2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái:
2.4.1.1. Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan theo chế độ Nhà nước:
Tình hình thực hiện giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ của UBND xã Xuân Bái đã được thực hiện theo chế độ Nhà nước và quy định của cơ quan;
Theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan phải tiến hành kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu mà mình đã quản lý những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải nộp cho lưu trữ cơ quan (Do UBND xã Xuân Bái hoạt động theo nhiệm kỳ nên hết nhiệm kỳ tài liệu mới được nộp lưu vào kho Lưu trữ). Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập thành 02 bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu” và 02 bản “Biên bản nộp lưu”, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu giữ 01 bản, lưu trữ cơ quan giữ 01 bản;
Đối với hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, những cán bộ, công chức cần khai thác sử dụng thì cán bộ lưu trữ cơ quan sẽ làm thủ tục cho mượn hồ sơ;
Theo quy định của cơ quan thì cán bộ Văn thư - Lưu trữ phải thu thập tài liệu sau khi các phòng, ban, đơn vị đến xin dấu. Nghĩa là cán bộ Văn thư - Lưu trữ giữ lại những bản gốc, những bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và bảo quản cẩn thận, hàng qúy phải kiểm tra tài liệu mình lưu giữ nếu thiếu thì cán bộ lưu trữ phải đến các phòng ban thu thập cho đầy đủ.
2.4.1.2. Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là:
Gồm khối tài liệu với khoảng 25m giá tài liệu;
Khối tài liệu đã chỉnh lý là: 112 cặp đã đươc chỉnh lý.
Thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ của UBND xã Xuân Bái bảo quản là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, cơ quan hữu quan gửi sang chủ yếu là báo cáo, công văn, quyết định…
2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu đã được cơ quan thực hiện theo đúng quy định.
Khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ lập 02 biên bản có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ 01 bản. Trong biên bản ghi chi tiết, cụ thể ngày, tháng; căn cứ bên giao, bên nhận, tên phông, thời gian của tài liệu, thành phần, số lượng…. Sau đó đại diện bên giao và bên nhận ký tên.
2.4.1.4. Xác định giá trị tài liệu:
Do cán bộ kiêm nhiệm về công tác Lưu trữ nên những tài liệu trong kho Lưu trữ của UBND xã Xuân Bái đã được xác định giá trị tài liệu nhưng mới chỉ được một phần, công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành từng đợt nhưng không thường xuyên.
UBND xã có thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau những đợt chỉnh lý tài liệu và có danh mục thống kê tài liệu loại.
Xây dựng thời hạn bảo quản để tạo điều kiện cho việc xác định tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, cơ quan đã xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu. Căn cứ vào thời hạn bảo quản, cán bộ lưu trữ xác định danh mục để lập thành danh mục hồ sơ nộp lưu.
Sau khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, còn những tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu được thực hiên theo đúng thủ tục. Những tài liệu loại ra được cán bộ lưu trữ lập thành danh mục gửi lên cấp trên xem xét, đồng ý cho hủy bằng văn bản và lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu. Hồ sơ tiêu hủy tài
liệu được lập thành 03 bản: 01 bản cho cấp trên, 01 bản cho cán bộ lưu trữ cơ quan, 01 bản cho đơn vị có tài liệu hủy.
2.4.2 Chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Hiện nay, tại kho Lưu trữ của UBND xã Xuân Bái có 500 hồ sơ đã được chỉnh lý, trong những năm gân đây công tác lưu trữ chưa được chú trọng nên tài liệu của những năm đó không còn tình trạng bị nhàu nát, mối mọt.
2.4.3. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:
UBND xã Xuân Bái sử dụng công cụ thống kê truyền thống trong công tác Văn thư-lưu trữ như: Sổ Đăng ký văn bản đi, Sổ Đăng ký văn bản đến, mục lục hồ sơ. Công cụ truyền thống này đã phục vụ cho công tác nghiên cứu, khai thác tra tìm tài liệu.
2.4.4. Bảo quản tài liệu:
UBND xã đã có kho riêng để bảo quản tài liệu. Tài liệu đã được đưa vào hộp và sắp xếp lên giá;
Kho lưu trữ được đặt ở tầng 02, chưa có đầy đủ trang thiết bi để phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu được tốt như: quạt thông gió, máy hút ẩm…
2.4.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cơ quan quan tâm và thực hiện khá tốt, tài liệu lưu trữ được cán bộ cơ quan khai thác sử dụng vào các công việc hàng ngày của cơ quan;
Tuy vậy, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn chưa được coi trọng và áp dụng rộng rãi.
Do điều kiện còn khó khăn nên cơ quan chưa áp dụng các phương pháp hiện đại vào quản lý tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nên chỉ áp dụng các phương pháp truyền thống như: Phiếu sử dụng tài liệu, Sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu.