Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân xã KIM CHUNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG 4 A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ KIM CHUNG: 5 1. Chức năng: 5 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kim Chung: 6 2.1. Trong lĩnh vực kinh tế: 6 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 6 2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 7 2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao: 7 2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương. 8 2.6. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. 8 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Kim Chung: 10 B. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG. 11 I. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 11 1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: 11 1.1. Chức năng: 11 1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 11 1.1.2. Chức năng hậu cần 11 1. 2. Nhiệm vụ của văn phòng 12 1.2.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình 12 1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin 12 1.2.3. Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành 13 1.2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 13 1.2.5. Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân 13 1.2.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng 13 1.2.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn vị 14 2.1.2. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 14 2.1.1.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng: 14 2. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 16 3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã Kim Chung. 17 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 17 3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung: 18 3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung 19 3. 3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 19 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 24 4.1. Sơ đồ hoá các quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Kim Chung. 24 4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 28 4.3. Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32 4.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 33 5. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ 33 5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 33 5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 35 5.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 36 5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 36 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 38 Chuyên đề: ”Tổ chức, điều hành văn phòng” 38 A. MỞ ĐẦU 38 1. Lý do lựa chọn chuyên đề: 38 2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của chuyên đề: 38 2.1. Mục tiêu: 38 2.2. Nội dung nghiên cứu của chuyên đề, tập trung vào 2 nội dung chính: 39 3. Phương pháp nghiên cứu 39 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 39 5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề 39 6. Kết cấu chuyên đề 39 B. NỘI DUNG 41 Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHÒNG UNBD XÃ KIM CHUNG 41 I. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND xã Kim Chung. 41 1. Vị trí, vai trò của văn phòng 41 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 43 1.2.2. Chức năng tham mưu tổng hợp 45 1.2.3. Chức năng hậu cần 46 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND xã Kim Chung: 46 1.4 . Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Kim Chung 46 Chương II NHỮNG HẠN CHẾ, YẾU KÉM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 47 I. Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng UBND xã Kim Chung. 47 1. Đối với văn phòng UBND xã Kim Chung 47 II. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trong công tác tham mưu tổng hợp. 49 1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 49 2. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém 50 2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao 50 2.2. Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục. 50 2.3. Công tác phối hợp giữa các văn phòng với một số phòng, ban liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp. 51 2.4. Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện công tác văn phòng. 51 2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc ở văn phòng UBND xã Kim Chung còn hạn chế 51 2.6. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phòng. 51 Chương III. XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA, HIỆN ĐẠI HÓA CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 52 1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác ; giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu trên các lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội. 52 2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực đối ngoại 52 4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND xã tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 52 5. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ. 53 6. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng và thẩm định chương trình Hội nghị của UBND xã Kim Chung 53 7. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu của UBND xã Kim Chung 53 8. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác phục vụ hội nghị UBND xã Kim Chung 54 9. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản của UBND xã Kim Chung 54 10. Thực hiện tốt những hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên không thể thiếu trong cơ quan văn phòng. 54 11. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp phục vụ cấp uỷ giữa văn phòng UBND với các cơ quan liên quan (các ban đảng, văn phòng hội đồng nhân dân). 55 12. Tập trung kiện toàn tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ cán bộ các cơ quan văn phòng. 55 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 56 ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN. 56 C. KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC 60

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG 4

A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ KIM CHUNG: 5

1 Chức năng: 5

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kim Chung: 6

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 6

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 6

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 7

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao: 7

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương 8

2.6 Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 8

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Kim Chung: 10

B KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG 11 I TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 11

1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: 11

1.1 Chức năng: 11

1.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 11

1.1.2 Chức năng hậu cần 11

1 2 Nhiệm vụ của văn phòng 12

1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin 12

1.2.3 Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành 13

1.2.4 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 13

1.2.5 Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân 13

1.2.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng 13

1.2.7 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn vị 14

2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 14

2.1.1.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng: 14

2 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 16

3 Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã Kim Chung 17

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 17

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung: 18

3.3 Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung 19

3 3.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 19

4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 24

4.1 Sơ đồ hoá các quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Kim Chung 24

4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 28 4.3 Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

4.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 33

5 Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ 33

5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 33

5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 35

5.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 36

5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 36

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 38

Chuyên đề: ”Tổ chức, điều hành văn phòng” 38

A MỞ ĐẦU 38

1 Lý do lựa chọn chuyên đề: 38

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của chuyên đề: 38

2.1 Mục tiêu: 38

2.2 Nội dung nghiên cứu của chuyên đề, tập trung vào 2 nội dung chính: 39 3 Phương pháp nghiên cứu 39

4 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 39

5 Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề 39

6 Kết cấu chuyên đề 39

B NỘI DUNG 41

Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHÒNG UNBD XÃ KIM CHUNG 41

I Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND xã Kim Chung 41

1 Vị trí, vai trò của văn phòng 41

1.2.2 Chức năng tham mưu tổng hợp 45

1.2.3 Chức năng hậu cần 46

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND xã Kim Chung: 46

1.4 Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Kim Chung 46

Chương II NHỮNG HẠN CHẾ, YẾU KÉM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 47

I Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng UBND xã Kim Chung 47

1 Đối với văn phòng UBND xã Kim Chung 47

II Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trong công tác tham mưu tổng hợp 49

1 Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 49

2 Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém 50

2.1 Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao 50

2.2 Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục 50

2.3 Công tác phối hợp giữa các văn phòng với một số phòng, ban liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp 51

2.4 Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện công tác văn phòng 51

2.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc ở văn phòng UBND xã Kim Chung còn hạn chế 51 2.6 Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn

Chương III XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA, HIỆN ĐẠI HÓA CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 52

1 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và

tổ chức thực hiện các chương trình công tác ; giải pháp nâng cao chất lượngtham mưu trên các lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội 52

2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực đốingoại 52

4 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND

xã tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 52

5 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ 53

6 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng và thẩm định chươngtrình Hội nghị của UBND xã Kim Chung 53

7 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủyếu của UBND xã Kim Chung 53

8 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác phục vụ hội nghịUBND xã Kim Chung 54

9 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vựcquản lý tài chính, tài sản của UBND xã Kim Chung 54

10 Thực hiện tốt những hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thườngxuyên không thể thiếu trong cơ quan văn phòng 54

uỷ giữa văn phòng UBND với các cơ quan liên quan (các ban đảng, vănphòng hội đồng nhân dân) 55

12 Tập trung kiện toàn tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ cán bộ các cơquan văn phòng 55

PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 56

ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤCNHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN 56

C KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC 60

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin, là bộ máy tham mưugiúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý và điều hành Vì vậy,Quản trị văn phòng là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơquan, đơn vị, giữ một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển chung củađất nước.Trong công cuộc đổi mới cải cách Hành chính Quốc gia ở nước tahiện nay thì công tác văn phòng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm,chú trọng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thưLưu trữ được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày18/12/1971 của Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làmcông tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độchuyên môn cung ứng được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong

của Đảng và Nhà nước đã đề ra “Học đi đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với

thực tiễn” hay “Trăm hay không bằng tay quen” Thực tập tại các cơ quan, đơn

vị là giai đoạn quan trọng trong quá trình đào tạo của nhà trường, tạo điều kiện

để học sinh, sinh viên học tập, rèn luyện phong cách làm việc, tác phong nhanhnhẹn, có khả năng độc lập để giải quyết công việc của một người làm công tácvăn phòng

Được sự giúp đỡ của Ban Giám hiệu nhà trường; Khoa Quản trị vănphòng và được sự đồng ý tiếp nhận của HĐND & UBND Xã Kim Chung,Huyện Hoài Đức, TP Hà Nội, em đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày25/5/2015 đến ngày 30/7/2015

Hơn 2 tháng thực tập tại cơ quan UBND Xã Kim Chung, do thời gian

có hạn còn nhiều lúng túng trong quá trình giải quyết công việc, nhưng với vốnkiến thức được trang bị khi ngồi trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn nhiệt tìnhcủa các cán bộ, nhân viên trong UBND xã Kim Chung và với sự cố gắng củabản thân đã giúp em hoàn thành tốt công việc, tích luỹ được những kinhnghiệm trong thực tiễn, em được hiểu rõ vai trò của người cán bộ văn phòng và

cáo gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND Xã Kim Chung:

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

Xã Kim Chung

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý và hoạt động công tác Hành chính

Văn phòng của UBND Xã Kim Chung

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Kim Chung

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng củaUBND xã Kim Chung

Phần II: Chuyên đề thực tập.

Chuyên đề “Tổ chức, điều hành văn phòng”

1 Lý do chọn chuyên đề

2 Mục tiêu và nội dung chuyên đề

3 Phương pháp nghiên cứu

4 Đối tượng phạm vi và giới hạn nghiên cứu

5 Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề

Chương I: Cơ sở lý luận, thực tiễn và công tác tổ chức, điều hành thammưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND xã Kim Chung

Chương II: Những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức, điều hànhtham mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND xã Kim Chung

Chương III: Xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổchức, điều hành tham mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND xã KimChung

Phần III: Phụ lục:

Nhân dịp kết thúc đợt thực tập và thông qua bản báo cáo tốt nghiệp nàycho phép em gửi tới thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cô chú,anh chị cán bộ nhân viên trong HĐND-UBND Xã Kim Chung lời chúc sứckhoẻ và lời cảm ơn chân thành nhất

Do kinh nghiệm thực tế còn yếu và đây là kết quả đánh giá bước trưởngthành của em sau quá trình học tập và rèn luyện tại trường Mặc dù đã nhận

vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của Nhà trường, của thầy cô giáo và các cán bộ nhân viên UBND xã Kimchung, để bài viết của em được hoàn thiện hơn, giúp cho em có thêm đượcnhững kinh nghiệm quý báu trong quá trình học tập và làm việc.

Em xin chân thành cảm ơn!

Kim Chung, ngày tháng 7 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Anh

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG

* VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG

Xã Kim chung nằm ở cửa ngõ Đông Bắc huyện Hoài Đức, phía tây thủ

đô Hà Nội (Hà Tây cũ) nơi đây đã, đang lưu giữ những di tích lịch sử, văn hóa,nghệ thuật, những truyền thống tự hào của quê hương, đất nước, xã gồm 4 thônYên Bệ, Yên Vĩnh, Đại Tự, Lai Xá, và 2 làng nghề truyền thống lịch sử lâu dài:Nghề ảnh truyền thống Lai Xá, nghề Kim khí, mộc dân dụng Đại Tự Xã cóđường Quốc lộ 32 (đường Hà Nội – Sơn tây) chạy qua phía bắc với chiều dài2km và đường tỉnh lộ 422 chạy qua, với tổng diện tích tự nhiên là 375,15 ha(trong đó diện tích đất canh tác là 221,6 ha) Dân số toàn xã là 10.586 ngườivới 5093 lao động tập trung vào các ngành nghề chủ yếu: Trồng trọt, chăn nuôi,sản xuất két bạc, cơ khí, mộc, may thêu, thương mại và dịch vụ…………

Thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về công cuộcđổi mới, công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, năm 2008 UBND tỉnh Hà Tây

đã tiến hành thu hồi 10 ha để xây dựng khu công nghiệp, hiện đã có 10 nhàmáy đi vào hoạt động sản xuất tạo việc làm cho hơn 2000 lao động của địaphương với mức thu nhập bình quân khoảng 2 triệu đồng/người/tháng

Với truyền thống lao động cần cù sáng tạo và đấu tranh anh dũng, đảng

bộ và nhân dân Kim chung đã không ngừng đưa nghề lúa nước kết hợp với một

số nghề thủ công và nghề nhiếp ảnh ngày càng phát triển cùng với sự phát triểncủa đất nước Trong những năm qua, thực hiện Nghị quyết của Đại hội Đảng

bộ xã Kim Chung, dưới sự chỉ đạo, lãnh đạo của UBND huyện Hoài Đức,Đảng uỷ, HĐND, UBND xã Kim Chung, tình hình kinh tế của xã đã có nhữngbước chuyển biến đáng kể, sản xuất nông nghiệp, công nghiệp và tiểu thủ côngnghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ Theo số liệu báo cáo năm 2014: Tổnggiá trị sản xuất năm toàn xã Kim Chung ước đạt 149,4 tỷ đồng, đạt 100,9% kếhoạch năm tăng 14% so với năm 2013: Trong đó Nông nghiệp ước đạt 16,3 tỷđồng đạt 101,9% kế hoạch năm, tăng 3,8% so với năm 2013; Thương mại –dịch vụ 70 tỷ đồng, đạt 100% so với kế hoạch năm, tăng 18,6% so với năm2013; Công nghiệp xây dựng 63,1 tỷ đồng, đạt 101,8% kế hoạch năm, tăng

đồng đạt 100% kế hoạch; Chi ngân sách năm 2014 ước thực hiện 718.171.454đồng, đạt 90% kế hoạch;

Xây dựng nông thôn mới: xã Kim Chung đến nay đã hoàn thành và cơ bảnđạt 19 tiêu chí xây dựng nông thôn mới

Tổ chức thăm hỏi tặng quà các đối tượng chính sách xã hội, người cao tuổi,hưu trí trong năm 2014 là 1890 xuất quà trị giá 630.900.000 đồng;

Về công tác văn hoá - giáo dục trong những năm gần đây cùng với sựphát triển của cả nước, trình độ dân trí của xã Kim Chung được nâng lên đáng

kể, người dân nhận thức được tầm quan trọng của công tác giáo dục, vì vậy tỷ

lệ trẻ trong độ tuổi được đến trường đạt 100%, xã đã hoàn thành phổ cập THCSnăm 2003, tỷ lệ học sinh THPT đạt 90% tổng số trong độ tuổi Chất lượng dạy

và học năm học 2013 -2014 được nâng lên, học sinh giỏi cấp trường 613, cấp huyện55; tốt nghiệp THCS đạt 100%; 68 học sinh thi đỗ vào các trường Đại học, caođẳng

UBND Xã thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hoá văn nghệ và thểdục thể thao nhằm góp phần vào việc rèn luyện sức khoẻ, phát huy phong tràođoàn kết trong nhân dân và thông qua hoạt đông thể dục thể thao để phát phongtrào thể dục thể thao của xã, Huyện

Công tác y tế và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân cũng được UBND Xãquan tâm, đẩy mạnh các dịch vụ y tế, chăm sóc sức khoẻ bằng cách thườngxuyên tổ chức khám sức khoẻ cho nhân dân, tuyên truyền việc phòng chốngcác dịch bệnh và cách tự chăm sóc sức khoẻ của bản thân Công tác y tế, Dân số,

Kế hoạch hóa gia đình: thực hiện tốt các chương trình mục tiêu y tế quốc gia đạthiệu quả cao: tỷ lệ trẻ em trong độ tuổi đều được tiêm phòng và uống VitaminA100%; tổng số khám bện trong năm 7651 lượt người, tăng 9,2% so với năm 2013;

tỷ lệ trẻ suy dinh dưỡng 12,6% giảm 0,9% so với năm 2013

Công tác an ninh - quốc phòng được giữ vững, giao quân 7 công dân lênđường nhập ngũ đạt 100%; đăng ký quân dự bị tuổi 17: 62 nam công dân đạt 100%đảm bảo cho mọi hoạt động của địa phương được thông suốt và đảm bảo đờisống của người dân được ổn định

A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ KIM CHUNG:

1 Chức năng:

UBND Xã Kim Chung với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở

xã Kim Chung UBND xã thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát trển kinh tế - Xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND xã Kim Chung thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kim Chung:

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hộiđồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn Xã, dự toánthu, chi ngân sách và phân bổ ngân sách cấp mình, thực hiện các quyền hạn vềngân sách của địa phương theo pháp luật

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra nghịquyết của HĐND Xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy địnhcủa pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện, công khai, cókiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy địnhcủa pháp luật

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức và hướng dẫn vực thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sảnxuất và hướng dẫn nông nghiệp chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trongsản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây

- Phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt.

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng tu sửa đường giao thông trong xã

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xâydựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp

bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho người trong độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,trường mần non ở địa phương; phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường trung học cơ sở, Trường Trung học Phổ thông, Trường CĐtrên địa bàn

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổchức các lễ hội cổ truyền, bỏa vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa vàdanh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với đất nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địaphương

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương.

