I. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHềNG 1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng
3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã Kim Chung
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư thì công tác Văn thư của UBND Xã được tổ chức theo hình thức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và một số quy định cụ thể của UBND Xã. Xã hiện có một cán bộ Văn thư chuyên trách (trình độ trung cấp) được đào tạo bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của Văn thư hiện đại.
Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thực hiện công việc của công tác văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1của UBND.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan. UBDN xã Kim chung có 06 sổ chính là: Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ chuyển giao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện, số đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản đến, sổ theo dừi giải quyết văn bản đến. Ngoài ra với cơ cấu tổ chức là một cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND Xã thường xuyên phải tiếp nhận và giải quyết những đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của uỷ ban, vì vậy ngoài những sổ nêu trên còn có thêm sổ đăng ký đơn thư.
Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí sát cạnh phòng Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với mọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài liệu… Đảm bảo yêu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Kim Chung đã đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạt động được đạt hiệu quả cao nhất, từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội của địa phương.
hình tổ chức công tác văn thư của UBND xã Kim Chung còn tồn tại một số hạn chế nhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việc cũng tương đối nhiều. Vì vậy, việc tồn tại những hạn chế là việc không thể tránh khỏi.
3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung 3. 3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 3.3.1.Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung thực hiện theo quy định cơ quan Nhà nước:
3.3.2. Về thẩm quyền: Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND
3.3.3. Về thể thức: Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.3.4.Về nội dung: Nội dung văn bản trước khi soạn thảo phải được trình duyệt lónh đạo văn phũng để kiểm tra tớnh chớnh xỏc, rừ ràng, phự hợp về nội dung của văn bản.
3.3.5. Ban hành văn bản: Thời hạn phát hành văn bản
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được người có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổ chức và cá nhân có liên quan.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UBND thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng UB phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UB chủ trì họp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tại cuộc họp.
3.3.6. Về việc ký văn bản:
* Chủ tịch, các Phó chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:
- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quan trọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên.
của các đơn vị trực thuộc UBND.
- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; đi công tác, học tập trong và ngoài nước; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộc thẩm quyền của UBND.
- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND Huyện uỷ quyền.
* Phó chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:
- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND, thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công phụ trách.
* Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:
- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân công, phân cấp quản lý.
3.3.7. Phát hành văn bản:
- Văn phòng UB có trách nhiệm phát hành văn bản của UB đến các cơ quan, đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký.
- Văn phòng UBND tổ chức việc thông báo trên hệ thống truyền thanh của Xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành.
Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải bảo đảm thực hiện đúng quy định pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí mật Nhà nước.
3.3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan:
- Chủ tịch UBND Xã ký các văn bản: Quyết định của UBND Xã về chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy và nhân sự các phòng, ban, cơ quan trực thuộc Xã, các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch, ngân sách, phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã, thị trấn và các văn bản quản lý đất đai, ký các văn bản trình UBND Huyện. Nếu Chủ tịch đi công tác vắng hoặc bận công việc thì Phó chủ tịch được uỷ nhiệm ký thay.
đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND Xã thông qua.
- Văn bản của các ban ngành thuộc UBND xã Kim Chung trước khi ban hành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các quy trình theo Luật ban hành.
- Lãnh đạo văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản cấp trên.
- UBND có thẩm quyền ban hành các loại văn bản.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim chung bao gồm rất nhiều phòng, ban, đơn vị trực thuộc khác nhau nên việc quản lý văn bản và thẩm quyền ban hành là rất cần thiết, thận trọng. Có như vậy văn bản ban hành ra mới có giá trị pháp lý cao.
Dù là văn bản thường hay là các văn bản quan trọng cũng được trình bày đầy đủ, đúng thể thức của văn bản theo mẫu chung, cụ thể và đảm bảo các yêu cầu của Nhà nước quy định.
3.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của cơ quan:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản.
