Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 20. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề vướng mắc, các đơn vị trực thuộc cơ quan UBND xã Vĩnh Chân báo cáo về Văn phòng UBND xã để xem xét,
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND xã
Trong thời gian thực tập ở UBND xã, em đã học hỏi được rất nhiều điều, thấy được công tác văn phòng trong cơ quan có vai trò rất quan trọng.
Qua thời gian tìm hiếu em xin đưa ra một số nhận xét về công tác hành chính của cơ quan như sau:
Ưu điểm:
Văn phòng UBND xã nhìn chung rất khoa học, hiệu quả công việc tốt.
Các cán bộ đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể, chi tiết.
Công việc của các cán bộ được phân công một cách cụ thể và chi tiết, mỗi cá nhân trong phòng đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình được giao.
Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho Lãnh đạo về các vấn đề của cơ quan, trong việc thu thập, xử lý thông tin và làm tốt công tác hậu cần.
Văn phòng cũng thực hiện rất tốt việc tiếp dân, xử lý các đơn thư, khiếu nại, tố cáo của nhân dân đáp ứng lòng mong mỏi của họ.
Môi trường làm việc thoáng mát, trong lành đạo điều kiện tốt cho các cán bộ, nhân viên làm việc.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên trong phòng, cơ quan đã tổ chức cử các cán bộ đi học tại các trương lớp có uy tín trong nước, đào tạo cán bộ giỏi, nâng cao trình độ chính trị, ý thức công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan và có bằng cấp, chứng chi học về ngành đó.
Khi có nhân viên mới thì những người có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ họ giúp họ thích nghi được với môi trường cũng như công việc trong văn phòng.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước ban hành như việc áp dụng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BVN-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện khá tốt, các cán bộ trong văn phòng nói riêng và các cán bộ trong cơ quan nói chung đều thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản theo Thông tư. Chính vì vậy, đã hạn chế được rất nhiều lỗi sai về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày trong văn bản,
Mối quan hệ giữa Lãnh đạo và nhân viên rất hòa đồng, không gò bó, áp đặt.
Công tác văn thư lưu trữ được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết khi được đáp ứng. Bảo mật tốt những tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ ra ngoài làm ảnh hưởng tới cơ quan.
Cán bộ văn thư, lưu trữ đều có chuyên môn nên công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt và chính xác.
Cán bộ văn thư, lưu trữ đều thực hiện đầy đủ trong quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản.
Các loại văn bản được sắp xếp một cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu.
Môi trường làm việc thoáng mát, trong lành đạo điều kiện tốt cho các cán bộ, nhân viên làm việc.
Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì cũng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Về các trang thiết bị văn phòng
Các trang thiết bị vẫn còn thiếu thốn, một số trang thiết bị thì cũ hay hỏng chưa đáp ứng được yêu cầu cuả công việc, nên việc giải quyết công việc còn gặp nhiều khó khăn. Khối lượng công việc quá nhiều dẫn đến tình trạng máy in vẫn còn hạn chế về số lượng máy in và máy tính, cả cơ quan chỉ có 10 cái máy tính, 1 máy photocopy và 7 cái máy in. Đôi khi số lượng văn bản quá nhiều, máy photocopy
của cơ quan không đáp ứng được nhu cầu công việc vì thế bắt buộc các phòng, đơn vị phải mang tài liệu ra ngoài cơ quan để photocopy. Điều này gây tốn kém tới nguồn kinh phí của cơ quan lại mất thời gian ảnh hưởng tới công việc rất lớn.
Các máy tính trong cơ quan đa số đã được thay mới nhưng vẫn chưa cập nhật được những phần mềm công nghệ cao về công tác văn phòng nên nhiều phần vẫn phải nhập dữ liệu theo kiểu thủ công gây mất thời gian lại không khoa học. Nhiều máy tính còn cũ nên hay bị hỏng, bị virut và đôi khi mất những tài liệu quan trọng trong quá trình giải quyết công việc phục vụ nhân dân.
Việc đưa vào sử dụng máy Fax văn bản vẫn chưa được phổ biến
Tuy mỗi phòng đã được trang bị, quạt trần nhưng do ý thức của cán bộ trong cơ quan vẫn chưa cao nên khi ra về không tắc điện, điều hòa nhiệt độ hoặc quạt trần gây tốn kém cho cơ quan. . Trong một số phòng, đơn vị không đủ điều kiện ánh sáng do bóng đèn quá bé hoặc thường xuyên bị hỏng dẫn đến năng suất làm việc của cán bộ trong cơ quan giảm lại ảnh hưởng tới sức khỏe của các cán bộ trong cơ quan.
Phòng làm việc còn thiếu, chưa có phòng riêng cho từng cán bộ.
Về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Một số văn bản được ban hành tại UBND xã vẫn còn mắc lỗi về thể thức văn bản như: tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản không đúng theo quy định; kích thước, cỡ chữ của quốc hiệu đôi khi không đúng quy định, ngày tháng năm ban hành thường hay cách quá xa với quốc hiệu và còn hay quên không kẻ dòng dưới phần tên loại và trính yếu nội dung
Về cán bộ thực hiện công tác hành chính văn phòng
.Tình trạng đi làm không đúng giờ của các cán bộ công chức, viên chức trong UBND xã là một vấn đề nan giải. Dù đã có các quy định về nội quy làm việc, quy chế cơ quan những chưa đủ tính răn đe đối với các cán bộ. Và hơn hết là vẫn có một số lãnh đạo phòng, đơn vị không gương mẫu trong việc đi làm đúng giờ nên tình trạng đi làm muộn về sớm ngày càng gia tăng. Trong giờ làm việc vẫn còn một số cán bộ tranh thủ ra ngoài làm việc riêng, không đảm bảo được chất lượng công việc được giao.
Một số cán bộ, lãnh đạo trong cơ quan có tuổi tác cao nên rất hạn chế về việc sử dụng máy tính, trang thiết bị hiện đại trong công việc dẫn đến quá trình giải quyết công việc chưa được nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Nhiều cán bộ không quen với việc sử dụng phần mềm chỉnh sửa văn bản trên máy tính mà vẫn quen với cách chỉnh sửa truyền thống đó là in văn bản ra và chỉnh sửa trên giấy sau đó lại chỉnh sửa lại trên máy tính. Cách làm này rất mất thời gian mà lại tốn kém.
Ngoài ra công tác văn thư chưa áp dụng được các phần mềm nên vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn, một số văn bản, giấy tời không được văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách (thuộc các văn bản cá biệt). Việc lưu trữ văn bản chưa được thống nhất nên một số giấy tờ còn bị thất lạc và không tìm thấy hoặc chuyển cho các ban, ngành không giao ký nhận dẫn đến không nhớ.
Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu sắp xếp có chỗ vẫn bị nhầm, ảnh hưởng tới hoạt động tìm kiếm của cán bộ khi cần thiết.
Không gian làm việc của văn thư, lưu trữ còn chật hẹp nên còn ảnh hưởng đến công việc nhân viên trong phòng.
Các trang thiết bị vẫn còn thiếu nên chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.