Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân xã VĨNH CHÂN

MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 B. VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN 3 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 5 1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: 5 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: 5 3. Cơ cấu tổ chức: 9 3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã: 9 3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã: 9 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG. 12 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 12 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 3. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng tổng hợp. 14 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ. 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 14 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND xã. 14 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Vĩnh Chân. 16 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) UBND xã Vĩnh Chân. 17 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND xã Vĩnh Chân. 18 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã Vĩnh Chân. 19 2. Khảo sát về công tác văn thư. 21 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm). 21 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 21 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 23 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 24 2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 25 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ VĨNH CHÂN. 28 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND xã Vĩnh Chân. 28 2. Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ. 36 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở. 55 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị. 61 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình Văn phòng này. 63 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng của UBND xã Vĩnh Chân. Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. 64 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã. 66 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 69 KẾT LUẬN CHUNG 72 PHẦN IV: PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Bùi Thị Hậu

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7B HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY

MỤC LỤC

A.LỜI MỞ ĐẦU 1

B VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN

3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 5

1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: 5

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: 5

3 Cơ cấu tổ chức: 9

3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã: 9

3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã: 9

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 12

1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 12

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 13

3 Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng tổng hợp 14

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ 14

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND xã 14

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Vĩnh Chân 16

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) UBND xã Vĩnh Chân 17

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND xã Vĩnh Chân 18

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của

UBND xã Vĩnh Chân 19

2 Khảo sát về công tác văn thư 21

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 21

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 21

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 23

2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 24

2.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 25

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 26

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ VĨNH CHÂN 28 1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND xã Vĩnh Chân 28

2 Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ 36

3 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở 55

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị 61

5 Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình Văn phòng này 63

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng của UBND xã Vĩnh Chân Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng 64

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã 66

II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 69

PHẦN IV: PHỤ LỤC

A.LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ta đã và đang phát triển trên con đường hội nhập với nềnkinh tế thế giới, nền kinh tế nước ta đang trên đà tăng trưởng với tốc độcao, để phát triển được mạnh mẽ và bền vững thì cần phải có sự điều hànhquản lý và định hướng của nhà nước Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọithành viên tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nước

Văn phòng hiện nay đã trở thành một bộ phận không thể thiếu đượctrong các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan doanh nghiệp tư nhân nóiriêng, văn phòng được xem như là cầu nối,mắc xích quan trọng trong hoạtđộng của cơ quan, tổ chức Đó là bộ phận đầu mối cho những thông tin quantrọng và là nơi thu thập, xử lý những dữ liệu, thông tin, văn bản, giấy tờ có liênquan đến hoạt động của cơ quan tổ chức Để làm tốt công tác này, đòi hỏi ngườicán bộ văn phòng phải có kiến thức chuyên môn cũng như có lòng yêu nghề,trách nhiệm và nhiệt huyết với nghề Muốn vậy, người cán bộ văn phòng phảikhông ngừng học hỏi trong lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế, có như vậymới làm tốt được công việc của người cán bộ văn phòng Xã hội muốn phát triểnthì cần có những con người tiến bộ, luôn mang trong mình những nhiết huyếtmuốn cống hiến cho đất nước Bên cạnh đó còn cần có những kiên thức chuyênngành vững vàng Đối với bất cứ ngành nghề nào cũng cần có những con ngườisay mê yêu ngành, yêu công việc mình đang làm

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tácđào tạo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên khoaQuản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức nhằm nângcao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, vànâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện kĩ năng chosinh viên ra trường

Trong quá trình đi thực tập, sinh viên sẽ được củng cố kiến thức,nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễnmột cách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, và đó cũng là

phòng nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào khác trong các cơ quanđơn vị Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa cũng như sự tiếpnhận của Uỷ ban nhân dân xã.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằnggiảng viên hướng dẫn trực tiếp trong kỳ thực tập vừa qua, đồng thời em xincảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND xã đặc biệt là chị Bùi ThuNga cán bộ văn phòng tổng hợp đã giúp em hoàn thành tốt chương trìnhthực tập

Vì thời gian có hạn và kinh nghiệm của bản thân còn chưa nhiềunên lượng kiến thức thu thập được còn hạn chế Rất mong nhận được sự đónggóp ý kiến của các thầy, cô trong nhà trường và các cô, chú trong Văn phòngUBND xã Vĩnh Chân để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Sau đây em xin trình bày nội dung báo cáo:

Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận chung bài báo cáo của em gồm 3 phần

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.

Phần II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành chính của cơ quan Phần III: kết luận và đề xuất ý kiến.

Em xin chân thành cảm ơn!

B VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC

UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN Giới thiệu chung:

Xã Vĩnh Chân là một xã miền núi nằm ở cuối huyện Hạ Hoà có vịtrí địa lý thuận tiện, địa hình phong phú, đất đai phì nhiêu màu mỡ, môitrường của xã tương đối tốt, xã Vĩnh Chân nằm ven sông Hồng cách trungtâm huyện lỵ 14 km về hướng Đông nam Xã do hai làng hợp , môi thành

là Làng Vĩnh và Chân Lao Làng Vĩnh có 5 thôn (xóm) gồm: Minh Lăng,Minh Trào, Tân Lập, Tân Tiến và Trường Thiện Làng Chân Lao nằm độclập như 1 hòn đảo với dân số khoảng ~1000 người.Vĩnh Chân là địa điểmthứ hai của Tỉnh Phú Thọ có trường tiểu học thời pháp thuộc sau thị xãPhú Thọ

Vị trí địa lý:

Phía đông giáp xã Yển khê – huyện Thanh Ba, phía tây bắc giáp xãMai Tùng, phía đông bắc giáp xã Yên luật – xã Chính Công, phía đôngnam giáp xã Vụ Cầu, phía tây nam giáp sông Hồng có ranh giới chung xãMinh Côi và xã Tuy Lộc – Huyện Cẩm Khê

Khí hậu thời tiết:

Chia thành 2 mùa rõ rệt, lượng mưa trung bình 105,8mm/ tháng,nhiệt độ trung bình hàng năm 24-27 độ, độ ẩm trung bình 75% - 80%

Địa hình:

Chủ yếu là đồi núi cao dần từ tây sang đông, có độ cao trung bình từ30-70m, địa hình được chia làm 2 loại Địa hình đồi núi là nơi tập trungkhu dân cư, địa hình bằng phẳng là nơi tập trung sản xuất phát triển nôngnghiệp

Kinh tế:

Tổng giá trị sản xuất đạt 78,4 tỷ đồng, tăng 5,6% so cùng kỳ, tốc độ

tăng trưởng: 11,6%, trong đó:

Giá trị sản xuất nông, lâm nghiệp đạt 41,3 tỷ đồng, tăng 94,8% kế

hoạch, tăng 70,7% so với cùng kỳ, tốc độ tăng 5,2%.

Giá trị sản xuất công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp – xây dựng đạt13,1 tỷ đồng, đạt 14,7% kế hoạch, tăng 33,9% so với cùng kỳ

Gía trị thương mại – du lịch – dịch vụ đạt 23,9 tỷ đồng, đạt 96% kếhoạch, tăng 15,2% so với cùng kỳ

Cơ cấu kinh tế: Nông – lâm nghiệp: 52,7% ( KH: 36,9%); TTCN-XD 16,7% (KH: 19,8%); TM-DL-DV 30,5% (KH: 43,3%)

CN-Sản xuất nông nghiệp: Diện tích gieo cấy lúa đạt 92,4%, cây ngô đạt15,6%KH năm, cây lạc đạt 20,9%KH năm, các cây hoa màu khác đạt 100%

KH năm, cây chè đạt 94,4% KH năm

Chăn nuôi: trâu đạt 23,6%, bò đạt 51,6%, lợn đạt 117,9%, nuôi giacầm đạt 43%, nuôi thuỷ sản đạt 68,2%

Văn hóa – Xã hội

Hoạt động văn hoá, thể thao, tuyên truyền: Phát triển và được coitrọng, hoạt động của hệ thống đài truyền thanh được đảm bảo và phát huy

Giáo dục: quy mô trường lớp hợp lý, cơ sở vật chất trường học thìđược tăng cường, các cấp học đã tích cực thực hiện cuộc vận động “ Haikhông” Sự nghiệp giáo dục và đào tạo tiếp tục ổn định và phát triển, chấtlượng giáo dục toàn diện được duy trì, tỷ lệ lên lớp đạt 99% Hàng năm tỷ

lệ học sinh đỗ vào các trường đại học, cao đẳng bình quân là 50 em

Y tế thực hiện tốt nhiệm vụ khám chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻcho nhân dân, đội ngũ cán bộ y tế được đào tạo chính quy, đáp ứng nhu cầukhám chữ bệnh thông thường cho người dân

Chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xoáđói giảm nghèo, giải quyết việc làm được UBND xã chú trọng và tổ chứcnghiêm túc

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.

1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:

Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa phươngchịu trách nhiệm thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báocáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dâncùng cấp

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế

- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách kháctrên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhnhà nước

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hộiđồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt;

tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mìnhlập

dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trìnhHội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quantài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quannhà nước cấp trên trong việc quản lí ngân sách nhà nước trên địa bàn xã vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất nước để lại phục vụcác nhu cầu công ích ở địa phương; xaay dựng và quản lý các công trìnhcông cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện,nước theo quy định của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc tự nguyện, dân chủ Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàđảm báo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật;

b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ

ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề

án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ pháttriển sẩn xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ cácbệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tubổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống và khắc phục hậu quả củthiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật vềbảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theođịnh của pháp luật;

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghềtruyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, côngnghệ để phát triển các ngành, nghề mới

c Trong lĩnh vực xây dựng, giao thôngvận tải, Uỷ ban nhân dân xã

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã

theo phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quyđịnh;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

d Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phốihợp với trường học, huy đọng trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chứcthực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớpmẫu giáo, trường mầm non ở địa phương

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớpmẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dâncấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoágia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống cácdịch bệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tíchlịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định củapháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, giađình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định củapháp luật;

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp

đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi khôngnơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượngchính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩađịa ở địa phương

e.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi

hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xâydựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội;xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thựchiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lạicủa người nước ngoài ở địa phương

f.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ

ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thựchiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôngiáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiệnnhững nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạmpháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân theo thẩm quyền;

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong

việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyếtđịnh về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

g.Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn

quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chứcHĐND&UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường vềviệc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội vàquy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệnạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường theo quy định của pháp luật;

Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theophân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng

kỹ thuật theo quy định của pháp luật;

Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cảitạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quannhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định

3 Cơ cấu tổ chức:

3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã:

Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân có chủ tịch và phó chủ tịch

Chủ tịch là người đứng đầu của Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụquản lý và lãnh đạo toàn bộ cơ quan

Phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch xã

3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã:

3.2.1 Văn phòng UBND xã.

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã lập kế hoạch, côngtác của UBND xã, đề xuất và có phương án để triển khai công việc màUBND xã đề ra, đồng thời đôn đốc, nhắc nhở các tiến độ công việc của cán

bộ chuyên môn thuộc UBND xã, soạn thảo công văn, văn bản Ngoài ra cònthực hiện các công việc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hộinghị của UBND.

3.2.2 Phòng Tài nguyên và Môi trường.

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực; tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư;đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,kinh tế tập thể

3.2.3 Phòng Tư pháp

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp việc cho UBND xã về việctuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, xây dựng, thẩn định các văn bảnquy phạm pháp luật và rà soát các văn bản hành chính khác Trực tiếp quản

lý, đăng ký hộ tịch, thi hành án, trợ giúp pháp lý, quản lý tủ sách pháp luật

và công tác hoà giải trên địa bàn

3.2.4 Phòng Văn hoá – xã hội.

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các hoạt động văn hoá,thông tin, tuyên truyền trên địa bàn xã

Nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễnthông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh

3.2.5 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiềnlương; tiền công; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động;người có công; bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệnạn xã hội; bình đẳng giới

3.2.6 Phòng tài chính – kế toán

Chức năng, nhiệm vụ: trực tiếp quản lý ngân sách xã tham mưu vớichủ tịch UBND xã về kế hoạch lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm,quý, tháng, lập dự án thu, chi ngân sách xã, dự toán điều chỉnh bổ sung

ngân sách xã trong trường hợp cần thiết, thực hiện báo cáo công tác tàichính trước UBND xã Tham mưu với UBND xã việc thực hiện casc biệnpháp thu, chi ngân sách theo đúng dự toán đã định, thực hiện chế độ báocáo, quyết toàn ngân sách theo quy định của pháp luật, mở hệ thống sổsách theo dõi thu, chi, quản lý ngân sách, quản lý tài sản cố định Hướngdẫn các ban ngành, đơn vị, thực hiện chế độ ngân sách theo đúng pháp luật.

3.2.7 Phòng địa chính – xây dựng

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp việc cho UBND xã về côngtác quản lý đất đai, quy hoạch sử dụng đất, biện pháp quản lý vi phạm đấtđai, thẩm định việc cấp phếp xây dựng nhà ở trên địa bàn UBND xã Chịutrách nhiệm lập hồ sơ địa chính trình duyệt với cơ quan cò thẩm quyền,quản lý, lưu trữ bản đồ, các văn bản có liên quan đến công tác quản lý đátđai của địa phương và tham gia giải quyết các công việc cò liên quan ới đấtđai, thường xuyên có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý sử dụngđất

3.2.9 Phòng công an xã

Chức năng, nhệm vụ: than mưu, giúp UBND xã về các biện phápthực hiện bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng phongtrào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc, thực hiện biện pháp phòng ngừa,ngăn chặn tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm khác, trựctiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và giải quyết các công việc thuộc thẩmquyền, quản lý hồ sơ, tổ chức đăng ký tạm chú tạm vắng theo quy định củapháp luật

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG.

1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân là cơ quan tham mưu giúp việc choUBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thựchiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp xã vàtheo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý củangành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương

Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động ,biên tập và quản lí hồ sơ, biênbản các kì họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,UBND và Lãnh đạo UBND xã, tổng hợp và thông báo kết quả các kì họp,phiên họp của HĐND&UBND xã; phục vụ và chuẩn bị điều kiện cho các kìhọp cả HĐND xã

Xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý,nămtriển khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiệnChương trình, kế hoạch đã xây dựng Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phíhoạt động, cơ sở vật chất, phương tiện cho hoạt động của UBND xã, phục

vụ các hội nghị, kì họp, phiên họp

Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấphành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổngkết… của Công đoàn ngành Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đềliên quan khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành

Tổ chức công tác lưu hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìmnhanh chóng và thuận tiện

Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơtheo quy định của pháp luật; Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản gửi đếnUBND xã, chuyển đúng đối tượng, theo dõi chặt chẽ quá trình vận hànhcác văn bản, tô chức in, sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức,thẩm quyền ban hành và gửi đúng thành phần

Giúp các ban Công đoàn ngành về nghiệp vụ soạn thảo, thể thức văn

bản đúng theo quy định của Nhà nước.

Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và nhữngvăn bản ở bên ngoài gửi đến

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất,phương tiện cho hoạt động của UBND xã, phục vụ các hội nghị, kì họp,phiên họp của UBND xã

Quản lý cán bộ, công chức, viên chức và tài sản của Văn phòng theoquy định của Nhà nước; bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt, tạo điềukiện để nhân viên được học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn,chủ động tham mưu

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Đ/c Bùi Thu Nga – Văn phòng tổng hợp

Là người giúp UBND xã lập kế hoạch, công tác của UBND xã, đềxuất và có phương án để triển khai công việc mà UBND xã đề ra, đồng thờiđôn đốc, nhắc nhở các tiến độ công việc của cán bộ chuyên môn thuộcUBND xã, soạn thảo công văn, văn bản Ngoài ra còn thực hiện các côngviệc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hội nghị của UBND

Đ/c Hồ Thu Hương – Văn phòng thống kê

Tham mưu và giúp UBND xã về kinh tế xã hội ở địa phương vàthống kê về tình hình KT- XH của địa phương với cơ quan cấp trên, chịutrách nhiệm về số liệu báo cáo hàng tháng với UBND xã

Đ/c Lê Thị Thuỷ - Văn thư lưu trữ

Tiếp nhận, đăng kí, chuyển công văn đi, đến theo quy định của Nghịđịnh 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

Quản lí chặt chẽ, bí mật tài liệu, trực điện thoại theo quy định

Lập hồ sơ đầy đủ theo quy định để phục vụ kịp thời các yêu cầucủa HĐND&UBND và các phòng, ban ngành khai thác tài liệu và lưu trữđúng thời hạn quy định; xây dựng danh mục hồ sơ, cập nhật lưu trữ vàomáy tính

Quản lý và sử dụng con dấu Văn phòng và các loại dấu đúng theo

quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm bảo thể thức, nội dung, vào số,ngày, tháng, năm và có chữ kí của Lãnh đạo đảm bảo đúng quy trình banhành bản, vàthực hiện một số nhiệm vụ khác được Lãnh đạo Văn phòngphân công.

3 Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng tổng hợp.

3.1.Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp Đại học hoặc cao đẳng trở lên, thông thạo tin học văn phòng, có trình độ B anh ngữ;

3.2 Trình độ chuyên môn: có kỹ năng tổ chức, phân tích tổng hợp mọi

hoạt động trong công việc Là người có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình say mêvới công việc, là người có phẩm chất đạo đức tốt không bị xử lý kỷ luật hoăctruy cứu trách nhiệm hình sự

3.3.Vị trí chức trách: là người phụ trách mọi công việc trong văn phòng

và tổ chức thực hiện mọi công việc của HĐND và UBND giao cho Văn phòng

3.4.Trách nhiệm : chịu trách nhiệm trước UBND xã, chủ tịch UBND xã 3.5.Nhiệm vụ:

Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã về công tác tổ chức bộ máy, công tácquản lý hồ sơ cán bộ công chức và giải quyết theo thẩm quyền quy định

Trực tiếp thực hiện việc tổng hợp và lập các báo cáo công tác của UBND xãtheo quy định

Theo dõi việc thực hiện nội quy làm việc, chấp hành các quy định về nếpsống văn minh, xây dựng đời sống văn hoá của cán bộ công chức cơ quan

Tổ chức và dự các cuộc họp của HĐND,UBND xã, Thường trực HĐND-UBND.Thực hiện nhiệm vụ khác do HĐND-UBND, Chủ tịch UBND xã giao

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phục lục 02).

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND xã.

Văn phòng UBND xã là bộ phận giúp việc cho UBND xã, có chức năngtham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan Là bộ máytham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lýđiều hành Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan Lànơi cung cấp thông tin chính xác nhất cho cơ quan.

*Chức năng tham mưu tổng hợp

Đây là chức năng quan trọng của văn phòng UBND xã, là nơi thu thập và

xử lý thông tin để trình lãnh đạo, đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnhđạo UBND xã Trong quá trình hoạt động, Văn phòng UBND xã là cầu nối giữanhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan Văn phòngUBND xã có trách nhiệm trình những văn bản có liên quan đến quyền lợi củanhân dân lên lãnh đạo cơ quan, đồng thời cũng đưa ra những đề xuất, kiến nghị,hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan Văn phòng cũng là nơi lưu giữ toàn

bộ văn bản quan trọng của cơ quan, đó là cơ sở để cũng cấp những thông tinquan trọng cho lãnh đạo cơ quan, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp phảidựa vào những văn bản quan trọng này nên công tác lưu trữ được Văn phòngthực hiện rất cẩn thận, khoa học Không những vậy, Văn phòng còn tham mưucho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan,giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; tổng hợpthông tin phục vụ lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính,thể thức cuả văn bản của cơ quan Qua đó ta có thể thấy vai trò của văn phòngtrong việc tham mưu đối với cơ quan là vô cùng quan trọng và không thể thiếuđược trong mỗi cơ quan.s

*Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần

Đây là chức năng rất cần thiết của Văn phòng nói chung cũng như Vănphòng UBND xã nói riêng,thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là Văn phòng phảiđảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị trong cơ quan Các hoạt động tiếp khách,chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệtrước nơi công tác khi lãnh đạo đi công tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp,

cung cấp các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ

vô cũng quan trọng Có thể nói, công tác hậu cần được Văn phòng chú trọng vàquan tâm, luôn hoàn thành những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó

Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tạiVăn phòng UBND xã Vĩnh Chân mà thông qua đó em có thể thấy rõ được chứcnăng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Văn phòng làvào ngày 03 tháng 4 năm 2015 UBND xã đã tổ chức họp Hội nghị Ban chấphành Đảng ủy mở rộng Trước đó, Văn phòng UBND xã đã có công tác chuẩn bịđầy đủ tài liệu, giấy mời, trang thiết bị, địa điểm, kinh phí vv

Tóm lại Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân có vai trò rất quan trọng trongviệc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho

cơ quan Là bộ phận gắn liền với sự tồn tại cũng như sự phát triển của cơ quan,

Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ 2 đầu tuần, Văn phòng tổng hợp xinlịch công tác của thường trực HĐND – UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch, lãnh đạoVăn phòng trong tuần sau đó tổng hợp và gửi lại cho lãnh đạo

Kế hoạch công tác tháng, quý: Được thực hiện trong tháng, quý và việccần bổ sung, điều chỉnh giải quyết trong tháng chậm nhất là vào ngày 25 hàngtháng, Văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là vào ngày 20 hàng tháng và

có trách nhiệm trình Chủ tịch và thông báo cho các ban, ngành, đoàn thể thựchiện.

Kế hoạch công tác năm: Nhằm thống kê, giải quyết công việc trong năm,Văn phòng tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến, sau 7ngày làm việc kể từ ngày nhận dự thảo, cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.Sau khi kế hoạch thông qua, Văn phòng trình Chủ tịch ký duyệt và tiến hànhthực hiện

Đối với bất kì cơ quan nào cũng cần phải xây dựng chương trình công tácthường kì, đó không những là nhiệm vụ của cơ quan mà còn là trách nhiệm củangười cán bộ văn phòng trong cơ quan, tổ chức đó Chất lượng công việc tốt haykhông, hiệu quả công việc cao hay thấp là dựa vào nội dung chương trình công tácthường kì của cơ quan Qua đây, ta có thế thấy vai trò của việc lập chương trìnhcông tác thường kì cho mỗi cơ quan là rất quan trọng

Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND tương đối đầy đủ,cán bộ Văn phòng luôn xây dựng lịch công tác tuần theo đúng công việc của từngcán bộ, nhân viên trong cơ quan, xây dựng đầy đủ các kế hoạch công tác tháng,năm, quý

Bên cạnh đó thì việc xây dựng lịch công tác thường kỳ ở UBND xã vẫn cònchưa được rõ ràng

Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Vĩnh Chân (Phụ lục 03).

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) UBND xã Vĩnh Chân.

Để tổ chức một hội nghị thành công phải chuẩn bị rất nhiều công đoạn đólà:

Văn phòng phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị: căn cứ vào kế hoạch, Vănphòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vịchuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ, thời gian, phân công rõ

ràng công việc cho từng người phụ trách, chuẩn bị các tài liệu cần thiết có liênquan đến hội nghị.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian địa điểm để hội nghị diễn ra thànhcông

Trước khi hội nghị bắt đầu, thì cán bộ Văn phòng cần thực hiện một sốcông việc: đón đại biểu, phát tài liệu, điểm danh, ghi biên bản

Trong thời gian thực tập ở UBND xã em đã được tham gia phục vụ côngtác hậu cần cho khai mạc huấn luyện dân quân của UBND xã Vĩnh Chân ngày

17 tháng 4 năm 2015 Trong cả quá trình từ công tác chuẩn bị cho đến quá trìnhdiễn ra hội nghị đều do Văn phòng chịu trách nhiệm và thực hiện

Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị của UBND xã Vĩnh Chân (Phụ lục 04).

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

cơ quan UBND xã Vĩnh Chân.

Trong cơ quan, việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là rấtquan trọng vì nếu không làm tốt công tác này, hiểu quả công việc của lãnh đạo cơquan sẽ ảnh hưởng rất nghiêm trọng và sẽ đánh giá công tác Văn phòng chuẩn bịkhông tốt nên mới dẫn đến những hậu quả như vậy Vì vậy mỗi chuyến đi công táccủa lãnh đạo cơ quan, Văn phòng bao giờ cũng thực hiện những nhiệm vụ cụ thể vàhiểu rõ vai trò trong chuyến đi công tác cho lãnh đạo, do đó xác định được chínhxác mục đích, gíup cho thư ký chuẩn bị tốt các điều kiện cần thiết cũng nhưphương án hỗ trợ bảo đảm thành công cho chuyến đi.Văn phòng đã lập kế hoạchtheo các bước sau:

- Trước chuyến đi công tác:

+ Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địađiểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ýkiến và trình Lãnh đạo cơ quan phê duyệt

+ Văn phòng có tránh nhiệm thông báo nội dung và lịch làm việc; thờigian; tổ chức đánh máy, sao in tài liệu phục vụ cho chuyến công tác

+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn nghỉ cho Lãnh đạo khi đi công tác,kinh phí, thuốc men dự phòng

- Trong khi lãnh đạo đi công tác:

+ Thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã được Lãnh đạo cơ quan giao và

ủy quyền

+ Lưu giữ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến cá nhân Lãnh đạo

+ Đôn đốc, giám sát các phòng, đơn vị thực hiện nhiệm vụ của mình

+ Thường xuyên gọi điện hỏi thăm tình hình chuyến đi công tác, nếu có

sự cố gì thì kịp thời giải quyết ngay

- Sau chuyến đi công tác:

+ Giúp Lãnh đạo cơ quan giải quyết các vấn đề có liên quan đến thủ tụcchuyến đi công tác

+Văn phòng báo cáo tình hình của cơ quan trong thời gian Lãnh đạo đi côngtác

+ Thu thập văn bản, giấy tờ sau chuyến đi để lập hồ sơ lưu trữ

+ Soạn thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến đi công tác

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND

Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, UBND xã Vĩnh Chân đã có

kế hoạch tổ chức phổ biến, tuyên truyền tầm quan trọng của việc xây dựng quy

chế văn hóa công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trong

cơ quan, lãnh đạo UBND xã yêu cầu các bộ công chức, viên chức, nhân viêntrong UBND xã nghiêm túc chấp hành Điều đó tạo cho những cán bộ côngchức, viên chức làm việc UBND xã có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc,thái độ làm việc nghiêm túc và tạo một nề nếp, môi trường làm việc tốt Khi tới

cơ quan, các cán bộ công chức, viên chức trong UBND luôn ăn mặc gọn gàng,lịch sự : cán bộ nữ luôn ăn mặc giản dị nhưng lại thể hiện sự tôn trọng với ngườiđối diện, trang điểm nhẹ nhàng chứ không lòe loẹt ; cán bộ nam ăn mặc nhãnhặn, lịch sự Về giao tiếp, ứng xử thì cán bộ công chức, viên chức trong UBND

xã luôn luôn hòa đồng, vui vẻ với đồng nghiệp, kính trọng cấp trên Khi tiếp xúcvới nhân dân thì luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng nguyện vọng của dân theophương châm : nghe dân nói, lắng nghe dân trình bày Việc bài trí công sở đượcthực hiện nghiêm túc và theo đúng quy định của pháp luật Treo Quốc huy tạiphía trên cổng chính, kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian ; treo Quốc kỳtrên cột cờ trước tòa nhà chính ; phòng làm việc được bài trí đảm bảo tính trangnghiêm, hợp lý đồng thời cũng thuận tiện cho việc tìm phòng của các lãnh đạo.Trong giờ làm việc tại UBND xã Vĩnh Chân, mọi người không được sử dụngnhững đồ uống có cồn, những chất kích thích để trách ảnh hưởng tới chất lượngcông việc trừ khi được lãnh đạo cơ quan cho phép Không được hút thuốc tronggiờ làm việc để tránh ô nhiễm môi trường và ảnh hưởng tới sức khỏe của ngườixung quanh

Nhìn chung việc thực hiện quy chế văn hóa công sở, lề lối và quy chếlàm việc của cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện nghiêm túc và cónhiều tiến bộ Giao tiếp và ứng xử của cán bộ công chức, viên chức khi thi hànhcông vụ được chú trọng hơn và trở thành một trong những tiêu chuẩn rất quantrọng trong rèn luyện của người cán bộ, công chức, viên chức hiện nay Các cán

bộ, công chức, viên chức khi giao tiếp, ứng xử với nhân dân, đồng nghiệp, khắcphục được tính quan liêu, hách dịch Hiện tượng cán bộ, công chức, viên chứclạm dụng rượu, bia làm mất tư cách, ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật tự xã hội

đã giảm và hầu như không có

Tuy nhiên, tại một số bộ phận trong cơ quan vẫn còn tình trạng thực hiệnquy chế công sở qua loa, mang tính hình thức, cùng với đó việc thực hiện quyđịnh trong văn hóa công sở trên địa bàn xã có mặt còn hạn chế và chưa có sựđồng nhất giữ các Ban, ngành, đoàn thể, vẫn còn một số cán bộ chưa thực sựchấp hành nội quy của cơ quan, vẫn luôn tồn tại tình trạng đi sớm về muộn củamột số cán bộ tại các phòng, đơn vị, trong giờ làm việc vẫn còn một số cán bộ rangoài làm việc riêng, nhiều cán bộ nam rất hay hút thuốc trong giờ làm việc, cán

bộ nữ vẫn còn thường xuyên tụ tập để nói chuyện phiếm

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm).

Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân được bố trí theo kiểu truyền thống Mỗi

tổ, bộ phận trong văn phòng sẽ có một phòng làm việc riêng Các phòng làmviệc nằm kế sát nhau và trong mỗi phòng làm việc chỉ có 1 đến 2 cán bộ Bộphận Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà 2 tầng, phía bên trái từ cổng đi vào,trong phòng làm việc của cán bộ Văn thư thì có các trang thiết bị như : máy tính,máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu và con dấu

Ưu điểm : của mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã là tính bảo mật

thông tin cao Phòng Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà nên dễ dàng choviệc di chuyển và chuyển giao tài liệu, số lượng công việc lớn nên vẫn còn tồntại một số hạn chế như việc soạn thảo văn bản vẫn coppy mẫu, sắp xếp tài liệukhông đúng trình tự vẫn còn tồn đọng một số tài liệu

Nhược điểm : của mô hình tổ chức Văn thư vẫn chưa được hợp lý, vẫn

còn thiếu các trang thiết bị hiện đại

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan

Công tác văn thư hiện nay được xem là một bộ phận góp phần quan trọng

vào hoạt động chung của cơ quan, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyếtnhững công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo hiểu quả công việc của cơ

quan.Công tác văn thư của UBND xã Vĩnh Chân được tổ chức theo hình thứctập trung Vì tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạt động của cơ quanđều tập trung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ về côngtác văn thư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng, đơn vị trong cơquan.

Để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, phải thường xuyên nâng cao trình

độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Cán bộvăn thư phải có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ về nghiệp vụ văn thưvững vàng Cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư tạiUBND xã Vĩnh Chân như sau:

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

a Quy trình soạn thảo văn bản.

Quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Vĩnh Chân được thực hiện đầy

đủ theo các bước, có sự thống nhất trong từng quy trình soạn thảo

Bên cạnh đó thì văn bản của UBND xã soạn thảo không hoàn toàn hoànchỉnh, vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng Mộtphần do cán bộ văn thư chưa kịp làm, một phần do Chủ tịch UBND xã đi côngtác và chưa kịp ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký ban hành Đôi khi là do lỗi kỹthuật về trang thiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian,kéo dài thời gian ban hành văn bản

b Kỹ thuật soạn thảo văn bản.

UBND xã thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông

tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức,

kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật Các cán bộ văn thư đã soạn thảovăn bản theo quy định nên việc sọan thảo các văn bản được rễ dàng hơn

c Thẩm quyền ban hành văn bản.

UBND xã Vĩnh Chân ban hành văn bản đúng thẩm quyền Chủ tịchUBND xã là người ký những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách Ngoài ra Chủ tịch còn ủyquyền giao cho các Phó Chủ tịch điều hành, giải quyết và ký các văn bản khác

mà Phó Chủ tịch đó phụ trách Nhưng nhiều khi Chủ tịch đi vắng việc ký banhành một số văn bản có chứ những quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối vớimột số văn bản mang tính giải quyết công việc Phó Chủ tịch ký ban hành cònđắn đo nên một số văn bản chưa được ban hành kịp thời

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

Trong hoạt động hàng ngày của UBND xã thì việc quản lý và giải quyếtvăn bản đến tại UBND xã đều được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, vàthống nhất Khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phảixem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời, chính xác và thồng nhất theoquy định hiện hành của Nhà nước Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bảnđến tại UBND xã đều phải đảm bảo các yêu cầu như: thống nhất, chích xác, kịpthời

a Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến.

Khi các loại văn bản đến đều phải tập trung vào phòng văn thư thuộc.Theo nhiệm vụ được giao, cán bộ văn thư tiếp nhận tất cả văn bản do các nơi gửiđến Riêng đối với văn bản như: đơn thư, khiếu nại, tố cáo… của cá nhân hoặctập thể khác được tiếp nhận tại bộ phận tiếp dân thuộc phòng văn phòng, vào sổtiếp nhận riêng

Các văn bản khi tiếp nhận đều phải được kiểm tra, xem xét thận trọng,kiểm tra xem văn bản đó có phải gửi đến cơ quan mình không, nếu phát hiệnvăn bản gửi sai đối tượng hoặc bì văn bản bị rách, nát có dấu hiệu bị lộ thông tincủa tài liệu… thì báo cho lãnh đạo cơ quan để có ý kiến giải quyết thậm chí phảilập biên bản đối với người giao Đối với những văn bản gửi qua máy Fax cũngphải kiểm tra số lượng trang, tờ văn bản…

b Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Sau khi tiếp nhận các văn bản thì cán bộ văn thư phải phân loại và bóc bìvăn bản đến (đối với những văn bản văn thư được quyền bóc), cán bộ văn thư

tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn bản Mục đích của việc đóng dấu “Đến” là đểxác nhận văn bản đó được chuyển đến cơ quan và có số, ngày đến bao nhiêu, đểthuận tiện cho việc giải quyết các văn bản đến.

c Đăng ký văn bản đến.

Việc đăng ký văn bản đến của UBND xã được thực hiện bằng cách là vào

sổ Khối lượng văn bản đến của cơ quan rất đa dạng và phong phú nên việc đăng

ký văn bản phải phân loại làm nhiều sổ khác nhau cho từng loại văn bản

d Trình văn bản đến.

Việc trình các văn bản đến của UBND xã do Chủ tịch UBND xem xét vàphê duyệt

e Chuyển giao văn bản đến.

Khi văn bản đến thì cán bộ văn thư phải chuyển đến đúng đối tượng cótrách nhiệm xứ lý, giải quyết

f Giải quyết theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản các đơn vị, cá nhân có tráchnhiệm giải quyết kịp thời, chính xác theo quy định của Nhà nước và theo quyđịnh cụ thể của cơ quan

Việc theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắcnhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyêt vấn đề liênquan đến nội dung văn bản đến và xử lý thông tin phản hồi, sau đó báo cáo lãnhđạo văn phòng để khi cần thiết có thể trả lời cơ quan gửi

2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

UBND xã tổ chức quản lý văn bản đi được tuân theo nguyên tắc chung lànguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo quy trình

mà Nhà nước đã quy định cụ thể:

a Trình văn bản.

Việc trình ký văn bản do người soạn thảo trình và xin chữ ký sau đóchuyển cho văn thư để hoàn thiện về thể thức rồi tiến hành đăng ký, chuyển giao

văn bản.

b Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản.

Việc kiểm tra về thể thức văn bản trước khi ban hành của cán bộ văn thưđược thực hiện theo các thông tư của nhà nước ban hành, nên việc kiểm tra thểthức, ghi số, ngày, tháng văn bản được thực hiện tương đối và chính xác Ngoài

ra cán bộ văn thư không kiểm tra được hết các văn bản do bận quá hoặc khôngchú ý, một số văn bản trước khi trình ký vẫn còn mắc các lỗi nhỏ về thể thức

c Đóng dấu cho văn bản đi.

Khi các văn bản đã được có chữ ký của người có thẩm quyền và hoànthiện về mặt thể thức thì văn thư tiến hành đóng dấu cho văn bản Tuỳ vào mức

độ yêu cầu của từng văn bản mà cán bộ văn thư phải đóng một loại dấu riêng:Văn bản của UBND xã thì đóng dấu UBND (dấu có quốc huy), văn bản củaPhòng Tư pháp thì đóng dấu phòng Tư pháp

Việc đóng dấu văn bản của cán bộ văn thư UBND xã được thực hiệnnghiêm túc, đúng theo quy định

d Đăng ký văn bản đi.

Việc đăng ký văn bản đi của UBND xã được thực hiện bằng cách đăng kývào sổ Để giúp cho việc tra tìm văn bản, hồ sơ tài liệu nhanh chóng, chính xác

e Chuyển giao văn bản đi.

Sau khi đã hoàn thành các thủ tục như đã nói ở phần trên văn thư sẽ tiếnhành bao gói văn bản của cơ quan chủ yếu thông qua đường bưu điện và đượcthực

hiện đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng, kịp thời

2.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại UBND xã thực hiện theo quyđịnh của pháp luật:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy đinhviệc quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướngdẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản ,sử dụng con dấu của các

cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chínhphủ;

Các loại Con dấu của UBND xã được giao cho cán bộ văn thư quản lý và

sử dụng và được thực hiện theo quy định tại điều 25 Nghị định số

110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đó là con dấu của UBND đãđược gia cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu tại UBND

Văn thư cơ quan đã thực hiện nhiệm vụ đóng dấu văn bản theo đúng quyđịnh, không có việc đóng dấu sai hoặc giao dấu cho người khác khi chưa đượcphép bằng văn bản của người có thẩm quyền Các loại con dấu được văn thư cơquan bảo quản cẩn thận, mỗi khi sử dụng xong đều cất vào tủ và khoá cẩn thận

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là rất quan trọng, chính vì vậy lãnh đạo cơ quan đã đưa

ra một số biện pháp cụ thể tạo điều kiện cho công tác lưu trữ ngày càng hoạtđộng có hiệu quả hơn trong việc thường xuyên thống kế, bảo vệ, bảo quản tàiliệu lưu trữ

Hiện nay, UBND xã chưa ban hành Quy chế nào về chỉ đạo công tác lưutrữ mà mới chỉ có một số quy định riêng và thực hiện theo các quy định chungcủa Nhà nước như:

- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

- Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 quy định vềthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củaHĐND và UBND xã, thị trấn;

Để lập hồ sơ tài liệu được đầy đủ và đúng yêu cầu thì cán bộ làm công táclưu trữ phải thường xuyên thu thập bổ sung vào tài liệu vào hồ sơ Các tài liệucủa UBND xã đều được lưu giữ 02 bản trong đó 01 do Văn thư lưu giữ và 01

bản do đơn vị soạn thảo giữ Sau khi kết thúc công việc một năm cán bộ văn thư

có trách nhiệm thu thập những tài liệu còn thiếu bổ sung tài liệu để lập hồ sơ lưugiữ

Công tác Lưu trữ được UBND xã Vĩnh Chân bố trí 01 cán bộ làm công tác Lưu trữ, Cán bộ Lưu trữ là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo chính quy với chuyên ngành Lưu trữ nên nắm chắc quy trình quản lý và

sử dụng tài liệu Hiện nay UBND xã đang bổ xung các trang thiết bị để quản lý tài liệu Lưu trữ của cơ quan để nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ Cần thường xuyên bồi dưỡng cho cán bộ Lưu trữ nắm bắt được khoa học công nghệ

áp dụng vào quản lý Lưu trữ Thường xuyên kiểm tra hoạt động công tác Lưu trữ để khắc phục những hạn chế và sai sót trong việc lưu trữ văn bản

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

UBND XÃ VĨNH CHÂN.

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng

và năm của UBND xã Vĩnh Chân.

Lịch công tác tuần của UBND xã Vĩnh Chân ngày 06 tháng 04 năm 2015

việc

Ngườichủ trì

Phòng họptầng 2

HĐND –UBND,các ban ngành

Chiều Lễ Khai mạc huấn

luyện quân

Cù Xuân Phong

Hội trường UBND

Công an Huyện, UBND, các ban ngành, cán bộ công chứcThứ 3

07/4

ủy mở rộng

Cù Xuân Hùng (PCT

Hội trường UBND

HĐND –UBND, các ban ngành

Văn Thịnh

Tỉnh Phú Thọ

UBND xã

Vụ Cầu

Văn Đức

Nhà văn hóa Khu 1

trưởng khu 12

Cù Văn Thiện

UBND xã

09/4 Chiều Họp HĐND Cù

Xuân Hùng

Phòng họp tầng 2

HĐND –UBND, các ban ngành

Phòng họp tầng 2

HĐND –UBND,các ban ngành

Đức Tuyên

Phòng họp tầng 2

UBNDvà các ban ngành, đoàn thể

I Nhiệm vụ:

Tăng cường công tác tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng vàpháp luật của Nhà nước, tổ chức các hoạt đọng văn hóa văn nghệ, thể dục thểthao trên địa bàn

Chỉ đạo công tác thu ngân sách năm 2015, tập trung thu đầy đủ các loại sắcthuế trên địa bàn, phấn đấu thu đạt kết quả cao nhất; kiểm tra, giám sát việc chingân sách của các đơn vị theo đúng quy định, triệt để tiết kiệm chi, chống lãngphí, cân đối điều hòa các nguồn kinh phí, hướng dẫn cơ quan, đơn vị trong việcgiải ngân nguồn kinh phí

Chỉ đạo các chủ đầu tư xây dựng công trình hoàn chỉnh các hồ sơ, thủ tục đêthanh, quyết toán và giải ngân nguồn vốn đã được phê duyệt, đảm bảo xong;thực hiện tốt việc kiểm tra chất lượng, nghiệm thu, bàn giao công trình hoànthành đưa vào sử dụng

Tiếp tục tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát các cơ quan đơn vịtrong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, các mục tiêu, chương trìnhphát triển Kinh tế-Xã hội, Quốc phòng-An ninh năm 2015 đảm bảo đạt kết quảcao nhất theo kế hoạch đã đề ra

Chỉ đạo tổ chức tốt công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân Trong đó, rà soát và giải quyết dứt điểm các vụ việc khiếu nại, tố cáo,kiến nghị, giải quyết kịp thời các đơn thư

Tiếp tục thực hiện công tác tuần tra kiểm soát đảm bảo trật tự an toàn giaothông, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm

Tiếp tục thực hiện đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục trong cáctrường học.

II Nhiệm vụ chủ yếu và giải pháp thực hiện

2 Về lĩnh vực văn hóa – xã hội

Tiếp tục củng cố, duy trì, nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện các cấp học.Triển khai kế hoạch rà soát hộ nghèo, cận nghèo 2015

Chỉ đạo tổ chức xây dựng khu dân cư, cơ quan, đơn vị, gia đình đạt tiêu chuẩnvăn hóa; rà soát, tổng hợp danh mục xây dựng nhà họp xóm năm 2015; tăngcường công tác tuyên truyền phục vụ các nhiệm vụ chính trị của địa phương

3 Về lĩnh vực quản lý đất đai, đô thị, Tư pháp

Kê khai, lập hồ sơ, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đảm bảo tiến độxét duyệt trong tháng 3 Chủ động quản lý đất đai thường xuyên kiểm tra

Chỉ đạo giải quyết trật tự đô thị công cộng, đảm bảo giao thông và công tác

III Tổ chức thực hiện

Các đồng thường trực UBND xã chỉ đạo các ban, ngành bám sát nhiệm vụtrọng tâm để thực hiện công tác trong tháng 2 năm 2015.

Tổ chức hội nghị tổng kết công tác đầu tư xây dựng năm 2014

Chỉ đạo xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác năm 2015 của UBND

xã trên các lĩnh vực

Tổ chức kiểm tra việc xây dựng quy chế làm việc, phân công nhiệm vụ trongđơn vị các Phòng, cơ quan trực thuộc UBND xã hoàn thành trong tháng 2/2015.Trên đây là kế hoạch công tác thang 2 năm 2015 của UBND xã Vĩnh Chân.Các đồng chí cán bộ trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc kịp thời báo cáo

về UBND xã giải quyêt tháo gỡ kịp thời

Kế hoạch công tác năm

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ VĨNH CHÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phú

Số: 05 /KH-UBND Vĩnh Chân, ngày 14 tháng 02 năm 2015

KẾ HOẠCH Triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm 2015

Thực hiện kế hoạch số: 101/KH-UBND ngày 29/01/2015 của UBNDhuyện Hạ Hòa về việc triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính năm2015;

UBND xã Vĩnh Chân xây dựng Kế hoạch triển khai công tác kiểm soátthủ tục hành chính năm 2015 như sau:

I.MỤC ĐÍCH-YÊU CẦU

1.Mục đích

Tổ cức quán triệt, triển khai các nội dung công tác cải cách các thủ tụchành chính theo chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên Tiếp tục đẩymạnh cải cách hành chính nhằm xây dựng được một quy trình thủ tục hànhchính đơn giản, công khai, minh bạch, tạo môi trường thuận lợi cho tổ chức vàcông dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính

Tạo sự huyển biến thực chất, toàn diện và có hiệu quả công tác kiểm soátthủ tục hành chính Tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm trong hoạt độngcông vụ, đồng thời tiếp nhận, xử lý và kịp thời các phản ánh, kiến nghị của tổchức, công dân góp phần tích cực vào việc đấu tranh phòng, chống quan liêu,tham nhũng

2.Yêu cầu

Nhận thức rõ và xác định công tác cải cách thủ tục hành chính là nhiệm

vụ trọng tâm của cải cách hành chính nhà nước Từ đó nâng cao trách nhiệm củangười đứng đầu cơ quan trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm soát hành chính vàcoi đây là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên trong việc chỉ đạo, điều hành của

cơ quan

Tiếp tục tuyên truyền sâu rộng tới toàn thể cán bộ, công chức hiểu vànhận thức rõ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác cải cách hành chính,đồng thời kiểm tra, theo dõi, đôn đốc trong thực hiện cải cách hành chính

Phát huy tính sáng tạo của cán bộ, công chức, viên chức, tăng cường sựphối hợp giữa các cán bộ, công chức và các bộ phận chuyên môn

II.NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

1.Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộn, công chức làm công tác kiểmsoát thủ tục hành chính.

Thực hiện tốt quy chế phối hợp trong hoạt động kiểm soát thhur tục hànhchính và tiếp nhận, xử lý, phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy địnhhành chính trên địa bàn

Tiếp tục rà soát thủ tục hành chính tại cơ quan đơn vị đảm bảo thực hiệnđúng quy định, công khai, minh bạch trong thực hiện các thủ tục hành chính

Người thực hiện: công chức tư pháp

Cán bộ phối hợp: các công chức và bộ phận chuyên môn có liên quan.2.Công khai thực hiện thủ tục hành chính

Thực hiện niên yết công khai đầy đủ, kịp thời các danh mục, quy trình,thời hạn giải quyết, số tiền phí phải nộp tại phàng “Một cửa” của xã trong viejcthực hiện giải quyết thủ tục hành chính cho các nhân, tổ chức

Thực hiện nghiêm túc các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của xã đảmbảo thuận lợi cho tổ chức và công dân trong việc giải quyết TTHC

Người thực hiện: công chức tư pháp

Cán bộ phối hợp: các công chức và bộ phận chuyên môn có liên quan3.Tiếp nhận, xử lý, phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về TTHCThực hiện nghiêm túc, công khai địa chỉ, tiếp nhận phản ánh, kiến nghịcủa các nhân, tổ chức về quy định hành chính đồng thời phân loại và xử lý kịpthời những phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức

Người thực hiện: công chức tư pháp

4 Công tác tuyên truyền hoạt động kiểm soát TTHC

Tăng cường thời lượng thông tin, tuyên truyên về công tác TTHC tại địaphương

Người thực hiện: công chức tư pháp phối hợp với công chức văn hóa và 4trưởng khu để có kế hoạch cụ thể

5 Công tác kiểm tra, theo dõi thực hiện kiểm soát TTHC

Kiểm tra các nội dung của công tác kiểm tra TTHC, việc thực hiện quytrình về hồ sơ, thời hạn giải quyết TTHC, thu phí danh mục TTHC

Người phụ trách: Đ/c Chủ tịch UBND xã phụ trách chung, giao cho côngchức tư pháp theo dõi và thực hiện kiểm soát THHC, thường xuyên báo cáo vớiChủ tịch UBND xa.

6 Chế độ thông tin báo cáo

Thực hiện việc báo cáo tình hình, kết quả kiểm soat TTHC tại cơ quanNgười thực hiện: công chức tư pháp

Cán bộ phối hợp: các công chức và bộ phận chuyên môn có liên quan

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Căn cứ Kế hoạch này giao cho công chức Tư pháp có trách nhiệm thammưu và tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá kết quả công tác kiểm soát TTHC

và thường xuyên báo cáo với Chủ tịch UBND xã Đồng thời là đầu mối với các

bộ phận và công chức có liên quan trong việc giải quyết các TTHC trên địa bàn

Các bộ phận và công chức chuyên môn có liên quan, có trách nhiệm phốihợp với cán bộ Tư pháp trong việc tổ chưc và thực hiện TTHC

Kinh phí tổ chức thực hiện trích từ ngân sách xã

Trên đây là kế hoạch công tác giải quyết TTHC năm 2015 Đề nghịUBMT tổ quốc, các ban, ngành, đoàn thể, các chi bộ, khu dân cư phối hợp thựchiện./

2 Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ.

ỦY BAN NHÂN DÂN

Về việc ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ

của UBND xã Vĩnh Chân

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 củaChính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 ngày 01 năm 2013 củaChính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BộNội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan;

Xét đề nghị của Văn phòng UBND xã