Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND PHƯỜNG QUAN HOA

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 Phần I:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Quan Hoa .4 1. Chức năng: 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND Phường Quan Hoa: 10 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Quan Hoa 10 1. Chức năng: 10 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 11 3. Cơ cấu tổ chức: 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của UBND Phường Quan Hoa. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể. 12 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND Phường Quan Hoa. 13 1.3. Sơ đồ hoá Công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND Phường Quan Hoa 13 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND Phường Quan Hoa. 13 1.5. Nhận xét, đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của UBND phường Quan Hoa. 13 1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND phường Quan Hoa. 14 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 16 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Quan Hoa 16 2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: 23 PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 28 1. Soạn thảo văn bản 28 1.1. Mẫu văn bản Quyết định 28 1.2. Công văn 29 1.3.Giấy nghỉ phép 30 1.4. Biên bản 31 1.5. Giấy giới thiệu 32 2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND phường Quan Hoa 33 3. Xây dựng chương trình công tác của UBND phường Quan Hoa 44 4. Xây dựng bản mô tả công việc của văn phòng UBND phường Quan Hoa 52 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND Phường Quan Hoa. 54 1. Về nhận thức, thái độ: 54 2. Về kĩ năng nghề nghiệp: 55 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm: 56 KIẾN NGHỊ 60 KẾT LUẬN 61 PHẦN PHỤ LỤC 63

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ THANH HOA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K5 HỆ CAO ĐẲNG

KHÓA HỌC 2012 - 2015

Tên cơ quan: UBND PHƯỜNG QUAN HOA

Địa chỉ: 68 Dương Quảng Hàm - Cầu Giấy - Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Nguyệt Ánh Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1

MỤC LỤC 2

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 3

Trong thời gian học tập tại trường em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của tập thể Ban giám hiệu nhà trường, các thầy, cô và cán bộ công nhân viên trong trường 3

Qua bài viết cho em được gửi tới các thầy, cô giáo, tập thể Ban giám hiệu Trường ĐH Nội vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy, cô giáo khoa QTVP lời cản ơn sâu sắc nhất và lời chúc sức khỏe tốt đẹp nhất 3

Là một người sinh viên với lòng ham muốn học hỏi, muốn được nâng cao kiến thức, giúp ích thêm trong cuộc sống ý nghĩ đó đã thúc giục em quyết tâm theo học tại trường 3

Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô! những người đã cống hiến cả cuộc đời cho sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp trồng người Chúc các thầy, cô luôn dồi dào sức khỏe và hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập tại trường 3

Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường Quan Hoa, cảm ơn đội ngũ cán bộ công chức văn phòng UBND phường Quan Hoa đã giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành bài tập 3

Cảm ơn gia đình và tập thể lớp CĐ QTVP K5 đã luôn bên cạnh động viên và chia sẻ về mặt tinh thần giúp tôi là một sinh viên của lớp đạt được nguyện vọng của mình 3

Do trình độ hiểu biết còn hạn chế, kiến thức còn chưa sâu rộng lên bài báo cáo của em sẽ còn nhiều thiếu sót, em kính mong các thầy, cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng và tập thể BGH trường ĐH Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện và giúp đỡ để em hoàn thành tốt bài báo cáo 3

Em xin trân trọng cảm ơn! 3

Phần I: 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND 4

PHƯỜNG QUAN HOA 4

PHẦN II 28

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 28

1 Soạn thảo văn bản 28

BẢN MÔ TẢ 52

CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG QUAN HOA 52

Bộ phận: Văn phòng UBND phường 52

Chức danh: Văn phòng 52

Cán bộ quản lý: Phó Chủ tịch UBND phường 52

1, Trách nhiệm: 52

PHẦN III 54

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

KIẾN NGHỊ 60

KẾT LUẬN 61

PHẦN PHỤ LỤC 63

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 63

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 64

UBND PHƯỜNG QUAN HOA 64

SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC HỌP CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 65

SƠ ĐỒ HOÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 66

PHỤ LỤC 67

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KÌ CỦA UBND 67

PHƯỜNG QUAN HOA 67

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 68 71

LỜI NÓI ĐẦU

Trong một cơ quan, tổ chức, văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp trựctiếp của một cơ quan, tổ chức, phục vụ cho tổ chức quản lý, điều hành của Lãnhđạo, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảmbảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổchức đó

Trong công tác Hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điềuhành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan Trong công cuộc công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác Hành chính càngnắm vai trò quan trọng Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quanquyết định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan Văn phòng hoạt độnghiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủđộng trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan

Công tác Quản trị văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị hành chính sựnghiệp luôn đóng vị trí quan trọng Trong mỗi cơ quan, đơn vị hành chính sựnghiệp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan cókhác nhau Chính vì vậy công tác văn phòng luôn giữ vai trò chủ đạo, là một mắtxích quan trọng trong sự phát triển của cơ quan, đơn vị đó nói riêng và của Nhànước nói chung Trong nền kinh tế tri thức hiện nay sự cạnh tranh về thông tin làquan trọng và quyết liệt nhất chính vì vậy công tác văn phòng được ví như “mộtcây cầu” Cầu càng vững chắc gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả các phươngtiện và mọi người qua lại an toàn Cũng như nền hành chính của chúng ta cànggọn nhẹ, chặt chẽ, chính xác thì càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận tintưởng và công việc của cơ quan thông suốt hơn

Nhà trường với phương châm “ Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với

thực tiễn” nhằm đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ tay nghề vững vàng, biết vận dụng kiến thức linh hoạt từ Nhà trườngvào thực tế Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình đào tạo của Nhà

trường, cứ mỗi khóa học được đi thực tập tại các cơ quan theo nội dung lýthuyết đã học Đó là một yêu cầu quan trọng đối với học sinh, sinh viên Bởithực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết để học sinh, sinh viên rèn luyệnđạo đức, tác phong nghề nghiệp và tiếp thu được những kinh nghiệm bổ ích củamột cán bộ Văn phòng trong tương lai sau khi ra trường.

Theo Kế hoạch đào tạo của Nhà trường đã tổ chức cho học sinh, sinh viênchuyên ngành Quản trị văn phòng khóa 2012 – 2015 đi thực tập tại cơ quan, các

tổ chức Và được sự đồng ý của Nhà trường và cơ quan liên hệ thực tập, em đã

thực tập tại UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.

Qua đợt thực tập tại UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội với sự quan tâm giúp đỡ của Lãnh đạo, cán bộ công chức trong văn phòng

UBND phường em đã tiếp cận được với thực tế công việc, củng cố vững kiếnthức còn thiếu khi còn học trong nhà trường để nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ, trong quá trình thực tập em đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm

và còn áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ hơn về tìnhhình tổ chức quản lý Văn phòng tại cơ quan

Bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kếtluận còn có các phần nội dung chính như sau:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập tại trường em đã nhận được rất nhiều sự quan tâmgiúp đỡ của tập thể Ban giám hiệu nhà trường, các thầy, cô và cán bộ công nhânviên trong trường

Qua bài viết cho em được gửi tới các thầy, cô giáo, tập thể Ban giám hiệuTrường ĐH Nội vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy, cô giáo khoa QTVP lời cản ơn sâusắc nhất và lời chúc sức khỏe tốt đẹp nhất

Là một người sinh viên với lòng ham muốn học hỏi, muốn được nâng caokiến thức, giúp ích thêm trong cuộc sống ý nghĩ đó đã thúc giục em quyết tâmtheo học tại trường

Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô! những người đã cống hiến cả cuộcđời cho sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp trồng người Chúc các thầy, cô luôn dồidào sức khỏe và hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập tại trường

Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường Quan Hoa, cảm ơnđội ngũ cán bộ công chức văn phòng UBND phường Quan Hoa đã giúp đỡ tạođiều kiện cho em hoàn thành bài tập

Cảm ơn gia đình và tập thể lớp CĐ QTVP K5 đã luôn bên cạnh động viên

và chia sẻ về mặt tinh thần giúp tôi là một sinh viên của lớp đạt được nguyệnvọng của mình

Do trình độ hiểu biết còn hạn chế, kiến thức còn chưa sâu rộng lên bài báocáo của em sẽ còn nhiều thiếu sót, em kính mong các thầy, cô giáo Khoa Quảntrị Văn phòng và tập thể BGH trường ĐH Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện và giúp

đỡ để em hoàn thành tốt bài báo cáo

Em xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, Ngày 26 tháng 4 năm 2015

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thanh Hoa

Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND

PHƯỜNG QUAN HOA

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

Phường Quan Hoa (Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Phường Quan Hoa xem

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Căn cứ vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003;

Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận và Quyết nghị theo đại đa số các vấn

đề được quy định tại điều 124 của Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng

3 năm 2003 và các vấn đề khác liên quan đến phát triển kinh tế văn hoá xã hội,Quốc phòng - An ninh trên địa bàn Phường;

Uỷ ban nhân dân Phường trực tiếp chỉ đạo các hoạt động về phát triểnkinh tế, văn hoá xã hội, Quốc phòng an ninh, trong phạm vi nhiệm vụ, quyềnhạn do Pháp luật quy định Uỷ ban nhân dân Phường ban hành các văn bản quản

lý, điều hành đồng thời tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thi hành các văn bảnđó;

Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức tiếp dân vào thứ 2 hàng tuần tại phònggiao dịch một cửa, trực tiếp xem xét giải quyết các kiến nghị, khiếu nại của côngdân;

Cán bộ, công chức thuộc UBND Phường được điều chỉnh theo Pháp luậtcán bộ, công chức ngày 01 tháng 7 năm 2003 và các văn bản khác của Nhà nước

về chế độ chính sách đối với cán bộ xã, phường, thị trấn;

Uỷ ban nhân Phường hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Tậpthể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; đặt dưới sự lãnh đạo của BCH Đảng bộ Phường

và chịu sự giám sát của Thường trực HĐND Phường theo luật định;

Uỷ ban nhân dân Phường là cơ quan điều hành thực hiện Nghị quyết củaHĐND tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ và các tổ chức đoàn thể thamgia xây dựng và củng cố chính quyền thực hiện việc giám sát các hoạt động của

Uỷ ban nhân dân và cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân

a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngcùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức và kiểmtra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra các tổchức đoàn thể và các ban ngành thực hiện ngân sách địa phương theo quy địnhcủa pháp luật

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo các ban ngành vận động nhân dân thực hiện các biện pháp chuyển

dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai trình các cấp có thẩmquyền phê duyệt;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện những nhiện vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn Phường;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, dịch vụ;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghể truyền thống,sản xuất sẩn phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ bannhân dân Quận

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng điểm dân cư trên địa bàn Phường; quản lý việc thực hiện quy hoạch xâydựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân Phường

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND Phường thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịchtrên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn Phường

g Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, giáo dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn Phường và tổ chức thực hiệnsau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủtrương xã hội hoá trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định

về tiêu chuẩn giáo viên, cơ chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các ditích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế;chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh;chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nương tựa; bảo vệ, chămsóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

h Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; Kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànxã; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

i Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủPhường; Quản lý lực lượng dự bị động viên; Chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân phường vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

k Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND Phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế

hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của Quận đối với những nơi khó khăn;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nướctheo quy định của pháp luật

l Trong việc thi hành pháp luật, UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục, pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo ban ngành thực hiện các biện pháp bảo vệtài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,bảo vệ tính mạng, tự do, nhân phẩm, tài sản các quyền và lợi ích hợp pháp kháccủa công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án theo quy định củapháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

m Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND Phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính củaPhường;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, giải quyết

3 Cơ cấu tổ chức của UBND Phường Quan Hoa:

1 01 Chủ tịch

2 02 Phó Chủ tịch

3 Phòng địa chính Tài nguyên &Môi trường

4 Trưởng Công an phường

5 Phòng Thanh tra Đô thị - xây dựng

6 Phòng Tư pháp

7 Phòng Kế toán ngân sách

8 Phòng Dân số KHHGĐ

9 Văn phòng UBND phường

10 Phòng Văn hoá &Thông tin

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

UBND Phường Quan Hoa (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND

Phường Quan Hoa xem phần phụ lục).

1 Chức năng:

- Văn phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Phường, là

cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện chức năng quản lýnhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, soạn thảo, quản lý công chức viên chức,thực hiện cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ nhà nước; thi đua khen thưởng

- Văn phòng chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của

Uỷ ban nhân dân cấp phường, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của phòng Nội vụ

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Giúp UBND xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõithực hiện chương trình công tác đó Tổng hợp báo cáo tình hình về kinh tế xãhội, tham mưu cho UBND trong chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ

- Giúp UBND dự thảo các văn bản, làm báo cáo hàng tháng, hàng quý,cuối năm theo quy định Quản lý công văn, sổ sách giấy tờ, quản lý về hồ sơ lưutrữ, báo cáo thống kê, theo dõi biến động cán bộ, công chức của Phường

- Giúp HĐND - UBND tổ chức các kỳ họp, các cuộc tiếp xúc, tiếp kháchđảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp và công việc của UBND

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

- Giúp HĐND và UBND thực hiện nhiệm vụ công tác bầu cử đại biểuHĐND theo quy định của pháp luật Nhận và trả kết quả trong giao dịch côngviệc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và cá nhân theo cơ chế một cửa

- Tham mưu cho UBND làm công tác tổ chức và quản lý hồ sơ lý lịch cán

bộ công chức, thực hiện chế độ, thủ tục thi đua khen thưởng đối với cán bộ côngchức của cơ quan

- Quản lý tài sản các phòng ban UBND, lên kế hoạch tu sửa, mua sắmtrang thiết bị văn phòng phẩm trong cơ quan

- Thông báo kết quả làm việc của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBNDPhường với các ban ngành có liên quan

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của UBND Phường Quan Hoa.

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đảmbảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan

Chức năng của Văn phòng thể hiện tính hai mặt trong hoạt động của cơ quan:+) Tham mưu tổng hợp

+) Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

- Nội dung công tác Văn phòng bao gồm:

+) Hoạt động Hành chính Văn phòng

+) Hoạt động Văn thư

+) Hoạt động Lưu trữ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể.

Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp:Tham mưu tổng hợp là văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan tham gia đónggóp ý kiến có tính chất chỉ đạo nghiên cứu đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan

tổ chức điều hành giải quyết công việc

Vai trò của văn phòng trong việc đảm bảo hậu cần:

Là việc đảm bảo cơ sở vật chất kỷ thuật và các yếu tố như y tế, vệ sinhmôi trường, bảo vệ, nghỉ lễ,… để phục vụ quản lý của cơ quan tổ chức

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, chánh văn phòng là ngườiđứng đầu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng về mọi hoạt động của cơ quan

Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với công dân.Thông quavăn phòng cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm, quyền uy của công sở

Với vai trò là người tham mưu giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần thìvăn phòng là một đơn vị không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ

quan, người làm công tác văn phòng tốt là góp phần quan trọng vào kết quảcông tác chung của cơ quan.

Ví dụ về vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp như sau:

Văn phòng UBND Phường đã tham mưu phục vụ cho Thường trựcHĐND Phường và tổ chức thành công 10 kỳ họp, thông qua 50 Nghị quyết,trong đó có 30 Nghị quyết chuyên đề liên quan đến lĩnh vực kinh tế - xã hộiđược cử tri quan tâm; phục vụ 10 đợt khảo sát, giám sát; nội dung giám sát cótrọng tâm, trọng điểm Thông qua hoạt động khảo sát, giám sát, tiếp xúc cử triVăn phòng đã đôn đốc các cơ quan giải quyết 95% các ý kiến, kiến nghị Các ýkiến, kiến nghị sau giám sát được tổng hợp, phân loại và phản ánh kịp thời tớicác cấp, các ngành có liên quan để chỉ đạo và tìm biện pháp khắc phục Hoạtđộng thẩm tra, tiếp xúc cử tri có nhiều đổi mới, công tác tiếp dân, đôn đốc, giámsát việc giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân được thực hiện tốt Trongnhiệm kỳ qua, Văn phòng UBND Phường đã tiếp nhận hơn 30 đơn thư khiếunại, tố cáo của công dân, tham mưu cho UBND Phường phân loại xử lý

Qua ví dụ trên ta thấy được kết quả hoạt động của UBND Phường trongnhững năm qua có vai trò tham mưu, tổng hợp, giúp việc tích cực của đội ngũ,cán bộ, nhân viên văn phòng UBND Phường Quan Hoa

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của UBND Phường Quan Hoa.(xem phần phụ lục)

1.3 Sơ đồ hoá Nội dung Công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND Phường Quan Hoa.(Sơ đồ quy trình tổ chức Hội họp xem phần phụ lục)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND Phường Quan Hoa (Sơ đồ xem phần phụ luc).

1.5 Nhận xét, đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của UBND phường Quan Hoa.

Ngày 02 tháng 8 năm 2007, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký Quyết

định số 129/2007/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơquan Hành chính Nhà nước.

Thực hiện Quyết định này, UBND Phường Quan Hoa đã triển khai vàthực hiện văn hóa công sở một cách rõ nét

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng em nhận thấy tình hình triển khai vàthực hiện văn hoá công sở của UBND Phường Quan Hoa thực hiện đúng theoquy chế, quy định để đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơquan Đồng thời xây dựng cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viênchức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụđược giao Triển khai mọi hoạt động của cơ quan đến từng cá nhân cụ thể trongtoàn cơ quan để nâng cao hiệu quả công việc

Tuân thủ theo các quy định của cơ quan: làm việc đúng giờ: sáng 8h00

đến 12h00, chiều 1h30 đến 5h00 Không hút thuốc lá trong phòng làm việc,không sử dụng đồ uống có cồn

Đến làm việc tại cơ quan mọi cán bộ, công chức đều ăn mặc gọn gàng,lịch sự Thái độ làm việc đối với nhân dân cũng như đối với đồng nghiệp nhãnhặn, thân thiện, trung thực không có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu gây khókhăn phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ

Trong phòng làm việc đều được bày trí gọn gàng ngăn nắp, không thu phí giao thông đối với người đến cơ quan làm việc

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND phường Quan Hoa.

Cùng với sự phát triển của Khoa học - Công nghệ, đặc biệt các thành tựu

về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế,hội nhập với cộng đồng quốc tế, UBND Phường Quan Hoa đã từng bước thựchiện việc hiện đại hóa văn phòng một cách rõ nét

Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trongnhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự lãnh

đạo của Đảng Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện đểtrang bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo conngười thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiệnđại.