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; thực hiện biện pháp phòng bệnh vàchống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địaphương

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quy định về xử lý viphạm hành chính theo quy định của pháp luật

2.6 Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

UBND xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo thực hiện chính sáchdân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địaphương theo quy định của pháp luật

Trong những năm qua, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đảm bảo thực hiệnthống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch hóa, xây dựng nếpsống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạchđẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lýdân cư đô thị trên địa bàn; Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên

xử lý các hành vi vi phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của phápluật Toàn đảng, toàn dân xã Kim Chung đã tích cực thực hiện tốt nhiệm vụchuyên môn được giao trong điều kiện thuận lợi cũng như khó khăn mang tínhđặc thù Mặt khác thực hiện nghị quyết của HĐND về công tác chính trị, anninh quốc phòng, các đồng chí cán bộ luôn đi sâu đi sát với quần chúng nhândân, nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của nhân dân nên tình hình luôn được

ổn định trong xã không xảy ra vụ án nào lớn và thu được kết quả to lớn:

* Về kinh tế: Trong vài năm trở lại đây nền kinh tế xã Kim Chung luôn

có bước phát triển mức tăng từ 8-10% hàng năm, đời sống nhân dân được ổnđịnh và ngày càng được nâng cao Cụ thể trong từng nhóm sau đây:

*Về nông nghiệp: Lập kế hoạch quy hoạch sử dụng đất đai, giao đất,

cho thuê đất, thu hồi, chuyển giao sử dụng đất Tổ chức hướng dẫn chươngtrình, kế hoạch ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và hướng dẫn chuyển đổi

cơ cấu kinh tế, cây trồng và vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch Phòng trừdịch bệnh đối với cây trồng và vật nuôi

* Về công nghiệp: Phát triển các cơ sở sản xuất trên địa bàn xã như:

Kim khí, dệt kim, sản xuất vật liệu xây dựng các nhà máy, xí nghiệp đangđược đầu tư theo công nghệ tiên tiến và đang được mở rộng

* Tiểu thủ công nghiệp:Tổ chức hướng dẫn việc triển khai và phát triển

các ngành truyền thống mang lại thu nhập cao và thu hút nhiều lao động Tổchức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành nghề mới

* Về giáo dục - đào tạo:Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo

dục phối hợp tổ chức xây dựng, quản lí và kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớpmẫu giáo, trường Mầm non trên địa bàn xã phối hợp với UBND cấp trên quản

lí các trường tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn Tham gia và đạt kết quả caotrong các hội thi như: Giáo viên dạy giỏi cấp huyện, cấp thành phố, học sinhgiỏi cấp huyện

* Về y tế: Đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ y tế luôn là mục

đích quan trọng của xã, đồng thời những năm qua xã đã thực hiện tốt chươngtrình y tế Quốc gia và phong trào truyền thống dân số làm cho mọi người, mọinhà hiểu được ý nghĩa của phong trào

* Về văn hoá - thể dục thể thao: Công tác TDTT – Văn nghệ cũng đã

được phát triển, tham gia do Huyện và Thành phố trao tặng

* Tình hình an ninh: Thực hiên các biện pháp đảm bảo an ninh,

phòng chống tệ nạn văn hoá và các hành vi vi phạm pháp luật ở địa phương.

* Tình hình Quốc phòng:Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc

phòng toàn dân; Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế

hoạch; Xây dựng, sử dụng và huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ tại địa

phương

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Kim Chung:

 Cơ cấu bộ máy:

Ủy ban nhân dân xã Kim do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu: Chủ tịch,Phó Chủ tịch, uỷ viên

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim chung hiện nay được thể hiện cụ thểnhư sau:

- Ban Chủ tịch gồm: + 01 Chủ tịch

+ 02 Phó chủ tịch

- Các ban ngành, đơn vị gồm:

+ Văn phòng - Thống kê+ Ban Địa chính-Xây dựng+ Ban Công an

+ Ban Tư pháp hộ tịch+ Ban Văn hoá – Thương binh xã hội+ Ban chỉ huy quân sự

+ Ban Tài chính-Ngân sách

- Các đoàn thể chính trị, xã hội gồm:

+ UBMT tổ quốc+ Hội Nông dân+ Hội Cựu chiến binh+Hội Phụ Nữ

+ Hội Chữ thập đỏ + Đoàn thanh niên CS Hồ Chí Minh

của UBND, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND (trừ nhữngviệc phải thảo luận và quyết định theo đa số) Chủ tịch UBND phải chịu tráchnhiệm cá nhân và các nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùngcác thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND cấp trên.

 Phó chủ tịch: Giúp việc cho chủ tịch là 02 phó chủ tịch (01 phụ

trách về văn hoá xã, 01 phụ trách về kinh tế)

+ Phó chủ tịch phụ trách văn hoá xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản

lý Nhà nước trên các mặt hoạt động về văn hoá - xã hội trên địa bàn xã.Trựctiếp quản lý các ban như: Ban văn hoá - thông tin, TDTT, Giáo dục và Đào tạo,Ban tổ chức thương binh xã hội, ban dân số gia đình và trẻ em

+ Phó chủ tịch phụ trách kinh tế: Chịu trách nhiệm về quản lý Nhà

nước trong công tác thu, chi ngân sách, hoạt động kinh tế, quản lý đất đai, địachính, xây dựng cơ bản đóng trên địa bàn xã

- Các ban chuyên môn: Hoạt động dựa trên chức năng và nhiệm vụ

được giao đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND.Trưởng ban trực tiếp nhận chỉ thị của chủ tịch UBND xã và có trách nhiệm báocáo kịp thời tình hình của Ban do mình phụ trách

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dẫn xã Kim Chung (Xem phụ lục 01)

B KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG.

I TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng:

1.1 Chức năng:

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong côngtác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan Chức năng của Văn phòng thể hiện:

1.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là haicông việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơquan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục

vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Các điều kiện vàphương tiện ấy phải được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung

để cung cấp kịp thời, đầy đủ mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Nội dungcông việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Đây là hoạt độngmang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việcnâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Muốn hoạt động phải cónhững nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quảhoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nhưthế nào của mỗi tổ chức văn phòng Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất

là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

1 2 Nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1 Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là tham mưu xây dựngchương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làmviệc hàng tuần của cơ quan, đơn vị Văn phòng phải thường xuyên đôn đốc,theo dõi việc thực hiện chương trình Xây dựng được chương trình sát đúng làviệc khó, song việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt chương trình đã vạch ra lạicàng khó hơn Vì vậy, ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình kế hoạchhoạt động của cơ quan, đơn vị, mỗi tổ chức muốn tồn tại và phát triển cần phảituân theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điềukiện để duy trì hoạt động; phải có nội quy, quy định, quy chế cụ thể để xác lậpmọi mối quan hệ công tác trong đơn vị cùng phục vụ cho mục tiêu chung Vănphòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây dựngquy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch

1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết địnhsáng suốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập,

xử lý mọi nguồn tin được mà cần phải có sự trợ giúp của văn phòng Vănphòng được coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồnthông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý chuyển phát tại văn phòng Từnhững nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo nhữngkênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ Đây là hoạt động quan trọng trong

cơ quan, nó quyết định sự thành bại trong hoạt động của tổ chức Vì vậy, vănphòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu

đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnhđạo sẽ có được những quyết định hữu hiệu và ngược lại, quyết định của ngườilãnh đạo không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.

1.2.3 Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu, chính xác Thôngtin tồn tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý vàquản lý… Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữuhiệu, để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý Tuy vậy, việc biênsoạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan nhà nước còn bộc

lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức Hiện nay, đã có hệ thống các vănbản pháp luật quy định thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhànước trong cơ quan Văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trongviệc trợ giúp thủ trưởng cơ quan soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩmquyền, đúng trình tự thủ tục và đạt được các yêu cầu về nội dung và hình thức

1.2.4 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bảnthân văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệuquả Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổchức chung của cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.Tuy nhiên, cũng phải thấy được tính chất đa dạng, phức tạp trong công tác vănphòng để tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được cao nhất những yêucầu nhiệm vụ của cơ quan Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học và côngnghệ phát triển, việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải

hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng Vì vậy, việc chăm lo bồi

dưỡng cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụhành chính là rất cấp bách đối với các văn phòng cơ quan

1.2.5 Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân

Ở nhiệm vụ này, văn phòng thể hiện là bộ mặt của cơ quan, đơn vị Vìvậy, việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp cán bộ, nhân viênphù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng

1.2.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

Khác với hoạt động chuyên môn trong cơ quan đơn vị, văn phòng phải

trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan Đặc điểm hoạt động này xuất phát từchức năng của văn phòng phải bảo đảm tiếp nhận được mọi nguồn thông tincủa mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan Văn phòng phải cómột bộ phận làm việc liên tục, tận tuỵ (ngày, đêm) ngay cả lúc đơn vị ngừnghoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật để đảm bảo trật

tự, an ninh và thông tin thông suốt Công việc của văn phòng vừa gắn liền vớihoạt động của lãnh đạo, vừa gắn với các bộ phận khác trong việc kiểm tra, đônđốc thực hiện mục tiêu Vì vậy, để duy trì được hoạt động của văn phòng, cần

có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơnvị

1.2.7 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn vị

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Các nhu cầu về hậucần trong các cơ quan đơn vị rất đa dạng, phong phú Nơi nào có hoạt động, nơi

ấy cần cung cấp các điều kiện phương tiện và nguồn tài chính Những côngviệc chăm lo cho mọi hoạt động của cơ quan được thuận lợi, trôi chảy là nhiệm

vụ của văn phòng

2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 2.1.1.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng:

Chức danh: Chánh Văn phòng

- Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng giúp lãnh đạo UBND xã

Kim Chung quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được giao cho Vănphòng

- Trách nhiệm: Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh

đạo UBND và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và việcthực hiện nhiệm vụ được giao

- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Chủ tịch UBND thực

hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứngdụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Chủ tịch giao

Nhiệm vụ cụ thể:

+ Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Chủ tịch giao

+ Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công

+ Phân công các Phó Chánh văn phòng và chuyên viên, nhân viên thựchiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm

+ Vận động cán bộ, công nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡnhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.Thay mặt tập thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnhđạo UBND về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giảipháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và vềquyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo UBND xã Kim Chung giao

+ Báo cáo trực tiếp cho: Chủ tịch, Phó Chủ tịch

+ Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chủ tịch, Phó Chủ tịch

+ Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND xã KimChung và cơ quan khác

2 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG

Chức danh: Cán bộ, Nhân viên Văn Phòng

- Chức trách:

Cán bộ Văn phòng, Nhân viên Văn phòng của UBND xã Kim Chung,thực hiện công tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác theo phân công củaTrưởng phòng, Phó Trưởng phòng

- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, nhân viên chịu trách

nhiệm trước Phó Chánh Văn phòng phụ trách và trước pháp luật về ý kiến đềxuất, tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phâncông

- Nhiệm vụ: thực hiện một số mặt công tác thuộc nhiệm vụ của Vănphòng do Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng phụ trách giao

-Nhiệm vụ cụ thể:

+ Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng

và hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo Thanh tra thànhphố

+ Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức vàvăn hóa công vụ trong cơ quan

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Vănphòng phụ trách giao

+ Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời,chính xác, đúng nội dung yêu cầu

+ Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn, giấy triệutập hội nghị,… Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phâncông

+ Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trongcông tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Chánh Văn phòng

+ Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kếtluận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng.

+ Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đếnnhững công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Vănphòng phân công

- Quan hệ công tác:

+ Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng

+ Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng

+ Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND xã Kim Chung và cơquan khác

3 Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã Kim Chung.

