MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI 4 1.1. Khái quát chung về UBND xã Xuân Bái: 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: 4 1.1.2.Điều kiện tự nhiên: 5 1.1.2.1. Vị trí địa lý: 5 1.1.2.2 Địa hình và khí hậu: 5 1.1.3 Tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái: 6 1.1.3.1 Giờ giấc làm việc của cơ UBND xã Xuân Bái: 6 1.1.3.2. Việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ, công chức trong UBND xã Xuân Bái: 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái: 7 1.2.1. Chức năng của UBND xã Xuân Bái: 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Xuân Bái: 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái: 8 1.2.3.1. Về tổ chức bộ máy: 8 1.2.3.2. Về tổ chức các phòng, ban: 8 1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và văn phòng UBND xã Xuân Bái: 8 1.2.4.1. Chủ tịch UBND xã: 9 1.2.4.2. Phó Chủ tịch UBND xã: 9 1.2.4.3. Văn phòng UBND xã Xuân Bái: 9 1.2.5. Bản mô tả công việc của vị trí văn phòngThống kê UBND xã: 11 1.3. Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ do UBND xã Xuân Bái ban hành. 13 1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái 13 1.4.1. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản. 13 1.4.1.1. Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: 13 1.4.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan. 14 1.4.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của UBND xã Xuân Bái so với các quy định hiện hành. 14 1.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản. 15 1.4.3.1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật: 15 1.4.3.2.Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo quy trình chung như sau: 15 1.5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan UBND xã Xuân Bái 16 1.5.1. Những trang thiết bị văn phòng hiện đang được sử dụng tại văn phòng UBND xã 16 1.5.2. Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong hòng làm việc của UBND xã Xuân Bái 16 1.5.2.1. Ưu điểm: 17 1.5.2.2. Nhược điểm: 17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI 19 2.1. Lý do chọn đề tài 19 2.2. Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Xuân Bái 20 2.2.1 Công tác Văn thư Lưu trữ : 20 2.2.1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư: 20 2.2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ: 20 2.2.2. Công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ: 21 2.3 Thực trạng công tác Văn thư: 21 2.3.1 Tình hình ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái: 21 2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: 23 2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 27 2.3.4 Lập hồ sơ hiện hành: 29 2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Xuân Bái: 30 2.3.6. Trang thiết bị làm việc tại bộ phận Văn thư: 30 2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ 31 2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái: 31 2.4.1.1. Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan theo chế độ Nhà nước: 31 2.4.1.2. Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là: 31 2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu: 32 2.4.1.4. Xác định giá trị tài liệu: 32 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu: 33 2.4.3. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 33 2.4.4. Bảo quản tài liệu: 33 2.4.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 33 2.5. Nhận xét tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của UBND xã Xuân Bái: 34 2.5.1. Ưu điểm: 34 2.5.2. Nhược điểm: 34 Chương 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 36 3.1. Về tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái: 36 3.2. Về thực trạng tình hình hoạt động và công tác Văn thưLưu trữ của UBND xã Xuân Bái: 36 3.3. Một số giải pháp xây dựng, phát triển Văn phong và công tác Văn thưLưu trữ của UBND xã Xuân Bái: 38 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Họ tên sinh viên
Lê Văn Chung BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH: ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA HỌC (2013-2015)
Tên cơ quan: UBND xã Xuân Bái
Địa chỉ: Xóm 4, xã Xuân Bái-Thọ Xuân-Thanh Hóa
Cán bộ hướng dẫn: Lê Văn Tuấn
Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI 2015
Trang 2MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI 4
1.1 Khái quát chung về UBND xã Xuân Bái: 4
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển: 4
1.1.2.Điều kiện tự nhiên: 5
1.1.2.1 Vị trí địa lý: 5
1.1.2.2 Địa hình và khí hậu: 5
1.1.3 Tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái: 6
1.1.3.1 Giờ giấc làm việc của cơ UBND xã Xuân Bái: 6
