MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HOA LƯHUYỆN ĐÔNG HƯNGTỈNH THÁI BÌNH 3 I: Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư 3 1. Khái quát đặc điểm tình hình của UBND xã Hoa Lư 3 2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hoa Lư 4 2.1. Chức năng của UBND xã Hoa Lư. 4 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã. 4 2.3. Cơ cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư 5 II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý , hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hoa Lư 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã: 7 1.1. Chức năng của văn phòng UBND xã 7 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã: 7 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã 8 2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 8 III: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Hoa Lư. 9 2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 12 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 13 3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư 13 3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã Hoa Lư 15 3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã Hoa Lư. 16 4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18 4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản điđến 18 4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 18 4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Hoa Lư 21 5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hoa Lư 22 5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 22 5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 23 5.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 24 5.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ: 24 IV: Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 26 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 26 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình tối ưu. 27 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng UBND xã Hoa Lư. 27 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28 Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 28 Mở Đầu 28 1. Lý do chọn đề tài 28 2. Phân tích đánh giá chủ đề 28 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 28 4. Phương pháp nghiên cứu 28 5. Mục tiêu nghiên cứu 29 6. Mục đích nghiên cứu 29 7. Cấu trúc đề tài 29 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 30 I: Khái niệm văn hóa công sở. 30 1. Khái niệm văn hóa 30 2. Khái niệm công sở. 31 3. Khái niệm văn hóa công sở 31 II: Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 32 1. Cấu trúc của văn hóa 32 2. Những thành tố và nội dung của văn hóa công sở 33 3. Sự cần thiết của việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở 34 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ HOA LƯ 36 I: Thực trạng văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 36 1. Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở. 36 1.1. Giao tiếp ứng xử với dân. 36 1.2. Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp 37 1.3. Giao tiếp qua điện thoại 37 2. Trang phục của cán bộ công chức 38 2.1. Trang phục 38 2.2. Lễ phục 38 2.3 Đeo thẻ 39 3. Bài trí công sở 39 3.1. Treo quốc huy, quốc kỳ 39 3.2. Bài trí khuôn viên 39 II: Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Hoa Lư 40 1. Ưu điểm 40 2. Hạn chế 41 3. Đánh giá chung 42 CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 43 I: Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 43 1. Giải pháp giao tiếp, ứng xử 43 2. Giải pháp trang phục 44 3. Một vài giải pháp khác 44 4. Giải pháp cụ thể 44 II: Phương hướng xây dựng văn hoá công sở tại UBND xã Hoa Lư 45 1. Tạo sự hoà đồng 45 2. Giữ hoà khí nơi làm việc 45 3. Xây dựng phong cách làm việc 46 4. Thái độ lạc quan 46 5. Làm hăng say, chơi nhiệt tình 46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 Phần III: PHỤ LỤC 50 LỜI CẢM ƠN 57
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HOA LƯHUYỆN ĐÔNG HƯNG-TỈNH THÁI BÌNH I: Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư Khái quát đặc điểm tình hình UBND xã Hoa Lư Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư 2.1 Chức UBND xã Hoa Lư .4 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư .5 II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý , hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Hoa Lư .7 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng UBND xã: 1.1 Chức văn phòng UBND xã 1.2 Nhiệm vụ văn phòng UBND xã: 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc văn phòng III: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức .9 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư lưu trữ UBND xã Hoa Lư Mô hình tổ chức văn thư quan 12 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 13 3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND xã Hoa Lư 13 3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND xã Hoa Lư .15 3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBND xã Hoa Lư 16 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 18 4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi-đến 18 4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý giải văn 18 4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến 20 4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành UBND xã Hoa Lư 21 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND xã Hoa Lư .22 5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .22 5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .23 5.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 24 5.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ: 24 IV: Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 26 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 26 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Đề xuất mô hình tối ưu .27 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND xã Hoa Lư 27 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 28 Xây dựng văn hóa công sở UBND xã Hoa Lư 28 Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mở Đầu .28 Lý chọn đề tài 28 Phân tích đánh giá chủ đề 28 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .28 Phương pháp nghiên cứu .28 Mục tiêu nghiên cứu 29 Mục đích nghiên cứu 29 Cấu trúc đề tài .29 CHƯƠNG I 30 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 30 I: Khái niệm văn hóa công sở 30 Khái niệm văn hóa 30 Khái niệm công sở 31 Khái niệm văn hóa công sở 31 II: Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở .32 Cấu trúc văn hóa 32 Những thành tố nội dung văn hóa công sở 33 Sự cần thiết việc xây dựng nâng cao văn hóa công sở 34 CHƯƠNG II .36 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ HOA LƯ 36 I: Thực trạng văn hóa công sở UBND xã Hoa Lư .36 Văn hóa ứng xử giao tiếp nơi công sở 36 1.1 Giao tiếp ứng xử với dân 36 1.2 Giao tiếp ứng xử với cấp đồng nghiệp 37 1.3 Giao tiếp qua điện thoại 37 Trang phục cán công chức .38 2.1 Trang phục .38 2.2 Lễ phục .38 2.3 Đeo thẻ 39 Bài trí công sở .39 3.1 Treo quốc huy, quốc kỳ 39 3.2 Bài trí khuôn viên .39 II: Đánh giá chung môi trường văn hóa công sở UBND xã Hoa Lư 40 Ưu điểm .40 Hạn chế .41 Đánh giá chung 42 CHƯƠNG III 43 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ .43 I: Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 43 Giải pháp giao tiếp, ứng xử 43 Giải pháp trang phục 44 Một vài giải pháp khác 44 Giải pháp cụ thể 44 II: Phương hướng xây dựng văn hoá công sở UBND xã Hoa Lư 45 Tạo hoà đồng 45 Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giữ hoà khí nơi làm việc .45 Xây dựng phong cách làm việc 46 Thái độ lạc quan 46 Làm hăng say, chơi nhiệt tình .46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .49 Phần III: PHỤ LỤC 50 .57 LỜI CẢM ƠN 64 Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI Đảng đề đường lối đổi đất nước Dưới ánh sáng Nghị đại hội nhiều sách đời, kinh tế nước ta chuyển từ chế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường, sau hai mươi năm thực công đổi đất nước Đảng khởi xướng, lãnh đạo nhà nước thu thành tốt đẹp, tình hình kinh tế vào ổn định phát triển kinh tế nước ta mở cửa hội nhập với kinh tế giới, đời sống nhân dân cải thiện đáng kể Vào tháng 11 năm 2006 nước ta tổ chức thành công hội nghị APEC thức trở thành thành viên tổ chức thương mại WTO Để phát triển kinh tế xã hội đất nước, thực mục tiêu “Dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh” công công nghiệp hoá - đại hoá đất nước Đất nước phát triển kéo theo người đại yêu cầu lớn đặt cho xã hội ngày cao Việt nam đường hội nhập Quốc tế, đẩy mạnh công nghiệp hóa đại hóa đất nước,cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội hoạt động văn phòng vấn đề xử lý thông tin Nếu trước Văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành đơn giản Thì ngày văn phòng trở thành máy tham mưu, giúp việc đặc biệt quan trọng cho Thủ trưởng quan trình đạo, điều hành, thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng coi loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ, động Chính Văn phòng giữ vai trò quan trọng, mắt xích then chốt hoạt động quản lý quan, tổ chức Để hoạt động quản lý tốt đòi hỏi quan, tổ chức cần phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên với trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ- kỹ kịp thời để đưa đất nước bắt kịp với thời đại giới Bác Hồ nói “Học đôi với hành” chân lý muôn thuở hệ vận dụng có hiệu kết hợp với phương châm nhà trường “Học thật, thi thật để đời làm việc thật” Hàng năm trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên đến quan thực tập Để gắn lý thuyết với thực tiễn, Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà trường muốn sinh viên làm quen với công việc tương lai, đồng thời qua củng cố kiến thức trao đổi học hỏi kinh nghiệm bên để sinh viên tự tin bước trường Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo UBND xã Hoa Lư, em tiếp nhận thực tập văn phòng UBND xã Hoa Lư, với thời gian tháng (từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015) khoảng thời gian này, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng để học hỏi kinh nghiệm sở áp dụng kiến thức, lý luận học ghế nhà trường vào trình thực tế, đưa lý luận gắn liền với thực tiễn quan giúp đỡ tận tình đồng chí lãnh đạo UBND xã Hoa Lư em hoàn thành tập tốt nghiệp cuả Báo cáo thực tập kết quả, nỗ lực thân thể bước trưởng thành sau năm học tập rèn luyện trường tháng thực tập quan Mặc dù thân nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ cố gắng trình thực tập, chắn tránh khỏi mặt hạn chế Em mong nhận thông cảm đóng góp thầy cô cán quan thực tập để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt trình thực tập đạt kết cao Giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm công việc sống Em xin chân thành cảm ơn! Hoa Lư, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Kim Anh Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ HOA LƯ-HUYỆN ĐÔNG HƯNG-TỈNH THÁI BÌNH I: Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư Khái quát đặc điểm tình hình UBND xã Hoa Lư Xã Hoa lư xã đồng nằm phía tây huyện Đông Hưng, cách trung tâm huyện 9km Xã có thôn với tổng diện tích tự nhiên theo địa giới hành 3,29km2 + Phía đông giáp với xã Chương Dương Đồng phú; + Phía nam giáp với xã Hoa Nam Hồng Giang; + Phía tây giáp với xã Hồng Châu Thăng Long; + Phía bắc giáp với xã Thăng Long Với vị trí địa lý quy hoạch sử dụng đất đai tập trung chủ yếu sử dụng đất khu trung tâm xã, dân cư nông thôn, xây dựng cấu hạ tầng phục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng Theo tổng điều tra dân số năm 1999, xã Hoa Lư có số dân 3530 người chủ yếu dân tộc kinh, với nghề nghiệp người dân xã sản xuất nông nghiệp Hoa Lư xã thuộc vùng đồng tương đối phẳng có xu hướng giảm dần theo hướng Đông Bắc - Tây Nam, độ cao trung bình 0,8m -1,1m đất đai chủ yếu phù sa bồi đắp hàng năm hệ thống sông Hồng Vì nằm vùng nhiệt đới gió mùa nên bình quân năm diễn từ 35 bão thấp nhiệt đới gây mưa lũ lụt từ tháng đến tháng 11 (lượng mưa bình quân năm 1920mm) độ ẩm 85% đồng thời có nắng nóng gây hạn hán cục từ tháng đến tháng chịu ảnh hưởng thiên nhiên rét đậm rét hại từ tháng 11 đến tháng năm sau Xã Hoa lư có truyền thống đoàn kết, kiên cường, anh dũng kháng chiến chống giặc ngoại xâm; Năm 2005 Đảng, Nhà nước phong tặng Danh hiệu cao quý “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư 2.1 Chức UBND xã Hoa Lư Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân: - UBND xã Hoa Lư HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nha nước cấp - UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - UBND xã Hoa Lư thực chức quản lý nha nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; Dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện;Quyết toán ngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, du lịch thương mại, ngành nghề, làng nghề địa phương trình cấp phê duyệt - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển nông nghiệp theo quy định cấp Tổ chức xây dựng công trình thuỷ lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực quản lý nguồn tài nguyên môi trường - Kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm đường giao thông công trình Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xây dựng sở hạ tầng địa phương, huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông xã - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương, tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn hoá, văn minh cụm điểm dân cư, phòng chống tội phạm tệ nạn xã hội - Thực quản lý trạm y tế xã, triển khai chương trình dân số KHHGĐ, thực chế độ sách với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, thực công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, quản lý tu bổ nghĩa trang liệt sĩ - Thực tốt công tác an ninh quốc phòng huấn luyện quân phổ thông, quản lý quân dự bị động viên, huấn luyện sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương - Quản lý hộ đăng ký tạm trú tạm vắng, phối hợp với quan chức xử lý vi phạm pháp luật địa phương, giải tranh chấp, hoàgiải vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khai sinh, đăng ký kết hôn - Thực xây dựng quyền quản lý địa giới hành cấp xã 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Hoa