Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 16. Khu vực để phương tiện giao thông
I. Nhận xét và đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng
Trong quá trình thực tập tại UBND xã Yên Hưng được tiếp xúc, cọ sát trực tiếp với công việc em đã nhận thấy một điều rằng: Văn phòng có một vị trí quan trọng trong hoạt động của UBND xã Yên Hưng nói riêng và các cơ quan đơn vị khác nói chung, văn phòng chính là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần bảo đảm các điều kiện hoạt động của UBND, Văn phòng được coi như là “ Cánh tay phải đắc lực” của lãnh đạo cơ quan trong quá trình giải quyết công việc, tham mưu tổng hợp cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
Với khoảng thời gian 2 tháng thực tập tại cơ quan . Thời gian thực tập không nhiều nhưng đây là một thời gian đã giúp cho bản thân em hiểu được về công tác hành chính văn phòng của cơ quan . Là khoảng thời gian để mang những kiến thức giảng dạy của thầy cô giáo trong nhà trường về vận dụng thực tế vào cơ quan mình công tác, Thông qua thực tế công việc và cùng sự tìm hiểu của mìnhem nhận thấy công tác hành chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng có một số ưu và nhược điểm sau:
1. Ưu điểm:
1.1. Hoạt động Văn phòng:
Được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo UBND xã Yên Hưng, Văn phòng HĐND-UBND xã Yên Hưng em đã hoàn thành tốt khóa thực tập của mình.
Văn phòng HĐND-UBND xã Yên Hưng là đơn vị thực hiện nghiêm túc các chức năng nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong phong trào thi đua của UBND xã Yên Hưng.Bộ phận Văn phòng, các cá nhân cũng như tập thể đã nhiều
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều năm liền tập thể Văn phòng UBND xã Yên Hưng được UBND huyện Yên Mô biểu dương khen thưởng là đơn vị có nhiều thành tích xuất sắc trong mọi nhiệm vụ được giao.
- Môi trường và làm việc của cán bộ Văn phòng được bố trí phòng làm việc thoáng mát có đủ ánh sáng và điều kiện tương đối thuận lợi để làm việc.
- Thường xuyên tiến hành chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện, công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND-UBND xã, được tiến hành từ khâu thủ tục hành chính.
Xây dựng hoạt động theo cơ chế một cửa – bộ phận tiếp dân và trả kết quả góp phần hiệu quả vào việc thực hiện thủ tục hành chính được đảm bảo kịp thời và nghiêm túc.Từ hướng dẫn tiếp nhận giấy tờ hồ sơ giải quyết đến trả kết quả thực hiện tại một đầu mối.
- Ngày nay văn phòng đang có sự thay đổi lớn như: đội ngũ cán bộ, công chức chủ yếu là những người làm việc đã có rất nhiều kinh nghiệm, và được đào tạo trình độ chuyên môn bài bản, luôn có trách nhiệm với công việc được giao, tích cực trong mọi hoạt động của cơ quan; Các trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng đã được trang bị đầy đủ, đáp ứng yêu cầu công việc như hệ thống máy tính, máy in đã được nối mạng và trang bị đầy đủ cho các phòng, ban, máy photocopy, điện thoại, tủ, giá, cặp hộp đựng tài liệu và Văn phòng phẩm được phục vụ đầy đủ.
- Việc sắp xếp, phân công công việc trong văn phòng cũng rất hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn; mỗi công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Quá trình cung cấp cho lãnh đạo cơ quan được cán bộ văn phòng thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
- Thường xuyên tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của HĐND-UBND xã.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Văn phòng UBND xã Yên Hưng đã được lãnh đạo quan tâm đến công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn, học tập chuyên ngành để nắm vững các khâu chuyên môn nghiệp vụ.
- Văn Phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các cán bộ trong cơ quan vì vậy cán bộ văn phòng luôn giữ cho mình tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện nét văn hóa của cơ quan mình.
- Các quy trình soạn thảo văn bản được cán bộ văn phòng soạn thảo có kĩ năng và chuyên nghiệp.
1.2. Công tác Văn thư:
- Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan được cán bộ văn phòng kiêm nhiệm thực hiện một nhanh chóng, khoa học và chính xác.
- Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi đên và sử dụng con dấu đúng với quy định của nhà nước tại các văn bản quy phạm pháp luật, đúng quy trình thủ tục không có nhiều sai sót xảy ra trong quá trình diễn ra công việc.
- Các văn bản, giấy tờ sau khi giải quyết công việc đều được lưu trữ tại phòng ban và bộ phận văn thư văn phòng.
- Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.
1.3. Công tác Lưu trữ:
- Thực hiện khâu tiếp nhận văn bản tài liệu vào lưu trữ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong tủ đựng lưu trữ khoa học, không để tài liệu bị ố, mờ.
- Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc.
1.4 Công tác hành chính văn phòng:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cán bộ văn phòng là những người có trình độ chuyên môn, nhạy bén, say mê, tìm tòi, sáng tạo trong công việc.Chính vì vậy công tác hành chính văn phòng luôn được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đáp ứng được yêu cầu cải cách nền hành chính trong thời đại mới.
- Văn phòng xây dựng tốt chương trình làm việc, kế hoạch công tác hang tháng, quý, 6 tháng, và cả năm của HĐND-UBND.Hoàn thành đúng thời hạn trong việc chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của thường trực HĐND-UBND xã.Trong quá trình soạn thảo văn bản đã quản lý thống nhất việc ban hành văn bản.
- Tính chấp hành công việc của cán bộ văn phòng đều tốt: Chấp hành nghiêm chỉnh về nội quy, quy định giờ làm việc của cơ quan.Luôn nhiệt tình trong các hoạt động của văn phòng và của cơ quan.Ngoài ra văn phòng còn phối hợp các phòng ban trong cơ quan luôn giữ mối quan hệ qua lại tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc.
Như vậy công tác hành chính văn phòng của UBND xã Yên Hưng nhìn chung thực hiện rất tốt, phát triển đồng đều mọi mặt. Nằm dưới sự quản lý sát sao của lãnh đạo, đã xây dựng được cơ cấu tổ chức vững chắc. Mọi hoạt động diễn ra đều tuân theo quy trình, quy định. Các nghiệp vụ hành chính diễn ra đồng đều, thường xuyên, mọi cán bộ, công chức đều tuân thủ theo quy định. Điều đó góp phần quan trọng vào hoạt động của UBND nói chung và Văn phòng HĐND-UBND xã Yên Hưng nói riêng được đảm bảo thông suốt.
2. Nhược điểm:
Bên cạnh những điểm đã đạt được trong hoạt động công tác hành chính thì UBND xã Yên Hưng cũng còn tồn đọng một số yếu điểm cần điều chỉnh và khắc phục:
2.1 Công tác văn phòng:
- Kinh phí phục vụ công tác hành chính văn phòng còn hạn hẹp, phương
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo dưỡng thường xuyên nên bị han ghỉ không sử dụng được, một số phương tiện chưa hiện đại không thể thực hiện được yêu cầu công việc, gây khó khăn trong quá trình giải quyết công việc và nắm bắt tình hình.
- Tình trạng nguồn nhân lực của cơ quan vẫn chưa đáp ứng được với yêu cầu công việc đặt ra, thêm vào đó là hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức làm “trái ngành- trái nghề” do đó trình độ, chuyên môn nghiệp vụ chưa cao gây không ít khó khăn trong công tác hành chính.
2.2. Công tác văn thư:
- Công tác văn thư lưu trữ do kiêm nhiệm nên còn nhiều công việc bất cập, một số khâu trong việc lập hồ sơ còn chưa được thực hiện đúng, thiếu khoa học ảnh hưởng đến việc sử dụng và tra cứu văn bản, tài liệu của cơ quan.
- Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, trong công tác văn thư việc đăng kí văn bản đi chưa thực hiện trên máy tính và lầm thủ công máy móc, việc tra tìm và quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính chưa được áp dụng rộng rãi, từ đó dân đến hiệu quả công việc chưa cao.
2.3. Công tác lưu trữ:
- Công tác lưu trữ chưa được quan tâm và phát triển đồng đều, công tác lưu trữ chưa có kho lưu trữ tập trung, còn lưu trữ tại các tủ tài liệu của các ngành, bộ phận chuyên môn.
- Những tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị cao chưa được bảo quản tập trung mà phân tán ở các phòng, ban, đơn vị nên khi khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.
- Chưa bố trí được cán bộ làm công tác lưu trữ riêng.
2.4. Công tác hành chính văn phòng:
- Công tác quản lý, kiểm tra rà soát chưa thật sự chặt chẽ dẫn tới tình trạng một số cán bộ vẫn thực hiện không đúng với nội quy làm việc của cơ quan, một số cán bộ vẫn chưa thực sự chú tâm vào các công việc.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chất lượng văn bản ban hành vẫn chưa được cao, văn bản do cán bộ văn phòng ban hành vẫn còn mắc một số sai xót về phần thể thức.
- Kinh phí trang thiết bị phục vụ công tác hành chính văn phòng còn rất hạn chế. Vì vậy công tác văn phòng cũng gặp nhiều khó khăn.
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU