian này bản thân em đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ, xây dựng cho mình phong cách của một cán bộ văn phòng trong tương lai trên cơ sở áp dụng lý thuyết trên ghế nhà trường vào quá trình thực tế , đưa lý luận gắn liền với thực tiễn tại cơ quan và được sự giúp đỡ tận tình của các đồng chí lãnh đạo UBND xã Đội Cấn em đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp cuả mình
Qua đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng cùng các anh, chị công chức trong văn phòng Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn đã hướng dẫn, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian thực tập cũng như bài báo cáo thực tập của mình.Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bài báo cáo này không tránh khỏi những sai sót.Vậy mong thầy cô và các cô chú, anh chị trong cơ quan góp ý để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Một lần nữa cho em gửi lời cảm ơn tới Giáo viên hướng dẫn của nhà trường và cán bộ hướng dẫn tại văn phòng HĐND-UBND xã Đội Cấn đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này./
Em xin chân thành cảm ơn!
Đội Cấn, ngày 29 tháng 07 năm 2015
Sinh viên
Vi Thị Anh
Trang 8PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ ĐỘI CẤN
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn.
1 Vài nét về UBND xã Đội Cấn
Xã Đội Cấn là một xã biên giới nằm ở phía đông bắc của huyện Tràng Định tỉnh Lạng Sơn là vùng đất trẻ, mới được hình thành cách đây khoảng
100 năm Lúc mới thành lập là xã Nghĩa Thủy đến tháng 8 năm 1945 đổi tên thành xã Đội Cấn và được cấu hành chính thành 6 thôn bản có một thôn đề nghị Đặc biệt khó khăn theo quyết định 30 Có đoạn đường biên giới dài 8,5km giáp với Trung Quốc, gồm 24 cột mốc trong đó có 20 cột mốc chính và
4 cột mốc phụ, tình hình đường biên cột mốc và nhân dân sống ở giáp biên luôn được ổn định Xã cách trung tâm huyện 16km,toàn xã có tổng diện tích đất tự nhiên theo địa giới hành chính là 4.046,64 ha
Về địa giới hành chính của xã:
+) Phía bắc giáp với xã Quốc Khánh (và Hạ Đống – Trung Quốc)
+) Phía Tây giáp với xã Tri phương
+) Phía Đông giáp với xã Trung thành, Tân Minh
+) Phía Nam giáp với xã Đại Đồng
Về dân số: toàn xã có 193 hộ, có 805 nhân khẩu chủ yếu là bốn dân tộc anh em Tày, Nùng, Dao, Kinh sinh sống, chiếm đa số là dân tộc tày, nùng
Đặc điểm địa hình, khí hậu: là xã biên giới phần lớn đa số đồi núi chiếm 80%, độ cao trung bình 252m so với mực nước biển, nơi cao nhất 1541m khi hậu mùa hè nắng nóng kèm theo gió nam và gió đông nam, hàng năm chịu ảnh hưởng của thiên nhiên rét đậm và rét hại, thi thoảng có tuyết rơi vào mùa đông
Về giáo dục đào tạo có nhiều tiến bộ chất lượng dạy học được nâng cao, đội ngũ giáo viên được bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Trang 9Xã hiện nay có 3 trường : trường mầm non, trường tiểu học và trường trung học cơ sở Đội Cấn.
Về y tế: Xã có 1 trạm y tế với 1 bác sĩ, 2 y tá, 2 điều dưỡng Trang thiết bị đầy đủ, thường xuyên liên tục thực hiện tốt công tác chữa bệnh cho nhân dân, tuyên truyền nhân dân làm tốt công tác giữ gìn vệ sinh chung, phòng chống các dịch bệnh Công tác DS-KHHGĐ được chú trọng sát sao đôn đốc thực hiện trên toàn địa bàn xã
Về văn hóa văn nghệ - Thể dục thể thao: Các hoạt động diễn ra sôi nổi được mọi tầng lớp nhân dân hưởng ứng như giao lưu bóng đá với các thôn bản tổ chức đón xuân giáo lưu văn nghệ kết hợp với phòng văn hóa thông tin huyện, tỉnh tổ chức giao lưu văn nghệ tại xã và tổ chức lễ hội kỷ niệm ngày biên phòng toàn dân
Về công tác An ninh: Sáu tháng đầu năm 2015 trên địa bàn xã ổn định về ANCT – TTATXH, không có vụ việc phức tạp, trọng án xảy ra Ban công an
xã thường xuyên phối hợp chặt chẽ với lực lượng Trưởng – Phó thôn, bản dân phòng duy trì trực tuần kiểm tra…
Về giao thông: Trong nhưng năm qua với sự đầu tư của nhà nước và nhân dân đã kiên cố hóa đường bê tông, những vẫn còn đường đất đến 1 thôn giáp biên một số các thôn bản đi lại rất khó khăn
Về thủy lợi: Hiện tại, xã Đội Cấn có những đập có khả năng tưới tốt như đập Kỵ Nà, đập Khuổi Pản, đập Bản Chang đã phần nào đáp ứng được nhu cầu tưới, tiêu của nhân dân Tuy nhiên vẫn còn hạn chế do các công trình này
đã xuống cấp, một số đoạn bị hư hỏng nặng Ngoài ra, còn có 2 phai dẫn nước như Kim Lỵ, Nà Đon và một số các phai nhỏ khác do nhân dân tự làm từ các nguồn nước nhỏ cũng đã giải quyết phần nào nhu cầu tưới tiêu nhưng cũng chỉ giải quyết được nhu cầu tưới, tiêu nước cho lúa một vụ ở những diện tích nhất định công tác thủy lợi được sự quan tâm của nhà nước phối hợp với nhân dân cùng làm Do đó hệ thông kênh mương nội đồng cũng được cũng cố, đảm bảo tưới tiêu cho phát triển nông nghiệp, chăn nuôi
Trang 10Tài nguyên đất : Hiện nay diện tích đất tự nhiên của toàn xã Đội Cấn 4.517,96 ha (2015), trong đó đất nông nghiệp 4046,64 ha chiếm 11,59% tổng diện tích đất tự nhiên: đất lâm nghiệp 3.419,76 ha; đất phi nông nghiệp 121,92 ha, đất chưa sử dụng 214,15 ha
Những mặt hạn chế: tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội trên một số lĩnh vực dịch vụ, thương mại còn hạn chế Phát triển sản xuất nông nghiệp chưa mang tính cơ bản bền vững
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn.
2.1.Chức năng của UBND xã Đội Cấn:
- UBND xã Đội Cấn do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nha nước cấp trên
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
- UBND xã Đội Cấn thực hiện chức năng quản lý nha nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến các cơ sở
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đội Cấn:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện;Quyết toán ngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp
Trang 11- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển nông nghiệp , các ngành
nghề, làng nghề tại địa phương trình cấp trên phê duyệt
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển nông nghiệp theo quy định của cấp trên Tổ chức xây dựng các công trình thuỷ lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản
lý nguồn tài nguyên môi trường
- Kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông và các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng của địa phương, huy động sự đóng góp ngày công tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông nông thôn trong xã
-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn hoá, văn minh tại các cụm điểm dân cư, phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội
-Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình dân số KHHGĐ, thực hiện chế độ chính sách với thương,bệnh binh, gia đình liệt sĩ, thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, quản lý và tu
bổ nhà bia tưởng niệm
- Thực hiện tốt công tác an ninh quốc phòng như huấn luyện quân sự phổ thông, quản lý quân dự bị động viên, huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương
- Quản lý hộ khẩu đăng ký tạm trú tạm vắng, phối hợp với cơ quan chức năng xử lý các vi phạm pháp luật ở địa phương, giải quyết các tranh chấp, hoà giải các vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khai sinh, đăng ký kết hôn
- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã
2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn:
Căn cứ tình hình và đặc điểm cuả địa phương và tổ chức của cấp trên, HĐND – UBND xã Đội Cấn có cơ cấu tổ chức như sau :
- Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực của nhà nước ở địa phương,
Trang 12đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân bầu ra theo nhiệm kỳ 5 năm, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và
cơ quan cấp trên
Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng
để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước
- Ủy ban nhân dân: Do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở
*Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn có cơ cấu tổ chức bao gồm:
+ Chủ tịch UBND xã: là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp trên và HĐND cùng cấp
+ Phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thực hiện những công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề được phân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao Trong quá trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyền hạn chủ tịch Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ trách quản lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định Lĩnh
Trang 13vực quan trọng thì trực tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực đó Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vực được phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà nước hữu quan.
