Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 3 1. Chức năng của UBND phường Định Công 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường Định Công 3 3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Định Công 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan UBND phường Định Công. 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 2. Cơ cấu, tổ chức 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan UBND phường Định Công. 9 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 9 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ về những tình huống cụ thể. 9 1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Định Công: 10 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó. 10 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác ho lãnh đạo cơ quan. 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Định Công. 14 3. Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 14 3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND phường Định Công 14 3.2. Đánh giá những ưu, nhược điểm 16 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 18 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 18 2. Soạn thảo Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan. 30 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của cơ quan UBND phường Định Công 44 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 49 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhật xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 52 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hàn chính 54 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 55 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 55 II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính tại UBND phường Định Công. 57 KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN PHỤ LỤC 2

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3

1 Chức năng của UBND phường Định Công 3

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường Định Công 3

3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Định Công 3

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan UBND phường Định Công 8

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8

2 Cơ cấu, tổ chức 9

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan UBND phường Định Công 9

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 9

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ về những tình huống cụ thể 9

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Định Công: 10

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia Lập hồ sơ hội nghị đó 10

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác ho lãnh đạo cơ quan 11

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 12

2 Khảo sát về công tác văn thư 13

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu điểm, nhược điểm) 13

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Định Công 14

3 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 14

3.1 Thực trạng công tác lưu trữ của UBND phường Định Công 14

3.2 Đánh giá những ưu, nhược điểm 16

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 18

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 18

2 Soạn thảo "Quy chế công tác lưu trữ" của cơ quan 30

3 Soạn thảo "Quy chế văn hóa công sở" của cơ quan UBND phường Định Công 44

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 49

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhật xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 51

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hàn chính 53 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 54

II Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính tại UBND phường Định Công 56

KẾT LUẬN 59

PHẦN PHỤ LỤC 61 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, cùng với sự hội nhập quốc

tế đang và sẽ diễn ra ngày càng mạnh mẽ và sâu rộng đòi hỏi mọi cơ quan, tổ chứcđều phải không ngừng phấn đấu để phù hợp với những yêu cầu mới trong việcquản lý xã hội Công tác Quản trị - Văn phòng từ xưa đến nay đóng một vai tròquan trọng, bởi nó là cầu nối của mọi thông tin phục vụ cho hoạt động chỉ đạo,điều hành công việc hàng ngày của cơ quan, tổ chức và giúp lãnh đạo hoạch địnhcông việc rõ ràng, chính xác, bảo quan, khai thác tốt nguồn thông tin là lĩnh vựckhông thể thiếu trong việc tạo dựng và quản lý của bất kỳ quốc gia nào

UBND phường Định Công luôn coi công tác Văn phòng là yếu tố them chốt

để có cơ sở khoa học tham mưu cho lãnh đạo Chính vì nhận thức được tầm quantrọng đó nên UBND phường luôn chú trọng và ưu tiên hơn so với nhiều lĩnh vựccông tác khác

Trong công tác Hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành,phối hợp mọi hoạt động của cơ quan.công tác văn phòng có chức năng đảm bảothông tin cho hoạt động quản lý, hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan cao haythấp phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác văn phòng có được làm tốt haykhông Làm tốt công tác văn phòng góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng củacông tác văn thư UBND phường Định Công, bên cạnh đó nó còn có tác dụng giữgìn bí mật của nhà nước và bí mật của cơ quan

Tôi xin đề cập đến các hoạt động của UBND phường Định Công chủ yếu từphương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn phòng một khâuquan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng là phòng mà tôi tham giathực tập, nhằm nắm được một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng,nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năngcủa Văn phòng nói chung trong trong hoạt động quản lý ở cơ quan hành chính nhànước

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô , và toàn thểcác cô chú càn bộ, anh chị nhân viên tại đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốtthời gian tôi về thực tập tại phòng

Bài báo cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ của quýthầy cô khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tìnhtruyền dạy kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quátrình thực tập này

Với thời gian thực tập là 07 tuần (từ ngày 09/3/2015 - 21/4/2015), thời giantuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ tận tình của cán bộ hướng dẫn cùng các anh chị đãtạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác thực tiễn tại cơquan Trong suốt thời gian thực tập, tôi đã có cơ hội thực hành các công tác Vănphòng như một nhân viên văn phòng chính thức.Qua đó tôi tự rèn luyện kỹ nănglàm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhậnthức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn phòng

Tôi viết bài báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị vănphòng để nhận được sự góp ý của thầy cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngànhgiúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ sở, nền tảng kiến thức

để bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt được kết quả cao, đồng thời phục vụ chocông tác sau này với mục đích góp phần nhỏ trong công cuộc cải cách hành chính,công cuộc đổi mới đất nước

Do vốn kiến thức sâu rộng nên bài Báo cáo này của em không thể tránh khỏinhững thiếu sót, hạn chế nhất định Kính mong các Thầy (Cô) giáo trong trườngĐại học Nội vụ Hà Nội cũng như toàn thể lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòngUBND phường Định Công bổ sung, đóng góp ý kiến để bài Báo cáo thực tập của

em hoàn thành đầy đủ hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ

QUAN UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.

1 Chức năng của UBND phường Định Công

UBND phường do HĐND phường bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND,

là cơ quan hành chính nhà nước, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

Có mối quan hệ mật thiết với nhân dân, với các cấp ủy đảng và nhà nướccấp tên, là cơ quan tổ chức và thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyết định của cấptrên với nhân dân, UBND phườn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ tậpthể làm việc cá nhân phụ trách

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường Định Công

Nhiệm vụ, quền hạn của UBND phường Định Công đã được quy định trongluật tổ chức HĐND và UBND và trong pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thểcủa HĐND và UBND các cấp trong đó quy định

Trong lĩnh vực thực hiện quản lý nhà nước UBND phường thống nhất quan

lý nhà nước trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh quốc phòng ởđịa phương

Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền nhà nước ở địa phương: UBND chịutrách nhiệm chính trong tổ chức chỉ đạo thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội vàHĐND ở địa phương Trong hoạt động này, UBND phối hợp với việc tuyêntruyền, chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc bầu cử

Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát: UBND giảm sát việc thi hành hiến pháp,luật các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và thực hiện nghị quyếtcủa HĐND trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực lượng

vũ trang nhân dân ở địa phương

3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Định Công

Cơ cấu tổ chức của UBND do luật tổ chức HĐND và UBND năm 1994.Theo đó UBND do HĐND cùng bầu tại kỳ họp thứt nhất của khoa gồm có Chủtịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác

a Chủ tịch UBND

Chủ Tịch là người đứng đầu UBND, lãnh đạo và điều hành mọi việc củaUBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hàn theo quy định tại Điều

