MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND phường Xuân Tảo 3 2. Chức năng của UBND Phường Xuân Tảo: 4 3. Nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo: 5 4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo: 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo. 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6 1.1. Vị trí, chức năng 6 1.1.1. Vị trí: 6 1.1.2.Chức năng 7 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 11 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND phường Xuân Tảo 12 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 12 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo. 14 1.2.1. Ưu điểm 15 1.2.2. Nhược điểm 16 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia 17 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo 17 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo 18 2. Khảo sát về công tác Văn thư Lưu trữ 20 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND phường Xuân Tảo. 20 2.1.1 Ưu điểm 20 2.1.2 Nhược điểm 21 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 21 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 24 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 24 2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 29 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 55 4. Quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 61 5. Xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm nhược điểm của mô hình văn phòng này. 63 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan phường Xuân Tảo. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính. 66 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 1. Ưu điểm: 67 1.1. Công tác văn phòng. 67 1.2. Công tác văn thư 68 1.3. Công tác hành chính văn phòng. 69 2. Nhược điểm. 69 2.1. Công tác văn phòng. 69 2.2. Mô hình tổ chức văn phòng. 69 2.3. Đội ngũ cán bộ 70 2.4. Tổ chức, sắp xếp công việc 70 2.5. Công tác văn thư. 70 2.6. Công tác Hành chính văn phòng 70 II. Để xuất các biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trên. 72 PHẦN IV PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO Quá trình hình thành phát triển UBND phường Xuân Tảo Chức UBND Phường Xuân Tảo: Nhiệm vụ UBND phường Xuân Tảo: Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo: II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND phường Xuân Tảo .6 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.1 Vị trí, chức 1.1.1 Vị trí: 1.1.2.Chức 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 11 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo 12 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo 12 Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 12 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 12 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND phường Xuân Tảo .14 1.2.1 Ưu điểm 15 1.2.2 Nhược điểm 16 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan mà trình thực tập học viên tham gia 18 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo .18 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở UBND phường Xuân Tảo 19 Khảo sát công tác Văn thư- Lưu trữ 21 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND phường Xuân Tảo 21 2.1.1 Ưu điểm .21 2.1.2 Nhược điểm .22 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 22 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II 25 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 25 CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO .25 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 25 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” .30 Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” quan .56 Quy trình tổ chức hội nghị quan 62 Xây dựng văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm nhược điểm mô hình văn phòng .64 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng hành quan phường Xuân Tảo Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng hành .67 PHẦN III: 68 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 68 Ưu điểm: 68 1.1 Công tác văn phòng .68 1.2 Công tác văn thư 69 1.3 Công tác hành văn phòng 70 Nhược điểm 70 2.1 Công tác văn phòng .70 2.2 Mô hình tổ chức văn phòng 70 2.3 Đội ngũ cán .71 2.4 Tổ chức, xếp công việc 71 2.5 Công tác văn thư 71 2.6 Công tác Hành văn phòng 71 II Để xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .73 PHẦN IV PHỤ LỤC Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ THƯỜNG UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân VP Văn phòng CBCC Cán công chức Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong sống nay, cán đội ngũ nhân viên văn phòng máy quản lý thiếu quan, tổ chức Quản lý hành chính nhà nước là một những chức bản của tất cả các loại nhà nước và mọi thời đại.Nhằm đáp ứng tốt công tác văn phòng giai đoạn hiện và yêu cầu Quản lý Nhà nước của các cấp, các ngành, các quan, đơn vị, tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên môn Cùng với việc đào tào đội ngũ tri thức trẻ chủ trương quan tâm hàng đầu nhà nước ta Đặc biệt đào tạo đội ngũ cán hành cho quan, tổ chức kinh tế, trị, xã hội, v.v… Công tác quản trị văn phòng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quản lý hoạt động quan góp phần giải công việc quan xác, chất lượng, quy định hạn chế việc quan liêu giấy tờ Nắm bắt tầm quan trọng công tác quản trị văn phòng năm qua Đảng Nhà nước ta không ngừng cải cách hành để phù hợp với phát triển xã hội Tuy nguồn nhân lực vừa có trình độ chuyên môn văn phòng quản lý quan, tổ chức thiếu hạn chế Để đáp ứng nhu cầu xã hội, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội mở thêm khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo để đưa thêm nguồn nhân lực để đáp ứng cho nhu cầu xã hội Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, nhà trường tạo điều kiện cho thực tập để tiếp thêm kiến thức, em liên hệ tới UBND Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội để học hỏi thêm làm quen với công việc sau Đây bước khởi đầu đưa em tiếp cận với công việc thực tế, nhà quản trị văn phòng tương lai đầy động nhiệt tình Với phương châm lý luận phải gắn liền với thực tiễn :” Lấy lý luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luận”.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tiến hành cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng thực tập để hiểu biết thêm làm quen với công việc mà sau tốt nghiệp xong, sinh viên làm công việc Trong trình thực tập sinh viên vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào công việc quan hay tổ chức Đó dịp để sinh viên củng cố lại kiến thức, áp dụng vào thực tiễn, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị văn phòng tương lai, đúc rút kinh nghiệm quý báu để phục vụ cho công việc sau Được nhà trường tạo điều kiện cho thực tập, hướng dẫn nhiệt tình thầy cô khoa với giúp đỡ cô,chú văn phòng UBND phường Xuân Tảo, em hoàn thành kết thúc thời gian thực tập Trong thời gian thực tập, em học hỏi nhiều điều, hiểu biết thêm ngành học Qua quãng thời gian thực tập qua em thấy yêu ngành học học em thấy em cần cố gắng nhiều nữa, để trở thành nhà quản trị văn phòng để giúp ích cho xã hội Cuối em xin gửi làm cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa Quản trị văn phòng, cô giáo chủ nhiệm Đoàn Hồng Anh, thầy Nguyễn Đăng Việt cô Lâm Thu Hằng cô, văn phòng UBND phường Xuân Tảo hướng dẫn, bảo tạo điều kiện tốt cho em để em hoàn thành tốt thời gian thực tập vừa qua Vì lần em tập làm nhân viên văn phòng nên nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức hạn chế báo cáo không tránh khỏi sai sót Em mong thầy cô giáo cô cán văn phòng UBND Phường Xuân Tảo đóng góp ý kiến cho em để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm2015 Sinh viên Đinh Thị Minh Nguyệt Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO Quá trình hình thành phát triển UBND phường Xuân Tảo Thực theo Nghị số 132/NQ-CP, ngày 27/12/2013 Chính phủ việc điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận 23 phường thuộc thành phố Hà Nội Xã Xuân Đỉnh điều chỉnh địa giới hành thành phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo Phường Xuân Tảo thành lập vào hoạt động từ 01/04/2014 sở tách từ thôn xã Xuân Đỉnh.Phía Đông giáp với phường Xuân La, phía Tây giáp với phường Xuân Đỉnh, phía Nam giáp với phường Nghĩa Đô phường Cổ Nhuế 1, phía Bắc giáp với phường Phú Thượng Phường Xuân Tảo có tổng diện tích đất tự nhiên 226,3 ha, dân số 12.654 nhân với với 2.745 hộ gia đình Trên địa bàn phường có 02 tuyến đường chạy qua, tuyến đường Nguyễn Hoàng Tôn dài 900m tuyến đường Xuân La – Xuân Đỉnh dài 800m, 45 tuyến ngõ khu dân cư.Tổng số tổ dân phố: 08 tổ Tổng số hộ dân: 2.745 hộ Tổng số nhân khẩu: 12.654 nhân (số liệu thời điểm 30/6/2014) Diện tích đất tự nhiên: 226,3ha, 31,8 đất phi nông nghiệp chiếm 14%, 193,7 đất thuộc dự án thu hồi địa bàn phường chiếm 85,5% Hiện nay, tổ dân phố Đông có 01 ban công tác mặt trận, 04 chi với 426 đảng viên, 03 chi hội cựu chiến binh với 383 hội viên, 02 chi hội phụ nữ với 554 hội Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên, 02 chi đoàn niên với 59 đoàn viên, 01 chi hội nông dân với 415 hội viên, 02 chi hội chữ thập đỏ với 266 hội viên, 01 chi hội Người cao tuổi với 699 hội viên Trên địa bàn phường có 20 hộ kinh sản xuất, kinh doanh bánh mứt kẹo truyền thống Hàng năm sản xuất 02 vụ bánh kẹo Tết Trung thu Tết cổ truyền thu hút 200 lao động, có 01 đội sản xuất thuộc HTX Xuân Đỉnh với 378 xã viên Hiện nay, sở hạ tầng thiết yếu điện, đường, trường, trạm, nhà văn hóa Tổ dân phố đầu tư đầy đủ khang trang Trên địa bàn Tổ dân phố có 02 địa điểm sinh hoạt cộng đồng dân cư, có 01 Đền Sóc, 01 di tích lịch sử pháo đài Xuân Tảo, 01 trường mầm non; có 01 đơn vị quân đội; 75 công ty hoạt động địa bàn Hiện quan quyền phường, trụ sở công an phường sử dụng tạm trụ sở, trường học, trạm y tế, nhà văn hóa, chợ tạm dân sinh chưa đồng bộ, có 02 tuyến đường đường Xuân Đỉnh đường Nguyễn Hoàng Tôn chạy qua chia cắt khu vực dân ư, trình đô thị hóa địa bàn diễn nhanh Chức UBND Phường Xuân Tảo: Với tư cách quan hành pháp, quan hành nhà nước, lãnh đạo Đảng, UBND phường Xuân Tảo hoạt động theo hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quan nhà nước cấp HĐND phường tất lĩnh vực có chức cụ thể sau: UBND phường thực chức quản lý nhà nước địa bàn phường; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hành địa phương đảm bảo cho máy hành quan vận hành thống hiệu Tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, đạo hoạt động UBND cấp Thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thông qua để Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình lên cấp xem xét Ngoài UBND thực chức quan qua nội dung sau đây: Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục, y tế dịch vụ Về thu chi ngân sách địa phương Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ củ nhân dân Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại địa bàn Nhiệm vụ UBND phường Xuân Tảo: Nhiệm vụ quyền hạn UBND cấp phường quy định Luật Tổ chức HĐND-UBND cấp năm 2003 Theo đó, UBND phường Xuân Tảo có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác hàng năm đề ra; quản lý, đạo, hướng dẫn xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lý nhà nước Nhiệm vụ cụ thể sau: Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm lâu dài huyện Xây dựng quy chế làm việc UBND phường, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định nhà nước Kết luận việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt cho UBND phường quản lý vụ việc phức tạp theo quy định luật khiếu nại, tố cáo Kiểm tra đánh giá công tác, đạo điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND phường hàng năm Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND phường Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo: Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để tồn hoạt động quan, tổ chức phải có cấu tổ chức định Cơ cấu tổ chức kết cấu bên với mối quan hệ phận tổ chức Đây yếu tố cấu thành không gian tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ định quan UBND phường HĐND phường bầu ra, giúp việc cho UBND có phòng, phận chuyên môn thuộc UBND phường đồng thời tổ chức hệ thống quản lý ngành từ Trung ương đến cấp phường Các phòng, phận chuyên môn thuộc UBND phường có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND phường thực chức quản lý ngành, lĩnh vực chuyên môn theo quy định UBND Thành phố UBND phường Cơ cấu phòng ban thuộc UBND phường Xuân Tảo: * Ban lãnh đạo UBND phường: 01 Chủ tịch UBND phường, 02 Phó Chủ tịch UBND phường * Phòng ban chuyên trách giúp việc: - Phòng Văn phòng- thống kê - Phòng Địa xây dựng - Phòng Tư pháp- hộ tịch - Phòng Tài chính-Kế hoạch - Phòng tạp vụ - Phòng Lao động- TBXH - Phòng Y tế - Phòng Văn hóa Thông tin Các phòng ban chuyên môn có 01 Trưởng phòng, số chuyên viên, cán Biên chế phòng, ban UBND thành phố giao hàng năm Hiện nay, tổng số cán công chức UBND phường 150 đồng chí, có 06 đồng chí có trình độ cao học, 104 đồng chí có trình độ đại học, lại cán nhân viên Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo (xem phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND phường Xuân Tảo Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Trong quãng thời gian thực tập quan UBND phường Xuân Tảo, tìm hiểu thực tế tiếp xúc với công tác hành văn phòng Qua việc tiếp xúc em có vài nhận xét, đánh giá chung công tác hành văn phòng UBND phường sau: Ưu điểm: 1.1 Công tác văn phòng - Về mô hình tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Tảo: Cách bố trí văn phòng bố trí theo kiểu truyền thống, giống đa số quan khác Đã tạo không gian làm việc khép kín, độc lập, môi trường đảm bảo yên tĩnh cho cán quan làm việc Cách bố trí nhìn chung phù hợp với không gian mặt quan Tạo nên không gian làm việc thoải mái Một số phòng cần phải tiếp xúc nhiều văn thư bố trí trung tâm quan nằm tầng 1, thuận tiện cho cán bộ, nhân viên quan - Về đội ngũ cán Về đội ngũ cán UBND phường nhìn chung cán bộ, công chức, chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, đảm nhiệm tốt công việc mà họ làm Đội ngũ cán nhiệt tình với nghề, có phẩm chất tốt, hòa đồng, dễ gần chịu khó tìm tòi học hỏi Có trách nhiệm với công việc đặc biệt có nhiều năm công tác nên có nhiều kinh nghiệm, người trước lại để lại để lại kinh nghiệm cho người đến sau Trang phục gọn gàng, sẽ, trang nhã, lịch phù hợp với điều kiện làm việc 100% cán bộ, công chức, viên chức, nhân viện đeo thẻ quy định thực nhiệm vụ Cán bộ, nhân viên thực quy chế văn hóa công sở không hút thuốc nơi làm việc, không uống rượu, bia làm việc.s Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 68 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, nhân viên UBND phường lãnh đạo quan quan tâm đầu tư Hàng năm, cán chuyên viên UBND phường thường xuyên tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng cán để góp phần nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ ngoại nhữ tin học Qua mà chất lượng cán ngày nâng cao góp phần tạo nên hiệu công việc UBND phường - Về phân công, xếp công việc Sự phân công công việc cán bộ, nhân viên quan phù hợp Hầu hết cán bộ, nhân viên UBND phường phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn cá nhân, không bị chồng chéo, công việc giải nhanh chóng hiệu Về việc tổ chức biên chế cho cán nay, đa số cán biên chế nhà nước, yếu tố giúp cán yên tâm công tác làm việc Bố trí nơi làm việc cá nhân hợp lý, thuận lợi cho công việc cách tối đa Mỗi cán bộ, chuyên viên quan có bàn làm việc riêng, phù hợp tạo nên yên tĩnh không gian làm việc thoải mái - Trang thiết bị văn phòng: Qua quan sát em thấy quan có tương đối đầy đủ trang thiết bị cần thiết để làm việc Điều cho thấy lãnh đạo quan quan tâm đầu tư trang thiết bị Đặc biệt áp dụng công nghệ thông tin để kết nối mạng nội bộ, quan có trang web riêng, góp phần không nhỏ giúp lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên theo dõi tình hình triển khai, giải công việc cách nhanh chóng Từ giúp cán tiết kiệm thời gian, công sức trình giải công việc, mà giúp cho trình quản lý tra tìm thông tin cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời xác cho lãnh đạo 1.2 Công tác văn thư Về công tác văn thư cán văn thư người có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo giao cho Là người vui vẻ hòa đồng Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 69 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo công văn, giấy từ quan lưu thông Việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng với quy định Công tác soạn thảo ban hành văn theo trình tự, yêu cầu quy định Nếu chuyên viên có sai sót việc soạn thảo trình lên lãnh đạo chỉnh sửa Lập lưu hồ sơ nộp lưu hồ sơ: Công tác cán văn phòng quan tâm ý Hồ sơ lập theo trình tự thời gian 1.3 Công tác hành văn phòng Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm với công việc Nhờ có cán văn phòng giỏi nên công việc hành giải nhanh chóng hiệu Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành đạo, điều hành lãnh đạo quan Nhược điểm 2.1 Công tác văn phòng Sự đạo lãnh đạo công tác Hành Văn phòng chưa có quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ phòng, ban Từ dẫn đến tình trạng công việc bị chồng chéo bỏ sốt công việc.Dẫn đến công việc không đạt kết cao 2.2 Mô hình tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND phường nặng chức phục vụ, chưa trọng mức đến chức tham mưu tổng hợp Về công tác Thường trực ban UBND phườngtheo nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực khác có tham mưu phục vụ chung, nên thiếu tính chuyên sâu, việc theo dõi công tác chưa đảm bảo tính hệ thống, đồng thời không tạo gắn kết, hỗ trợ cần thiết Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 70 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng xếp theo kiểu truyền thống gặp nhiều hạn chế 2.3 Đội ngũ cán Qua tìm hiểu em thấy đội ngũ cán UBND phường đa số người có tuổi, việc trẻ hóa cán chưa quan tâm Một số cán đến làm việc say xỉn, hay số khác lại ngồi tán chuyện làm việc đọc báo xem phim Vi phạm nội quy quan 2.4 Tổ chức, xếp công việc Về việc xếp công việc, cá nhân xếp công việc theo chuyên ngành, chuyên môn công việc cụ thể số cán bộ, nhân viên chưa đảm bảo công việc đạt kết tốt Ngoài ra, số vị trí cán đảm nhiệm công việc nhân viên nghỉ theo chế độ thai sản Từ ảnh hưởng lớn đến chất lượng hiệu công việc 2.5 Công tác văn thư Phòng làm việc văn thư diện tích chật hẹp, tủ đựng tài liệu máy vi tính máy fax chiếm gần hết diện tích phòng Trang thiết bị văn phòng chưa đảm bảo yêu cầu đại tối ưu, số thiết bị trang thiết bị chưa có chế độ sử dụng bảo quản tốt, máy tính cấu hình thấp nên việc xử lý, đăng ký văn vào phần mềm văn thư chậm Tài liệu hàng năm đưa vào lưu trữ nhiều tượng tồn đọng tài liệu chưa chỉnh lý xảy Nhân viên văn thư chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao buộc phải hoàn chỉnh lưu vào lưu trữ hành 2.6 Công tác Hành văn phòng Văn quan ban hành mắc số lỗi hình thức Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế.Vì vậy, Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 71 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn Trong hoàn cảnh đất nước nay, kinh tế thị trường xâm nhập nhanh chóng vào lĩnh vực Hội nhập với kinh tế nước, Văn phòng lại trở nên quan trọng hoạt động công tác văn phòng Đây yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh quan Văn phòng hoạt động có hiệu giúp cho toàn quan hoạt động đạt kết cao, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Chính quan điểm cho ta thấy vị văn phòng quan tổ chức ngày Văn phòng trở lên quan trọng chiếm ưu thế, nhận đánh giá cao giới công việc Điều khẳng định rõ nét Văn phòng nơi đến thực tập thời gian qua Cơ quan xây dựng đội ngũ văn phòng có lực, phẩm chất đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước Đã xây dựng mối quan hệ lãnh đạo quan với cán bộ, nhân viên gạch nối vững cho hoạt động quan Trước văn phòng coi nơi giải công việc tạp vụ đến nhìn thay đổi nhiều Văn phòng trở thành máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng trình điều hành lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan Với giúp đỡ, định hướng Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng em UBND phường Xuân Tảo tiếp nhận thực tập quan Trong thời gian thực tập quan, với giúp đỡ nhiệt tình cán em nhận thức tầm quan trọng công tác Văn phòng quan quản lý Nhà nước nói chung UBND phường Xuân Tảo nói riêng Bởi nhận biết giúp cho em có hành trang đầy đủ để tiếp bước đường chọn Chúng em sinh viên ngành Quản trị Văn phòng sau trường trở thành cán bộ, nhân viên văn phòng Nhận định nên thời gian vừa qua không ngừng học hỏi, nâng cao hiểu biết để hoàn thành tốt nhiệm vụ đề cương Nhà Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 72 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường quan thực tập giao II Để xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong kinh tế phát triển nay, người không ngừng đổi mặt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hoá thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý Hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Chính lý mà UBND phường Xuân Tảo không ngừng phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, phát triển, xây dựng hệ thống trang thiết bị đại cho phù hợp với phát triển Văn phòng - Hiện quan quản lý văn hình thức thủ công, cần xây dựng áp dụng chương trình phần mềm tối ưu công tác Văn thư - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc đẩy công tác Tin học hoá công tác Hành văn phòng - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ, đặc biệt đội ngũ cán làm công tác này: + Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, đông viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 73 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao cho cán quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Hàng năm cử cán văn phòng học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nữa, cần