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:

Văn phòng UBND xã Kim Chung thực hiện việc quản lý văn bản, côngtác văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chínhphủ về công tác văn thư

- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chínhphủ sửa chữa, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm2004của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức

- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính

- Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế Văn thư Lưu trữ

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơquan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũtrang nhân dân

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan

Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhànước, báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư

là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớntrong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạothành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quantrọng của công tác văn thư thì công tác Văn thư của UBND Xã được tổ chứctheo hình thức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiệntheo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mậtNhà nước và một số quy định cụ thể của UBND Xã Xã hiện có một cán bộVăn thư chuyên trách (trình độ trung cấp) được đào tạo bài bản và sử dụngthành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của Văn thưhiện đại

Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thựchiện công việc của công tác văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1củaUBND

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thựchiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơ

chuyển giao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện, số đăng ký văn bản đến, sổchuyển giao văn bản đến, sổ theo dõi giải quyết văn bản đến Ngoài ra với cơcấu tổ chức là một cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND Xãthường xuyên phải tiếp nhận và giải quyết những đơn thư khiếu nại, tố cáothuộc thẩm quyền giải quyết của uỷ ban, vì vậy ngoài những sổ nêu trên còn cóthêm sổ đăng ký đơn thư.

Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí sát cạnhphòng Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến vàtiếp cận thông tin với mọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,thiết bị hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máyphoto, tủ đựng tài liệu… Đảm bảo yêu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng,chính xác, bí mật, hiện đại

Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Kim Chung đã đemlại hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời,chính xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạtđộng được đạt hiệu quả cao nhất, từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh

tế xã hội của địa phương

Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong

mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND xã Kim Chung còn tồn tại một sốhạn chế nhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời docán bộ văn thư phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việccũng tương đối nhiều Vì vậy, việc tồn tại những hạn chế là việc không thểtránh khỏi

3.3 Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung

3 3.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản

3.3.1.Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung thực hiện theo quy định cơ quan Nhà nước:

3.3.2 Về thẩm quyền: Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

thuộc thẩm quyền ban hành của UBND

3.3.3 Về thể thức: Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

3.3.4.Về nội dung: Nội dung văn bản trước khi soạn thảo phải được trình

duyệt lãnh đạo văn phòng để kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, phù hợp về nộidung của văn bản

- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản đượcngười có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổchức và cá nhân có liên quan.

- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạoUBND thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc,Văn phòng UB phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hànhvăn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB

- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UBchủ trì họp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tạicuộc họp

3.3.6 Về việc ký văn bản:

* Chủ tịch, các Phó chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:

- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bảnquan trọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên

- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa các đơn vị trực thuộc UBND

- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; đi côngtác, học tập trong và ngoài nước; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộlãnh đạo, quản lý thuộc thẩm quyền của UBND

- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND Huyện uỷ quyền

* Phó chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:

- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quyđịnh về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND,thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịchphân công phụ trách

* Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:

- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình

- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành đượcphân công, phân cấp quản lý

3.3.7 Phát hành văn bản:

quan, đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký.

- Văn phòng UBND tổ chức việc thông báo trên hệ thống truyền thanhcủa Xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành

Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải bảo đảm thựchiện đúng quy định pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí mậtNhà nước

3.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan:

- Chủ tịch UBND Xã ký các văn bản: Quyết định của UBND Xã về chủtrương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy và nhân sự các phòng, ban, cơquan trực thuộc Xã, các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch, ngân sách, phê chuẩnbiên bản bầu cử Chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã, thị trấn và các văn bản quản

lý đất đai, ký các văn bản trình UBND Huyện Nếu Chủ tịch đi công tác vắnghoặc bận công việc thì Phó chủ tịch được uỷ nhiệm ký thay

- Phó chủ tịch UBND Xã phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủ tịch

uỷ nhiệm ký thay một số văn bản của UBND Xã để chỉ đạo việc xử lý các vấn

đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởicông xây dựng cơ bản sau khi được UBND Xã thông qua

- Văn bản của các ban ngành thuộc UBND xã Kim Chung trước khi banhành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các quy trình theoLuật ban hành

- Lãnh đạo văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các công vănthông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản cấp trên

- UBND có thẩm quyền ban hành các loại văn bản.Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim chung bao gồm rất nhiều phòng, ban, đơn vị trực thuộc khácnhau nên việc quản lý văn bản và thẩm quyền ban hành là rất cần thiết, thậntrọng Có như vậy văn bản ban hành ra mới có giá trị pháp lý cao

Dù là văn bản thường hay là các văn bản quan trọng cũng được trình bàyđầy đủ, đúng thể thức của văn bản theo mẫu chung, cụ thể và đảm bảo các yêucầu của Nhà nước quy định

3.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của cơ quan:

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bướccần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chấtlượng văn bản

* Bước 1: Chuẩn bị:

- Phân công soạn thảo

- Xác định mục đích, tính chất và nội dung chủ yếu của vấn đề cần ra vănbản

- Xác định tên loại, trích yếu nội dung

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liênquan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

* Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản

- Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày,mục đích đạt được của văn bản

- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đềVăn phòng đã tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị, cán nhân có liên quan

- Lãnh đạo UBND duyệt và ký ban hành

* Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in văn bản, soát lại văn bản và trình kýchính thức

- Văn thư ghi số, ngày tháng năm

- Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

- Đóng dấu và làm thủ tục phát hành

- Lưu văn bản

3.3.4 Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND xã

Trong quá trình tiếp nhận và ban hành các loại văn bản UBND xã PhúCát, căn cứ vào các quy định về việc kiểm tra rà soát và hệ thống hoá văn bản,việc thực hiện việc tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND Xã rất chặtchẽ bằng việc đưa ra các quy định rõ ràng cho việc tiếp nhận và ban hành Cácbiện pháp và những nguyên tắc kiểm tra, rà soát mà UBND sử dụng:

- Tập hợp đầy đủ các văn bản đến, đi của UBND tại văn thư để kiểm soáttừng loại văn bản