127 Luật tổ chức Hội đồng nhân đan và Ủy ban nhân dân năm 2003

Chủ tịch UBND là người triệu tập, chủ trì phiên họp và các hội nghị kháccủa UBND, khi Chủ tịch vắng mặt thì phải ủy quyền cho Phó Chủ tịch chủ trì thay;bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên,nghị quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường

Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên,nghị quyết của Đảng

ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựngChương trình công tác hàng năm của UBND Quyết định những vấn đề quan trọng,

ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND phường và thẩm quyền Chủtịch UBND theo quy định của pháp luật

b Phó Chủ tịch UBND

Phó Chủ Tịch là người trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác doChủ tịch phân công chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các côngviệc theo lĩnh vực được phân công trên địa bà Phó chủ tịch được sử dụng quyềnhạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND và HĐND phường

về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủtịch và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạtđộng của UBND trước Đảng ủy, HĐND Đối với những vấn đề vượt quá phạm vithẩm quyền thì Phó chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định

Khi quyết định công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của các thành viên khác của UBND thì chủ động traođổi, phối lợp với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếu vẫn còn ýkiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định, kiểm tra đôn đốc cán bộ công chứcthực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực đã được giao

c Văn phòng – Thống kê

Cán bộ trong Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Lãnh đạo văn

phòng về các lĩnh vực văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, thường xuyên nắm bắtkịp thời, mọi hoạt động của các phòng, ban, ngành.

Trực tiếp chỉnh sửa các văn bản dự thảo của các ngành trước khi trình Chủtịch, phó Chủ tịch thẩm tra, ký tắt

Được dự các cuộc họp do UBND triệu tập, liên quan đến lĩnh vực được phâncông khi được sự đồng ý của lãnh đạo UBND, của Lãnh đạo Văn phòng

Trong một số trường hợp cần thiết theo yêu cầu nhiệm vụ công tác được làmviệc trực tiếp với lãnh đạo UBND phường, khi được sự đồng ý của lãnh đạo VănPhòng, sau khi làm việc báo cáo lại kết quả công việc với Lãnh đạo văn phòng

Thường xuyên giữ mối liên hệ với các phòng, ban, ngành, với văn phòngquận ủy; dự các cuộc họp với các ngành khi được mời hoặc khi lãnh đạo vănphòng phân công

Giúp phó Chủ tịch biên tập theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, tiếp nhận đơnthư của các cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân gửi đến UBND phường, ghi nơichuyển đơn thư đúng cơ quan và người có thẩm quyền giải quyết theo sự chỉ đạocủa lãnh đạo UBND phường hoặc Lãnh đạo văn phòng, theo dõi, đôn đốc, thammưu việc giải quyết đơn thư và theo dõi việc giải quyết đơn thư của các cơ quanđơn vị, giúp Lãnh đạo văn phòng tổng hợp công tác tiếp dân và giải quyết đơn thưkhiếu nại, tố cáo theo định kì

Theo dõi bộ phận một của thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa mình theo đúng chủ trương chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nướcnhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân liên hệ công tác

Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo văn phòng phân công

d Cán bộ tư pháp hộ tịch.

Chịu trách nhiệm về chuyên môn công tác tư pháp hộ tịch

Tiếp dân, nhận đơn, tham mưu giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch giải quyết cáckiếu nại, tố cáo của công dân và giải quyết các đơn thư thuộc thẩm quyền

Hòa giải các mẫu thuẫn về các vụ dân sự như tranh chấp quyền lợi trongnhân dân, hòa giải ban đầu việc ly hôn giúp các gia đình đoàn tụ và một số nhiệm

vụ khác khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch giao

e Ban Địa chính – xây dựng – đô thị và môi trường

Bao gồm 02 mảng phụ trách là: Địa chính tài nguyên môi trường và địachính xây dựng đô thị

Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn bộđất của xã, chỉnh lý sự biến động đất đai trên sổ và bản đồ địa chính

Lập hồ sơ, văn bản để UBND phường trình UBND cấp trên quyết định vềgiao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy CNQSDđấy Tham gia xây dựng, quy hoạch, kế khoạch sử dụng đất đai, bảo quan hồ sơ địagiới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên ngành, sổ địa chính, sổmục kê, sổ cấp giấy CNQSD đất, các mốc địa giới

Hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo về đất đai,thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm đất đai đềxuất của UBND phường xử lý

Giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch trong công tác quản lý đất đai và trật tự xâydựng nhằm ngăn chặt kịp thời những trường hợp lấn chiếm đất đai, sử dụng đất đaikhông đúng mục đích và thực hiện một số nhiệm vụ khác

Chịu trách nhiệm trước UBND phường về nhiệm vụ được giao

g Ban công an phường

Chịu trách nhiệm trước UBND - HĐND - Chủ tịch UBND và các cơ quancấp trên về giữ gìn an ninh trật tự, trật tự xã hội

Tham gia một số ban chỉ đạo do Chủ tịch và UBND phường phân công, trựctiếp chỉ đạo, quản lý điều hành lực lượng công an phườn, làm nhiệm vụ nắm chắcchắn tình hình an ninh trật tự trên địa bàn,

Tham mưu đề xuất với Đảng ủy - UBND phường, cơ quan cấp trên về chủtrương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự, sau khi được cấp trên có thẩmquyền phê duyệt

Phối hợp với các cơ quan đoàn thể tuyên truyền phố biến pháp luật, phòngngừa, đấu tranh tôi phạm, tổ chức phòng cháy chữa cháy, quản lý nhân dân hộkhẩu, quản lý giáo dục đối tượng tiền án, tiền sự, xử lý người có hành vi vi phạmpháp luật (theo thẩm quyền)

h Bộ phận Tài chính – Kế toán

1 Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND trong lĩnh vực tài chính, kế toán trên địa bàn theo quy định của phápluật

2 Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của phường tình cấp có thẩm quyềnphê duyệt, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thácnguồn thu trên địa bàn;

b) Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theohướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách phường và thựchiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;

c) Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách phường,

kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác…) theo quyđịnh của pháp luật;

d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, quyếttoán dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND theo quy địnhcủa pháp luật

3 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành

và do chủ tịch UBND phường giao

i Ban Văn hóa – Xã hội

Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củaUBND trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, thông tin, truyềnthong, lao động - thương binh và xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của phápluật

Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ:

- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục, du lịch, y

tế và giáo duc trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn hóa ởcộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn phường;

- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xãhội ở địa phương

- Thống kê dân số, lao động, việc làm trên địa bàn, theo dõi tổng hợp, báocáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách sao động, thươngbinh và xã hội.

