Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 20. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc, các đơn vị trực thuộc cơ quan UBND xã Vĩnh Chân báo cáo về Văn phòng UBND xã để xem xét,
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm
Để phát huy được những ưu điểm, khắc phục nhược điểm của Văn phòng cơ quan, em xin đưa ra một số giải pháp cụ thể như sau:
Về trang thiết bị
Muốn hoạt động của Văn phòng mang lại năng suất hiệu quả công việc cao thì việc đầu tư các trang thiết bị là rất cần thiết, cần trang bị những trang bị thêm các trang thiết bị hiện đại như: máy tính, máy photô, điều hoà...đưa các chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn phòng đảm bảo hiệu quả công việc được tốt.
Phải có phòng riêng cho từng cán bộ, từng bộ phận.
Về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Cần quan tầm nhiều hơn nữa đến việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản trong văn phòng, cử các cán bộ, chuyên viên văn phòng đi học các khóa học ngắn hạn về công tác hành chính văn phòng, Hạn chế mắc những lỗi cơ bản về thể thức; nhất là về phần cơ quan chủ quản, cơ quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn bản, người kí văn bản.
Về cán bộ thực hiện công tác hành chính văn phòng
Có những hình thức kỉ luật nghiêm khắc đối với những cán bộ thường xuyên đi làm muộn, về sớm và hay ra ngoài làm việc riêng trong giờ hành chính. Cần xây dựng bảng chấm cụng rừ ràng đối với từng người, lónh đạo cơ quan, lónh đạo cỏc phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo các nội quy làm việc để làm gương cho những nhân viên khác, khi lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng hơn so với các nhân viên.
Ưu tiên, khuyến khích cho các lãnh đạo đi học các lớp về ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ các công việc trong cơ quan một cách hiệu quả nhất. Cân đối số lượng cán bộ trong phòng, đơn vị so với khối lượng công việc được giao.
Nếu phòng, đơn vị nào có tình trạng thừa cán bộ thì luân chuyển tới phòng, đơn vị thiếu cán bộ theo đúng trình độ chuyên môn.
Các cán bộ phòng phải nâng cao ý thức trách nhiệm đối với công việc, phải chủ động trong việc xử lý và giải quyết các tình huống khó hay gặp phải.
Cán bộ công nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải quyết mọi thắc mắc của người dân.
Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc của cán bộ, nhân viên, đưa ra những hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở cũng như động viên tinh thần làm việc của họ.
Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ trong UBND
Để có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao và phẩm chất tốt UBND luôn tạo điều kiện cho các cán bộ trong cơ quan đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, khóa học lý luận chính trị, các lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng.
Ngoài ra, UBND còn tạo ra những môi trường làm việc năng động để các cán bộ
có thể trau dồi thêm những kỹ năng, trình đồ, phấm chất. Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển và phổ biến thì việc đi học các khóa học tin học văn phòng là cần thiết.
Bên cạnh đó, các cán bộ trong UBND cũng cần phải tự mình rèn luyện và nâng cao các phẩm chất công tác nghiệp vụ. Nhất là những cán bộ tại bộ phận
“Tiếp dân” và bộ phận “Một cửa liên thông” thuộc Văn phòng cần phải nhã nhặn, lịch sự và luôn lắng nghe ý kiến của nhân dân. Luôn tìm hiểu thêm về kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước và thường xuyên cập nhật những văn bản mới của nhà nước để có những kiến thức về kỹ thuật soạn thảo chính xác, kịp thời. Trong quá trình công tác tại cơ quan cần phải nghiêm chỉnh chấp hành những ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan và Lãnh đạo phòng.
KẾT LUẬN CHUNG
Qua thời gian thực tập tại UBND xã Vĩnh Chân đã giúp em hiểu biết thêm rất nhiều kiến thức bổ ích và thực tế tại cơ quan. Qua đó em nhận thấy rằng Văn phòng hiện nay không chỉ đơn thuần là nơi tiếp nhận, quản lý văn bản mà Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức. Văn phòng được xem như là cánh tay phải đắc lực giúp thủ trưởng cơ quan quản lý và điều hành công việc.
Tại cơ quan em đã được các anh chị trong cơ quan hướng dẫn tận tình, nhờ vậy mà em đã học hỏi và biết thêm rất nhiều kiến thức và tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, phong cách làm việc khoa học, nâng cao được kiến thức, rèn luyện được ý thức làm việc, hiểu được các mối quan hệ trong cơ quan, phong cách làm việc, sự tương trợ hỗ trợ lẫn nhau của Lãnh đạo và nhân viên, nhân viên với nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và kết hợp hài hoà giữa thực tiễn và lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau khi ra trường và cú được nhận thức rừ ràng hơn về vai trũ của cụng tỏc văn phũng của cơ quan.
Qua đây, em xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập tại các cơ quan nhà nước, để chúng em có thể học hỏi thêm nhiều kiến thức và những kinh nghiệm quý báu, có thể tự tin hơn, giúp ích hơn rất nhiều trên con đường tương lai sau này. Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND xã Vĩnh Chân nói chung và Văn phòng UBND xã đẫ tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng – giáo viên hướng dẫn thực tập và các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt kiến thức cơ bản để em có thể hoàn thành tốt trong thời gian thực tập này, và em cũng gửi lời cảm ơn đến chị Bùi Thị Thu Nga cán bộ phòng tổng hợp đã trực tiếp chỉ dạy và giúp đỡ em trong thời gian qua.
Trên đây là bản báo cáo thực tập của em đã hoàn thành nhưng do kinh nghiệm và hiểu biết của em còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, kính mong thầy, cô giáo góp ý để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn./.
EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!.
Vĩnh Chân, ngày 29 tháng 4 năm 2015.
Sinh viên:
Bùi Thị Hậu