MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 B. VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN 3 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 5 1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: 5 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: 5 3. Cơ cấu tổ chức: 9 3.1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã: 9 3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã: 9 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG. 12 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 12 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 3. Bản mô tả công việc của nhân viên văn phòng tổng hợp. 14 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ. 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 14 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND xã. 14 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND xã Vĩnh Chân. 16 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) UBND xã Vĩnh Chân. 17 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan UBND xã Vĩnh Chân. 18 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã Vĩnh Chân. 19 2. Khảo sát về công tác văn thư. 21 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm). 21 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 21 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 23 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 24 2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 25 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ VĨNH CHÂN. 28 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND xã Vĩnh Chân. 28 2. Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ. 36 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở. 55 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị. 61 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình Văn phòng này. 63 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng của UBND xã Vĩnh Chân. Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. 64 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã. 66 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 69 KẾT LUẬN CHUNG 72 PHẦN IV: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Bùi Thị Hậu BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7B HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY KHOÁ HỌC (2012 – 2015) Tên quan: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN Địa chỉ: Khu1 – Vĩnh chân – Hạ hoà – Phú thọ Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Bùi Thị Thu Nga Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI – 2015 Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU B VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập 1.Chức Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: Cơ cấu tổ chức: 3.1 Ban lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã: .9 3.2Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã: II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 12 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng .12 Cơ cấu tổ chức văn phòng 13 Bản mô tả công việc nhân viên văn phòng tổng hợp 14 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ 14 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 14 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND xã 14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND xã Vĩnh Chân 16 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, họp) UBND xã Vĩnh Chân .17 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan UBND xã Vĩnh Chân .18 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở UBND xã Vĩnh Chân .19 Khảo sát công tác văn thư .21 Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 21 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 21 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 22 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 23 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn 24 2.2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: 25 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 26 Phần II 28 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ VĨNH CHÂN .28 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm UBND xã Vĩnh Chân .28 Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ 36 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở 55 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị 61 Xây dựng mô hình Văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình Văn phòng 63 Đánh giá cấu tổ chức, máy Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng 64 PHẦN III 66 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành Văn phòng UBND xã 66 II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .69 KẾT LUẬN CHUNG 72 PHẦN IV: PHỤ LỤC 56 PHẦN IV: PHỤ LỤC Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp A.LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta phát triển đường hội nhập với kinh tế giới, kinh tế nước ta đà tăng trưởng với tốc độ cao, để phát triển mạnh mẽ bền vững cần phải có điều hành quản lý định hướng nhà nước Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào trình phát triển kinh tế đất nước Văn phòng trở thành phận thiếu quan nhà nước nói chung quan doanh nghiệp tư nhân nói riêng, văn phòng xem cầu nối,mắc xích quan trọng hoạt động quan, tổ chức Đó phận đầu mối cho thông tin quan trọng nơi thu thập, xử lý liệu, thông tin, văn bản, giấy tờ có liên quan đến hoạt động quan tổ chức Để làm tốt công tác này, đòi hỏi người cán văn phòng phải có kiến thức chuyên môn có lòng yêu nghề, trách nhiệm nhiệt huyết với nghề Muốn vậy, người cán văn phòng phải không ngừng học hỏi lý thuyết kinh nghiệm thực tế, có làm tốt công việc người cán văn phòng Xã hội muốn phát triển cần có người tiến bộ, mang nhiết huyết muốn cống hiến cho đất nước Bên cạnh cần có kiên thức chuyên ngành vững vàng Đối với ngành nghề cần có người say mê yêu ngành, yêu công việc làm Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng thực tập quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện kĩ cho sinh viên trường Trong trình thực tập, sinh viên củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất, rèn luyện kỹ nghề nghiệp , điều kiện cần thiết chuyên ngành quản trị văn Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp phòng nói riêng chuyên ngành khác quan đơn vị Nhận giúp đỡ trường khoa tiếp nhận Uỷ ban nhân dân xã Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn trực tiếp tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND xã đặc biệt chị Bùi Thu Nga cán văn phòng tổng hợp giúp em hoàn thành tốt chương trình thực tập Vì thời gian có hạn kinh nghiệm thân chưa nhiều nên lượng kiến thức thu thập hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô nhà trường cô, Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân để báo cáo em hoàn thiện Sau em xin trình bày nội dung báo cáo: Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận chung báo cáo em gồm phần Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan thực tập Phần II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành quan Phần III: kết luận đề xuất ý kiến Em xin chân thành cảm ơn! Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp B VỀ TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN Giới thiệu chung: Xã Vĩnh Chân xã miền núi nằm cuối huyện Hạ Hoà có vị trí địa lý thuận tiện, địa hình phong phú, đất đai phì nhiêu màu mỡ, môi trường xã tương đối tốt, xã Vĩnh Chân nằm ven sông Hồng cách trung tâm huyện lỵ 14 km hướng Đông nam Xã hai làng hợp , môi thành Làng Vĩnh Chân Lao Làng Vĩnh có thôn (xóm) gồm: Minh Lăng, Minh Trào, Tân Lập, Tân Tiến Trường Thiện Làng Chân Lao nằm độc lập đảo với dân số khoảng ~1000 người.Vĩnh Chân địa điểm thứ hai Tỉnh Phú Thọ có trường tiểu học thời pháp thuộc sau thị xã Phú Thọ Vị trí địa lý: Phía đông giáp xã Yển khê – huyện Thanh Ba, phía tây bắc giáp xã Mai Tùng, phía đông bắc giáp xã Yên luật – xã Chính Công, phía đông nam giáp xã Vụ Cầu, phía tây nam giáp sông Hồng có ranh giới chung xã Minh Côi xã Tuy Lộc – Huyện Cẩm Khê Khí hậu thời tiết: Chia thành mùa rõ rệt, lượng mưa trung bình 105,8mm/ tháng, nhiệt độ trung bình hàng năm 24-27 độ, độ ẩm trung bình 75% - 80% Địa hình: Chủ yếu đồi núi cao dần từ tây sang đông, có độ cao trung bình từ 30-70m, địa hình chia làm loại Địa hình đồi núi nơi tập trung khu dân cư, địa hình phẳng nơi tập trung sản xuất phát triển nông nghiệp Kinh tế : Tổng giá trị sản xuất đạt 78,4 tỷ đồng, tăng 5,6% so kỳ, tốc độ tăng trưởng: 11,6%, đó: Giá trị sản xuất nông, lâm nghiệp đạt 41,3 tỷ đồng, tăng 94,8% kế Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp hoạch, tăng 70,7% so với kỳ, tốc độ tăng 5,2% Giá trị sản xuất công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp – xây dựng đạt 13,1 tỷ đồng, đạt 14,7% kế hoạch, tăng 33,9% so với kỳ Gía trị thương mại – du lịch – dịch vụ đạt 23,9 tỷ đồng, đạt 96% kế hoạch, tăng 15,2% so với kỳ Cơ cấu kinh tế: Nông – lâm nghiệp: 52,7% ( KH: 36,9%); CNTTCN-XD 16,7% (KH: 19,8%); TM-DL-DV 30,5% (KH: 43,3%) Sản xuất nông nghiệp: Diện tích gieo cấy lúa đạt 92,4%, ngô đạt 15,6%KH năm, lạc đạt 20,9%KH năm, hoa màu khác đạt 100% KH năm, chè đạt 94,4% KH năm Chăn nuôi: trâu đạt 23,6%, bò đạt 51,6%, lợn đạt 117,9%, nuôi gia cầm đạt 43%, nuôi thuỷ sản đạt 68,2% Văn hó a – Xã hội Hoạt động văn hoá, thể thao, tuyên truyền: Phát triển coi trọng, hoạt động hệ thống đài truyền đảm bảo phát huy Giáo dục: quy mô trường lớp hợp lý, sở vật chất trường học tăng cường, cấp học tích cực thực vận động “ Hai không” Sự nghiệp giáo dục đào tạo tiếp tục ổn định phát triển, chất lượng giáo dục toàn diện trì, tỷ lệ lên lớp đạt 99% Hàng năm tỷ lệ học sinh đỗ vào trường đại học, cao đẳng bình quân 50 em Y tế thực tốt nhiệm vụ khám chữa bệnh chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân, đội ngũ cán y tế đào tạo quy, đáp ứng nhu cầu khám chữ bệnh thông thường cho người dân Chính sách xã hội người có công, người nghèo, vấn đề xoá đói giảm nghèo, giải việc làm UBND xã trọng tổ chức nghiêm túc Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập 1.Chức Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: Uỷ ban nhân dân quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm thi hành nghị Hội đồng nhân dân báo cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân: a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mìnhlập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lí ngân sách nhà nước địa bàn xã báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất nước để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xaay dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, nguyên tắc tự nguyện, dân chủ Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát đảm báo sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật; b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phát triển sẩn xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống khắc phục hậu củ thiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo định pháp luật; Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề c Trong lĩnh vực xây dựng, giao thôngvận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật d Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương, phối hợp với trường học, huy đọng trẻ em vào lớp độ tuổi, tổ chức thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp Bùi Thị Hậu Lớp Quản trị Văn phòng K7b Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành Văn phòng UBND xã Trong thời gian thực tập UBND xã, em học hỏi nhiều điều, thấy công tác văn phòng quan có vai trò quan trọng Qua thời gian tìm hiếu em xin đưa số nhận xét công tác hành quan sau: Ưu điểm: Văn phòng UBND xã nhìn chung khoa học, hiệu công việc tốt Các cán phân công nhiệm vụ cách cụ thể, chi tiết Công việc cán phân công cách cụ thể chi tiết, cá nhân phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho Lãnh đạo vấn đề quan, việc thu thập, xử lý thông tin làm tốt công tác hậu cần Văn phòng thực tốt việc tiếp dân, xử lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo nhân dân đáp ứng lòng mong mỏi họ Môi trường làm việc thoáng mát, lành đạo điều kiện tốt cho cán bộ, nhân viên làm việc Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên phòng, quan tổ chức cử cán học trương lớp có uy tín nước, đào tạo cán giỏi, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng chi học ngành Khi có nhân viên người có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ họ giúp họ thích nghi với môi trường công việc văn phòng Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước ban hành việc áp dụng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BVN-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ, Văn phòng Bùi Thị Hậu 66 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thực tốt, cán văn phòng nói riêng cán quan nói chung thực soạn thảo ban hành văn theo Thông tư Chính vậy, hạn chế nhiều lỗi sai mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Mối quan hệ Lãnh đạo nhân viên hòa đồng, không gò bó, áp đặt Công tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ làm ảnh hưởng tới quan Cán văn thư, lưu trữ có chuyên môn nên công tác văn thư, lưu trữ thực tốt xác Cán văn thư, lưu trữ thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu Môi trường làm việc thoáng mát, lành đạo điều kiện tốt cho cán bộ, nhân viên làm việc Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm tồn số nhược điểm sau: Về trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị thiếu thốn, số trang thiết bị cũ hay hỏng chưa đáp ứng yêu cầu cuả công việc, nên việc giải công việc gặp nhiều khó khăn Khối lượng công việc nhiều dẫn đến tình trạng máy in hạn chế số lượng máy in máy tính, quan có 10 máy tính, máy photocopy máy in Đôi số lượng văn nhiều, máy photocopy Bùi Thị Hậu 67 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp quan không đáp ứng nhu cầu công việc bắt buộc phòng, đơn vị phải mang tài liệu quan để photocopy Điều gây tốn tới nguồn kinh phí quan lại thời gian ảnh hưởng tới công việc lớn Các máy tính quan đa số thay chưa cập nhật phần mềm công nghệ cao công tác văn phòng nên nhiều phần phải nhập liệu theo kiểu thủ công gây thời gian lại không khoa học Nhiều máy tính cũ nên hay bị hỏng, bị virut tài liệu quan trọng trình giải công việc phục vụ nhân dân Việc đưa vào sử dụng máy Fax văn chưa phổ biến Tuy phòng trang bị, quạt trần ý thức cán quan chưa cao nên không tắc điện, điều hòa nhiệt độ quạt trần gây tốn cho quan Trong số phòng, đơn vị không đủ điều kiện ánh sáng bóng đèn bé thường xuyên bị hỏng dẫn đến suất làm việc cán quan giảm lại ảnh hưởng tới sức khỏe cán quan Phòng làm việc thiếu, chưa có phòng riêng cho cán Về kỹ thuật soạn thảo văn Một số văn ban hành UBND xã mắc lỗi thể thức văn như: tên quan chủ quản quan ban hành văn không theo quy định; kích thước, cỡ chữ quốc hiệu không quy định, ngày tháng năm ban hành thường hay cách xa với quốc hiệu hay quên không kẻ dòng phần tên loại trính yếu nội dung Về cán thực công tác hành văn phòng Tình trạng làm không cán công chức, viên chức UBND xã vấn đề nan giải Dù có quy định nội quy làm việc, quy chế quan chưa đủ tính răn đe cán Và hết có số lãnh đạo phòng, đơn vị không gương mẫu việc làm nên tình trạng làm muộn sớm ngày gia tăng Trong làm việc số cán tranh thủ làm việc riêng, không đảm bảo chất lượng công việc giao Bùi Thị Hậu 68 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Một số cán bộ, lãnh đạo quan có tuổi tác cao nên hạn chế việc sử dụng máy tính, trang thiết bị đại công việc dẫn đến trình giải công việc chưa nhanh chóng, kịp thời hiệu Nhiều cán không quen với việc sử dụng phần mềm chỉnh sửa văn máy tính mà quen với cách chỉnh sửa truyền thống in văn chỉnh sửa giấy sau lại chỉnh sửa lại máy tính Cách làm thời gian mà lại tốn Ngoài công tác văn thư chưa áp dụng phần mềm nên gặp nhiều khó khăn, số văn bản, giấy tời không văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách (thuộc văn cá biệt) Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc không tìm thấy chuyển cho ban, ngành không giao ký nhận dẫn đến không nhớ Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp có chỗ bị nhầm, ảnh hưởng tới hoạt động tìm kiếm cán cần thiết Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp nên ảnh hưởng đến công việc nhân viên phòng Các trang thiết bị thiếu nên chưa đáp ứng yêu cầu công việc II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng quan, em xin đưa số giải pháp cụ thể sau: Về trang thiết bị Muốn hoạt động Văn phòng mang lại suất hiệu công việc cao việc đầu tư trang thiết bị cần thiết, cần trang bị trang bị thêm trang thiết bị đại như: máy tính, máy photô, điều hoà đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn phòng đảm bảo hiệu công việc tốt Phải có phòng riêng cho cán bộ, phận Về kỹ thuật soạn thảo văn Bùi Thị Hậu 69 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Cần quan tầm nhiều đến việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn văn phòng, cử cán bộ, chuyên viên văn phòng học khóa học ngắn hạn công tác hành văn phòng, Hạn chế mắc lỗi thể thức; phần quan chủ quản, quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn bản, người kí văn Về cán thực công tác hành văn phòng Có hình thức kỉ luật nghiêm khắc cán thường xuyên làm muộn, sớm hay làm việc riêng hành Cần xây dựng bảng chấm công rõ ràng người, lãnh đạo quan, lãnh đạo phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo nội quy làm việc để làm gương cho nhân viên khác, lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng so với nhân viên Ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ công việc quan cách hiệu Cân đối số lượng cán phòng, đơn vị so với khối lượng công việc giao Nếu phòng, đơn vị có tình trạng thừa cán luân chuyển tới phòng, đơn vị thiếu cán theo trình độ chuyên môn Các cán phòng phải nâng cao ý thức trách nhiệm công việc, phải chủ động việc xử lý giải tình khó hay gặp phải Cán công nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải thắc mắc người dân Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán UBND Để có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn cao phẩm chất tốt UBND tạo điều kiện cho cán quan học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, khóa học lý luận trị, lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng Ngoài ra, UBND tạo môi trường làm việc động để cán Bùi Thị Hậu 70 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp trau dồi thêm kỹ năng, trình đồ, phấm chất Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin ngày phát triển phổ biến việc học khóa học tin học văn phòng cần thiết Bên cạnh đó, cán UBND cần phải tự rèn luyện nâng cao phẩm chất công tác nghiệp vụ Nhất cán phận “Tiếp dân” phận “Một cửa liên thông” thuộc Văn phòng cần phải nhã nhặn, lịch lắng nghe ý kiến nhân dân Luôn tìm hiểu thêm kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước thường xuyên cập nhật văn nhà nước để có kiến thức kỹ thuật soạn thảo xác, kịp thời Trong trình công tác quan cần phải nghiêm chỉnh chấp hành ý kiến đạo Lãnh đạo quan Lãnh đạo phòng Bùi Thị Hậu 71 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN CHUNG Qua thời gian thực tập UBND xã Vĩnh Chân giúp em hiểu biết thêm nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan Qua em nhận thấy Văn phòng không đơn nơi tiếp nhận, quản lý văn mà Văn phòng phận thiếu quan, tổ chức Văn phòng xem cánh tay phải đắc lực giúp thủ trưởng quan quản lý điều hành công việc Tại quan em anh chị quan hướng dẫn tận tình, nhờ mà em học hỏi biết thêm nhiều kiến thức tích luỹ nhiều kinh nghiệm, phong cách làm việc khoa học, nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu mối quan hệ quan, phong cách làm việc, tương trợ hỗ trợ lẫn Lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kết hợp hài hoà thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trò công tác văn phòng quan Qua đây, em xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập quan nhà nước, để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND xã Vĩnh Chân nói chung Văn phòng UBND xã đẫ tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng – giáo viên hướng dẫn thực tập thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt thời gian thực tập này, em gửi lời cảm ơn đến chị Bùi Thị Thu Nga cán phòng tổng hợp trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian qua Bùi Thị Hậu 72 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trên báo cáo thực tập em hoàn thành kinh nghiệm hiểu biết em hạn chế nên tránh khỏi sai sót Vì vậy, kính mong thầy, cô giáo góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! Vĩnh Chân, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên: Bùi Thị Hậu Bùi Thị Hậu 73 Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN IV: PHỤ LỤC Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Vĩnh Chân: CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Tư pháp Văn phòng UBND Bùi Thị Hậu Phòng y tế Phòng Văn hoá – Xã hội Phòng lao động thương binh xã hội Lớp: Quản trị văn phòng K7B Phòng tài kế toán Phòng địa xây dựng Phòng công an Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân: Văn phòng tổng hợp Bộ phận thống kê Bùi Thị Hậu Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận thư ký Lớp: Quản trị văn phòng K7B Bộ phận tiếp dân Bộ phận lễ tân Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 03 Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND xã Vĩnh Chân Văn phòng UBND Yêu cầu phòng ban đăng ký công việc cần làm Tổng hợp thông tin Dự thảo chương trình công tác Gửi thảo đến phòng ban để đóng góp ý kiến Hoàn thiện Trình lãnh đạo quan Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 04: Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị UBND xã Vĩnh Chân Lập kế hoạch Trước hội nghị (cuộc họp) Xác định thời gian, địa điểm, kinh phí Chuẩn bị tài liệu sở vật chất Đón tiếp đại biểu Văn phòng UBND Trong trình diễn hội nghị (cuộc họp) Theo dõi diễn biến hội nghi Ghi biên hội nghị Hoàn tất hồ sơ hội nghị Sau hội nghị (cuộc họp) kết thúc Phục vụ sau hội nghị Quyết toán kinh phí Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 05: Sơ đồ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND xã Vĩnh Chân Văn phòng UBND Trước chuyến công tác: -Lập kế hoạch -Giúp lãnh đạo -Chuẩn bị tài liệu, kinh phí, phương tiện -Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác Bùi Thị Hậu Trong chuyến công tác: Sau chuyến công tác: đạo điều hành công tác quan -Báo cáo tình hình hoạt động quan -Thảo văn ủy quyền -Quyết toán kinh phí Lớp: Quản trị văn phòng K7B Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục 06 MỘT SỐ VĂN BẢN SƯU TẦM Bùi Thị Hậu Lớp: Quản trị văn phòng K7B