Nhận thức được điều này, trước hết UBND Phường đã hiện đại chính trithức con người làm việc ở văn phòng; sau đó mới hiện đại hóa trang thiết bị;

Hiện đại hóa trang thiết bị cơ sở vật chất trong văn phòng: UBND Phườngmua sắm trang thiết bị trong văn phòng đã chú ý tới tính đồng bộ với các thiết bịkhác đã có trong văn phòng Có như vậy, cơ quan mới sử dụng hết chức năngcủa những trang thiết bị hiện đại và phát huy hết khả năng của máy móc, trangthiết bị phục vụ công việc;

UBND Phường đã nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hóa các quátrình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, UBND Phường đã quan tâm đến nhữngnội dung của hoạt động hoàn thiện văn phòng, nhỏ nhất từ khâu chuẩn bị các vậtdụng thông thường như: kẹp ghim, máy in, bút, bìa cặp, máy tính, máy photo;

Quy trình công tác được xây dựng đầy đủ, cắt bỏ những công đoạn, nhữngthao tác không cần thiết, các tài liệu thường xuyên được xem xét và loại bỏnhững phần thừa, lạc hậu;

Hơn thế, UBND Phường đã xây dựng tiêu chuẩn về kỹ năng và trình độnhân viên ở các vị trí khác để đảm bảo chất lượng công việc;

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động củavăn phòng: trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của UBND Phường,viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến

Bên cạnh đó, việc thực hiện vấn đề hiện đại hóa văn phòng của UBNDPhường Quan Hoa vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định: cải cách hànhchính chưa nhanh chóng dứt điểm, thiếu biện pháp triệt để Đội ngũ làm việc,trình độ chuyên môn chưa được đào tạo nhiều, số lượng ít; tổ chức bộ máy vănphòng còn chồng chéo Chính vì vậy cần phải có sự chuẩn hóa trong công tác

đào tạo và bồi dưỡng cán bộ trong văn phòng.

Hiện đại hóa văn phòng của một cơ quan là một nhu cầu và tất yếu Bởi

lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầucủa nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của Đất nước Với các biệnpháp hiện đại hóa văn phòng, UBND Phường Quan Hoa đã từng bước phát triển vàdần đáp ứng nhu cầu về công tác hành chính trong cả nước

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Quan Hoa.

Công tác văn thư bao gồm những về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;quản lí văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức; quản lí và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho việc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan Đối tượng của côngtác văn thư là văn bản, công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về vănbản giấy tờ Công tác Văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chínhnhà nước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng

Công tác văn thư luôn giữ một vai trò quan trọng, là một trong nhữngphương tiện cần thiết trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung Đối vớiUBND Phường Quan Hoa, công tác văn thư là một nội dung chủ yếu, chiếm mộtphần lớn hoạt động của uỷ ban và được xem như một bộ phận có ảnh hưởng trựctiếp tới chất lượng quản lý của uỷ ban Vì vậy, uỷ ban đã và đang rất quan tâm,chú trọng tới công tác văn thư và tạo ra được một mô hình tổ chức văn thư hợplý

* Về công tác Soạn thảo văn bản của UBND Phường:

Văn bản là phương tiện để ghi chép, truyền đạt các thông tin bằng tín hiệungôn ngữ giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân để thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của mình, để giải quyết các công việc Để thực hiện được chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị và để giải quyết công việc đạt hiệu quảcao thì việc soạn thảo và ban hành văn bản là đặc biệt quan trọng và không thểthiếu được, việc soạn thảo có tính chất quyết định tới trọng lượng quản lý Nhànước đối với mỗi cơ quan, đơn vị Chính vì vậy, UBND Phường Quan Hoa rấtcoi trọng việc soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện theo quy định của Đảng

và Nhà nước về công tác này

- Quy trình Soạn thảo văn bản của UBND Phường:

Việc soạn thảo các văn bản hành chính thông thường (Quyết định, Côngvăn, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời, Báo cáo, Hướng dẫn ) của UBND PhườngQuan Hoa được quy định theo các phòng ban Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của các phòng ban để ban hành văn bản Quy trình như sau: Chuyênviên của các phòng ban soạn thảo, sau khi đánh máy in ấn xong thì chuyên viêntrình lên lãnh đạo của phòng mình để kiểm tra về nội dung của văn bản Khikiểm tra xong nếu sai sót thì chuyên viên soạn thảo lại, nếu nội dung văn bản đãđược sự đồng ý của lãnh đạo duyệt thì lãnh đạo của phòng mình ký nháy vàchuyển lên cho thủ Trưởng cơ quan ký theo thẩm quyền đã quy định Sau đóchuyển cho cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức văn bản Khi đã có chữ ký, cán

bộ văn thư đóng dấu vào thể thức đề ký của văn bản và đăng ký vào sổ “Sổ

đăng ký văn bản đi” Sau đó gửi cho các cán bộ cơ quan có liên quan để giải

quyết

+ Ưu điểm: Quá trình soạn thảo văn bản và quản lý văn bản của phường

được quản lý rất chặt chẽ và rất quy trình từ công tác văn thư đến các thủ trưởng

cơ quan

+ Nhược điểm: Do cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ, tủ đựng tài liệu còn thiếu

nên việc quản lý và lưu trữ chưa được tốt chưa phân loại được các loại văn bản

* Quản lý và giải quyết văn bản:

- Quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Phường Quan Hoa Mẫu sổ đăng ký văn đi của UBND Phường Quan Hoa

+ Bìa sổ và trang đầu.

UỶ BAN NHÂN DÂNPHƯỜNG QUAN HOA

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

văn bản

Tên loại, trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

++Ưu điểm: Qua sơ đồ trên em thấy được quá trình tổ chức quản lý và

giải quyết văn bản đi của UBND Phường đã đem lại rất nhiều ưu điểm:

Việc trình ký văn bản theo đúng thẩm quyền, không vượt cấp, khôngchồng chéo gây mất hiệu lực văn bản

Tất cả các văn bản đi đều qua công tác kiểm tra về thể thức nên đã nâng

cao giá trị pháp lý của văn bản.

Với sự chỉ đạo, đôn đốc trực tiếp của lãnh đạo nên chất lượng công tácvăn thư ngày càng được quan tâm và nâng cao

Việc quản lý công văn đi được quản lý khoa học, chặt chẽ tạo điều kiệncho việc khai thác tra cứu văn bản được thuận lợi

++Nhược điểm:

Trong việc đăng ký, quản lý văn bản bằng sổ ghi chép chưa cài đặt nhữngứng dụng phần mềm về quản lý văn bản nên việc giải quyết công việc vẫn chưađược nhanh chóng

Trong quá trình chuyển giao văn bản đi cần theo dõi chặt chẽ hơn, đặcbiệt phải lập sổ chuyển giao qua đường bưu điện

- Quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND Phường Quan Hoa + Bìa sổ đăng ký văn bản đến của UBND Phường Quan Hoa

ỦY BAN NHÂN DÂNPHƯỜNG QUAN HOA

Tác giả

Số ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại trích

Đơn

vị, cá

Ký nhận

Ghi chú

văn bản

văn bản

văn bản

yếu nội dung văn bản

nhân nhận

Do văn bản mật đến UBND còn ít nên việc tổ chức và giải quyết vẫnchưa đảm bảo các yêu cầu quy định chung của Nhà nước

* Lập hồ sơ hiện hành

Giữa công tác Lưu trữ và Văn thư có sự gắn kết chặt chẽ bởi mắt xích

này Việc lập Hồ sơ hiện hành nhằm bảo quản, giữ gìn thông tin và phục vụ choviệc thực hiện nghiệp vụ Văn thư được hoàn chỉnh Bất kỳ một cơ quan nào,trong quá trình hoạt động có rất nhiều Văn bản làm ra có giá trị giải quyết côngviệc trước mắt, có loại phải bảo quản sau khi giải quyết xong để phục vụ choviệc tra cứu sau này Nắm bắt được vai trò quan trọng của việc lập Hồ sơ hiệnhành, UBND Phường Quan Hoa đã tiến hành thực hiện khâu công việc nàynhằm hoàn chỉnh công tác Văn thư.

Trong thời gian thực tập ở đây, được quan sát và tìm hiểu về công việc này tôixin được trình bày một số ưu điểm và tồn tại của việc lập Hồ sơ hiện hành

+ Nâng cao hiệu suất chất lượng công việc của cán bộ văn thư

+ Giúp cơ quan đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

+ Tạo điều kiện thuận cho công tác lưu trữ

Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm trên còn có nhược điểm sau: Do việc lập hồ củaUBND tiến hành còn chậm so với quy định Một số cán bộ làm công tác vănphòng, văn thư kiêm lưu trữ nên việc lập hồ sơ hiện hành vẫn chưa được tiếnhành kịp thời hoặc phân loại sơ bộ, chưa sắp xếp hồ sơ một cách hoàn chỉnh Hồ

sơ còn trong tình trạng bó gói gây khó khăn cho công tác lưu trữ

Mẫu dấu đến của UBND Phường Quan Hoa.

UBND PHƯỜNG QUAN HOA

- Số………

- Ngày……

- Chuyển ……

* Quản lí và sử dụng con dấu của cơ quan.

Con dấu là sự thể hiện tính pháp lý và hiệu lực thi hành của Văn bản trongviệc giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với nhau Xuất phát từ vai trò quan trọng

đó mà cơ quan (cụ thể là bộ phận Văn thư và đơn vị giữ dấu) phải có sự quản lýchặt chẽ; sử dụng dấu vào đúng mục đích, đúng quy định

Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phường Quan Hoa đượcthực hiện đúng theo quy định của Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm

2003 của Chính phủ và Thông tư số 32/TT-LT của Bộ Nội vụ và Ban tổ chứcCán bộ Chính phủ ngày 30 tháng 12 năm 1993 và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP

về quản lí và sử dụng con dấu Con dấu chỉ được đóng khi có chữ ký của người

có thẩm quyền Dấu được đóng trùm 1/3 chữ ký về phía trái chữ ký Khôngđóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ

Con dấu của UBND Phường Quan Hoa được giao cho Cán bộ Văn phònggiữ, chịu trách nhiệm đóng dấu Trước khi đóng dấu, cán bộ đó phải kiểm tra sựhợp pháp của các thủ tục trước đó, xác định chữ ký để đóng dấu tròn của cơquan và dấu chức danh Dấu tròn được cất cẩn thận trong tủ có mã số và chìakhoá do cán bộ Văn phòng được giao giữ Dấu chức danh và một số loại dấukhác được bảo quản trên kệ dấu nhằm phục vụ thuận tiện cho việc đóng dấu

Hàng năm UBND phường cùng với Công an Thành phố Hà Nội kiểm tratình trạng con dấu

Qua thời gian thực tập tại UBND được trực tiếp quan sát, thực hiện nhữngkhâu công việc trong phạm vi cho phép và dưới sự hướng dẫn của các cán bộchuyên môn, tôi thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phườngđược tiến hành theo đúng quy định, chính xác và nhanh chóng

2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liênquan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan

và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữtheo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ nhữngtài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầunghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các kho lưu trữ có quan hệ đến hầuhết các nghiệp vụ lưu trữ Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập , bổ sung tài liệu vàocác kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần Phônglưu trữ quốc gia và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn di sản vănhoá của quốc gia dân tộc

Uỷ ban nhân dân Phường Quan Hoa đã dựa trên khái niệm trên để thuthập, bổ sung tài liệu theo đúng yêu cầu của công tác lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương

án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặclập mới những hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ; tài liệu và làm cáccông cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Uỷ ban nhân dân Phường Quan Hoa đã dựa trên khái niệm và các phươngpháp chỉnh lý tài liệu để thực hiện chỉnh lý tài liệu của cơ quan mình theo đúngyêu cầu của công việc

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật đểkéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu

Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ UBND Phường Quan Hoa trước tiên đã

thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuậtnhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việcphòng việc phá hoại, lấy cắp tài liệu do con người tạo ra.

Tất cả các tài liệu văn bản gốc được sử dụng chất liệu giấy tốt nhất vàđược Văn thư của UBND phường lưu giữ cẩn thận ngay từ đầu nên việc bảoquản tài liệu có độ bền rất lớn

Để văn bản được lưu trữ tốt nhất ngoài các biện pháp khoa học kĩ thuậtUBND phường Quan Hoa đã sử dụng các phương pháp cổ truyền để hạn chếmức tối đa việc hư hỏng tài liệu

Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ hư hỏng thì áp dụng ngaybiện pháp tu bổ phục hồi các tài liệu đó, UBND Phường Quan Hoa đã khử axitvới tài liệu lưu trữ bị nhiễm axit

-Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND Phường QuanHoa là việc theo dõi các nguyên tắc tổ chức sử dụng, các kết quả sử dụng tài liệulưu trữ để giáp các cơ quan lưu trữ nắm được chính xác các kết quả sử dụng tàiliệu dưới mọi hình thức; trên cơ sở đó phân tích đặc điểm tình hình sử dụng tàiliệu của độc giả để cơ quan lưu trữ có căn cứ xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả

có hiệu quả Đồng thời, việc theo dõi kết quả sử dụng tài liệu còn giúp UBNDphường tổng kết những kết quả phục vụ khai thác tài liệu, rút ra những ưukhuyết điểm, góp phần cải tiến công tác phục vụ

Để theo dõi kết quả sử dụng tài liệu UBND Phường Quan Hoa đã dùng “

phiếu sử dụng tài liệu” Mỗi độc giả nghiên cứu tài liệu tài liệu đạt kết quả có

trách nhiệm viết lên tờ phiếu những kết quả đó Nội dung cần viết là thời gian sửdụng tài liệu, họ tên và mục đích sử dụng

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cũng như hình thức làmviệc theo chế độ thủ trưởng nên công tác văn thư của uỷ ban cũng được tổ chứctheo hình thức tập trung (tất cả các công văn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bảntại bộ phận văn phòng thuộc UBND Phường Quan Hoa)

Mọi công văn giấy tờ đi, đến đều tập trung tại văn phòng để lấy dấu, đăng

ký và chuyển giao Hình thức văn thư tập trung này giúp công tác văn phòng của

uỷ ban được giải quyết nhanh chóng và kịp thời, chính xác, nhằm nâng cao hiệuquả công việc được giao, đẩy mạnh chất lượng của cơ quan

Đối với cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng chánh văn phòng đềuthực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ những quy định của cơ quan và cấp trêngiao phó Đối với công việc trong văn phòng chánh văn phòng là một người, cónăng lực thực hiện công việc chỉ đạo về văn thư đến cán bộ trong văn phòngchính xác, hiệu quả theo quy định của nhà nước và của cơ quan những văn bản,tài liệu giấy tờ của cơ quan chánh văn phòng đều chỉ đạo cán bộ văn thư thựchiện nghiêm túc Mọi văn bản tài liệu đến cơ quan đều được chánh văn phòngxem xét trước khi chuyển đến văn thư giải quyết theo quy định hiện hành

Qua tìm hiểu các quy định về công tác văn thư của UBND Phường QuanHoa so với các quy định hiện hành không có gì khác nhau vì UBND Phườngthực hiện soạn thảo văn bản theo quy định hiện hành như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 về công tác vănthư, trong đó quy định rõ về quản lý và chỉ đạo công tác văn thư Ngày 06 tháng

5 năm 2005 Văn phòng Chính phủ đã ban hành Thông tư số 55/2005/TTLT BNV - VPC hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản Thông tư 01 /2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức

-và trình bày văn bản hành chính.

