Ứng dụng phầm mềm kipos tại trung tâm thư viện viện đại học mở

Phần mềm Libol với vai trò là một hệ quản trị thư viện tích hợp, quản lý toàn bộ những dữ liệu thư mục của thư viện, h trợ cán bộ thư viện trong các hoạt động nghiệp vụ; Phần mềm mã nguồ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

LÊ THÚY HẰNG

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội - 2015

MỤC LỤC

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC HÌNH ẢNH 6

MỞ ĐẦU 8

1 Tính cấp thiết của đề tài 8

2 Tình hình nghiên cứu 11

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 15

4 Giải thuyết nghiên cứu 16

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 16

6 Phương pháp nghiên cứu 16

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 17

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu 18

9 Bố cục luận văn 18

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG 20

PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN VIỆN ĐẠI HỌC MỞ 20

1.1 Khái niệm chung về phần mềm ứng dụng trong hoạt động thư viện 21 1.1.1 Phần mềm tư liệu 21

1.1.2 Phần mềm tích hợp quản trị thư viện 21

1.1.3 Phần mềm quản lý bộ sưu tập số 23

1.2 Tổng quan về phần mềm KIPOS 27

1.2.1 Cơ sở xây dựng phần mềm 27

1.2.2 Các tính năng nổi bật 29

1.2.3 Các phân hệ chức năng 32

1.3 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở 35

1.3.1 Lịch sử hình thành và phát triển 35

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ 37

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 39

1.3.4 Đặc điểm vốn tài liệu 40

1.3.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 41

1.4 Quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở 46

1.4.1 Quá trình chuyển đổi từ Libol và Dspace sang KIPOS 46

1.4.2 So sánh phần mềm KIPOS với Libol 50

1.4.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Viện Đại học Mở 52

Chương 2: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 54

2.1 Thực trạng ứng dụng ứng dụng phần mềm KIPOS 54

2.1.1 Phân hệ Biên mục 54

2.1.2 Phân hệ Quản lý Kho tư liệu số 62

2.1.3 Phân hệ Biên tập tài liệu số 66

2.1.4 Phân hệ Quản lý Lưu thông 78

2.1.5 Phân hệ Tra cứu 84

2.1.6 Cổng thông tin điện tử 90

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS 94

2.2.1 Nguồn thông tin số 94

2.2.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật 96

2.2.3 Nguồn nhân lực 98

2.3 Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS 100

2.3.1 Kết quả đạt được 100

2.3.2 Những hạn chế 104

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN 107

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ 107

3.1 Nhóm giải pháp về nguồn lực thông tin 107

3.1.1 Phát triển nguồn thông tin số 107

3.1.2 Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin 108

3.2 Nhóm giải pháp về phần mềm 108

3.2.1 Sử dụng tối đa các tính năng của phần mềm 108

3.2.2 Hoàn thiện phần mềm 110

3.3 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất kỹ thuật 111

3.3.1 Nâng cấp hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin 111

3.3.2 Trang bị các thiết bị hiện đại cho thư viện 111

3.4 Nhóm giải pháp về con người 112

3.4.1 Tăng cường đội ngũ cán bộ thư viện có trình độ 112

3.4.2 Trang bị kỹ năng thông tin cho bạn đọc 113

KẾT LUẬN 115

TÀI LIỆU THAM KHẢO 117

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Số lƣợng tài liệu truyền thống (thống kê tháng 6/2015) 40

Bảng 1.2: Số lƣợng tài liệu số (thống kê tháng 6/2015) 41

Bảng 1.3: Mức độ đáp ứng nhu cầu tin theo các loại hình tài liệu 45

Bảng 1.4: Số lƣợng biểu ghi (thống kê tháng 6/2015) 49

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Giao diện Trình biên tập MARC 55

Hình 2.2: Giao diện thiết lập bộ sưu tập 56

Hình 2.3: Giao diện quản lý các bộ sưu tập 56

Hình 2.4: Giao diện kết quả biên mục sau khi tra cứu trên OPAC 58

Hình 2.5: Giao diện Thêm trường dữ liệu 58

Hình 2.6: Giao diện Thêm trường con 59

Hình 2.7: Giao diện kết quả biên mục sau khi tra cứu trên OPAC 59

Hình 2.8: Giao diện Chuyển đổi MARCXML-ISO2709 60

Hình 2.9: Giao diện Nhập khẩu siêu dữ liệu 61

Hình 2.10: Giao diện Quản lý kho tư liệu số 63

Hình 2.11: Giao diện Quản lý kho tư liệu số với các tệp nội dung 64

Hình 2.12: Cấu trúc một biểu ghi METS 67

Hình 2.13: Cửa sổ biên tập METS 69

Hình 2.14: giao diện Map to METS 69

2.15: Trình đơn thêm StructMap 70

Hình 2.16: Cửa sổ đặc tính Bản đồ cấu trúc 70

Hình 2.17: Trình đơn thêm phần div 71

Hình 2.18: Cửa sổ thuộc tính phần tử div 72

Hình 2.19: Cửa sổ biên tập METS hiển thị cấu trúc vật lý 72

Hình 2.20: Cửa sổ đặc tính StructMap 73

Hình 2.21: Cửa sổ thuộc tính phần tử div 73

Hình 2.22: Cửa sổ biên tập METS hoàn thành cấu trúc logic 74

Hình 2.23: Giao diện tài liệu số sau khi biên tập METS 77

Hình 2.24: Giao diện cho mượn tài liệu 79

Hình 2.25: Giao diện hồ sơ độc giả 81

Hình 2.26: Giao diện hoạt động đầu mục của độc giả 81

Hình 2.27: Giao diện hoạt động METS của độc giả 82

Hình 2.28: Giao diện thông tin độc giả trên web 82

Hình 2.30: Giao diện tìm lướt 85

Hình 2.31: Giao diện tìm theo từ khóa 86

Hình 2.32: Giao diện tìm tin trình độ cao 87

Hình 2.33: Giao diện tìm kiếm toàn văn 87

Hình 2.34: Giao diện tìm kiếm liên thư viện 88

Hình 2.36: Giao diện chung kết quả tìm kiếm 89

Hình 2.37 :Kiến trúc Cổng thông tin điện tử KIPOS.WebPortal 92

Hình 2.38: Giao diện cổng thông tin điện tử 94

Hình 2.39: Sơ đồ vai trò của cán bộ thư viện trong thư viện số 99

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ XXI là thế kỷ của nền văn minh trí tuệ, với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế tri thức, sự hình thành xã hội thông tin và xu hướng giao lưu, hội nhập quốc tế ngày càng mở rộng ở mọi lĩnh vực hoạt động Xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức đã tác động mạnh mẽ đến mọi mặt của đời sống xã hội Thông tin tri thức đã trở thành nguồn tài nguyên quan trọng nhất của xã hội và mọi cá nhân Việc tiếp cận và sở hữu thông tin là điều kiện sống còn và phát triển của m i quốc gia Trong khi đó thư viện là nơi lưu giữ tinh hoa văn hóa của nhân loại, là cái nôi sản sinh ra các công trình nghiên cứu khoa học và các sản phẩm công nghệ phục vụ cho sự nghiệp phát triển đất nước Chính vì vậy thư viện phải là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo, góp phần giúp nhà trường hoàn thành sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước Hiện nay khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, hoạt động thông tin thư viện đang đứng trước những cơ hội và thách thức không hề nhỏ trong công cuộc hội nhập cùng với xu thế phát triển chung của tất cả các ngành nghề, lĩnh vực khác trong xã hội Thực tế cho thấy, những năm qua công nghệ thông tin cũng đã làm thay đổi tư duy, diện mạo của nhiều thư viện trong và ngoài nước Nhờ công nghệ thông tin mà công tác tổ chức, quản lý, khai thác các sản phẩm

và dịch vụ trong thư viện đã có những bước phát triển vượt bậc, đáp ứng đầy

đủ, nhanh chóng và chính xác nhu cầu của đông đảo bạn đọc hơn

Tại Việt Nam, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực thông tin thư viện trong vài chục năm trở lại đây đã giúp cải tiến toàn bộ quy trình nghiệp vụ hiện hành Đặc biệt theo Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 4 tháng 5 năm 2007 của Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch phê duyệt phát triển

ngành Thư viện Việt Nam định hướng đến năm 2020 là “Ứng dụng khoa học công nghệ cao nhằm tự động hoá, hiện đại hoá trong các khâu hoạt động của thư viện Phát triển thư viện điện tử và thư viện kỹ thuật số”

Cùng với với xu hướng phát triển và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ thông tin thư viện, việc lựa chọn phần mềm phù hợp cho m i thư viện để có thể đem lại hiệu quả cao nhất trong công tác nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc, cũng như trao đổi chia sẻ nguồn tin là vấn đề được quan tâm hàng đầu

Viện ĐH Mở có đặc thù là một cơ sở đào tạo đa ngành, các cơ sở đào tạo nằm rải rác trên khắp cả nước, loại hình đào tạo vừa tại ch , vừa từ xa Vì vậy thư viện phải là nơi cung cấp những nguồn thông tin tài liệu phục vụ cho các chương trình đào tạo đa dạng của Viện, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong trường, góp phần vào sự nghiệp giáo dục, đào tạo chung của cả nước

Năm 2008 khởi đầu cho công cuộc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở, thư viện đã sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 và phần mềm mã nguồn mở Dspace Việc sử dụng cùng một lúc hai phần mềm Libol và Dspace trong một hệ thống thư viện đã mang lại lợi ích trong quá trình xây dựng thư viện điện tử tại Trung tâm TTTV Viện

ĐH Mở Phần mềm Libol với vai trò là một hệ quản trị thư viện tích hợp, quản

lý toàn bộ những dữ liệu thư mục của thư viện, h trợ cán bộ thư viện trong các hoạt động nghiệp vụ; Phần mềm mã nguồn mở Dspace quản lý các cơ sở

dữ liệu toàn văn, xây dựng các bộ sưu tập giúp bạn đọc có thể tìm đọc, download tài liệu số, h trợ quá trình học tập, nghiên cứu và giảng dạy

Tuy nhiên đây là hai phần mềm riêng biệt, việc tích hợp được cả hai phần mềm để sử dụng một dữ liệu chung, thống nhất là một điều không thể, vì

nền tảng, cấu trúc hệ thống của hai phần mềm hoàn toàn độc lập Sau khi sử dụng một thời gian, nhận thấy điều bất cập đó, Trung tâm TTTV Viện Đại học Mở đã quyết định chuyển đổi phần mềm quản lý thư viện từ việc kết hợp

hệ quản trị thư viện tích hợp Libol với phần mềm mã nguồn mở Dspace sang

sử dụng phần KIPOS, để quản lý thư viện một cách tổng thể, thống nhất, vừa

dễ dàng cho công tác nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc, vừa đơn giản trong việc quản lý dữ liệu thư viện một cách khoa học

KIPOS – Knowledge Information Portal Solution là giải pháp phần mềm

quản lý thư viện của Công ty Hiện Đại – là một công ty phát triển các giải pháp dựa trên công nghệ của Microsoft, thành lập tháng 10 năm 2004 Công

ty hoạt động trên hai lĩnh vực chính: Giải pháp giáo dục – cung cấp và phát triển các sản phẩm phần mềm và dịch vụ h trợ cho vấn đề tự động hóa thư viện, h trợ đào tạo ngày nay; Giải pháp doanh nghiệp – tập trung phát triển các sản phẩm phần mềm và dịch vụ h trợ doanh nghiệp KIPOS được xây dựng để trở thành một giải pháp tổng thể tích hợp hoàn chỉnh, h trợ tối đa công tác quản lý mọi dạng thông tin tư liệu từ truyền thống tới tài liệu số và xuất bản điện tử của thư viện bằng công nghệ và kỹ thuật mới nhất Được thiết kế và phát triển bởi một đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin và nghiệp vụ thư viện với trên 10 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai các giải pháp quốc tế, KIPOS là một giải pháp hoàn toàn tuân theo qui trình nghiệp vụ quốc tế và các chuẩn công nghiệp trong ngành

KIPOS có đầy đủ các phân hệ phù hợp với từng quy trình nghiệp vụ chuẩn của một cơ quan thông tin thư viện, từ hoạt động bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến OPAC, quản lý lưu thông tài liệu, các xuất bản phẩm định kỳ, cũng như việc quản lý kho tài liệu số, biên tập tài liệu số theo các chuẩn hiện hành, trình diễn và lưu thông tài liệu số trong thư viện Các phân hệ chức năng của KIPOS được phân hoạch thành 2 vùng chính có thể triển khai độc

lập hoặc phối hợp trong một giải pháp thống nhất: KIPOS.Automation – Tự động hóa thư viện và KIPOS.Digital – Quản lý thư viện số, kết hợp với Cổng thông tin điện tử, trên cùng một giao diện, một hệ điều hành, cho phép tối ưu hóa hoạt động của của một thư viện hiện đại

Hiện nay đã có nhiều thư viện công cộng cũng như thư viện trường đại học trong nước ứng dụng phần mềm KIPOS trong quá trình xây dựng thư viện điện tử Trong đó phải kể đến Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở (Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở) Qua thời gian ứng dụng, phần mềm KIPOS đã mang lại những hiệu quả rõ rệt trong hoạt động thư viện theo hướng hiện đại hóa Tuy nhiên, cho đến nay vẫn còn một số hạn chế do các yếu tố chủ quan cũng như khách quan mang lại trong quá trình triển khai ứng dụng công nghệ Để có được những đánh giá đúng đắn trên cơ sở khoa học về phần mềm và khả năng ứng dụng của các cơ quan thông tin thư viện, tôi mạnh

dạn chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình, với mong

muốn nắm bắt được thực trạng ứng dụng KIPOS tại các cơ quan thư viện nói chung, thư viện Viện ĐH Mở nói riêng, trên cơ sở đó góp phần hoàn thiện phần mềm và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin

2 Tình hình nghiên cứu

Lĩnh vực nghiên cứu về phần mềm thư viện trong nước từ trước đến nay

đã có một số tác giả khai thác Trên phương diện nghiên cứu về một phần mềm quản lý thư viện tại cơ quan cụ thể, để thấy được tính ưu việt khi ứng dụng phần mềm thư viện trong quá trình quản lý, khai thác cũng như hoạt động nghiệp vụ của cơ quan, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những điểm hạn chế, nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan thư viện,

xây dựng thư viện điện tử, thư viện số đáp ứng yêu cầu tự động hóa các hoạt động thông tin thư viện trong nước

Libol và Ilib là hai phần mềm thư viện chủ yếu được các tác giả nghiên cứu trong những năm qua Hầu hết các công trình luận văn này đã đi sâu vào nghiên cứu thực trạng việc sử dụng phần mềm Libol hoặc Ilib tại cơ quan cụ thể, để thấy được những ưu điểm cũng như hạn chế trong quá trình triển khai

sử dụng, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm thư viện một cách hiệu quả nhất Với hướng nghiên cứu này phải kể đến một số công trình luận văn nghiên cứu sau:

“Ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học Kiến trúc Hà Nội” của tác giả Tào Thị Thanh Mai bảo vệ năm 2013

“Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Hà Nội” của tác giả Trần Thu Thủy bảo vệ năm 2012 “Khảo sát ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học Kinh tế Quốc dân” của tác giả Phạm Thị Thanh Mai bảo

Ngoài ra còn có các bài nghiên cứu đăng trên các tạp chí chuyên ngành, trên website của các tác giả nghiên cứu về các phần mềm khác, bao gồm cả

Hệ quản trị thư viện tích hợp và phần mềm mã nguồn mở Những bài nghiên cứu ngắn gọn nêu bật những tính năng nổi trội nhất của phần mềm, hoặc thực trạng ứng dụng phần mềm tại một thư viện cụ thể, và đưa ra những nhận xét

về phần mềm cũng như giải pháp khắc phục những hạn chế trong quá trình ứng dụng Phải kể đến một số bài nghiên cứu sau:

“Ứng dụng Phầm mềm Dspace phiên bản 4.0 trong xây dựng thư viện số”của tác giả Phan Ngọc Đông đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam số 4 (2014)

“Ứng dụng phần mềm Quản trị Thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha – Giải pháp tốt cho hệ thống thư viện đại học, cao đẳng ở Việt Nam” của tác

giả Dương Thị Thu Thủy đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam số 2 (2014)

“Phần mềm Quản trị Thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha cho hệ thống thư viện Việt Nam” của tác giả Nguyễn Huy Chương đăng trên Tạp chí Thông

tin Tư liệu số 3 (2014)

“Thư viện số Elib – Giải pháp phát triển và chia sẻ nguồn tài nguyên số trong các thư viện trường cao đẳng, đại học” của tác giả Hứa Văn Thành

đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam số 2 (2013)

“Dspace – Giải pháp xây dựng thư viện số” của tác giả Phan Ngọc

Đông đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam số 3 (2012)

“Ứng dụng phần mềm Vemis – Library vào dạy học trong ngành Thông tin – Thư viện ở trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế” của tác giả Hứa

Văn Thành đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam số 1 (2012)

“Ứng dụng phần mềm Ilib Easy trong hoạt động thông tin thư viện trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thanh Hóa” của tác giả Trịnh Tất Đạt

đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam số 6 (2011)

“Lưu trữ và quản lý báo – tạp chí trong phân hệ Kiểm soát ấn phẩm định kỳ của phần mềm Vebrary” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà đăng trên

Tạp chí Thƣ viện Việt Nam số 4 (2011)

“Sử dụng Greenstone để xây dựng bộ sưu tập số thư viện” của tác giả

Nguyễn Minh Hiệp đăng trên Tạp chí Thƣ viện Việt Nam số 2 (2007)

Trên thế giới, lĩnh vực nghiên cứu về phần mềm thƣ viện cũng đã có một

số công trình Tác giả xin đƣa ra một số bài nghiên cứu tác giả đã tìm đọc trên tạp chí online, trên website của một số cơ quan thông tin thƣ viện nhƣ sau:

“Library software products in Nigeria: A survey of uses and assessment” của các tác giả Ayodele Smart Obajemu, Joseph N Osagie,

Helen Olubunmi Jaiyeola Akinade và Felix C Ekere đăng trên Tạp chí Academic Journal – tập 5 số 5 (2013)

“Greenstone: Open-Source Digital Library Software with End-User Collection Building” của 3 tác giả Ian H Witten, David Bainbridge và Stefan

J Boddie (Đại học Waikato - New Zealand) đăng trên Tạp chí Online Information Review – tập 25 số 5 (2001)

“Greenstone – Open Source Digital Library Software” của 3 tác giả Ian

H Witten, David Bainbridge và Stefan J Boddie (Đại học Waikato - New Zealand) đăng trên Tạp chí D-Lib Magazine – tập7 số 10 (2001)

“Adoption of Open Source Digital Library Software Packages A Survey” của tác giả Sanjo Jose (Trung tâm Quốc gia về Thông tin Khoa học,

Viện Khoa học Ấn Độ, Bengalooru) đăng trên website http://eprints.rclis.org (kho dữ liệu số quốc tế về khoa học thông tin thƣ viện – LIS)

“Digitize Your Collections with Greenstone Digital Library Software:

An Open Source” của tác giả Kanwaljit Kaur Dhindsa (Thƣ viện trung tâm

Guru Nanak Dev Engg – Đại học Ludhiana) đăng trên website của Thư viện

có địa chỉ: http://www.gndec.ac.in/

Trong suốt quá trình nghiên cứu về đề tài này, tôi đã tìm hiểu và khẳng định rằng nghiên cứu về việc ứng dụng phần mềm KIPOS tại một cơ quan cụ thể từ trước tới nay chưa có tác giả nào nghiên cứu Bên cạnh đó, cũng chưa có

đề tài luận văn thạc sĩ nào nghiên cứu về một lĩnh vực cụ thể tại Trung tâm

TT-TV Viện ĐH Mở Chính vì thế tôi mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm Quản lý Thư viện KIPOS tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở” làm đề tài luận văn cao học của mình, với hi vọng là một nghiên cứu mới

mẻ về lĩnh vực ứng dụng phần mềm thư viện KIPOS tại một cơ quan thư viện

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu hiện trạng ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm

TT-TV Viện ĐH Mở nhằm có cơ sở căn cứ khoa học, đề xuất những giải pháp có tính khả thi cho việc hoàn thiện phần mềm quản lý thư viện, nâng cao ứng dụng KIPOS trong hoạt động nghiệp vụ, cũng như phục vụ thông tin đáp ứng nhu cầu của người dùng tin tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến phần mềm thư viện, bao gồm cả Hệ quản trị thư viện tích hợp và Phần mềm quản lý thư viện số; Các tính năng, đặc điểm của phần mềm KIPOS

- Khảo sát, phân tích thực trạng và kết quả triển khai ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở

- Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm KIPOS, đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả phần mềm này trong hoạt động thông tin thư viện của Trung tâm

4 Giải thuyết nghiên cứu

Việc triển khai ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm TT-TV Viện

ĐH Mở thay thế cho hệ quản trị thư viện tích hợp Libol và phần mềm mã nguồn mở Dspace sẽ tối ưu hóa được hoạt động thông tin thư viện của Trung tâm, từng bước xây dựng Trung tâm thành một thư viện điện tử hiện đại, phục

vụ nhu cầu thông tin của sinh viên cũng như cán bộ trong hệ thống giáo dục của Viện ĐH Mở, đáp ứng yêu cầu giáo dục từ xa của Viện

KIPOS sẽ thay thế toàn bộ các quy trình nghiệp vụ trong thư viện, từ bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lý dữ liệu thư mục cũng như cơ sở dữ liệu toàn văn, tra cứu tài liệu…

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Phần mềm KIPOS được sử dụng tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở Hà Nội

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm kiếm, sưu tập và đọc các tài liệu

liên quan đến hệ quản trị thư viện tích hợp, phần mềm quản lý tài liệu số (cả phần mềm thương mại và phần mềm mã nguồn mở), nghiên cứu các tài liệu

về thư viện điện tử, thư viện số, tự động hóa thư viện

- Phương pháp quan sát, điều tra trực tiếp: khảo sát quá trình ứng dụng

KIPOS tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở, thu thập các dữ liệu liên quan đến quá trình triển khai Theo dõi trực tiếp từ công đoạn chuyển đổi phần mềm Libol và Dspace sang KIPOS tại Trung tâm

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi: đối thoại trực tiếp với cán bộ thư

viện và một số sinh viên có mặt tại thư viện về việc sử dụng phần mềm KIPOS, những ưu điểm, hạn chế của phần mềm; Trao đổi gián tiếp với cán bộ thư viện thông qua email, điện thoại khi cần các số liệu, cũng như ý kiến chủ quan của từng người về hiệu quả ứng dụng KIPOS

- Phương pháp so sánh: So sánh phần mềm KIPOS với phần mềm Libol

và Dspace, từ đó chỉ ra những ưu, nhược điểm của từng phần mềm Đưa ra những nhận xét cụ thể về từng tính năng cũng như mức độ phù hợp khi ứng dụng vào thư viện

- Phương pháp điều tra bảng hỏi: phát bảng hỏi cho 2 đối tượng chính là

cán bộ thư viện và sinh viên của Viện Đại học Mở, để biết những ý kiến cá nhân của người sử dụng Từ đó thu thập được những thông tin phản hồi có tính trung thực cao

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

7.1 Ý nghĩa khoa học

Luận văn đóng góp một phần nhỏ trong việc nghiên cứu làm phong phú hơn lý luận về phần mềm quản lý thư viện, bao gồm cả hệ quản trị thư viện tích hợp và phần mềm quản lý thư viện số

7.2 Ý nghĩa ứng dụng

Đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm Quản lý thư viện KIPOS tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở, giúp cho thư viện rút ra kinh nghiệm khi triển khai và ứng dụng phần mềm trong hoạt động nghiệp vụ cũng như phục

vụ nhu cầu tin cho bạn đọc

Luận văn còn là tài liệu tham khảo cho sinh viên, giảng viên khi muốn nghiên cứu về lĩnh vực phần mềm thư viện

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Công trình này sẽ là một nghiên cứu mới mẻ về phần mềm thư viện nói chung, phần mềm KIPOS nói riêng, phân tích cụ thể từng tính năng của phân

hệ, những ưu điểm và hạn chế cần được khắc phục khi sử dụng phần mềm tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH Mở

Bổ sung những thiếu sót lý luận và thực tiễn về phần mềm thư viện trong các công trình nghiên cứu trước đây Nêu bật được hiệu quả ứng dụng KIPOS trong công cuộc xây dựng thư viện điện tử tại Trung tâm TT-TV Viện ĐH

Mở, làm tiền đề cho quá trình hiện đại hóa thư viện tại các cơ quan khác trong giai đoạn hiện nay

Khẳng định việc ứng dụng phần mềm KIPOS tại thư viện sẽ mang lại hiệu quả trong việc quản lý, nghiệp vụ, và phục vụ bạn đọc, tạo ra các sản phẩm cơ

sở dữ liệu hoàn chỉnh trong hoạt động thông tin thư viện của cơ quan

9 Bố cục luận văn

Luận văn có độ dài khoảng 100 trang khổ giấy A4, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, bảng chữ cái viết tắt, luận văn được chia thành 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về ứng dụng phần mềm KIPOS

tại Trung tâm Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở

Trong chương này, tác giả phân tích các nội hàm khái niệm liên quan đến phần mềm thư viện, khái quát về những đặc điểm chung của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở, sơ lược về quá trình chuyển đổi phần mềm Libol và Dpace sang sử dụng phần mềm KIPOS

- Chương 2: Ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin Thư

viện Viện Đại học Mở

Trong chương này, tác giả nghiên cứu chuyên sâu về thực trạng ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở với từng phân hệ

cụ thể Với m i phân hệ đều có những đánh giá khách quan dựa trên những phân tích, so sánh và trao đổi với các chuyên gia trong quá trình nghiên cứu

- Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở

Trong chương này, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm KIPOS phù hợp với đặc thù của thư viện cũng như

mô hình đào tạo của Viện ĐH Mở Các giải pháp sẽ được phân chia theo từng nhóm dựa trên những phân tích đánh giá thực trạng từ chương 2

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ

Sự phát triển vượt bậc khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông đã làm thay đổi mọi mặt của xã hội, trong đó có ngành TTTV Chính vì vậy, tin động hóa công tác TTTV đã là một xu thế tất yếu của tất cả các thư viện trên thế giới cũng như Việt Nam, đem lại hiệu quả vô cùng to lớn, tiêu biểu là sự ra đời của thư viện điện tử Quá trình tin học hóa

đó gắn liền với sự ra đời và phát triển của các phần mềm ứng dụng trong hoạt động TTTV

Mở đầu cho việc ứng dụng tin học hóa hoạt động TTTV, tập trung vào việc lưu trữ, tìm kiếm tài liệu và tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục, phần mềm tư liệu ra đời và đáp ứng yêu cầu đó

Việc ứng dụng tin học ngày càng mở rộng trong các hoạt động kỹ thuật khác, hệ thống thông tin tự động hóa được triển khai cho từng công đoạn hoặc toàn bộ quy trình nghiệp vụ TTTV như: quản lý công tác bổ sung, thực hiện biên mục tự động, đánh chỉ số, tạo lập các bộ phiếu, tạo ra các sản phẩm thông tin, các hoạt động tìm và khai thác dữ liệu, các hoạt động kiểm tra thống kê Đó là kết quả của sự ra đời và phát triển của phần mềm quản trị thư viện tích hợp

Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của thư viện điện tử, yêu cầu quản lý và khai thác các nguồn thông tin số đang phát triển, mà các

bộ sưu tập số toàn văn là thành phần cốt lõi, đã dẫn đến sự hình thành và phát triển của phần mềm quản lý bộ sưu tập số

1.1 Khái niệm chung về phần mềm ứng dụng trong hoạt động thư viện

1.1.1 Phần mềm tư liệu

Phần mềm tư liệu là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục CSDL được tạo ra bởi phần mềm tư liệu là CSDL thư mục, đó chính là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa [29, tr.104]

Ví dụ: Phần mềm CDI/ISIS là một trong những phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển, đã được sử dụng rộng rãi tại các thư viện ở Việt Nam từ năm 1990 CDS/ISIS đã được Trung tâm Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia việt hóa để sử dụng với bộ mã chuẩn quốc gia TCVN3, và được đưa vào sử dụng từ cuối những năm 80 tại các thư viện lớn như Thư viện Quốc gia, Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương, Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Các cơ quan này đều sử dụng CDS/ISIS để xây dựng, quản lý và khai thác các CSDL của thư viện mình Đến cuối 1994, được

sự giúp đỡ của Bộ Văn hóa Thông tin, thư viện của các tỉnh thành trong cả nước bắt đầu được trang bị máy tinhd, CDS/ISIS cũng từ đó mà được triển khai ứng dụng rộng rãi tại các thư viện tỉnh

Phần mềm tư liệu thích ứng với việc triển khai các ứng dụng tin học ở giai đoạn đầu, với các ứng dụng mang tính cụ bộ xây dựng CSDL để quản lý tài liệu của thư viện hoặc trung tâm thông tin Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và internet, phần mềm tư liệu không còn phù hợp nữa, thay vào đó là phần mềm tích hợp quản trị thư viện

1.1.2 Phần mềm tích hợp quản trị thư viện

Phần mềm tích hợp quản trị thư viện đóng vai trò tự động hóa và quy trình hóa các tác nghiệp trong một cơ quan TTTV Đây là phần mềm với

nhiều phân hệ (module) được thiết kế để giải quyết từng công việc cụ thể của các bộ phận chức năng trong cơ quan TTTV

Trong cuốn Tin học tư liệu của PGS.TS Đoàn Phan Tân, phần mềm tích hợp quản trị thư viện được định nghĩa là hệ thống phần mềm giúp tự động hóa quy trình đường đi của tài liệu và h trợ triển khai các sản phẩm và dịch vụ thư viện [29, tr.119] Nói cách khác, Phần mềm tích hợp quản trị thư viện là

hệ thống phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thư viện bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tại ch hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác…

Ví dụ: Phần mềm Libol là phần mềm quản trị thư viện tích hợp do Công

ty Tinh Vân, Thư viện Quốc Gia và Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia phối hợp nghiên cứu và phát triển Phần mềm Libol đã nhận được tài trợ chính thức từ Ban chỉ đạo Chương trình Quốc Gia về Công nghệ thông tin trong chương trình tài trợ cho các phần mềm nội địa năm 1998 Theo thống kê đến năm 2010 đã có 134 đơn vị sử dụng phần mềm Libol, trong đó có 78 trường ĐH, CĐ và trung học

Phần mềm Ilib là phần mềm do Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC nghiên cứu và phát triển để ứng dụng trong hoạt động của các cơ quan TTTV tại Việt Nam từ năm 1999 Tính đến nay đã có hơn 100 thư viện trong nước sử dụng phần mềm Ilib trong đó có các Thư viện Quốc gia và các thư viện tỉnh thành khác

Về cấu trúc, phần mềm tích hợp quản trị thư viện bao gồm 2 nhóm chính: Nhóm tác nghiệp và nhóm khai thác

- Nhóm tác nghiệp: bao gồm những chức năng dành cho cán bộ thư viện như bổ sung, biên mục, quản lý kho, lưu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ… nhằm h trợ các công việc nghiệp vụ khi xử lý tài liệu

