Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Sau khi thực tập xong về nghiệp vụ công tác văn phòng tại UBND Phường. Em nhận thấy công tác văn phòng có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
Qua thực tế cho thấy cán bộ văn phòng ở đây là những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc, năng động, nhiệt tình yêu nghề, tích cực trong công tác. Với những ưu điểm trên giúp cho quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng đúng theo quy định của Nhà nước và giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời đạt hiệu quả cao.
+ Công tác văn thư:
Việc thực hiện văn thư đã bước đầu có những chuyển biến so với trước đây: Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường về số lượng cũng như đào tạo về tri thức. Hầu hết các cán bộ ở đây đều được đào tạo có trình độ chính quy.
Việc thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư được tiến hành tương đối đầy đủ: Soạn thảo văn bản, kiểm tra văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu và ban hành văn bản được tiến hành theo nguyên tắc chỉ đạo của Cục Văn thư Lưu trữ và của Chủ tịch.
Quá trình quản lý văn bản đi - đến được thực hiện theo một số quy định chung của các văn bản Nhà nước ban hành. Đặc biệt trong việc đăng ký văn bản và giải quyết văn bản tương đối chặt chẽ và có hiệu quả.
Quản lý con dấu rất chặt chẽ được thực hiện theo sự chỉ đạo của Cục văn thư - lưu trữ về việc sử dụng và bảo quản con dấu. Bên cạnh đó cơ quan cũng đã ban hành một số quy định riêng về việc bảo quản và sử dụng con dấu.
Trong quá trình giải quyết công việc tiến hành lập hồ sơ công việc phục vụ cho việc theo dừi cụng việc.
+ Công tác lưu trữ:
Các văn bản, giấy tờ sau khi giải quyết công việc đều được lưu trữ tại phòng ban và bộ phận văn thư văn phòng.
Lãnh đạo cơ quan đã có sự quan tâm tới công tác lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan ngày càng hoàn thiện và tốt hơn.
UBND Phường Quan Hoa đã chỉ đạo cán bộ nhân viên trong văn phòng
thu thập tất cả văn bản giấy tờ trong quá trình hoạt động của cơ quan nhằm mục đích sử dụng cho hiện tại và lâu dài góp phần nâng cao chất lượng công tác của cơ quan.
Mặc dù cơ quan chưa bố trí được phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu cũng như để tiến hành một số công việc khác. Song công tác lưu trữ được thể hiện một cách chặt chẽ và cụ thể. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ bước đầu đã được thực hiện như phân loại xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu.
Việc này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu khi cần thiết. Ngoài ra UBND đã trang bị một số cơ sở vật chất như: tủ đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, hộp đựng tài liệu và cặp dây phục vụ cho quá trình thu thập, lưu trữ và bảo quản hồ sơ tài liệu.
- Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Quan Hoa cũng còn một số điểm hạn chế như sau:
+ Công tác văn thư:
Các ban, ngành, đơn vị trong cơ quan chưa tiến hành việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu cho cán bộ văn thư theo đúng quy định. Tài liệu hầu như vẫn trong tình trạng bó gói không lập hồ sơ và tài liệu của phòng nào còn nguyên ở phòng đó không giao nộp tài liệu cho cán bộ văn thư khi giải quyết công việc xong.
Quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ còn nhiều hạn chế đặc biệt trong việc xây dựng văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản chưa được thực hiện một cách khoa học.
+ Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ ở UBND Phường Quan Hoa còn hạn chế, cán bộ còn kiêm nhiệm. Công tác lưu trữ của cơ quan chưa được quan tâm nhiều, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả công tác lưu trữ và về lâu dài lưu trữ không đáp ứng được yêu cầu công tác chuyên môn khi mà lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan ngày càng nhiều.
Việc cất giữ bảo quản tài liệu chỉ mới đủ diện tích cho việc cất giữ tài liệu, không có chỗ để phục vụ cho việc chỉnh lý.
Cơ quan không có phòng lưu trữ và phòng đọc riêng gây khó khăn trong quá trình bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.-
Khắc phục những nhược điểm
Trước thực trạng công tác văn thư - lưu trữ của UBND Phường cần phải thực hiện một số khắc phục như sau:
Cần phải tạo điều kiện thuận lợi hơn để các cán bộ kiêm nhiệm có cơ hội học hỏi nâng cao nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ đặc biệt trong việc chuyển giao văn bản, xây dựng văn bản trên cơ sở thu thập những thông tin cần thiết. có biện pháp cụ thể để bảo quản tài liệu lưu trữ hợp lý nhằm đảm bảo cho tài liệu không bị mất mát hư hỏng trong thời gian lưu trữ tại Uỷ ban.
Với những biện pháp trên trong quá trình thực hiện cần căn cứ vào tình hình thực tế của Uỷ ban các vấn đề phát sinh mà điều chỉnh cho phù hợp. Với việc thực hiện trên hy vọng sẽ cải thiện tình hình công tác văn thư - lưu trữ tại Uỷ ban.
Kiến Nghị