1.1.3.2 Việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ, công chức trong UBND xã Xuân Bái: 6
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái: 7
1.1.1.Chức năng của UBND xã Xuân Bái: 7
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Xuân Bái: 7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái: 8
1.2.3.1 Về tổ chức bộ máy: 8
1.2.3.2 Về tổ chức các phòng, ban: 8
1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và văn phòng UBND xã Xuân Bái: 8
1.2.4.1 Chủ tịch UBND xã: 9
1.2.4.2 Phó Chủ tịch UBND xã: 9
1.2.4.3 Văn phòng UBND xã Xuân Bái: 9
1.2.5 Bản mô tả công việc của vị trí văn phòng-Thống kê UBND xã: 11
1.3 Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ do UBND xã Xuân Bái ban hành 13
1.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái 13
1.4.1 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản 13
1.4.1.1 Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: 13
1.4.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan 14
1.4.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của UBND xã Xuân Bái so với các quy định hiện hành 14
1.4.3 Quy trình soạn thảo văn bản 15
1.4.3.1 Đối với văn bản quy phạm pháp luật: 15
1.4.3.2.Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo quy trình chung như sau: 15
1.5 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan UBND xã Xuân Bái 16
1.5.1 Những trang thiết bị văn phòng hiện đang được sử dụng tại văn phòng UBND xã 16
1.5.2 Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong hòng làm việc của UBND xã Xuân Bái 16
1.5.2.1 Ưu điểm: 17
1.5.2.2 Nhược điểm: 17
CHƯƠNG 2 19
Trang 3THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC
HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI .19
2.1 Lý do chọn đề tài 19
2.2 Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Xuân Bái 20
2.2.1 Công tác Văn thư - Lưu trữ : 20
2.2.1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư: 20
2.2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ: 20
2.2.2 Công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ: 21
2.3 Thực trạng công tác Văn thư: 21
2.3.1 Tình hình ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái: 21
2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: 23
2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 27
2.3.4 Lập hồ sơ hiện hành: 29
2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Xuân Bái: 29
2.3.6 Trang thiết bị làm việc tại bộ phận Văn thư: 30
2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ 31
2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái: 31
2.4.1.1 Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan theo chế độ Nhà nước: .31
2.4.1.2 Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là: 31
2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu: 32
2.4.1.4 Xác định giá trị tài liệu: 32
2.4.2 Chỉnh lý tài liệu: 33
2.4.3 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 33
2.4.4 Bảo quản tài liệu: 33
2.4.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 33
2.5 Nhận xét tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của UBND xã Xuân Bái: 34
2.5.1 Ưu điểm: 34
2.5.2 Nhược điểm: 34
Chương 3 36
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN: 36
3.1 Về tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái: 36
3.2 Về thực trạng tình hình hoạt động và công tác Văn thư-Lưu trữ của UBND xã Xuân Bái: 36
3.3 Một số giải pháp xây dựng, phát triển Văn phong và công tác Văn thư-Lưu trữ của UBND xã Xuân Bái: 38
KẾT LUẬN 39
PHỤ LỤC 41
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn phòng là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong các hoạtđộng của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các cơ quan, tổ chức ngoài nhà nước
Là nghiệp vụ quan trọng để giải quyết các công tác hành chính nhằm mục đíchphục vụ Đảng, Nhà nước, các cơ quan, tổ chức nhoài nhà nước và nhân dân tatrên nhiều lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội…
Vì vậy từ xa xưa cha ông ta đã biết cách và coi trọng công tác văn phòng đểphục vụ cho quá trình xây dựng và quản lý đất nước, sinh hoạt hàng ngày vàtruyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau
Ngày nay, cuộc sống xã hội ngày càng hiện đại, xã hội ngày càng pháttriển không ngừng về tất cả các lĩnh vực thì công tác văn phòng được cụ thể hóahơn, và công tác văn phòng ngày càng khẳng định hơn vai trò, vị trí quan trọngcủa mình trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nóiriêng
Trong tất cả các cơ quan, tổ chức công tác văn phòng là không thể thiếu
và chiếm một phần rất lớn trong hoạt động của từng cơ quan Có thể thấy hiệnnay công tác văn phòng đang chiếm một vị trí rất quan trọng trong các cơ quanĐảng, Nhà nước và các tổ chức chính-trị xã hội, các cơ quan, tổ chức ngoài nhànước…
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng, trong thời gianthực tập em đã cố gắng vận dụng kiến thức của mình đã được học với thực tếtình hình công tác văn phòng tại UBND xã Xuân Bái, để không ngừng nâng caohọc hỏi kinh nghiệm từ thực tế và hoàn thiện được hơn về kiến thức chuyên mônnghiệp vụ của bản thân
Được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND xã Xuân Bái em đã được tiếpnhận vào thực tập tại Văn phòng-Thống kê UBND xã Xuân Bái từ ngày25/5/2015 đến ngày 30/7/2015
Qua thời gian thực tập tại văn phòng UBND xã Xuân Bái-huyện ThọXuân-tỉnh Thanh Hóa, được sự quan tâm giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ,
Trang 5công chức trong cơ quan em có thêm cơ hội thâm nhập thực tế, cũng cố kiếnthức, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, vận dụng lý luận vào thực tiễn,hơn nữa cũng cố kiến thức chuyên môn nghiệp vụ do nhà trường và thầy cô đãtrang bị cho em khi còn ngồi trên ghế nhà trường Và cũng qua thời gian thựctập tại UBND xã Xuân Bái này em đã học hỏi được nhiều kiến thức, kinhnghiệm từ thực tế, là cơ hội để em có thể vận dụng nhũng kiến thức đã học đem
áp dụng vào công việc thực tế của em sau này
Thực hiện theo kế hoạch của nhà trường Đại học Nội vụ Hà Nội, củaKhoa Quản trị văn phòng cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ của cán bộ lãnh đạo vàcán bộ Văn phòng nơi em thực tập em đã có khoảng thời gian thực tập tìm hiểu
kỹ càng về nội dung và nghiệp vụ trong văn phòng ở UBND xã
Được sự hướng dẫn nhiệt tình và hợp tác của cán bộ trong cơ quan cùngvói lý thuyết được trang bị ở trường, trong quá trình thực tập và nghiên cứuchuyên đề của bản thân em thuận lợi hơn rất nhiều
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em cũng xin được bày tỏ lòng biết ơnchân thành tới tất cả những người đã giúp đỡ em hoàn thành được kết quả họctập cũng như kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa thực tập : đó là
sự biết ơn tới tất cả các thầy cô giáo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt
là các thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng, bằng sự nhiệt huyết đã truyền đạt những kiến thức bổ ích và với những ví dụ sát với thực tế qua các bài giảng trênlớp để giúp em trong quá trình đi thực tập; Đó là sự biết ơn tới các cán bộ, lãnhđạo của UBND xã Xuân Bái, đặc biệt là chú Nguễn Minh Hải chủ tịch UBND
xã và đồng chí Lê Văn Tuấn công chức Văn phòng-Thống kê UBND xã đã tạođiều kiện và hết sức nhiệt tình giúp đỡ em được tiếp xúc với thực tế để tìm hiểunghiệp vụ văn phong của cơ quan hành chính nhà nước, giúp em hoàn thànhxuất sắc đợt thực tập này và cũng cố thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụcho công việc của bản thân
Trong thời gian thực tập, viết báo cáo mặc dù em đã có nhiều cố gắngnhưng cũng con một số thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu
Trang 6của quý thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng và các cán bộ, công chức trongUBND xã Xuân Bái để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin kính chúc lãnh đạo và cán bộ, công chức trong UBND xã XuânBái sức khỏe và hạnh phúc Các thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặcbiệt là các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng lời chúc sức khỏe lời cảm
ơn chân thành và sâu sắc nhất
SINH VIÊN
Lê Văn Chung
Trang 7CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI
1.1 Khái quát chung về UBND xã Xuân Bái:
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “ Cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhất, lànền tảng của hành chính Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi”.Như vậy cấp xã ( đặc biệt là Uỷ ban nhân dân xã) là cấp quan hệ gần nhất, trựctiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên giải quyết các yêu cầu của nhân dân, tạo điềukiện cho nhân dân thực hiện tốt các quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời lànơi thực hiện các đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước
Xã Xuân Bái được thành lập năm 1954, vùng đất địa đầu của huyện ThọXuân, nơi tiếp giáp giữa vùng núi rừng trùng điệp phía Tây và vùng đồng bằngbao la phì nhiêu của xứ Thanh Xã Xuân Bái nằm bên hữu ngạn con sông Chu,đoạn từ hướng Tây chảy ngược lên hướng bắc, giữa xã là quốc lộ 47 và conkênh đào dẫn nước tưới tiêu từ đập Bái Thượng chảy xuôi về hướng Đông Namvùng đồng bằng Thanh Hóa
Là một xã trung du miền núi, Xuân Bái gồm có hai làng là Bái Thượng vàBái Đô với ngành nghề chính là sản xuất nông nghiệp, tiểu thủ công nghiêp,thương mại và dịch vụ
Xã Xuân Bái gồm có 12 thôn trong đó:
Bái Thượng gồm có 04 thôn tiểu thủ công nghiệp, thương mại và dịch vụ.Bái Đô gồm có 08 thôn nông nghiệp
Xuân Bái là một xã đất rộng, người đông, một vùng dân cư trù mật, cậnthị, cận giang Bao đời nay các thế hệ cha ông đã khai hoang, lập ấp, đổ mồ hôixương máu để lại cho thế hệ hôm nay một xã Xuân Bái giàu đẹp, có truyềnthống cách mạng, có truyền thống văn hóa
Đây là vùng đất được thiên nhiên ưu đãi rất nhiều: xung quanh là núi đábao quanh phục vụ cho việc khai thác nguyên liệu trong công nghiệp của xã;
Trang 8hơn nữa dòng sông Chu bồi đắp phù xa rất thuận lợi cho ngành nông nghiệpphát trển…
Ngày nay trong công cuộc đổi mới, nhờ những ưu đãi sẵn có, cùng với sựquan tâm của Đảng và Nhà nước, xã Xuân Bái đang dần được biết đến là mộttrong những xã có tốc độ tăng trưởng kinh tế khá nhanh Đảng bộ chính quyền
và nhân dân xã Xuân Bái đang vươn mình đứng lên đạt nhiều thành tựu trên tất
cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội…; xứng đáng với nhữngtruyền thống tốt đẹp mà cha ông ta đã dựng lên
1.1.2.Điều kiện tự nhiên:
1.1.2.1 Vị trí địa lý:
Xã Xuân Bái nằm ở phía Tây của huyện Thọ Xuân với tổng diện tích đất
tự nhiên là: 599,76 ha
Phía Đông cũa xã giáp với xã Thọ Xương và Thị trấn Lam Sơn
Phía Tây và phía Bắc giáp sông Chu và huyện Thường Xuân
Phía Nam giáp với xã Xuân Cao của huyện Thường Xuân
Trên bản đồ xã Xuân Bái nằm ở vĩ độ 19054’06’’Bắc vĩ tuyến và
105022’50’’kinh tuyến Đông, nằm ở vị trí sát vĩ tuyến 200 Bắc, thuận lợi cho câytrồng phát triển
độ trung bình cả năm 23,40C Độ ẩm không khí trung bình là 86% Mùa lạnh cómưa thâm, gió bấc, trời u ám, đêm có sương giá Mùa hạ trời oi bức, nhiều conmưa lớn
Chính nhờ sự phức tạp, đa dạng ấy mà xã Xuân Bái trở thành một vùng có
Trang 9những điều kiện tự nhiên phong phú, tạo điều kiện phát triển một nền kinh tế đadạng, lắng đọng nhiều tiềm năng:
Diện tích đất tự nhiên: 599.76ha
Đất nông nghiệp: 393.89ha
Đất phi nông nghiệp: 186,95ha (trong đó có 66,62 ha đất thổ cư)
Đất chua sử dụng: 18,92ha
Tổng dân số của xã là: 1.996 hộ; 8.368 nhân khẩu
1.1.3 Tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái:
1.1.3.1 Giờ giấc làm việc của cơ UBND xã Xuân Bái:
Căn cứ theo quy định của Nhà nước và của cơ quan, UBND xã Xuân Báilàm việc đúng theo theo quy định: tuần làm việc 40 giờ, thời gian làm việc củaUBND xã Xuân Bái được cụ thể như sau:
+ Đối với mùa hè: - Buổi sáng từ: 7h đến 10h30’
- Buổi chiều từ: 14h đến 17h
+ Đối với mùa đông: - Buổi sang từ: 7h30’ đến 11h
- Buổi chiều từ: 13h30’ đến 16h30’
+ Các ngày nghĩ: Chủ nhật, các ngày lễ, tết trọng đại của đất nước
Cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái luôn luôn đảm bảo và duy trì việcthực hiện quy định, luôn nêu cao ý thức chấp hành nội quy, quy chế về giờ giấclàm việc và nghỉ ngơi của cơ quan; không có cán bộ, công chức vi phạm quyđịnh về đối với giờ giấc làm việc của quan
1.1.3.2 Việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ, công chức trong UBND
xã Xuân Bái:
Căn cứ vào Quyết định số: 68/QĐ-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2011 của
Ủy ban nhân dân xã Xuân Bái về việc ban hành quy chế làm việc của cơ quannhiệm kì 2011-2016; và căn cứ vào quy chế làm việc của cơ quan đã quy định rõ
về quy chế làm việc của cơ quan Việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc củaUBND xã Xuân Bái được toan thể cán bộ, công chức trong cơ quan chấp hànhmột cách nghiêm chỉnh, đảm bảo đúng nội quy, quy chế của cơ quan, không có
Trang 10cán bộ, công chức vi phạm hay chống đối.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái:
1.1.1 Chức năng của UBND xã Xuân Bái:
UBND xã Xuân Bái là cơ quan chấp hành của HĐND xã, do HĐND xãbầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấphành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên
và Nghị quyết của HĐND cùng cấp UBND xã Xuân Bái thực hiện chức năngquản lý nhà nước theo Hiến pháp, Luật, và chịu sự chỉ đạo thống nhất củaUBND huyện đồng thời báo cáo hoạt động trước HĐND xã
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Xuân Bái:
UBND xã Xuân Bái thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình bằngnhững văn bản quản lý, tổ chức chỉ đạo các bộ phận chuyên môn thuộc UBND
xã thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn
UBND xã Xuân Bái vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiệnchức năng quản lý xã hội trên địa bàn xã Cụ thể là:
Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, y tế, giáo dục, văn hóa-
xã hội, khoa học-công nghệ, môi trường, thể dục thể thao và các lĩnh vực xã hộikhác… Quản lý nhà nước về đất đai, các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác…
Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, Pháp lệnh, các văn bản của nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và công dântrên địa bàn xã
Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã
Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, cũng như các quyền
và lợi ích hợp pháp của công dân,
Tổ chức thực hiện việc thu,chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu
Trang 11đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chứcquản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền
Phối hợp với thường trực HĐND xã chuẩn bị nội dung các kì họp HĐND,xây dựng các đề án trình HĐND xã xem xét và quyết định
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái:
Trang 121.2.4.1 Chủ tịch UBND xã:
Phụ trách lãnh đạo và điều hành các công việc của UBND xã, là ngườiphụ trách các mặt hoạt động chung của cơ quan và chịu trách nhiệm trướcthường trực HDND và UBND xã về các công việc của mình phụ trách vàquản lý
Chủ tịch UBND được ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành và chỉđạo các cán bộ, công chức làm việc theo đúng như quy định
Duyệt bản thảo các văn bản, công văn, quyết định, chỉ thị và các văn bảnkhác trước khi ký
Tổ chức triển khai, thực hiện các chính sách của Đảng, Pháp luật của nhànước, sự chỉ đạo của Huyện ủy, Tỉnh ủy…
1.2.4.2 Phó Chủ tịch UBND xã:
Phó Chủ tịch UBND xã Xuân Bái gồm có 02 người:
01 Phó Chủ tịch thường trực UBND xã giúp Chủ tịch điều hành công việccủa UBND khi Chủ tịch đi vắng, trực tiếp phụ trách các ngành thuộc khối văn xãnhư: văn hóa, thông tin, thể thao, y tế, giáo dục…
01 Phó Chủ tịch giúp điều hành các công việc khi Chủ tịch đi vắng, trựctiếp phụ trách khối kinh tế như: nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư
nghiệp, thủy lợi, định canh định cư, di dời dân, các dự án hạ tầng ở nông thôn…
Các Phó Chủ tịch do HĐND xã bổ nhiệm và theo sự giới thiệu của Chủtịch UBND xã Giúp Chủ tịch quản lý chung về hoạt động của UBND (theochuyên môn được phân công) và đồng thời trực tiếp đảm nhận một số công việckhác do Chủ tịch giao và căn cứ vào sự chỉ đạo trực tiếp của thường trực HĐND
và UBND xã triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình; đôn đốc và giám sát cán
bộ, công chức chuyên môn thực hiện các công việc đã được giao…
Các Phó Chủ tịch được Chủ tịch ủy quyền ký tất cả các văn bản mà thuộclĩnh vực mình phụ trách
1.2.4.3 Văn phòng UBND xã Xuân Bái:
Các phòng, ban chuyên môn trong UBND xã sẽ làm các công việc thuộc
Trang 13chức năng, nhiệm vụ theo quy định Văn phòng UBND xã Xuân Bái có chứcnăng nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Chức năng của văn phòng UBND xã Xuân Bái:
Văn phòng UBND xã là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc củaUBND và Chủ tịch UBND xã, giúp UBND và Chủ tịch
Văn phòng là bộ phận tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ sự lãnh đạođều hành trên các mặt công tác của HDND và UBND xã Đảm bảo tính thốngnhất, liên tục và hiệu quả; Trực tiếp thực hiện việc quản lý nhà nước về công tácthi đua khen thưởng, các vấn đề về tôn giáo… Văn phòng UBND xã Xuân Báichịu sự chỉ đạo trực tiếp của thường trực HĐND và UBND và chịu sự hướngdẫn chuyên môn Văn phòng UBND huyện
+ Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND xã Xuân Bái
Tổng hợp và trình UBND xã chương trình, kế hoạch công tác của thườngtrực HĐND và UBND, của Chủ tịch UBND xã; theo dõi,đôn đốc các bộ phậnchuyên môn thực hiện phối hợp thường trực HĐND để giúp HĐND và UBNDbáo cáo
Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báocáo gửi cấp trên
Giúp quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ,quản lý hành chính của UBND xã, hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận chuyênmôn thuộc UBND xã và các đơn vị hành chính trong xã như các thôn, xóm…
Đảm bảo việc thu thập thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịpthời, chính xác
Thống kê đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu trên tất cả các mặt kinh
tế, xã hội, quốc phòng-an ninh theo chỉ đạo của phòng thống kê
Hệ thống hóa lưu trữ các tài liệu, số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xãhội, an ninh-quốc phòng của địa phương để quản lý thống nhất, công bố và cungcấp số liệu thống kê theo quy định của pháp luật
Lập hồ sơ trình UBND xã , cấp có thẩm quyền về công tác thi đua khen
Trang 14thưởng cho các tổ chức, cá nhân thuộc xã.
Giúp UBND xã thực hiện nhiệm vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND vàUBND xã theo quy định của phát luật và công tác được giao
Theo dõi, đôn đốc các hoạt động của các bộ phận chuyên môn, các đơn vịhành chính, thực hiện kế hoạch và chương trình công tác; thực hiện quy chế làmviệc của UBND xã
Quản lý về mặt hành chính theo cơ chế “một cửa” của UBND xã
Quản lý, xử dụng đúng mục đích tài sản của UBND xã theo quy định hiệnhành, đảm bảo các điều kiện, phương tiên cho HĐND và UBND làm việc cóhiệu quả nhất
Tham mưu giúp UBND xã về công tác tổ chức bộ máy; quản lý cán bộ,công chức, lập kế hoạch đào tạo cán bộ, công chức; quản lý hồ sơ cán bộ, côngchức; quản lý về mặt tổ chức các Hội do dân lập trên địa bàn xã
Tham mưu với Chủ tịch xã về xây dựng chương trình, biện pháp công táccải cách hành chính, tham gia xây dưng chương trình, ban hành quy chế làmviệc của UBND xã
1.2.5 Bản mô tả công việc của vị trí văn phòng-Thống kê UBND xã:
Chức danh: Văn Phòng-Thống kê
+ Chức trách:
Văn phòng - Thống kê là công chức thuộc biên chế UBND xã thực hiệncông tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ tịch, Phó chủtịch UBND xã
+ Trách nhiệm:
Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, công chức Văn phòng-Thống kêchịu trách nhiệm trước chủ tịch, phó chủ tịch và trước pháp luật về ý kiến đềxuất, tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phân công.+ Nhiệm vụ:
Thực hiện các mặt công tác thuộc nhiệm vụ của Văn phòng do Chủ tịch,Phó Chủ tịch giao phó
Trang 15Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch phân công
Tham mưu giúp, báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về cáccông việc và kết quả thực hiện các công việc của cơ quan…
Tiếp nhận các văn bản, giấy tờ và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyếtThực hiện lưu trữ các văn bản giấy tờ và tài liệu trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan…
Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc củ cơ quan
Thực hiện in ấn, photocopy tài liệu cho cơ quan khi cần thiết
Thực hiện tiếp khách, tiếp công dân khi đến liên hệ làm việc với cơquan…
Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc của cơ quan, chịu tráchnhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị trong cơ quan…
Thực hiện tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và thực hiện công tác hậucần cho các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan
+ Quyền hạn:
Đề xuất ý kiến với Chủ tịch, Phó Chủ tịch các vấn đề liên quan đến việcthực hiện chức trách nhiệm vụ được giao
Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo về nhân sự, phương tiện,
cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượnghiệu quả công tác và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên trong cơquan
+ Quan hệ công tác:
Báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch khi có yêu cầu của Chủ tịch hoạc các PhóChủ tịch
Trang 16Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND xãQuan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND xã và cơ quan khác:Với các phòng, ban khác thì Chủ động phối hợp để thực hiện tốt nhiệm vụ thuộcUBND và các cơ quan đơn vị khác khi được Chủ tịch hoạc các Phó Chủ tịchphân công quan hệ công tác để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
1.3 Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ do UBND xã Xuân Bái ban hành.
Hiện nay, UBND xã Xuân Bái vẫn chưa có văn bản nào dành riêng cholĩnh vực công tác Văn thư – Lưu trữ Trong quá trình hoạt động, cơ quan còn rấtnhiều khó khăn, trang thiết bị chưa đáp ứng được nhu cầu công việc, kinh hí chohoạt động của cơ quan còn rất eo hẹp Do đó, cơ quan chỉ sử dụng văn bản vềcông tác Văn thư – Lưu trữ do nhà nước ban hành và áp dụng các văn bản đótheo đúng quy định của nhà nước
1.4 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái
1.4.1 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản.
1.4.1.1 Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản:
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua Văn phòng UBND.Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản vào sổ công văn và chuyển vào địachỉ người có trách nhiệm giải quyết
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyềngiải quyết của UBND Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo lênUBND và chủ tịch; các phó chủ tịch, phải được chuyển qua văn phòng thẩmđịnh về thể thức, nội dung trước khi trình ký
Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp củaUBND đều được cụ thể hoá bằng các quyết định, chỉ thị của UBND Văn phòngUBND hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trìnhChủ tịch hoặc phó chủ tịch ký ban hành ngay trong ngày đối với văn bản thôngthường và chậm nhất là 5 ngày đối với văn bản quy phạm kể từ ngày phiên họp
Trang 17kết thúc Đối với những văn bản phát hành của UBND và chủ tịch, văn phòngphải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và gửi đúng địachỉ, đồng thời lưu trữ hồ sơ và bản gốc.