- Nhóm khai thác: bao gồm những chức năng dành cho người dùng tin như tra cứu, đặt mượn, gia hạn, thông tin về tài khoản… h trợ bạn đọc trong việc sử dụng tài liệu thư viện

Hình 1.1: Mô hình chức năng của phần mềm tích hợp quản trị TV

1.1.3 Phần mềm quản lý bộ sưu tập số

Tài liệu số

Hiện nay đang có rất nhiều tranh luận và định nghĩa về tài liệu số và tài liệu điện tử Vấn đề gây tranh cãi này đã được phân chia theo 2 quan niệm: một quan niệm cho rằng tài liệu số và tài liệu điện tử là hoàn toàn khác nhau, một quan niệm khác lại cho rằng đây chỉ là hai cách gọi khác nhau cho một loại hình tài liệu

Theo tiêu chuẩn của Nga GOST R51141-98 thì "Tài liệu điện tử là những tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp

ghi bảo đảm việc xử lý thông tin bằng máy tính điện tử" Gần đây, trong một

số tài liệu nghiên cứu và đã được phát hành, tài liệu số được hiểu là “tập hợp

có tổ chức những bộ sưu tập thông tin của các đối tượng số hoặc đã được số hóa, được lưu trữ trên MTĐT mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi trường điện tử”

Từ cách hiểu trên, nên về thực chất trong hoạt động thực tiễn, khái niệm TLĐT và TLS được hiểu là tương đương Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt so với loại hình TL truyền thống nên TLS hay TLĐT chỉ có thể truy cập, chia sẻ và khai thác trên máy tính

Theo TS Nguyễn Viết Nghĩa, “Tài liệu số bao gồm tất cả các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí, các bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu,… được bao gói hay được lưu giữ trên các vật mang tin điện tử, có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính.”

Bộ sưu tập số

Theo ODLIS - Từ điển trực tuyến về Khoa học Thông tin và Thư viện, Sưu tập thư viện là tập hợp nhiều tài liệu (sách, báo cáo, các hồ sơ,…) được tập trung ở một nơi, vật lý hoặc ảo, bởi một hoặc một số người hoặc bởi một

tổ chức và được sắp xếp theo trật tự có hệ thống để h trợ tìm lại Toàn bộ tập hợp của sách và những tài liệu của thư viện, được biên mục và sắp xếp để h trợ truy cập

Cũng theo ODLIS, Sưu tập số là sưu tập của thư viện hoặc tài liệu lưu trữ được chuyển sang dạng thức đọc được bằng máy tính (machine readable format) để bảo quản hoặc để cung cấp sự truy cập bằng điện tử Sưu tập số cũng gồm các tài liệu thư viện được sản xuất ở dạng điện tử/số, như tạp chí điện tử, sách điện tử, tài liệu tra cứu trực tuyến và trên CD-ROM, CSDL và các tài nguyên khác dựa trên Web

Như vậy Bộ sưu tập số không chỉ là một tập hợp các tài liệu số, mà còn phải là tập hợp các tài liệu hay đối tượng số (dưới dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video…) được lựa chọn và tổ chức cùng với các siêu dữ liệu mô tả và có

ít nhất một giao diện cho người sử dụng truy cập thông qua môi trường mạng

Phần mềm quản lý bộ sưu tập số

Phần mềm này cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu với nhiều định dạng khác nhau như âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn, các tài liệu được số hóa… H trợ xây dựng các giáo trình, bài giảng, sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện Cho phép người dùng tin truy cập và khai thác thông tin trực tuyến

Như vậy ta có thể hiểu, phần mềm quản lý bộ sưu tập số là phần mềm quản lý toàn bộ các đối tượng số của thư viện, phân chia theo từng bộ sưu tập khác nhau, phục vụ cho việc lưu giữ, truy cập và chia sẻ thông tin cùng một lúc không giới hạn người dùng

Ví dụ: Phần mềm Greenstone là phần mềm mã nguồn mở h trợ việc xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số của thư viện trên internet hoặc trên CD-ROM Greenstone là kết quả của dự án thư viện số tại trường đại học Waikato, NewZealand với sự hợp tác của hai tổ chức UNESCO và Human Info NGO Phiên bản đầu tiên của phần mềm được phát hành vào tháng 8 năm 2000 Mục đích của phần mềm Greenstone là trao quyền cho người sử dụng, đặc biệt là thư viện các trường ĐH để xây dựng thư viện số cho riêng mình và chia sẻ nguồn lực thông tin trong cộng đồng

Phần mềm Dspace là phần mềm mã nguồn mở h trợ giải pháp xây dựng

và phân phối các bộ sưu tập trên internet Dspace do thư viện của Học viện Công nghệ Massachusets và Hewlett Pckard Labs phát triển Phiên bản Dspae đầu tiên phát hành vào tháng 11 năm 2002 với chức năng ban đầu là để quản

lý nguồn thông tin số nội sinh của học viện Hiện nay đã có hơn 1700 trường

ĐH, thư viện và các tổ chức sử dụng Dspace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên số Tại Việt Nam, Dspace đã được thư viện nhiều trường ĐH triển khai và ứng dụng, trong đó thư viện trường ĐH Đà Lạt là đơn vị đi đầu trong việc việt hóa phần mềm, viết các tài liệu hướng dẫn và tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng phần mềm

Về cấu trúc, phần mềm quản lý bộ sưu tập số bao gồm 2 nhóm chính:

- Nhóm tác nghiệp: bao gồm những chức năng quản lý kho tài liệu số, biên tập tài liệu số, quản lý lưu thông tài liệu và đóng gói xuất bản tài liệu số Nhóm tác nghiệp này dành cho cán bộ thư viện, để thực hiện các công tác xử

lý và quản trị nguồn tài liệu số của thư viện

- Nhóm khai thác: bao gồm những chức năng dành cho người dùng tin như tra cứu, tìm kiếm toàn văn, thông tin về quá trình truy cập sử dụng tài liệu

số, phương thức trình diễn/duyệt xem tài liệu số, h trợ bạn đọc sử dụng tài liệu số của thư viện một cách dễ dàng nhất

Hình 1.2: Mô hình chức năng của phần mềm quản lý bộ sưu tập số

1.2 Tổng quan về phần mềm KIPOS

1.2.1 Cơ sở xây dựng phần mềm

Ngày nay, các thư viện đang phải đối diện với nhiều thách thức thúc đẩy bởi một thế giới thông tin đa dạng và mở rộng nhanh chóng Sản xuất phần mềm trong điều kiện Việt Nam hiện nay là công việc không dễ, đặc biệt đối với lĩnh vực tổ chức, quản lý và phân phối tri thức như ngành thông tin thư viện, việc thay đổi các quy trình thao tác nghiệp vụ, tổ chức và quản lý là những vấn đề cơ bản song lại không thể thay đổi trong một sớm, một chiều Những yêu cầu đặt ra đối với một phần mềm thư viện bao gồm:

- Phần mềm phải tuân thủ các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ TTTV để đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quá trình TTTV và trao đổi các sản phẩm, dịch vụ trong môi trường nối mạng toàn cầu Đồng thời có khả năng tương thích với các chuẩn về mô tả dữ liệu số

- Phần mềm phải chạy trên mạng theo các chuẩn công nghệ về truyền thông của môi trường internet/intranet theo mô hình Client/Server

- Phần mềm phải có khả năng tạo lập, tổ chức, quản lý và phát hành các

bộ sưu tập số, đồng thời tích nhập các tài liệu đa phương tiện với nhiều định dạng khác nhau

- Các phân hệ chức năng phải h trợ một cách tối ưu nhất quy trình nghiệp vụ thư viện

- Phần mềm phải có khả năng duyệt xem và tìm kiếm mạnh

- Hệ thống CSDL phải có cơ chế sao lưu thông minh và dễ dàng khôi phục khi có sự cố, đảm bảo an toàn dữ liệu

- H trợ mã vạch và các thiết bị thư viện khác

Đứng trước những thách thức và yêu cầu đó, Công ty CP Phần mềm Hiện Đại đã cho ra đời giải pháp tổng thể KIPOS - Knowledge Information

Portal Solution, là sự kết hợp giữa phần mềm quản trị thư viện tích hợp và phần mềm thư viện số trên cùng một giao diện, truy cập chung trên một cổng thông tin KIPOS chính thức ra đời năm 2007, với nền tảng từ phần mềm VLAS (năm 2000) Cho đến nay KIPOS đã phát triển được gần 10 năm, những thay đổi, cập nhật để phù hợp với xu thế thời đại cũng như mô hình của từng thư viện đã khẳng định được vị thế của phần mềm thư viện này Các module chức năng của KIPOS được phân hoạch thành 2 vùng chính

có thể triển khai độc lập hoặc phối hợp trong một giải pháp thống nhất: KIPOS.Automation- Tự động hóa thư viện và KIPOS.Digital - Quản lý tài nguyên số Cùng với đó là sự kết hợp của Cổng thông tin điện tử KIPOS.Web Portal, giúp người dùng khai thác thông tin về tài liệu in trong thư viện cũng như sử dụng tài liệu số một cách dễ dàng và thuận tiện nhất

Hình 1.3: Mô hình cấu trúc tổng thể phần mềm KIPOS

1.2.2 Các tính năng nổi bật

Phần mềm KIPOS có đầy đủ tính năng cần thiết để quản lý một thư viện hiện đại, xây dựng các hệ thống tài nguyên thông tin, kết nối bạn đọc với tri thức nhân loại Phần mềm KIPOS bao gồm các tính năng của phần mềm quản trị thư viện tích hợp và phần mềm quản lý bộ sưu tập số

Tính năng của phần mềm quản trị thư viện tích hợp

- Hoàn toàn tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và quy tắc biên mục mô tả như ISBD, AACR2, MARC21

- H trợ nhiều khung phân loại khác nhau như BBK,UDC,DDC,LC… cũng như các khung phân loại đặc biệt khác

- Cho phép thư viện tự xây dựng các khuôn mẫu biên mục linh động đáp ứng mọi yêu cầu về trường mô tả cũng như đưa vào các dữ liệu mặc định

- Xuất nhập biểu ghi theo tiêu chuẩn MARCXML, ISO2709

- Tích hợp quản lý tài nguyên số: dễ dàng liên kết tới các tệp tin tài liệu

số trong kho tư liệu số

- Cung cấp hai loại giao diện tra cứu: trên Windows cho nhân viên tác nghiệp và trên web cho bạn đọc

- Cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm hiệu quả: tìm lướt, tìm theo từ khóa

và tìm chuyên gia, sử dụng các toán tử logic, toán tử lân cận, toán tử chặt cụt, toán tử so sánh

- Tốc độ tìm kiếm nhanh, chính xác thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin chuyên nghiệp với CSDL lớn hàng trăm nghìn đến hàng triệu biểu ghi

- Cung cấp khả năng tra cứu liên thư viện mạnh mẽ, có khả năng tìm kiếm đồng thời trên hàng trăm thư viện, liên kết thư viện thông qua chuẩn ISO 10161

- Tự động hoá việc lưu thông tài liệu với các chức năng: cho mượn, nhận trả, gia hạn, phạt và thu phí mượn tài liệu, quản lý thực hiện các chính sách cho mượn Dễ dàng nhập xuất dữ liệu bạn đọc từ Excel

- Thiết lập các chính sách cho mượn theo ma trận các điều kiện từ đơn giản đến chi tiết theo đặc thù của thư viện thỏa mãn mọi yêu cầu quản lý

- Tích hợp dễ dàng với các thiết bị in, quét mã vạch, thẻ nhựa, thiết bị công nghệ từ tính và RFID

- Cung cấp chức năng quản lý ngân sách và quĩ bổ sung theo cách tổ chức các tài khoản kế toán Lập đơn đặt tài liệu, theo dõi hiện trạng nhận tài liệu, quản lý nhật ký giao dịch thanh toán, cập nhật tình trạng nguồn quỹ

- Tuân thủ Holding Marc - Tiêu chuẩn mô tả về vốn tư liệu cho ấn phẩm định kỳ Tự động sinh các bản ghi cho m i kỳ phát hành căn cứ vào mô tả qui tắc phát hành theo tiêu chuẩn, cho phép thêm các số phát hành đặc biệt

Tính năng của phần mềm quản lý bộ sưu tập số

- Với kiến trúc hướng dịch vụ, KIPOS cung cấp giao diện làm việc với các thư mục của kho tư liệu số từ xa thông qua giao diện Winform, dễ dàng duyệt thư mục tệp tin, dễ dàng tải lên, tải xuống (có chế độ ngăn chặn) cả thư mục tệp tin với số lượng hàng nghìn tệp và m i tệp tối đa lên tới 2GB

- Tích hợp trình biên tập HTML Editor cho phép thư viện bên tập các nội dung tài liệu dạng HTML, chèn ảnh, chèn video từ kho tư liệu số Cho phép tạo ảnh đại diện chỉ bằng 1 click chuột Cho phép tích hợp với trình biên tập như các ứng dụng Office, Note pad… để cập nhật nội dung tiện lợi nhất

- Phân hoạch lưu trữ vật lý kho tư liệu số của thư viện tách biệt hoàn toàn với chương trình ứng dụng, thư mục tệp tin hoàn toàn do thư viện tự đánh tên và cấu trúc Nhờ vậy, người quản trị dễ dàng sao lưu và phục hồi dữ liệu kho tư liệu số của thư viện thông qua các công cụ có sẵn trong hệ thống Windows

- Cho phép thư viện quản lý không chỉ các tệp tin tài liệu số mà bao gồm mọi tệp tin chia sẻ trong hệ thống như: ảnh đại diện, ảnh bạn đọc, các tệp dữ liệu và cấu hình khác

- Khả năng phân quyền thông minh tới thư mục bất kỳ, theo nhóm và người sử dụng

- Sử dụng tiêu chuẩn MARC cho siêu dữ liệu mô tả, như vậy giải pháp thư viện số sử dụng chung dữ liệu thư mục với hệ thống tự động hóa thư viện KIPOS.Automation, tối ưu về mặt lưu trữ và qui trình xử lý dữ liệu của nhân viên thư viện, hợp nhất trong tìm kiếm phiên bản vật lý và phiên bản số của tài liệu

- Tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn METS cho việc xây dựng và bảo trì các tài liệu số, dễ dàng đóng gói chia sẻ siêu dữ liệu theo tiêu chuẩn này với các

hệ thống khác

- Dễ dàng liên kết các biểu ghi thư mục từ cơ sở dữ liệu thư mục thông qua việc tìm kiếm, sao chép và dán liên kết Một biểu ghi METS có thể liên kết tới nhiều biểu ghi thư mục đóng vai trò là siêu dữ liệu mô tả

- Tự động tạo các ảnh đại diện cho các tệp tin nguồn có định dạng khả thi: html, jpg, png, gif, tif, bmp… M i tệp tin chỉ thực hiện tạo ảnh đại diện một lần, tối ưu việc xử lý dữ liệu

- Tích hợp trình biên tập nội dung nhúng định dạng html WYSWYG

- Cho phép thiết lập chính sách lưu thông theo bộ sưu tập + nhóm bạn đọc Cho phép thư viện thiết lập cách tính phí theo thời gian truy cập hoặc lượt truy cập của bạn đọc đến tài liệu

- Cho phép bạn đọc tự quyết định thời lượng truy cập và mức phí sẽ phải trả theo chính sách được thiết lập của thư viện

- Cho phép hạn chế truy cập đến từng tài liệu hoặc toàn bộ tài liệu trong một bộ sưu tập nhất định

- Thiết lập và quản lý tài khoản kế toán của bạn đọc, ghi nhận những khoản phí phát sinh, những khoản thanh toán và cả những khoản trả trước hay đặt cọc của bạn đọc

