III. Khảo sát tinh hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của UBND Phường Quan Hoa
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.2. Đánh giá những ưu, nhược điểm
Qua thời gian thực tập tại đây, được làm quen và dần hình thành thái độ làm việc nghiêm túc, được sự hướng dẫn của cán bộ trong văn phòng UBND Phường Quan Hoa, tôi thấy đây là môi trường làm việc khoa học. Chính vì thế các cán bộ trong Phòng đã không ngừng đẩy mạnh công tác Văn thư vững vàng và hoạt động của cơ quan ổn định, góp một phần không nhỏ vào sự ổn định và phát triển không ngừng của UBND Phường Quan Hoa trong thời gian qua, khẳng định vị trí của cơ quan mình trong xu thế phát triển sự nghiệp và chất lượng trong công tác hành chính. Thực tập tại UBND tôi nhận thấy tình hình chỉ đạo công tác lưu trữ của lãnh đạo văn phòng ở UBND phường có những ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Chánh văn phòng Là người năng nổ trong công việc có trách nhiệm cao trong công việc thực hiện đúng mọi quy định của nhà nước và của cơ quan về công tác lưu trữ.
Chánh văn phòng chỉ đạo cán bộ văn phòng thực hiện công tác lưu trữ một cách nghiêm túc theo quy trình của nghiệp vụ.
Chánh văn phòng tham mưu cho lãnh đạo ban hành 1 số quy chế về công tác Văn thư-Lưu trữ, ban hành văn bản.
Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trong việc chỉ đạo thì người lãnh đạo cũng
không thể tránh khỏi những nhược điểm sau:
Còn hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bố trí thời gian sắp xếp, chỉnh lý tài liệu chưa hợp lý nên tài liệu đang còn trong tình trạng bó gói, tích đống.
Do cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ, tủ đựng tài liệu còn thiếu nên việc quản lý và lưu trữ chưa được tốt chưa phân loại được các loại văn bản.
Công tác Văn thư Lưu trữ UBND đã thực hiện theo các văn bản của Nhà nước như Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT–BNV–VPCP của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thực hiện những quy định của Chính phủ về công tác Văn thư, UBND Phường Quan Hoa đã có những kết quả tốt đẹp trong việc ban hành, quản lý văn bản, sử dụng con dấu,.…
Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra liên tục cùng với việc thực hiện nghiệp vụ nghiêm túc mà Công tác lưu trữ luôn được hoàn thiện đầy đủ, chính xác và kịp thời.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA
Chủ đề 1: Về công tác Soạn thảo văn bản của UBND Phường
Văn bản là phương tiện để ghi chép, truyền đạt các thông tin bằng tín hiệu ngôn ngữ giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, để giải quyết các công việc. Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị và để giải quyết công việc đạt hiệu quả cao thì việc soạn thảo và ban hành văn bản là đặc biệt quan trọng và không thể thiếu được, việc soạn thảo có tính chất quyết định tới trọng lượng quản lý Nhà nước đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy, UBND Phường Quan Hoa rất coi trọng việc soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện theo quy định của Đảng và Nhà nước về công tác này.
- Quy trình Soạn thảo văn bản của UBND Phường:
Việc soạn thảo các văn bản hành chính thông thường (Quyết định, Công văn, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời, Báo cáo, Hướng dẫn...) của UBND Phường Kim Liên được quy định theo các phòng ban. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban để ban hành văn bản. Quy trình như sau: Chuyên viên của các phòng ban soạn thảo, sau khi đánh máy in ấn xong thì chuyên viên trình lên lãnh đạo của phòng mình để kiểm tra về nội dung của văn bản. Khi kiểm tra xong nếu sai sót thì chuyên viên soạn thảo lại, nếu nội dung văn bản đã được sự đồng ý của lãnh đạo duyệt thì lãnh đạo của phòng mình ký nháy và chuyển lên cho thủ Trưởng cơ quan ký theo thẩm quyền đã quy định. Sau đó chuyển cho cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức văn bản. Khi đã có chữ ký, cán bộ văn thư đóng dấu vào thể thức đề ký của văn bản và đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi”. Sau đó gửi cho các cán bộ cơ quan có liên quan để giải quyết
*. Xây dựng một số mẫu văn bản Hành chính 1.1. Mẫu văn bản Quyết định (mẫu chung)
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
Số: /QĐ-UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, Ngày ... tháng ... năm 2015 QUYẾT ĐỊNH
V/v ……….
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
Căn cứ ………...;
Căn cứ ………..;
Xét đề nghị ………, QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ………
………
Điều 2. ………
………
Điều 3. ……….
………/.
Nơi nhận:
- ………;
- ……….;
- Lưu: VP.
CHỦ TỊCH Nguyễn Minh Tuyên
1.2. Công văn (mẫu chung)
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
Số: /UBND-VP
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, Ngày ... tháng ... năm 2015 Kính gửi:
- ………..;
- ………..;
- ………..;
………
………..../.
- Nơi nhận:
-………….;
- ………….;
- Lưu: VP.
CHỦ TỊCH
Nguyễn Minh Tuyên
1.3.Giấy nghỉ phép
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
Số: /GNP-UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, Ngày ... tháng ... năm 2015 GIẤY NGHỈ PHÉP
Xét Đơn xin nghỉ phép ngày…..của ông (bà)
...……… cấp cho:
Ông (bà):...
Chức vụ:...
Nghỉ phép năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ………. đến hết ngày tại………../.
- Nơi nhận:
-………….;
- ………….;
- Lưu: VP.
CHỦ TỊCH
Nguyễn Minh Tuyên
1.4. Giấy đi đường
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
Số: /GĐĐ-UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, Ngày ... tháng ... năm 2015 GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho ông (bà):...
Chức vụ:...
Nơi được cử đến công tác:...
Giấy này có giá trị hết ngày: ...
- Nơi nhận:
-………….;
- ………….;
- Lưu: VP.
CHỦ TỊCH
Nguyễn Minh Tuyên
1.5. Biên bản
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
Số: /BB-UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, Ngày ... tháng ... năm 2015 BIÊN BẢN
………..
Thời gian bắt đầu...
Địa điểm...
Thành phần tham dự...
Chủ trì (chủ tọa):...
Thư ký (người ghi biên bản):...
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
...
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm
…… ./
THƯ KÝ Họ và tên
CHỦ TỌA Họ và tên Nơi nhận:
- ……….;
- Lưu: VT.
1.6. Giấy giới thiệu
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
Số: /GGT-UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, Ngày ... tháng ... năm 2015 GIẤY GIỚI THIỆU
...trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) ...
Chức vụ:...
Được cử đến:...
Về việc:...
...
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày.../.
- Nơi nhận:
-………….;
- ………….;
- Lưu: VP.
CHỦ TỊCH
Nguyễn Minh Tuyên
Chủ đề 2: Xây dựng quy chế