1.4.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn được giao mà soạn thảo văn bản theo đúng chức năng của mình
Nội dung văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật, văn bản của cấpdưới không được trái với chủ trương, đường lối lãnh đạo của cấp trên
Nội dung là những phần quan trọng mang tính chất quyết định chất lượngvăn bản Tại phần này cơ quan ban hành văn bản trình bày những quy định cótính bắt buộc chung hoặc riêng; các thông tin thông báo nhằm phản ánh tìnhhình hoạt động, kết quả hoạt động; giao dịch với các mục đích khác nhau; ghichép các sự việc, hiện tượng nhằm đạt được mục đích khi ra văn bản
Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng Khoảng cách giữa các đoạn từ 3 đến 6 point, giữa cácdòng chọn từ 15 đến 22 khi xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chínhphủ về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ nộ vụ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
1.4.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của UBND xã Xuân Bái so với các quy định hiện hành.
UBND xã Xuân Bái không có riêng quy định nào về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản quản lý nhà nước Tất cả các văn bản mà UBND soạn thảo vàban hành đều theo thể thức và kỹ thuật trình bày quy định theo Thông tư01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
Trang 18kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
1.4.3 Quy trình soạn thảo văn bản.
UBND xã Xuân Bái soạn thảo văn bản theo quy trình sau:
1.4.3.1 Đối với văn bản quy phạm pháp luật:
Trang 191.5 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan UBND xã Xuân Bái
1.5.1 Những trang thiết bị văn phòng hiện đang được sử dụng tại văn phòng UBND xã
Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục
vụ hoạt động của cơ quan đó là các trang thiết bị trong văn phòng Văn phòngđược trang bị đầy đủ trang thiết bị sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong côngviệc, phục vụ cho hoạt động công tác của mỗi cán bộ, công chức
Hiện nay văn phòng UBND xã Xuân Bái đã có: máy tính, máy fax, máyphotocopy, máy in…, các trang thiết bị được bố trí trong tất cả các phòng, ban,trong đó văn phòng được đặc biệt quan tâm đầu tư
Điện thoại được trang bị trong tất cả trong tất cả các phòng, ban, ngoài ramỗi phòng, ban được trang bị máy quạt và hệ thống ánh sáng đảm bảo cho cán
bộ, công chức làm việc có hiệu quả
UBND xã Xuân Bái cũng đã trang bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu,các văn phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, mực dấu, ghim, kẹp…
Nhìn chung văn phòng UBND xã Xuân Bái cũng đã được trang bị đầy đủnên công việc được giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi
Cùng với sự bố trí phòng làm việc và trang thiết bị khoa học, góp phần đạthiệu quả cao Tuy vậy để đáp ướng được yêu cầu ngày càng cao của xã hộiUBND xã Xuân Bái cần mua sắm thêm các trang thiết bị hiện đại hơn nữa đểtrang bị cho văn phòng, để văn phong ngày càng hiện đại và khoa hoc hơn.UBND xã Xuân Bái hiện nay đã và đang sử dụng các trang thiết bị văn phòngnhư máy tính, máy in, máy photo, máy điện thoại để bàn các trang thiết bị nàyđược sắp xếp khá hợp lý, thuận tiện trong quá trình sử dụng
1.5.2 Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong hòng làm việc của UBND
xã Xuân Bái
Văn phòng UBND xã Xuân Bái được bố trí theo kiểu hiện đại, hạn chếđược những lãng phí thời gian, công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của
Trang 20văn phòng và giảm được chi phí về công tác quản lý, điều hành Đồng thời tạođiều kiện cho mỗi cán bộ, công chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tựchủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng UBND xã Xuân Bái được phân theo chức năng, nhiệm vụ củatừng cán bộ, công chức riêng nhưng đặt dưới sự lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan
và chánh văn phòng
UBND xã Xuân Bái là một tòa nhà gồm 2 tầng:
+ Tầng 1: gồm các phòng ban: phòng giao dịch, phòng thường trực, vănphòng và một số phòng ban khác
+ Tầng 2: gồm các phòng ban: phòng làm việc của lãnh đạo, và phònghọp của UB
Cách bố trí phòng làm việc như vậy em thấy có một số ưu điểm và nhượcđiểm sau:
1.5.2.1 Ưu điểm:
Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trangthiết bị, phương tiện làm việc, xử lý các công việc một cách nhanh chóng, đảmbảo quy trình giải quyết công việc, quá trình trao đổi công tác
giữa các phòng ban, đơn vị với nhau, dể dàng đáp ứng được yêu cầu trongcông việc…
Tất cả các phòng, ban đều được bố trí ngăn cách bởi các phòng, ban khác,đảm bảo không gây ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc của từng cán
bộ, công chức và đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ
Văn phòng UBND bố trí, sắp xếp các trang thiết bị một cách khá hợp lý,thuận tiện cho việc đi lại và sử dụng Với ưu điểm này, công việc mà các cánhân trong cơ quan thực hiện được nhanh chóng, hiệu quả công việc cũng đượcnâng cao
1.5.2.2 Nhược điểm:
Ngoài các ưu điểm nêu trên, cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị của vănphòng UBND xã còn có những hạn chế nhất định Đó là:
Trang 21Các trang thiết bị sử dụng lâu, không được bảo quản, bảo dưỡng hợp lýdẫn đến quá trình xử lý công việc bị trì trệ.
Diện tích phòng làm việc hẹp, không đảm bảo yêu cầu của việc bố trí sắpxếp các trang thiết bị văn phòng
Kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị còn eo hẹp, các trang thiết bịđang sử dụng tại văn phòng hầu hết đều ra đời từ rất lâu mà chưa có điều kiệnthay thế
Khó chuyên môn hóa, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc cóphòng vẫn sắp xếp cán bộ, công chức chuyên môn khác nhau làm việc chung vớinhau, đôi khi cũng ảnh hưởng đến quá trình và chất lượng giải quyết côngviệc…
Trang 22CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI
2.1 Lý do chọn đề tài
Ở Việt Nam công tác văn phòng được coi là khâu trung tâm của toàn bộhoạt động quản lý của các cơ quan trong và ngoài nhà nước Hiện nay, vấn đềđổi mới và nâng cao hiệu quả chất lượng về các trang thiết bị và nhân lực trình
độ cao trong văn phòng đã và đang đặt ra những yêu cầu bức thiết đối với sựphát triển của đất nước Bởi trong công tác văn phòng không chỉ phản ánh trình
độ phát triển kinh tế - chính trị - xã hội của mỗi quốc gia trong từng giai đoạnlịch sử mà còn phản ánh mức độ nhất định về đặc thù truyền thống, tập quántrong tổ chức đời sống xã hội về quản lý ở mỗi quốc gia, dân tộc đó
Thực tiễn công tác Văn phòng nói chung và công tác Văn thư-Lưu trữ nhànước ta nói riêng những năm qua cho thấy những yếu tố trì trệ, bất cập của hệthống về thực hiện công tác văn thư-lưu trư So sánh với các quốc gia trong khuvực, chúng ta không thể khoanh tay đứng nhìn trước không ít các bất cập củathực tiễn, cả về nhận thức và hành động, cả về các quy định pháp luật và nănglực của cán bộ công chức
Ở nước ta, mặc dù hoạt động Văn thư-lưu trữ có nhiều phát triển tronghơn nửa thế kỷ và đã có sự vận động tích cực trong những năm gần đây nhưngviệc quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin trong cơ quan vẫn là mụctiêu đầy khó khăn đặt ra đối với các cơ quan quản lý
Do đó, để giải quyết bài toán đổi mới và hiện đại hóa công tác Văn lưu trữ thì vấn đề quan trọng hàng đầu là tiến tới xây dựng, hoàn thiện hệ thốngpháp luật điều chỉnh một cách thống nhất, đồng bộ và đầy đủ tạo cơ sở pháp lývững chắc cho công tác Văn thư-lưu trữ đạt hiệu quả cao trong giai đoạn trướcmắt và lâu dài
thư-Xuân Bái có thể coi là gặp nhiều khó khăn trong công tác Văn thư-lưu trữ
Trang 23Khắc phục khó khăn, phát huy thế mạnh của vùng, trong những năm gần đây,công tác Văn thư-lưu trữ về cơ bản đã đạt được những thành quả đáng khích lệ.Tuy nhiên, trong quá trình triển khai nhiệm vụ còn bộc lộ không ít những yếukém, hạn chế cần khắc phục.
Nhận thấy sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác Vănthư-lưu trữ của UBND xã, cũng như sự hạn chế về số lượng các đề tài nghiêncứu vấn đề này và những vấn đề liên quan, em quyết định chọn nội dung Vănthư-lưu trữ làm đề tài nghiên cứu với tên gọi: “thực trạng tinh hình hoạt động vàquy trình thưc hiện công tác Văn thư-lưu trữ của UBND xã Xuân Bái”
2.2 Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Xuân Bái
2.2.1 Công tác Văn thư - Lưu trữ :
2.2.1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư:
Công tác Văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điềuhành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác Văn thư làm tốt haykhông làm tốt Vì vậy, mà công tác Văn thư chiếm một vị trí quan trọng tronghọat động của bộ máy nói chung và luôn được lãnh đạo quan tâm
Thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư-Lưu trữ nên UBND xã XuânBái đã hết sức coi trọng đến công tác này
Công tác Văn thư của UBND xã Xuân Bái đặt dưới sự lãnh đạo của chủtịch xã, tổ chức dưới hình thức tập trung, do một cán bộ đảm nhiệm Xuất phát
từ nhu cầu của công việc, công tác Văn thư được bố trí một phòng làm việcriêng với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại: máy tính, máy fax, điện thoại, điềuhoà, két để bảo bảo con dấu
2.2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ:
Công tác Lưu trữ là một hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất cả cácvấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu củacác cơ quan, cán bộ trong ngành và các cơ quan có liên quan