- Phân bổ các văn bản đến từng bộ phận, đơn vị có trách nhiệm giảiquyết (vào sổ văn bản đi, đến đầy đủ )

- Hệ thống hoá văn bản lên hệ thống quản lý văn bản của UBND

- Thường xuyên cử cán bộ chuyên trách theo dõi, kiểm tra việc quản lývăn bản của các đơn vị, bộ phận trong UBND (Văn phòng là đơn vị chịu tráchnhiệm chính) đảm bảo sự phối hợp với các đơn vị trong việc rà soát, hệ thốnghoá nhằm đạt được kết quả cao nhất

- Việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá được UBND tiến hành kiểm tratheo từng lĩnh vực hoạt động, các văn bản luật được kiểm tra theo hệ thốngngành luật nhằm phát hiện những mâu thuẫn, chồng chéo trong văn bản đượcthuận tiện Thông qua việc kiểm tra, rà soát văn bản UBND Xã đã loại bỏ đượcnhững văn bản đã hết hiệu lực, mẫu thuẫn; khắc phục những chỗ trống đượcphát hiện trong quá trình tập hợp văn bản, sửa đổi các quy phạm hiện hành,nâng cao hiệu lực pháp lí của văn bản

3.3.5 Những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Quy trình soạn thảo văn bản;

Kỹ thuật soạn thảo văn bản.

* Thẩm quyền ban hành văn bản:

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

* Quy trình soạn thảo văn bản: Thực hiện đúng với các văn bản quy

định hiện hành: từ việc phân công soạn thảo, soạn thảo, xin ý kiến xét duyệt,trình ký đến hoàn thiện, phát hành, chuyển giao văn bản

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản

+ Nêu ra các căn cứ pháp lí phù hợp với nội dung của văn bản

+ Nội dung văn bản chặt chẽ, đúng với vấn đề cần đề cập tới trong vănbản, phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với đường lối chủtrương, chính sách của đảng, đúng với quy định của Nhà nước và phù hợp vớitình hình kinh tế của địa phương

4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

4.1 Sơ đồ hoá các quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Kim Chung.

Tất cả các văn bản đi do cơ quan ban hành ra được tập trung thống nhấttại văn thư cơ quan để làm thủ tục đóng dấu, ghi số đăng ký, lưu văn bản vàlàm thủ tục bao gói chuyển giao văn bản, theo dõi việc giải quyết thực hiệntheo nguyên tắc nhanh chóng, chính sác đối tượng, tiết kiệm thời gian theo

hiện công việc và việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi có hiệu quả chínhxác nhanh chóng, năng xuất và hiện đại thì công tác quản lý văn bản đi qua cácbước sau:

4.1.1 Trình ký văn bản.

Các văn bản đi của cơ quan được giao cho cán bộ chuyên môn soạnthảo, in ấn sau đó đưa đi trình ký, chủ tịch hoặc người có thẩm quyền trước khiban hành Tất cả các văn bản ban hành ra sau đó trình lên chủ tịch phải đượcthông qua bộ phận Văn phòng của cơ quan để tiện theo dõi, kiểm tra, quản lý

43.1.2 Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng.

Văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn phòng thực hiện việc kiểmtra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện thấy saisót thì kịp thời báo lại với cán bộ được giao và xem xét giải quyết

Ghi số, ngày, tháng văn bản:

- Tất cả văn bản đi của cơ quan đều được đánh số thứ tự theo hệ thống

số chung của cơ quan do bộ phận văn phòng quản lý Tại cơ quan UBND xã sốđược đánh theo số thứ tự cho từng loại văn bản không có trường hợp nào đánh

số lộn Trong đó công văn được đánh 1 số riêng và văn bản mật là số riêng

- Ngày tháng, của văn bản cũng được thực hiện ghi theo đúng quy định.Những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thì được đánh thêm số 0, ở phía trước cỡchữ và kiểu chữ cũng được trình bày theo đúng với quy định của Nhà nước

4.1.3 Đóng dấu văn bản

Việc đóng dấu của cơ quan lên văn bản là căn cứ pháp lý và tính chânthực của văn bản, thông qua việc đóng dấu lên văn bản sẽ nhận biết được vị trícủa cơ quan mình trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước, đồng thời thể hiệnđược tính quyền lực của cơ quan

Dấu được đóng trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về bên trái, đối với nhữngvăn bản gồm nhiều trang thì phải đóng giáp lai Các văn bản đi kèm không cóchữ ký thì được đóng dấu treo, đóng dấu trùm lên một phần tác giả hoặc tiêu đềvăn bản

4.1.4 Thẩm quyền ký văn bản.

UBND là nơi làm việc nên thể thức ký và thẩm quyền ký văn bản phải

có chữ ‘Thay mặt’ được viết tắt ‘TM’ đặt trước tên cơ quan

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

4.1.5 Đăng ký văn bản đi.

Việc đăng ký văn bản tại cơ quan nhằm mục đích để quản lý được sốlượng văn bản do cơ quan ban hành và phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu khicần thiết được dễ dàng hơn

Ở UBND phường Tân Thành việc đăng ký văn bản đi được đăng kýbăng sổ theo phương pháp truyền thống

Về cách lập sổ cơ quan cũng căn cứ vào số lượng mỗi loại văn bản banhành ra hàng năm và áp dụng hình thức đăng ký hỗn hợp, chỉ sử dụng một sổđược chia thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản theo phương phápđánh số và đăng ký văn bản đi được cơ quan áp dụng theo đúng quy định của

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận Người ký Nơi người

nhận bản lưu

Số lượng bản lưu

Ghi chú

Tất cả các loại văn bản đều được đăng ký vào 02 quyển sổ, các văn bảnmật cũng được đăng ký chung một quyển sổ văn bản hành chính thông thường

vì số lượng ban hành ra hàng năm rất ít

Hàng năm cơ quan ban hành ra với số lượng khoảng 2000 văn bản khácnhau mối loại ban hành với số lượng cụ thể sau:

