Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã HOA lư HUYỆN ĐÔNG HƯNG TỈNH THÁI BÌNH

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HOA LƯHUYỆN ĐÔNG HƯNGTỈNH THÁI BÌNH 3 I: Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư 3 1. Khái quát đặc điểm tình hình của UBND xã Hoa Lư 3 2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư 4 2.1. Chức năng của UBND xã Hoa Lư. 4 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã. 4 2.3. Cơ cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư 5 II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý , hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hoa Lư 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã: 7 1.1. Chức năng của văn phòng UBND xã 7 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã: 7 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã 8 2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 8 III: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Hoa Lư. 9 2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 12 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 13 3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư 13 3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Hoa Lư 15 3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư. 16 4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18 4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản điđến 18 4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 18 4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Hoa Lư 21 5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hoa Lư 22 5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 22 5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 23 5.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 24 5.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ: 24 IV: Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 26 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 26 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình tối ưu. 27 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng UBND xã Hoa Lư. 27 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28 Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 28 Mở Đầu 28 1. Lý do chọn đề tài 28 2. Phân tích đánh giá chủ đề 28 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 28 4. Phương pháp nghiên cứu 28 5. Mục tiêu nghiên cứu 29 6. Mục đích nghiên cứu 29 7. Cấu trúc đề tài 29 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 30 I: Khái niệm văn hóa công sở. 30 1. Khái niệm văn hóa 30 2. Khái niệm công sở. 31 3. Khái niệm văn hóa công sở 31 II: Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 32 1. Cấu trúc của văn hóa 32 2. Những thành tố và nội dung của văn hóa công sở 33 3. Sự cần thiết của việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở 34 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ HOA LƯ 36 I: Thực trạng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 36 1. Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở. 36 1.1. Giao tiếp ứng xử với dân. 36 1.2. Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp 37 1.3. Giao tiếp qua điện thoại 37 2. Trang phục của cán bộ công chức 38 2.1. Trang phục 38 2.2. Lễ phục 38 2.3 Đeo thẻ 39 3. Bài trí công sở 39 3.1. Treo quốc huy, quốc kỳ 39 3.2. Bài trí khuôn viên 39 II: Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 40 1. Ưu điểm 40 2. Hạn chế 41 3. Đánh giá chung 42 CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 43 I: Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 43 1. Giải pháp giao tiếp, ứng xử 43 2. Giải pháp trang phục 44 3. Một vài giải pháp khác 44 4. Giải pháp cụ thể 44 II: Phương hướng xây dựng văn hoá công sở tại UBND xã Hoa Lư 45 1. Tạo sự hoà đồng 45 2. Giữ hoà khí nơi làm việc 45 3. Xây dựng phong cách làm việc 46 4. Thái độ lạc quan 46 5. Làm hăng say, chơi nhiệt tình 46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 Phần III: PHỤ LỤC 50 LỜI CẢM ƠN 57

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HOA LƯ-HUYỆN ĐÔNG HƯNG-TỈNH THÁI BÌNH 3

I: Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư .3 1 Khái quát đặc điểm tình hình của UBND xã Hoa Lư 3

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư 4

2.1 Chức năng của UBND xã Hoa Lư 4

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã 4

2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư 5

II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý , hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hoa Lư 7

1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã: 7

1.1 Chức năng của văn phòng UBND xã 7

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã: 7

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã 8

2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 8

III: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 9

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Hoa Lư 9

2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 12

3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 13

3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư 13

3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Hoa Lư 15

3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư 16

4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18

4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi-đến 18

4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 18

4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 20

4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Hoa Lư 21

5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hoa Lư 22

5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 22

5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23

5.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 24

5.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ: 24

IV: Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 26

1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 26

2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng Đề xuất mô hình tối ưu 27

3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng UBND xã Hoa Lư 27

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28

Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 28

Mở Đầu 28

1 Lý do chọn đề tài 28

2 Phân tích đánh giá chủ đề 28

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 28

4 Phương pháp nghiên cứu 28

5 Mục tiêu nghiên cứu 29

6 Mục đích nghiên cứu 29

7 Cấu trúc đề tài 29

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 30

I: Khái niệm văn hóa công sở 30

1 Khái niệm văn hóa 30

2 Khái niệm công sở 31

3 Khái niệm văn hóa công sở 31

II: Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 32

1 Cấu trúc của văn hóa 32

2 Những thành tố và nội dung của văn hóa công sở 33

3 Sự cần thiết của việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở 34

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ HOA LƯ 36

I: Thực trạng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 36

1 Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở 36

1.1 Giao tiếp ứng xử với dân 36

1.2 Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp 37

1.3 Giao tiếp qua điện thoại 37

2 Trang phục của cán bộ công chức 38

2.1 Trang phục 38

2.2 Lễ phục 38

2.3 Đeo thẻ 39

3 Bài trí công sở 39

3.1 Treo quốc huy, quốc kỳ 39

3.2 Bài trí khuôn viên 39

II: Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 40

1 Ưu điểm 40

2 Hạn chế 41

3 Đánh giá chung 42

CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 43

I: Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 43

1 Giải pháp giao tiếp, ứng xử 43

2 Giải pháp trang phục 44

3 Một vài giải pháp khác 44

4 Giải pháp cụ thể 44

II: Phương hướng xây dựng văn hoá công sở tại UBND xã Hoa Lư 45

1 Tạo sự hoà đồng 45

2 Giữ hoà khí nơi làm việc 45

3 Xây dựng phong cách làm việc 46

4 Thái độ lạc quan 46

5 Làm hăng say, chơi nhiệt tình 46

KẾT LUẬN 48

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

Phần III: PHỤ LỤC 50

LỜI CẢM ƠN 57

LỜI NÓI ĐẦU

Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI Đảng đã đề ra đường lối đổi mớiđất nước Dưới ánh sáng của Nghị quyết đại hội nhiều chính sách mới ra đời,nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thịtrường, sau hai mươi năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước do Đảng khởixướng, lãnh đạo và nhà nước đã thu được những thành quả tốt đẹp, tình hìnhkinh tế đi vào ổn định và phát triển nền kinh tế nước ta mở cửa hội nhập với nềnkinh tế thế giới, đời sống nhân dân được cải thiện đáng kể Vào tháng 11 năm

