Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND PHƯỜNG XUÂN tảo

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND phường Xuân Tảo 3 2. Chức năng của UBND Phường Xuân Tảo: 4 3. Nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo: 5 4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo: 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo. 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6 1.1. Vị trí, chức năng 6 1.1.1. Vị trí: 6 1.1.2.Chức năng 7 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 11 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND phường Xuân Tảo 12 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 12 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo. 14 1.2.1. Ưu điểm 15 1.2.2. Nhược điểm 16 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia 17 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo 17 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo 18 2. Khảo sát về công tác Văn thư Lưu trữ 20 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND phường Xuân Tảo. 20 2.1.1 Ưu điểm 20 2.1.2 Nhược điểm 21 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 21 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 24 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 24 2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 29 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 55 4. Quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 61 5. Xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm nhược điểm của mô hình văn phòng này. 63 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan phường Xuân Tảo. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính. 66 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 67 1. Ưu điểm: 67 1.1. Công tác văn phòng. 67 1.2. Công tác văn thư 68 1.3. Công tác hành chính văn phòng. 69 2. Nhược điểm. 69 2.1. Công tác văn phòng. 69 2.2. Mô hình tổ chức văn phòng. 69 2.3. Đội ngũ cán bộ 70 2.4. Tổ chức, sắp xếp công việc 70 2.5. Công tác văn thư. 70 2.6. Công tác Hành chính văn phòng 70 II. Để xuất các biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trên. 72 PHẦN IV PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

PHẦN I 3

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3

CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 3

1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND phường Xuân Tảo 3

2 Chức năng của UBND Phường Xuân Tảo: 4

3 Nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo: 5

4 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo: 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 7

1.1 Vị trí, chức năng 7

1.1.1 Vị trí: 7

1.1.2.Chức năng 7

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 11

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo 12

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo 12

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 12

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo 14

1.2.1 Ưu điểm 15

1.2.2 Nhược điểm 16

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia 18

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo 18

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo 19

2 Khảo sát về công tác Văn thư- Lưu trữ 21

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND phường Xuân Tảo 21

2.1.1 Ưu điểm 21

2.1.2 Nhược điểm 22

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 22

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23

PHẦN II 25

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 25

CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO 25

1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 25

2 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 30

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 56

4 Quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 62

5 Xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm nhược điểm của mô hình văn phòng này 64

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan phường Xuân Tảo Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính 67

PHẦN III: 68

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 68

1 Ưu điểm: 68

1.1 Công tác văn phòng 68

1.2 Công tác văn thư 69

1.3 Công tác hành chính văn phòng 70

2 Nhược điểm 70

2.1 Công tác văn phòng 70

2.2 Mô hình tổ chức văn phòng 70

2.3 Đội ngũ cán bộ 71

2.4 Tổ chức, sắp xếp công việc 71

2.5 Công tác văn thư 71

2.6 Công tác Hành chính văn phòng 71

II Để xuất các biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trên 73

PHẦN IV PHỤ LỤC 1

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Trong cuộc sống hiện nay, cán bộ đội ngũ nhân viên văn phòng và bộ máy quản lý là không thể thiếu được ở mỗi cơ quan, tổ chức Quản lý hành chính nhà nước là một trong những chức năng cơ bản của tất cả các loại nhà nước và mọi thời đại.Nhằm đáp ứng tốt công tác văn phòng trong giai đoạn hiện nay và trong yêu cầu Quản lý Nhà nước của các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị, tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên môn

Cùng với đó việc đào tào đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán

bộ hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v… Công tác quản trị văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và hoạt động của cơ quan và góp phần giải quyết công việc của cơ quan được chính xác, chất lượng, đúng quy định hạn chế được việc quan liêu giấy tờ Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta không ngừng cải cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của xã hội

Tuy vậy thì nguồn nhân lực vừa có trình độ chuyên môn văn phòng và quản lý ở các cơ quan, tổ chức đang còn rất thiếu và hạn chế Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội, thì trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã mở thêm khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo để đưa ra thêm nguồn nhân lực để đáp ứng cho nhu cầu của xã hội hiện nay

Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập để tiếp thêm những kiến thức, em đã liên hệ tới UBND Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội để học hỏi thêm và làm quen với công việc của mình sau này Đây là bước khởi đầu đưa em được tiếp cận với công việc thực tế, của một nhà quản trị văn phòng tương lai đầy năng động và nhiệt tình

Với phương châm lý luận phải gắn liền với thực tiễn :” Lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động của thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý

luận”.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tiến hành cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng được đi thực tập để hiểu biết thêm và làm quen với những công việc

mà sau này khi tốt nghiệp xong, chính sinh viên sẽ làm những công việc đấy Trong quá trình đi thực tập sinh viên sẽ vận dụng những kiến thức đã học khi còn trên ghế nhà trường của mình vào công việc ở cơ quan hay tổ chức Đó là dịp để mỗi sinh viên củng cố lại kiến thức, áp dụng vào thực tiễn, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị văn phòng tương lai, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để phục vụ cho chính công việc của mình sau này

Được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập, và được sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô trong khoa cùng với sự giúp đỡ của các cô,chú trong văn phòng UBND phường Xuân Tảo, em đã hoàn thành và kết thúc thời gian thực tập của mình Trong thời gian được đi thực tập, em đã học hỏi được rất nhiều điều, và hiểu biết thêm về ngành mình đang học Qua quãng thời gian thực tập qua em thấy yêu ngành học mình đang học hơn và em thấy em cần cố gắng nhiều hơn nữa, để có thể trở thành một nhà quản trị văn phòng để giúp ích cho

xã hội

Cuối cùng em cũng xin gửi làm cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, và cô giáo chủ nhiệm Đoàn Hồng Anh, thầy Nguyễn Đăng Việt và cô Lâm Thu Hằng cùng các cô, chú trong văn phòng UBND phường Xuân Tảo đã hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện tốt nhất cho em để em hoàn thành tốt trong thời gian thực tập vừa qua

Vì đây là lần đầu tiên em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều

bỡ ngỡ và thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức còn hạn chế cho nên bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót Em mong thầy cô giáo và các cô chú cán bộ văn phòng UBND Phường Xuân Tảo đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm2015

Sinh viên Đinh Thị Minh Nguyệt

B NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO

1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND phường Xuân Tảo

Thực hiện theo Nghị quyết số 132/NQ-CP, ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận

và 23 phường thuộc thành phố Hà Nội Xã Xuân Đỉnh được điều chỉnh địa giới hành chính thành phường Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo Phường Xuân Tảo được thành lập và đi vào hoạt động từ 01/04/2014 trên cơ sở được tách ra từ 1 thôn của xã Xuân Đỉnh.Phía Đông giáp với phường Xuân La, phía Tây giáp với phường Xuân Đỉnh, phía Nam giáp với phường Nghĩa Đô và phường Cổ Nhuế

1, phía Bắc giáp với phường Phú Thượng Phường Xuân Tảo có tổng diện tích đất tự nhiên là 226,3 ha, dân số 12.654 nhân khẩu với với 2.745 hộ gia đình Trên địa bàn phường có 02 tuyến đường chính chạy qua, tuyến đường Nguyễn Hoàng Tôn dài 900m và tuyến đường Xuân La – Xuân Đỉnh dài 800m, 45 tuyến ngõ tại các khu dân cư.Tổng số tổ dân phố: 08 tổ Tổng số hộ dân: 2.745 hộ Tổng số nhân khẩu: 12.654 nhân khẩu (số liệu tại thời điểm 30/6/2014) Diện tích đất tự nhiên: 226,3ha, trong đó 31,8 ha đất phi nông nghiệp chiếm 14%, 193,7 ha đất thuộc các dự án đã thu hồi trên địa bàn phường chiếm 85,5%

Hiện nay, tổ dân phố Đông có 01 ban công tác mặt trận, 04 chi bộ với 426 đảng viên, 03 chi hội cựu chiến binh với 383 hội viên, 02 chi hội phụ nữ với 554 hội

viên, 02 chi đoàn thanh niên với 59 đoàn viên, 01 chi hội nông dân với 415 hội viên,

02 chi hội chữ thập đỏ với 266 hội viên, 01 chi hội Người cao tuổi với 699 hội viên Trên địa bàn phường có 20 hộ kinh sản xuất, kinh doanh bánh mứt kẹo truyền thống Hàng năm sản xuất 02 vụ bánh kẹo Tết Trung thu và Tết cổ truyền thu hút 200 lao động, có 01 đội sản xuất thuộc HTX Xuân Đỉnh với 378 xã viên Hiện nay, cơ sở hạ tầng thiết yếu như điện, đường, trường, trạm, nhà văn hóa của Tổ dân phố được đầu

tư đầy đủ và khang trang Trên địa bàn Tổ dân phố hiện có 02 địa điểm sinh hoạt cộng đồng dân cư, có 01 Đền Sóc, 01 di tích lịch sử pháo đài Xuân Tảo, 01 trường mầm non; có 01 đơn vị quân đội; 75 công ty hoạt động trên địa bàn Hiện tại các cơ quan chính quyền phường, trụ sở công an phường đang sử dụng tạm trụ sở, trường học, trạm y tế, nhà văn hóa, chợ tạm dân sinh chưa đồng bộ, có 02 tuyến đường là đường Xuân Đỉnh và đường Nguyễn Hoàng Tôn chạy qua chia cắt khu vực dân ư, quá trình đô thị hóa trên địa bàn diễn ra nhanh

2 Chức năng của UBND Phường Xuân Tảo:

Với tư cách là cơ quan hành pháp, cơ quan hành chính nhà nước, dưới sự lãnh đạo của Đảng, UBND phường Xuân Tảo hoạt động theo hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan nhà nước cấp trên của HĐND phường trên tất

cả các lĩnh vực có chức năng cụ thể như sau:

UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn phường; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hành chính ở địa phương và đảm bảo cho bộ máy hành chính của cơ quan mình vận hành thống nhất hiệu quả

Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới

Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để

trình lên cấp trên xem xét.

Ngoài ra UBND còn thực hiện chức năng của cơ quan mình qua các nội dung sau đây:

Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục, y tế dịch vụ

Về thu chi ngân sách địa phương

Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội

Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, của các tổ chức công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ củ nhân dân

Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại trên địa bàn

3 Nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo:

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp phường được quy định tại Luật

Tổ chức HĐND-UBND các cấp năm 2003 Theo đó, UBND phường Xuân Tảo

có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác hàng năm đề ra; quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các xã, thị trấn, các đơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lý nhà nước Nhiệm vụ cụ thể như sau:

Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm và lâu dài của huyện

Xây dựng quy chế làm việc của UBND phường, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước

Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt cho UBND phường quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của luật khiếu nại, tố cáo

Kiểm tra đánh giá công tác, chỉ đạo điều hành của tập thể và mọi cá nhân, thành viên của UBND phường hàng năm

Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường

4 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo:

Để tồn tại và hoạt động được thì bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng đều phải có cơ cấu tổ chức nhất định Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùng với mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức Đây là yếu tố cấu thành trong không gian của tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định của cơ quan.

UBND phường do HĐND phường bầu ra, giúp việc cho UBND có các phòng, bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường đồng thời là tổ chức của hệ thống quản lý ngành từ Trung ương đến cấp phường Các phòng, bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND phường thực hiện chức năng quản lý về ngành, lĩnh vực chuyên môn theo quy định của UBND Thành phố và UBND phường

Cơ cấu các phòng ban thuộc UBND phường Xuân Tảo:

* Ban lãnh đạo UBND phường: 01 Chủ tịch UBND phường, 02 Phó

- Phòng Văn hóa Thông tin

Các phòng ban chuyên môn có 01 Trưởng phòng, và một số chuyên viên, cán sự

Biên chế của các phòng, ban do UBND thành phố giao hàng năm Hiện nay, tổng số cán bộ công chức của UBND phường là 150 đồng chí, trong đó có

06 đồng chí có trình độ cao học, 104 đồng chí có trình độ đại học, còn lại là cán

sự nhân viên

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo (xem phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.1 Vị trí, chức năng

1.1.1 Vị trí:

Văn phòng UBND phường Xuân Tảo là cơ quan chuyên môn tham mưu, tổng hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND phường; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân pường; chịu

sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

1.1.2.Chức năng

Văn phòng UBND phường Xuân Tảo thực hiện 03 chức năng chính là: Chức năng tham mưu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần

 Chức năng tham mưu.

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phân chuyên môn, nghiệp vụ để tập hợp thành thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời nhất

Văn phòng thu nhận thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách báo, tạp chí, internet… để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là:

Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp, các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp Thường trực HĐND, UBND phường ban hành các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh

tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của phường theo quy định hiện hành

Xây dựng chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND, UBND phường; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND phường; giúp Thường trực HĐND huyện giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; giúp UBND phường quản lý theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường thực hiện các chương trình

đó; giúp Thường trực HĐND, UBND tổ chức các kỳ họp, các kỳ sinh hoạt và các phiên họp.

Phối hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND và UBND phường chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND và UBND phường; biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị quyết các

kỳ họp HĐND, phiên họp của UBND phường, các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND và của Chủ tịch HĐND và UBND phường; tổ chức soạn thảo các đề án do Thường trực HĐND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường trực tiếp giao

Giúp UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thi đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ

Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

áp dụng pháp luật, các đề án thuộc các lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức văn bản; về tư liệu đáp ứng với yêu cầu của UBND phường

Thẩm tra đề án của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường trình cấp có thẩm quyền quyết định

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường chuẩn bị các chương trình, đề án phát triển kinh tế - xã hội để UBND phường xem xét, quyết định hoặc trình HĐND phường thông qua

Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao

Đề xuất các phương hướng chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của UBND trong từng thời kỳ

 Chức năng tổng hợp

Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu

Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các , bộ phận để có thể

đưa ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất Vì vậy bộ phận văn phòng phải tổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm

ra ý kiến hay nhất

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Thành uỷ, Thường trực HĐND và

sự chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND phường

Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, UBND xã phường thực hiện và giải quyết công việc đúng thời gian, tiến độ mà HĐND và UBND giao

Giúp Thường trực HĐND, UBND phường thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên HĐND, UBND thành phố và các cơ quan nhà nước cấp trên theo đúng quy định

Phối hợp với các cơ quan, các địa phương tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri của Đoàn Đại biểu HĐND thành phố, Tổ đại biểu HĐND phường chuẩn bị cho

kỳ họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực HĐND báo cáo tại kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND phường giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề xuất của cử tri mà đoàn đại biểu HĐND phường chuyển đến

Phối hợp với các cơ quan, các xã, phường tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri của đại biểu Quốc hội trên địa bàn, đại biểu HĐND thành phố trên địa bàn, đại biểu HĐND phường chuẩn bị cho kỳ họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực HĐND phường báo cáo tại kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND phường giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề xuất của cử tri mà đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND chuyển đến

Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND phường chỉ đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các cấp theo quy định của pháp luật

Giúp Thường trực HĐND, UBND phường duy trì mối quan hệ làm việc với Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND thành phố, Văn phòng, các Sở, Ban, ngành cấp thành phố, các cơ quan Trung ương

Phối hợp với Văn phòng Quận ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ chức

mối quan hệ làm việc giữa UBND phường với HĐND phường.

 Chức năng hậu cần

Công tác hậu cần trong văn phòng góp phần quan trọng vào việc xây dựng

cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc cho toàn thể cơ quan; nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc như: máy vi tính, máy in, điện thoại, máy photo …

Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt nhất cho các anh chị em trong cơ quan, đảm bảo môi trường sinh thái nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ cán bộ và những khó khăn của họ trong quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất

Duy trì, tổ chức các buổi làm việc định kỳ giữa UBND, Chủ tịch UBND phường với Thường trực HĐND, các Ban HĐND phường, UBMTTQVN và các Đoàn thể nhân dân phường; phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND phường trong việc tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

Tham mưu và giúp UBND phường tổ chức công bố, truyền đạt Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND, Chỉ thị của UBND thành phố và phường cho các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó

Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kỳ họp của HĐND và phiên họp của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, UBND phường; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBND phường với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường, với Thường trực HĐND, UBND xã, phường và các tổ chức đoàn thể nhân dân phường Kịp thời tổng hợp và ban hành thông báo nội dụng các kỳ họp, phiên họp của HĐND và UBND phường

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, của UBND phường bảo đảm đúng quy định hiện

hành của pháp luật.

Tổ chức, quản lý công tác hành chính - văn thư, lưu trữ của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và UBND phường; Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường, phường về công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của nhà nước

Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, UBND phường làm việc có hiệu quả

Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quy định của nhà nước

Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, địa phương thực hiện quy chế hoạt động của HĐND và Quy chế làm việc của UBND phường

Giúp Thường trực HĐND, UBND phường thực hiện chế độ làm việc định

kỳ (hoặc đột xuất) với các cơ quan thông tấn báo chí

Trình UBND phường chương trình, kế hoạch cải cách hành chính trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị và chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan, đơn vị

có liên quan thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, theo sự phân công của Thường trực Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Chủ trì phối hợp với các bộ phận chuyên môn, chuyên trách giúp ủy ban

xây dựng và thực hiện quy chế làm việc , sơ kết tổng kết việc thực hiện và sửa đổi Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác năm, quý, tháng, và lịch công tác tuần.Theo dõi chương trình lịch làm việc đó, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội tham mưu giúp việc cho UBND phường trong việc chỉ đạo thực hiện

- Giúp HĐND tổ chức, phục vụ các hội nghị, các cuộc họp, đại hội, hội thảo…… tổ chức tiếp khách.Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các cuộc hội họ của HĐND cho công việc của UBND.

- Giúp UBND phường dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi lên cấp trên

- Quản lý công văn, giáy tờ, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở phường, giúp HĐND và UBND thực hiện công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về công tác được giao Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan tổ chức và công dân theo cơ chế “ Một cửa”

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo hiện nay bao gồm Lãnh đạo văn phòng đứng đầu là Trưởng Bộ phận Văn phòng

Trưởng bộ phận Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND phường và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng

* Các bộ phận thuộc Văn phòng: Tổng hợp, Văn thư, Lưu trữ, Tài vụ,Lễ

tân, Tiếp dân, Bộ phận một cửa, Bảo vệ

Các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND phường quyết định trong tổng số biên chế hành chính của phường

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND phường XUÂN Tảo(xem phụ lục 02)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Vănphòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức

và doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức

Trong cơ quan, tổ chức, ngoài văn phòng còn có các bộ phận đơn vị chuyên môn Các bộ phận, đơn vị chuyên môn này cũng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, đều tham mưu cho lãnh đạo cơ quan và đều tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo cơ quan Tuy nhiên, các bộ phận, chuyên môn này chỉ tổng hợp thông tin liên quan đến chuyên môn của mình để tham mưu về lĩnh vực mình phụ trách Đây cũng là sự khác biệt so với chức năng của văn phòng

Vì văn phòng tổng hợp thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về nhiều vấn đề mà lãnh đạo phụ trách

Để đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan hoạt động thống nhất và diễn ra thuận lợi cho việc giải quyết công việc thì văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành và được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan

Trong quá trình hoạt động, UBND phường Xuân Tảo luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản phối hợp các nhiệm vụ Số lượng văn bản nhiều hay ít tùy thuộc vào địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ của UBND phường nhưng nhất thiết phải có Văn phòng để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này Các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần tại UBND phường cũng luôn giữ vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước

Văn phòng HĐND-UBND phường là bộ phận trực thuộc, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo UBND trong mọi hoạt động Bởi Văn phòng thực hiện nhiệm

vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc, hậu cần cho Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất gắn kết và mang tính chất thường xuyên

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây

dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

Không những vậy, Văn phòng UBND phường còn là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo phường Đây là hoạt động mang tính chất thường xuyên nên Lãnh đạo huyện không chỉ giao cho Văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà còn nhiều việc được Chủ tịch UBND phường ủy nhiệm cho Văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết

Khác với các Phòng ban khác, Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý và công cấp thông tin cho Ban lãnh đạo phường mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, trang thiết bị, cơ

sở vật chất điều kiện làm việc, phục vụ hội nghị hội họp, thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho cơ quan

Văn phòng HĐND-UBND đã tham mưu giúp Ban lãnh đạo phường trong việc tổng hợp, lên lịch công tác hàng tuần Nếu không có văn phòng làm nhiệm

vụ này thì Ban lãnh đạo phường không biết và theo dõi được lịch trình công tác

cụ thể, thời gian như thế nào được Điều này cho thấy vai trò quan trọng của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của mình

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo.

 Sơ đồ Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo (xem phụ lục 03)

Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất định nhằm sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn

vị để đạt được mục tiêu

Đối với mỗi cơ quan, có rất nhiều loại chương trình, kế hoạch hoạt động khác nhau, với các tên gọi khác nhau Mỗi tên gọi khác nhau thường được dựa trên các tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia theo các tiêu chí chỉ có tính chất tương đối

Lập chương trình, kế hoạch công tác là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của đơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động trong tương laic ho toàn bộ hoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đó trong từng thời gian nhất định

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là công việc quan trọng trong hoạt động của văn phòng Đây là công việc đầu tiên, đặt cơ sở tồn tại cho các đơn vị, tổ chức Bởi bất cứ tổ chức nào tồn tại cũng dựa trên mục tiêu của nó chức năng, nhiệm vụ của nó chứ nó không tồn tại vì tổ chức, cơ cấu của nó

Chương trình công tác được hiểu là lịch trình làm việc để thể hiện nội dung công việc đặt ra trong 1 khoảng thời gian nhất định Trên thực tế có các chương trình công tác thường kỳ như chương trình công tác năm, quý, tháng, tuần Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ là nhiệm vụ của mỗi một

cơ quan, tổ chức Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo thể hiện nội dung công việc cần làm vừa đúng thời gian tiến độ thì việc soạn thảo chương trình công tác cho cơ quan là rất quan trọng

Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan như sau: Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo yêu cầu các phòng ban đăng

ký lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch, Phó chủ tịch; trên

cơ sở đó, Văn phòng lập dự thảo chương trình công tác cho cơ quan và gửi bản thảo đến các phòng ban để lấy ý kiến bổ sung Sau đó, Văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình Chủ tịch phê duyệt, ban hành

1.2.1 Ưu điểm

Ưu điểm của việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ ở UBND phường Xuân Tảo: đó là đã thực hiện theo đúng quy trình, các chương trình công tác do Văn phòng soạn thảo đảm bảo được đầy đủ nội dung khối lượng

công việc và thời gian nhất định để giải quyết công việc, cũng như đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra Nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành.

Việc lập chương trình công tác đã giúp tập trung mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu Từ đó tạo khả năng tiết kiệm cho cơ quan, đơn vị, tổ chức và văn phòng Thêm vào đó, việc lập chương trình công tác hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và chuẩn bị kĩ càng khi ứng phó với sự bất ổn trong tương lai hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng Và sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị, văn phòng, cá nhân tạo dựng một phong cách làm việc khoa học, hiện đại, hiệu quả cao

Điểm chú ý đó là nội dung chương trình công tác phải thể hiện đáp ứng được các yêu cầu về căn cứ xây dựng, đảm bảo thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản và trọng tâm của cơ quan, đơn vị, văn phòng Công tác chuẩn bị và sắp xếp các công việc cần giải quyết trước hay sau còn chưa hợp lý, chưa phù hợp với thực tế yêu cầu công việc đặt ra Các công việc trong chương trình công tác cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên Căn cứ vào các chỉ tiêu, chủ trương, chính sách pháp luật của nhà nước tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, văn phòng Căn cứ vào tình hình nhân sự, kinh nghiệm hoạt động và điều kiện tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc của cơ quan, đơn vị, văn phòng

Các chương trình công tác của UBND phường cần chú ý xây dựng phù hợp với chương trình công tác của cơ quan cấp trên, cơ quan có liên quan trong

hệ thống chương trình công tác của văn phòng, của cơ quan và của các đơn vị khác trong cơ quan có liên quan Từ đó đảm bảo được tính khả thi, thống nhất, linh hoạt giữa mục tiêu, biện pháp và thời gian thực hiện tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện giải quyết công việc

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia

 Sơ đồ quy trình công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND phường Xuân Tảo (xem phụ lục 04)

Hội họp là một hình thức trao đổi, truyền đạt thông tin quản lý và triển khai thực hiện công việc, nhiệm vụ công tác của cơ quan Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để lãnh đạo thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của UBND phường Xuân Tảo Trong thời gian thực tập tại UBND phường Xuân Tảo, tôi đã được tham gia phục vụ hội nghị “Kỷ niệm 84 năm ngày thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh & Tổng kết Đoàn phong trào thanh thiếu nhi năm 2014 và phương hướng nhiệm vụ năm 2015”

Hội nghị này do Văn phòng chuẩn bị công tác tổ chức

Nội dung tổ chức phục vụ các cuộc hội họp:

- Tổ chức thực hiện công việc trước hội họp

- Tổ chức thực hiện công việc trong khi hội họp diễn ra

- Tổ chức thực hiện công việc sau hội họp

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo

 Sơ đồ Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của UBND phường Xuân Tảo(xem phụ lục 05)

Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là công việc có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của UBND phường Xuân Tảo.Kết quả chuyến đi công tác suôn sẻ và thành công nhờ phần lớn vào công tác tổ chức, lập kế hoạch của Văn phòng Để làm tốt được công việc này thì Văn phòng phải thực hiện theo quy trình:

- Trước chuyến đi công tác:

+ Lập kế hoạch chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địa điểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến và trình Lãnh đạo duyệt

+ Văn phòng chuẩn bị tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; thông báo nội dung và lịch làm việc; thời gian; tổ chức đánh máy, sao in tài liệu phục vụ chuyến công tác.

+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn nghỉ cho Lãnh đạo khi đi công tác, kinh phí, thuốc men dự phòng

- Trong khi lãnh đạo đi công tác:

Thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã được giao và ủy quyền

- Sau chuyến đi công tác:

Văn phòng báo cáo tình hình của cơ quan trong thời gian Lãnh đạo đi công tác

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo

Với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC) từ Thành phố đến cơ sở có lập trường quan điểm, bản lĩnh chính trị vững vàng, có phẩm chất, năng lực, chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá

UBND phường Xuân Tảo thực hiện Kế hoạch về việc thực hiện Chiến lược cán bộ, công chức khối chính quyền Thành phố từ nay đến năm 2020 của UBND Thành phố Hà Nội Theo đó, Thành phố đã đề ra 10 nhiệm vụ trọng tâm trong đó chú trọng việc xây dựng cơ cấu đội ngũ CBCC có cơ cấu cân đối, hợp

lý, phù hợp với nhiệm vụ xây dựng, quản lý, phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn Thủ đô giai đoạn 2010-2020 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chức danh CBCC, đáp ứng yêu cầu xây dựng, quản lý và phát triển của Thủ đô trong giai đoạn 2010 - 2020, tầm nhìn 2030, làm cơ sở xây dựng đội ngũ CBCC Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ, công chức theo cơ cấu và tiêu chuẩn đối với từng loại chức danh Phấn đấu đến 2020, 100% cán bộ khối chính quyền diện Thành uỷ quản lý có trình độ tiến sỹ; 100% cán bộ diện UBND Thành phố quản lý có trình

độ trên đại học, trong đó có 50% trình độ tiến sỹ; 100% cán bộ chủ chốt xã, phường, thị trấn có trình độ đại học Trong đó có 50% trình độ trên đại học Phổ

cập Anh ngữ trình độ B đối với tất cả cán bộ, công chức, trừ những khu vực nông thôn miền núi Ngoài ra, Thành phố còn thực hiện một số nhiệm vụ khác như đổi mới công tác quản lý, sử dụng, đánh giá CBCC; Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC; Xây dựng cơ chế chính sách đối với việc tuyển dụng, sử dụng CBCC và thu hút nhân tài…

Việc triển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại UBND phường Xuân Tảo đã được thực hiện tương đối nghiêm túc Trong quá trình hoạt động, UBND phường Xuân Tảo đã xây dựng và ban hành nội quy cơ quan ; thực hiện theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Nội quy cơ quan được đóng tại mỗi tầng của trụ sở UBND phường Xuân Tảo nhằm tạo cho các cán bộ công chức, viên chức trong UBND có tinh thần, thái độ thực hiện nghiêm túc và theo nề nếp

Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc, treo Quốc huy, Quốc kỳ theo đúng quy định, phòng làm việc được bài trí đảm bảo tính trang nghiêm, hợp

lý Ở UBND phường Xuân Tảo không có việc hút thuốc lá trong phòng làm việc, sử dụng dồ uống có cồn khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo

Về giao tiếp, ứng xử thì cán bộ có thái độ lịch sự, tôn trọng; đặc biệt là khi tiếp xúc với nhân dân, đánh giá chung là tập thể cán bộ, công nhân viên đã

có thái độ phù hợp và chủ động lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân

Các cán bộ công chức, viên chức trong UBND khi đến làm việc với trang phục gọn gàng, lịch sự; Việc đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức ở UBND phường Xuân Tảo được thực hiện tốt Việc chấp hành giờ giấc làm việc nghiêm túc đã góp phần tạo nên tác phong làm việc nề nếp và có khuôn khổ trong UBND phường Xuân Tảo

Cán bộ công chức, viên chức trong UBND phường Xuân Tảo đã thực hiện nghiêm túc nghi thức nhà nước về văn hoá công sở theo quy định của Nhà nước

Từ đó góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc của cán bộ, công nhân viên cũng như xây dựng được môi trường làm việc hiệu quả, đảm bảo tính

khách quan

2 Khảo sát về công tác Văn thư- Lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng

Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Những năm gần đây, nghiệp vụ công tác văn thư đã có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước Từ khi có Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ra đời, công tác văn thư đã dần dần đi vào nề nếp

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND phường Xuân Tảo.

Thông qua thực tế thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo và tìm hiểu thực tế công tác văn thư của UBND phường Xuân Tảo được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung Áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trùn vào một đầu mối duy nhất là văn thư cơ quan Còn các đơn vị,

tổ chức khác của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác văn thư

2.1.1 Ưu điểm

Tổ chức văn thư tập trung tại UBND phường có ưu điểm là quản lý thống nhất văn bản thuận tiện, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan; việc kiểm tra chất lượng và giao nộp tài liệu vào lưu trữ được thực hiện thống nhất

Công tác văn thư của UBND phường đã đảm bảo tương đối các yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động làm việc, đúng quy định của Nhà nước Đó

là các yêu cầu sau đây : Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật, Hiện đại Từ đó cung

cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của cơ quan

Làm tốt công tác văn thư đã góp phần giải quyết công việc của UBND được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật

Không những vậy, công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ

về mọi hoạt động của UBND phường cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan Từ đó, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành tốt nhiệm vụ về công tác lưu trữ

2.1.2 Nhược điểm

Cùng với những kết quả đã thực hiện được trong hoạt động công tác văn thư của UBND phường thì để có thể hoàn thiện hơn, công tác văn thư của UBND cần khắc phục một số điểm tồn tại dưới đây :

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do dó cần phải chính xác về nội dung văn bản, thể thức văn bản và chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ Công tác văn thư của UBND phường Xuân Tảo chưa quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng kí văn bản, chuyển giao văn bản,

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại tại UBND phường cần được tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của UBND phường

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan

Lãnh đạo văn phòng là người bao quát chung toàn bộ các công việc của

văn phòng trong đó bao gồm việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan Vì vậy trách nhiệm của người lãnh đạo vô cùng lớn, để có thể chỉ đạo tất

cả các công việc trong văn phòng đòi hỏi người lãnh đạo phải có sự kiên nhẫn,

có khả năng ứng phó và giải quyết được các tình huống xảy ra

Trong công tác văn thư cũng vậy lãnh đạo văn phòng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc kiểm tra, giám sát và chỉ đạo giải quyết các văn bản đi

và văn bản đến

Đối với văn bản đến khi cán bộ văn thư trình văn bản lên lãnh đạo văn phòng thì lãnh đạo văn phòng phải cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định

Đối với văn bản đi khi cán bộ văn thư trình văn bản lên lãnh đạo văn phòng thì lãnh đạo văn phòng phải xem xét, kiểm tra văn bản có đúng về thể thức cũng như nội dung đúng hay không, nếu phát hiện sai sót thì giao cho người có trách nhiệm sửa chữa lai, nếu đúng về thể thức và nội dung thì lãnh đạo văn phòng ký quyết định ban hành

Nhìn chung người lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm rất lớn trong công tác văn thư vì họ là người xem xét cho ý kiến chỉ đạo trực tiếp, nếu có sai sót họ

là người đầu tiên bị kỷ luật trước lãnh đạo

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

UBND phường Xuân Tảo là cơ quan hành chính Nhà nước cho nên hoạt động chủ yếu đều thông qua các văn bản, tài liệu Vì vậy công tác lưu trữ cần phải được chú trọng phát triển hơn Trách nhiệm của lãnh đạo UBND phường cũng như trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác lưu trữ của cơ quan được thể hiện thông qua sự điều hành, hướng dẫn, chỉ đạo về các nghiệp

vụ lưu trữ

Lãnh đạo UBND phường có trách nhiệm chỉ đạo Trưởng bộ phận Văn phòng trong việc tham mưu lập kế hoạch hàng năm để thực hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của UBND

Trưởng bộ phận Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND phường trong việc chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

Trưởng bộ phận Văn phòng trực tiếp kiểm tra, giám sát các hoạt động của công tác lưu trữ của cơ quan, chịu trách nhiệm báo cáo trước lãnh đạo UBND phường lãnh đạo UBND phường cho ý kiến chỉ đạo

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng

14h00 hội nghị báo cáo viên tại Quận (Bí thư, Tuyên giáo, Đoàn, Văn hóa,

Di tích)

Làm việc bình thường

14h00’ triển khai

Kế hoạch tổ chức các hoạt động Văn hóa (Hội trường)

8h00 Hội nghị bàn việc xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư(Hội trường)

14h00 Mở thầu nhà Văn hóa số 215h00 Triển khai

kế hoạch dự bị động viên (Hội trường)

14h30’ Lễ phát động An toàn lao động tại khu công nghiệp

bộ cơ quan( Nhà truyền thống)

Làm việc bình thường

đơn thư của bà Nguyễn Thị Lam(N.T.T)

14h00 Sơ kết hội cựu chiến binh (N.T.T)

Nghỉ

• Xây dựng kế hoạch công tác tháng cho UBND phường Xuân Tảo.