Lư ( Phụ lục 01) Căn tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp trên, HĐND - UBND xã Hoa Lư có cấu tổ chức sau: - Hội đồng nhân dân quan quyền lực nhà nước địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân, nhân dân bầu theo nhiệm kỳ năm, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương quan cấp Hội đồng nhân dân định chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiề địa phương, xây dựng phát triển địa phương kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất tinh thần nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ địa phương nước - Ủy ban nhân dân: Do Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách địa bàn Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở UBND xã Hoa Lư có cấu tổ chức bao gồm: + Chủ tịch UBND xã: người lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ quyền hạn tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động trước UBND cấp HĐND cấp + Phó chủ tịch xã người giúp chủ tịch, phân công phụ trách thực công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải vấn đề phân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch phần việc giao Trong trình hoạt động, phó chủ tịch giải công việc với danh nghĩa quyền hạn chủ tịch Các thành viên UBND chủ tịch phân công phụ trách quản lý ngành, lĩnh vực chuyên môn định Lĩnh vực quan trọng trực tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân ngành, lĩnh vực phân công trước chủ tịch UBND tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước quan nhà nước hữu quan Các ngành chuyên môn thuộc UBND cấp xã UBND cấp xã không tổ chức phòng chuyên môn mà có công chức giữ chức danh chuyên môn như: + Trưởng công an xã + Ban quân + Tài – kế toán + Tư pháp – hộ tịch Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Địa – nông nghiệp + Địa – xây dựng + Lao động thương binh xã hội + Văn phòng – nội vụ + Văn hóa – xã hội Các cán chuyên môn hoạt động dựa chức năng, nhiệm vụ giao đồng thời chịu trách nhiệm đạo toàn diện trực tiếp lãnh đạo UBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngành phụ trách, nêu rõ việc làm được, khó khăn, vướng mắc, từ đề xuất kiến nghị với Chủ tịch UBND xã để có biện pháp giải II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý , hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Hoa Lư Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng UBND xã: 1.1 Chức văn phòng UBND xã Chức văn phòng UBND xã Hoa Lư bao gồm hai chức tham mưu giúp việc + Tham mưu cho lãnh đạo hoạt động xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác, tham mưu mặt điều hành hoạt động tổ chức công việc cho lãnh đạo + Giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo hoạt động mang tính tạo tiền đề, đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật để máy quan hoạt động hiệu 1.2 Nhiệm vụ văn phòng UBND xã: Văn phòng UBND xã Hoa Lư thực nhiệm vụ theo nghị định 92 Thông tư 06-2012 Bộ Nội vụ - Để thực nhóm chức Văn phòng UBND xã Hoa Lư không thực nhiệm vụ Văn phòng nói chung mà phải thực nhiệm vụ cụ thể như: + Tổ chức tiếp nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc công dân gửi quan Phối hợp với quan chức để giải khiếu nại, tố Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Xây dựng mô tả công việc cho cán văn phòng I Thông tin chung - Tên chức danh: Cán Văn phòng - Mã chức danh: VP01 - Đơn vị công tác: VP HĐND – UBND xã Hoa Lư - Cấp trực tiếp: P Chủ tịch UBND - Nơi làm việc: UBND xã Hoa Lư II Chức năng, nhiệm vụ - Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn hoạt động văn phòng, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, lãnh đạo UBND toàn hoạt động văn phòng - Hoạch định kế hoạch dài hạn, trung ngắn hạn cho UBND theo chiến lược đăng ký năm triển khai kế hoạch vạch giải pháp cụ thể nhằm đạt mục tiêu, kế hoạch đề - Trực tiếp đạo công tác tổ chức máy cán bộ; Trực tiếp phụ trách phận: tham mưu, tổng hợp - Bố trí, xếp đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng có đủ lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốtcông tác đạo, điều hành thường trực HĐND lãnh đạo UBND - Chỉ đạo dự thảo trình thường trực HĐND - UBND xã thông qua chương trình công tác báo cáo thường trực HĐND, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND xã - Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp báo cáo kịp thời tình hình thực nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng địa bàn xã, phục vụ cho việc đạo Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tich HĐND xã Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 51 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phối hợp ban ngành, đoàn thể liên quan để đề xuất kịp thời với UBND xã biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành UBND xã - Chủ trì họp, giao ban kiểm điểm, đánh giá kết quảcông tác đơn vị theo tháng, quý, năm III Quyền hạn - Ký thừa uỷ quyền Chủ tich UBND văn số lĩnh vực Chủ tịch UBND giao - Mua sách pháp luật, trang thiết bị phục vụ cho trình hoạt động uỷ ban IV Mỗi quan hệ trình thực công việc - Chủ tịch: Tiếp nhận ý kiến đạo, giao nhiệm vụ Chủ tịch - Đề xuất, kiến nghị ý kiến tham mưu - Phó Chủ tịch: Tiếp nhận ý kiến đạo, giao nhiệm vụ Phó Chủ tịch, cung cấp thông tin theo yêu cầu V Điều kiện làm việc - Phòng làm việc: Thoáng mát, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi ồn - Trang bị, dụng cụ, máy móc nơi làm việc: Máy vi tính, điện thoại, fax, photo - Thời gian làm việc: Làm việc theo hành - Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu công việc - Hành vi, tác phong công việc: Tích cực, vui vẻ, hoà nhã với người, tạo tác phong người lãnh đạo nhân viên Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 52 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ quy trình quản lý văn Kiểm tra văn Kiểm tra hình thức thể thức kỹ thuật trình bày Ghi sổ ngày tháng năm Đóng dấu Đóng dấu quan Đăng ký văn Đăng ký văn sổ máy tính Đóng dấu độ khẩn mật (nếu có) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn Nhân Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 53 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Lưu văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình chuyển giao văn đến ( 2) Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải văn đến ( 3) Giải văn đến Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Chuyển giao văn đến Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Đánh dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 54 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc 12 05 04 06 02 10 09 07 03 11 2 01 Ghi chú: 01: Cửa 07: Bàn làm việc 02: Ghế 08: Điện thoại 03: Bàn tiếp khách 09: Hộp đựng văn phòng phẩm 04: Tủ đựng tài liệu 10: Máy tính 05: Cửa sổ 11: Máy in 06: Máy fax 12: Bình nước lọc Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 55 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu ( Mô hình văn phòng đại) 15 14 16 13 17 10 11 12 18 5 5 19 Ghi : 0.Cửa vào Quạt Cửa sổ, rèm cửa chậu cảnh 4.Bàn ghế tiếp khách 5.Ghế 6.Bình lọc nước Bàn làm việc Đèn 9.Tài liệu 10.Điện thoại 11 Vật chặn giấy 12 Hộp đựng văn phòng phẩm 13 Máy tính 14 Máy in 15 Tủ đựng tài liệu 16 Tranh phong cảnh 17 Máy fax 18.Bảng phân công công việc 19 Gía treo Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 56 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 Trang mạng văn phòng điện tử liên thông Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 57 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 09 Quyết định 129 Thủ tướng Chính phủ THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ****** Độc lập - Tự - Hạnh phúc ******** Hà Nội, ngày 02 tháng 08 năm 2007 Số: 129/2007/QĐ-TTg QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VĂN HOÁ CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng 02 năm 1998; Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung số điều Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 28 tháng năm 2000 Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung số điều Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 29 tháng năm 2003; Căn Quyết định số 94/2006/QĐ-TTg ngày 27 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch cải cách hành nhà nước giai đoạn 2006 - 2010; Xét đề nghị Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, QUYẾT ĐỊNH : Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Những quy định trước trái với Quyết định bãi bỏ Điều Căn Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp ban hành Quy chế văn hoá quan, địa phương / Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 58 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội THỦ TƯỚNG Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - VP BCĐ TW phòng, chống tham nhũng; Nguyễn Tấn Dũng - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng TW Ban Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc UB Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương đoàn thể; - VPCP: BTCN, PCN, Website Chính phủ, Ban Điều hành 112, Người phát ngôn Thủ tướng Chính phủ, Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, CCHC (5b) Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 59 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội QUY CHẾ VĂN HOÁ CÔNG SỞ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày02 tháng8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ) Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định trang phục, giao tiếp ứng xử cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ, trí