2006 nước ta tổ chức thành công hội nghị APEC và chính thức trở thành thànhviên của tổ chức thương mại WTO Để phát triển kinh tế xã hội đất nước, thựchiện mục tiêu “Dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh” vàcông cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước

Đất nước càng phát triển kéo theo con người càng hiện đại và những yêucầu lớn đặt ra cho xã hội ngày càng cao Việt nam đang trên con đường hội nhậpQuốc tế, đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước,cuộc cách mạng khoahọc công nghệ và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội

về hoạt động văn phòng cũng như vấn đề xử lý thông tin Nếu như trước kia Vănphòng được hiểu là loại hình lao động giấy tờ, hành chính đơn giản Thì ngàynay văn phòng đã trở thành bộ máy tham mưu, giúp việc đặc biệt quan trọng choThủ trưởng cơ quan trong quá trình chỉ đạo, điều hành, thực hiện các chức năng,nhiệm vụ của cơ quan Văn phòng được coi như là một loại hình lao động thôngtin với tính sáng tạo, trí tuệ, năng động Chính vì vậy Văn phòng giữ một vai tròquan trọng, một mắt xích then chốt trong các hoạt động quản lý của cơ quan, tổchức Để hoạt động quản lý được tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải

có một đội ngũ cán bộ, nhân viên với trình độ cao, theo hướng đa năng vềnghiệp vụ- kỹ năng kịp thời để đưa đất nước bắt kịp với thời đại và thế giới

Bác Hồ đã từng nói “Học đi đôi với hành” đó là một chân lý muôn thuởđược các thế hệ vận dụng có hiệu quả và kết hợp với phương châm của nhà trường

là “Học thật, thi thật để ra đời làm việc thật” Hàng năm trường Đại học Nội vụ HàNội tổ chức cho sinh viên đến các cơ quan thực tập Để gắn lý thuyết với thực tiễn,

nhà trường muốn sinh viên làm quen với công việc của mình trong tương lai, đồngthời qua đó củng cố kiến thức trao đổi và học hỏi kinh nghiệm bên ngoài để sinhviên tự tin khi bước ra trường.

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnhđạo UBND xã Hoa Lư, em đã được tiếp nhận thực tập tại văn phòng UBND xãHoa Lư, với thời gian hơn 2 tháng (từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015)trong khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng, nỗ lực không ngừng để họchỏi kinh nghiệm và trên cơ sở áp dụng những kiến thức, lý luận cơ bản đã đượchọc trên ghế nhà trường vào quá trình thực tế, đưa lý luận gắn liền với thực tiễntại cơ quan và được sự giúp đỡ tận tình của các đồng chí lãnh đạo UBND xãHoa Lư em đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp cuả mình

Báo cáo thực tập này là kết quả, sự nỗ lực của bản thân đã thể hiện bướctrưởng thành sau 2 năm được học tập và rèn luyện tại trường và hơn 2 thángthực tập tại cơ quan Mặc dù bản thân đã nhận thức được tầm quan trọng trongcông tác nghiệp vụ của mình và sự cố gắng trong quá trình thực tập, nhưng chắcchắn không thể tránh khỏi những mặt còn hạn chế Em rất mong nhận được sựthông cảm và đóng góp của thầy cô và các cán bộ trong cơ quan thực tập để bàibáo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thànhtốt quá trình thực tập đạt kết quả cao Giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm trongcông việc cũng như trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

Hoa Lư, ngày 30 tháng 7 năm 2015

Sinh viênPhạm Thị Kim Anh

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HOA

LƯ-HUYỆN ĐÔNG HƯNG-TỈNH THÁI BÌNH

I: Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư

1 Khái quát đặc điểm tình hình của UBND xã Hoa Lư

Xã Hoa lư là một xã đồng bằng nằm ở phía tây của huyện Đông Hưng, cáchtrung tâm huyện 9km Xã có 5 thôn với tổng diện tích tự nhiên theo địa giới hànhchính là 3,29km2

+ Phía đông giáp với các xã Chương Dương và Đồng phú;

+ Phía nam giáp với các xã Hoa Nam và Hồng Giang;

+ Phía tây giáp với các xã Hồng Châu và Thăng Long;

+ Phía bắc giáp với xã Thăng Long

Với vị trí địa lý như vậy quy hoạch sử dụng đất đai ở đây tập trung là chủyếu và sử dụng đất khu trung tâm xã, dân cư nông thôn, xây dựng cơ cấu hạ tầngphục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng

Theo tổng điều tra dân số năm 1999, xã Hoa Lư có số dân 3530 người chủ yếu làdân tộc kinh, với nghề nghiệp chính của người dân trong xã là sản xuất nôngnghiệp

Hoa Lư là một xã thuộc vùng đồng bằng tương đối bằng phẳng có xuhướng giảm dần theo hướng Đông Bắc - Tây Nam, độ cao trung bình 0,8m -1,1m đất đai chủ yếu là phù sa được bồi đắp hàng năm bằng hệ thống sôngHồng

Vì nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa nên bình quân mỗi năm diễn ra từ

3-5 cơn bão thấp nhiệt đới gây mưa lũ lụt từ tháng 7 đến tháng 11 (lượng mưabình quân mỗi năm 1920mm) độ ẩm 85% đồng thời cũng có nắng nóng gây rahạn hán cục bộ từ tháng 4 đến tháng 7 chịu ảnh hưởng của thiên nhiên rét đậm

và rét hại từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau

Xã Hoa lư có truyền thống đoàn kết, kiên cường, anh dũng trong khángchiến chống giặc ngoại xâm; Năm 2005 đã được Đảng, Nhà nước phong tặng

Danh hiệu cao quý “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân”.

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư

2.1 Chức năng của UBND xã Hoa Lư.

Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân:

- UBND xã Hoa Lư do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nha nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND xã Hoa Lư thực hiện chức năng quản lý nha nước ở địa phương

góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương đến các cơ sở

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã.

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê duyệt, tổchức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Dự toán thu, chi ngân

sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện;Quyết toánngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp – tiểu thủ công

nghiệp, du lịch và thương mại, các ngành nghề, làng nghề tại địa phương trìnhcấp trên phê duyệt

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển nông nghiệp theo quy định của cấp trên Tổ chức xâydựng các công trình thuỷ lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản lýnguồn tài nguyên môi trường

- Kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông và các công trình

xây dựng cơ sở hạ tầng của địa phương, huy động sự đóng góp tự nguyện củanhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã.

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, tổ chứccác hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn hoá, văn minhtại các cụm điểm dân cư, phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội

- Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình dân sốKHHGĐ, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, quản lý và tu

bổ nghĩa trang liệt sĩ

- Thực hiện tốt công tác an ninh quốc phòng như huấn luyện quân sự phổthông, quản lý quân dự bị động viên, huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân

tự vệ tại địa phương

- Quản lý hộ khẩu đăng ký tạm trú tạm vắng, phối hợp với cơ quan chức năng

xử lý các vi phạm pháp luật ở địa phương, giải quyết các tranh chấp, hoàgiải các vụviệc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khai sinh, đăng ký kết hôn

- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã

2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư

Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng đểphát huy tiề năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế

- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất

và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với

cả nước

- Ủy ban nhân dân: Do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hành

của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới cơ sở

UBND xã Hoa Lư có cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Chủ tịch UBND xã: là người lãnh đạo và điều hành công việc củaUBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn củamình và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấptrên và HĐND cùng cấp

+ Phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thựchiện những công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề đượcphân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao Trongquá trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyềnhạn chủ tịch Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ tráchquản lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định Lĩnh vực quan trọng thìtrực tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành,lĩnh vực đó Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vựcđược phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm

về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà nước hữu quan

Các ngành chuyên môn thuộc UBND cấp xã

UBND cấp xã không tổ chức ra các phòng chuyên môn mà có các côngchức giữ chức danh chuyên môn như:

+ Trưởng công an xã

+ Ban quân sự

+ Tài chính – kế toán

+ Văn hóa – xã hội

Các cán bộ chuyên môn hoạt động dựa trên chức năng, nhiệm vụ đượcgiao và đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của lãnh đạoUBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngànhmình phụ trách, nêu rõ những việc đã làm được, những khó khăn, vướng mắc, từ

đó đề xuất những kiến nghị với Chủ tịch UBND xã để có biện pháp giải quyết

II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý , hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hoa Lư

1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã:

1.1 Chức năng của văn phòng UBND xã

Chức năng của văn phòng UBND xã Hoa Lư bao gồm hai chức năngchính là tham mưu và giúp việc

+ Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động xây dựng và tổ chức thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác, tham mưu về mặt điều hành hoạt động và tổchức công việc cho lãnh đạo

+ Giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo trong các hoạt động mang tính tạo tiền

đề, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật để bộ máy cơquan hoạt động hiệu quả

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã:

Văn phòng UBND xã Hoa Lư thực hiện nhiệm vụ theo nghị định 92 vàThông tư 06-2012 của Bộ Nội vụ

- Để thực hiện 2 nhóm chức năng của mình Văn phòng UBND xã Hoa Lưkhông chỉ thực hiện 8 nhiệm vụ của Văn phòng nói chung mà còn phải thực hiệncác nhiệm vụ cụ thể như:

+ Tổ chức tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc của công dân

gửi về cơ quan Phối hợp với các cơ quan chức năng để giải quyết khiếu nại, tốcáo; Trả lời công dân trong trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa chỉ, Vănphòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương sự đến cơ quan có chức năng giảiquyết, đồng thời hướng dẫn đương sự về quy trình thủ tục giải quyết.

+ Giúp lãnh đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quảgiải quyết các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hànhchính hiện nay

+ Văn phòng giúp thủ trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợpvới bộ phận Tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp pháptheo nhu cầu của công dân

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã

Xã Hoa Lư là xã loại 3, vì vậy đặc thù cấp xã là không có lãnh đạo Vănphòng nên cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Hoa Lư có 1 chức danh vàthực hiện theo đúng chức năng của văn phòng

1 Cán bộ công chức Văn phòng phụ trách chung công tác Văn phòngkiêm thống kê

2 Cán bộ nhận hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận phòng “Một cửa”

3 Cán bộ Văn thư kiêm Thủ quỹ.

2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng

( phụ lục 02)

Trong quá trình làm việc và thực tập tại UBND xã Hoa Lư, em nhận thấyviệc thực hiện nhiệm vụ công tác Văn phòng nơi đây được thực hiện một cáchchặt chẽ và nghiêm túc Đồng chí cán bộ Văn phòng tuy là một công chức mớicòn trẻ tuổi được phân nhưng có trình độ chuyên môn cao hơn nữa có nhiều nămlàm công tác Văn phòng nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác thu thập, cungcấp và xử lý thông tin kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điềuhành của cơ quan

- Giúp cho UBND xã thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo vàtham gia soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công của lãnh đạo

- Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị

khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, Đại hội của cơ quan, tổ chức, ghi biên bảncác cuộc họp đó, đồng thời là bộ phận thực hiện sự vụ hàng ngày của Uỷ ban.

- Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư,lưu trữ, hành chính của cơ quan

- Nghiên cứu phân loại kiểm tra đề xuất giúp giải quyết các công việchàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản

Qua những chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng, chúng ta có thể khẳngđịnh rằng Văn phòng là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong hoạtđộng của bộ máy Uỷ ban

III: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhànước, các đơn vị vũ trang nhân dân Đối tượng của công tác văn thư là văn bản,công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản giấy tờ Công tácVăn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nước nói chung vàquản lý cơ quan đơn vị nói riêng

Công tác văn thư luôn giữ một vai trò quan trọng, là một trong nhữngphương tiện cần thiết trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung Đối vớiUBND xã Hoa Lư, công tác văn thư là một nội dung chủ yếu, chiếm một phầnlớn hoạt động của uỷ ban và được xem như một bộ phận có ảnh hưởng trực tiếptới chất lượng quản lý của uỷ ban Vì vậy, uỷ ban đã và đang rất quan tâm, chútrọng tới công tác văn thư và tạo ra được một mô hình tổ chức văn thư hợp lý

Đây là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công tác văn phòng đểđảm bảo cho cơ quan hoạt động nhịp nhàng

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Hoa Lư.

1 Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà

soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật

2 Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tửtrong hoạt động của Cục VTLTNN

3 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính

phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

5 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính

phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

6 Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi,văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

7 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

8 Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính

phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành vănbản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

9 Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạtđộng của các cơ quan hành chính nhà nước

10 Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của

Chính phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điềucủa Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổsung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

11 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao

- Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

- Phụ lục III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản

- Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thểthức bản sao

- Phụ lục V: Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản

12 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân,

ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004

13 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

công tác văn thư

14 Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của

Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật

15 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ sung

năm 2002

16 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy

phạm pháp luật

17 Thông tư số 12/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ

Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháplệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

18 Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của

Bộ Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiệnmột số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính

phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

20 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính

phủ về Quản lý và sử dụng con dấu

21 Hướng dẫn số : 01-HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1998 của Văn

phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng

2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:

thứ nhất: xây dựng và ban hành văn bản;

thứ hai: quản lý và giải quyết văn bản;

thứ ba: bảo quản và sử dụng con dấu

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư khôngthể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dunghoạt động của văn phòng Công tác văn thư gắn liền hoạt động của cơ quan, đượcxem như là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước, bộ phận trực tiếp quản lý vànắm bắt thông tin đi và thông tin đến để trình cho người có thẩm quyền giảiquyết Văn thư cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác,kịp thời, hiệu quả phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp trên Vì vậy một cán bộvăn phòng làm công tác văn thư đòi hỏi phải có nghiệp vụ và chuyên môn

Tất cả các Văn bản đi đến đều phải qua văn thư để Văn thư vào sổ, đóngdấu, ban hành Tiếp nhận văn bản đến đăng ký vào sổ văn bản đến, với những vănbản có nội dung gấp cần xử lý ngay thì chuyển trực tiếp cho lãnh đạo Sau đó vănthư nhân bản văn bản và chuyển đến cho nơi nhận

Văn thư tại UBND xã Hoa Lư do cán bộ Văn phòng quản lý được tổ chứctheo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả Các phương tiệnphục vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngănkhóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in và một số đồ dùngkhác phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc quản lý văn bản Đảm bảoduy trì hiêu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

* Ưu điểm:

- Công tác văn thư của UBND xã Hoa Lư được tổ chức theo mô hình tậptrung chính vì thế ưu điểm đầu tiên phải nói đến đó là sẽ giảm bớt được các thủtục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác Việc tìm kiếm văn bản giấy

tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian, đảm bảo thông

tin đạt hiệu quả cao.

- Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi đên và sử dụng con dấu đúng vớiquy định của nhà nước tại các văn bản quy phạm pháp luật, đúng quy trình thủ tụckhông có nhiều sai sót xảy ra trong quá trình diễn ra công việc

- Có các trang thiết bị như là tủ đựng tài liệu, giá, kệ, bàn làm việc cóngăn khóa nên thuân lợi cho Văn thư trong việc giữ tài liệu

* Nhược điểm:

- Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thưcủa UBND xã Hoa Lư do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn thưtập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tìnhtrạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau khiến cán bộ văn phòng kiêmthêm công việc của công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng, làmnhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công việc

- Công tác văn thư lưu trữ do kiêm nhiệm nên còn nhiều công việc bất cập,một số khâu trong việc lập hồ sơ còn chưa được thực hiện đúng, thiếu khoa học ảnhhưởng đến việc sử dụng và tra cứu văn bản, tài liệu của cơ quan

- Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, trong công tác văn thưviệc đăng kí văn bản đi chưa thực hiện trên máy tính và lầm thủ công máy móc,việc tra tìm và quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính chưa được áp dụng rộng rãi, từ

đó dân đến hiệu quả công việc chưa cao

3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Công tác soạn thảo văn bản: công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổchức nào Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chungcho nên công việc đòi hỏi độ chính xác cao, nội dung thống nhất tuân thủ phápluật thì còn phải tuân thủ các văn bản của cơ quan đó có chức năng nhiệm vụ,quản lý nhà nước, ngành lĩnh vực ở Huyện, Tỉnh

3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư

- UBND xã Yên Hoa Lư có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyđịnh, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình…

- Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND.

- Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay(KT.) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách

- Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền, một số giấy tờ, giấy mời,giấy đi đường

* Ưu điểm:

- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền.Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp chovăn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định.Đồng thời cũng tạo điềukiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cánhân liên quan đến văn bản

Lãnh đạo UBND xã Hoa Lư làm việc theo quy chế của UBND đó là làmviệc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao tráchnhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch,

Uỷ viên Uỷ ban, mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính, mỗi thành viên Uỷ ban xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vựcmình được phân công

* Nhược điểm:

- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bảnnhưng những quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình trạngchồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý lý, giải quyết văn bản Dẫn đến việctruy cứu trách nhiệm còn gặp khó khăn.Nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc ký banhành một số văn bản có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số vănbản mang tính giải quyết công việc Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một

số bản chưa được ban hành kịp thời

- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫnđến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa đúng,chưa chuẩn

3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Hoa Lư

- Văn bản của UBND xã Hoa Lư soạn thảo dựa trên các văn bản sau:+ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư

Nhìn chung các văn bản của UBND xã Hoa Lư soạn thảo và ban hànhluôn bám sát vào các văn bản pháp luật hiện hành để soạn thảo Tất cả các vănbản của cơ quan sau khi soạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung

+ Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy địnhcủa Hiến pháp và Pháp luật

chặt chẽ tính pháp chế Nguyên tắc bảo đảm chưa mang tính khoa học Chưa xâydựng được kết cấu chặt chẽ.

+ Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện vănbản còn chậm, mất thời gian

+ Văn bản ban hành vẫn còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu

nội dung văn bản, viết sai tên loại ( phụ lục 03)

3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư.

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến hànhsoạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản thảo, in(nhân bản), trình ký văn bản

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản

* Sơ bộ xác định vấn đề:

+ Mục đích ban hành văn bản

+ Thời gian ban hành văn bản

+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Đối tượng giải quyết trong văn bản

+ Hậu quả tác động của văn bản

- Căn cứ để xác định: yêu cầu giải qyết công việc( yêu cầu của vấn đề cầngiải quyết hay yêu cầu của cơ quan)

+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải qyết văn bản

- Nội dung xác định:

+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Xác định thời gian ra văn bản

* Xác định tên loại văn bản

Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của vănbản cần được soạn thảo để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọnđược loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền banhành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc

chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết côngviệc đạt hiệu quả, đúng mục đích.

- Căn cứ để xác định tên loại văn bản:

+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan

+ Nội dung cảu văn bản cần giải quyết

+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản

- Nội dung công việc:

+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loạivăn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng

+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn

* Thu thập thông tin

- Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông tinnguyên tác và thông tin thức tế

+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giảiquyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản

+ Nội dung công việc: dựa vào thong tin thu thập được do vậy đòi hỏithong tin thu thập được phải nhiều và chính xác Có như vậy thì văn bản banhành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra

- Phương pháp viết văn bản: viết bằng tay và đánh máy vi tính

Bước 2: Duyệt văn bản

Thể thức văn bản theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ banhành

Sau khi văn bản được duyệt người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần cuối

để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyên văn thư để ghi số ngày tháng năm, soátlại văn bản, trình ký và phát hành văn bản

Bước 3: Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.

- Chủ tịch UBND là người có quyền ký và ban hành văn bản quan trọng

có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo tại các buổi họp

- Chủ tịch ban hành các văn bản như: nghị quyết, nghị định, báo cáo, kết

quả, chỉ thị, kế hoạch

- Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tich ủy quyền ký thay vào cácvăn bản trên

Đánh giá chung: Nhìn chung UBND xã Hoa Lư đã thực hiện đúng quy

định của Nhà nước về trật tự thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hànhvăn bản, để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành

4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi-đến

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho

cơ quan và thủ trướng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hìnhchuyển giao tiếp nhận giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản tronghoạt động hàng ngày của cơ quan

4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

( Phụ lục 04)

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản.

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

Ghi số và ngày, tháng văn bản

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức dovăn thư thống nhất quản lý

- Ngày, tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu

* Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyểngiao văn bản đến các đối tượng có liên quan

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi

Làm thủ tục phát hành văn bản

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Chuyển phát văn bản đi

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

Bước 5: Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Nhữngvăn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh

số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thìđược sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Đánh giá chung :Việc quản lý văn bản đi của UBND xã Hoa Lư rất rõ ràng,

chính xác, kịp thời, an toàn bí mật văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song

số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ,

dễ hiểu.