* Các ngành chuyên môn thuộc UBND cấp xã:
UBND cấp xã không tổ chức ra các phòng chuyên môn mà có các công chức giữ chức danh chuyên môn như:
+ Văn hoá - Xã hội
Các cán bộ chuyên môn hoạt động dựa trên chức năng, nhiệm vụ được giao và đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của lãnh đạo UBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngành mình phụ trách, nêu rõ những việc đã làm được, những khó khăn, vướng mắc,
từ đó đề xuất những kiến nghị với Chủ tịch UBND xã để có biện pháp giải quyết
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Đội Cấn: (Xem phụ lục 01 ).
II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Đội Cấn.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
2.1.1.1.Chức năng của văn phòng UBND xã Đội Cấn:
Văn Phòng HĐND và UBND xã là cơ quan tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo HĐND và UBND xã Đội Cấn :
Trang 14- Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động xây dựng và tổ chức thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác,tham mưu về mặt điều hành hoạt động
và tổ chức công việc cho lãnh đạo
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao
- Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND; giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật,Văn phòng thực hiện công tác mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND xã; tham mưu giúp UBND xã quản lý nhà nước về công tác dân tộc, tôn giáo;
2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Đội Cấn :
Tham mưu, giúp HĐND và UBND :
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND xã; Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, thường trực HĐND, Chủ tịch UBND xã, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ hóa hành chính nhà nước của HĐND, UBND xã
+ Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc, và các hoạt động cuả HĐND
và UBND, tổ chức tiếp dân; Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Văn Phòng HĐND và UBND xã
+ Tổ chức tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc của công dân gửi về cơ quan Phối hợp với các cơ quan chức năng để giải quyết khiếu
Trang 15nại, tố cáo; Trả lời công dân trong trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa chỉ, Văn phòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương sự đến cơ quan có chức năng giải quyết, đồng thời hướng dẫn đương sự về quy trình thủ tục giải quyết.
- Về công tác dân tộc, tôn giáo :
+ Thực hiện các văn bản do cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn
về công tác dân tộc tôn giáo trên địa bàn và tổ chức thực hiện các văn bản đó
+ Xây dựng các công tác dài hạn và hàng năm về công tác dân tộc tôn giáo; tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc, tôn giáo, các dự án, chương trình kế hoạch
- Về công tác thi đua khen thưởng :
+ Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương;
+ Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua
- Giúp lãnh đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính hiện nay
- Văn phòng giúp thủ trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợp với bộ phận Tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp pháp theo nhu cầu của công dân
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch xã giao
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Đội Cấn:
- Lãnh đạo Văn phòng là Chủ tịch UBND :Chủ tịch UBND là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng
Trang 16- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn Phòng nên cơ cấu tổ chức
của Văn Phòng UBND xã Đội Cấn có 02 người :
+ Một người phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc đó; Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi cấp trên; Quản lý công văn, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo thống kê; theo dõi biến đọng số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã
+ Một người làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐND hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết; Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp HĐND, cho công việc của UBND; Giúp HĐND và UBND thực hiện công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật
về công tác được giao; Công tác thi đua khen thưởng; Nhận và trả kết quả giao dịch công việc giữa UBND các cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế
I Thông tin chung.
Tên chức danh: Cán bộ Văn phòng – Thống kê
Mã chức danh: VP01
Đơn vị công tác: VP HĐND – UBND xã Đội Cấn
Cấp trên trực tiếp: P Chủ tịch UBND
Nơi làm việc: UBND xã Đội Cấn
Trang 17II Chức năng, nhiệm vụ.
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, lãnh đạo UBND về toàn bộ hoạt động của Văn phòng
Hoạch định Kế hoạch dài hạn, trung và ngắn hạn cho UBND theo chiến lược đã đăng ký trong năm và triển khai kế hoạch và vạch ra những giải pháp
cụ thể nhằm đạt được Mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy và cán bộ; Trực tiếp phụ trách các bộ phận: tham mưu, tổng hợp
Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, Công chức và nhân viên Văn phòng có
đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốtcông tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND
Chỉ đạo dự thảo và trình thường trực HĐND - UBND xã thông qua các chương trình công tác và các báo cáo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch
và Phó Chủ tịch UBND xã
Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn xã, phục vụ cho việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tich HĐND xã
Phối hợp cùng các ban ngành, đoàn thể liên quan để đề xuất kịp thời với UBND xã các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại UBND xã
Chủ trì các cuộc họp, giao ban kiểm điểm, đánh giá kết quảcông tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm
Trang 18IV Mỗi quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.
- Chủ tịch: Tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Chủ tịch
Đề xuất, kiến nghị các ý kiến tham mưu
- Phó Chủ tịch: Tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Phó Chủ tịch, cung cấp thông tin cho các ngành chuyên môn theo yêu cầu
V Điều kiện làm việc.
Phòng làm việc: Máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi và ồn ào.Trang bị, dụng cụ, máy móc tại nơi làm việc: Máy vi tính, điện thoại, fax, photo
Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính
Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công việc.Hành vi, tác phong trong công việc: Tích cực, vui vẻ, hoà nhã với mọi người, tạo được tác phong của người lãnh đạo đối với nhân viên của mình
Bảng phân công nhiệm vụ văn phòng – Thống kê:
(phụ lục 03)
III Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn:
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Đội Cấn.
1. Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
2. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân,
ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004
3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
4. Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của
Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật
5. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ
Trang 19Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
8. Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của
Bộ Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
9. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
10. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về Quản lý và sử dụng con dấu
11. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao
- Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
- Phụ lục III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản
- Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao
- Phụ lục V: Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản
12. Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của
Chính phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
13. Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của
Chính phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
14. Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ
tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
Trang 2015. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
16. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính
phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
17. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
18. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
19. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
20. Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật
21. Quyết định số 30/QĐ – UBND ngày 12 tháng 6 năm 2013 của
UBND xã Đội Cấn Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
22. Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2015 của UBND
xã Đội Cấn về triển khai công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2015
3.2.Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn
Văn thư tại UBND xã Đội Cấn do cán bộ Văn phòng quản lý được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả.Các phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như: Cặp hồ sơ, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy
in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc quản lý văn bản.Đảm bảo duy trì hiêu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học
Trang 21* Ưu điểm:
- Công tác văn thư của UBND xã Đội Cấn được tổ chức theo mô hình tập trung chính vì thế ưu điểm đầu tiên phải nói đến đó là sẽ giảm bớt được các thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác Việc tìm kiếm văn bản giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian, đảm bảo thông tin đạt hiệu quả cao
- Có các trang thiết bị như là tủ đựng tài liệu, giá, kệ, bàn làm việc có ngăn khóa nên thuân lợi cho Văn thư trong việc giữ tài liệu
* Nhược điểm:
- Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư của UBND xã Đội Cấn do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn thư tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tình trạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việc của công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công việc
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội Cấn.
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của UBND xã Đội Cấn
UBND xã Đội Cấn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình
Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND.Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách
Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền ký một số giấy tờ: (VD giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường) và một số giấy tờ thừa lệnh của Chủ tịch giao
Trang 22* Ưu điểm:
-Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định.Đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liên quan đến văn bản
Lãnh đạo UBND xã Đội Cấn làm việc theo quy chế của UBND đó là làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban, mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, mỗi thành viên Uỷ ban xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực mình được phân công
* Nhược điểm:
- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản nhưng những quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý lý, giải quyết văn bản Dẫn đến việc truy cứu trách nhiệm còn gặp khó khăn.Nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc ký ban hành một số văn bản có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số văn bản mang tính giải quyết công việc Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một số bản chưa được ban hành kịp thời
- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫn đến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa đúng, chưa chuẩn
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
xã Đội Cấn.
Nhìn chung các văn bản UBND xã Đội Cấn ban hành có đầy đủ 9 thành phần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
Trang 23thuật trình bày văn bản, Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan các văn bản của UBND xã Đội Cấn soạn thảo và ban hành luôn bám sát vào các văn bản pháp luật hiện hành để soạn thảo Tất cả các văn bản của cơ quan sau khi soạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung.
Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định của Hiến pháp và Pháp luật
Trang 24Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bản còn chậm, mất thời gian
Văn bản ban hành vẫn còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu nội dung văn bản, viết sai tên loại
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Đội Cấn gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản
* Sơ bộ xác định vấn đề:
+ Mục đích ban hành văn bản
+ Thời gian ban hành văn bản
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản
+ Hậu quả tác động của văn bản
- Căn cứ để xác định: yêu cầu giải qyết công việc( yêu cầu của vấn đề cần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan)
Trang 25+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản.
- Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản
+ Xác định thời gian ra văn bản
* Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần được soạn thảo để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích
- Căn cứ để xác định tên loại văn bản:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan
+ Nội dung cảu văn bản cần giải quyết
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản
- Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn
* Thu thập thông tin
- Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông tin nguyên tác và thông tin thức tế
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản
+ Nội dung công việc: dựa vào thong tin thu thập được do vậy đòi hỏi thong tin thu thập được phải nhiều và chính xác Có như vậy thì văn bản ban hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra
- Phương pháp viết văn bản: viết bằng tay và đánh máy vi tính
Trang 26Bước 2: Duyệt văn bản
Thể thức văn bản theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội
vụ ban hành
Sau khi văn bản được duyệt người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyên văn thư để ghi số ngày tháng năm, soát lại văn bản, trình ký và phát hành văn bản
Bước 3: Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.
- Chủ tịch UBND là người có quyền ký và ban hành văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo tại các buổi họp
- Chủ tịch ban hành các văn bản như: nghị quyết, nghị định, báo cáo, kết quả, chỉ thị, kế hoạch
- Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tich ủy quyền ký thay vào các văn bản trên
Nhận xét chung: Nhìn chung UBND xã Đội Cấn đã thực hiện đúng
quy định của Nhà nước về trật tự thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đội Cấn.
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình và giải quyết văn bản đi
(phụ lục 05)
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số
và ngày, tháng của văn bản.
⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Trang 27⃰ Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý
- Ngày, tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản có chữ kí hợp lệ của người có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính
Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
⃰ Làm thủ tục phát hành văn bản
⃰ Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
Trang 28Bước 5: Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản
Đánh giá chung :Việc quản lý văn bản đi của UBND xã Đội Cấn rất rõ
ràng, chính xác, kịp thời, an toàn bí mật văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi ban hành còn ít Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu
3.1.2 Sơ đồ hóa quy trình văn bản đến.
(Phụ lục 06)
Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
⃰ Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, phải kiểm tra sơ
bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
⃰ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
Trang 29những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
⃰ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
⃰ Chuyển giao văn bản đến
Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng
cơ quan, bộ phận văn thư chuyển giao văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
⃰ Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ
⃰ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết
Trang 30Đánh giá chung: Nhìn chung Quy trình giải quyết văn bản đến của
UBND xã Đội Cấn cán bộ văn phòng giải quyết đúng theo trình tự, thủ tục
3.4.3 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Đội Cấn.
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp với công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh tờ số, viết chứng từ kết thúc,viết bìa…
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ; Tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc đó
* Ưu điểm: Tài liệu của Uỷ ban cán bộ văn thư đã giữ lại và sắp sếp
các loại văn bản theo tên loại và ngày, tháng, năm ban hành văn bản để khi kiểm tra, tìm chúng được nhanh chóng, thuận tiện, sau khi đã sắp xếp các văn bản tài liệu cán bộ văn thư đã bỏ vào cặp đựng tài liệu và cất vào tủ để bảo quản, tránh sự thất lạc các văn bản và nhàu nát
* Nhược điểm: Tuy nhiên UBND xã Đội Cấn là một cơ quan của nhà
nước cấp cơ sở, khối lượng văn bản ít nên chưa thực hiện được quy trình lập
hồ sơ theo quy định của nhà nước và chưa có danh mục hồ sơ để bảo quản văn bản tài liệu, chưa có trang thiết bị, phòng lưu trữ hồ sơ riêng cho nên lưu trữ hồ chưa có tính khoa học Sẽ không tránh khỏi việc phân loại, sắp xếp tài liệu còn lộn xộn, thiếu chính xác Điều đó gây khó khăn cho phòng lưu trữ, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc Văn bản tài liệu khi nhận được và soạn thảo ra của cơ quan chỉ phân loại tài liệu và bỏ vào cặp bó gói và bảo quản, làm như vậy khi tra tìm tài liệu rất khó khăn, thủ trưởng cơ quan xem xét khi cần đến văn bản đó, tài liệu văn bản dễ bị thất lạc trong khâu bảo quản
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Đội Cấn.
Hiện nay UBND xã Đội Cấn có Quyết định số 30/QĐ-UBND ngày 12
Trang 31tháng 6 năm 2013 về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Đội Cấn nhưng do điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan không có kho lưu trữ tài liệu nên hầu như các bộ phận đều tự lưu trữ tài liệu của chuyên môn mình
Hai công chức văn phòng thống kê được giao nhiệm vụ kiêm nhiệm công tác lưu trữ của văn phòng và các văn bản của cơ quan, còn một số văn bản khác của các bộ phận chuyên môn thì các bộ phận chuyên môn tự có trách nhiệm quản lý tài liệu của văn bản của bộ phận mình
IV Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Đội Cấn.
4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND
xã Đội Cấn.
Cơ sở vật chất tại văn phòng UBND xã Đội Cấn đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm Trong phòng làm việc cũng có đầy đủ các loại máy móc như: máy in, máy photocopy, máy fax, máy tính, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, giá đựng văn phòng phẩm
Nhìn chung cán bộ, công chức trong cơ quan đều có thể sử dụng được các loại trang thiết bị Tuy nhiên sử dụng chưa được thành thạo và hiệu quả chưa đạt được cao Trong hoạt động văn phòng việc sử dụng trang thiết bị hiện đại là rất cần thiết đặc biệt là trong thời buổi công nghệ hiện nay
Chính vì vậy muốn hoạt động của Văn phòng mang lại năng suất hiệu quả cao thì việc đầu tư trang thiết bị là cần thiết Cơ quan cũng như lãnh đạo cơ quan cần trang bị những thiết bị Văn phòng hiện đại hơn như trang bị máy photocopy có tốc độ cao, máy Fax, máy scan và đặc biệt là các loại máy tính cá nhân cho lãnh đạo để việc ứng dụng phần mềm Ocffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉ đạo điều hành cập nhật những công việc hàng ngày hiệu quả hơn
Đồng thời cơ quan cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết
bị trong văn phòng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt tiết kiệm một
Trang 32phần tài chính cho cơ quan.
Ngoài ra phải xây dựng và mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan như máy hút ẩm, hút bụi và đặc biệt là kho lưu trữ để bảo quản tài liệu của cơ quan được tốt hơn
4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn Phòng UBND xã Đội Cấn.
* Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phòng
( Phụ lục 07)
Nhìn chung cách bố trí sắp xếp trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Đội Cấn khá là hợp lý Do đặc thù riêng của xã nên văn phòng có không gian hơi nhỏ cách bài trí đơn giản, trang thiết bị được sắp xếp khá gọn gàng tạo nên không gian thoáng đãng, tạo được tâm lý thoải mái khi làm việc cũng như khi tiếp dân
* Đề xuất mô hình tối ưu
( Phụ lục 08)
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của UBND xã Đội Cấn.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại văn phòng UBND xã Đội Cấn, là
xã biên giới của huyện Tràng Định điều kiện kinh tế còn có nhiều khó khăn năm 2014 vừa lắp mạng internet hiện nay trong công tác văn phòng mới được cài ứng dụng phần mềm Ocffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉ đạo điều hành cập nhật những công việc hàng ngày của cấp trên, còn ngoài ra vẫn chưa được áp dụng phần mềm nào cả
Trang 33PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN.
PHẦN I MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài:
Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống lao động
Công sở là nơi công chức, viên chức làm việc, là các cơ quan, ban, ngành đơn vị hành chính sự nghiệp, công ty…đứng chân Nói rộng ra thì công
sở là nơi một cơ quan có chứng chỉ pháp nhân, mà ở đó công chức, viên chức đến để thực hiện nghĩa vụ của mình đối với nhà nước Do vậy công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để cho moi người tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và hành động
Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công nhân viên chức khi thực hiện nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hóa của mỗi người
Xây dựng văn hóa công sở nhằm đáp ứng yêu cầu chung của cán bộ, công chức mong muốn được làm việc, được đánh giá được đãi ngộ và phát triển trong môi trường dân chủ, công bằng theo tinh thần Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói “Không sợ thiếu chỉ sợ không công bằng” Mặt khác xây dựng
“Xây dựng văn hóa công sở” là một đòi hỏi khách quan đối với các cơ quan
Xây dựng văn hóa công sở là công khai, minh bạch các thủ tục giải quyết các công việc trong cơ quan trong vấn đề tiếp công dân, cũng như các quy định về quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm cán bộ, công chức trong hoạt động công vụ, xây dựng lề lối, mối quan hệ làm việc thực sự khoa học, hiệu quả, thiết thực nhằm đảm bảo kỷ cương, kỷ luật trong cơ quan, thực hiện quy
Trang 34chế dân chủ trong cơ quan nhằm phát huy tính chủ động tích cực, sự tương trợ, đồng thuận và trách nhiệm của mọi cán bộ công chức trong cơ quan.
Đề tài văn hóa công sở không phải là một đề tài quá mới mẻ nhưng lại chưa bao giờ cũ bởi nó được hình thành theo tính kế thừa và tiếp thu có sáng tạo, có chọn lọc qua các giai đoạn, do đó văn hóa công sở không ngừng được
bổ sung và ngày càng hoàn thiện trong giai đoan cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay Xây dựng văn hóa công sở thực chất là xây dựng con người mới trong cơ quan hành chính nhà nước đối với cán bộ công chức làm việc tại công sở
Chính vì nhận thấy tầm quan trọng to lớn của việc xây dựng văn hóa công sở đối với Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn nên em đã chọn đề tài “ Xây dựng văn hóa công sở tại Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn”
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: Cán bộ, công chức của UBND xã Đội Cấn Phạm vi nghiên cứu: UBND xã Đội Cấn.
3 Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích tổng hợp
4.Mục đích nghiên cứu.
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về xây dựng văn hóa công
sở và phân tích thực trạng công tác xây dựng văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân xã, từ đó đề xuất những giải pháp và những kiến nghị với lãnh đạo nhằm nâng cao hiệu quả đối với việc xây dựng văn hóa công sở của cơ quan
5.Mục tiêu nghiên cứu:
-Làm rõ các khái niệm liên quan
-Phân tích thực trạng công tác xây dựng văn hóa công sở tại Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn
-Đề xuất các giải pháp có tính khả thi nhằm thực hiện tốt hơn khi xây
Trang 35dựng văn hóa công sở.
6 Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và các danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương
Chương I.Cơ sở lý luận về xây dựng văn hóa công sở
Chương II Thực trạng về xây dựng văn hóa công sở tại Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn
Chương III Một số kiến nghị, giải pháp