Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã yên HƯNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG HUYỆN YÊN MÔ – TỈNH NINH BÌNH 3 I. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG 3 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG 4 1.Chức năng của UBND xã Yên Hưng 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Hưng 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Hưng 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ YÊN HƯNG 7 1. Chức năng của Văn phòng UBND xã Yên Hưng 7 2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Yên Hưng 8 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Hưng. 9 4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng. 10 IV Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng. 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng 11 1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 11 1.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 11 1.1.2. Chức năng Hậu cần 12 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Yên Hưng 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị. 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 16 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở tại UBND xã Yên Hưng 17 1.5.1. Trang phục, giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức 17 1.5.2. Bài trí công sở 18 1.5.3.Thời gian làm việc 18 2. Khảo sát về công tác văn thư 20 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 20 2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 2.2.1.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư. 21 2.2.2. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 22 2.2.2.1. Công tác soạn tháo và ban hành văn bản. 22 2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan: 25 2.2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 27 2.2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 28 3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ. 29 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 30 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 30 3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 31 3.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 32 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC HIỆN: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 33 1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm. 33 2. Soạn thảo “Quy chế công tác VTLT” của UBND xã Yên Hưng. 45 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của UBND xã Yên Hưng. 65 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Yên Hưng. 70 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan HĐNDUBND xã Yên Hưng. 72 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng của cơ quan thực tập.Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức Văn phòng . 73 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 75 I.Nhận xét và đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng. 75 1. Ưu điểm 75 1.1. Hoạt động Văn phòng 75 1.2. Công tác Văn thư 77 1.3. Công tác Lưu trữ 77 1.4 Công tác hành chính văn phòng 77 2. Nhược điểm 78 2.1 Công tác văn phòng 78 2.2. Công tác văn thư 79 2.3. Công tác lưu trữ 79 2.4. Công tác hành chính văn phòng 79 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG. 80 PHẦN PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần I 3

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3

CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG- HUYỆN YÊN MÔ – TỈNH NINH BÌNH 3

I.KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:.3 II.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG: 4

1.Chức năng của UBND xã Yên Hưng: 4

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Hưng: 4

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Hưng: 5

III.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ YÊN HƯNG : 7

1 Chức năng của Văn phòng UBND xã Yên Hưng : 7

2 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Yên Hưng : 8

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Hưng 9

4 Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng 10

IV Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng 11

1.Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng 11

1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 11

1.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 12

1.1.2 Chức năng Hậu cần 13

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Yên Hưng 13

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị 15

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 16

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở tại UBND xã Yên Hưng 17

1.5.1 Trang phục, giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức 18

1.5.2 Bài trí công sở 18

1.5.3.Thời gian làm việc 19

2 Khảo sát về công tác văn thư 20

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 20

2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 22

2.2.1.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư 22

2.2.2 Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 23

2.2.2.1 Công tác soạn tháo và ban hành văn bản 23

2.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan: 25

2.2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 27

2.2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.29 3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 30

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 30

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 31

3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 32

3.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ: 32

Phần II 33

CHUYÊN ĐỀ THỰC HIỆN: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 33

CỦA CƠ QUAN 33

1 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm 34

1.1Mẫu lịch công tác tuần: 34

Yên Hưng, ngày tháng năm 34

1.2 Kế hoạch công tác tháng 36

1.3 Kế hoạch công tác năm 38

2.Tháng 2 40

2 Soạn thảo “Quy chế công tác VTLT” của UBND xã Yên Hưng 47

3 Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của UBND xã Yên Hưng 70

4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Yên Hưng 76

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan HĐND-UBND xã Yên Hưng 78

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng của cơ quan thực tập.Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức Văn phòng 79

PHẦN III 80

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 81

I.Nhận xét và đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng 81

1 Ưu điểm: 81

1.1 Hoạt động Văn phòng: 81

1.2 Công tác Văn thư: 83

1.3 Công tác Lưu trữ: 83

1.4 Công tác hành chính văn phòng: 83

2 Nhược điểm: 84

2.1 Công tác văn phòng: 84

2.2 Công tác văn thư: 85

2.3 Công tác lưu trữ: 85

2.4 Công tác hành chính văn phòng: 85

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM

VÀ KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG 86

PHẦN PHỤ LỤC 1 LỜI CẢM ƠN 25

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

HĐND&UBND Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân

dân

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước càng phát triển kéo theo con người càng hiện đại và những yêucầu lớn đặt ra cho xã hội ngày càng cao.Việt nam đang trên con đường hội nhậpQuốc tế, đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước,cuộc cách mạng khoahọc công nghệ và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội

về hoạt động văn phòng cũng như vấn đề xử lý thông tin.Nếu như trước kia Vănphòng được hiểu là loại hình lao động giấy tờ, hành chính đơn giản Thì ngàynay, trong sự phát triển vũ bão với sự bùng nổ thông tin mạnh mẽ, Văn phòngđược coi như là một loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ, năngđộng Chính vì vậy Văn phòng giữ một vai trò quan trọng, một mắt xích thenchốt trong các hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Để hoạt động quản lýđược tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhânviên với trình độ cao, theo hướng đa năng về nghiệp vụ- kỹ năng kịp thời để đưađất nước bắt kịp với thời đại và thế giới

Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”nhằm giúp cho văn phòng trong tương lai nắm vững lí thuyết đã được học đểvận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinhviên đi thực tập tại các cơ quan.Đây là quá trình giúp cho sinh viên làm quenvới môi trường của công việc, đồng thời là cơ hội để có dịp củng cố lại các kiếnthức đã được học ở trong nhà trường và là bước đệm để bộc lộ năng lực củamình.Được trực tiếp thực hiện công việc cuả một người nhân viên thực thụ đượcgiao nhiệm vụ, được hướng dẫn thực hiện và đánh giá công việc.Trang bị chosinh viên kỹ năng quản trị Văn phòng một cách khoa học như biết tổ chức nơilàm việc, xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản và kỹ năng tổ chứccông tác lễ tân, hội nghị, công tác văn thư, lưu trữ, hồ sơ tài liệu

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnhđạo UBND xã Yên Hưng, em đã được tiếp nhận thực tập tại HDND-UBND xãYên Hưng, với thời gian 2 tháng (từ ngày 9/3/2015 đến ngày 29/4/2015) trongkhoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng, nỗ lực không ngừng để học hỏi

kinh nghiệm và trên cơ sở áp dụng những kiến thức, lý luận cơ bản đã được họctrên ghế nhà trường vào quá trình thực tế, đưa lý luận gắn liền với thực tiễn tại

cơ quan và được sự giúp đỡ tận tình của các đồng chí lãnh đạo UBND xã YênHưng em đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp cuả mình

Bài báo cáo sau đây là thành quả đánh dấu bước trưởng thành của em sau

3 năm học tập và rèn luyện tại trường, cùng quá trình thực tập hai tháng tại cơquan đã giúp em nhận thức được tầm quan trọng cuả ngành Quản trị Văn Phòng.Trong quá trình thực tập em đã cố gắng học hỏi và trao dồi kiến thức tuy nhiênkhông tránh khỏi thiếu sót.Em kính mong nhận được sự thông cảm và đóng gópcủa thầy cô và các cán bộ trong cơ quan thực tập để bài báo cáo của em đượchoàn chỉnh hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt quá trình thực tậpđạt kết quả cao Giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm trong công việc cũng nhưtrong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn./.

Yên Hưng, ngày 29 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG- HUYỆN YÊN MÔ – TỈNH NINH BÌNH

I KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:

Xã Yên hưng là một xã đồng bằng nằm ở phía Tây Nam của Huyện Yên

Mô, cách trung tâm huyện 45km.Xã có 6 thôn với tổng diện tích tự nhiên theođịa giới hành chính là 344,73 ha

+) Phía Đông giáp với xã Yên Phú, Yên Phong

+) Phía Nam giáp với xã Yên Mỹ

+) Phía Tây giáp với xã Yên Hòa, Yên Thịnh

+) Phía Bắc giáp với Yên Phú

Với vị trí địa lý như vậy quy hoạch sử dụng đất đai ở đây tập trung là chủyếu và sử dụng đất khu trung tâm xã, dân cư nông thôn, xây dựng cơ cấu hạ tầngphục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng

Về dân số: toàn xã có 4057 nhân khẩu chủ yếu là dân tộc kinh

Đặc điểm địa hình: là xã thuộc vùng đồng bằng tương đối bằng phẳng có

xu hướng giảm dần theo hướng Đông Bắc –Tây Nam, độ cao trung bình 1,1m đất đai chủ yếu là phù sa không được bồi đắp hàng năm bằng hệ thốngsông Hồng, sông Đáy

0,8m-Đặc điểm khí hậu: nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, bình quân mỗi nămdiễn ra từ 3-5 cơn bão thấp nhiệt đới gây mưa lũ lụt từ tháng 7 đến tháng 11(lượng mưa bình quân mỗi năm 1920mm) độ ẩm 85% đồng thời cũng có nắngnóng kèm theo gió lào nên gây ra hạn hán cục bộ từ tháng 4 đến tháng 7 chịuảnh hưởng của thiên nhiên rét đậm và rét hại từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau

Tài nguyên đất : đất sản xuất nông nghiệp có 259,64ha, đất lâm nghiệp247,38ha, đất nuôi trồng thủy hải sản 12,26ha

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:

1.Chức năng của UBND xã Yên Hưng:

-UBND xã Yên Hưng do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND,

cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐNDcùng cấp và cơ quan nha nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND xã Yên Hưng thực hiện chức năng quản lý nha nước ở địa

phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ Trung ương đến các cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Hưng:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê duyệt, tổchức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Dự toán thu, chi ngân

sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện;Quyết toánngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp – tiểu thủ công

nghiệp, du lịch và thương mại, các ngành nghề, làng nghề tại địa phương trìnhcấp trên phê duyệt

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển nông nghiệp theo quy định của cấp trên Tổ chức xâydựng các công trình thuỷ lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản lýnguồn tài nguyên môi trường

- Kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông và các công trìnhxây dựng cơ sở hạ tầng của địa phương, huy động sự đóng góp tự nguyện củanhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã.

-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, tổ chứccác hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn hoá, văn minhtại các cụm điểm dân cư, phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội

-Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình dân sốKHHGĐ, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, quản lý và tu

bổ nghĩa trang liệt sĩ

- Thực hiện tốt công tác an ninh quốc phòng như huấn luyện quân sự phổthông, quản lý quân dự bị động viên, huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân

tự vệ tại địa phương

- Quản lý hộ khẩu đăng ký tạm trú tạm vắng, phối hợp với cơ quan chức năng

xử lý các vi phạm pháp luật ở địa phương, giải quyết các tranh chấp, hoàgiải các vụviệc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khai sinh, đăng ký kết hôn

- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Hưng:

Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng đểphát huy tiề năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế

- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất

và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với

cả nước

- Ủy ban nhân dân: Do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hànhcủa Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới cơ sở

*Ủy ban nhân dân xã Yên Hưng có cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Chủ tịch UBND xã: là người lãnh đạo và điều hành công việc củaUBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn củamình và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấptrên và HĐND cùng cấp

+ Phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thựchiện những công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề đượcphân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao.Trongquá trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyềnhạn chủ tịch.Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ trách quản

lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định.Lĩnh vực quan trọng thì trựctiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnhvực đó.Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vựcđược phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm

về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà nước hữu quan

* Các ngành chuyên môn thuộc UBND cấp xã:

UBND cấp xã không tổ chức ra các phòng chuyên môn mà có các côngchức giữ chức danh chuyên môn như:

+ Văn hoá - Xã hội

+ Lao động Thương binh xã hội

Các cán bộ chuyên môn hoạt động dựa trên chức năng, nhiệm vụ đượcgiao và đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của lãnh đạoUBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngànhmình phụ trách, nêu rõ những việc đã làm được, những khó khăn, vướng mắc, từ

đó đề xuất những kiến nghị với Chủ tịch UBND xã để có biện pháp giải quyết

III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ YÊN HƯNG :

*Khái niệm và một số vấn đề cơ bản về công tác Văn Phòng:

Văn Phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Chức năng của Văn Phòng được thể hiện ở hai mặt :

- Tham mưu tổng hợp

-Đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật cho hoạt động của cơ quan

Nội dung công tác Văn Phòng:

- Hoạt động hành chính văn phòng

- Hoạt đông Văn thư

- Hoạt động Lưu trữ

1 Chức năng của Văn phòng UBND xã Yên Hưng :

Văn Phòng HĐND và UBND xã là cơ quan tham mưu, giúp việc cho lãnhđạo HĐND và UBND xã Yên Hưng :

- Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động xây dựng và tổ chức thực hiện

chương trình, kế hoạch công tác, tham mưu về mặt điều hành hoạt động và tổchức công việc cho lãnh đạo

- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các ban của HĐND, các đạibiểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao

-Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND; giúp Chủtịch UBND xã tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quanchuyên môn cùng cấp; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật,Văn phòng thựchiện công tác mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tòan bộ tài sản, kinh phí, trangthiết bị kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND xã; tham mưu giúpUBND xã quản lý nhà nước về công tác dân tộc, tôn giáo;

2 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Yên Hưng :

Tham mưu, giúp HĐND và UBND :

+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch UBND xã; Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã

+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, thường trựcHĐND, Chủ tịch UBND xã, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưutrữ hóa hành chính nhà nước của HĐND, UBND xã

+ Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc, và các hoạt động cuả HĐND vàUBND, tổ chức tiếp dân; Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ của Văn Phòng HĐND và UBND xã

+ Tổ chức tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc của công dângửi về cơ quan Phối hợp với các cơ quan chức năng để giải quyết khiếu nại, tốcáo; Trả lời công dân trong trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa chỉ, Văn

phòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương sự đến cơ quan có chức năng giảiquyết, đồng thời hướng dẫn đương sự về quy trình thủ tục giải quyết.

- Về công tác dân tộc, tôn giáo :

+ Thực hiện các văn bản do cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn

về công tác dân tộc tôn giáo trên địa bàn và tổ chức thực hiện các văn bản đó

+ Xây dựng các công tác dài hạn và hàng năm về công tác dân tộc tôngiáo; tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc, tôn giáo, các dự án, chương trình

kế hoạch

- Về công tác thi đua khen thưởng :

+ Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, vănphòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khenthưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương;

+ Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm; Làm thủ tục đề nghị Uỷ bankhen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởngnhững tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua

- Giúp lãnh đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quả giảiquyết các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính hiệnnay

- Văn phòng giúp thủ trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợpvới bộ phận Tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp pháptheo nhu cầu của công dân

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch xã giao

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Hưng.

* Cơ cấu tổ chức Văn Phòng UBND xã Yên Hưng

( Phụ lục II)

- Lãnh đạo Văn phòng là Chủ tịch UBND :Chủ tịch UBND là người đứngđầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn Phòng nên cơ cấu tổ chức của

Văn Phòng UBND xã Yên Hưng có 02 người :

+ 01 người phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc đó;Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBNDtrong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền;làm báo cáo gửi cấp trên; Quản lý công văn, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưutrữ, biểu báo thống kê; theo dõi biến đọng số lượng, chất lượng cán bộ, côngchức cấp xã

+ Một người làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổchức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HDNDhoặc cấp có thẩm quyền giải quyết; Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các

kỳ họp HĐND, cho công việc của UBND; Giúp HĐND và UBND thực hiệncông tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về côngtác được giao; Công tác thi đua khen thưởng; Nhận và trả kết quả giao dịch côngviệc giữa UBND các cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “ một cửa”

4 Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng.

( phụ lục III).

*Lề lối làm việc của Văn Phòng :

Trong quá trình làm việc tại UBND xã Yên Hưng, em nhận thấy các cán

bộ trong Văn Phòng làm việc rất chuyên môn, bài bản Công việc thực hiện mộtcách khoa học nhanh chóng, chặt chẽ và nghiêm túc Các văn bản được lưu giữmột cách cẩn thận, những người cán bộ trong văn phòng làm việc rất đúng theochuyên môn trong quá trình soạn thảo văn bản, thu thập các thông tin và cungcấp xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng, đáp ứng cho đầy đử yêu cầu cho lãnhđạo thuận tiện cho quá trình làm việc, quản lý của cơ quan

- Giúp cho UBND xã thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo vàtham gia soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công của lãnh đạo

- Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, Đại hội của cơ quan, tổ chức, ghi biên bảncác cuộc họp đó, đồng thời là bộ phận thực hiện sự vụ hàng ngày của Uỷ ban.

- Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư,lưu trữ, hành chính của cơ quan

- Nghiên cứu phân loại kiểm tra đề xuất giúp giải quyết các công việchàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản

- Các cán bộ Văn phòng luôn phối hợp chặt chẽ với nhau trong xây dựngcác chương trình làm việc tại cơ quan trong từng thời gian Nắm bắt rõ các côngviệc và tình hình diễn biến đã được giao để giải quyết đúng với trách nhiệm vàthẩm quyền của mỗi người Khắc phục sự chồng chéo về tổ chức và công tácgiữa UBND và các cấp ủy Đảng HĐND

- Văn Phòng UBND có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quanchuyên môn để nắm bắt mọi hoạt động của cơ quan Đôn đốc các cơ quanchuyên môn thực hiện đúng các Quyết định của UBND và thực hiện chế độ báocáo theo quy định Phối hợp làm việc với các cơ quan chuyên môn để đảm bảocông việc kịp thời, nhạy bén, thông suốt

Từ những tác phong làm việc, các chức năng nhiệm vụ của Văn Phòng,chúng ta có thể khẳng định rằng văn Phòng la bộ phận rất quan trọng, là một mắtxích trung gian cho hoạt động làm việc của cơ quan

IV Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng.

1 Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng

1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Văn phòng là bộ phận then chốt, là mắt xích quan trọng của UBND xãYên Hưng Chính vì vậy Văn phòng luôn thực hiện song song chức năng thammưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, xác định được nhiệm

vụ trọng tâm Cán bộ Văn phòng trong cơ quan luôn cố gắng thực hiện công

việc của mình để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ đã được giao.

1.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

- Đây là chức năng quan trọng của Văn Phòng UBND xã, Là nơi xử lýthông tin và tổng hợp lại các thông tin đầy đủ chính xác để cung cấp cho lãnhđạo cơ quan trong công tác quản lý điều hành, chính vì thế Văn phòng được coi

là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan

- Không chỉ cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cán bộ Văn phòng còn thựchiện chức năng tham mưu đề xuất những ý kiến giải pháp giúp lãnh đạo cơ quanthực hiện công việc điều hành một cách tốt nhất

- Trong quá trình hoạt động, Văn phòng HĐND - UBND xã là cầu nốigiữa nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan.Giúp lãnh

đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục

hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính hiện nay Công tác tiếpdân, xử lý và giải quyết các đơn thư khiếu nại,tố cáo được thực hiện chu đáo cẩnthận

- Công tác tổng hợp và ban hành văn bản trong năm luôn được VănphòngUBND xã đặc biệt chú trọng, chất lượng văn bản ngày càng chuyển biếntích cực, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ít sai sót về nội dung và thểthức văn bản, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản luôn đảm bảođúng nguyêntắc, tuân thủđúng Quy chế làm việc của UBND xã và Văn phòng UBND

- Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ra các quyết định quản lý

để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã

- Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựngnhững quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thựchiện chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo; kiểm tra vàchịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơ quan

- Quản lý toàn bộ văn bản đi, đến, con dấu của HĐND, UBND xã và củaVăn phòng HĐND và UBND xã Quản lý việc cấp giấy giới thiệu, giấy công tác,giấy đi đường đảm bảo đúng quy định

1.1.2 Chức năng Hậu cần

- Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của Văn phòng nói chung vàVăn phòng UBND xã Yên Hưng nói riêng, đây là chức năng không thể thiếu đượctrong hoạt động văn phòng làm tốt công tác hậu cần thì sẽ góp phần quan trọngtrong việc nâng cao hiệu quả làm việc của UBND xã.Thực hiện chức năng hậucần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, trangthiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quan tâm đếnđời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ quan

- Cán bộ Văn phòng UBND xã còn thực hiện các hoạt động tiếp khách,chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệtrước nơi công tác khi lãnh đạo đi công tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp,cung cấp các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan.Tóm lại, công tác hậucần trong cơ quan cũng rất được chú trọng và thực hiện rất hiệu quả và khoahọc

- Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tạiVăn phòng HĐND – UBND xã Yên Hưng mà thông qua đó em có thể thấy rõđược chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Vănphòng luôn gắn bó mật thiết và song song với nhau đó là: HĐND – UBND xã

Yên Hưng tổ chức cuộc họp: Hội nghị Điển hình tiên tiến năm 2015 giữa Đảng

ủy- HĐND –UBND và các ban ngành đoàn thể thì việc chuẩn bị các cơ sở vậtchất, các trang thiết bị, chuân bị giấy mời, bản dự trù kinh phí là thuộc chứcnăng và trách nhiệm của cán bộ Văn phòng thực hiện

Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được chức năng cơ bản

đã đề cập ở trên, hoạt động của Văn phòng UBND xã giữ một vị trí hết sức quantrọng trong quá trình hoạt động của UBND xã

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Yên Hưng

( Phụ lục IV )

Chương trình công tác là loại chương trình công tác thường kỳ của cơquan mà Văn phòng phải xây dựng Chương trình công tác thường kỳ là nhữngnhiệm vụ của một cơ quan, một tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thờigian nhất định.