- Chủ trì, phối hợp với công chức khác và khu dân cư xây dựng hương ước,quy ước ở khu dân cư và thực hiện công tác giao dục tại địa bàn phường

k Cán bộ không chuyên trách, tổ dân phố.

Cán bộ không chuyên trách tại phường chịu trách nhiệm trước UBND vàChủ tịch UBND về nhiệm vụ chuyên môn được Chủ tịch phân công, thực hiện cácnhiệm vụ được quy định

Tổ trưởng dân phố chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về mọimặt hoạt động của tổ dân phố; tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ công tác trên địabàn; thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụtrách; đề xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của công dân, tổ chức và tổ dânphố

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Định Công: phụ lục 1

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan UBND phường Định Công.

(Kèm theo bản Quyết định về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND phường Định Công và 01 bản Quyết định về việc phân công công việc cho 01 cán bộ vào phần phụ lục để chứng minh)

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Văn phòng là cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường, là cơ quan thammưu, giúp UBND phường thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về tất cả cáclĩnh vực: Tổ chức, soạn thảo, quản lý công chức viên chức, thực hiện cải cách hànhchính, văn thư, lưu trữ nhà nước, thi đua khen thưởng

Văn phòng chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biến chế và công tác cuảUBND phường, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của phòng Nội vụ

Giúp UBND xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi thựchiện chương trình côn tác đó

Giúp UBND dự thảo các văn bản, làm báo cáo hàng tháng, hàng quý, cuốinăm theo quy định

Giúp UBND - HĐND tổ chức các kỳ họp, các cuộc tiếp xúc, tiếp khác đảmbảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp và công việc của UBND

Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp kinh phí hoạtđộng và mở tài khoản tại kho bạc nhà nước theo quy định

2 Cơ cấu, tổ chức

Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Chủ tịch là người chỉ đạo, điềuhành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng, sắp xếp, tổ chức bộ máy Văn phòngtheo quy định; chịu trách nhiệm trước UBND phường và trước pháp luật về toàn

bộ hoạt động của Văn phòng, là chủ tài khoản của cơ quan văn phòng

Chủ tịch là người ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối hợp đônđốc các phòng, ban, UBND phường chuẩn bị các đề án trình UBND quận

Phó Chủ tịch là người giúp việc cho Chủ tịch được Chủ tịch phân công theodõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và trước pháp luật vềcác công việc được phân công phụ trách

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Định Công: phụ lục 2 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan UBND phường Định Công.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ về những tình huống cụ thể.

Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

và hậu cần

Là bộ máy của cơ quan, tổ chức văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà lãnh đạo điều hànhcông việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn thể cơ quan, tổ chức

Ví dụ về vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham

mưu, tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần như sau:

biểu nhân dân phường năm 2015, Văn phòng đã tổ chức công tác hận cần chuẩn bịcho hội nghị như: Chuẩn bị văn bản tài liệu có liên quan đến hội nghị, lên danhsách khách mời, in ấn, chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị,… qua ví dụ trên tathấy được kết quả hoạt động của Văn phòng UBND phường trong những năm qua

có vai trò tham mưu, tổng hợp và giúp việc tích cực cho UBND phường

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Định Công:

* Sơ đồ phụ lục 3

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ là lịch trình, thứ tự thực hiện những công tác, một công việc nào đó.Loại chương trình côn tác thường kỳ có đặc điểm cơ bản là nó bao quát tất cả cáclĩnh vực hoạt động của cơ quan như công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác tổchức cán bộ, công tác thanh tra là những nhiệm vụ của một cơ quan, một tổ chứcphải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của

cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia Lập hồ sơ hội nghị đó.

* Sơ đồ hụ lục 4

Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp à chương trình làm việc thường xuyêndiễn ra tại cơ quan, khâu chuẩn bị tổ chức thuộc về văn phòng, đây là phần quantrọng giúp cho hội nghị làm việc được thành công

a) Giai đoạn chuẩn bị

Căn cứ vào chưng trình công tác của cơ quan và yêu cầu của cơ quan và yêucầu giải quyết công việc trong tuần, Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo và quyết định kếhoạch tổ chức Hội nghị, hội thảo, cuộc họp, Thủ trưởng phân công trách nhiệm

cơ quan, đơn vị chuẩn bị

- Tìm hiểu mục đích, tính chất của cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Xây dựng kế hoạch tổ chức và chuẩn bị các vấn đề cần thiết

- Xác định thành phần tham dự.

- Lập chương trình nghị sự

- Chuẩn bị địa điểm và tranh thiết bị

- Chuẩn bị các văn bản tài liệu

- Chuẩn bị cơ sở vật chất và kinh phí

b) Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong giai đoạn diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

- Kiểm tra lại công việc chuẩn bị (địa điểm, tài liệu, cơ sở vật chất, kỹthuật )

- Tham gia đón tiếp khách mời và đại biểu

- Tham gia điều hành cuộc họp

- Ghi biên bản cuộc họp

c) Công việc của cán bộ văn phòng sau khi cuộc họp kết thúc.

- Thu thập tài liệu có liên quan để đưa vào hô sơ lưu trữ

- Kiểm tra bàn giao các trang thiết bị

- Thu thập bàn hóa đơn chứng từ về chi phí thanh toán

- Biên tập hoặc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo

- Họp rút kinh nghiệm và thông báo kết quả

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác ho lãnh đạo cơ quan.

* Sơ đồ phụ lục 5

Đối với cơ quan mỗi chuyến đi công tác đều rất quan trọng vì nếu không làmtốt công tác này, hiểu quả công việc của lãnh đạo cơ quan sẽ ảnh hưởng rất nghiêmtrọng.Cũng sẽ đánh giá công tác Văn phòng không tốt nên mới dẫn đến những hậuquả như vậy.Hiểu được những điều đó, nên việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnhđạo cơ quan được Văn phòng thực hiện rất nghiêm túc và hiệu quả Để chuyến đicông tác được suôn sẻ và thành công, Văn phòng đã lập kế hoạch theo các bước sau:

- Trước chuyến đi công tác:

+ Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địađiểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý

kiến và trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt

+ Văn phòng có tránh nhiệm chuẩn bị tên gọi cho đoàn công tác, trưởngđoàn và các thành viên;thông báo nội dung và lịch làm việc; thời gian; tổ chứcđánh máy, sao in tài liệu phục vụ cho chuyến công tác

+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn nghỉ cho Lãnh đạo khi đi công tác,kinh phí, thuốc men dự phòng

- Trong khi lãnh đạo đi công tác:

+ Thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã được Lãnh đạo cơ quan giao và ủyquyền

+ Lưu giữ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến cá nhân Lãnh đạo

+ Đôn đốc, giám sát các phòng, đơn vị thực hiện nhiệm vụ của mình

+ Thường xuyên gọi điện hỏi thăm tình hình chuyến đi công tác, nếu có sự

cố gì thì kịp thời giải quyết ngay

- Sau chuyến đi công tác:

+ Giúp Lãnh đạo cơ quan giải quyết các vấn đề có liên quan đến thủ tục chuyến

đi công tác

+Văn phòng báo cáo tình hình của cơ quan trong thời gian Lãnh đạo đi công tác+ Thu thập văn bản, giấy tờ sau chuyến đi để lập hồ sơ lưu trữ

+ Soạn thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến đi công tác

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

Ngày 02 tháng 8 năm 2007, Thủ tướng chính phụ đã ký Quyết định số129/2007/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan Hànhchính nhà nước Thực hiện Quyết định này UBND phường Định công đã triên khai

và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở một các rõ nét

Để bảo đảm tính trạng nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan hànhchính nhà nước, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức,viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ, cán bộ,công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụđược giao

- Lễ phục giao tiếp của cán bộ, công chức, viên chức (trong các buổi lễ, cuộchọp trọng thể)

+) Lễ phục của nam: Bộ comple, áo sơ my, cravat

+) Lễ phục của nữ: Áo dài truyền thống, bộ comple nữ

- Giao tiếp ứng xử với công dân

Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phảilịch sự, lắng nghe ý kiến và giải thích hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liênquan để giải quyết công việc và tuyệt đối không được có thái độ gây khó khăn khithực hiện nhiệm vụ

- Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp

Trong giáo tiếp ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ tôn trọng, thân thiện

và hợp tác với mọi người trong cơ quan

-) Giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơquan, đơn vị nơi công tác, biết lắng nghe và trao đổ ngắn gọn tập trung vào côngviệc, không sử dụng điện thoại vào những công việc cá nhân

=>Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức trong UBND phường Định Côngthực hiện nội quy, quy chế rất nghiêm túc Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một sốmặt hạn chế vẫn còn có cán bộ chưa thực sự chấp hành nội quy của cơ quan, vẫnluôn tồn tại tình trạng một số cán bộ, nhân viên nữ tụ tập nói chuyện phiếng tronggiờ làm việc, một số cán bộ, nhân viên nam hút thuốc lá trong phòng làm việc

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu điểm, nhược điểm)

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cũng như hình thức làmviệc theo chế độ Thủ trưởng nên công tác văn thư của UBND phường cũng được

tổ chức theo hình thức tập trung

Mọi công văn giấy tờ đi, đến đều tập trung tại văn phòng để lấy dấu, đăng ký

và chuyển giao Hình thức văn thư tập trung này giúp công tác văn phòng củaUBND phường được giải quyết nhanh chóng và kịp thời, chính xác, nhằm nâng

cao hiệu quả công việc được giao, đẩy mạnh chất lượng của cơ quan.

Ưu điểm: nhìn chung công tác văn thư được thực hiện tốt, quản lý con dấu

Xử lý văn bản đi, đến theo đúng trình tự thủ tục quy định của nhà nước đảm bảo bímật của cơ quan

Nhược điểm: Vẫn còn những văn bản ban hành của UBND còn một số sai

Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đếncông tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh theo đúng quy định của pháp luật vềcông tác văn thư

Đối với công việc trong văn phòng Chủ tịch UBND phường là một người cónăng lực thực hiện công việc chỉ đạo về văn thư đến cán bộ trong văn phòng chínhxác và hiệu quả theo quy định của nhà nước và của cơ quan Những văn bản tàiliệu giấy tờ của cơ quan Chủ tịch UBND phường đều chỉ đạo cán bộ văn thư thựchiện nghiêm túc Mọi văn bản tài liệu đến cơ quan đều được Chủ tịch UBNDphường xem xét trước khi chuyển giao cho các phòng ban thực hiện,

Qua tìm hiểu các quy định về công tác văn thư của UBND phường ĐịnhCông so với các quy định hiện hành không có gì khác vì UBND phường căn cưvào những Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPC

và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của nhà nước để thi hành

3 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Thực trạng công tác lưu trữ của UBND phường Định Công

Công tác Lưu trữ là một hoạt động lĩnh vực xã hội bao gồm tất cả những vấn

đề lý luận thực tiễn và phát triển, liên quan tới việc tổ cức khoa học, tài liệu, bảoquản và tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân Công tác UBND phường khá tốt, nội

dung trong hồ sơ có giá trị cao phần lớn tài liệu của UBND phường có giá trị lâudài hoặc vĩnh viễn.

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu:

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan đóng vài trò rất quantrọng Giải quyết tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho kho lưu trữ đầy đủ tài liệu hơn,phong phú hơn, phục vụ nhu cầu nghiên cứu lâu dài

Do cơ quan chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổsung tài liệu lưu trữ cơ quan nên các cán bộ và các phòng ban chức năng hay cán

bộ phụ trách công tác lưu trữ của UBND phường chưa thực hiện tiến hành công tácthu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ một cách thường xuyên

- Công tác chỉnh lý tài liệu:

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông theo phương án phân loạikhoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản;xác định giá trị tài liệu; làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tácbảo quản và phục vụ khai thác tài liệu

Nếu việc chỉnh lý tài liệu này được tiến hành hàng năm sẽ giúp việc phânchia tài liệu một cách khoa học, các hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hơn, loại bỏ nhữngtài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị sử dụng và bổ sung những tài liệu còn thiếu

để phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác tài liệu và công tác bảo quản, nếu không tiếnhành chỉnh lý tài liệu thì các hồ sơ trong kho có thể sẽ bị thiếu những tài liệu có giátrị và thừa những tài liệu hết giá trị sử dụng, như vậy sẽ làm giảm giá trị của hồ sơ

Vì phải đảm nhiệm rất nhiều công việc như việc xây dựng chương trìnhcông tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúpUBND phường tổ chức thực hiện quản lý sổ sách, công văn, giấy tờ và ghi chépđầy đủ các cuộc họp của phường, soạn thảo văn bản ngành mình phụ trách vàmột số công việc khác Chính vì vậy nên cán bộ của văn phòng UBND phườngkhông có đủ thời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thương xuyên.Thường thì các hồ sơ của mỗi năm được bảo quản tại một ngăn kéo tại tủ hồ sơtrong văn phòng đến khi nào có nhu cầu sử dụng mới mở ra để tra tìm

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quannói chung và văn phòng UBND phường Định Công nói riêng, bảo quản tài liệu lưutrữ vô cùng quan trọng, các tài liệu lưu trữ là một sản phẩm quý giá của cơ quantrong đó nó chứa đựng một lượng thông tin rất quan trọng phong phú và đa dạng

nó phản ánh tất cả các mặt hoạt động của cơ quan Hiện nay các tài liệu đã đượcphân loại cụ thể sắp xếp đưa vào các cặp, hộp, tủ để bảo quản

Tuy nhiên do sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan chưa sát sao, công tác lưutrữ thiếu sự đầu tư kịp thời nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn nhiều hạnchế

- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức sử dụng tài liệu là một trong những công tác quan trọng nhất và làmục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả sẽ khai thác tốt giá trị của tài liệu, biếncác thông tin quá khứ trong tài liệu thành những tư liệu bổ ích phụ vụ sự nghiệpchính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử

Việc tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND phường Định Công hiện nay chủyếu là để phục vụ cho việc nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành củaUBND phường Các hình thức được sử dụng tài liệu trong cơ quan là: cấp phát cácbản sao lục, các bản trích sao có cá nhân tổ chức có yêu cầu sử dụng

3.2 Đánh giá những ưu, nhược điểm

Qua thời gian thực tập tại cơ quan, tiếp xúc với môi trường làm việc nghiêmtúc, được sự hướng dẫn của cán bộ trong văn phòng UBND phường, tôi nhận thấyđây là môi trường làm việc khoa học, chính vì thế cán bộ UBND phường đã khôngngừng đầy mạnh công tác Văn thư vững vàng và hoạt động một cách ổn định.Trong gần 2 tháng thực tập tại UBND phường tôi nhận thấy tình hình chỉ đạo côngtác lưu trữ của lãnh đạo văn phòng ở UBND phường có những ưu điểm và nhượcđiểm sau:

Ưu điểm:

Lãnh đạo văn phòng là người có nhiệt huyết và tính trách nhiệm cao trongcông việc, đi đầu trong việc thực hiện mọi quy định của nhà nước và của cơ quan

* Nhược điểm:

Bên cách những ưu điểm trong việc chỉ đạo thì người lãnh đạo cũng khôngthể tránh khỏi những nhược điểm sau:

Còn hạn chế về mặt chuyên môn và nghiệp vụ

Do cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ, tủ đựng tài liệu còn thiếu nên việc quản

lý và lưu trữ chưa được tốt

Do bố trí thời gian sắp xếp, chỉnh lý tài liệu còn chưa hợp lý nên tài liệu còntrong tình trạng bỏ gói, tích đống

Công tác Văn thư lưu trữ của UBND đã thực hiện theo các văn bản của nhànước như công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng đãn quản lý văn bản đi, văn bản đến,Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chínhphủ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính

Nhờ có sự quan tâm chỉ đạo, kiểm tra liên tục cùng với việc thực hiệnnghiệp vụ nghiêm túc và công tác lưu trữ luôn được hoàn thiện đầy đủ, chính xác

và kịp thời

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng

và năm.

1.1 Lịch công tác tuần

Kế hoạch tuần do các phòng ban trong ủy ban đăng ký với văn phòng saukhi tập hợp xong văn phòng lấy đó làm căn cứ để lập kế hoạch công tác tuần mộtcách hoàn chỉnh

Chuẩn bịND

điểm

Ghichú

Thứ 2

13/4/2015

Sáng

- 8h00: Họp giao ban

- 10h00: Hội

ý thường trực đảng ủy phường

Đ/c:

CT

BP: VP UBND

CT, PCT, trưởng các phòng, ban

PhònghọpUBND

Chiều

- 15h00: Hội nghị triển khai công táckiểm kê đền

bù phục vụ

dự án khu đôthị

Đ/c:

PCT

BP: Địa chính, các bộ phận có liên quan

Các đơn vị,

cá nhân có liên quan

PhònghọpUBND

Thứ 3

14/4/2015

Sáng

- 8h00: Họp Ban thường

vụ Đảng ủy phường

Đ/c:

CT

cá nhân có liên quan

PhònghọpUBND

- 14h00: HọpBan chấp hành Đảng

PhònghọpUBND

Thứ 4

15/4/2015

Sáng

- 9h45: Họp Ban thường

vụ Hội khuyến học phường

Đ/c:

CT, CT.

Hội KHọc

BP: VP,BTV hộiKH

Các đơn vị,

cá nhân có liên quan

PhònghọpUBND

Chiều

- 15h30: HọpBan chấp hành Hội Khuyến học phường

Đ/c:

CT,

CT

Hội KHọc

BP: VP,BTV hộiKH

Các đơn vị,

cá nhân có liên quan

PhònghọpUBND

Thứ 5

16/4/2015

Sáng

- 9h00: Hội nghị triển khai công táckiểm kê đền

bù phục vụ

dự án khu đôthị mới

Đ/c:

CT

BP.Địa chính,các BP.liên quan, VPUB

CT, PCT, Trưởng các

bộ phận

PhònghọpUBND

Chiều

- 14h00: Hội nghị cán bộ chủ chốt lấy

ý kiến tham gia dự thảo Bảo cáo chính trị Đảng bộ phường

Thứ 6

17/4/2015

Sáng

-8h30: BanATGT quận ra quân kiểm tra ATGT, VSMT trênđịa bàn phường

Đ/c:

CT, PCT

BP: Ban địa chínhTài nguyên -Môi trường

Tậptrung tạiUBNDphường

Chiều

Tiếp nhận vàtrả hồ sơ theo

cơ chế “Mộtcửa”

Phòng

"Mộtcửa"Thứ 7

1.2 Kế hoạch công tác tháng

ỦY BAN NHÂN DÂN

Về việc triển khai nhiệm vụ trọng tâm công tác tháng 5/2015

1 Mục đích, yêu cầu

Văn phòng UBND phường Định Công thong báo tới các phòng, ban đơn vị

kế hoạch công tác tháng 5 năm 2015

Yêu cầu các đơn vị, bộ phận chuyên môn tập trung thực hiện tốt các nhiệm

vụ trọng tâm tháng 5 năm 2015 theo như kế hoạch của UBND phường

2 Nội dung

1 Lĩnh vực Tài chính – Kế toán:

Giao cho bà Mai Như Hoa cán bộ Tài Chính – Kế toán phường đônđốc các ban, ngành, đoàn thể, bộ phận chuyên môn khẩn trương nộpchứng từ Thu – Chi ngân sách năm 2014 hoàn thành trước ngày15/5/2015 để chuẩn bị tiếp đoàn kiểm toán ngân sách Nhà nước

2 Lĩnh vực Văn Hóa – Xã hội:

Cán Đài truyền thanh tang cường tuyên truyền về kế hoạch cấp giấychứng nhận “Quyền sự dụng Đất” trên địa bàn năm 2014

Giao cho bà Mai Thanh Hà kiểm tra, báo cáo đề xuất UBND phường dựtrù kinh phí Đại hội thể dục thể thao

Các nhà trường trền địa bàn UBND phường xây dựng kế hoạch tuyểnsinh năm 2015 – 2016 chuẩn bị báo cáo UBND phường

Đề nghị Trạm y tế phối hợp với cán bộ Đài truyền hình, các nhà trườngtăng cường công tác tuyên truyền phòng, chống dịch bệnh

3 Lĩnh vực quản lý Đất đai – Trật tự xây dựng – Đô thị – Môi trường:Giao Đ/c Nguyễn Thăng Long – PCT phụ trách Kinh tế Đô thị phườngchỉ đạo Thanh tra xây dựng tăng cường kiểm tra giám sát địa bàn để phát

hiện kịp thời và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, đặc biệt cưỡng chếtriệt để các trường hợp xây dựng trái phép phát sinh trên đất công, đất nôngnghiệp và trong khu vực quy hoạch.

1.3 Kế hoạch công tác năm

ỦY BAN NHÂN DÂN

Về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2015

I Mục tiêu , yêu cầu

Tập trung thực hiện có hiệu quả các cơ chế, chính sách và giải pháp nhằm nângcao sức cạnh tranh của nền kinh tế đảm bảo tốc độ tăng giá trị sản xuất đạt 5,1%;đẩy mạnh phát triển công nghiệp, thương mại và dịch vụ; chuyển dịch mạnh cơcấu kinh tế nông nghiệp và phát triển kinh tế - xã hội nông thôn theo tiêu chínông thôn mới; nâng cao chất lượng các hoạt động văn hóa - xã hội; giảm nghèovững chắc, đảm bảo an sinh xã hội Đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác quản

lý nhà nước về quy hoạch, quản lý đầu tư, từng bước giải quyết có hiệu quả nợxây dựng cơ bản; quản lý đô thị, quản lý đất đai, tài nguyên - môi trường Đẩymạnh cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng lãng phí Tăng cường công tácquân sự, quốc phòng địa phương, giữ vững an ninh chính trị, đảm bảo trật tự antoàn xã hội

II Những công việc trọng tâm trong các quý

Ngoài các nhiệm vụ chung chỉ đạo xuyên suốt trong năm 2015, trong từngquý, UBND phường tập trung chỉ đạo các công việc cụ thể như sau:

1 Nhiệm vụ trọng tâm trong quý I năm 2015:

1 Chỉ đạo UBND phường Định Công tiếp tục đẩy mạnh hoạt động theo môhình kinh doanh dịch vụ; tiếp tục trình đề án chuyển đổi đất NN xen kẹt làm dịch

vụ tập thể, đề nghị với thành phố Hà Nội, quận Hoàng Mai giao cho UBNDphường Định Công làm chủ đầu tư thực hiện các dự án trên đất nông nghiệp xenkẽ; đảm bảo quyền lợi được phân chia cuối năm

2 Tăng cường công tác kiểm tra Vệ sinh an toàn thực phẩm, tổ chức tổng vệsinh môi trường toàn địa bàn phường, phòng chống dịch bệnh; Kiểm tra, đôn đốc

các cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng có biện pháp đảm bảo giao thông và vệsinh môi trường, đặc biệt trong dịp tết dương lịch và tết nguyên đán; Đề nghị quậncho xử lý đối với hệ thống thoát nước và chiếu sáng đường.

3 Tập trung thu thuế môn bài, thu các loại thuế, phí quý I; công khai dự toánnăm 2015; phấn đấu năm 2015 thu ngân sách vượt 10 đến 15% trở lên; điều hànhchi ngân sách đảm bảo đúng luật, tiết kiệm chi theo chỉ đạo và dự toán đề ra; phốihợp các lực lượng chức năng kiểm soát hoạt động thương mại, dịch vụ, chốngbuôn lậu, hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng; tạo điều kiện cho các đơn vịthương mại đặc biệt là siêu thị Coopmart đảm bảo đầy đủ hàng hóa bình ổn giácung cấp cho nhân dân vào dịp tết nguyên đán

4 Tập trung phối hợp với Trung tâm phát triển quỹ đất, Ban BTGPMB quậnHoàng Mai , Ban quản lý đô thị phường Định Công hoàn thiện các dự án như: Dự

án Khu đô thị Định Công, đường sắt trên cao… tiếp tục xin chủ trương thành lậpmới các tổ dân phố; Phấn đấu hết năm 2015

5 Tiếp tục hoàn chỉnh bộ thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, duy trìthực hiện hành chính điện tử nội bộ, phần mềm quản lý văn bản, phối hợp thựchiện chương trình Công dân điện tử; Nâng cao hiệu quả thực hiện cơ chế “Mộtcửa” tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đảm bảo 100% các hồ sơ được xử lýđúng thời hạn; duy trì nghiêm trực tiếp dân giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo, tậptrung xử lý đơn thư ngay từ cơ sở, đảm bảo xử lý 100% các đơn thư khiếu nại, tốcáo; triển khai phát động phong trào thi đua khen thưởng năm 2014; phối hợp phục

vụ Đại hội Mặt trận tổ quốc phường và Đại hội Hội liên hiệp thanh niên phường

6 Phát động chiến dịch truyền thông dân số, kế hoạch hoá gia đình 4 thángđầu năm 2015; Sơ kết học kỳ I, thực hiện quy định về dạy thêm, học thêm bậc tiểuhọc; quản lý chặt chẽ các cơ sở giáo dục ngoài công lập; đảm bảo 100% trẻ emtrong độ tuổi đi học được đến trường; tiếp tục thực hiện chương trình giải quyếtviệc làm trên địa bàn; phấn đấu trong năm 2015 tổ chức 02 lớp đào tạo nghề cho

70 học viên

7 Xây dựng kế hoạch triển khai tới các tổ dân phố phục vụ nhân dân đón tết

2015, thực hiện nghiêm Chỉ thị 36/CT-TTg về cấm vận chuyển và đốt pháo nổ;

quản lý môi trường tại khu vực có các dự án thi công; Quản lý, giáo dục các đốitượng thường xuyên đi khiếu kiện; quản lý người nước ngoài làm việc và sinh sốngtrên địa bàn; quản lý các đối tượng mắc tệ nạn xã hội, các đối tượng phạm pháp,hình sự.