công sở quan hành nhà nước bao gồm: Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân cấp Quy chế không áp dụng quan đại diện ngoại giao Việt Nam nước Điều Nguyên tắc thực văn hoá công sở Việc thực văn hoá công sở tuân thủ nguyên tắc sau đây: Phù hợp với truyền thống, sắc văn hoá dân tộc điều kiện kinh tế - xã hội; Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, đại; Phù hợp với quy định pháp luật mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương đại hoá hành nhà nước Điều Mục đích Việc thực văn hoá công sở nhằm mục đích sau đây: Bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động quan hành nhà nước; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, công chức, viên chức hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 60 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Điều Các hành vi bị cấm Hút thuốc phòng làm việc; Sử dụng đồ uống có cồn công sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo quan vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; Quảng cáo thương mại công sở Chương II: TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Mục 1: TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật Điều Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ Đối với cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục Điều Thẻ cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Bộ Nội vụ hướng dẫn thống mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 61 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục : GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt Điều Giao tiếp ứng xử với nhân dân Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công chức, viên chức thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Điều 10 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Điều 11 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Chương III: BÀI TRÍ CÔNG SỞ Mục 1: QUỐC HUY, QUỐC KỲ Điều 12 Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía cổng nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng Điều 13 Treo Quốc kỳ Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 62 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước lễ tang tuân theo quy định nghi lễ nhà nước đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang MỤC 2: BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ Điều 14 Biển tên quan Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Bộ Nội vụ hướng dẫn thống cách thể biển tên quan Điều 15 Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 63 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Thực tập trình quan trọng để sinh viên trưởng thành hơn, tập cho bước khởi đầu trước rời khỏi ghế nhà trường Thực tập hội để sinh viên tự bộc lộ lực, phẩm chất khẳng định thân thời gian để sinh viên gắn kết lý luận thực tiễn sống Là sinh viên lớp ĐHLT Quản trị văn phòng K13B trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giới thiệu trường, giúp đỡ chân thành tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng UBND xã Hoa Lư em thực tập Văn phòng UBND xã Hoa Lư từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015 Qua thời gian thực tập Văn phòng em vận dụng lý thuyết để dựa vào thực tế quan Em thấy nghiệp vụ công tác văn phòng phần quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Ở góc độ ta coi yếu tố quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội Bởi quan, đơn vị, tổ chức muốn phát triển phải thực tốt đạo, lãnh đạo, phải ngày hoàn thiện mặt công tác văn phòng nói chung hay lĩnh vực quản lý hành Nhà nước nói riêng Đó trọng tâm trình hoạt động giao dịch quan Được quan tâm giúp đỡ cán nhân viên uỷ ban cô anh chị văn phòng em hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu trường sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác văn phòng Đây bước giúp em xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Qua em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới UBND xã Hoa Lư nói chung cán văn phòng nói riêng Chính môi trường làm việc nghiêm túc hiệu giúp em có thêm hiểu biết chuyên ngành, tích luỹ kinh nghiệm hình thành tác phong làm việc thời đại cho em định hướng tìm hiểu công việc cách có hiệu Trong khuôn khổ báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế, đồng thời chuyên ngành mở rộng nên không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô giáo toàn thể Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 64 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo, cán quan xã Hoa Lư đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt ngiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Hoa Lư, ngày 30 tháng 07 năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Kim Anh Sinh viên: Phạm Thị Kim Anh 65 Lớp: ĐHLT QTVP K13B