•

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG XUÂN TẢO

Thực hiện Nghị quyết số 70/NQ-ĐU ngày 31/03/2015 của Đảng ủy phường về lãnh đạo nhiệm vụ tháng 04/2015 UBND phường xây dựng kế hoạch chỉ đạo, triển khai và tổ chức thực hiện cụ thể như sau:

I NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM THÁNG 03 NĂM 2015:

1 Tiếp tục triển khai kế hoạch bầu lại tổ trưởng và tổ phó tổ dân phố, bình xét biểu dương gia đình văn hóa

2 Thực hiện “ Năm trật tự và văn minh đô thị”

3 Tâp chung chỉ đạp phòng chống dịch, không để dịch bùng phát trên địa bàn phường trong thời điểm giao mùa

4 Chỉ đạo phác tra nam công dân trong độ tuổi sẵn sang nhập ngũ, quân nhân dự bị, đăng ký nghĩa vụ quân sự lần đầu đối với nam công dân đủ 17 tuổi và đăng ký dân quân tự vệ năm 2015 theo kế hoạch

II NHIỆM VỤ CHỦ YẾU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN.

1 Về lĩnh vực kinh tế, đời sống.

- Tăng cường kiểm tra các hộ chăn nuôi, ngăn chặn, phát hiện kịp thời các ổ dịch trên gia súc gia cầm Thực hiện nghiêm túc các biện pháp phòng, dập dịch khi phát hiện

- Tiếp tục chỉ đạo đôn đốc thu thuế, phí, lệ phí; Quyết toán thuế đất phi nông nghiệp năm 2014 Lập sổ bộ thuế đất phi nông nghiệp, thuế làng nghề năm 2015, Chỉ đạo khắc phục nạo vét các cống rãnh, không để ảnh hưởng ngập

úng khu dân cư khi có mưa to.

2 Lĩnh vực văn hóa- xã hội

- Đẩy mạnh hoạt động văn hóa xã hội, thể dục thể thao thong tin truyền thanh, tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước; Xây dựng chương trình uyên truyền chào mừng ngày Ngày giải phóng Miền Nam 30/4- 1/5 Tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền thực hiện chuyên đề năm 2015 “ Thực hiện và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh về trung thực, trách nhiệm.; gắn bó với nhân dân, đoàn kết; Xây dựng Đảng trong sạch vững mạnh”

- Chỉ đạo tuyên truyền phổ biến rộng rãi nội dung cơ bản Dự thảo báo cáo chính trị Đại hội lần thứ XXII Đảng bộ phường để lấy ý kiến nhân dân trong phường tham gia góp ý vào Dự thảo văn kiện của Đảng bộ

- Chỉ đạo các tổ dân phố phối hợp với MTTQ và các đoàn thể tiếp tục thực hiện chương trình 06-CT/QU, Chương trình 04- CT/QU và triển khai phổ biến thực hiện Nghị quyết hội nghị đại biểu nhân dân năm 2015

- Chủ động phòng chống dịch bệnh mùa hè cho cộng đồng dân cư, chỉ đạo công tác VSATTP Phối hợp giám sát công tác xây dựng tổ dân số văn hóa

- Chỉ đạo ban TBXH cùng các ngành, đoàn thể hướng dẫn các hộ gia đình chính sách, người có công hoàn thiện thủ tục hỗ trợ xây dựng nhà ở trên địa bàn phường

3 Lĩnh vực quản lý đất đai- xây dựng, công tác tư pháp, giải quyết đơn thư và thực hiện các dự án

- Duy trì công tác kiểm tra, xử lý dứt điểm các trường hợp vi phạm trong lĩnh vực đất đai, xây dựng Tiếp tục chỉ đạo đẩy mạnh công tác xét duyệt

hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp cho nhân dân

- Duy trì lịch trực tiếp công dân, thực hiện giải quyết đơn thư, giải quyết thủ tục hành chính cho công dân kịp thời

- Đẩy mạnh công tác quản lý đô thị có hiệu quả cao, xử lý các

trường hợp xây dựng trái phép kịp thời, đúng quy định, tăng cường công tác giải tỏa trật tự công cộng ; trật tự đô thị, chú trọng các điểm trợ các điểm đăng ký tự quản.

4 Lĩnh vực an ninh- quân sự

- Công tác đảm bảo an ninh trật tự, trật tự an toàn xã hội: tăng cường công tác kiểm tra, tuần tra chống trộm cắp tài sản, chống cướp giật, chống trộm chó Tiếp tục thực hiện kế hoạch tuần tra, kiểm tra lấn áp các bọn tội phạm đảm bảo trật tự ATXH trên địa bàn Đảm bảo an ninh trật tự trong các ngày lễ kỷ niệm 40 năm giải phóng hoàn toàn Miền Nam, ngày Quốc tế lao động

- Công tác quốc phòng, quân sự địa phương: Tập trug chỉ đạo rà soát phúc tra nam công dân trong độ tuổi sẵn sàng nhập ngũ, quân nhân dự bị, đăng

ký ngĩa vụ quân sự lần đầu với nam công dân đủ17 tuổi và đăng ký dân quân tự

vệ theo kế hoạch năm 2015 Tham gia các lớp tập huấn của Ban CHQS Quận tổ chức tiến hành tổng điều tra Quân nhân dự bị, phương tiện ký thuật của nền kinh

tế quốc dân

III BIỆN PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Các đồng chí thường trực UBND phường: Tiếp tục chỉ đạo thực

hiện kế hoạch “ Năm trật tự và văn minh đô thị- 2015” và đẩy mạnh công tác xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp Tiếp tục tuyên truyền vận dụng hội viên và nhân viên thực hiện tốt “ Năm trật tự và văn minh đô thị -2015”

- Giao công an phường: Xây dựng lịch tuần tra đảm bảo an ninh,

trật tự trước, trong và sau ngày nghỉ lễ 30/4- 1/5 Kiểm tra tạm trú tạm vắng với các trường hợp thuê trọ; Giải tỏa chợ tạm, chợ cóc, hàng quán, vật liệu phế thải

ở các khu đất nông nghiệp

- Giao Ban chỉ huy quân sự phường: Tổ chức đăng ký nghĩa vụ

quân sự tuổi 17 Tổng hợp, hoàn thiện báo cáo công tác Tổng điều tra Quân nhân dự bị, Phương tiện kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân

- Giao ban địa chính: Triển khai công tác thống kê, gắn số nhà ở

các khu dân cư mới.

- Giao ban Tài chính: Lập sổ bộ thuế đất phi nông nghiệp, thuế

làng nghề năm 2015

- Giao ban VHTT và Đài truyền thanh: Xây dựng chương trình

chào mừng ngày giải phóng hoàn toàn Miền Nam 30/4- 1/5 Xây dựng kế hoạch quản lý về dịch vụ văn hóa

- Giao ban trạm y tế và thú y phường: Làm tốt công tác chăm sóc

sức khỏe ban đầu trong nhân dân nhất là lúc giao mùa, và công tác phòng chống dịch bệnh mùa hè Kiểm tra và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm trong lĩnh vực an toàn thực phẩm Ban thú y và BVTV theo dõi và phòng trừ dịch bệnh trên đàn gia súc gia cầm và cây trồng

- Giao Văn phòng UBND: Phối hợp cùng các ban, ngành đoàn thể

thực hiện tốt các buổi hội nghị, hội họp…

- Giao Ban LĐTBXH: Tổng hợp đăng ký số lượng người có công

đủ điều kiện đi điều dưỡng

- Giao Ban Tư pháp: Duy trì tốt việc tiếp dân và xử lý đơn thư

- TT Quận ủy-HĐND-UBND Quận (b/c),

- TT Đảng ủy- HĐND- UBND, MTTQ phường,

- Trưởng các ban, ngành, đoàn thể phường(t/h),

- Bí thư, Tổ trưởng tổ dân phố (để thực hiện),

- Lưu: VT.

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Đỗ Thị Hương Chà

2 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”

(Tham khảo văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; nếu

cơ quan đã ban hành thì rà soát và đề xuất những quy định còn thiếu hoặc cần sửa đổi, bổ sung)

Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND phường Xuân Tảo

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG XUÂN TẢO

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND-UBND;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư

lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3 Chánh văn phòng HĐND-UBND, Trưởng các Phòng ban, đơn vị,

cán bộ chuyên viên thuộc Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG XUÂN TẢO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo

(Ban hành kèm theo Quyết định số/QĐ-UBND ngày tháng năm của Chủ

tịch Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1 Quy chế này quy định công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo (sau đây gọi tắt là UBND) được áp dụng thống nhất trong các Phòng ban, tổ chức, đơn vị thuộc UBND

2 Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; giải quyết văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu

3 Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND

Điều 2 Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1 Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ của UBND

2 Chánh văn phòng giúp Chủ tịch UBND trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của UBND, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trức cho các đơn vị thuộc UBND

3 Trưởng các đơn vị thực hiện các quy định tại Quy chế này, đồng thời triển khai các nội dung của Quy chế tới công chức, viên chức thuộc UBND

4 Toàn thể công chức, viên chức thuộc UBND có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ

2 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư

a) Thực hiện quy trình tổ chức, quản lý văn bản đi;

b) Thực hiện quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;

c) Sắp xếp, bảo quản văn bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ;

d) Phối hợp với cán bộ lưu trữ tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm của UBND và hướng dẫn các đơn vị, cán bộ , viên chức lập hồ sơ theo danh mục;

đ) Bảo quản và sử dụng con dấu;

e) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư;

f) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ vào báo cáo đột xuất về công tác văn thư

3 Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ

a) Thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ;

b) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ vào báo cáo đột xuất về công tác lưu trữ;

c) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ;

d) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.đ) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu

e) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

f) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch

sử theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Điều 4 Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải dảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

Điều 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1 Hàng năm, Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên và từ kinh phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Trường hợp cần thiết, Chánh văn phòng chỉ đạo lập dự toán trình UBND phường duyệt cấp kinh phí để thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của Ủy ban mình

Điều 6 Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1 Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của UBND thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này

2 Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị trực thuộc UBND có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục I SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7 Hình thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND phường Xuân Tảo bao gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông báo,

Quy chế, Quy định, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy phép đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển.

Điều 8 Thể thức văn bản

1 Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thể thức quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (phụ lục kèm theo Quy chế này)

2 Văn bản do UBND ban hành sử dụng phông chữ Unicode, chữ Times New Roman để trình bày (cỡ chữ, kiểu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản thực hiện theoPhụ lục kèm theo Quy chế này)

Điều 9 Soạn thảo văn bản

1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo giao cho Văn phòng UBND phường Xuân Tảo, các tổ chuyên viên hoặc cá nhân soạn thảo

2 Văn phòng UBND phường Xuân Tảo, các tổ chuyên viên hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Chủ tịch UBND việc tham khảo ý kiến của các Phòng ban, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Điều 10 Duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:

1 Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản về các vấn đề quan trọng, phức tạp phải giải trình hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gửi ra các cơ quan khác phải kèm theo Phiếu trình

2 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trường hợp thấy cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định

Điều 11 Đánh máy, nhân bản

1 Văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải được đánh máy rõ ràng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2 Nhân bản đúng số lượng tại “Nơi nhận”

3 Giữ gìn bí mật nội dung văn bản theo quy định của Pháp luật về bảo vệ

bí mật nhà nước

Điều 12.Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:

1 Trưởng đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình người

có thẩm quyền ký ban hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu /.) Trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Chủ tịch và trước pháp luật

2 Chánh Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản, phải ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm về hình thức văn bản trước Chủ tịch UBND và trước pháp luật

Điều 13 Ký văn bản

1 Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan hoặc giao cho Phó Chủ tịch ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc những vấn đề khác:

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

2 Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc UBND phường ký thừa lệnh (TL.), ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số loại văn bản:

TL.CHỦ TỊCH TUQ CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