8 Tổ chức treo băng, cờ, khẩu hiệu chào mừng ngày thành lập Đảng cộngsản Việt Nam 3/2/1930-3/2/2015, mừng xuân mới và chào mừng các ngày lễ lớntrong quý; tăng cường tuyên truyền các kết quả đạt được của phường trong năm

2014, các bài tuyên truyền về an ninh trật tự; tổ chức trang trí, khánh tiết tại địabàn phường và phấn đấu 100% các tổ dân phố, cơ quan, đơn vị, trường học, các hộgia đình trên địa bàn thực hiện 8 tiêu chí cuộc vận động “Gọn nhà- Sạch phố- ĐẹpThủ đô” do thành phố Hà Nội phát động; quản lý và sử dụng sân vận động có hiệuquả

9 Quan tâm chăm lo tới các gia đình chính sách các hộ có hoàn cảnh khókhăn, đảm bảo các chế độ cho các đối tượng được thụ hưởng, mục tiêu mọi người,mọi nhà đều có tết; rà soát toàn bộ các đối tượng khó khăn, yếu thế cần được hỗ trợtrong dịp tết nguyên đán, đảm bảo không để sót lọt trường hợp nào; tổ chức thựchiện các giải pháp xóa đói giảm nghèo, phấn đấu năm 2014 giảm 4 hộ nghèo vàsửa chữa nhà cho 01 hộ;

10 Duy trì công tác đảm bảo ANTT, trật tự an toàn xã hội, xây dựng Nghịquyết, kế hoạch công tác quân sự địa phương và ANTT, trật tự an toàn xã hội năm2014; xây dựng kế hoạch tham gia diễn tập chiến đấu trị an năm 2015, phấn đấuhoàn thành 100% các chỉ tiêu Quốc phòng- Quân sự địa phương năm 2015; tăngcường thực hiện quy chế phối hợp thực hiện chương trình 04 đảm bảo có hiệu quả.Tiếp tục xử lý các vi phạm trong hoạt động quảng cáo, rao vặt trên địa bàn; hoạtđộng Internet, kinh doanh có điều kiện phải được kiểm tra 100%; không để hìnhthành và tồn tại các điểm đen về vi phạm trật tự công cộng tại các trục giao thôngchính, các đường phố lớn; Tổ chức ra quân xử lý trật tự công cộng từ ngày 10/1đến 25/1/2015; kiện toàn và nâng cao chất lượng hoạt động của Ban bảo vệ dânphố, Tổ bảo vệ dân phố, lực lượng tự phòng, tự quản; Phấn đấu giữ vững tình hình

an ninh chính trị trên địa bàn, không để xảy ra các vụ việc phức tạp

2 Nhiệm vụ trọng tâm quý II năm 2015

1 Đẩy mạnh thu ngân sách, thu các loại thuế, đảm bảo chi thường xuyên.Triển khai thực hiện thu thuế sử dụng đất phi NN, và qũy đền ơn, đáp nghĩa, phấnđấu hoàn thành vượt kế hoạch thu ngân sách 6 tháng đầu năm

2 Tổ chức xét duyệt, đề nghị quận cấp GCNQSD đất cho các hộ có đủ điềukiện; đề nghị UBND quận xem xét cấp đất dịch vụ đối với các trường hợp chưađược cấp

3 Hoàn thiện hồ sơ chuẩn bị đầu tư các dự án được giao nhiệm vụ chuẩn bịđầu tư như: hạ tầng tổ dân phố 5, các hạng mục xuống cấp của trụ sở UBND, công

an, trạm y tế phường

4 Duy trì thực hiện cơ chế “Một cửa” tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả,trực tiếp dân giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo; tổ chức thống kê dân số giữa kỳnăm 2015

5 Triển khai kế hoạch tuyên truyền vận động nhân dân treo băng, cờ, khẩuhiệu chào mừng kỷ niệm như: ngày giải phóng miền nam 30/4, ngày quốc tế laođộng 1/5, 61 năm chiến thắng Điện Biên Phủ và ngày sinh nhật Bác 19/5 Tiếp tụcthực hiện Chương trình 06 của quận ủy, kiểm tra việc ký cam kết giữ gìn vệ sinhmôi trường, phòng chống dịch bệnh, phòng chống cháy nổ, an ninh trật tự

6 Triển khai thực hiện tháng hành động về công tác vệ sinh an toàn thựcphẩm, phòng chống dịch bệnh mùa hè, đảm bảo không để dịch lớn bùng phát trongnăm 2014; tổ chức triển khai chương tình phòng chống đuối nước ở trẻ em Tổchức tổng kết chiến dịch 4 tháng đầu năm về công tác dân số KHHGĐ, phát độngtháng hành động vì trẻ em, ngày gia đình Việt Nam 28/6, ngày môi trường thế giới05/6 Tổ chức triển khai phòng chống bão lụt; tổ chức hiến máu nhân đạo, phongtrào sinh viên tình nguyện

7 Tiếp tục giải quyết trật tự công cộng và các tụ điểm ma tuý, mại dâm;thực hiện Nghị quyết 32/NQ-CP; tăng cường kiểm tra khai báo tạm vắng, tạm trú

8 Triển khai thực hiện đăng ký nghĩa vụ quân sự lần đầu đối với nam côngdân đủ 17 tuổi, đăng ký dân quân tự vệ và phúc tra tuổi sẵn sàng nhập ngũ (18-25)năm 2015

9 Tổ chức giải quyết đơn thư của công dân đúng thẩm quyền, hạn chế đơnthư vượt cấp.

10 Tổng kết năm học 2013 - 2014, chuẩn bị các điều kiện đón học sinh vềsinh hoạt hè tại địa phương; triển khai các biện pháp giúp đỡ các hộ thoát nghèo

11 Chuẩn bị báo cáo 6 tháng và các điều kiện phục vụ tiếp xúc cử tri, họpHĐND phường kỳ thứ 8

3 Nhiệm vụ trọng tâm quý III năm 2015

1 Đẩy mạnh thu ngân sách thu các loại thuế, tập trung thu thuế nhà đất, phíbảo trì đường bộ, đảm bảo chi thường xuyên Tiếp tục thực hiện thu thuế đất phi

NN, qũy đền ơn đáp nghĩa, quỹ nạn nhân chất độc da cam

2 Tổ chức xét duyệt, đề nghị quận cấp GCNQSD đất cho các hộ có đủ điềukiện, phối hợp với các đơn vị thực hiện Nghị định 34/NĐ-CP

3 Tăng cường công tác quản lý đất đai, quản lý xây dựng đô thị ở nhữngkhu vực giáp ranh, xử lý dứt điểm các vi phạm ngay từ ban đầu, thực hiện nghiêmchỉnh Chương trình 09, Chương trình 04 về quản lý đất đai

