Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 3 1. Chức năng của UBND phường Định Công 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường Định Công 3 3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Định Công 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan UBND phường Định Công. 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 2. Cơ cấu, tổ chức 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan UBND phường Định Công. 9 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 9 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ về những tình huống cụ thể. 9 1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND phường Định Công: 10 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó. 10 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác ho lãnh đạo cơ quan. 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Định Công. 14 3. Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 14 3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND phường Định Công 14 3.2. Đánh giá những ưu, nhược điểm 16 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 18 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 18 2. Soạn thảo Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan. 30 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của cơ quan UBND phường Định Công 44 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 49 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhật xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 52 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hàn chính 54 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 55 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 55 II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính tại UBND phường Định Công. 57 KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC

Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 LỜI CẢM ƠN PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức UBND phường Định Công .3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND phường Định Công 3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Định Công II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan UBND phường Định Công Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu, tổ chức .9 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng quan UBND phường Định Công .9 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể 1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND phường Định Công: 10 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) quan mà quá trình thực tập học viên được tham gia Lập hồ sơ hội nghị đó 10 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác ho lãnh đạo quan 11 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 12 Khảo sát công tác văn thư .13 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan (nhận xét ưu điểm, nhược điểm) 13 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc chỉ đạo thực công tác văn thư UBND phường Định Công 14 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .14 Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 3.1 Thực trạng công tác lưu trữ UBND phường Định Công .14 3.2 Đánh giá những ưu, nhược điểm .16 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG 18 Giúp quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 18 Soạn thảo "Quy chế công tác lưu trữ" quan .30 Soạn thảo "Quy chế văn hóa công sở" quan UBND phường Định Công 44 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 49 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhật xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 51 Đánh giá cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính quan thực tập Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hàn chính 53 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm công tác hành chính văn phòng quan thực tập 54 II Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm công tác hành chính UBND phường Định Công 56 KẾT LUẬN 59 PHẦN PHỤ LỤC 61 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong công xây dựng đổi đất nước, với hội nhập quốc tế diễn ngày mạnh mẽ sâu rộng đòi hỏi quan, tổ chức phải không ngừng phấn đấu để phù hợp với yêu cầu việc quản lý xã hội Công tác Quản trị - Văn phòng từ xưa đến đóng vai trò quan trọng, cầu nối thông tin phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành công việc hàng ngày quan, tổ chức giúp lãnh đạo hoạch định công việc rõ ràng, xác, bảo quan, khai thác tốt nguồn thông tin lĩnh vực thiếu việc tạo dựng quản lý quốc gia UBND phường Định Công coi công tác Văn phòng yếu tố them chốt để có sở khoa học tham mưu cho lãnh đạo Chính nhận thức tầm quan trọng nên UBND phường trọng ưu tiên so với nhiều lĩnh vực công tác khác Trong công tác Hành Nhà nước văn phòng trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan.công tác văn phòng có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc phần không nhỏ vào công tác văn phòng có làm tốt hay không Làm tốt công tác văn phòng góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác văn thư UBND phường Định Công, bên cạnh có tác dụng giữ gìn bí mật nhà nước bí mật quan Tôi xin đề cập đến hoạt động UBND phường Định Công chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ Văn phòng, đặc biệt công tác văn phòng khâu quan trọng hành tổ chức quan, phòng mà tham gia thực tập, nhằm nắm nhìn tổng quát, khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động Văn phòng quan chức Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lý quan hành nhà nước Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ1Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô , toàn thể cô càn bộ, anh chị nhân viên giúp đỡ nhiệt tình suốt thời gian thực tập phòng Bài báo cáo không hoàn thành tốt giúp đỡ quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền dạy kiến thức cho thời gian qua để hoàn thành trình thực tập Với thời gian thực tập 07 tuần (từ ngày 09/3/2015 - 21/4/2015), thời gian ngắn nhờ giúp đỡ tận tình cán hướng dẫn anh chị tạo hội cho áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác thực tiễn quan Trong suốt thời gian thực tập, có hội thực hành công tác Văn phòng nhân viên văn phòng thức.Qua tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn phòng Tôi viết báo cáo với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng để nhận góp ý thầy cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp hoàn thiện nghiệp vụ để có sở, tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau với mục đích góp phần nhỏ công cải cách hành chính, công đổi đất nước Do vốn kiến thức sâu rộng nên Báo cáo em tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Kính mong Thầy (Cô) giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn thể lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng UBND phường Định Công bổ sung, đóng góp ý kiến để Báo cáo thực tập em hoàn thành đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ2Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỊNH CÔNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức UBND phường Định Công UBND phường HĐND phường bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Có mối quan hệ mật thiết với nhân dân, với cấp ủy đảng nhà nước cấp tên, quan tổ chức thực thị, nghị quyết, định cấp với nhân dân, UBND phườn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ tập thể làm việc cá nhân phụ trách Nhiệm vụ quyền hạn UBND phường Định Công Nhiệm vụ, quền hạn UBND phường Định Công quy định luật tổ chức HĐND UBND pháp lệnh nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể HĐND UBND cấp quy định Trong lĩnh vực thực quản lý nhà nước UBND phường thống quan lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, an ninh quốc phòng địa phương Trong lĩnh vực xây dựng quyền nhà nước địa phương: UBND chịu trách nhiệm tổ chức đạo thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội HĐND địa phương Trong hoạt động này, UBND phối hợp với việc tuyên truyền, chuẩn bị điều kiện cần thiết cho việc bầu cử Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát: UBND giảm sát việc thi hành hiến pháp, luật văn quan quản lý nhà nước cấp thực nghị HĐND quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân địa phương Cơ cấu tổ chức UBND phường Định Công Cơ cấu tổ chức UBND luật tổ chức HĐND UBND năm 1994 Theo UBND HĐND bầu kỳ họp thứt khoa gồm có Chủ tịch, Phó chủ tịch thành viên khác Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ3Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp a Chủ tịch UBND Chủ Tịch người đứng đầu UBND, lãnh đạo điều hành việc UBND, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hàn theo quy định Điều 127 Luật tổ chức Hội đồng nhân đan Ủy ban nhân dân năm 2003 Chủ tịch UBND người triệu tập, chủ trì phiên họp hội nghị khác UBND, Chủ tịch vắng mặt phải ủy quyền cho Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, nghị Đảng ủy Hội đồng nhân dân phường Căn vào văn quan nhà nước cấp trên,nghị Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường tình hình thực tiễn địa phương, xây dựng Chương trình công tác hàng năm UBND Quyết định vấn đề quan trọng, ký ban hành văn thuộc thẩm quyền UBND phường thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định pháp luật b Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ Tịch người trực tiếp đạo lĩnh vực địa bàn công tác Chủ tịch phân công chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai công việc theo lĩnh vực phân công địa bà Phó chủ tịch sử dụng quyền hạn Chủ tịch giải vấn đề thuộc lĩnh vực giao Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND HĐND phường lĩnh vực giao, định đạo, điều hành mình; Chủ tịch thành viên khác UBND chịu trách nhiệm tập thể toàn hoạt động UBND trước Đảng ủy, HĐND Đối với vấn đề vượt phạm vi thẩm quyền Phó chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch định Khi định công việc, có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải công việc thành viên khác UBND chủ động trao đổi, phối lợp với thành viên để thống cách giải quyết, ý kiến khác báo cáo Chủ tịch định, kiểm tra đôn đốc cán công chức thực chủ trương, sách pháp luật thuộc lĩnh vực giao c Văn phòng – Thống kê Cán Văn phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Lãnh đạo văn Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ4Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp phòng lĩnh vực văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, thường xuyên nắm bắt kịp thời, hoạt động phòng, ban, ngành Trực tiếp chỉnh sửa văn dự thảo ngành trước trình Chủ tịch, phó Chủ tịch thẩm tra, ký tắt Được dự họp UBND triệu tập, liên quan đến lĩnh vực phân công đồng ý lãnh đạo UBND, Lãnh đạo Văn phòng Trong số trường hợp cần thiết theo yêu cầu nhiệm vụ công tác làm việc trực tiếp với lãnh đạo UBND phường, đồng ý lãnh đạo Văn Phòng, sau làm việc báo cáo lại kết công việc với Lãnh đạo văn phòng Thường xuyên giữ mối liên hệ với phòng, ban, ngành, với văn phòng quận ủy; dự họp với ngành mời lãnh đạo văn phòng phân công Giúp phó Chủ tịch biên tập theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, tiếp nhận đơn thư quan nhà nước, tổ chức, công dân gửi đến UBND phường, ghi nơi chuyển đơn thư quan người có thẩm quyền giải theo đạo lãnh đạo UBND phường Lãnh đạo văn phòng, theo dõi, đôn đốc, tham mưu việc giải đơn thư theo dõi việc giải đơn thư quan đơn vị, giúp Lãnh đạo văn phòng tổng hợp công tác tiếp dân giải đơn thư khiếu nại, tố cáo theo định kì Theo dõi phận thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo chủ trương sách Đảng, Pháp luật Nhà nước nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân liên hệ công tác Thực số nhiệm vụ khác Lãnh đạo văn phòng phân công d Cán bộ tư pháp hộ tịch Chịu trách nhiệm chuyên môn công tác tư pháp hộ tịch Tiếp dân, nhận đơn, tham mưu giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch giải kiếu nại, tố cáo công dân giải đơn thư thuộc thẩm quyền Hòa giải mẫu thuẫn vụ dân tranh chấp quyền lợi nhân dân, hòa giải ban đầu việc ly hôn giúp gia đình đoàn tụ số nhiệm vụ khác Chủ tịch, Phó chủ tịch giao Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ5Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp e Ban Địa chính – xây dựng – đô thị môi trường Bao gồm 02 mảng phụ trách là: Địa tài nguyên môi trường địa xây dựng đô thị Lập sổ địa chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn đất xã, chỉnh lý biến động đất đai sổ đồ địa Lập hồ sơ, văn để UBND phường trình UBND cấp định giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy CNQSD Tham gia xây dựng, quy hoạch, kế khoạch sử dụng đất đai, bảo quan hồ sơ địa giới hành chính, đồ địa giới hành chính, đồ chuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy CNQSD đất, mốc địa giới Hòa giải tranh chấp đất đai, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo đất đai, thường xuyên kiểm tra nhằm phát kịp thời trường hợp vi phạm đất đai đề xuất UBND phường xử lý Giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch công tác quản lý đất đai trật tự xây dựng nhằm ngăn chặt kịp thời trường hợp lấn chiếm đất đai, sử dụng đất đai không mục đích thực số nhiệm vụ khác Chịu trách nhiệm trước UBND phường nhiệm vụ giao g Ban công an phường Chịu trách nhiệm trước UBND - HĐND - Chủ tịch UBND quan cấp giữ gìn an ninh trật tự, trật tự xã hội Tham gia số ban đạo Chủ tịch UBND phường phân công, trực tiếp đạo, quản lý điều hành lực lượng công an phườn, làm nhiệm vụ nắm chắn tình hình an ninh trật tự địa bàn, Tham mưu đề xuất với Đảng ủy - UBND phường, quan cấp chủ trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự, sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Phối hợp với quan đoàn thể tuyên truyền phố biến pháp luật, phòng ngừa, đấu tranh phạm, tổ chức phòng cháy chữa cháy, quản lý nhân dân hộ khẩu, quản lý giáo dục đối tượng tiền án, tiền sự, xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật (theo thẩm quyền) Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ6Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp h Bộ phận Tài chính – Kế toán Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND lĩnh vực tài chính, kế toán địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: a) Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách phường tình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức thực dự toán thu, chi ngân sách biện pháp khai thác nguồn thu địa bàn; b) Kiểm tra tổ chức thực hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng dẫn quan tài cấp trên; toán ngân sách phường thực báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định pháp luật; c) Thực công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách phường, kế toán quỹ công chuyên dùng hoạt động tài khác…) theo quy định pháp luật; d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, toán dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý UBND theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành chủ tịch UBND phường giao i Ban Văn hóa – Xã hội Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, thông tin, truyền thong, lao động - thương binh xã hội, y tế, giáo dục theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ: - Tổ chức, theo dõi báo cáo hoạt động văn hóa, thể dục, du lịch, y tế giáo duc địa bàn; tổ chức thực việc xây dựng đời sống văn hóa cộng đồng dân cư xây dựng gia đình văn hóa địa bàn phường; - Thực nhiệm vụ thông tin, truyền thông tình hình kinh tế - xã hội địa phương Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ7Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp - Thống kê dân số, lao động, việc làm địa bàn, theo dõi tổng hợp, báo cáo số lượng tình hình biến động đối tượng sách động, thương binh xã hội - Chủ trì, phối hợp với công chức khác khu dân cư xây dựng hương ước, quy ước khu dân cư thực công tác giao dục địa bàn phường k Cán bộ không chuyên trách, tổ dân phố Cán không chuyên trách phường chịu trách nhiệm trước UBND Chủ tịch UBND nhiệm vụ chuyên môn Chủ tịch phân công, thực nhiệm vụ quy định Tổ trưởng dân phố chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường mặt hoạt động tổ dân phố; tổ chức thực nhiệm vụ công tác địa bàn; thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách; đề xuất giải kịp thời kiến nghị công dân, tổ chức tổ dân phố * Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND phường Định Công: phụ lục II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan UBND phường Định Công (Kèm theo Quyết định về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND phường Định Công và 01 Quyết định về việc phân công công việc cho 01 cán bộ vào phần phụ lục để chứng minh) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng quan chuyên môn thuộc UBND phường, quan tham mưu, giúp UBND phường thực chức quản lý nhà nước tất lĩnh vực: Tổ chức, soạn thảo, quản lý công chức viên chức, thực cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ nhà nước, thi đua khen thưởng Văn phòng chịu đạo quản lý tổ chức, biến chế công tác cuả UBND phường, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ phòng Nội vụ Giúp UBND xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi thực chương trình côn tác Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ8Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp *) Ghi chú: Giá đựng tài liệu Thùng giác Ghế ngồi Máy Fax Máy photo Máy tính Tủ đựng tài liệu Điện thoại cố định 10 Cửa vào *) Nhận xét ưu điểm, nhược điểm văn phòng Ưu Điểm: - Hầu hết trang thiết bị phòng mua sắm đầy đủ xếp tương đối hợp lý, gọn gàng, dễ thấy, tạo điều kiện thuật lợi thoải mái cho cán nhân viên văn phòng giúp dễ dàng thực thao tác nghiệp vụ, từ nâng cao hiệu qua công việc Văn phòng - Các trang thiết bị văn phòng sử dụng tốt, có bố trí tương đối hợp lý nên tạo điều kiện thuận lời cho công tác văn phòng giúp nâng cao hiệu công việc Nhược điểm: - Mặc dù hầu hết trang thiết bị sử dụng tốt bên cạnh điều kiện kinh tế hạn chế nên số máy móc văn phòng cũ gặp phải vài cố gây cản trở cho công việc, dẫn đến hiệu công việc bị giảm sút - Hiện phận Văn phòng chưa có điều kiện sử dụng điều hòa nhiệt độ Vào mùa hè điều hòa nên nhiệt độ nên phòng nóng, gây tâm lý khó chịu, ức chế cho cán nhân viên, làm giảm suất công việc - Bên cạnh văn phòng làm việc nên bố trí thêm bàn ghế tiếp khách trang thiết bị hữu dụng khác (bình nước lọc, ấm Sinh viên: Vũ Thị Hương 52 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp chén, chổi quét nhà, rẻ lau bàn,…) trang thiết bị phần giúp đảm bảo cho công tác hậu cần thực tốt - Trong văn phòng làm việc nên bố trí trậu xanh nhỏ đặt góc phòng góc bàn làm việc có tác dụng giúp giảm stress cho người làm việc văn phòng phải tiếp xúc làm việc hàng với máy tính Đánh giá cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính quan thực tập Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hàn chính *) Đánh giá cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính quan thực tập Mô hình tổ chức máy quan bố trí theo kiểu đại hạn chế việc lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng giảm chi phí quản lý điều hành Đồng thời giúp cho nhà lãnh đạo thoát khỏi công việc hành mang tính chất vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, viên chức văn phòng pháp huy tính sáng tạo, tự chủ hoàn thành tốt nhiệm vụ cách tốt Văn phòng phân theo chức nhiệm vụ phòng ban hoạt động tập trung vào đầu mối đặt hành nhà quản trị hành *) Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc Nhược điểm: Tính chuyên môn hóa thấp, công việc thiếu xác, dẫn đến công việc bị trì trễ, tồn đọng Lãnh đạo khó quan tâm mức tới loại công việc Sinh viên: Vũ Thị Hương 53 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm công tác hành chính văn phòng quan thực tập Qua thời gian thực tập UBND phường Định Công sinh viên thực tập nên khả nhìn nhận vấn đề mang tính logic mức hạn chế, kinh nghiệm chuyên môn, kỹ nghiệp vụ cần phải rèn luyện nhiều Được tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp với cán có lực, kinh nghiệm tâm huyết với nghề hết quan tạo điều kiện để tiếp xúc thực thao tác nghiệp vụ từ đầu, qua thời gian thực tập quan em rút kinh nghiệm cho thân em xin phép đưa nhận xét sau *) Ưu điểm UBND phường Định Công thuộc quan hành nhà nước, công tác hành văn phòng trọng Văn phòng có chức tham mưu - tổng hợp hậu cần mỗi quan tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc nâng cao chất lượng hiệu cho công tác lãnh đạo Chính UBND phường đặt công tác quản lý hành nhà nước lên hàng đầu Luôn có sách ưu tiên cán văn phòng có lòng nhiệt huyết với công việc, phấn đấu vươn lên nghiệp nỗ lực, cố gắng quan Chất lượng đội ngũ cán văn phòng lãnh đạo quan trọng đưa lên hàng đầu Hằng năm lãnh đạo UBND phê duyệt nhiềuquyết định cử cán công chức, viên chức học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, liên thông đại học để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm phục vụ tốt công tác hành văn phòng Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng có đủ kiến thức, kinh nghiêm chuyên môn để hướng dẫn, đạo cán văn phòng thực tốt Sinh viên: Vũ Thị Hương 54 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp chức năng, nhiệm vụ văn phòng Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, xác bí mật.Trong công tác Văn thư - Lưu trữ cán tiến hành đầy đủ khâu nghiệp vụ công tác văn thư theo quy trình tổ chức, quản lý giúp cho công tác văn phòng UBND thực tốt Nhiệm vụ người thư ký thực hoàn thành tốt cán văn phòng phụ trách Vì quan cấp phường nên UBND phường thư ký riêng giúp cho lãnh đạo mà có cán văn phòng kiêm nhiệm Tóm lại, công tác hành văn phòng UBND phường Định Công thực nghiêm túc Công tác đạo, quan tâm lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng cán quan có hiệu Các cán quan chấp hành tốt nội quy quan, có ý chí vươn lên nghiệp, có tinh thần, trách nhiệm cao công việc Sự phối hợp phòng ban chặt chẽ ăn ý với tạo nên môi trường làm việc thân thiện tích cực *) Nhược điểm Mặc dù công tác hành văn phòng UBND phường Định Công cải cách có tiến so với năm trước đây, hoạt động có hiệu có mặt hạn chế như: - UBND phường phòng lưu trữ riêng không quan tâm sát cấp trên, số khâu nghiệp vụ bị bỏ sót, khiến hiệu công việc văn phòng chưa cao - Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng nói chung công tác Văn thư Lưu trữ, hành văn phòng UBND phường hạn hẹp - Nhìn chung máy nhà nước UBND phường cồng kềnh phức tạp Có nhiều phận chưa quy định rõ nhiệm vụ chức phòng, đơn vị nên dẫn đến tiến độ công việc không đảm bảo ỷ lại phòng Sinh viên: Vũ Thị Hương 55 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp phòng khác, ý thức thực trách nhiệm công việc số cán chưa cao - Tình trạng làm không cán công chức, viên chức UBND phường Định Công vấn đề nan giải Dù có quy định nội quy làm việc, quy chế quan chưa đủ tính răn đe cán Và hết có số lãnh đạo phòng, đơn vị không gương mẫu việc làm nên tình trạng làm muộn sớm ngày gia tăng Trong làm việc số cán tranh thủ làm việc riêng, không đảm bảo chất lượng công việc giao II Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm công tác hành chính UBND phường Định Công Qua trình tìm hiểu khâu nghiệp vụ trên, với kinh nghiệm ỏi sinh viên trường, em xin nêu số đóng góp để UBND phường Định Công tham khảo để xây dựng lề lối, máy làm việc ngày tốt *) Về quy trình nghiệp vụ Các nghiệp vụ hành văn phòng UBND phường Định Công thực tốt từ việc giúp UBND phương xây dựng chương trình công tác thường kỳ; tổ chức việc thực quy chế đến việc thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục vụ lãnh đạo… Tuy nhiên, để việc thực nghiệp vụ hành hiệu hơn, Văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị thuộc đơn vị, phòng, ban khác UBND để giúplãnh đạo đạo, điều hành công tác hành văn phòng *) Về cán thực công tác hành văn phòng Lãnh đạo cầntăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán làm công tác văn thư cán văn thư người đảm đương nhiều nhiệm vụ quan trọng công tác văn phòng Việc bố trí, xếp, sử dụng cán cần phải hợp lý hơn; để cán làm việc chuyên môn để chất lượng công việc tốt Sinh viên: Vũ Thị Hương 56 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Để tránh tình trạng quan liêu, phòng ban ỷ lại phòng ban khác cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn mỗi phòng, đơn vị cách rõ ràng Cần ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ công việc quan cách hiệu *) Về việc xây dựng củng cố máy hành Lãnh đạo cấp cần đạo tiếp tục thực việc cải cách máy hành theo quy định Nhà nước đồng thời đổi phương thức hoạt động UBND phường cho máy hành gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ phận rõ ràng, không bị chồng chéo nhau, phù hợp với điều kiện yêu cầu công việc *) Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác hành văn phòng Lãnh đạo nên quan tâm nhiều tới việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác hành văn phòng cụ thể thường xuyên cập nhật phần mềm công nghệ thông tin đại liên quan đến thủ tục giải công việc hành Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn phòng, tạo điều kiện nâng cao hiệu cho công tác văn phòng đáp ứng trình hội nhập Bên cạnh lãnh đạo cần quan tâm đến đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý sở liệu việc xây dựng hệ thống quản lý văn máy tính, lưu trữ máy tính hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành *) Về nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán UBND Để có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn cao phẩm chất tốt UBND phường nên tạo điều kiện cho cán quan học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, khóa học lý luận trị, lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng.Kết hợp với việc tham quan học tập trao đổi kinh nghiệm với đơn vị nước Sinh viên: Vũ Thị Hương 57 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Tuyển chọn đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, thích ứng với môi trường làm việc, với công việc để hoàn thành tốt công việc giao góp phần vào thành công chung hoạt động quan, tổ chức Lãnh đạo, người làm quản lý cần quan tâm, động viên, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán nhân viên để họ yên tâm công tác cống hiến trí tuệ, lực cho tổ chức Ngoài ra, UBND phường cần tạo môi trường làm việc động để cán trau dồi thêm kỹ năng, trình đồ, phấm chất Sinh viên: Vũ Thị Hương 58 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Công tác Hành văn phòng, Văn thư - Lưu trữ nghiệp vụ cần thiết quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước, qua thời gian thực tập em đưa ý kiến nhận xét phương pháp định riêng cá nhân em công tác Văn phòng công tác Văn thư - Lưu trữ UBND phường Định Công Với ý kiến đóng góp em mong công tác Văn phòng, Văn thư - Lưu trữ UBND phường Định Công ngày hoàn thiện để pháp huy tốt vai trò nghiệp xây dựng vào bảo vệ Tổ quốc nói chung cho công tác đạo, hoạt đông Văn phòng nói riêng, giúp cho công việc UBND phường tiến hành thuận lợi Thời gian thực tập quan khoảng thời gian quan trọng giúp cho thân em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức vào thực tế quan Qua em học hỏi nhiều kinh nghiệm cách nhìn bao quát, khả giao tiếp ứng xử công sở Thời gian thực tập giúp thân em mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan thực tập Em nhận thấy lý thuyết học phần công việc, việc có dụng lý thuyết, kinh nghiệm vào công việc không thực tế, quan trọng định đến hiệu công việc sau Qua lần thực tập quan UBND phường em hiểu biết sâu sắc quan tâm nhà nước quan công tác văn phòng, hiểu thêm ngành nghề theo đuổi nhờ em cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường tận tình truyền dạy kiến thức cho em thời gian qua để em có hội áp dụng lý luận vào thực tế quan Sinh viên: Vũ Thị Hương 59 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Văn phòng UBND phường Định Công Và hết em xin gửi lời cảm ơn đến cô Ths Lâm Thu Hằng - Giảng viên hướng dẫn trực tiếp tập Tiếp em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý quan Văn phòng UBND phường Định Công tiếp nhận em vào thực tập, em xin cảm ơn cô anh chị văn phòng giúp đỡ, tạo môi trường thân thiện, động lúc em thực tập văn phòng, đặc biệt em xin cảm ơn đến chị Nguyễn Thị Lan – chuyên viên Văn phòng hướng dẫn truyền đạt cho em kinh nghiệm thực tế quý báu trình viết báo cáo Trong trình thực tập, trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cô đểbài báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 19tháng năm 2015 SINH VIÊN Vũ Thị Hương Sinh viên: Vũ Thị Hương 60 trị Văn phòng K7B Lớp: CĐ Quản Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp *) Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Định Công CHỦ TỊCH Ủy viên quân PCT- Phụ trách KTĐT VP UBND HĐND TC - KT Trật tự xã hội PCT – Phụ trách VH - XH VH - TT P Tư pháp Thuế TBXH – Trẻ em Đô thị môi trường Dân số Địa Tiếp nhận HSHC cửa Thú y Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Ủy viên công an Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Định Công Chủ tịch UBND phường Lãnh đạo Văn phòng Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp Bộ phận nhận hồ sơ trả hồ sơ Sinh viên: Vũ Thị Hương Bộ phận tiếp dân "Một cửa" Bộ phận Văn thư Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Bộ phận Lưu trữ Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp *) Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thưởng kỳ của UBND phường Định Công Gửi công văn yêu cầu phòng, ban, đăng ký công tác thường kỳ Các phòng, ban, đơn vị đăng ký công tác thường kỳ văn phòng Dự thảo chương trình công tác thường kỳ Gửi thảo đến phòng, ban, đơn vị lấy ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh thảo đưa lãnh đạo quan phê duyệt, ban hành Lãnh đạo xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác thưởng kỳ Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp *) Phụ lục 04: Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị, Hội thảo, Hội họp của UBND phường Định Công (Hội nghị) Văn phòng chuẩn bị trước Hội nghị Xác định chủ đề Hội nghị Xây dựng kế hoạch cụ thể Chuẩn bị tài liệu có liên quan Lập danh sách khách mời Dự trù kinh phí Chuẩn bị CSVT - KT Gửi giấy mời Văn phòng Hội nghị Quản lý hội trường Phối hợp với lễ tân làm nhiệm vụ đón khách Giới thiệu đại biểu Quan sát công việc tổ hậu cần Văn phòng sau Hội nghị Tổng hợp kết Hội nghị Thông báo kết Sinh viên: Vũ Thị Hương Họp rút kinh nghiệm Quyết toán kinh phí Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Tổng kiểm tra trước hội nghị Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp *) Phụ phục 05: Sơ đồ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Lập kế hoạch chuyến công tác cho lãnh đạo Liên hệ địa điểm công tác Chuẩn bị cho chuyến công tác Đi đoàn: Không đoàn: - Chuẩn bị văn tài liệu có liên quan (giấy giới thiệu, ) - Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo liên hệ xin ý kiến giải công việc quan - Chuẩn bị kinh phí, phương tiện - Chuẩn bị nội dung khác - Tổng hợp kết chuyến công tác - Thông báo kết chuyến công tác - Họp rút kinh nghiệm - Quyết toán kinh phí Sinh viên: Vũ Thị Hương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B