trẻ hoá đội ngũ cán Văn phòng Bởi hệ trẻ hôm nhanh nhẹn động nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày - Triển khai việc áp dụng ISO 9000 : 2000 công tác Văn phòng - Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời - Họp kiểm tra tình hình thực công việc đồng thời đưa giải pháp khả thi nữa, khắc phục tồn tại, hạn chế không đáng có - Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn Văn phòng HĐND-UBND - Làm thủ tục khắc lại toàn dấu quan, thể tính thẩm mỹ dấu đóng lên văn bản, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân theo quy định Nhà nước - Đầu tư thêm số sở vật chất đến phòng ban quan để giúp cho việc giải công việc cách nhanh chóng, hiệu cao Trên nội dung công việc thực tập em tiếp cận, quan Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 74 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sát, tổng hợp sau đợt thực tập Văn phòng Uỷ ban Nhân dân phường Xuân Tảo Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy,cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền dạy kiến thức cho với giúp đỡ tập thể lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng Uỷ ban Nhân dân phường Xuân Tảo tạo điều kiện giúp hoàn thành báo cáo Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A 75 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND phường Xuân Tảo Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND phường Xuân Tảo Đánh giá ưu điểm, hạn chế Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan mà trình thực tập học viên tham gia Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO Văn phòng HĐND – UBND phường Chủ tịch UBND phường Đỗ Thị Hương Chà Phó chủ tịch UBND phường Nguyễn Ngọc Lương Phụ trách Kinh tế- đô thị Phòng Tư pháp- hộ tịch Phòng Văn hóa thông tin Phòng Y tế Phòng Tài – Kế toán Phòng Tạp vụ Phó chủ tịch UBND phường Nguyễn Duy Tuấn Phụ trách văn hóa- xã hội Phòng địa xây dựng Phòng lao động thương binh xã hội Phòng Quân Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG Văn phòng HĐND-UBND Phường Xuân Tảo Trưởng phận Văn phòng Chuyên viên - Văn thư - Lưu trữ -Một cửa -Tổng hợp -Thủ quỹ - Bảo vệ - Nhà ăn -Tài vụ Lễ tân Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 03 SƠ ĐỒ NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO Lãnh đạo văn phòng gửi văn đề nghị phòng, ban đăng ký nội dung công việc Các phòng, ban đăng ký nội dung công việc Văn phòng tổng hợp nội dung xây dựng thảo chương trình công tác Văn phòng gửi thảo xuống phòng, ban xin ý kiến đóng góp Các ý kiến đóng góp gửi lên văn phòng Văn phòng tổng hợp ý kiến.chỉnh sửa hoàn thành chương trình công tác Lãnh đạo văn phòng trình lên lãnh đạo quan ký duyệt ban hành Văn phòng triển khai, tổ chức cho phòng, ban thực chương trình công tác Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 04 SÔ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO HỘI NGHỊKỶ NIỆM “84 NĂM NGÀY THÀNH LẬP ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH”, TỔNG KẾT ĐOÀN PHONG TRÀO THANH THIẾU NHI NĂM 2014 VÀ PHƯỚNG HƯỚNG NHIỆM VỤ NĂM 2015 Lập kế hoạch Chuẩn bị văn như: Quyết định thành lập ban tổ chức, kế hoạch, chương trình nghị sợ, giấy mời,… Chuẩn bị: giấy đề nghị tạm ứng, bảng dự trù kinh phí, kế toán,… Trước buổitài liệu có liên quan Chuẩn bị hộicáo, tham luận,… như: báp nghị Chuẩn bị sở vật chất như: phòng, loa, đài, bangzon,nước,… Chuẩn bị công tác lễ tân Tổ chức hội nghị Trong buổi hội nghị Đón tiếp đại biểu Mời nước, phát tài liệu Tổ chức dẫn chương trình Sau buổi hội nghị Giao cho thư ký ghi biên Dọn dẹp nơi diễn hội nghị Tổng hợp kết xây dựng chương trình hành động Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Văn phòng toán kinh phí lập hồ sơ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Liên hệ nơi công tác: đàm phán, thông báo cho đối tác, đặt phòng, … Trước chuyến công tác Mục đích, yêu cầu Lập kế hoạch Nội dung: thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung tổ chức thực Chuẩn bị: tài liệu, kinh phí, phương tiện lại, quà, cử người Chuyến công tác lãnh đạo Trong chuyến công tác Lãnh đạo văn phòng Cụ thể hóa kế hoạch Phân loại tài liệu tham mưu Thu thập kết quả, hóa đơn, chứng từ Lãnh đạo văn phòng không Giữ liên lạc với lãnh đạo Chỉ đạo từ xa với thư ký Tổng hợp kết Sau chuyến công tác Thông báo với đơn vị có liên quan Quyết toán kinh phí Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A