4 Tập trung làm thủ tục tất toán đối với các dự án công trình đã có quyếtđịnh phê duyệt quyết toán và có vốn, hoàn thiện hồ sơ chuẩn bị đầu tư các dự ánđược giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư

5 Tiếp tục duy trì thực hiện cơ chế “Một cửa” tại bộ phận tiếp nhận và trảkết quả, trực tiếp dân giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo

6 Quan tâm, chăm lo các gia đình chính sách, chuẩn bị tốt cơ sở vật chất, tổchức kỷ niệm 68 năm ngày thương binh, liệt sĩ (27/7/1947 - 27/7/2015), quan tâm

hộ nghèo, áp dụng các biện pháp hỗ trợ thoát nghèo

7 Chỉ đạo các nhà trường kiểm tra và chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ nămhọc mới (2015 - 2016), tổ chức khai giảng năm học 2015-2016, tổ chức đánh giáthực hiện đề án 01 của quận ủy

8 Đẩy mạnh các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thông tin đài truyền thanh TDTT, tổ chức các hoạt động kỷ niệm 10 năm cách mạng tháng 8 và quốc khánh2/9, duy trì phong trào vận động hiến máu nhân đạo

-9 Duy trì lịch tiêm chủng mở rộng, đảm bảo 100% trẻ được uống Vitamin

A; tổ chức hưởng ứng ngày dân số thế giới 11/7 Chỉ đạo tăng cường công tácphòng chống ma tuý, phòng chống tội phạm, tệ nạn XH, thực hiện Nghị quyết32/NQ-CP, xử lý các vi phạm TTCC, đảm bảo an toàn giao thông, hạn chế tìnhtrạng tái lấn chiếm lòng, hè đường.

4 Nhiệm vụ trọng tâm quý IV năm 2015

1 Đẩy mạnh thu ngân sách hoàn thành các chỉ tiêu thu các loại thuế, quỹ,phí năm 2015 , tập trung chỉ đạo xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, đầu tư xâydựng cơ bản năm 2015; thanh, quyết toán các công trình xây dựng đã hoàn thànhđưa vào sử dụng

2 Quyết toán, tất toán đối với các dự án đã hoàn thành; hoàn thành công tácchuẩn bị đầu tư trình UBND quận chuẩn bị đầu tư năm 2016, triển khai các dự ánđược phê duyệt

6 Duy trì thực hiện cơ chế “Một cửa” tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Tổ chức giải quyết đơn thư của công dân đúng thẩm quyền, hạn chế đơn thư vượtcấp

7 Rà soát và xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất năm 2016 Xétduyệt, đề nghị quận cấp GCNQSD đất cho các hộ có đủ điều kiện

8 Tăng cường công tác phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội, đảm bảo giữvững ANCT- TTATXH trên địa bàn phường Duy trì thực hiện nghị quyết 32/NQ-

CP, đảm bảo ATGT những tháng cuối năm, hạn chế tình trạng tái lấn chiếm lòng,

hè đường, xử lý các điểm đen về TTCC

9 Hoàn thành công tác tuyển chọn đưa thanh niên lên đường nhập ngũ, đảmbảo số lượng, chất lượng

10.Tăng cường công tác kiểm tra xây dựng, quản lý đô thị theo quy hoạch,tập trung chỉ đạo công tác quản lý và sử dụng đất đúng mục đích của các hộ giađình

11 Tổ chức hội nghị đánh giá việc thực hiện Nghị quyết (bàn việc xây dựngđời sống văn hóa người Hà Nội thanh lịch văn minh, chỉnh trang đường phố năm2015); tổ chức ngày hội Đại đoàn kết toàn dân; xây dựng Chương trình năm 2016

12 Xây dựng các báo cáo tổng kết nhiệm vụ năm 2014, phương hướng

nhiệm vụ năm 2016 như: Đánh giá thi đua khen thưởng, thu chi ngân sách, bìnhxét, liên hoan gia đình văn hoá, đánh giá cán bộ công chức và xây dựng nhiệm vụphát triển kinh tế- xã hội năm 2016, tổ chức điều tra hộ nghèo năm 2015 và tổngkết các loại quỹ.

III Tổ chức thực hiện

1 Trên cơ sở Kế hoạch công tác năm 2015, UBND phường giao các phòng,đơn vịcăn cứ chức năng, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cụ thể của cơ quan, đơn vịmình báo cáo UBND phường trước ngày 20/01/2015 và chủ động triển khai cácnhiệm vụ đạt kết quả tốt

2 UBND phường dự kiến danh mục các kế hoạch, nhiệm vụ cần thông qua

và tập trung chỉ đạo, điều hành năm 2015 UBND phường phân công các đồng chílãnh đạo UBND phường phụ trách, chỉ đạo và giao cho các phòng, đơn vị chủ trìchủ động thực hiện, báo cáo UBND phường theo thời hạn

3 Giao Văn phòng HĐND và UBND phường căn cứ vào kế hoạch công táccủa UBND phường đôn đốc các đơn vị trong quá trình thực hiện; phối hợp với các

cơ quan, đơn vị thẩm định các văn bản; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, trình UBNDphường theo quy chế làm việc của UBND phường./

2 Soạn thảo "Quy chế công tác lưu trữ" của cơ quan.

Thảm khảo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổchức

Về việc ban hành quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng

11 năm 2003;

Căn cứ luật lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;

Căn cư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2011 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số58/2001/NĐ-CP;

Xét đề nghị của Văn phòng HĐND-UBND phường,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kém theo Quyết định này là Quy định công tác văn thư,

lưu trữ trên địa bàn phường Định công

Điều 2 Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành

và thay thế Quyết định số / /QĐ-UBND ngày / / của UBND phường ĐịnhCông

Điều 3 Các Ông (bà) Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh văn phòng, các trường

phòng trong cơ quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRƯ

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-UBND ngày tháng năm 2015 của

UBND phường Định Công)

Chương I NHƯNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Pham vi đối tượng áp dụng

1 Quy chế này quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý nhà nước

về công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Định Công

2 Đối tượn áp dụng: Các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND phường quản lý

3 Công tác văn thư ngoài việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản

và các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiệnhành và giao nộp vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

4 Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan

1 Trách nhiệm của Chủ tịch UBND phường trong việc quản lý công tác Vănthư - Lưu trữ:

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định

về công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữđối với các đơn vị trực thuộc, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác Văn thư -Lưu trữ theo thẩm quyền

2 Trách nhiệm của Phó Chủ tịch UBND phường:

Phó Chủ tịch UBND phường giúp Chủ tịch UBND phường trực tiếp quản lý,kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND phường