III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội Cấn
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn .
UBND xã Đội Cấn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như:
Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình...
Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND.
Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền ký một số giấy tờ: (VD giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường) và một số giấy tờ thừa lệnh của Chủ tịch giao.
* Ưu điểm:
-Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền.
Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định.Đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liên quan đến văn bản.
Lãnh đạo UBND xã Đội Cấn làm việc theo quy chế của UBND đó là làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban, mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, mỗi thành viên Uỷ ban xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực mình được phân công.
* Nhược điểm:
- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản nhưng những quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý lý, giải quyết văn bản. Dẫn đến việc truy cứu trách nhiệm còn gặp khó khăn.Nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc ký ban hành một số văn bản có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số văn bản mang tính giải quyết công việc. Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một số bản chưa được ban hành kịp thời.
- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫn đến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa đúng, chưa chuẩn.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Đội Cấn.
Nhìn chung các văn bản UBND xã Đội Cấn ban hành có đầy đủ 9 thành phần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản, Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. các văn bản của UBND xã Đội Cấn soạn thảo và ban hành luôn bám sát vào các văn bản pháp luật hiện hành để soạn thảo. Tất cả các văn bản của cơ quan sau khi soạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung.
* Ưu điểm
Các văn bản do Văn phòng chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành đã thực hiện tốt các công việc như:
Nội dung của văn bản đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp với điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
Câu văn trong văn bản thể hiện được văn phong hành chính, phải ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí.
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập và xử lý tốt các thông tin có liên quan.
Hình thức của văn bản đã được thể hiện đầy đủ và chính xác các thành phần được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2008/TTLT - BNV - VPCP ngày 06/5/2005 của Văn phòng Chính phủ.
Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định của Hiến pháp và Pháp luật.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế như:
Một số văn bản của Uỷ ban trong quá trình soạn thảo vẫn chưa đảm bảo chặt chẽ tính pháp chế. Nguyên tắc bảo đảm chưa mang tính khoa học. Chưa xây dựng được kết cấu chặt chẽ.
Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn bản còn chậm, mất thời gian
Văn bản ban hành vẫn còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu nội dung văn bản, viết sai tên loại.
( phụ lục 04)
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Đội Cấn.
Văn bản là phương tiện ghi chép, truyền đạt thông tin bằng tín hiệu ngôn ngữ giữa các tổ chức, cơ quan, cá nhân với nhau nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết công việc. Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản luôn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong quản lý nhà nước nói riêng và trong các thủ tục hành chính nói chung.
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Đội Cấn gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản * Sơ bộ xác định vấn đề:
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản.
+ Hậu quả tác động của văn bản
- Căn cứ để xác định: yêu cầu giải qyết công việc( yêu cầu của vấn đề cần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan)
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản.
- Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
* Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần được soạn thảo. để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
- Căn cứ để xác định tên loại văn bản:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
+ Nội dung cảu văn bản cần giải quyết + Mục đích, yêu cầu ra văn bản
- Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
* Thu thập thông tin
- Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông tin nguyên tác và thông tin thức tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào thong tin thu thập được. do vậy đòi hỏi thong tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
- Phương pháp viết văn bản: viết bằng tay và đánh máy vi tính.
Bước 2: Duyệt văn bản
Thể thức văn bản theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ ban hành.
Sau khi văn bản được duyệt người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyên văn thư để ghi số ngày tháng năm, soát lại văn bản, trình ký và phát hành văn bản.
Bước 3: Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.
- Chủ tịch UBND là người có quyền ký và ban hành văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo tại các buổi họp
- Chủ tịch ban hành các văn bản như: nghị quyết, nghị định, báo cáo, kết quả, chỉ thị, kế hoạch ...
- Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tich ủy quyền ký thay vào các văn bản trên.
Nhận xét chung: Nhìn chung UBND xã Đội Cấn đã thực hiện đúng quy định của Nhà nước về trật tự thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của