III: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức
5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ ở UBND xã Hoa Lư
Lưu trữ là công tác tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu khác của cá nhân hay tổ chức.
Lưu trữ là một bộ phận quan trọng của Văn phòng UBND xã Hoa Lư.
Tuy nó không trực tiếp sản xuất ra văn bản nhưng nó lại lưu và bảo quản giá trị các văn bản ban hành. Cùng với sự thay đổi về công tác Văn thư, Lưu trữ đã được đổi mới và cải tiến từng bậc. Từng bước hoàn thiện công tác Văn thư, Lưu trữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới.
Hiện nay, UBND xã Hoa Lư chưa ban hành Quy chế nào về chỉ đạo công tác lưu trữ, mà thực hiện theo các quy định chung của Nhà nước như:
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan đóng vai trò rất quan trọng. Giải quyết tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho kho lưu trữ đầy đủ tài liệu hơn, phong phú hơn, phục vụ tốt cho nhu cầu nghiên cứu khai thác lâu dài.
Hàng năm UBND xã Hoa Lư có rất ít văn bản được ban hành, nên tất cả các văn bản đều được lưu lại và nộp vào lưu trữ. Do không có cán bộ lưu trữ riêng mà chỉ là cán bộ văn phòng kiêm luôn lưu trữ nên việc thu thập tài liệu còn rất khó khăn, bị phân tán tại các phòng, ban. Văn thư chưa thu thập được điều đó ảnh hưởng làm cho tài liệu bị phân tán, rời lẻ.
Chính vì chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan nên các cán bộ và các phòng ban chức năng hay cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của Uỷ ban chưa thực sự tiến hành công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ một cách thường xuyên. Khi các phòng ban chức năng hay các cán bộ Uỷ ban giải quyết xong công việc thì sẽ giữ lại những văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để sử dụng trong trường hợp cần thiết.
5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng của Ngành lưu trữ. Đó là bước chuyển mình của tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ. Công việc chỉnh lý đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệm nghề nghiệp mới đảm nhiệm được yêu cầu. Là khâu quan trọng nhất của ngành nên phảiđược tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác
Nếu việc chỉnh lý tài liệu này được tiến hành hàng năm sẽ giúp việc phân chia tài liệu một cách khoa học, các hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hơn, loại bỏ những tài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị sử dụng và bổ sung những tài liệu còn thiếu để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu khai thác tài liệu và công tác bảo quản, nếu không tiến hành chỉnh lý tài liệu thì các hồ sơ trong kho sẽ không bị thiếu những tài liệu có giá trị và thừa những tài liệu hết giá trị sử dụng, như vậy sẽ làm giảm giá trị của hồ sơ.
Vì phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc như: xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp Uỷ ban tổ chức thực hiện quản lý sổ sách, công văn, giấy tờ và ghi chép đầy đủ các cuộc họp của xã, nhận kết quả trong giao dịch của cơ quan với cơ quan khác, nghiên cứu tài liệu - soạn thảo văn bản ngành mình phụ trách… và một số công
việc khác nữa. Chính vì thế nên cán bộ văn phòng của UBND xã không có đủ thời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thường xuyên được và chưa có kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ phần lớn còn lưu trữ tại tủ của các phòng, ban, ngành chuyên môn. Chính vì vậy tài liệu còn để phân tán chưa được tập trung về một mối.
5.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là vận dụng những thành tựu khoa học tiên tiến nhất để kéo dài tuổi thọ và bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND xã Hoa Lư đã được các cán bộ thực hiện một cách chặt chẽ. Hiện nay các tài liệu đã được phân loại cụ thể sắp xếp đưa vào các cặp, hộp, tủ để bảo quản.
Tuy nhiên do sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan chưa sát sao, công tác lưu trữ thiếu sự đấu tư kịp thời nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế.
Sự thiếu cán bộ chuyên trách, các cán bộ vẫn phải kiêm nhiệm cũng làm cho chất lượng công việc không được đảm bảo.
Ý thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ không cao, hiểu chưa sâu về công việc nên còn hạn chế và không đưa ra được những yêu cầu, những điều kiện cần thiết để làm tốt công việc của mình cho lãnh đạo.
Việc quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã nhìn chung được thực hiện tương đối tốt, các hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong tủ hồ sơ có khoá cẩn thận.
Việc cho mượn tài liệu cũng được xử lý tương đối tốt, khi các cán bộ, cá nhân trong Uỷ ban có nhu cầu mượn tài liệu phải đăng ký để làm thủ tục mượn tài liệu và có sự nhắc nhở các cá nhân mượn tài liệu phải trả lại đúng thời gian quy định, hạn chế được tình trạng mất mát tài liệu.
5.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cung cấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cho lợi ích chung cho cơ quan và ngoài đơn vị. Công tác lưu trữ đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội. Chính vì
vậy công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin cũ thành từ liệu bổ ích, biến các thông tin quá khứ trong tài liệu thành những tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hoá, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử…
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND xã Hoa Lư hiện nay chủ yếu là để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của Uỷ ban nói chung và các phòng ban chức năng, các cán bộ uỷ ban nói riêng.
Các hình thức thường được sử dụng tài liệu trong cơ quan là: cấp phát các bản sao lục, các bản trích sao cho cá nhân tổ chức có yêu cầu sử dụng.
Đánh giá chung: UBND xã Hoa Lư là một đơn vị hành chính cấp xã, là cơ quan chủ yếu là chịu sự chỉ đạo điều hành của cấp trên, trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra tài liệu không nhiều nên nguồn tài liệu chủ yếu từ cấp trên gửi xuống.
Do đặc thù về cơ cấu tổ chức, vì vậy nên tại UBND xã Hoa Lư không thành lập một bộ phận văn thư hay lưu trữ riêng mà chỉ có bộ phận Văn phòng tổng hợp trong đó bao hàm công tác văn thư và lưu trữ.
* Ưu điểm
- Thực hiện khâu tiếp nhận văn bản tài liệu vào lưu trữ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong tủ đựng lưu trữ khoa học, không để tài liệu bị ố, mờ.
- Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc.
* Nhược điểm
- Công tác lưu trữ chưa được quan tâm và phát triển đồng đều, công tác lưu trữ chưa có kho lưu trữ tập trung, còn lưu trữ tại các tủ tài liệu của các ngành, bộ phận chuyên môn.
- Những tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị cao chưa được bảo quản tập trung mà phân tán ở các phòng, ban, đơn vị nên khi khai thác sử dụng gặp nhiều
khó khăn và mất nhiều thời gian.
- Chưa bố trí được cán bộ làm công tác lưu trữ riêng.
Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Hoa Lư hiện nay còn nhiều hạn chế, chưa có quy định chế độ biên chế cho cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ nên người cán bộ văn thư lưu trữ chỉ là cán bộ Văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác mà mức phụ cấp hàng tháng được hưởng lại còn quá thấp.
Vậy để phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả hơn thì trong thời gian tới UBND xã Hoa Lư cần có biện pháp và kế hoạch cụ thể về con người làm công tác lưu trữ và phương tiện để phục vụ lưu trữ có hiệu quả hơn.
IV: Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