- Cho phép theo dõi và ghi nhận những hoạt động khai thác tài liệu số của bạn đọc, qua đó tổng hợp số liệu thống kê phân tích cần thiết

- Hệ thống đáp ứng 2 phương pháp điều hướng nội dung tài liệu theo 2 loại bản đồ cấu trúc của tài liệu : lật trang tuần tự theo cấu trúc vật lý của tài liệu và di chuyển tới nội dung theo cấu trúc logic của tài liệu Ngoài ra nó còn cho phép trình bày nhiều phiên bản khác nhau của nội dung theo đúng qui định của tiêu chuẩn METS : ví dụ 1 trang tài liệu số có 2 phiên bản ảnh gốc

và pdf nhiều lớp…

- Tìm kiếm toàn văn nhanh với khả năng h trợ kho dữ liệu lớn hàng triệu tệp tin Sắp xếp kết quả tìm kiếm theo cách tính điểm thỏa mãn tiêu chuẩn Hiển thị kết quả tìm kiếm theo nhu cầu có thể tùy biến được, che dấu các địa chỉ tệp tin nguồn

1.2.3 Các phân hệ chức năng

KIPOS là sự kết hợp của 3 hệ thống với 12 phân hệ chức năng:

- KIPOS.Automation – Giải pháp tự động hóa thư viện (5 phân hệ)

+ Phân hệ Biên mục: Cho phép thực hiện việc biên mục hoàn toàn dựa trên giao diện Windows, các nhân viên thư viện có thể biên mục và quản

lý thư mục, quản lý tính nhất quán, biên mục đầu mục và các nguồn tin đa phương tiện với khả năng xuất nhập biểu ghi thư mục MARC21 H trợ mọi tiêu chuẩn MARC, các qui tắc biên mục ISBD, AACR2… giao diện linh hoạt với nhiều mẫu nhập liệu tiện dụng, tùy biến

+ Phân hệ Tra cứu: Hoàn toàn dựa trên công nghệ Web, OPAC cho phép người sử dụng có thể truy cập thông tin của thư viện thông qua các trình duyệt Web ở mọi nơi mọi lúc OPAC cung cấp những phưng thức tìm kiếm

đa dạng , tốc độ nhanh, thoả mãn mọi yêu cầu tìm tin của người sử dụng OPAC cung cấp các tính năng cơ bản như: Tìm lướt, Tìm Tiêu đề đề mục, Tìm từ khóa, Tìm Chuyên gia thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin

+ Phân hệ Quản lý lưu thông: Được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu

tự động hoá của các thư viện trong việc tự động hoá quản lý lưu thông tài liệu với các chức năng như cho mượn, nhận trả, gia hạn, phạt và thu phí, quản lý bạn đọc và các chính sách cho mượn Mục đích chính của phân hệ này là quản

lý các bộ sưu tập vật lý hiện hữu trong và ngoài thư viện bằng phương thức càng công bằng và hiệu quả càng tốt Nó bao gồm việc lưu thông của bộ sư tập các tài liệu thông thường, các tài liệu mượn liên thư viện và công việc quản lý các bàn phục vụ Phân hệ này bao hàm tất cả các vấn đề liên quan tới việc cho mượn: tính phí, thanh toán, gia hạn, quá hạn, đặt trước, bảo trì tài liệu, bạn đọc

+ Phân hệ Quản lý bổ sung: Cho phép bạn quản lý nguồn quĩ bổ sung, quản lý quá trình bổ sung như nhận tặng biếu, đặt mua tài liệu, nhận và thanh toán Phân hệ được xây dựng linh hoạt, thích nghi với nhiều mô hình luồng công việc của từng thư viện

+ Phân hệ Quản lý ấn phẩm định kỳ: Quản lý việc đặt và nhận báo tạp chí, h trợ tiêu chuẩn MARC cho định dạng vốn tư liệu (MARC format for Holding and Location), cung cấp giao diện đồ họa Windows cho phép dễ dàng tích hợp với các phân hệ khác trong hệ thống

- KIPOS.Digital – Giải pháp thư viện số (7 phân hệ)

+ Phân hệ Quản lý kho tư liệu số: Cung cấp một chức năng quản lý các tệp tin từ xa, cho phép nhân viên thư viện tập hợp các tệp tin tài liệu số và tải lên server, quản trị từ xa kho dữ liệu số do mình phụ trách, với các chức năng chính: duyệt xem, tải lên, tải về, sửa chữa tệp tin nội dung, tạo ảnh đại diện…

+ Phân hệ Biên tập tài liệu số: Cung cấp khả năng biên tập tài liệu

số trên giao diện Windows trực quan và đặc biệt tiện lợi cho người sử dụng Giao diện biên tập tài liệu số tiêu chuẩn METS thân thiện với các tình năng tương tác với tệp tin từ xa, xem qua ảnh tệp, xây dựng ánh xạ tự động Tất cả các phần siêu dữ liệu mô tả, quản trị, tệp tin, cấu trúc… đều được h trợ bởi trình biên tập tài liệu số tiêu chuẩn METS Đặc biệt, trình biên tập siêu dữ liệu

mô tả tiêu chuẩn MARC21 là một phần được tích hợp chặt chẽ với trình biên tập tiêu chuẩn METS Nói chung, giúp thư viện tối giản công sức trong việc tạo ra các đối tượng số phức tạp

+ Phân hệ Tra cứu mục lục tài liệu số: Tra cứu mục lục trực tuyến tài liệu số, cung cấp các chức năng tìm kiếm trên siêu dữ liệu mô tả của tài liệu số, có thể tích hợp với giao diện tìm kiếm tài liệu truyền thống Các chức năng tìm kiếm chính bao gồm: Tìm lướt, Tìm theo từ khóa, Tìm kiếm chuyên gia

+ Phân hệ Quản lý lưu thông tài liệu số: Cho phép thư viện thiết lập các chính sách lưu thông tài liệu, các phương pháp tính phí sử dụng tài liệu dựa trên loại tài liệu, loại bạn đọc, thời gian cấp phép truy cập Các chức năng thống kê báo cáo, thu phí, quản lý tài khoản bạn đọc… thuộc phân hệ này phụ trách

+ Phân hệ Trình diễn tài liệu số: Đây là một phân hệ phức tạp và thể hiện tính ưu việt của các giải pháp thư viện số có tuân thủ tiêu chuẩn METS Phân hệ này phát huy tối đa khả năng trình diễn trên web của các tài liệu số phức hợp gồm nhiều loại định dạng khác nhau như âm thanh, hình ảnh, văn bản… Thể hiện đúng cấu trúc và trình diễn đúng những nội dung cần thiết là một yêu cầu cơ bản, ngoài ra phân hệ này cần có các biện pháp quản trị nội dung để hạn chế tối đa khả năng sao chép dữ liệu

+ Phân hệ Chỉ mục tìm kiếm toàn văn: Tích hợp một Search Engine – Máy tìm kiếm mạnh mẽ cho phép chỉ mục nội dung tài liệu số bao

gồm mục lục, nội dung nhúng, nội dung tệp tin liên kết có thể thu hồi văn bản Cung cấp chức năng tìm kiếm toàn văn trong giao diện OPAC

+ Phân hệ Quản lý báo tạp chí điện tử: Cung cấp các chức năng đặc biệt phù hợp trong việc biên mục, biên tập, tra cứu và quản lý lưu thông

các tài liệu là báo tạp chí điện tử

- KIPOS.Web portal – Cổng thông tin điện tử: Bao gồm các

module dựng sẵn cho một cổng thông tin điện tử thông dụng và các module thuộc về giải pháp thư viện tổng thể KIPOS, tất cả đều được thiết kế để đáp ứng yêu cầu chung đối với một cổng thông tin điện tử: Quản lý tin tức sự kiện, thông báo, giới thiệu, diễn đàn, thiết lập các kênh thông tin cần thiết của thư viện, tùy biến thiết kế giao diện…

1.3 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở

1.3.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Viện Đại học Mở Hà Nội là một trường Đại học công lập được thành lập ngày 03 tháng 11 năm 1993 theo quyết định số 535/TTg của Thủ tướng Chính Phủ, là tổ chức hoạt động trong hệ thống các các trường đại học quốc gia do Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam trực tiếp quản lý và được hưởng mọi quy chế của một trường đại học công lập Viện Đại học Mở Hà Nội là cơ

sở giáo dục đại học mở đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cao trong hệ thống giáo dục quốc gia Là cơ sở đào tạo đại học và nghiên cứu với các loại hình đào tạo từ xa, đào tạo tại ch nhằm đáp ứng nhu cầu học tập đa dạng của xã hội, góp phần tăng cường tiềm lực cán bộ khoa học - kỹ thuật cho đất nước

Trong những năm qua, Viện Đại học Mở đã đạt được những thành tựu nhất định Một trong những thành tựu quan trọng nhất đó là Viện đã thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao Tạo cơ hội học tập cho nhiều người với các loại hình đào tạo đa dạng: chính quy, tại chức, từ xa, trong đó đào tạo từ xa là

nhiệm vụ chủ yếu, góp phần khẳng định được vai trò của đào tạo từ xa trong

hệ thống giáo dục quốc dân

Phòng Thư viện Viện Đại học Mở ra đời ngay từ ngày đầu thành lập Viện năm 1993 Phòng Thư viện là đơn vị phục vụ đào tạo trực thuộc Ban giám hiệu nhà trường, có vị trí quan trọng trong việc phục vụ đội ngũ cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên của Viện Ngày 15/05/2009 Phòng Thư viện được nâng cấp thành Trung tâm Thông tin Thư viện thông qua quyết định số52/QĐ-ĐHM

Nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện là phục vụ bạn đọc, tạo cơ hội cho bạn đọc tiếp cận các nguồn tài nguyên thông tin theo nhu cầu và h trợ bạn đọc kỹ thuật chuyên nghiệp dùng tin cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Viện Đại học Mở Sự ra đời của Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học Mở đã đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy của đông đảo đội ngũ giảng viên và sinh viên của Viện

Để phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy và học tập của một đội ngũ cán bộ giảng viên (khoảng 1087 người), với 50.000 sinh viên gồm các hệ chính quy, tại chức và đào tạo từ xa thì sự ra đời của Trung tâm Thông tin - Thư viện là rất cần thiết Thư viện không chỉ là nơi nghiên cứu, tìm đọc tài liệu đáp ứng nhu cầu của cán bộ và sinh viên, học viên trong Viện mà còn góp phần vào sự nghiệp giáo dục, đào tạo chung của cả nước

Trong những ngày đầu thành lập với vốn còn tài liệu ít ỏi, sau gần 20 năm hoạt động, trưởng thành, Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Đại học

Mở đã có một nguồn lực thông tin tương đối phong phú, đã đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của đông đảo cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong toàn Viện

Do đặc thù của Viện Đại học Mở cơ sở vật chất không tập trung, m i một khoa đào tạo có một cơ sở vật chất, vì vậy Thư viện cũng được phân cấp

thành Thư viện của Viện và các Thư viện Khoa Trung tâm Thông tin - Thư viện là đầu mối có trách nhiệm tư vấn chuyên môn cho các Khoa về công tác thư viện

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ

Chức năng:

Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Đại học Mở có chức năng thu thập, tổ chức, lưu trữ và khai thác vốn tài liệu và cung cấp các loại tài liệu nhằm truyền bá kiến thức, thông tin phục vụ nhu cầu giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, giải trí cho cán bộ, viên chức, giáo viên, học viên

và sinh viên tất cả các hệ đào tạo trong Viện Đại học Mở

Chuẩn hóa về nghiệp vụ Thông tin - Thư viện nhằm đảm bảo tính liên thông trong nước và nước ngoài về lĩnh vực chuyên môn Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến vào việc hiện đại hóa, tự động hóa các hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện, xây dựng thư viện điện tử, thư viện số

Có kế hoạch thường xuyên xây dựng và bảo trì trang web của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đảm bảo hệ thống mạng, phòng máy được thông suốt Biên mục, kết nối các cơ sở dữ liệu toàn văn, bảo đảm, nâng cấp phần mềm quản trị thư viện Libol, thư viện số, đáp ứng yêu cầu tự động hóa và hiện đại hóa Trung tâm Thông tin - Thư viện

Có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với các Khoa, các Trung tâm, các Phòng, Ban trong Nhà trường về việc bổ sung sưu tập, xử lý, cung cấp tài nguyên số và tài liệu tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên trong toàn trường

Tham gia các hội nghị, hội thảo khoa học về thông tin thư viện trong nước và quốc tế, liên kết, hợp tác với các thư viện, tổ chức cá nhân trong nước

và nước ngoài về tiếp nhận tài trợ, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm

chuyên môn, tham gia các mạng thông tin; tổ chức các hoạt động dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và quy định của pháp luật Hoạt động thư viện các Khoa, Trung tâm: Tổ chức khai thác vốn tài liệu

và giáo trình các chuyên ngành đào tạo của Khoa, Trung tâm; phục vụ kịp thời nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên và sinh viên các hệ đào tạo ở Khoa, Trung tâm; phổ biến các nội quy, quy chế, hướng dẫn sử dụng phòng đọc, thư viện điện tử, thư viện số cho bạn đọc

- Lập kế hoạch bổ sung, khai thác, sao chụp, nhân bản vốn tài liệu, cơ sở

dữ liệu, vật tư, trang thiết bị để phục vụ tốt công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học trong trường

- Thu thập các tài liệu do trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận

án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

- Tổ chức và quản lý cán bộ thư viện, tài sản theo sự phân cấp của Viện trưởng Viện Đại học Mở Bảo quản, kiểm kê định kì vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của Trung tâm Thông tin - Thư viện Tiến hành thanh lọc ra khỏi kho thư viện các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của pháp luật

- Thực hiện quản lý về mặt chuyên môn các thư viện của các Khoa, Trung tâm Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của viện Trưởng Viện Đại học Mở, của Bộ giáo dục và Đào tạo và của Vụ thư viện Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

1.3.3 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm TTTTV Viện ĐH Mở Hà Nội chi nhánh Ngọc Hồi Thanh Trì

có 6 cán bộ, gồm 01 giám đốc; 01 phó giám đốc; và các cán bộ thuộc các phòng ban làm công tác chuyên môn nghiệp vụ Trong đó cán bộ công nghệ thông tin có 02 cán bộ, cán bộ xử lý nghiệp vụ có 02 cán bộ, cán bộ phục vụ bạn đọc có 01 cán bộ chính, và 01 cán bộ h trợ

Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của thư viện, đưa ra những quyết định, định hướng phát triển cho thư viện

Bộ phận xử lý nghiệp vụ có nhiệm vụ bổ sung tài liệu, biên mục, biên tập tài liệu, và h trợ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ thư viện ở các chi nhánh con

Bộ phận phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ thực hiện quy trình lưu thông tài liệu, cho bạn đọc mượn trả tài liệu, ghi nhận thông tin từ phía bạn đọc, và tiếp nhận yêu cầu làm thẻ bạn đọc

Bộ phận tin học có nhiệm vụ duy trì hệ thống mạng, máy tính, cơ sở dữ liệu của thư viện hoạt động thông suốt, h trợ bạn đọc sử dụng phòng Mạng – Máy tính, và in thẻ bạn đọc

Vì là trụ sở chính, nên Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội là cơ quan đứng đầu phụ trách quản lý chuyên môn và nghiệp vụ điều phối nhân sự của

12 chi nhánh thư viện đặt tại các cơ sở đào tạo khác Hàng năm việc tuyển dụng nhân sự, và phân công công việc và tổ chức các hoạt động của thư viện đều từ phía trung tâm phát động, nhằm duy trì sự liên kết giữa các thư viện thành viên, sử dụng chung cơ sở dữ liệu thư viện