4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

( Phụ lục 05)

Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, phải kiểm tra sơ bộ

về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với vănbản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, cácđoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh ngườinhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhânnhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừnhững bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản đến của cơ quan phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định

cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khichuyển giao văn bản đến các đợn vị và cá nhân có liên quan

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đến trên máy vi tính

Bước 2 Trình và chuyển giao văn bản đến

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiếnphân phối, chỉ đạo giải quyết.

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Chuyển giao văn bản đến

Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơquan, bộ phận văn thư chuyển giao văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân giảiquyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền

Bước3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơquan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giảiquyết khẩn trương, không được chậm trễ

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của phápluật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thờihạn giải quyết

4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Hoa Lư

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tácvăn thư, là mắt xích gắn công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởngtrực tiếp với công tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh tờ số, viết chứng từkết thúc,viết bìa…

Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộnhân viên trong quá trình giải quyết cần phải chú trọng thu thập kịp thời vănbản, tài liệu để đưa vào hồ sơ; Tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưavào đúng việc đó

* Ưu điểm: Tài liệu của Uỷ ban cán bộ văn thư đã giữ lại và sắp sếp các

loại văn bản theo tên loại và ngày, tháng, năm ban hành văn bản để khi kiểm tra,tìm chúng được nhanh chóng, thuận tiện, sau khi đã sắp xếp các văn bản tài liệucán bộ văn thư đã bỏ vào cặp đựng tài liệu và cất vào tủ để bảo quản, tránh sựthất lạc các văn bản và nhàu nát

* Nhược điểm: Tuy nhiên UBND xã Hoa Lư là một cơ quan của nhà

nước cấp cơ sở, khối lượng văn bản ít nên chưa thực hiện được quy trình lập hồ

sơ theo quy định của nhà nước và chưa có danh mục hồ sơ để bảo quản văn bảntài liệu, chưa có trang thiết bị, phòng lưu trữ hồ sơ riêng cho nên lưu trữ hồ chưa

có tính khoa học Sẽ không tránh khỏi việc phân loại, sắp xếp tài liệu còn lộnxộn, thiếu chính xác Điều đó gây khó khăn cho phòng lưu trữ, gây ảnh hưởngđến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc Văn bản tài liệu khi nhậnđược và soạn thảo ra của cơ quan chỉ phân loại tài liệu và bỏ vào cặp bó gói vàbảo quản, làm như vậy khi tra tìm tài liệu rất khó khăn, thủ trưởng cơ quan xemxét khi cần đến văn bản đó, tài liệu văn bản dễ bị thất lạc trong khâu bảo quản

5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hoa Lư

Lưu trữ là công tác tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu khác của cá nhân hay tổ chức

Lưu trữ là một bộ phận quan trọng của Văn phòng UBND xã Hoa Lư.Tuy nó không trực tiếp sản xuất ra văn bản nhưng nó lại lưu và bảo quản giá trịcác văn bản ban hành Cùng với sự thay đổi về công tác Văn thư, Lưu trữ đãđược đổi mới và cải tiến từng bậc Từng bước hoàn thiện công tác Văn thư, Lưutrữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành đáp ứng yêu cầu cải cách hànhchính trong giai đoạn mới

Hiện nay, UBND xã Hoa Lư chưa ban hành Quy chế nào về chỉ đạo côngtác lưu trữ, mà thực hiện theo các quy định chung của Nhà nước như:

- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan đóng vai trò rấtquan trọng Giải quyết tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho kho lưu trữ đầy đủ tài liệuhơn, phong phú hơn, phục vụ tốt cho nhu cầu nghiên cứu khai thác lâu dài

Hàng năm UBND xã Hoa Lư có rất ít văn bản được ban hành, nên tất cảcác văn bản đều được lưu lại và nộp vào lưu trữ Do không có cán bộ lưu trữriêng mà chỉ là cán bộ văn phòng kiêm luôn lưu trữ nên việc thu thập tài liệu cònrất khó khăn, bị phân tán tại các phòng, ban Văn thư chưa thu thập được điều đóảnh hưởng làm cho tài liệu bị phân tán, rời lẻ

Chính vì chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổsung tài liệu lưu trữ cơ quan nên các cán bộ và các phòng ban chức năng hay cán

bộ phụ trách công tác lưu trữ của Uỷ ban chưa thực sự tiến hành công tác thuthập, bổ sung tài liệu lưu trữ một cách thường xuyên Khi các phòng ban chứcnăng hay các cán bộ Uỷ ban giải quyết xong công việc thì sẽ giữ lại những vănbản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để sử dụng trongtrường hợp cần thiết

5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng của Ngành lưu trữ Đó là bước chuyểnmình của tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ Công việc chỉnh lý đòi hỏingười thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệmnghề nghiệp mới đảm nhiệm được yêu cầu Là khâu quan trọng nhất của ngànhnên phảiđược tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác

Nếu việc chỉnh lý tài liệu này được tiến hành hàng năm sẽ giúp việcphân chia tài liệu một cách khoa học, các hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hơn, loại bỏnhững tài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị sử dụng và bổ sung những tài liệucòn thiếu để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu khai thác tài liệu và công tác bảo quản,nếu không tiến hành chỉnh lý tài liệu thì các hồ sơ trong kho sẽ không bị thiếunhững tài liệu có giá trị và thừa những tài liệu hết giá trị sử dụng, như vậy sẽlàm giảm giá trị của hồ sơ

Vì phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc như: xây dựng chương trình côngtác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp

Uỷ ban tổ chức thực hiện quản lý sổ sách, công văn, giấy tờ và ghi chép đầy đủcác cuộc họp của xã, nhận kết quả trong giao dịch của cơ quan với cơ quan khác,nghiên cứu tài liệu - soạn thảo văn bản ngành mình phụ trách… và một số công

việc khác nữa Chính vì thế nên cán bộ văn phòng của UBND xã không có đủthời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thường xuyên được và chưa

có kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ phần lớn còn lưu trữ tại tủcủa các phòng, ban, ngành chuyên môn Chính vì vậy tài liệu còn để phân tán chưađược tập trung về một mối

5.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là vận dụng những thành tựu khoa học tiên tiếnnhất để kéo dài tuổi thọ và bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ Việc bảo quản tàiliệu lưu trữ của UBND xã Hoa Lư đã được các cán bộ thực hiện một cách chặtchẽ Hiện nay các tài liệu đã được phân loại cụ thể sắp xếp đưa vào các cặp, hộp,

tủ để bảo quản

Tuy nhiên do sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan chưa sát sao, công tác lưutrữ thiếu sự đấu tư kịp thời nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn nhiều hạnchế

Sự thiếu cán bộ chuyên trách, các cán bộ vẫn phải kiêm nhiệm cũng làmcho chất lượng công việc không được đảm bảo

Ý thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ không cao, hiểu chưa sâu vềcông việc nên còn hạn chế và không đưa ra được những yêu cầu, những điềukiện cần thiết để làm tốt công việc của mình cho lãnh đạo

Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã nhìn chung được thực hiệntương đối tốt, các hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong tủ hồ sơ có khoá cẩn thận

Việc cho mượn tài liệu cũng được xử lý tương đối tốt, khi các cán bộ, cánhân trong Uỷ ban có nhu cầu mượn tài liệu phải đăng ký để làm thủ tục mượntài liệu và có sự nhắc nhở các cá nhân mượn tài liệu phải trả lại đúng thời gianquy định, hạn chế được tình trạng mất mát tài liệu

5.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cungcấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cho lợi íchchung cho cơ quan và ngoài đơn vị Công tác lưu trữ đòi hỏi khách quan củaviệc quản lý, bảo quản và tổ chức tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội Chính vì

vậy công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộmáy Nhà nước.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọngnhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin cũthành từ liệu bổ ích, biến các thông tin quá khứ trong tài liệu thành những tư liệu

bổ ích phục vụ sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hoá, khoa học kỹ thuật

và nghiên cứu lịch sử…

Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND xã Hoa Lư hiện nay chủyếu là để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hànhcủa Uỷ ban nói chung và các phòng ban chức năng, các cán bộ uỷ ban nói riêng.Các hình thức thường được sử dụng tài liệu trong cơ quan là: cấp phát các bảnsao lục, các bản trích sao cho cá nhân tổ chức có yêu cầu sử dụng

Đánh giá chung: UBND xã Hoa Lư là một đơn vị hành chính cấp xã, là

cơ quan chủ yếu là chịu sự chỉ đạo điều hành của cấp trên, trong quá trình hoạtđộng đã sản sinh ra tài liệu không nhiều nên nguồn tài liệu chủ yếu từ cấp trêngửi xuống

Do đặc thù về cơ cấu tổ chức, vì vậy nên tại UBND xã Hoa Lư khôngthành lập một bộ phận văn thư hay lưu trữ riêng mà chỉ có bộ phận Văn phòngtổng hợp trong đó bao hàm công tác văn thư và lưu trữ

- Những tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị cao chưa được bảo quản tậptrung mà phân tán ở các phòng, ban, đơn vị nên khi khai thác sử dụng gặp nhiều

khó khăn và mất nhiều thời gian.

- Chưa bố trí được cán bộ làm công tác lưu trữ riêng

Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Hoa Lư hiện nay còn nhiều hạnchế, chưa có quy định chế độ biên chế cho cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữnên người cán bộ văn thư lưu trữ chỉ là cán bộ Văn phòng phải kiêm nhiệm nhiềunhiệm vụ khác mà mức phụ cấp hàng tháng được hưởng lại còn quá thấp

Vậy để phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả hơn thìtrong thời gian tới UBND xã Hoa Lư cần có biện pháp và kế hoạch cụ thể về conngười làm công tác lưu trữ và phương tiện để phục vụ lưu trữ có hiệu quả hơn

IV: Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Cơ sở vật chất tại văn phòng UBND xã đã được lãnh đạo cơ quan quantâm Trong phòng làm việc có đầy đủ các loại máy móc như: máy in, máyphotocopy, máy fax, máy tính, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu

Nhìn chung cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan đều có thể sửdụng được các loại trang thiết bị Tuy nhiên sử dụng chưa được thành thạo vàhiệu quả chưa đạt được cao Trong hoạt động văn phòng việc sử dụng trang thiết

bị hiện đại là rất cần thiết đặc biệt là trong thời buổi công nghệ hiện nay

Chính vì vậy muốn hoạt động của Văn phòng mang lại năng suất hiệu quảcao thì việc đầu tư trang thiết bị là cần thiết Cơ quan cũng như lãnh đạo cơ quancần trang bị những thiết bị Văn phòng hiện đại hơn như trang bị máy photocopy cótốc độ cao, máy Fax, máy Scan và đặc biệt là các loại máy tính cá nhân cho lãnhđạo để việc ứng dụng phần mềm Eoffice dùng để chuyển tải thông tin văn bản, chỉđạo điều hành cập nhật những công việc hàng ngày hiệu quả hơn

Đồng thời cơ quan cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bịtrong văn phòng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt tiết kiệm một phầntài chính cho cơ quan

Ngoài ra phải xây dựng và mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu

lưu trữ của cơ quan như máy hút ẩm, hút bụi và đặc biệt là kho lưu trữ để bảo quảntài liệu của cơ quan được tốt hơn.

2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng Đề xuất

mô hình tối ưu.

* Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phòng

( Phụ lục 06)

Nhìn chung cách bố trí sắp xếp trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Hoa

Lư khá là hợp lý Do đặc thù riêng của xã nên văn phòng có không gian hơi nhỏcách bài trí đơn giản, trang thiết bị được sắp xếp khá gọn gàng tạo nên khônggian thoáng đãng, tạo được tâm thế thoải mái khi làm việc cũng như khi tiếp dân

* Đề xuất mô hình tối ưu

Văn phòng UBND xã Hoa Lư đã tiến hành thử nghiệm giao việc trênmạng văn phòng thay thế việc chuyển giấy, tuy nhiên mới chỉ diễn ra trong nội

bộ cơ quan chứ chưa áp dụng thực hiện một cách rộng rãi

Giao việc trang mạng văn phòng giúp các cán bộ có thể cập nhật thông tinmột cách nhanh nhất, tiết kiệm được thời gian Đồng thời tránh được nhữngbước vận chuyển trung gian Làm tiền đề cho việc phát triển ứng dụng tin họctrong công tác văn thư lưu trữ Cán bộ văn thư có thể dễ dàng cập nhật thông in,danh mục hồ sơ một cách nhanh chóng và kịp thời

Địa chỉ vào mạng liên thông của xã là: Hoalu.dh

Hình ảnh trang mạng ( phụ lục 08)

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư

Mở Đầu

1 Lý do chọn đề tài

Văn hóa công sở không phải là một đề tài quá mới mẻ nhưng lại chưa baogiờ cũ bởi nó được hình thành theo tính kế thừa và tiếp thu có sáng tạo, có chọnlọc qua các giai đoạn, do đó văn hóa công sở không ngừng được bổ sung vàngày càng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội hiện đại Xâydựng văn hóa công sở thực chất là xây dựng con người mới

Cụ thể hơn, trong môi trường văn hóa công sở, trước hết phải xây dựng,tôn tạo môi trường văn hoá lành mạnh, hài hòa và tiên tiến bởi nó không chỉ thểhiện đạo đức, phẩm chất của các cán bộ, nhân viên trong khi thực thi nhiệm vụ

mà còn thể hiện trình độ văn hoá của mỗi người

2 Phân tích đánh giá chủ đề

Văn hoá công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ nhânviên trong cơ quan nhà nước mà còn thể hiện trình độ văn hoá của mỗi người

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thànhviên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quanmình

Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh

dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên nhữngnguyên tắc chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đội ngũ cán bộ nhân viên đang làm việc tạiUBND xã Hoa Lư

Phạm vi nghiên cứu: UBND xã Hoa Lư, huyện Đông Hưng, tỉnh TháiBình

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp quan sát.

- Phương pháp phân tích tổng hợp

5 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về văn hóa công sở

- Tìm hiểu thực trạng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư

- Đề xuất giải pháp và kiến nghị xây dựng môi trường văn hóa công sở

6 Mục đích nghiên cứu

- Góp phần xây dựng môi trường văn hóa công sở năng động và hiệu quả -Nâng cao tính chuyên nghiệp, sự chính trực, văn hóa ứng xử trong đạođức nghề nghiệp

- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị mang tính xây dựng tích cực nhằm xâydựng môi trường văn hóa công sở năng động, lành mạnh có tính sáng tạo tạiUBND xã Hoa Lư

7 Cấu trúc đề tài

Chương I: Cơ sở lý luận của văn hóa công sở

Chương II: Thực trạng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư

Chương III: Phương hướng và biện pháp khắc phục văn hóa công sở

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞI: Khái niệm văn hóa công sở.

1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một phạm trù khá rộng, hiện nay trên thế giới có rất nhiều địnhnghĩa, khái niệm khác nhau về văn hóa tùy vào từng cách hiểu và cách tiếp câncủa người nghiên cứu

Tổng giám đốc UNESCO Federico Mayor định nghĩa: “Văn hóa là tổngthể sống động các hoạt động sáng tạo (của các cá nhân và các cộng đồng) trongquá khứ và hiện tại Qua các thế kỷ, hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên cácgiá trị, các truyền thống và các thị hiếu - những yếu tố xác định đặc tính riêngcủa mỗi dân tộc”

Văn hóa còn được hiểu là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị củanhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sựnghiệp dựng nước và giữ nước Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc nàykhác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tínngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và lao động

Theo từ điển Tiếng việt thì văn hoá có năm nghĩa: Một là, tổng thể nóichung những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quátrình lịch sử; Hai là, những hoạt động của con người nhằm thoả mãn nhu cầu đờisống tinh thần – nói một cách tổng quát; Ba là, tri thức kiến thức khoa học; Bốn

là, trình độ cao trong sinh hoạt văn hoá xã hội, biểu hiện của văn minh; Năm là,nền văn hoá của một thời kỳ lịch sử cổ xưa được xác định trên cơ sở tổng thểnhững di vật tìm thấy được có những đặc điểm giống nhau

Tóm lại văn hóa là một trong những mặt cơ bản của đời sống xã hội, làmột hệ thống hữu cơ có giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo vàtích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người vớimôi trường tự nhiên và xã hội Văn hoá có ý nghĩa khác nhau đối với các dân tộckhác nhau, vì khái niệm văn hoá bao gồm những chuẩn mực, giá trị, tập quán…