Đối với những văn bản cần xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, cán bộ chuyênmôn phải gửi kèm theo bản dự thảo những tài liệu có liên quan, ý kiến đề xuất,những nội dung cần xin ý kiến chỉ đạo

Những ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND Phường phải vào

sổ và lưu trữ bản gốc tại văn phòng UBND Phường

Văn phòng UBND Phường có trách nhiệm sao chụp, chuyển ngay trongngày những văn bản: Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, của TrungƯơng, Quận tới Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các phòng ban chuyên môn

Qua thời gian thực tập tại đây, được làm quen và dần hình thành thái độlàm việc nghiêm túc, được sự hướng dẫn của cán bộ trong văn phòng UBNDPhường Quan Hoa, tôi thấy đây là môi trường làm việc khoa học Chính vì thếcác cán bộ trong Phòng đã không ngừng đẩy mạnh công tác Văn thư vững vàng

và hoạt động của cơ quan ổn định Văn phòng nói chung và bộ phận Văn thư nóiriêng đã góp một phần không nhỏ vào sự ổn định và phát triển không ngừng củaUBND Phường Quan Hoa trong thời gian qua, khẳng định vị trí của cơ quanmình trong xu thế phát triển sự nghiệp và chất lượng trong công tác hành chính.Trong thời gian thực tập tại UBND phường Quan Hoa tôi nhận thấy tình hìnhchỉ đạo công tác lưu trữ của lãnh đạo văn phòng ở UBND phường có những ưuđiểm và nhược điểm sau:

Ưu điểm:

Lãnh đạo văn phòng là người năng nổ trong công việc có trách nhiệm caotrong công việc thực hiện đúng mọi quy định của nhà nước và của cơ quan vềcông tác lưu trữ

Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo cán bộ văn phòng thực hiện công tác lưu trữmột cách nghiêm túc theo quy trình của nghiệp vụ

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo ban hành 1 số quy chế về công tácVăn thư-Lưu trữ, ban hành văn bản

Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm trong việc chỉ đạo thì người lãnh đạo cũngkhông thể tránh khỏi những nhược điểm sau:

Còn hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Bố trí thời gian sắp xếp, chỉnh lý tài liệu chưa hợp lý nên tài liệu đang còntrong tình trạng bó gói, tích đống

Do cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ, tủ đựng tài liệu còn thiếu nên việcquản lý và lưu trữ chưa được tốt chưa phân loại được các loại văn bản

Công tác Văn thư Lưu trữ UBND phường đã thực hiện theo các văn bảncủa Nhà nước như Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 15 tháng 7 năm 2005của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, vănbản đến, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT–BNV–VPCP của Bộ Nội vụ –Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỷ thuậttrình bày văn bản hành chính

Thực hiện những quy định của Chính phủ về công tác Văn thư, UBNDPhường Quan Hoa đã có những kết quả tốt đẹp trong việc ban hành, quản lý vănbản, sử dụng con dấu,.…

Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra liên tục cùng với việc thực hiệnnghiệp vụ nghiêm túc mà Công tác lưu trữ luôn được hoàn thiện đầy đủ, chínhxác và kịp thời

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND

PHƯỜNG QUAN HOA

1 Soạn thảo văn bản

1.1 Mẫu văn bản Quyết định (mẫu chung)

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG QUAN HOA

1.2 Công văn (mẫu chung)

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG QUAN HOA

1.3.Giấy nghỉ phép

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG QUAN HOA

1.4 Biên bản

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG QUAN HOA

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … giờ … , ngày … tháng … năm

1.5 Giấy giới thiệu

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG QUAN HOA

Số: /GGT-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quan Hoa, Ngày tháng năm 2014

GIẤY GIỚI THIỆU

trân trọng giới thiệu:

Ông (bà) Chức vụ: Được cử đến:

Về việc:

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệmvụ

Giấy này có giá trị đến hết ngày /

2 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND phường Quan Hoa

Tham khảo Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn ban hành “Quy chế công tác văn thưlưu trữ”, em đã soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBNDPhường Quan Hoa như sau:

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG QUAN HOA

Về việc ban hành quy chế Công tác Văn thư-Lưu trữ

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 sửađổi và bổ sung Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi và bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Xét đề nghị của Văn phòng UBND,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế công tác văn thư

lưu trữ của UBND Phường Quan Hoa”

Điều 2: Văn phòng UBND đôn đốc và chỉ đạo các phòng ban thực hiện

đúng theo quy chế

Điều 3: Các ông (bà) Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, Trưởng

phòng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./