Tại UBND xã Kim Chung việc soạn thảo được thực hiện theo các bước sau:
* Bước 1: Chuẩn bị:
- Phân công soạn thảo
- Xác định mục đích, tính chất và nội dung chủ yếu của vấn đề cần ra văn bản.
- Xác định tên loại, trích yếu nội dung
- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
* Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản
- Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày,
- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đề Văn phòng đã tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị, cán nhân có liên quan.
* Bước 3: Trình duyệt
- Văn bản sau khi soạn thảo xong được trình lên lãnh đạo UBND phụ trách lĩnh vực đề cập đến trong nội dung văn bản để duyệt nội dung bản thảo, ký nháy.
- Cán bộ Văn phòng duyệt thể thức và tính pháp lý, ký nháy (cuối nơi nhận).
- Lãnh đạo UBND duyệt và ký ban hành.
* Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in văn bản, soát lại văn bản và trình ký chính thức.
- Văn thư ghi số, ngày tháng năm.
- Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận - Đóng dấu và làm thủ tục phát hành.
- Lưu văn bản
3.3.4. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND xã Kim Chung
Trong quá trình tiếp nhận và ban hành các loại văn bản UBND xã Phú Cát, căn cứ vào các quy định về việc kiểm tra rà soát và hệ thống hoá văn bản, việc thực hiện việc tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND Xã rất chặt chẽ bằng việc đưa ra cỏc quy định rừ ràng cho việc tiếp nhận và ban hành. Cỏc biện pháp và những nguyên tắc kiểm tra, rà soát mà UBND sử dụng:
- Tập hợp đầy đủ các văn bản đến, đi của UBND tại văn thư để kiểm soát từng loại văn bản.
- Phân bổ các văn bản đến từng bộ phận, đơn vị có trách nhiệm giải quyết (vào sổ văn bản đi, đến đầy đủ )
- Hệ thống hoá văn bản lên hệ thống quản lý văn bản của UBND.
- Thường xuyờn cử cỏn bộ chuyờn trỏch theo dừi, kiểm tra việc quản lý
hoá nhằm đạt được kết quả cao nhất.
- Việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá được UBND tiến hành kiểm tra theo từng lĩnh vực hoạt động, các văn bản luật được kiểm tra theo hệ thống ngành luật nhằm phát hiện những mâu thuẫn, chồng chéo trong văn bản được thuận tiện. Thông qua việc kiểm tra, rà soát văn bản UBND Xã đã loại bỏ được những văn bản đã hết hiệu lực, mẫu thuẫn; khắc phục những chỗ trống được phát hiện trong quá trình tập hợp văn bản, sửa đổi các quy phạm hiện hành, nâng cao hiệu lực pháp lí của văn bản.
3.3.5. Những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Quy trình soạn thảo văn bản;
Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
* Thẩm quyền ban hành văn bản:
- Ưu điểm:
+ UBND thực hiện việc ban hành văn bản theo quy định của Luật ban hành văn bản và các quy định hiện hành khác của Nhà nước.
+ UBND được ban hành các loại văn bản hành chính thông thường đó là:
Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Công văn, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng và một số loại giấy tờ khác như:
Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường ….
+ Ban hành văn bản đúng thẩm quyền của UBND.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Cỏc quy định trong văn bản được trỡnh bày ngắn gọn, rừ ràng, dễ hiểu và chính xác.
+ Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55 về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề ...
- Nhược điểm:
máy mà theo quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó với tiến hành ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản.
* Quy trình soạn thảo văn bản: Thực hiện đúng với các văn bản quy định hiện hành: từ việc phân công soạn thảo, soạn thảo, xin ý kiến xét duyệt, trình ký đến hoàn thiện, phát hành, chuyển giao văn bản.
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản
+ Nêu ra các căn cứ pháp lí phù hợp với nội dung của văn bản.
+ Nội dung văn bản chặt chẽ, đúng với vấn đề cần đề cập tới trong văn bản, phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với đường lối chủ trương, chính sách của đảng, đúng với quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình kinh tế của địa phương.