Đang tải... (xem toàn văn)
Văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan, tổ chức; phục vụ cho tổ chức quản lý, điều hành của Lãnh đạo, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Trong công tác Hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan. Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác Hành chính càng nắm vai trò quan trọng. Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quan quyết định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan. Văn phòng hoạt động hiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủ động trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan. Nhà trường với phương châm “ Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” thực tâp ngành nghề nhằm sẽ đào tạo, củng cố kiến thức cho sinh viên ngành văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tay nghề vững vàng, biết vận dụng linh hoạt bài học trong nhà trường vào thực tế. (Thực tập) Đó là một yêu cầu quan trọng đối với sinh viên. Bởi thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp và tiếp thu được những kinh nghiệm bổ ích của một cán bộ văn phòng trong tương lai sau khi ra trường. Theo Kế hoạch đào tạo của Nhà trường đã tổ chức cho học sinh, sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa 2012 – 2015 đi thực tập tại cơ quan, xí nghiệp các tổ chức; Được sự đồng ý của Nhà trường và cơ quan liên hệ thực tập, em thực tập tại UBND Phường Quan Hoa Quận Cầu Giấy Hà Nội. Qua đợt thực tập từ ngày 24 3 2014 đến ngày 24 4 2014 tại UBND Phường Quan Hoa Quận Cầu Giấy Hà Nội được tiếp xúc với công việc của văn phòng, em nhận thấy người cán bộ làm công tác văn phòng đòi hỏi phải có nhiều kiến thức sâu, rộng, chuyên môn tốt và phải yêu nghề. Được sự quan tâm giúp đỡ của cán bộ công chức trong văn phòng em đã tiếp cận được với thực tế công việc, củng cố vững kiến thức còn thiếu khi còn học trong nhà trường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trong quá trình thực tập em đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm và còn áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức quản lý Văn phòng tại cơ quan. Bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và lời cảm ơn, còn có các phần nội dung chính như sau: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP. Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN. Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THỨC BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K HỆ CAO ĐẲNG KHÓA HỌC (2012 - 2015) Tên quan: UBND PHƯỜNG QUAN HOA Địa chỉ: 68 Dương Quảng Hàm - Cầu Giấy - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Đinh Trọng Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2015 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mai Thị Hồng Thơ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐLT QTVPK6B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đảng Nhà nước ta đề chủ trương việc: “Cần phải cải cách Hành chính” công tác Quản trị-Văn phòng, quan, tổ chức Một hành hợp lý đóng vị trí vô quan trọng quan tổ chức Trong quan, xí nghiệp, đơn vị hành nghiệp; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu có khác Do mà chức nhiệm vụ văn phòng quan khác Chính thế, công tác văn phòng giữ vai trò chủ đạo, mắt xích quan trọng phát triển quan, đơn vị nói riêng Nhà nước nói chung Văn phòng máy giúp việc tổng hợp trực tiếp quan, tổ chức; phục vụ cho tổ chức quản lý, điều hành Lãnh đạo, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Trong công tác Hành Nhà nước văn phòng trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Trong công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác Hành nắm vai trò quan trọng Hoạt động văn phòng yếu tố chủ quan định tồn tại, phát triển vững mạnh quan Văn phòng hoạt động hiệu giúp quan hoạt động có chất lượng, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Nhà trường với phương châm “ Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” thực tâp ngành nghề nhằm đào tạo, củng cố kiến thức cho sinh viên ngành văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tay nghề vững vàng, biết vận dụng linh hoạt học nhà trường vào thực tế (Thực tập) Đó yêu cầu quan trọng sinh viên Bởi thực tập tốt nghiệp khoảng thời gian cần thiết để sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp tiếp thu kinh nghiệm bổ ích cán văn phòng tương lai sau trường Theo Kế hoạch đào tạo Nhà trường tổ chức cho học sinh, sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa 2012 – 2015 thực tập quan, xí Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp tổ chức; Được đồng ý Nhà trường quan liên hệ thực tập, em thực tập UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội Qua đợt thực tập từ ngày 24/ 3/ 2014 đến ngày 24/ 4/ 2014 UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội tiếp xúc với công việc văn phòng, em nhận thấy người cán làm công tác văn phòng đòi hỏi phải có nhiều kiến thức sâu, rộng, chuyên môn tốt phải yêu nghề Được quan tâm giúp đỡ cán công chức văn phòng em tiếp cận với thực tế công việc, củng cố vững kiến thức thiếu học nhà trường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình thực tập em rút nhiều học kinh nghiệm áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ tình hình tổ chức quản lý Văn phòng quan Bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp em phần mở đầu lời cảm ơn, có phần nội dung sau: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Là người sinh viên (già) thật tự hào cho em, học tập trường có bề dầy truyền thống giảng dạy học tốt Em biết trải qua bao khó khăn, Thầy trò, nơi đây; theo năm tháng cộng với nỗ lực phấn đấu không ngừng nghỉ Nhà trường với hệ sinh viên; Trường đổi tên: Từ trường Trung cấp Văn Thư Lưu trữ TW, thành trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đại học Nội vụ Hà Nội, nơi mà người sinh viên (nhiều tuổi) em theo học Thật vinh dự; nơi bao lớp lớp sinh viên trưởng thành nên người công dân tốt, họ tiến sĩ khoa hoc nghành văn thư lưu trữ, thạc sĩ nghành quản trị, giáo viên ưu tú vv…rất nhiều người chọn đường giảng day trường, nhằm truyền đạt kiến thức có ích cho hệ sau chúng em đuơc học tập thực hành, tiếp thu kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ thiết thực với chúng em, vô quan trọng công tác Quản Trị Văn Phòng Học tập giúp em nâng cao kiến thức, làm người công dân tốt xã hội, có ích công việc, cho dù thực tế em người làm công tác: Xã hội – Nhân đạo, thực tập văn phòng UBND phường Quan Hoa giúp cho em học hỏi nhiều điều bổ ích, trưởng thành sống Qua viết cho em gửi lời cảm ơn tới Ban Giám Hiệu, tập thể cán bộ, giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt giảng viên khoa Quản Trị Văn Phòng truyền đạt giúp đỡ, hướng dẫn cho em vốn kiến thức sâu, rộng chuyên môn ngành Quản trị Văn Phòng Trân trọng cảm ơn Thầy giáo, Cô giáo! Những Người cống hiến đời cho nghiệp giáo dục nghiệp trồng người Chúc Thầy Cô dồi sức khỏe để chèo lái thuyền tri thức, đưa lớp lớp sinh viên chúng em đến bến bờ, giúp chúng em hoàn thành suất xắc nhiêm vụ học tập Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND Phường Quan Hoa, đặc biệt hướng dẫn tận tình cán Văn phòng phường giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Cảm ơn gia đình, người thân! Cảm ơn tâp thể lớp cao đẳng Quản Trị Văn Phòng K5 bên cạnh động viên chia sẻ vế mặt tinh thần giúp sinh viên (già) vượt qua khóa học, đạt nguyện vọng (muốn học) Do vốn kiến thức chưa sâu rộng nên Báo cáo em tránh khỏi thiếu sót; Em kính mong Thầy Cô giáo khoa Quản trị Văn Phòng tập thể BGH trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giúp đỡ tạo điều kiện để Báo cáo thực tập em hoàn thành đại kết cao Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 24 tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Phương Thức Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Phường Quan Hoa (Sơ đồ tổ chức máy UBND Phường Quan Hoa xem phụ lục) I.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Phường quan hành địa phương lãnh đạo giám sát Đảng uỷ, HĐND, UBND Phường có nhiệm vụ thực mục tiêu, nghị quyết, thị Đảng uỷ, Nghị Hội đồng nhân dân Chỉ thị, văn ngành cấp trên, trình hoạt động Uỷ ban nhân dân Phường thực theo chức năng, nhiệm vụ ngành triển khai nhiều văn bản, Nghị cấp đến ban, ngành thực tốt mục tiêu kinh tế - xã hội - an ninh - quốc phòng I.2 Nhiệm vụ quyền hạn: Căn vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận Quyết nghị theo đại đa số vấn đề quy định điều 124 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng năm 2003 vấn đề khác liên quan đến phát triển kinh tế văn hoá xã hội, Quốc phòng - An ninh địa bàn Phường, Uỷ ban nhân dân Phường trực tiếp đạo hoạt động phát triển kinh tế, văn hoá xã hội, Quốc phòng an ninh, phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Pháp luật quy định Uỷ ban nhân dân Phường ban hành văn quản lý, diều hành đồng thời tổ chức thực kiểm tra việc thi hành văn Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức tiếp dân vào thứ hàng tuần phòng giao dịch cửa, trực tiếp xem xét giải kiến nghị, khiếu nại công Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dân Cán bộ, công chức thuộc UBND Phường điều chỉnh theo Pháp luật cán công chức ngày 01 tháng năm 2003 văn khác Nhà nước chế độ sách cán xã, phường, thị trấn Uỷ ban nhân Phường hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; đặt lãnh đạo BCH Đảng Phường chịu giám sát Thường trực HĐND Phường theo luật định Uỷ ban nhân dân Phường quan điều hành thực Nghị HĐND tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ tổ chức đoàn thể tham gia xây dựng củng cố quyền thực việc giám sát hoạt động Uỷ ban nhân dân cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân a Về lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm trình Hội đồng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức đoàn thể ban ngành thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật b Về lĩnh vực nông nghiệp đất đai, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng quy hoạch có kế hoạch trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình, kế hoach sử dụng quỹ đất công mục đích, đạo ban ngành vận động nhân dân phát triển kinh tế địa bàn - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai trình cấp có thẩm Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quyền phê duyệt - Xây dựng quy hoạch; tổ chức bảo vệ; quản lý mạng lưới giao thông công trình công cộng điện, nước, đường giao thông, trường học, trạm y tế, nhà văn hóa địa bàn theo quy định pháp luật Nguyễn Thị Phương Thức Lớp:CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c Vê lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiện vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn Phường; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, dịch vụ; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghể truyền thống, sản xuất sẩn phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân Quận d Về lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng điểm dân cư địa bàn Phường; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; -Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân Phường e Vê lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, UBND Phường thực nhiệm, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Phường g Về lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Nguyễn Thị Phương Thức Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng soạn ban hành chương trình công tác tới phòng ban phường Nhờ có chương trình công tác nên theo dõi tiến độ công việc, xác định công việc xác, kiểm soát thời gian cách thức thực công việc, giúp hoàn thành tiến độ công viêc phù hợp với yêu cầu quan đạt mục tiêu định Chủ đề 4: Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng quan +) Vị trí, việc làm công chức văn phòng phường gồm: * Lãnh đạo : Gồm trưởng phòng, phó phòng, người lãnh đạo chịu trách nhiệm điều hành máy văn phòng phường hoạt động theo quản lý, phân công giao nhiệm vụ cấp Lãnh đạo điều hành hoạt động văn phòng quan theo đạo chủ tịch UBND phường Chịu trách nhiệm với quan tổ chức hoạt động quan Đôn đốc đạo kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng quan *.Nhân viên văn phòng : Có trách nhiệm thực nghiêm túc nội quy quy định văn phòng Tham mưu với lãnh đạo văn phòng thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực như: Tổ chức soạn thảo văn bản; quản lý công chức, viên chức thực cải cách hành chính, văn thư, lưu trữ nhà nước, công tác thi đua khen thưởng … Xây dựng kế hoạch công tác theo tuần , theo tháng, theo quý, theo năm để tổ chức chi đạo quan thực tốt công việc đề UBND phường * Mô tả công việc chức danh cá nhân văn phòng : Lãnh đạo văn phòng: gồm người gọi Trưởng văn phòng, Phó văn phòng Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp: gồm người gọi Nhân viên Nguyễn Thị Phương Thức 51 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết quả: gồm người gọi Nhân viên hành Bộ phận Tiếp dân: gồm người gọi Nhân viên hành Bộ phận Văn thư: gồm người gọi Nhân viên Văn thư Bộ phận Lưu trữ: gồm người gọi Nhân viên Lưu trữ Nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm đội ngũ cán nhân viên làm công tác văn phòng phải hiểu rõ trách nhiệm với công việc giao, tôn trọng quy định nhà nước công tác Văn thư, công tác soạn thảo ban hành văn quan… PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND Phường Quan Hoa Về nhận thức, thái độ: Qua thời gian thực tập văn phòng UBND phường, thân sinh Nguyễn Thị Phương Thức 52 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên thực tập, khả nhìn nhận vấn đề mức hạn chế, kinh nghiệm lực chuyên môn chưa có Đứng trước môi trường làm việc gần đạt tới chuẩn hoá, mang tính trí tuệ; Với cán có lực, kinh nghiệm tâm huyết với nghề em thấy cần phải học hỏi nỗ lực nhiều Một thuận lợi lớn em em cán văn phòng tạo điều kiện để tiếp xúc trực tiếp với thao tác nghiệp vụ từ đầu, mà em rút số kinh nghiệm nhằm thành thạo dần kỹ nghề nghiệp cho thân Như biết Văn phòng mặt quan, công tác văn thư đóng góp vai trò quan trọng thiếu Hàng ngày làm việc phải tiếp xúc với nhiều người nhiều đối tượng khác Quá trình làm việc đây, em học hỏi, rèn luyện hiểu biết thêm cách ứng xử mối quan hệ Trong quan hệ lãnh đạo: Phải kính trọng, tin tưởng tuỵêt đối trung thành Trong quan hệ hàng ngày với đồng nghiệp: việc ứng xử giao tiếp công việc phải thể tôn trọng, hoà đồng, lịch sự… Trong quan hệ với công dân: Phải có thái độ lịch sự, nhã nhặn Đặc biệt phải biết lắng nghe, tâm để hiểu mà người dân muốn nói từ giải thích cho họ hiểu, biết giúp họ giải công việc Được giúp đỡ cán nhân viên Uỷ ban tạo điều kiện mặt Trong trình thực tập quan em nghiêm túc, chấp hành quy định quan, có thái độ hoà nhã, lịch tôn trọng với cán quan công dân đến làm, giải công việc quan, tích cực học hỏi để ngày tốt hoàn thiện UBND Phường Quan Hoa giúp em hiểu biết thực tế chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng Trong thời gian thực tập đây, cán văn phòng UBND phường không tạo điều kiện cho em biết thực tế chuyên môn mà bước đầu giúp em rèn luyện phong cách làm việc người công chức văn Nguyễn Thị Phương Thức 53 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng quan hệ ứng xử môi trường làm việc thực tế Về kĩ nghề nghiệp: Qua trình thực tập Văn phòng UBND Phường Quan Hoa tạo điều kiện thuận lợi cho em rèn luyện kỹ nghiệp vụ Định hình tảng quan trọng tương lai, vào làm việc thực tập UBND Phường Quan Hoa, em trực tiếp thực số nghiệp văn thư, rèn luyện tác phong làm việc người cán bộ, công chức văn phòng: Tự tin, động ; nhờ hướng dẫn tận tình cán nhân viên Văn phòng nên em rèn luyện tay nghề giúp em tự tin vào thân trường a Về công tác Hành - Nắm vững công tác văn phòng soạn thảo văn bản, đánh máy với tốc độ nhanh xác Hiểu rõ thẩm quyền người kí văn - Tổ chức thực công tác thông tin phục vụ lãnh đạo b Về công tác Văn thư - Đóng dấu lên văn bản: đóng dấu giáp lai, dấu tròn 1/3 chữ kí lãnh đạo đóng dấu đủ thủ tục hành Tuyệt đối không đóng dấu khống - Khi lấy số văn phải lấy số liên tiếp vào sổ, chữ viết sổ phải rõ ràng , tránh việc lấy số phụ c Về công tác Lưu trữ - Biết cách xếp tài liệu để phục vụ cho công tác lưu trữ - Phục hồi tài liệu bị hư hỏng - Bảo quản tài liệu lưu trữ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: Sau thực tập xong nghiệp vụ công tác văn phòng UBND Phường Em nhận thấy công tác văn phòng có ưu điểm nhược điểm sau: Nguyễn Thị Phương Thức 54 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ưu điểm: Qua thực tế cho thấy cán văn phòng cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc, động, nhiệt tình yêu nghề, tích cực công tác Với ưu điểm giúp cho trình thực khâu nghiệp vụ công tác văn phòng theo quy định Nhà nước giải công việc nhanh chóng, kịp thời đạt hiệu cao + Công tác văn thư: Việc thực văn thư bước đầu có chuyển biến so với trước đây: Đội ngũ cán làm công tác văn thư tăng cường số lượng đào tạo tri thức Hầu hết cán đào tạo có trình độ quy Việc thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư tiến hành tương đối đầy đủ: Soạn thảo văn bản, kiểm tra văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu ban hành văn tiến hành theo nguyên tắc đạo Cục Văn thư Lưu trữ Chủ tịch Quá trình quản lý văn - đến thực theo số quy định chung văn Nhà nước ban hành Đặc biệt việc đăng ký văn giải văn tương đối chặt chẽ có hiệu Quản lý dấu chặt chẽ thực theo đạo Cục văn thư - lưu trữ việc sử dụng bảo quản dấu Bên cạnh quan ban hành số quy định riêng việc bảo quản sử dụng dấu Trong trình giải công việc tiến hành lập hồ sơ công việc phục vụ cho việc theo dõi công việc + Công tác lưu trữ: Các văn bản, giấy tờ sau giải công việc lưu trữ phòng ban phận văn thư văn phòng Lãnh đạo quan có quan tâm tới công tác lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ quan ngày hoàn thiện tốt UBND Phường Quan Hoa đạo cán nhân viên văn phòng Nguyễn Thị Phương Thức 55 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thu thập tất văn giấy tờ trình hoạt động quan nhằm mục đích sử dụng cho lâu dài góp phần nâng cao chất lượng công tác quan Mặc dù quan chưa bố trí phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu để tiến hành số công việc khác Song công tác lưu trữ thể cách chặt chẽ cụ thể Các khâu nghiệp vụ lưu trữ bước đầu thực phân loại xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu Việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tra tìm tài liệu cần thiết Ngoài UBND trang bị số sở vật chất như: tủ đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, hộp đựng tài liệu cặp dây phục vụ cho trình thu thập, lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu - Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm nêu công tác văn thư - lưu trữ UBND phường Quan Hoa số điểm hạn chế sau: + Công tác văn thư: Các ban, ngành, đơn vị quan chưa tiến hành việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu cho cán văn thư theo quy định Tài liệu tình trạng bó gói không lập hồ sơ tài liệu phòng nguyên phòng không giao nộp tài liệu cho cán văn thư giải công việc xong Quá trình thực khâu nghiệp vụ nhiều hạn chế đặc biệt việc xây dựng văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn chưa thực cách khoa học + Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ UBND Phường Quan Hoa hạn chế, cán kiêm nhiệm Công tác lưu trữ quan chưa quan tâm nhiều, điều ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu công tác lưu trữ lâu dài lưu trữ không đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn mà lưu trữ hình thành hoạt động quan ngày nhiều Nguyễn Thị Phương Thức 56 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc cất giữ bảo quản tài liệu đủ diện tích cho việc cất giữ tài liệu, chỗ để phục vụ cho việc chỉnh lý Cơ quan phòng lưu trữ phòng đọc riêng gây khó khăn trình bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Khắc phục nhược điểm Trước thực trạng công tác văn thư - lưu trữ UBND Phường cần phải thực số khắc phục sau: Cần phải tạo điều kiện thuận lợi để cán kiêm nhiệm có hội học hỏi nâng cao nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Trong trình thực khâu nghiệp vụ đặc biệt việc chuyển giao văn bản, xây dựng văn sở thu thập thông tin cần thiết có biện pháp cụ thể để bảo quản tài liệu lưu trữ hợp lý nhằm đảm bảo cho tài liệu không bị mát hư hỏng thời gian lưu trữ Uỷ ban Với biện pháp trình thực cần vào tình hình thực tế Uỷ ban vấn đề phát sinh mà điều chỉnh cho phù hợp Với việc thực hy vọng cải thiện tình hình công tác văn thư - lưu trữ Uỷ ban Kiến Nghị A.Đối với công tác văn thư: Cơ quan cần tăng cường thêm đội ngũ cán có nghiệp vụ chuyên môn tốt làm công tác văn thư - lưu trữ, Phải tăng cường trang thiết bị bảo quản phòng trang thiết bị cần thiết khác để phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ có đảm bảo phục vụ tốt cho chất lượng hoạt động quan Việc giải công văn qua đường bưu điện thường thời gian, tốn kém, làm mát, thất lạc, Văn phòng nên áp dụng thành tựu khoa học kĩ thuật tiên tiến công nghệ thông tin việc sử dụng thư điện tử Việc triển khai ứng dụng công dụng thông tin sở cho nhu cầu phát triển công tác văn thư phát triển toàn diện mặt Uỷ ban Nguyễn Thị Phương Thức 57 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.Về công tác lưu trữ: Nhìn chung công việc tổ chức, xếp quản lý tài liệu phông lưu trữ UBND Phường Quan Hoa tồn nhiều khó khăn, kể sở vật chất, kho tàng Cần quan tâm trọng đến việc xây dựng kho tàng, đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu Bởi khối lượng tài liệu phòng ban tương đối nhiều lại tình trạng xếp lộn xộn, bản, nhiều tài liệu tình trạng bó gói Trước phát triển công nghệ khoa học, ngày cần có bổ sung cán có trình độ chuyên môn lưu trữ để đáp ứng công việc Uỷ ban Về hệ thống giá tủ cần phải đạt tiêu chuẩn theo quy định Kho lưu trữ xây dựng thêm cần thiết kế nơi thông thoáng tránh xâm nhập nấm mốc côn trùng gây hư hại tài liệu, tốt nên đặt tầng hai Nguyễn Thị Phương Thức 58 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên ý kiến nhận xét phương pháp nhận định riêng cá nhân em công tác Văn Phòng, Văn thư - Lưu trữ UBND Phường Quan Hoa Với ý kiến đóng góp mình, em mong công tác Văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, cán làm công tác văn phòng ngày làm theo quy định, nghiệp vụ,và thực ngày tốt hơn, thực phát huy vai trò tham mưu giúp việc cho công việc Uỷ ban tiến hành thuận lợi tiết kiệm thời gian Qua thời gian thực tập Văn phòng UBND Phường Quan Hoa việc vận dụng lý thuyết để dựa vào thực tế quan Em thấy nghiệp vụ Công tác Văn phòng nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ phần quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước, tổ chức muốn phát triển phải thực tốt đạo, lãnh đạo, phải ngày hoàn thiện mặt công tác văn thư nói chung hay lĩnh vực quản lý hành Nhà nước nói riêng Đó trọng tâm trình hoạt động giao dịch quan Được quan tâm giúp đỡ cán nhân viên uỷ ban, em hoàn thiện thêm kiến thức trường sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác văn thư Đây bước giúp em xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Qua viết lần cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Đảng Ủy - UBND Phường Quan Hoa, cán văn phòng, giúp em có thêm hiểu biết chuyên ngành, tích luỹ kinh nghiệm cho em tìm hiểu công việc cách có hiệu Mặc dù thời gian thực tập, em cố gắng nỗ lực học hỏi tham khảo, trình độ, kiến thức có hạn nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận đóng góp ý kiến bảo tận tình thầy cô, với hi vọng Báo cáo hoàn thiện giúp cho em hoàn thành suất xắc nhiệm vụ học tập./ Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thị Phương Thức 59 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Người thực Nguyễn Thị Phương Thức Nguyễn Thị Phương Thức 60 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA CHỦ TỊCH 02 PHÓ CHỦ TỊCH VP TP ĐCTNMT BCA (1) (2) (3) (4) DSKHHChủ tịch GĐ BTCNS (5) BTT VH -TT (7) (8) (6) CHÚ GIẢI: Phó 01.chủ VPtịch - Văn phòng phụ02 trách kinh tế BTP - Ban Phó chủ tịch Tư pháp phụ trách văn hoá - xã hội 03 BĐCTNMT - Ban Địa tài nguyên môi trường 04 BCA - Ban công an 05 BDSKHHGĐ - Ban Dân số kế hoạch hóa gia đình 06 BTCNS - Ban tài ngân sách 07 BTT - Ban tra Phòng Phòng Phòng Trạm 08 BVHTT - Ban khuyến Tài NN công nông thương nguyên khuyến & & Thanh Phòng huyện Tư pháp lâm PT nông thôn Phòng Kế hoạch Tài Văntrahóa thông tin Môi trường Nguyễn Thị Phương Thức Văn phòng HĐND & UBND 61 Phòng Nội vụ Phòng Phòng Giáo y tế dục & Đào tạo Lớp: CĐ QTVPK5 Phòn g Văn hoá & Thôn g tin Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG QUAN HOA Lãnh đạo Văn phòng Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết Bộ phận Tiếp dân Bộ phận Văn thư Bộ phận Lưu trữ Ghi chú: Lãnh đạo văn phòng (01 Trưởng phòng, 01 phó phòng) Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp ( 02 người Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết hồ sơ 01 người) Bộ phận văn thư (01 người) Bộ phân lưu trữ ( 01 người) Nguyễn Thị Phương Thức 62 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC HỌP CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA Văn phòng chuẩn bị họp Xác định chủ đề họp Xây dựng kế hoạch cụ thể Chuẩn bị văn Giấy mời Dự trù kinh phí Chuẩn bị sở vật chất kỷ thuật Chuẩn bị nội dung tài liệu Kiểm soát, xử lý tình phát sinh Văn phòng họp Quản lý hội trường Phối hợp lễ tân làm nhiệm vụ đón khách Giới thiệu đại biểu Quan sát công việc lễ tân thư ký Văn phòng sau họp Tồng hợp kết họp Nguyễn Thị Phương Thức Thông báo kết 63 Họp rút kinh nghiệm Quyết toán kinh phí Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ HOÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Phòng hành tổng hợp chuẩn bị điều kiện cần Lập kế hoạch công tác Không đoàn: Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo xin ý kiến giải công việc nhà Đi đoàn: Chuẩn bị tài liệu ghi biên thu thập tài liệu Báo cáo công việc chưa giải toán chi phí, thu thập tài liệu cho vào lưu trữ Nguyễn Thị Phương Thức 64 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KÌ CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA Gửi công văn yêu cầu Phòng đăng ký công tác thường kỳ Đăng ký chương trình công tác thường kỳ văn phòng Đăng ký chương trình công tác thường kỳ văn phòng Dự thảo chương trình công tác thường kỳ Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác thường kỳ Nguyễn Thị Phương Thức 65 Lớp: CĐ QTVPK5