- Công văn 180 -200 văn bản / năm

- Quyết định 270- 300 văn bản / năm

- Thông báo 130 -150 văn bản / năm

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Báo cáo 150 - 170 văn bản / năm

- Tờ trình 120 -150 văn bản / năm

- Biên bản làm việc 100 văn bản / năm

- Biên bản hòa giải 70-100 văn bản / năm

Tất cả được các văn bản được đăng ký vào một cuốn sổ với số lượnghàng năm ban hành ra ít

Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi được quản lý chặt chẽ, chínhxác nên rất thuận lợi cho việc nghiên cứu và tra tìm

4.1.6 Chuyển giao văn bản đi

Việc chuyển giao văn bản đi đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, chínhxác, đúng đối tượng, tiết kiệm thời gian, ưu tiên chuyển giao văn bản khẩn đitrước Văn bản của cơ quan ban hành ra để chuyển giao trong nội bộ và khichuyển giao ra ngoài cơ quan thì có bì gói văn bản

- Lựa chọn bì: Tại cơ quan có mẫu bì văn bản được trình bày theo đúngmẫu quy định, với kích thước phù hợp, chất lượng giấy tốt và được đảm bảokhông bị lộ thông tin của văn bản khi cho vào bì

- Khi cho văn bản vào bì phải tùy theo số lượng và độ dày, mỏng của bì

để chọn cách gấp văn bản cho vào bì đảm bảo văn bản bên trong bì không bịrách nát, keo hồ dính vào văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan đều do cán bộ Văn phòng tổ chứcchuyển giao Nhưng ở UBND xã Kim chung không có: “Sổ chuyển giao vănbản đi”, như vậy sẽ khó cho việc theo dõi hoạt động của cơ quan, trong mộtnăm sẽ không biết số văn bản gửi chính xác đến những cơ quan, đơn vị, tổ chức

cá nhân nào

4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến Ủy ban nhân dân xã Kim Chung có thể qua nhiều đường:Qua bưu điện hay gửi trực tiếp đều phải qua bộ phận văn thư Khi đó văn thư

có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổhoặc phần mền quản lý vưn bản trong máy tính để đăng ký văn bản đến Vănbản được chuyển tới người có thẩm quyền giải quyết, Văn thư tiến hành sao,nhân bản văn bản đến, chuyển đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân, cuối cùng làgiải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

trình Các văn bản đến đều phải qua văn thư của UBND để đăng ký vào sổ vàquản lí một cách thống nhất

- Việc xử lí và giải quyết các văn bản đến được lãnh đạo Văn phòng chỉđaọ thực hiện nhanh chóng, chính xác đảm bảo các hoạt động chung củaUBND và không làm ảnh hưởng đến công việc của các đơn vị có liên quan

4.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

Những văn bản đến cơ quan (kể cả qua đường bưu điện, hay thủtrưởng cơ quan đi họp) luôn đảm bảo một nguyên tắc tập trung tại đầu mốitại văn phòng ủy ban để cán bộ Văn phòng kiểm soát được số lượng vănbản gửi đến cơ quan và được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thờithống nhất, bí mật và theo đúng quy trình, quy định của nhà nước

Văn bản được chuyển đến cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau: Qua bưuđiện, người đi học mang về hoặc văn thư cơ quan khác mang đến

4.2.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến.

- Khi gửi văn bản đến cơ quan cán bộ văn phòng trực tiếp nhận văn bảnphải tiến hành kiểm tra số lượng địa chỉ gửi văn bản.Nếu phát hiện có sai sótkịp thời làm biên bản báo cáo lại với nhân viên bưu điện cán bộ phụ trách đểgiải quyết

- Sau khi tiến hành kiểm tra song thì phân loại bì văn bản Những bì vănbản nào gửi đích danh, gửi các đơn vị thì để riêng ra không được phép bóc bìcòn văn bản gửi chung cho cơ quan thì cán bộ tiến hành bóc bì, đóng dấu đến,ghi số đến, ngày đến và đăng ký vào sổ: “Đăng ký công văn đến” Việc bóc bìvăn bản cũng được áp dụng thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, những

bì văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc được bóc trước và giải quyết trước Khibóc bì dùng kéo cắt bên mép phải của bì tránh không để làm rách bì và mất cácthông tin trên bì, khi lấy văn bản ra phải giữ lại bì để đối chiếu số ký hiệu ởtrên bì Nếu phát hiện sai sót thì kịp thời gửi trả lại nhân viên bưu điện để xử lý

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Việc đóng dấu đến nhằm khẳng định văn bản đó đã đến cơ quan và đãthông qua văn thư Dấu đến được đóng dưới số ký hiệu đối với văn bản có tênloại Trường hợp trích yếu nội dung quá dài thì dấu đến được đóng phần địadanh, ngày tháng của văn bản

Mẫu dấu của UBND xã Kim chung được trình bày như sau

- Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm vàđược ghi liên tục từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

- Ngày đến là ngày của cơ quan nhận được văn bản

UBND xã Kim Chung CÔNG VĂN ĐẾN Số:…….

Ngày tháng năm

4.2.3 Đăng ký văn bản đến.

Việc đăng ký văn bản có 2 phương án là - Đăng ký bằng sổ

- Đăng ký trên máy vi tính

- UBND xã Kim Chung là một cơ quan ở địa phương; cấp cơ sở sốlượng văn bản đến ít, cũng như điều kiện còn thiếu thốn đội ngũ cán bộ chưađược đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực này nên việc đăng ký văn bản vẫn đang

áp dụng theo phương pháp truyền thống bằng sổ

Phần bìa sổ:

Phần đăng ký bên trong:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM