Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 20. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc, phát sinh Trưởng các phòng, đơn vị trực thuộc cơ quan UBND phường Định Công báo cáo về Văn
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan
Quy trình thực hiện tổ chức hội nghị cho cơ quan gồm có 3 bước a) Bước 1:
- Xác định thống nhất chủ đề của hội nghị
- Lập kế hoạch và xin lãnh đạo chủ trương tổ chức hội nghị
* Lập kế hoạch gồm có:
- Mục đích, yêu cầu cần đạt - Nội dung
- Thời gian, địa điểm - Kinh phí
- Dự kiến đơn vị phối hợp - Khách mời
- Chương trình hội nghị
- Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc (nếu có)
*) Chuẩn bị và tổ chức hội nghị - Chuẩn bị
+) Truyền thông cho sự kiện hội nghị +) In ấn tài liệu
+) Phát hành thư mới
+) Chuẩn bị về hội trường và cơ sở vật chất cho hội nghị +) Chuẩn bị về đồ ăn uống, bố trí nghỉ ngơi (nếu có) - Tổ chức hội nghị
+)Đón tiếp đại biểu, khách mời +) Phát tài liệu
+) Điều khiển dẫn chương trình hội nghị - Kết thúc hội nghị
+) Ghi biên bản hội nghị
+) Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị b) Bước 2:Xử lý thông tin hội nghị:
- Đánh giá nội dung hội nghị
- Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị về nội dung của hội nghị c) Bước 3:Đánh giá hiệu quả của hội nghị
- Tổng hợp và thông báo kết quả của hội nghị - Họp rút kinh nghiệm, quyết toán kinh phí
Mẫu hóa chương trình nghị sự cho cơ quan (VD: Chương trình nhị sự đại
hội công nhân viên chức)
Chương trình nghị sự
Thời gian Nội dung Phụ Trách
8h00’ – 8h15’ Đón đại biểu và khách mời Đ/c: Lan
8h15’ – 8h20’ Chào cờ MC
8h20’ – 8h25’ Giới thiệu khách mời và thành phần tham dự MC 8h25’ – 8h30’ Tuyên bố khai mạc và chương trình làm việc của
đại hội
MC 8h30’ – 8h35’ Đọc thư chúc mừng của lãnh đạo và danh sách
các cơ quan, cá nhân gửi thư, hoa chúc mừng
Đ/c: PCT 8h35’ – 8h45’ Báo cáo sơ quá, quá trình hình thành của UBND
và những thành quả đạt được trong năm vừa qua
Đ/c: PCT 8h45’ – 9h00’ Công bố quyết định khen thưởng các cá nhân,
tập thể đạt thành tích xuất sắc trong năm qua
MC
9h00’ – 9h10’ Lễ trao thưởng MC
9h10’ – 9h20’ Phát biểu ý kiến của lãnh đạo cấp trên Đ/c: CT 9h20’ –9h30’ Bầu đại biểu dự đại hội cấp trên
9h30’ – 9h50’ Văn nghệ và giải lao Đ/c: Lan
9h50’ – 10h00’
Kiểm phiếu và công bố kết quả bầu cử 10h00’ –
10h20’
Đọc biên bản và nghị quyết của đại hội Đ/c: Công 10h20’ –
10h30’
Tuyên bố bế mạc MC
Sau 10h30’ Tiễn khách và đại biểu Đ/c: Lan
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhật xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này
*) Mô hình văn phòng thực tế của cơ quan 3
*) Nhật xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này
) 1
8
2
5 4
8
3
3
3 3
3 5
6 7
7
9
*) Ghi chú:
1. Giá đựng tài liệu 2. Thùng giác 3. Ghế ngồi 4. Máy Fax 6. Máy photo 7. Máy tính
8. Tủ đựng tài liệu 9. Điện thoại cố định 10. Cửa ra vào
*) Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của văn phòng này Ưu Điểm:
- Hầu hết các trang thiết bị trong phòng đã được mua sắm đầy đủ và được sắp xếp tương đối hợp lý, gọn gàng, dễ thấy, tạo điều kiện thuật lợi và sự thoải mái cho cán bộ nhân viên văn phòng giúp dễ dàng thực hiện các thao tác nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu qua công việc của Văn phòng.
- Các trang thiết bị của văn phòng vẫn sử dụng tốt, và do có sự bố trí tương đối hợp lý nên đã tạo điều kiện thuận lời cho công tác văn phòng giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Nhược điểm:
- Mặc dù hầu hết các trang thiết bị đều sử dụng tốt thì bên cạnh đó do điều kiện kinh tế còn hạn chế nên còn một số máy móc trong văn phòng đã cũ và gặp phải một vài sự cố gây cản trở cho công việc, dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút.
- Hiện nay bộ phận Văn phòng chưa có điều kiện sử dụng điều hòa nhiệt độ.
Vào mùa hè do không có điều hòa nên nhiệt độ nên trong phòng nóng, gây tâm lý khó chịu, ức chế cho cán bộ nhân viên, làm giảm năng suất công việc.
- Bên cạnh đó thì trong văn phòng làm việc nên bố trí thêm bộ bàn ghế tiếp khách và những trang thiết bị hữu dụng khác nữa (bình nước lọc, bộ ấm
chén, chổi quét nhà, rẻ lau bàn,…) những trang thiết bị này một phần giúp đảm bảo cho công tác hậu cần được thực hiện tốt.
- Trong văn phòng làm việc nên bố trí những trậu cây xanh nhỏ đặt ở góc phòng hoặc ở góc bàn làm việc sẽ có tác dụng giúp giảm stress cho người làm việc trong văn phòng khi phải tiếp xúc làm việc hàng giờ với máy tính.
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hàn chính
*) Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập.
Mô hình tổ chức bộ máy của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã được hạn chế việc lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó giúp cho nhà lãnh đạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính chất sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, viên chức văn phòng pháp huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban nhưng các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự hiện hành của nhà quản trị hành chính.
*) Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng.
Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc...
Nhược điểm: Tính chuyên môn hóa thấp, công việc thiếu chính xác, có thể dẫn đến công việc bị trì trễ, tồn đọng. Lãnh đạo khó quan tâm đúng mức tới từng loại công việc.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập.
Qua thời gian thực tập tại UBND phường Định Công là sinh viên thực tập nên khả năng nhìn nhận vấn đề mang tính logic còn ở mức hạn chế, kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ còn cần phải rèn luyện nhiều. Được tiếp xúc với một môi trường làm việc chuyên nghiệp với những cán bộ có năng lực, kinh nghiệm và tâm huyết với nghề và hơn hết là được cơ quan tạo điều kiện để tiếp xúc thực hiện các thao tác nghiệp vụ ngay từ đầu, do vậy qua thời gian thực tập tại cơ quan em đã rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân mình và em xin được phép đưa ra một những nhận xét như sau.
*) Ưu điểm
UBND phường Định Công thuộc cơ quan hành chính nhà nước, chính vì vậy công tác hành chính văn phòng rất được chú trọng. Văn phòng có chức năng tham mưu - tổng hợp và hậu cần của mỗi cơ quan tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc nâng cao chất lượng và hiệu quả cho công tác lãnh đạo. Chính vì vậy UBND phường luôn đặt công tác quản lý hành chính nhà nước lên hàng đầu. Luôn có những chính sách ưu tiên đối với những cán bộ văn phòng có lòng nhiệt huyết với công việc, phấn đấu vươn lên trong sự nghiệp và nỗ lực, cố gắng vì cơ quan.
Chất lượng đội ngũ cán bộ trong văn phòng được lãnh đạo cơ quan chú trọng và đưa lên hàng đầu. Hằng năm lãnh đạo UBND đã phê duyệt rất nhiềuquyết định cử cán bộ công chức, viên chức đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, liên thông đại học để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình nhằm phục vụ tốt công tác hành chính văn phòng. Nhìn chung, các lãnh đạo văn phòng có đủ kiến thức, kinh nghiêm chuyên môn để hướng dẫn, chỉ đạo cán bộ văn phòng thực hiện tốt
các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Công tác văn thư luôn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác và bí mật.Trong công tác Văn thư - Lưu trữ cán bộ tiến hành đầy đủ các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư theo đúng quy trình tổ chức, quản lý giúp cho công tác văn phòng của UBND được thực hiện tốt.
Nhiệm vụ của một người thư ký cũng được thực hiện và hoàn thành tốt do các cán bộ văn phòng phụ trách. Vì là cơ quan cấp phường nên UBND phường không có thư ký riêng giúp cho lãnh đạo mà chỉ có cán bộ văn phòng kiêm nhiệm.
Tóm lại, công tác hành chính văn phòng tại UBND phường Định Công luôn được thực hiện nghiêm túc. Công tác chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với các cán bộ trong cơ quan luôn có hiệu quả.
Các cán bộ trong cơ quan cũng luôn chấp hành tốt những nội quy của cơ quan, luôn có ý chí vươn lên trong sự nghiệp, có tinh thần, trách nhiệm cao đối với công việc. Sự phối hợp giữa các phòng ban cũng rất chặt chẽ và ăn ý với nhau tạo nên một môi trường làm việc rất thân thiện và tích cực.
*) Nhược điểm
Mặc dù công tác hành chính văn phòng tại UBND phường Định Công đã được cải cách và có tiến bộ hơn so với những năm trước đây, hoạt động cũng có hiệu quả hơn nhưng vẫn còn có những mặt hạn chế như:
- UBND phường không có phòng lưu trữ riêng và không được sự quan tâm sát sao của cấp trên, một số khâu nghiệp vụ vẫn bị bỏ sót, khiến hiệu quả công việc của văn phòng chưa được cao.
- Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư - Lưu trữ, hành chính văn phòng của UBND phường còn rất hạn hẹp.
- Nhìn chung bộ máy nhà nước tại UBND phường còn khá cồng kềnh và phức tạp. Cú nhiều bộ phận chưa được quy định rừ nhiệm vụ chức năng của phũng, đơn vị nên dẫn đến tiến độ công việc không được đảm bảo vì sự ỷ lại của phòng này đối với
phòng khác, ý thức thực hiện trách nhiệm công việc của một số cán bộ còn chưa cao.
- Tình trạng đi làm không đúng giờ của các cán bộ công chức, viên chức trong UBND phường Định Công là một vấn đề nan giải. Dù đã có các quy định về nội quy làm việc, quy chế cơ quan những chưa đủ tính răn đe đối với các cán bộ. Và hơn hết là vẫn có một số lãnh đạo phòng, đơn vị không gương mẫu trong việc đi làm đúng giờ nên tình trạng đi làm muộn về sớm ngày càng gia tăng. Trong giờ làm việc vẫn còn một số cán bộ tranh thủ ra ngoài làm việc riêng, không đảm bảo được chất lượng công việc được giao.
II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính tại UBND phường Định Công.
Qua quá trình tìm hiểu các khâu nghiệp vụ trên, với những kinh nghiệm ít ỏi của một sinh viên sắp ra trường, em xin nêu một số đóng góp để UBND phường Định Công tham khảo để xây dựng lề lối, bộ máy làm việc ngày càng tốt.
*) Về quy trình nghiệp vụ
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng của UBND phường Định Công được thực hiện tốt từ việc giúp UBND phương xây dựng chương trình công tác thường kỳ; tổ chức việc thực hiện quy chế đến việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục vụ lãnh đạo… Tuy nhiên, để việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính được hiệu quả hơn, thì Văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị thuộc các đơn vị, phòng, ban khác trong UBND để giúplãnh đạo chỉ đạo, điều hành công tác hành chính văn phòng.
*) Về cán bộ thực hiện công tác hành chính văn phòng
Lãnh đạo cầntăng cường các chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán bộ làm công tác văn thư vì những cán bộ văn thư là người đảm đương nhiều nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn phòng.
Việc bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ cần phải hợp lý hơn; để các cán bộ được làm việc đúng chuyên môn của mình để chất lượng công việc được tốt hơn.
Để tránh tình trạng quan liêu, phòng ban này ỷ lại phòng ban khác cần phân cụng nhiệm vụ, quyền hạn của mụ̃i phũng, đơn vị một cỏch rừ ràng.
Cần ưu tiên, khuyến khích cho các lãnh đạo đi học các lớp về ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ các công việc trong cơ quan một cách hiệu quả nhất.
*) Về việc xây dựng củng cố bộ máy hành chính
Lãnh đạo cấp trên cần chỉ đạo tiếp tục thực hiện việc cải cách bộ máy hành chính theo quy định của Nhà nước đồng thời đổi mới phương thức hoạt động của UBND phường sao cho bộ máy hành chính gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận rừ ràng, khụng bị chồng chộo nhau, phự hợp với điều kiện và yờu cầu cụng việc.
*) Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng Lãnh đạo nên quan tâm nhiều hơn tới việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng cụ thể là thường xuyên cập nhật những phần mềm công nghệ thông tin hiện đại liên quan đến thủ tục giải quyết các công việc hành chính. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn phòng, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cho công tác văn phòng đáp ứng được quá trình hội nhập.
Bên cạnh đó lãnh đạo cần quan tâm đến các đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống và quản lý các cơ sở dữ liệu như việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên máy tính, lưu trữ trên máy tính hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành.
*) Về nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ trong UBND
Để có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao và phẩm chất tốt UBND phường nên tạo điều kiện cho các cán bộ trong cơ quan đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, khóa học lý luận chính trị, các lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng.Kết hợp với việc tham quan học tập trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị trong và ngoài nước.
Tuyển chọn và đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, thích ứng với môi trường làm việc, với mọi công việc để hoàn thành tốt công việc được giao góp phần vào sự thành công chung trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Lãnh đạo, người làm quản lý cần quan tâm, động viên, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ nhân viên để họ yên tâm công tác và cống hiến trí tuệ, năng lực cho tổ chức.
Ngoài ra, UBND phường cần tạo ra những môi trường làm việc năng động để các cán bộ có thể trau dồi thêm những kỹ năng, trình đồ, phấm chất.
KẾT LUẬN
Công tác Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ là nghiệp vụ cần thiết và quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước, qua thời gian thực tập em đã đưa ra những ý kiến nhận xét cũng như phương pháp nhất định của riêng cá nhân em về công tác Văn phòng cũng như công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND phường Định Công. Với những ý kiến đóng góp của mình em mong rằng công tác Văn phòng, Văn thư - Lưu trữ tại UBND phường Định Công sẽ ngày càng hoàn thiện để pháp huy tốt vai trò của nó trong sự nghiệp xây dựng vào bảo vệ Tổ quốc nói chung và cho công tác chỉ đạo, hoạt đông của Văn phòng nói riêng, giúp cho công việc của UBND phường được tiến hành thuận lợi.
Thời gian đi thực tập tại cơ quan là khoảng thời gian quan trọng giúp cho bản thân em củng cố lại kiến thức của mình, đồng thời vận dụng được những kiến thức đó vào thực tế tại cơ quan. Qua đó em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm về cách nhìn bao quát, về khả năng giao tiếp và ứng xử trong công sở. Thời gian đi thực tập đã giúp bản thân em mạnh dạn hơn trong cách ứng xử, giao tiếp với mọi người trong cơ quan thực tập. Em nhận thấy lý thuyết được học chỉ là một phần công việc, việc có vẫn dụng được những lý thuyết, kinh nghiệm vào công việc không mới là thực tế, là cái quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc sau này.
Qua lần thực tập tại cơ quan UBND phường em hiểu biết sâu sắc hơn về sự quan tâm của nhà nước và của cơ quan đối với công tác văn phòng, hiểu thêm về ngành nghề mình theo đuổi nhờ vậy em cảm thấy yêu nghề hơn và tin tưởng vào sự lựa chọn nghề nghiệp của mình.
Qua đó em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các quý thầy cô của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các quý thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng của trường đã tận tình truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em có cơ hội áp dụng những lý luận đó vào thực tế tại cơ quan