Xây dựng Chương trình công tác thường kỳ của cơ quannhằm mục đíchquy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá kếtquả thực hiện chương trình công tác của Văn phòng UBND xã nhằm đảm bảophục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Văn phòng; công tác triểnkhai thực hiện theo chương trình, kế hoạch đúng tiến độ; tham mưu, đôn đốc kịpthời công tác lãnh chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng; góp phần thực hiện cải cáchhành chính

- Xây dựng chương trình công tác tuần: Gồm các công việc mà Chủ tịch

và Phó Chủ tịch giải quyết hàng ngày trong tuần Căn cứ vào chương trình côngtác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã trong việc xây dựngChương trình công tác tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã; Trình Chủtịch quyết định chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước và thông báo các tổchức, cá nhân liên quan biết thực hiện

- Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa các chương trìnhcông tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những côngviệc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng Chậm nhất là vào ngày 25 hàng tháng,Văn phòng HĐND và UBND xã trình Chủ tịch UBND xã duyệt Chương trìnhcông tác tháng sau của UBND xã, gửi các cơ quan ban, ngành, đoàn thể, thuộcUBND xã biết để thực hiện

- Xây dựng chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình côngtác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ xung,điều chỉnh cần giải quyết trong quý Văn phòng HĐND và UBND xã, trình Chủtịch UBND quyết định Chậm nhất vào ngày 20 của tháng của quý, Văn phòngHĐND và UBND xã có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt Chương

trình công tác sau của UBND xã, gửi các cơ quan chuyên môn, ban, ngành, đoànthể thuộc UBND xã biết để thực hiện

- Xây dựng chương trình công tác năm của UBND xã: Nhằm thống kêgiải quyết công việc trong một năm, Văn phòng HĐND – UBND xã tổng hợp

dự kiến kế hoạch công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến Sau 7 ngàylàm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được UBND xã thông qua, Vănphòng HĐND và UBND xã trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên UBND, cơquan chuyên môn,ban, ngành, đoàn thể thuộc UBND xã biết để thực hiện

* Đánh giá ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm:

+ Chương trình công tác thường kỳ giúp cho lãnh đạo UBND xã và các cán

bộ nhân viên nắm rõ được thời gian, nội dung công việc phải làm trong thời giansăp tới

+ Triển khai các công việc theo đúng với tiến độ chương trình, kế hoạchhơn

+ Thực hiện được cải cách hành chính

+Theo dõi được những hoạt động của cơ quan,tổ chức thuận tiện hơn

+Lịch công tác phân công nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi cá nhân trong từng bộphận, tránh trường hợp đùn đẩy công việc

Qua thời gian thực tập tại UBND xã Yên Hưng em thấy loại hình hội họpđược sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị Trong đó bản thân em cũngđược tham gia phục vụ, chuẩn bị ở một số hội nghị của Ủy ban.

Theo tìm hiểu của bản thân em để tổ chức một hội nghị thành công cần phảichuẩn bị rất nhiều công việc Em xin khái quát một số công việc cơ bản sau:

- Giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị: Văn phòngphải lập kế hoạch tổ chức hội nghị, gửi; Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có tráchnhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt côngviệc được phân công, đúng tiến độ, thời gian, phân công rõ ràng công việc chotừng người phụ trách, chuẩn bị các tài liệu cần thiết có liên quan tới hội nghị.Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian, địa điểm, kinh phí, phương tiện đi lại để đảmbảo cho hội nghị thành công

- Khi hội nghị bắt đầu, cán bộ Văn phòng cần thực hiện một số công việcnhư sau: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu; Cán bộ văn phòng cóthể dẫn chương trình hội nghị, ổn định tổ chức, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu,nêu mục đích, lý do, thông báo về nội dung, chương trình hội nghị, chủ trì cuộcthảo luận, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai, ghibiên bản

-Cuối cùng là cảm ơn đại biểu đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạchội nghị

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.

( Phụ lục VI)

Chuyến đi công tác là một trong những biện pháp quan trọng để triển khaicông việc của cơ quan Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên,cần thiết không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng nhiệm

vụ của cơ quan.Đó có thể là đự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở,

đi thăm quan học tập kinh nghiệm quản lý, hoặc đi nước ngoài Chuyến đi côngtác có thể dài ngày, ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể

Để chủ động cho các chuyến đi công tác thì cán bộ Văn phòng phải chuẩn

bị chu đáo như:

- Trước khi lãnh đạo đi công tác: Văn phòng phải xác định mục đích, nộidung, yêu cầu của chuyến đi công tác, xây dựng kế hoạch cho chuyến đi côngtác, thành lập đoàn đi công tác, thông báo cho các đơn vị về thời gian lãnh đạođicông tác và hoàn tất các văn bản giấy tờ trình lãnh đạo ký, hoàn tất các vănbản ủy quyền, thu thập tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác, chuẩn bị kinhphí, giấy đề nghị tạm ứng, chỗ ăn, chỗ ở, phương tiện đi lại vv

-Trong khi lãnh đạo đi công tác: Văn phòng phải giữ chế độ liên lạc vớilãnh đạo, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan cho lãnh đạo, và giải quyếtcác vấn đề phát sinh

- Sau khi lãnh đạo đi công tác: Báo cáo kết quả chuyến đi công tác, thuthập thông tin, quyết toán kinh phí, hoàn tất các văn bản giấy tờ

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở tại UBND xã Yên Hưng

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thànhviên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quanmình

Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh

dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên nhữngnguyên tắc chung

Qua quá trình thực tập tại UBND xã Yên Hưng, khái quát một cách tổngthể thì việc triển khai thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sởcủaUBND xãtương đối tốt.Văn hoá công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩmchất của cán bộ nhân viên trong cơ quan nhà nước mà còn thể hiện trình độ văn hoácủa mỗi người Việc thực hiện đúng trang phục không chỉ đảm bảo tính trangnghiêm, mà còn thể hiện được phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp với nétđẹp văn hóa truyền thống của con người Việt Nam

Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007của Thủ tướng Chính phủ, UBND xã Yên Hưng đã yêu cầu tất cả cán bộ, côngchức, viên chức, quán triệt học tập và thực hiện nghiêm chỉnh theo quy chế đề ra.

