Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân xã HƯNG đạo, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG sơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hưng Đạo. 4 1. Vài nét về xã Hưng Đạo 4 1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo 4 1.2. Tình hình kinh tế xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014). 5 2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Đạo 8 3. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo 11 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I) 11 3.2. Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo 11 II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hưng Đạo. 12 1. Tổ chức và Hoạt động của văn phòng 12 1.1. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã Hưng Đạo. 12 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê 12 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo 16 1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng 16 1.2.1. Công việc của công chức văn phòng HĐNDUBND 16 1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê 16 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo. 17 1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo. 17 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 18 2.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày 18 2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 18 3 Quy trình về quản lý và giải quyết văn bản 19 3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 19 3.2 Về lập hồ sơ hiện hành 19 3.2.1 Lập hồ sơ hiện hành. 19 3.2.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; 19 5. Về tổ chức lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo 19 6. Về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Hưng Đạo. 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ 21 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 21 I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 21 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 21 1. Công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo 21 1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo 22 1.2. Tình hình cán bộ làm công tác làm văn thư. 23 2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại xã Hưng Đạo 23 3. Nhận xét 33 3.1. Ưu điểm 33 3.2. Nhược điểm 34 III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 35 1. Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư. 35 2. Đề xuất những giải pháp về công chức Lưu trữ. 36 IV. KIẾN NGHỊ 36 1. Đối với UBND các cấp 36 2. Đối với nhà trường 37 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hưng Đạo 4

1 Vài nét về xã Hưng Đạo 4

1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo 4

1.2 Tình hình kinh tế - xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014) 5

2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Đạo 8

3 Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo 11

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I) 11

3.2 Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo 11

II khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hưng Đạo 12

1 Tổ chức và Hoạt động của văn phòng 12

1.1 Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã Hưng Đạo 12

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê 12

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo 16

1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng 16

1.2.1 Công việc của công chức văn phòng HĐND&UBND 16

1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê 16

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo 17

1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo 17

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 18

2.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày 18

2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 18

3 Quy trình về quản lý và giải quyết văn bản 19

3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 19

3.2 Về lập hồ sơ hiện hành 19

3.2.1 Lập hồ sơ hiện hành 19

3.2.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; 19

5 Về tổ chức lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo 19

6 Về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Hưng Đạo 20

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ 21

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 21

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 21

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 21

1 Công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo 21

1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND xã Hưng Đạo 22

1.2 Tình hình cán bộ làm công tác làm văn thư 23

2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại xã Hưng Đạo 23

3 Nhận xét 33

3.1 Ưu điểm 33

3.2 Nhược điểm 34

III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 35

1 Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư 35

2 Đề xuất những giải pháp về công chức Lưu trữ 36

IV KIẾN NGHỊ 36

1 Đối với UBND các cấp 36

2 Đối với nhà trường 37

KẾT LUẬN 39

PHỤ LỤC 41

LỜI CẢM ƠN

Được sự nhât trí của nhà trường , khoa Quản trị văn phòng, Trường ĐạiHọc Nội Vụ Hà Nội Tôi tiên hành thực tập tại UBND xã Hưng Đạo, huyệnBình Gia, tỉnh Lạng Sơn Trong suốt quá trình thực tập tại UBND xã Hưng Đạo,ngoài sự nỗ lực của bản thân cùng với những kiến thức đã học tại trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội, dưới sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của các thầy cô trongkhoa Quản trị văn phòngcùng toàn thể các ban,ngành đoàn thể cán bộ, côngchức của UBND xã Hưng Đạo tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tàiliệu, số liệu giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này

Nhân dịp này cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy

cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là những người đã trực tiếp trang bị cho tôilượng kiến thức cơ bản của ngành, cùng toàn thể ban ngành đoàn thể cán bộ,công chức của UBND xã Hưng Đạo, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trìnhthực tập và viết báo cáo hoàn thành tốt nhiệm vụ của một nhân viên thực tập

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và gửi tới toàn thể thầy cô giáoTrường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Quảntrị văn phòng, cùng toàn thể cán bộ, công chức UBND xã Hưng Đạo lời chúcsức khoẻ, hạnh phúc và lời chúc tốt đẹp nhất

Do thời gian thực tập ngắn, trình độ chuyên môn còn hạn chế trong quátrình nghiên cứu và làm sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhấtđịnh Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các giảng viên và các bạn

để bản đề tài này được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Hưng Đạo, ngày 30 tháng 7 năm 2015

Sinh viên

Hoàng Văn Năm

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp với vai trò quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong lĩnh vực quản kýhành chính Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trươngchính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan

Thực hiện phương châm “ học luôn đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi vớithực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng nắm vững lý thuyết đã được học để vậndụng vào thực tế

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ tạoddieuf kiện của lãnh đạo Đảng ủy, Hội Đồng nhân dân - ủy ban nhân dân xãHưng Đạo tôi đã được tiếp nhận thực tập tại văn phòng HĐND – UBND xãHưng Đạo từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015 trong khoảng thời gian nàytôi đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc của các cán bộvăn phòng cũng như rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụngnhững lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòngnơi đây

Là một cán bộ văn văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bịcho tôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tácvăn thư – lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư– lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước Thấy được những bất cập trongcông tác này ở cơ quan Từ đó thầy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán

của các thầy cô giáo, bạn bè để bản thân có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và

có thể vận dụng tố hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Đảng ủy, Hội đồngnhân dân - Ủy ban nhân dân, UB MTTQ, các cán bộ, nhân viên trong cơ quan đãtạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập và các thầy cô khoa Quản trịvăn phòng – Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoànthành bản báo cáo thực tập này./

Xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

HƯNG ĐẠO, HUYỆN BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hưng Đạo.

1 Vài nét về xã Hưng Đạo

1.1 Điều kiện tự nhiên, xã hội của xã Hưng Đạo

Hưng Đạo là một xã vùng III của huyện Bình Gia, cách trung tâm huyệnkhoảng 40km, phía Tây bắc tiếp giáp một góc với xã Kim Lư, huyện Na Rì, tỉnhBắc Kạn, phía bắc giáp xã Tân Yên, Bắc Ái huyện Tràng Định Phía Tây Giáp

xã Quý Hòa, xã Vĩnh Yên của huyện Bình Gia Phía đông và nam giáp xã HoaThám huyện Bình Gia Xã có tổng diện tích tự nhiên 4891,45 ha, có 521 hộ với2.255 nhân khẩu gồm 4 dân tộc: Tày, Nùng, Dao, kinh cùng sinh sống, phânchia thành 10 thôn bản Nghề nghiệp chủ yếu là nông, lâm nghiệp Do địa hình

xã giáp ranh với nhiều địa phương, huyện bạn, xã bạn, nên tạo điều kiện thuậnlợi cho sự phát triển đời sống vật chất, tinh thần cho nhân dân trong thời kỳ đổimới của đất nước hiện nay

Về văn hóa – Xã hội : Các lĩnh vực giáo dục – Đào tạo, Văn hóa, Thôngtin, Thể dục, Thể thao, văn hóa xã hội đều chuyển biến một cách tích cực Quy

mô học sinh các cấp ngày càng tăng, chất lượng giáo dục ngày một nâng lên, tỷ

lệ trẻ em trong độ tuổi đến trường đạt 99,5% đến nay đã có 85% các hộ gia đìnhđược nghe đài tiếng nói Việt Nam, trên 70% số hộ được xem truyền hình, tỷ lệtăng dân số tự nhiên còn 0,8 tỷ lệ hộ đói nghèo giảm dưới 10%.Văn hóa, thôngtin, thể dục, thể thao được chăm lo và phát triển ngày càng mạnh Nền văn hóatuy là tiếp thu đa dạng của nhiều miền vùng, nhưng đặc trưng cơ bản nhất vàchiếm đa số là 2 dân tộc Tày, Nùng phong tục tập quán của Người Tày, Nùngsống chủ yếu bằng nghề trồng lúa nước, họ biết thâm canh và đào mương, bắcmáng, đắp phai, làm cọn lấy nước tưới ruộng Người Tày, Nùng thường đập lúa

ở ngoài đồng trên những máng gỗ hay còn gọi là loỏng rồi mới dùng dậu gánh

cây ăn quả …chăn nuôi gia súc, gia cầm (chủ yếu là nuôi thả rông chứ khôngnuôi nhốt như người Kinh) Ngoài ra, người Tày ,Nùng còn có nghề thủ công làdệt thổ cẩm Y phục truyền thống của người Tày, Nùng chủ yếu được làm từ vải

tự dệt, nhuộm chàm và rất ít thêu thùa, trang trí Phụ nữ Tày, Nùng thường mặcváy hoặc quần, có áo cánh ngắn ở bên trong và áo dài ở bên ngoài Người Tày,Nùng rất thích hát Sli , cò lẩu, lượn ( Sli giao duyên, chúc mừng năm mới lượncọi, lượn slương, lượn then, lượn nàng ới), phong slư, phuối pác, phuối rọi, véneng là lối hát giao duyên được phổ biến rộng rãi ở nhiều vùng Người Tày,Nùng thường Sli, lượn trong hội lồng tồng, trong đám cưới, mừng nhà mới haykhi có khách đến thăm bản Ngoài lượn, trong các dịp lễ hội, người Tày thườngtham dự những trò chơi như: ném còn, đánh yến, kéo co, múa sư tử, đánh cờtướng

Trong những năm qua Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban ngành đoànthể của xã đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành tập trung mọi nguồn lực,tuyên truyền vận động nhân dân xây dựng và phát triển kinh tế, thực hiện tốt cácchính sách văn hóa, đời sống văn hóa, đáp ứng nhu cầu hưởng thụ văn hóa tinhthần của nhân dân Tập chung cao khối đại đoàn kết thực hiện thắng lợi cácNghị quyết của Đảng, HĐND các cấp về xóa đói giảm nghèo và nâng cao dầnđời sống vật chất và tinh thần của nhân dân Các kế hoạch chỉ tiêu kinh tế, vănhóa xã hội năm sau đều tăng cao hơn năm trước góp phần xây dựng nền văn hóatiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc

1.2 Tình hình kinh tế - xã hội xã Hưng Đạo (số liệu năm 2014).

- Về kinh tế:

+ Sản xuất Nông, lâm ngiệp: Hưng Đạo là xã thuần nông, thu nhập chủ

yếu của nhân dân là từ sản xuất nông nghiệp Xã có tổng diện tích gieo trồng là392,3 ha, tổng sản lượng cây có hạt đạt 950 tấn diện tích lúa đạt 178 ha Ngô 20

ha, cây đậu đỗ các loại 10 ha Cây thạch đen 120 ha

Công tác khuyến nông: Cung ứng đầy đủ vật tư phân bón thuốc bảo vệthực vật cho cây trồng vụ đông xuân, vụ mùa

Tổng diện tích rừng của xã là 1570 ha, trong đó: rừng trồng bổ sung 297

ha, rừng chăm sóc 796 ha, rừng dự án 661 là 309 ha Tỷ lệ che phủ rừng đạt

41,6% Công tác quản lý, bảo vệ và phòng cháy, chữa cháy rừng trong mùa khô

được tăng cường

+ Chăn nuôi : Tổng đàn trâu hiện có 485 con đạt 88,5 so với chỉ tiêu kế

hoạch huyện giao, tăng 9 con so với cùng kỳ, đàn bò có 71 con đạt 95,9% chỉtiêu KH, giảm 13 con so với cùng kỳ, Ngựa có 12 con; lợn có 1.257 con, đạt125,7% so với chỉ tiêu kế hoạch, tăng 176 con so với cùng kỳ Tổng đàn gia cầm7.925 con, đạt 81% so với chỉ tiêu KH, tăng 710 con so với cùng kỳ,

+ Về Thú y : Duy trì, làm tốt công tác tiêm phòng cho đàn gia súc, gia

cầm, không có dịch bệnh gì lớn xảy ra trên địa bàn

+ Về thuỷ lợi: Hệ thống kênh mương đang được kiên cố hóa đmả bảo

nước tưới tiêu phục vụ sản sản xuất

+ Về Giao thông : Huy động phát quang, sửa đường trục chính, đường

liên thôn Hiện nay đường giao thông đi lại còn khó khăn đường trục chính điqua xã là 24km đường đất bị xuống cấp trầm trọng

+ Về xây dựng cơ bản : Vốn chương trình giảm nghèo bền vững trong

những năm gần đây thực hiện làm 2 điểm, trong đó đường nà diều – Cốc Pục

và xây dựng điểm trường mầm non hiện nay đang thi công, vốn bổ sung làmsân bê tông và xây tường rào UBND xã Hiện nay toàn xã mới chỉ đạt được3/20 tiêu chí của bộ tiêu chí xây dựng nông thôn mới

- Văn hóa – xã hội: Hoạt động văn hóa, phong trào văn hoá văn nghệ,

thể dục thể thao được quan tâm và phát huy bản sắc văn hóa truyền thống củacác dân tộc trong xã Hiện nay, xã có 8/10 thôn có nhà văn hóa, tuy nhiên cácnhà văn hóa chưa đạt chuẩn theo tiêu chí nông thôn mới

Duy trì giữ gìn bản sắc văn hóa cổ truyền dân tộc, triển khai cuộc vậnđộng toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, các hoạt động văn hóa nghệthuật, thể dục thể thao, xây dựng gia đình văn hóa, thực hiện tốt công tác tuyêntruyền chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước

+ Giáo dục: Xã Hưng Đạo có một trường Phổ thông dân tộc bán trú Trung

học cơ sở, một trường dân tộc bán trú Tiểu học, một trường Mầm non Trongnhững năm qua, được sự quan tâm của lãnh đạo đảng nhà nước sự nghiệp giáo

dục của xã có bước phát triển, nhận thức của nhân dân về công tác giáo dục ngày càng được quan tâm đầy đủ hơn Do vậy, hiệu quả giáo dục của các bậc

học được nâng lên tạo sự chuyển biến rõ rệt về chất lượng dạy học Tỷ lệ trẻ emtrong độ tuổi đến trường đảm bảo đạt 99 % Duy trì và nâng cao chất lượng phổcập giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi và phổ cập giáo dục THCS Thực hiện cóhiệu quả việc dạy 2 buổi/ngày và thực hiện việc bán trú cho học sinh các cấphọc Thực hiện có hiệu quả các cuộc vận động, các phong trào cũng như cáccuộc thi của ngành, chương trình phối hợp công tác gắn với đổi mới phươngpháp giáo dục, phương pháp kiểm tra, thanh tra, đánh giá chất lượng dạy và họccủa giáo viên và học sinh

+ Y tế : thực hiện tốt công tác chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh cho

nhân dân, mạng lưới y tế thôn bản được duy trì, Phấn đấu thực hiện bộ tiêu chíquốc gia về y tế xã, đẩy mạnh công tác tuyên truyền và chủ động phòng chốngcác dịch bệnh, làm tốt công tác kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm các cơ sởkinh doanh dịch vụ Tuy nhiên trạm y tế còn chưa được nâng cấp xây mới,trang thiết bị còn thiếu chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu khám chữa bệnh củangười dân

+ Công tác xóa đói giảm nghèo : Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực

hiện có hiệu quả Nghị quyết của Đảng về những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếuchỉ đạo điều hành thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và dự toán ngânsách nhà nước hàng năm Thực hiện đúng các cơ chế, chính sách hỗ trợ pháttriển nông, lâm nghiệp nông thôn của tỉnh đã ban hành Thực hiện đồng bộ bảođảm các chính sách an sinh xã hội, chú trọng các chính sách bảo đảm an sinh

xã hội cho người nghèo và các đối tượng chính sách xã hội sử dụng hiệu quảcác nguồn lực hỗ trợ xóa đói giảm nghèo, thực hiện lồng ghép các chương trìnhmục tiêu quốc gia khác để tạo điều kiện cải thiện mức sống của người dân,phát triên sản xuất và chống tái nghèo tại vùng khó khăn

2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Đạo

* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã Hưng Đạo thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạchđó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo

về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản

lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sửdụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi

trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi.

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

*Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm

dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng, chống các dịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hưng Đạo( phụ lục I)

3.2 Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Hưng Đạo

UBND xã Hưng Đạo gồm có 04 thành viên gồm: 01 chủ tịch UBND, 01phó chủ tịch UBND, 02 ủy viên ngoài ra còn có các công chức chuyên mônthuộc niên chế của UBND

- Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo và điều

hành mọi công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn của mình được quy định tại điều 127 luật tổ chức HĐND và UBND Cùngvới UBND chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên

- Phó chủ tịch UBND xã: giúp chủ tịch UBND điều hành các công việc

khi chủ tịch vắng mặt, chịu sự phân công của chủ tịch UBND và chịu trách

nhiệm trước chủ tịch UBND về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

- Các ủy viên UBND: Một ủy viên phụ trách công tác an ninh trật tự, an

toàn xã hội; một ủy viên phụ trách công tác quân sự địa phương

- Các công chức chuyên môn: giúp UBND xã thực hiện chức năng quản

lý nhà nước ở địa phương theo lĩnh vực chuyên môn và thực hiện các nhiệm vụkhác theo sự phân công của chủ tịch UBND xã Chịu trách nhiệm cá nhân vềphần công tác trước chủ tịch ủy ban nhân dân về nhiệm vụ quyền hạn được giao

và chịu trách nhiệm tập thể trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên

II khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Hưng Đạo.

1 Tổ chức và Hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã Hưng Đạo.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng – Thống kê

* Về chức năng

- Tham mưu phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điềuhành mọi mặt của lãnh đạo và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơquan

- Công tác tham mưu tổng hợp: nghiên cứu, đề xuất ý kiến để tổ chứccông việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theoluật

- Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HDND & UBND

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: nghiên cứu, đề xuất ý kiến, mua sắm,quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷban

* Về nhiệm vụ

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được banhành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đônđốc các bộ phận công tác triển khai, theo dõi tiến độ thực hiện, tổng hợp tìnhhình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình,

tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tháng

b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địaphương Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốcphòng, tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể, tình hình mọi mặt và cácbiến động trong địa bàn xã

Trên cơ sở quản lý thông tin đó làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế

-xã hội của địa phương Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đếncác ngành, đoàn thể, thôn, bản

c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo

Uỷ ban với các trưởng thôn, Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơquan đoàn thể trong xã… tham mưu đề xuất các cuộc họp, bố trí lịch các cuộchọp, phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bịnội dung, ghi biên bản cuộc họp

d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng

có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởngtrong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinhnghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theothẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá

nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.

đ) Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếunại của nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướngdẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hànhchính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kếtquả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyêntắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng phápluật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi

- bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chứcchuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giảiquyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhândân được thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể giántiếp Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thểhoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có tráchnhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, vănphòng sắp xếp lịch làm việc

g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai,

nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban Bộ phận bảođảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán Tuy vậy văn phòngvẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND

và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là:Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật

và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công,văn phòng trực tiếp mua sắm văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sảnthuộc cơ quan Uỷ ban

h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết vănbản đi, Quản lý và giải quyết văn bản đến, Quản lý và sử dụng con dấu, Lập hồ sơ

và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban, Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quyđịnh của pháp luật

i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ

Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức

và cán bộ Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷban Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộcthẩm quyền quản lý của UBND xã Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độchính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động

- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cácđơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữcủa cơ quan

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vậtchất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng xã Hưng Đạo

Hiện nay UBND xã Hưng Đạo được biên chế 02 công chức văn phòngthống kê và 01 cán bộ tri thức trẻ tình nguyện theo đề án 500 của bộ Nội vụ

1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng

1.2.1 Công việc của công chức văn phòng HĐND&UBND

- Tham mưu cho UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làmviệc, lịch làm việc hàng năm

- Tổng hợp, báo cáo tình hình Kinh tế - xã hội quốc phòng an ninh theotừng tháng, quý, năm và báo cáo cho cơ quan cấp trên

- Tham mưu cho UBND xã dự thảo các tờ trình, Nghị quyết, quyết định

- Quản lý con dấu, sổ ghi biên bản các cuộc họp Quản lý toàn bộ tài sảncủa UBND

- Tham mưu cho UBND xã phụ trách công tác Văn thư Lưu trữ, quản lýcác tài liệu văn thư lưu trữ của UBND

- Quản lý sổ công văn đi, công văn đến

- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND, cáccuộc họp, hội nghị của UBND

- Tham mưu cho HĐND và UBND xã thực hiện công tác bầu cử đại biểuHĐND và UBND theo qui định của pháp luật

1.2.2 Nhiệm vụ của công chức Văn Phòng – Thống kê

- Tham mưu cho UBD xã tổ chức triển khai công tác thống kê tổng hợp

- Thực hiện các cuộc điều tra hàng năm và chế độ báo cáo thống kê, sốliệu tình hình nông, lâm và thủy sản

- Lập bảng biểu báo cáo thống kê theo dõi dân số và biến động số lượng,chất lượng cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã

- Phối hợp với ban ngành đoàn thể , công chức chuyên môn, các thôn,trường học và trạm y tế để tổng hợp số liệu hàng tháng, quý, năm để báo cáoUBND xã và cơ quan chuyên môn cấp trên

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo.

1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo.

Hiện nay mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Hưng Đạo được sắp xếptheo quy định của pháp luật, không có văn bản nào quy định mô hình tổ chứcriêng

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Nhìn chung trong những năm qua cấp ủy đảng, chính quyền ở địa phương

đã nhận thức đúng vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác xây dựng ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành kịpthời, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương, số lượng và chấtlượng ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cấp xã ngày càng được nângcao, đã khắc phục được tình trạng ban hành văn bản trái thẩm quyền, về cơ bảnđáp ứng được yêu cầu về thể thức và nội dung, đảm bảo tính hợp hiến, hợppháp, tính khả thi của văn bản được ban hành

Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở chính quyền cấp xã còngặp nhiều khó khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm công tác soạn thảo, banhành văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế, việc soạn thảo ban hành văn bảnQPPL là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo hoặc giao chocông chức văn phòng HĐND, UBND thực hiện việc soạn thảo, do đó kỹ năngsoạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ yếu là sao chép văn bản hoặcban hành cho đủ đầu việc Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo văn bản thấp.Bên cạnh đó trình độ của công chức xã, thị trấn không đồng đều, hầu hết đạttrình độ trung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật, tuy nhiên do hoạt động củaHĐND, UBND xã, có tính chất đặc thù nên ngoài việc giúp HĐND, UBNDtrong quá trình soạn thảo ban hành văn bản, công chức văn phòng còn phải thựchiện rất nhiều nhiệm vụ khác, chính vì thế việc cập nhật thông tin pháp lý chohoạt động này chưa được đầy đủ và liên tục Công chức văn phòng không đượcđào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên về công tác soạn thảo, ban hành vănbản QPPL hàng năm nên việc soạn thảo, ban hành văn bản QPPL gặp nhiều khókhăn

2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.

UBND xã Hưng Đạo có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như:Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình

Chủ tịch ký các văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Chương trình, Kếhoạch và một số văn bản khác của UBND xã về chế độ và chính sách tổ chức vànhân sự thuộc trách nhiệm, quyền hạn của mình

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký các văn bản trình Ủy ban nhân dân huyện

và Hội đồng nhân dân; các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân, các văn bảnthuộc thẩm quyền cá nhân quy định tại Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân năm 2003

- Khi Chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký thay.Phó Chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay

- Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể,chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công

2.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày

Nhìn chung các văn bản UBND xã Hưng Đạo ban hành có đầy đủ 9 thànhphần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tạiThông tư liên tịch số 01/2011/TT - BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư số07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ngoài ra, văn bản cũng có thể có thêm một số thành phần bổ sung như:dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu mang tính chất chỉ dẫn (“xem xong trả lại” “lưuhành nội bộ” ) thông tin chỉ tính chất dự thảo, viết tắt tên người đánh máy, sốlượng bản phát hành,

2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1: Xác định loại, hình thức văn bản cần soạn thảo

Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Bước 3: soạn thảo văn bản

Bước 4: trình ký

Các công chức chuyên môn soạn thảo văn bản cụ thể thuộc chuyên môncủa mình, sau khi soạn thảo xong thì trình lên lãnh đạo để kiểm tra về nội dungvăn bản (nếu có sai sót thì phải thảo lại văn bản đó), nếu không có sai sót thìlãnh đạo đơn vị ký theo thẩm quyền đã quy định chịu trách nhiệm về mặt nộidung, sau đó chuyển văn bản cho văn phòng Khi đã có chữ ký văn phòng đóngdấu vào thể thức đề ký của văn bản và đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” sau

đó gửi cho cán bộ cơ quan có liên quan để giải quyết

3 Quy trình về quản lý và giải quyết văn bản

3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến

3.2 Về lập hồ sơ hiện hành

3.2.1 Lập hồ sơ hiện hành.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xíchgắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đếncông tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viếtbìa

Muốn hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhânviên trong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tàiliệu để đưa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúngviệc đó

3.2.2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉđạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để vănthư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành

Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lậpt hành 3bản, trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản lưu tại văn phòng uỷcủa ban

5 Về tổ chức lưu trữ của UBND xã Hưng Đạo

Hiện nay UBND xã Hưng Đạo chưa có văn bản nào quy đinh về quản lýcông tác lưu trữ Nhân viên văn phòng – văn thư vẫn chủ yếu áp dụng các văn bản