2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm).
Văn phòng UBND xã Vĩnh Chân được bố trí theo kiểu truyền thống. Mỗi tổ, bộ phận trong văn phòng sẽ có một phòng làm việc riêng. Các phòng làm việc nằm kế sát nhau và trong mỗi phòng làm việc chỉ có 1 đến 2 cán bộ. Bộ phận Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà 2 tầng, phía bên trái từ cổng đi vào, trong phòng làm việc của cán bộ Văn thư thì có các trang thiết bị như : máy tính, máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu và con dấu...
Ưu điểm : của mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã là tính bảo mật thông tin cao. Phòng Văn thư được đặt ở tầng 1 của tòa nhà nên dễ dàng cho việc di chuyển và chuyển giao tài liệu, số lượng công việc lớn nên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như việc soạn thảo văn bản vẫn coppy mẫu, sắp xếp tài liệu không đúng trình tự vẫn còn tồn đọng một số tài liệu.
Nhược điểm : của mô hình tổ chức Văn thư vẫn chưa được hợp lý, vẫn còn thiếu các trang thiết bị hiện đại.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan
Công tác văn thư hiện nay được xem là một bộ phận góp phần quan trọng vào hoạt động chung của cơ quan, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết những công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo hiểu quả công việc của cơ
quan.Công tác văn thư của UBND xã Vĩnh Chân được tổ chức theo hình thức tập trung. Vì tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan tới hoạt động của cơ quan đều tập trung tại phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư thì các văn bản mới được chuyển tới các phòng, đơn vị trong cơ quan.
Để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Cán bộ văn thư phải có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ về nghiệp vụ văn thư vững vàng. Cụ thể tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư tại UBND xã Vĩnh Chân như sau:
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản a. Quy trình soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Vĩnh Chân được thực hiện đầy đủ theo các bước, có sự thống nhất trong từng quy trình soạn thảo.
Bên cạnh đó thì văn bản của UBND xã soạn thảo không hoàn toàn hoàn chỉnh, vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng. Một phần do cán bộ văn thư chưa kịp làm, một phần do Chủ tịch UBND xã đi công tác và chưa kịp ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký ban hành. Đôi khi là do lỗi kỹ thuật về trang thiết bị máy photo bị hỏng, việc in ấn văn bản mất nhiều thời gian, kéo dài thời gian ban hành văn bản.
b. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
UBND xã thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật. Các cán bộ văn thư đã soạn thảo văn bản theo quy định nên việc sọan thảo các văn bản được rễ dàng hơn
c. Thẩm quyền ban hành văn bản.
UBND xã Vĩnh Chân ban hành văn bản đúng thẩm quyền. Chủ tịch UBND xã là người ký những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách. Ngoài ra Chủ tịch còn ủy quyền giao cho các Phó Chủ tịch điều hành, giải quyết và ký các văn bản khác mà Phó Chủ tịch đó phụ trách. Nhưng nhiều khi Chủ tịch đi vắng việc ký ban hành một số văn bản có chứ những quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số văn bản mang tính giải quyết công việc Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một số văn bản chưa được ban hành kịp thời.
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
Trong hoạt động hàng ngày của UBND xã thì việc quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã đều được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất. Khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời, chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã đều phải đảm bảo các yêu cầu như: thống nhất, chích xác, kịp thời.
a. Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến.
Khi các loại văn bản đến đều phải tập trung vào phòng văn thư thuộc.
Theo nhiệm vụ được giao, cán bộ văn thư tiếp nhận tất cả văn bản do các nơi gửi đến. Riêng đối với văn bản như: đơn thư, khiếu nại, tố cáo….. của cá nhân hoặc tập thể khác được tiếp nhận tại bộ phận tiếp dân thuộc phòng văn phòng, vào sổ tiếp nhận riêng.
Các văn bản khi tiếp nhận đều phải được kiểm tra, xem xét thận trọng, kiểm tra xem văn bản đó có phải gửi đến cơ quan mình không, nếu phát hiện văn bản gửi sai đối tượng hoặc bì văn bản bị rách, nát có dấu hiệu bị lộ thông tin của tài liệu… thì báo cho lãnh đạo cơ quan để có ý kiến giải quyết thậm chí phải lập biên bản đối với người giao. Đối với những văn bản gửi qua máy Fax cũng phải kiểm tra số lượng trang, tờ văn bản…
b. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
Sau khi tiếp nhận các văn bản thì cán bộ văn thư phải phân loại và bóc bì văn bản đến (đối với những văn bản văn thư được quyền bóc), cán bộ văn thư
tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn bản. Mục đích của việc đóng dấu “Đến” là để xác nhận văn bản đó được chuyển đến cơ quan và có số, ngày đến bao nhiêu, để thuận tiện cho việc giải quyết các văn bản đến.
c. Đăng ký văn bản đến.
Việc đăng ký văn bản đến của UBND xã được thực hiện bằng cách là vào sổ. Khối lượng văn bản đến của cơ quan rất đa dạng và phong phú nên việc đăng ký văn bản phải phân loại làm nhiều sổ khác nhau cho từng loại văn bản.
d. Trình văn bản đến.
Việc trình các văn bản đến của UBND xã do Chủ tịch UBND xem xét và phê duyệt.
e. Chuyển giao văn bản đến.
Khi văn bản đến thì cán bộ văn thư phải chuyển đến đúng đối tượng có trách nhiệm xứ lý, giải quyết.
f. Giải quyết theo dừi và đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời, chính xác theo quy định của Nhà nước và theo quy định cụ thể của cơ quan.
Việc theo dừi đụn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thường xuyờn nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyêt vấn đề liên quan đến nội dung văn bản đến và xử lý thông tin phản hồi, sau đó báo cáo lãnh đạo văn phòng để khi cần thiết có thể trả lời cơ quan gửi.
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
UBND xã tổ chức quản lý văn bản đi được tuân theo nguyên tắc chung là nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định cụ thể:
a. Trình văn bản.
Việc trình ký văn bản do người soạn thảo trình và xin chữ ký sau đó chuyển cho văn thư để hoàn thiện về thể thức rồi tiến hành đăng ký, chuyển giao
văn bản.
b. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản.
Việc kiểm tra về thể thức văn bản trước khi ban hành của cán bộ văn thư được thực hiện theo các thông tư của nhà nước ban hành, nên việc kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản. được thực hiện tương đối và chính xác. Ngoài ra cán bộ văn thư không kiểm tra được hết các văn bản do bận quá hoặc không chú ý, một số văn bản trước khi trình ký vẫn còn mắc các lỗi nhỏ về thể thức.
c. Đóng dấu cho văn bản đi.
Khi các văn bản đã được có chữ ký của người có thẩm quyền và hoàn thiện về mặt thể thức thì văn thư tiến hành đóng dấu cho văn bản. Tuỳ vào mức độ yêu cầu của từng văn bản mà cán bộ văn thư phải đóng một loại dấu riêng:
Văn bản của UBND xã thì đóng dấu UBND (dấu có quốc huy), văn bản của Phòng Tư pháp thì đóng dấu phòng Tư pháp.
Việc đóng dấu văn bản của cán bộ văn thư UBND xã được thực hiện nghiêm túc, đúng theo quy định.
d. Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng ký văn bản đi của UBND xã được thực hiện bằng cách đăng ký vào sổ . Để giúp cho việc tra tìm văn bản, hồ sơ tài liệu nhanh chóng, chính xác.
e. Chuyển giao văn bản đi.
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục như đã nói ở phần trên văn thư sẽ tiến hành bao gói văn bản của cơ quan chủ yếu thông qua đường bưu điện và được thực
hiện đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng, kịp thời.
2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại UBND xã thực hiện theo quy định của pháp luật:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy đinh việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản ,sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;
Các loại Con dấu của UBND xã được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng và được thực hiện theo quy định tại điều 25 Nghị định số 110/2001/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đó là con dấu của UBND đã được gia cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu tại UBND.
Văn thư cơ quan đã thực hiện nhiệm vụ đóng dấu văn bản theo đúng quy định, không có việc đóng dấu sai hoặc giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Các loại con dấu được văn thư cơ quan bảo quản cẩn thận, mỗi khi sử dụng xong đều cất vào tủ và khoá cẩn thận.