- Đối với các cán bộ công chức, viên chức nhất là những bộ phận “Một cửa” có quan hệ làm việc thưòng xuyên tiếp xúc với ngưòi dân , bộ phận một cửa

thì luôncó thái độ nhã nhặn điềm đạn không có những lời khiếm nhã , giải thích vàhưóng dẫn rõ ràng những công việc, cụ thể luôn luôn tôn trọng và nhiệt tình trứơcngười dân

- Trong khi giao tiếp với đồng nghiệp thì cởi mở, hợp tác; khi giao tiếpvới cấp trên thì tôn trọng, trung thực; khi giao tiếp với cấp duới thì thân thiện

1.5.2 Bài trí công sở

-Việc treo quốc kỳ được thực hiện tương đối tốt và theo đúng quy

định.Quốc huy được treo tại vị trí trang trọng trước UBND xã

- Biển tên cơ quan được đặt tại cổng chính của UBND xã Yên Hưng và đựơcghi đúng quy định; biển tên các phòng, đơn vị được đặt tại trước cửa.phòng làmviệc được bài trí đảm bảo tính trang nghiêm, hợp lý đồng thời cũng thuận tiệncho việc tìm phòng của các lãnh đạo

- Bên trong phòng làm việc: trên bàn có biển ghi tên chức vụ; trang thiết

bị làm việc và tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ

1.5.3.Thời gian làm việc

Các cán bộ, công chức viên chức trong cơ quan đều thực hiện nghiêm túctheo quy chế quy định giờ làm việc của cơ quan,đúng với giờ hành chính

+ Thời gian làm việc buổi sáng: 7h30-11h

+ Thời gian làm việc buổi chiều: 1h30-5h

Tuy nhiên, tại một số bộ phận của cơ quan vẫn còn tình trạng thực hiệnquy chế văn hóa công sở khá qua loa, chiếu lệ, mang tính hình thức; Cùng với

đó, việc thực hiện các quy định trong Quy chế văn hoá công sở trên địa bàn xã

có mặt còn hạn chế và chưa có sự đồng đều giữa các các Ban, ngành, đoàn thể.Văn hoá giao tiếp, ứng xử trong thi hành công vụ chưa trở thành ý thức thườngtrực của cán bộ, công chức, viên chức và chưa được người đứng đầu cơ quanquan tâm đúng mức.Vẫn còn những mặt hạn chế trong việc áp dụng văn hóacông sở tại UBND xã Yên Hưng đó là:

+ Còn một số cán bộ hút thuốc là trong giờ làm việc

+ Trang phục của cán bộ khi đi làm vẫn không đồng nhất,( ví dụ như vẫn

có tình trạng đi dép lê tới cơ quan, quần áo thì mặc chưa đúng với một cán bộ )

+Một số cán bộ trong cơ quan vẫn đi làm không đúng giờ quy định (đilàm muộn hơn so với thời gian quy định)

+ Khi ra vào cơ quan không cần xuất trình giấy tờ, vần còn tình trạng đi

xe trong cơ quan

+ Một số cán bộ sử dụng điện thoại vào việc riêng nhiều hơn việc công.+ Vẫn còn tình trạng tụ tập nói chuyện, tán ngẫu trong giờ làm

+ Tiếp dân chưa được nhiệt tình cho lắm

dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũcông chức, viên chức có phẩm chất đạo đức và hoàn thành tốt công việc Để đạtđược điều đó thì sau đây là nhưng giải pháp không chỉ giúp phát huy những mặt

ưu điểm mà còn khắc phục những hạn chế:

- Phải có những quy định xử phạt rõ ràng khi có hành vi vi phạm quy chếvăn hóa công sở, phải đề cập rõ hình phạt, mức phạt khi các cán bộ vi phạm quychế đó

- Luôn lắng nghe nhân dân trình bày ý kiến, nguyện vọng;

- Mỗi cán bộ công chức, viên chức phải luôn nhận thức được sự cầnthiếtvà quan trọng cho việc áp dụng quy chế văn hóa công sở vào trong cơ quan

- Không được hút thuốc lá, uống rượu bia trong giờ làm việc

- Mỗi công chức, viên chức phải biết giúp đỡ đồng ngiệp, sẵn sang tiếpthu ý kiến đóng góp xây dựng của mọi nguời để hoàn thiện mình hơn

- Biết quý trọng thời gian, khi đang làm việc phải tập trung và chịu tráchnhiệm với việc mà mình được giao phó

- Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức tronghoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức cóphẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

2 Khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhànước, các đơn vị vũ trang nhân dân

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:

thứ nhất: xây dựng và ban hành văn bản;

thứ hai: quản lý và giải quyết văn bản;

thứ ba: bảo quản và sử dụng con dấu

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý nói riêng.Trong văn phòng, công tác văn thư không thể

thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạtđộng của văn phòng.Công tác văn thư gắn liền hoạt động của cơ quan, được xemnhư là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước , bộ phận trực tiếp quản lý và nắm bắtthông tin đi và thông tin đến để trình cho người có thẩm quyền giải quyết.Vănthư cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, kịp thời,hiệu quả phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp trên.Vì vậy một cán bộ văn phònglàm công tác văn thư đòi hỏi phải có nghiệp vụ và chuyên môn.

Tất cả các Văn bản đi đến đều phải qua văn thư để Văn thư vào sổ, đóngdấu, ban hành Tiếp nhận văn bản đến đăng ký vào sổ văn bản đến, với những vănbản có nội dung gấp cần xử lý ngay thì chuyển trực tiếp cho lãnh đạo Sau đó vănthư nhân bản văn bản và chuyển đến cho nơi nhận

Văn thư tại UBND xã Yên Hưng do cán bộ Văn phòng quản lý được tổ chứctheo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả.Các phương tiện phục

vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa

để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in và một số đồ dùng khácphục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc quản lý văn bản.Đảm bảo duytrì hiêu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

* Ưu điểm:

- Công tác văn thư của UBND xã Yên Hưng được tổ chức theo mô hìnhtập trung chính vì thế ưu điểm đầu tiên phải nói đếnđó là sẽ giảm bớt được cácthủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác Việc tìm kiếm văn bảngiấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian, đảm bảothông tin đạt hiệu quả cao

- Có các trang thiết bị như là tủ đựng tài liệu, giá, kệ, bàn làm việc cóngăn khóa nên thuân lợi cho Văn thư trong việc giữ tài liệu

* Nhược điểm:

- Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thưcủa UBND xã Yên Hưng do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn

thư tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đếntình trạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau khiến cán bộ văn phòngkiêm thêm công việc của công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng,làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong côngviệc

- Cơ quan không có kho lưu trữ vì vậy công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan không được quy định

2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

2.2.1.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư.

Công tác văn thư được xem là một bộ phận góp phần quan trọng vào hoạtđộng chung của cơ quan Là bộ phận đảm bảo năng suất chất lượng cho Vănphòng Hiện nay trong nền mở cửa cải cách hành chính Việt Nam, công tác vănthư đang dần chiếm vị trí quan trọng trong xã hội Chính vì vậy, lãnh đạoUBND xã Yên Hưng và cán bộ văn phòng luôn luôn quan tâm và coi trọng côngtác hành chính nói chung và công tác văn thư nói riêng Công tác văn thư giúpcho hoạt động điều hành công việc thường xuyên của cơ quan diễn ra một cáchnhanh chóng, có hiệu quả Văn phòng thường xuyên cập nhật và thực hiện theonhững văn bản của Nhà nước quy định về công tác này như: Thực hiện các quytrình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền và

kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ; Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệuvào lưu trữ cơ quan Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướngdẫn, tổ chức lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theohướng dẫn tại Thông tư số 07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ;

Trách nhiệm của cán bộ văn phòng UBND xã Yên Hưng trong côngtác văn thư:

- Giúp chủ tịch trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý vănbản đi, đến và quản lý sử dụng con dấu của cơ quan

- Xây dựng và tổ chức triển khai áp dụng quy trình soạn thảo văn bản, cácthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của để đạt hiệu quả cao trong công việc.

Nhìn chung, cán bộ Văn phòng HĐND – UBND huyện xã Yên Hưng thựchiện rất tốt trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thưtại cơ quan Tạo thuận lợi cho việc điều hành, thực hiện công việc của cơ quandiễn ra thuận lợi, nhanh chóng hiệu quả

2.2.2 Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.

2.2.2.1 Công tác soạn tháo và ban hành văn bản.

a Các quy định của UBND xã Yên Hưng về soạn thảo và ban hành văn bản.

Văn bản là phương tiện giao tiếp mà các cá nhân tổ chức, cơ quan dùng

để truyền đạt ý trí, nguyện vọng cá nhân, tổ chức cơ quan nhằm đạt mục đíchthông báo điều chỉnh hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành vinhất định của người viết bằng ngôn ngữ trên chất liệu giấy

- Văn bản của UBND xã Yên Hưng soạn thảo dựa trên các văn bản sau:+ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày o8 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác Văn thư

Nhìn chung các văn bản của UBND xã Yên Hưng soạn thảo và ban hànhluôn bám sát vào các văn bản pháp luật hiện hành để soạn thảo Tất cả các vănbản của cơ quan sau khi soạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung

* Ưu điểm: Các văn bản do Văn phòng chịu trách nhiệm soạn thảo và ban

hành đã thực hiện tốt các công việc như:

+ Nội dung của văn bản đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp vớiđiều kiện thực tế và quy định của pháp luật

+ Câu văn trong văn bản thể hiện được văn phong hành chính, phải ngắngọn, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí.

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.+ Thu thập và xử lý tốt các thông tin có liên quan

+ Hình thức của văn bản đã được thể hiện đầy đủ và chính xác các thànhphần được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2008/TTLT - BNV - VPCPngày 06/5/2005 của Văn phòng Chính phủ

+ Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy địnhcủa Hiến pháp và Pháp luật

+ Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện vănbản còn chậm, mất thời gian

+Văn bản ban hành vẫn còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếunội dung văn bản, viết sai tên loại, sai thẩm quyền ban hành

b Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý của UBND xã Yên Hưng:

UBND xã Yên Hưng có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quy định,

Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình…

Chủ tịch UBND xã thay mặt ( TM.) UBND ký các văn bản của UBND.Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay(KT.) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách

Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền, một số giấy tờ, giấy mời,giấy đi đường

* Ưu điểm:

- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền.Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp chovăn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định.Đồng thời cũng tạo điềukiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cánhân liên quan đến văn bản.

Lãnh đạo UBND xã Yên Hưng làm việc theo quy chế của UBND đó làlàm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao tráchnhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch,

Uỷ viên Uỷ ban, mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính, mỗi thành viên Uỷ ban xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vựcmình được phân công

* Nhược điểm:

- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bảnnhưng những quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạngchồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý lý, giải quyết văn bản Dẫn đến việctruy cứu trách nhiệm còn gặp khó khăn.Nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc ký banhành một số văn bản có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số vănbản mang tính giải quyết công việc Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một

số bản chưa được ban hành kịp thời

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫnđến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa đúng,chưa chuẩn

2.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan:

*Quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Yên Hưng.

Ưu điểm: Nhìn chung đã tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ mang lại

hiệu quả cao trong công việc Có sự thống nhất với nhau trong quá trình diễn rahoạt động quản lý và giải quyết văn bản nên tránh được những sai sót, nhầmlẫn.Có các sổ đăng ký văn bản riêng cho từng loại văn bản, tạo thuận lợi choviệc tra tìm và kiểm tra khi cần thiết

- Việc trình ký văn bản theo đúng thẩm quyền, không vượt cấp, khôngchồng chéo gây mất hiệu lực văn bản.

- Tất cả các văn bản đi đều qua công tác kiểm tra về thể thức nên đã nângcao giá trị pháp lý của văn bản

- Với sự chỉ đạo đôn đốc trực tiếp của lãnh đạo nên chất lượng công tácvăn thư ngày càng được quan tâm và nâng cao

- Việc quản lý công văn đi được quản lý khoa học, chặt chẽ tạo điều kiệncho việc khai thác tra cứu văn bản được thuận lợi

Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên trong quá trình tổ

chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã còn có những nhược điểmnhư sau:

- Sổ công văn đi vẫn còn một số văn bản chưa lấy hết được trích yếu củavăn bản gây khó khăn cho việc tra tìm văn bản sau này.Có trường hợp mất bảnlưu làm tài liệu lưu trữ bị mất

- Việc đôn đốc giải quyết văn bản đi vẫn còn hạn chế, đặc biệt là gửi vănbản ngoài cơ quan

- Trong việc đăng ký, quản lý văn bản văn bằng sổ ghi chép chưa cài đặtnhững ứng dụng phần mềm về quản lý văn bản nên việc giải quyết công việcvẫn chưa được nhanh chóng

- Trong quá trình chuyển giao văn bản đi cần theo dõi chặt chẽ hơn, đặcbiệt phải lập sổ chuyển giao qua đường bưu điện

- Một số văn bản còn chưa đảm bảo về mặt thời gian ban hành do lãnhđạo đi vắng

* Quản lý và giải quyết văn bản đến của UBNDxã Yên Hưng.

Ưu điểm:

- Khi văn bản đến của UBND được cán bộ văn thư tiếp nhận một

cách chặt chẽ đúng theo quy định của nhà nước, đảm bảo nguyên tắc, kịpthời, chính xác và thống nhất

- Việc quản lý và giải quyết văn bản được tiến hành chặt chẽ quản

lý một cách thống nhất, không xảy ra sai sót, nhầm lẫn trong việc giảiquyết văn bản đến

- Hàng năm văn phòng thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn vềcông tác hành chính văn phòng để nâng cao ký năng nghiệp vụ cho cánbộ

Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm mà cán bộ văn thư đã đạt được

được thì còn một số điều còn cần lưu ý:

Trong quá trình giải quyết văn bản đến các khâu nghiệp vụ vẫn chưa đượctiến hành một cách đầy đủ theo quy định Việc đăng ký quản lý văn bản bằng sổ,chưa được thực hiện quản lý đăng ký bằng máy Đây là một hạn chế về giảiquyết công việc trong công tác văn thư Việc theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý,giải quyết văn bản đến chưa chặt chẽ Do văn bản mật đến UBND còn ít nênviệc tổ chức và giải quyết vẫn chưa đảm bảo các yêu cầu quy định chung củaNhà nước

Như vậy nhìn chung công tác văn thư của cơ quan được tiến hành kịp thờicung cấp thông tin cho lãnh đạo những thông tin quan trọng giúp quá trình xử lývăn bản được nhanh chóng

2.2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

- Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của vănbản Trong một văn bản nếu thiếu dấu thì văn bản đó không hợp pháp, không cógiá trị pháp lý, vì vậy dấu là yếu tố quan trọng trong thành phần của một vănbản

Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện đúngtheo quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày06/5/2002 của liên tịch Bộ Công an

