I. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND xã Kim Chung
1. Vị trí, vai trò của văn phòng
Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị. Nhưng hiểu như vậy là chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác.
Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Văn phòng”. Cách hiểu thông thường nhất được sử dụng trong giao tiếp hàng ngày là: Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn, giấy tờ và hành chính trong cơ quan.
Trong tư điển tiếng việt tác giả Văn Tân chủ biên giải thích “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc Văn thư hành chính trong cơ quan”. Trong đại từ điển tiếng Việt do tác giả Nguyễn Như ý chủ biên cũng giải thích tương tự, đó là:
“Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan. Theo những giải thích trong các từ điển nêu trên thì Văn phòng chỉ là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, Văn bản hành chính, không liên quan đến công việc hành chính của cơ quan. Trong cuốn sách “cẩm nang tổ chức hành chính Văn phòng” do tác giả Hồ Ngọc Cẩn chủ biên đã tổng kết một số khái niệm về Văn phòng như sau: Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của người lãnh đạo”. “Người ta có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”.
- Văn phòng được hiểu là trụ sở hay công sở làm việc của một cơ qua, đơn vị, là địa điểm để cán bộ, công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ.
Như vậy, Văn phòng chức năng có thể xem dưới các giác độ sau:
hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.
Thứ hai: Xét về hình thức, Văn phòng là một tập hợp có thể tổ chức, có trụ sở làm việc, có phương tiện vật chất và con người để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Từ nhiều cách tiếp cận khác nhau về Văn phòng nêu trên, có thể đưa ra khái niệm chung nhất về Văn phòng theo cuốn “Nghiệp vụ thư ký Văn phòng và tổ chức” của Học viện Hành chính Quốc gia (Hà Nội, năm 2002) như sau:
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Văn phòng cũng còn được hiểu là bộ máy tham mưu tổng hợp quan trọng, một cách tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.
Công tác Văn phòng là công tác quan trọng không không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan nói chung, Văn phòng UBND xã Kim Chung nói riêng, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác Văn phòng bởi vì Văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan. Thông tin đầu ra, đầu vào đều phải qua Văn phòng. Văn phòng là nơi hình thành nên “bộ nhớ” của Lãnh đạo, đồng thời là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo, chính vì vậy nhiều người quan niệm
“Văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng, tai mắt của các đơn vị”. Nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan sẽ thống suốt, sẽ có chất lượng và hiệu quả cao.
Ngoài ra, Văn phòng còn là nơi giao tiếp, giải quyết công việc giữa cơ quan này với cơ quan khác, nơi tiếp khác trong và ngoài cơ quan, và là nơi tiếp và giải quyết yêu cầu của nhân dân trên địa bàn xã. Văn phòng còn là tấm tương phản chiếu trình độ tổ chức lao động, trình độ Văn hóa hành chính trong cơ quan.
Văn phòng có vị trí, vai trò quan trọng các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong cơ quan hành chính sự nghiệp nói riêng. Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán
đúng. Vai trò đặc biệt quan trọng của Văn phòng thể hiện công tác tham mưu đặc lực cho lãnh đạo cơ quan, xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý, trong tổ chức và điều hành công việc hàng ngày của cơ quan. Đồng thời với chức năng tổng hợp thông tin Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo. Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác Văn phòng đòi hỏi Lãnh đạo cơ quan, phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học.
Ngoài ra, Văn phòng còn gắn với việc quản lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, tài chính mà cơ quan được giao để phục vụ và duy trì hoạt động bình thường của toàn bộ cơ quan đảm các điều kiện làm việc của cơ quan, giữ gìn trật tự an toàn cơ quan và tham gia nhiều công việc liên quan đến quyền lợi của người lao động theo chế độ nhà nước.
Chính vì lí do đó mà việc xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.2.1.1. Chức năng: Chức năng của Văn phòng được thể hiện ở 2 loại công tác:
Công tác tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động rất cần thiết cho công tác quản lý. Người thủ trưởng phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động cụa họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải thường xuyên quyết định chính xác mọi vấn đề. Do vậy, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp làm công tác tham mưu tổng hợp.
Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu,Văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, những ý kiến đó được tổng hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đũng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang
nội dung tham mưu của công tác Văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy đần được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể.
Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điệu kiện vật chất như nhà cửa, phương thiện, thiết bị, công cụ, tài chính…các điều kiện và phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc chức năng của Văn phòng, đó là chức năng hậu cần. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác Văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của cơ quan.
1.2. 1.2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Kim Chung thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Kim Chung, nhiệm vụ công tác hàng năm và đột xuất, Văn phòng UBND xã Kim Chung xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí sắp xếp trương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sử chỉ đạo và điều hành của Chủ tịch UBND xã Kim Chung;
- Thực hiện tham mưu cho Chủ tịch UBND xã Kim Chung và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo Văn bản của UBND xã Kim Chung ban hành;
- Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ; giải quyết Văn bản đến, Văn bản đi của UBND xã Kim Chung theo quy định, quy chế của UBND xã Kim Chung.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối của UBND
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cấn đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và của UBND xã Kim Chung.
- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của UBND xã Kim Chung, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ viên chức trong Văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – Văn phòng.
1.2.2. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng nhất của Văn phòng UBND xã Kim Chung. Là đơn vị tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng không thể thiếu trong bộ máy của UBND xã Kim Chung, Văn phòng UBND xã Kim Chung trực tiếp giúp Ban lãnh đạo UBND xã Kim Chung điều hành công việc và hoạt động của UBND xã Kim Chung, là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ Ban lãnh đạo UBND xã Kim Chung quản lý. Tham mưu tổng hợp là tham mưu ở giai đoạn cuối cùng. Cụ thể, công tác tham mưu của Văn phòng UBND xã Kim Chung được thể hiện chủ yếu trên các lĩnh vực xây dựng và tổ chức thực hiện các quyết định của UBND xã Kim Chung, tham mưu đề xuất xây dựng và trực tiếp xây dựng các quy chế quản lý và điều hành các lĩnh vực hoạt động của UBND xã Kim Chung, tham mưu công tác Văn bản, công tác Văn thư, lưu trữ, tham mưu trong việc xây dựng dự toán kế hoạch ngân sách và quản lý sử dụng có hiệu quả kế hoạch ngân sách tài chính được giao, tham mưu trong việc tổ chức khoa học quản trị công sở đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của UBND xã Kim Chung.
- Công tác tổng hợp trong Văn phòng UBND xã Kim Chung vô cùng quan trọng. Đó là toàn bộ công việc liên quan đến tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp các hoạt động của cơ quan, tổng hợp tình hình, thông tin, số liệu, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất của UBND xã Kim Chung, phục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo UBND xã Kim Chung. Do
công tác chung của UBND xã Kim Chung, lãnh đạo UBND xã Kim Chung sẽ không có cơ sở để quản lý điều hành công việc của UBND xã Kim Chung một cách khoa học và chặt chẽ.
Để thực hiện tốt công tác tham mưu, tổng hợp thông tin là một nhiệm vụ rất quan trọng. Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng UBND xã Kim Chung xuất phát từ vai trò là đầu mối giúp Ban lãnh đạo UBND xã Kim Chung xõy dựng, quản lý chương trỡnh cụng tỏc của UBND xó Kim Chung, theo dừi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác tham mưu cuả Văn phòng UBND xã Kim Chung không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác tham mưu. Công tác tổng hợp gắn kết với công tác tham mưu của Văn phòng UBND xã Kim Chung. Công tác tổng hợp làm không tốt sẽ dẫn đến việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã Kim Chung.
1.2.3. Chức năng hậu cần
Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của UBND xã Kim Chung được tiến hành thông suốt có hiệu quả là một chức năng quan trọng của Văn phòng. Chức năng hậu cần của Văn phòng UBND xã Kim Chung là giúp lãnh đạo UBND xã Kim Chung quản lý tài chính, tài sản của UBND xã Kim Chung tổ chức quản trị, đảm bảo đầy đủ các khoản chi tiêu, mua sắm, sửa chữa, thay thế trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thường xuyên của cơ quan trên tinh thần tiết kiệm, hiệu quả đúng tiến độ, nguyên tắc tài chính, không để thất thoát tiền và tài sản của nhà nước cũng như của UBND xã Kim Chung.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND xã Kim Chung:
Bộ máy văn phòng UBND xã Kim Chung bao gồm:
- 01 Chánh Văn phòng
- 04 Cán bộ, nhân viên văn phòng:
+ 02 cán bộ, nhân viên văn phòng Tổng hợp + 02 cán bộ, nhân viên phòng “Một cửa”
1.4 . Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Kim Chung
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo.
Việc bố trí, sắp xếp đó có hợp lý hay không đều ảnh hưởng đến chất lượng, năng suất lao động và con người làm việc trong đó.
phòng làm việc riêng biệt: 1 phòng là Văn phòng thống kê của UBND, và 1 phòng là bộ phận Văn thư Đánh máy. Bên trong được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như: máy điều hoà, máy vi tính, máy in, điện thoại, máy fax, máy photo; giá, tủ đựng tài liệu, để sách báo; bàn ghế làm việc và tiếp khách…
Các bộ phận chức năng thuộc Văn phòng được bố trí phòng làm việc gần với phòng làm việc của Chủ tịch, Phó chủ tịch để thuận tiện trong việc cung cấp thông tin và giúp cho các hoạt động của UBND.
NHỮNG HẠN CHẾ, YẾU KÉM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VĂN PHềNG UBND XÃ KIM CHUNG
I. Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng