Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã đội cấn

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỘI CẤN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn. 3 1. Vài nét về UBND xã Đội Cấn 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn. 5 1.1.1.Chức năng của UBND xã Đội Cấn: 5 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đội Cấn: 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn: 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Đội Cấn. 8 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 2.1.1.1.Chức năng: 8 2.1.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Đội Cấn : 9 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Đội Cấn: 10 2.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng: 11 III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn: 13 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Đội Cấn. 13 3.2.Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn 16 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội Cấn. 16 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn . 16 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Đội Cấn. 18 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn. 19 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đội Cấn. 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình và giải quyết văn bản đi. 21 3.1.2 Sơ đồ hóa quy trình văn bản đến. 23 3.4.3 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Đội Cấn. 25 3.5 . Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Đội Cấn. 25 IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND xã Đội Cấn. 26 4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã Đội Cấn. 26 4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn Phòng UBND xã Đội Cấn. 27 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của UBND xã Đội Cấn. 27 PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28 XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN. 28 PHẦN I. MỞ ĐẦU 28 1.Lý do chọn đề tài: 28 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 29 3. Phương pháp nghiên cứu: 29 4.Mục đích nghiên cứu. 29 5.Mục tiêu nghiên cứu: 29 6. Kết cấu đề tài. 30 PHẦN II: NỘI DUNG 31 CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN. 31 I. Khái niệm văn hóa công sở: 31 1.Khái niệm văn hóa: 31 2.Văn hóa công sở là gì? 32 2.1.Khái niệm công sở: 32 2.2.Khái niệm văn hóa công sở. 32 3. Đặc trưng, bản chất của văn hoá công sở 33 4. Các yếu tố cấu thành văn hoá công sở 35 5.Vai trò của văn hóa công sở. 38 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN 39 1.Trang phục nơi công sở . 39 2.Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức tại công sở. 40 2.1 Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên. 41 2.2 Văn hóa ứng xử, giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới. 42 2.3 Văn hóa giao tiếp, ứng xử giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp. 43 2.4 Văn hóa giao tiếp, ứng xử với nhân dân, tổ chức. 45 2.5 Văn hóa giao tiếp, ứng xử qua điện thoại. 46 2.6 Văn hóa ứng xử công sở đối với công việc. 47 3 Bài trí công sở. 48 4.Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Đội Cấn 49 4.1 Ưu điểm: 49 4.2 Nhược điểm: 50 CHƯƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP 52 1.Kiến nghị. 52 2. Giải pháp 53 PHẦN III. KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN 3. PHỤ LỤC 57 LỜI CẢM ƠN 65

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT .5 LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỘI CẤN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Đội Cấn Vài nét UBND xã Đội Cấn Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn 2.1.Chức UBND xã Đội Cấn: 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Đội Cấn: 2.3.Cơ cấu tổ chức UBND xã Đội Cấn: .6 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Văn phòng UBND xã Đội Cấn 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1.Chức văn phòng UBND xã Đội Cấn: 2.1.1.2 Nhiệm vụ Văn phòng UBND xã Đội Cấn : 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Đội Cấn: 10 2.2 Xây dựng mô tả việc vị trí công việc văn phòng: 11 III Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, UBND xã Đội Cấn: 13 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Đội Cấn .13 3.2.Mô hình tổ chức văn thư UBND xã Đội Cấn 15 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Đội Cấn 16 Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND xã Đội Cấn 16 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND xã Đội Cấn 17 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBND xã Đội Cấn .19 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn UBND xã Đội Cấn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình giải văn 21 3.1.2 Sơ đồ hóa quy trình văn đến 23 3.4.3 Nhận xét lập hồ sơ hành UBND xã Đội Cấn .25 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND xã Đội Cấn 25 IV Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND xã Đội Cấn 26 4.1 Trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng UBND xã Đội Cấn 26 4.2 Cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn Phòng UBND xã Đội Cấn 27 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND xã Đội Cấn 27 PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28 XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN 28 PHẦN I MỞ ĐẦU 28 1.Lý chọn đề tài: 28 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu .29 Phương pháp nghiên cứu: 29 4.Mục đích nghiên cứu 29 5.Mục tiêu nghiên cứu: 29 Kết cấu đề tài 30 Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: NỘI DUNG 31 CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN 31 I Khái niệm văn hóa công sở: 31 1.Khái niệm văn hóa: 31 2.Văn hóa công sở gì? 32 2.1.Khái niệm công sở: 32 2.2.Khái niệm văn hóa công sở 32 Đặc trưng, chất văn hoá công sở 33 Các yếu tố cấu thành văn hoá công sở .35 5.Vai trò văn hóa công sở 38 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND 39 XÃ ĐỘI CẤN .39 1.Trang phục nơi công sở 39 2.Văn hóa giao tiếp, ứng xử cán công chức công sở .40 2.1 Văn hóa giao tiếp, ứng xử cấp cấp 41 2.2 Văn hóa ứng xử, giao tiếp cấp cấp 42 2.3 Văn hóa giao tiếp, ứng xử đồng nghiệp với đồng nghiệp 43 2.4 Văn hóa giao tiếp, ứng xử với nhân dân, tổ chức .45 2.5 Văn hóa giao tiếp, ứng xử qua điện thoại 46 2.6 Văn hóa ứng xử công sở công việc 47 Bài trí công sở 48 Đánh giá chung môi trường văn hóa công sở UBND xã Đội Cấn 49 4.1 Ưu điểm: 49 4.2 Nhược điểm: .50 CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP .52 1.Kiến nghị .52 Giải pháp .53 PHẦN III 55 Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN PHỤ LỤC .57 LỜI CẢM ƠN 65 Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải nghĩa từ viết tắt UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân DSKHHGĐ Dân số kế hoạch hóa gia đình ANCT An ninh trị TTATXH Trật tự an toàn xã hội Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy tổng hợp điều hành quan nơi thu thập, xử lý thông tin, thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất nhằm hỗ trợ phục vụ cho điều hành, đạo lãnh đạo hoạt động quan Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt, điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh động cải cách hiệu Ngày Văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức Văn phòng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng Tuy nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan thiếu Xuất phát từ yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ thời đại thông đại chúng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đề Kế hoạch thực tập cho lớp Đại học liên thông ngành Quản trị văn phòng k13b quan, đơn vị , tổ chức Chuyến thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan dịp sinh viên lần củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập rượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức cán văn phòng tương lai, Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo UBND xã Đội Cấn, em tiếp nhận thực tập HĐND -UBND xã Đội Cấn, với thời gian tháng (từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015) khoảng thời gian thân em cố gắng học hỏi, rèn luyện kĩ nghiệp vụ, xây dựng cho phong cách cán văn phòng tương lai sở áp dụng lý thuyết ghế nhà trường vào trình thực tế , đưa lý luận gắn liền với thực tiễn quan giúp đỡ tận tình đồng chí lãnh đạo UBND xã Đội Cấn em hoàn thành tập tốt nghiệp cuả Qua em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng anh, chị công chức văn phòng Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn hướng dẫn, giúp đỡ tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian thực tập báo cáo thực tập mình.Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi sai sót.Vậy mong thầy cô cô chú, anh chị quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện Một lần cho em gửi lời cảm ơn tới Giáo viên hướng dẫn nhà trường cán hướng dẫn văn phòng HĐND-UBND xã Đội Cấn tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! Đội Cấn, ngày 29 tháng 07 năm 2015 Sinh viên Vi Thị Anh Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỘI CẤN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Đội Cấn Vài nét UBND xã Đội Cấn Xã Đội Cấn xã biên giới nằm phía đông bắc huyện Tràng Định tỉnh Lạng Sơn vùng đất trẻ, hình thành cách khoảng 100 năm Lúc thành lập xã Nghĩa Thủy đến tháng năm 1945 đổi tên thành xã Đội Cấn cấu hành thành thôn có thôn đề nghị Đặc biệt khó khăn theo định 30 Có đoạn đường biên giới dài 8,5km giáp với Trung Quốc, gồm 24 cột mốc có 20 cột mốc cột mốc phụ, tình hình đường biên cột mốc nhân dân sống giáp biên ổn định Xã cách trung tâm huyện 16km,toàn xã có tổng diện tích đất tự nhiên theo địa giới hành 4.046,64 Về địa giới hành xã: +) Phía bắc giáp với xã Quốc Khánh (và Hạ Đống – Trung Quốc) +) Phía Tây giáp với xã Tri phương +) Phía Đông giáp với xã Trung thành, Tân Minh +) Phía Nam giáp với xã Đại Đồng Về dân số: toàn xã có 193 hộ, có 805 nhân chủ yếu bốn dân tộc anh em Tày, Nùng, Dao, Kinh sinh sống, chiếm đa số dân tộc tày, nùng Đặc điểm địa hình, khí hậu: xã biên giới phần lớn đa số đồi núi chiếm 80%, độ cao trung bình 252m so với mực nước biển, nơi cao 1541m hậu mùa hè nắng nóng kèm theo gió nam gió đông nam, hàng năm chịu ảnh hưởng thiên nhiên rét đậm rét hại, có tuyết rơi vào mùa đông Về giáo dục đào tạo có nhiều tiến chất lượng dạy học nâng cao, đội ngũ giáo viên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xã có trường : trường mầm non, trường tiểu học trường trung học sở Đội Cấn Về y tế: Xã có trạm y tế với bác sĩ, y tá, điều dưỡng Trang thiết bị đầy đủ, thường xuyên liên tục thực tốt công tác chữa bệnh cho nhân dân, tuyên truyền nhân dân làm tốt công tác giữ gìn vệ sinh chung, phòng chống dịch bệnh Công tác DS-KHHGĐ trọng sát đôn đốc thực toàn địa bàn xã Về văn hóa văn nghệ - Thể dục thể thao: Các hoạt động diễn sôi tầng lớp nhân dân hưởng ứng giao lưu bóng đá với thôn tổ chức đón xuân giáo lưu văn nghệ kết hợp với phòng văn hóa thông tin huyện, tỉnh tổ chức giao lưu văn nghệ xã tổ chức lễ hội kỷ niệm ngày biên phòng toàn dân Về công tác An ninh: Sáu tháng đầu năm 2015 địa bàn xã ổn định ANCT – TTATXH, vụ việc phức tạp, trọng án xảy Ban công an xã thường xuyên phối hợp chặt chẽ với lực lượng Trưởng – Phó thôn, dân phòng trì trực tuần kiểm tra… Về giao thông: Trong năm qua với đầu tư nhà nước nhân dân kiên cố hóa đường bê tông, đường đất đến thôn giáp biên số thôn lại khó khăn Về thủy lợi: Hiện tại, xã Đội Cấn có đập có khả tưới tốt đập Kỵ Nà, đập Khuổi Pản, đập Bản Chang phần đáp ứng nhu cầu tưới, tiêu nhân dân Tuy nhiên hạn chế công trình xuống cấp, số đoạn bị hư hỏng nặng Ngoài ra, có phai dẫn nước Kim Lỵ, Nà Đon số phai nhỏ khác nhân dân tự làm từ nguồn nước nhỏ giải phần nhu cầu tưới tiêu giải nhu cầu tưới, tiêu nước cho lúa vụ diện tích định công tác thủy lợi quan tâm nhà nước phối hợp với nhân dân làm Do hệ thông kênh mương nội đồng cố, đảm bảo tưới tiêu cho phát triển nông nghiệp, chăn nuôi Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài nguyên đất : Hiện diện tích đất tự nhiên toàn xã Đội Cấn 4.517,96 (2015), đất nông nghiệp 4046,64 chiếm 11,59% tổng diện tích đất tự nhiên: đất lâm nghiệp 3.419,76 ha; đất phi nông nghiệp 121,92 ha, đất chưa sử dụng 214,15 Những mặt hạn chế: tình hình thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội số lĩnh vực dịch vụ, thương mại hạn chế Phát triển sản xuất nông nghiệp chưa mang tính bền vững Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn 2.1.Chức UBND xã Đội Cấn: - UBND xã Đội Cấn HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nha nước cấp - UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - UBND xã Đội Cấn thực chức quản lý nha nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Đội Cấn: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; Dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện;Quyết toán ngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp Sinh viên: Vi Thị Anh Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP 1.Kiến nghị Còn nhiều ý kiến điểm hạn chế văn hóa công sở cán công chức, làm muộn, tán gẫu làm việc, nói chuyện riêng buổi họp, cách ứng xử không nhã nhặn nhân dân đồng nghiệp, trang phục không phù hợp làm, thiếu ý thức trách nhiệm với công việc giao Chúng ta phấn đấu xây dựng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phong cách giao tiếp, ứng xử chuẩn mực, có lực, có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp giao Thiết nghĩ quan công sở đặc biệt giao tiếp, ứng xử với nhân dân, cán công chức cần nghiêm chỉnh tuân theo quy định cụ thể trang phục, cách giao tiếp, đặc biệt cần tôn trọng nhân dân, ý ứng xử với nhân dân cách có văn hóa Điều góp phần tạo môi trường văn hóa lành mạnh nơi công sở Một là:Xây dựng văn hóa công sở đạo Đảng Nhà nước Hai là:Xây dựng văn hóa công sở phù hợp với truyền thống, sắc văn hóa dân tộc điều kiện kinh tế xã hội thời kỳ Ba là: Xây dựng văn hóa giao tiếp, ứng xử công sở phải lấy cán bộ, công chức làm trọng tâm để có đội ngũ cán bộ, công chức có đạo đức cách mạng, yêu nghề, nghiêm túc, trung thực Bốn là: Xây dựng văn hóa giao tiếp, ứng xử công sở phù hợp với quy định Pháp luật, mục đích yêu cầu công cải cách hành công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Năm là:Nên có lớp tập huấn cho toàn thể cán bộ, công chức quan đề tài văn hóa công sở.để cho cán công chức hiểu rõ tầm quan trọng văn hóa công sở Sinh viên: Vi Thị Anh 52 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giải pháp Trước hết cần nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức quan công sở cần thiết Cán bộ, công chức phải người có tác phong tốt Tác phong mực công bộc dân nô bộc Người công bộc không hách dịch với nhân dân, phải có tác phong người có chức có quyền phục vụ nhân dân Tác phong người công chức có văn hóa công sở thể cách giải công việc dứt khoát, có nguyên tắc nhẹ nhàng, tôn trọng người giao tiếp Ăn nói mạch lạc, đứng đoàng hoàng, có ánh mắt thiện cảm quan công sở Nâng cao lực, hiệu lãnh đạo, đạo tổ chức Đảng, quan việc xây dựng văn hóa đạo đức cán bô, công chức công sở Tích cực tổ chức rèn luyện, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn phẩm chất đạo đức cán bộ, công chức nâng cao ý thức trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp Mỗi quan cần dựa Quy định Chính phủ “Quy chế văn hóa công sở quan hành nhà nước”, từ cụ thể hóa thành chuẩn mực hành vi giao tiếp cán bộ, công chức quan Ban hành quy chuẩn văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi công sở cán bộ, công chức Xây dựng trang phục công sở thống nhất, phù hợp gắn liền với chức nhiệm vụ quan Tuyên truyền nâng cao nhận thức cán bộ, công chức xây dựng văn hóa công sở tầm quan trọng văn hóa công sở Có sách chế quan tâm đến đời sống cán bộ, công chức làm việc môi trường công sở Luôn tạo hòa đồng với mối quan hệ quan công sở Xây dựng, thiết lập mối quan hệ nhân viên Lãnh đạo, Sinh viên: Vi Thị Anh 53 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng nghiệp với đồng nghiệp với Giữa cán bộ, công chức với nhân dân Có biện pháp xử lý nghiêm cán bộ, công chức uống rượu, bia làm việc Luôn tạo không gian thoải mái nhân dân đến giải công việc, có thái độ niềm nở lịch Trên số kiến nghị giải pháp nhằm xây dựng môi trường văn hóa công sở nói chung UBND xã Đội Cấn nói riêng Hy vọng giải pháp thực góp phần tạo nên môi trường làm việc tốt nơi công sở Sinh viên: Vi Thị Anh 54 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN Qua nội dung cho thấy văn hóa công sở có kế thừa tiếp thu tinh hoa văn hóa bên bên công sở, từ khứ đến tương lai chừng mực giúp công sở tạo nên chuẩn mực, phá tính cục bộ, đối lập có tính thể cán bộ, công chức Hướng cán công chức đến giá trị chung, tôn trọng nguyên tắc, quy tắc chuẩn mực văn hóa công sở Đó làm cho cán công chức hoàn thiện Xây dựng văn hóa công sở xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo nội quy, quy định chung quan mà không , văn hóa công sở hình thành trình xây dựng công sở góp phần tạo dựng niềm tin, đoàn kết trí tập thể việc nâng cao hiệu chất lượng hoạt động quan Cách hành xử chốn công sở thực tế mang lại nhiều lợi ích Văn hóa ứng xử nói chung văn hóa ứng xử UBND xã Đội Cấn nói riêng thước đo văn minh cán công chức hay nói khác phản ánh nhận thức ý thức cá nhân môi trường làm việc nơi công sở Con người tác động đến hình thành văn hóa công sở đồng thời văn hóa với giá trị bền vững kế thừa tiếp thu có chọn lọc từ khứ đến tương lai Từ môi trường bên đến bên công sở có tác động trở lại góp phần hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, đạo đức cán công chức nói chung cán công chức UBND xã Đội Cấn nói riêng Xây dựng văn hóa công sở xây dựng môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp, thân thiện hiệu Từ tạo bầu không khí cởi mở giúp cán công chức hứng khởi làm việc đưa chất lượng công việc hiệu lên cao Có thể thấy rằng, xã hội ngày tiến bộ, người văn minh văn hóa công sở đòi hỏi ngày tôn trọng thực thi làm cho suất, hiệu công tác cải thiện Trong cải cách hành có nhiều việc phải làm xây dựng văn hóa nơi công sở việc vô cần thiết mà cán công chức nên làm Sinh viên: Vi Thị Anh 55 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo Kết thực công tác thực Quốc phòng – An ninh năm 2014 phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm 2015 Báo cáo tình hình thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2014, nhiệm vụ, mục tiêu giải pháp chủ yếu kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2015 “ Cơ sở văn hóa Việt Nam” Trần Ngọc Thêm NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 2004 “ Văn hóa ứng xử nơi công sở” Trần Hoàng, Trần Việt Hoa NXB Văn hóa - Thông tin, 2005 Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành quy chế quản lý công sở Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 2/8/2007 thủ tướng phủ việc ban hành Quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước “Văn hóa công sở” TS.Đào Thị Ái Thi NXB Chính trị - Hành chính, 2012 Một số tài liệu tham khảo khác từ nguồn internet Sinh viên: Vi Thị Anh 56 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Đội Cấn Chủ tịch UBND P chủ tịch UBND Ban Ban Công an Quân Sinh viên: Vi Thị Anh Văn phòng – Thống kê Ban Tư pháp – Hộ tịch 57 Ủy viên UBND Ban Ban Ban Tài – Kế toán Địa Văn hóa – Xã hội Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Đội Cấn Văn phòng Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết Sinh viên: Vi Thị Anh Bộ phận Tiếp dân 58 Bộ phận Văn thư Bộ phận Lưu trữ Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Quyết định phân công nhiệm vụ công chức văn phòng Sinh viên: Vi Thị Anh 59 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 04 Văn sai thể thức ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỘI CẤN Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự –Hạnh phúc /TTr -UBND Đội Cấn, ngày tháng năm 2014 TỜ TRÌNH V/v Đề nghị UBND huyện khen thưởng UBND xã Đội Cấn năm liền công nhận xã, phường phù hợp với trẻ em Kính gửi: - Hội đồng thi đua khen thưởng huyện Tràng Định; - Phòng Nội vụ huyện Tràng Định Căn Luật Thi đua, Khen thưởng ngày 26/11/2003 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thi đua, khen thưởng ngày 14/6/2005; Nghị định 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 Chính phủ, quy định chi tiết hướng dẫn số điều Luật Thi đua, Khen thưởng Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thi đua, Khen thưởng; Căn vào Báo cáo số 72 BC-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2013 Báo cáo đánh giá tình hình thực quy định tiêu chuẩn xã phường phù hợp với trẻ em năm 2013 Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn kính trình Ban thi đua khen thưởng huyện, phòng Nội vụ huyện xem xét khen thưởng cho xã,phường phù hợp với trẻ em xã Đội Cấn năm 2013 Nơi nhận: -Như kính gửi; -Lưu BTĐKT xã TM.ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ CHỦ TỊCH Vi Văn Quang Sinh viên: Vi Thị Anh 60 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý văn Kiểm tra văn Đóng dấu Đăng ký văn Kiểm tra hình thức thể thức, kỹ thuật trình bày Đóng dấu quan Đăng ký văn sổ máy tính Ghi sổ ngày tháng năm Đóng dấu độ khẩn mật (nếu có) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi Lưu văn Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn Nhân Sinh viên: Vi Thị Anh 61 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình chuyển giao văn đến ( 2) Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải văn đến ( 3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn Chuyển giao văn đến Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến n đến Đánh dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Sinh viên: Vi Thị Anh 62 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục 07) Sơ đồ văn phòng UBND xã Đội Cấn 10 6 11 6 6 12 Ghi chú: 1: Cửa vào 2: Cửa sổ 3: Tủ tài liệu 4: Bàn làm việc 5: Máy tính 6: Ghế Sinh viên: Vi Thị Anh 7: Máy fax 8: Máy in 9: Máy Photocopy 10: Cây cảnh 11: Bàn tiếp dân 12: Gía đựng văn phòng phẩm 63 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu ( Mô hình văn phòng đại) 18 14 17 16 12 15 10 13 11 5 Ghi : 0.Cửa vào 1.Cửa sổ, rèm cửa Quạt 3.Bảng phân công công việc 4.Bàn tiếp khách 5.Ghế Sinh viên: Vi Thị Anh Chậu cảnh 7.Bình lọc nước 8.Bàn làm việc 9.Điện thoại 10.Đèn 11.Tài liệu 12.Vật chặn giấy 64 13 Máy tính 14.Tủ tài liệu 15.Máy Fax 16 Máy in 17: Máy Photocopy 18: Gía đựng văn phòng phẩm Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập trường, nhà trường tạo điều kiện thực tập học tập thực tế giúp cho sinh viên cọ sát thực tế với môi trường bên ngoài, Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho sinh viên học tập thực tế để có kiến thức đầy đủ vững trước trường Sau tháng thực tập UBND xã Đội Cấn giúp em có thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ cán văn phòng…Trong khoảng thời gian thực tập đây, em nhận giúp đỡ nhiệt tình Lãnh đạo anh, chị cán bộ, công chức văn phòng toàn thể cô, chú, anh, chị quan Được hoà chung vào không khí làm việc UBND xã Đội Cấn, em trưởng thành vững vàng nhiều Qua thời gian tìm hiểu nghiệp vụ chuyên ngành Quản trị văn phòng (VD: công tác soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ), đặc biệt tìm hiểu xây dựng văn hoá giao tiếp, ứng xử nơi công sở cán bộ, công chức UBND xã Đội Cấn, em nhận thấy tầm quan trọng việc xây dựng văn hoá công sở hiệu hoạt động quan, tổ chức Mặc dù không thực hành hết tất nhiệm vụ cán công chức văn phòng thực sự, qua thời gian thực tập đâyvới cố gắng học hỏi, rèn luyện không ngừng thân mang lại cho em kinh nghiệm quý báu cho công việc sau trường Môi trường làm việc công sở giúp em thiết lập thêm mối quan hệ mới, giúp em rèn luyện lối sống, lối giao tiếp, ứng xử người cán trường công tác Trên toàn báo cáo thực tập em Mặc dù có nhiều cố gắng lần tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế với công việc văn phòng nên vốn kiến thức hạn chế nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót định Cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, đồng thời chưa có nhìn nhận bao quát Kính mong nhận giúp đỡ, đóng góp, đánh giá ý kiến thầy cô bạn để báo cáo em hoàn thiện Sinh viên: Vi Thị Anh 65 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kết trình thực tập hành trang giúp em có đủ tự tin trường Qua đây, lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng Lãnh đạo quan cô, chú, anh, chị công chức UBND xã Đội Cấn nhiệt tình hướng dẫn tạo điều kiện tốt để em hoàn thành tốt khoá thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Đội Cấn, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên Vi Thị Anh Sinh viên: Vi Thị Anh 66 Lớp: ĐHLT.QTVP K13b