Công tác quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư đã được sửdụng và thực hiện đúng theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư đó là con dấu của UBND đã được giaocho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại Uỷ ban và đã thực hiện tốt các quyđịnh như:

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép (bằng văn bảncủa người có thẩm quyền)

+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền

+ Không đóng dấu không chỉ

- Trong việc nhân viên sử dụng dấu đã sử dụng đúng theo Điều 26 Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP quy định việc đóng dấu như:

+ Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quyđịnh

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký vềphía trái

+ Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên các tài liệu được thực hiện theo đúng quyđịnh của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Ưu điểm:

Trong thực tế tại Uỷ ban nhân dân xã thì tình hình quản lý và sử dụng condấu đã đúng với yêu cầu mà em đã được học tại trường theo quy định của nhànước về bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan không đóng dấu lên nhữngvăn bản không có nội dung, không có chữ ký hợp lệ Con dấu được giao cho cán

bộ Văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, không mang về nhà hay giao cho ngườikhác

Các con dấu họ tên, chức danh, chức vụ được khắc theo công nghệ mới,liền mực, hiện đại dễ sử dụng, tiết khiệm thời gian và có tính thẩm mỹ cao

Nhược điểm:

Bên cạnh đó việc đóng dấu cũng không được cẩn thận, vẫn còn bị đóng

mờ, nhòe, lệch, sai dẫn đến tốn kém thời gian, công sức, tiền bạc.Chưa có tủ bảoquản con dấu riêng, do vậy Uỷ ban nhân dân xã Yên Hưng cần làm tốt hơn nữaviệc bảo quản con dấu của cơ quan

2.2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tácvăn thư, là mắt xích gắn công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởngtrực tiếp với công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh tờ số, viết chứng từkết thúc,viết bìa…

Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộnhân viên trong quá trình giải quyết cần phải chú trọng thu thập kịp thời vănbản, tài liệu để đưa vào hồ sơ; Tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưavào đúng việc đó

Ưu điểm:

Tài liệu của Uỷ ban cán bộ văn thư đã giữ lại và sắp sếp các loạivăn bản theo tên loại và ngày, tháng, năm ban hành văn bản để khi kiểmtra, tìm chúng được nhanh chóng, thuận tiện, sau khi đã sắp xếp các vănbản tài liệu cán bộ văn thư đã bỏ vào cặp đựng tài liệu và cất vào tủ đểbảo quản, tránh sự thất lạc các văn bản và nhàu nát.Việc lập hồ sơ giúpcho cơ quan đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ hơn

phục vụ công việc.Văn bản tài liệu khi nhận được và soạn thảo ra của cơ quanchỉ phân loại tài liệu và bỏ vào cặp bó gói và bảo quản, làm như vậy khi tra tìmtài liệu rất khó khăn, thủ trưởng cơ quan xem xét khi cần đến văn bản đó, tài liệuvăn bản dễ bị thất lạc trong khâu bảo quản

3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.

Lưu trữ là công tác tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu khác của cá nhân hay tổ chức

Lưu trữ là một bộ phận quan trọng của Văn phòng UBND xã Yên Hưng.Tuy nó không trực tiếp sản xuất ra văn bản nhưng nó lại lưu và bảo quản giá trịcác văn bản ban hành Cùng với sự thay đổi về công tác Văn thư, Lưu trữ đãđược đổi mới và cải tiến từng bậc Từng bước hoàn thiện công tác Văn thư, Lưutrữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành đáp ứng yêu cầu cải cách hànhchính trong giai đoạn mới

Hiện nay, UBND xã Yên Hưng chưa ban hành Quy chế nào về chỉ đạocông tác lưu trữ, mà thực hiện theo các quy định chung của Nhà nước như:

- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại UBND xã Yên Hưng đượcthực hiện như sau:

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan đóng vai trò rấtquan trọng Giải quyết tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho kho lưu trữ đầy đủ tài liệuhơn, phong phú hơn, phục vụ tốt cho nhu cầu nghiên cứu khai thác lâu dài

Hàng năm UBND xã Yên Hưng có rất ít văn bản được ban hành,nên tất cảcác văn bản đều được lưu lại và nộp vào lưu trữ.Do không có cán bộ lưu trữ

riêng mà chỉ là cán bộ văn phòng kiêm luôn lưu trữ nên việc thu thập tài liệu cònrất khó khăn, bị phân tán tại các phòng, ban.Văn thư chưa thu thập được điều đóảnh hưởng làm cho tài liệu bị phân tán, rời lẻ

Chính vì chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổsung tài liệu lưu trữ cơ quan nên các cán bộ và các phòng ban chức năng hay cán

bộ phụ trách công tác lưu trữ của Uỷ ban chưa thực sự tiến hành công tác thuthập, bổ sung tài liệu lưu trữ một cách thường xuyên Khi các phòng ban chứcnăng hay các cán bộ Uỷ ban giải quyết xong công việc thì sẽ giữ lại những vănbản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để sử dụng trongtrường hợp cần thiết

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng của Ngành lưu trữ.Đó là bước chuyểnmình của tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ.Công việc chỉnh lý đòi hỏingười thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệmnghề nghiệp mới đảm nhiệm được yêu cầu Là khâu quan trọng nhất của ngànhnên phảiđược tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác

Nếu việc chỉnh lý tài liệu này được tiến hành hàng năm sẽ giúp việcphân chia tài liệu một cách khoa học, các hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hơn, loại bỏnhững tài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị sử dụng và bổ sung những tài liệucòn thiếu để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu khai thác tài liệu và công tác bảo quản,nếu không tiến hành chỉnh lý tài liệu thì các hồ sơ trong kho sẽ không bị thiếunhững tài liệu có giá trị và thừa những tài liệu hết giá trị sử dụng, như vậy sẽlàm giảm giá trị của hồ sơ

Vì phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc như: xây dựng chương trình côngtác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp

Uỷ ban tổ chức thực hiện quản lý sổ sách, công văn, giấy tờ và ghi chép đầy đủcác cuộc họp của xã, nhận kết quả trong giao dịch của cơ quan với cơ quan khác,nghiên cứu tài liệu - soạn thoả văn bản nghành mình phụ trách… và một số côngviệc khác nữa Chính vì thế nên cán bộ văn phòng của UBND xã không có đủ

thời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thường xuyên được vàchưa

có kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ phần lớn còn lưu trữ tại tủcủa các phòng, ban, ngành chuyên môn Chính vì vậy tài liệu còn để phân tán chưađược tập trung về một mối

3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là vận dụng những thành tựu khoa học tiên tiếnnhất để kéo dài tuổi thọ và bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ.Việc bảo quản tàiliệu lưu trữ của UBND xã Yên Hưng đã được các cán bộ thực hiện một cáchchặt chẽ.Hiện nay các tài liệu đã được phân loại cụ thể sắp xếp đưa vào các cặp,hộp, tủ để bảo quản

Tuy nhiên do sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan chưa sát sao, công táclưu trữ thiếu sự đấu tư kịp thời nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn nhiềuhạn chế

Sự thiếu cán bộ chuyên trách, các cán bộ vẫn phải kiêm nhiệm cũnglàm cho chất lượng công việc không được đảm bảo

Ý thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ không cao, hiểu chưa sâu vềcông việc nên còn hạn chế và không đưa ra được những yêu cầu, những điềukiện cần thiết để làm tốt công việc của mình cho lãnh đạo

Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã nhìn chung được thực hiệntương đối tốt, các hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong tủ hồ sơ có khoá cẩn thận.Việc cho mượn tài liệu cũng được sử lý tương đối tốt, khi các cán bộ, cá nhântrong Uỷ ban có nhu cầu mượn tài liệu phải đăng ký để làm thủ tục mượn tàiliệu và có sự nhắc nhở các cá nhân mượn tài liệu phải trả lại đúng thời gian quyđịnh, hạn chế được tình trạng mất mát tài li

3.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cungcấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cho lợi íchchung cho cơ quan và ngoài đơn vị Công tác lưu trữ đòi hỏi khách quan củaviệc quản lý, bảo quản và tổ chức tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội.Chính vì vậy

công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máyNhà nước.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọngnhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin cũthành từ liệu bổ ích, biến các thông tin quá khứ trong tài liệu thành những tư liệu

bổ ích phục vụ sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hoá, khoa học kỹ thuật

và nghiên cứu lịch sử…

Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND xã Yên Hưng hiện naychủ yếu là để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiệnhành của Uỷ ban nói chung và các phòng ban chức năng, các cán bộ uỷ ban nóiriêng Các hình thức thường được sử dụng tài liệu trong cơ quan là: cấp phát cácbản sao lục, các bản trích sao cho cá nhân tổ chức có yêu cầu sử dụng

Đánh giá chung:UBND xã Yên Hưng là một đơn vị hành chính cấp xã, là

cơ quan chủ yếu là chịu sự chỉ đạo điều hành của cấp trên, trong quá trình hoạtđộng đã sản sinh ra tài liệu không nhiều nên nguồn tài liệu chủ yếu từ cấp trêngửi xuống

Do đặc thù về cơ cấu tổ chức, vì vậy nên tại UBND xã Yên Hưng khôngthành lập một bộ phận văn thư hay lưu trữ riêng mà chỉ có bộ phận Văn phòngtổng hợp trong đó bao hàm công tác văn thư và lưu trữ

Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Yên Hưng hiện nay còn nhiều hạnchế, chưa có quy định chế độ biên chế cho cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữnên người cán bộ văn thư lưu trữ chỉ là cán bộ Văn phòng phải kiêm nhiệm nhiềunhiệm vụ khác mà mức phụ cấp hàng tháng được hưởng lại còn quá thấp

Vậy để phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả hơn thìtrong thời gian tới UBND xã Yên Hưng cần có biện pháp và kế hoạch cụ thể về conngười làm công tác lưu trữ và phương tiện để phục vụ lưu trữ có hiệu quả hơn

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC HIỆN: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA CƠ QUAN

1 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm.

1.1Mẫu lịch công tác tuần:

UBND XÃ TÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Yên Hưng, ngày tháng năm

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA CHỦ TỊCH UBND XÃ

Địa điểm

Ghi chú Hai 30/3 008h00’

08h30’

Chào cờ, đọc mẫu chuyện về Bác Giao ban cơ qian

Đảng uỷ, HĐND, UBND UBNTTQ Trưởng phó các ban ngành, đoàn thể

Chủ tịch Hội

trường

uỷ ban nhân dân xã

Ba 31/3 009h00’ họp công bố Quy

hoạch khu tái định cư

Đảng uỷ, HĐND UBND UBMTTQ, Trưởng phó các ban ngành đoàn thể, bí thư thôn trưởng các thôn

Chủ tịch Hội

trường

uỷ ban nhân dân xã

Tư 1/4 214h30’ Họp triển khai kế

hoạch sản xuất vụ đông xuân

Đảng uỷ HĐND UBND, trưởng các ban ngành đoàn thể,

bí thư thôn trưởng

Chủ tịch Hội

trường

uỷ ban nhân dân xã

Năm 2/4 Tổ chức hội nghị

tổng kết khối công tác nội chính năm 1011.

Đảng uỷ HĐND UBND, trưởng các ban ngành.

Chủ tịch Hội

trường

uỷ ban nhân dân xã Sáu 3/4 Tổ chức hội nghị

nghe báo cáo thực hiện kế hoạch giảm nghèo năm 2012

Đảng uỷ HĐND UBND, trưởng các ban ngành

Chủ tịch Hội

trường

uỷ ban nhân dân xã

I NHỮNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM.

1 Tiếp tục thực hiện công tác quản lý đất đai, giao đất giao rừng của dự

án định canh, định cư; tăng cường kiểm tra công tác khai thác khoáng sản, tàinguyên, công tác đảm bảo môi trường trên địa bàn

2.Chỉ đạo sản xuất mùa vụ kịp thời, đôn đốc khẩn trương kết thúc gieotrồng, thường xuyên nắm tình hình, phát hiện sớm các dịch bệnh sảy ra và báocáo để xử lý kịp thời Thực hiện quản lý đất đai, kiểm tra theo dõi đôn đốc côngtác sử dụng đất đai, đất nông nghiệp

3.Tổ chức thu các loại thuế theo quy định, tân thu các nguồn trên địa bàn,thực hiện tiết kiệm theo tinh thần Nghị quyết số:11-NQ/CP của Chính Phủ chitheo luật ngân sách

4 Duy trì thực hiện tốt công tác tiếp dân, giải quyết kịp thời các đơn thưkhiếu nại của công dân.Đôn đốc nhà thầu lập đề án quy hoạch xây dựng nôngthôn mới

5 Thực hiện tốt các chế độ, chính sách theo quy định, tổ chức việc rà soát

các đối tượng thiếu đói hộ nghèo đề nghị hỗ trợ kịp thời, đúng đối tượng Tăngcường công tác tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luậtcủa Nhà nước, tổ chức các hoạt đọng văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao trên địabàn

6 Tiếp tục thực hiện đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dụctrong các trường học

7.Thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh cho nhân dân, tăng cường công

tác phòng, chống dịch bệnh, quản lý tốt công tác hành nghề Y-dược tư nhân, tiếptục giám sát các Chương trình mục tiêu Quốc gia về Y tế.

8 Thực hiện tốt công tác tuyên truyền kỷ niệm các ngày lễ lớn như: 30/4,01/5, 19/5

9 Xây dựng kế hoạch và thực hiện tốt công tác huấn luyện dân quân tự vệ

năm 2015 bảo đảm về quân số và chất lượng huấn luyện, xử lý các trường hợp

vi phạm dân quân tự vệ

10 Đảm bảo an ninh trật tự trên địa bàn xã, thường xuyên nắm tình hình

tệ nạn xã hội, tổ chức giải quyết các vụ việc trong phạm vi, thẩm quyền, pháthuy hết chức năng tổ hoà giải thôn

11 Tiếp tục chỉ đạo đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, thực hiệnnghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị và văn hóa công sở

12 Tiếp tục thực hiện đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dụctrong các trường học

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung

- Phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, tổ chức theo kế hoạch

2 Các phòng, ban chuyên môn

Căn cứ kế hoạch để triển khai thực hiện, xây dựng kế hoạch công tác củaphòng và phối hợp với các đơn vị để thực hiện./