Báo cáo thực tập tại trung tâm thư viện đại học kinh tế quốc dân

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA: TIN HỌC KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP “ Đơn vị thực tập: TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN – TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN” Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Văn Thư Cán hướng dẫn: Giám đốc Ths Đào Thiện Quốc Họ tên: Nguyễn Thùy Trang Mã sinh viên: CQ534157 Lớp: Tin học kinh tế 53B Hà Nội: 05/02/2015 MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Lịch sử hình thành phát triển: Ngay từ thành lập trường 1956, Thư viện đơn vị trường thành lập Liên tục, phát triển trường, năm 1986 Thư viện nâng tầm phát triển lên thành Trung tâm Thơng tin - Thư viện Hiện Trung tâm có hàng trăm ngàn đầu sách Việt văn ngoại văn, có hệ thống máy tính dành cho quản lý, xử lý nghiệp vụ tra cứu tìm tin Trung tâm Thông tin - Thư viện áp dụng quản trị Thư viện phần mềm tích hợp đại, xử lý hoàn toàn Web Mục tiêu hướng tới Trung tâm đẩy mạnh xây dựng sở liệu số, tiến tới xây dựng Thư viện số nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển trường trường định hướng nghiên cứu, đồng thời đáp ứng yêu cầu ngày cao bạn đọc 4 Cơ cấu tổ chức: Giám đốc Phòng hành Phó giám đốc Phịng nghiệp vụ xử lý thơng tin Phịng cơng nghệ thơng tin Phịng khai thác dịch vụ thông tin 2.1 Giám đốc: − Chức năng: Lãnh đạo trung tâm thực nhiệm vụ trị trung tâm mà nhà trường giao phó − Nhiệm vụ: • Phụ trách chung tồn hoạt động Trung tâm; • Phụ trách trực tiếp: Cơng tác nhân sự, Quan hệ hợp tác, Phịng cơng nghệ • thơng tin, Phịng hành chính, Hoạch định chiến lược phát triển trung tâm Thực nhiệm vụ khác Hiệu Trưởng phân cơng 2.2 Phó Giám đốc: − − Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc thực việc lãnh đạo đơn vị Nhiệm vụ: • Phụ trách chung chun mơn nghiệp vụ • Phụ trách trực tiếp: Phịng xử lý thơng tin liệu, Cơng tác kỷ luật lao động, Công tác phong trào, thi đua khen thưởng, Thực nhiệm vụ khác Giám đốc phân cơng 5 2.3 Phịng hành chính: − − Chức năng: Giúp Giám đốc quản lý công việc hành trung tâm Nhiệm vụ: • Quản lý sở vật chất, trang thiết bị trung tâm • Quản lý cơng tác văn thư • Quản lý cơng tác tài • Quản lý, tổ chức khai thác dịch vụ có thu • Quản lý người dùng tin • Quản lý cơng tác an ninh trật tự, an tồn cháy nổ • Quản lý, khai thác tổ chức kiện • Thực cơng việc khác giám đốc phân cơng 2.4 Phịng công nghệ thông tin: − Chức năng: Nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc Quản trị thư viện đại − Nhiệm vụ: • Quản trị hệ thống mạng máy tính bao gồm: Hệ thống máy chủ ( Server), Máy trạm ( Client), đảm bảo hệ thống chạy thơng suốt • Quản trị an tồn Cơ sở liệu đề mục ( Opac Libol 6.0) trung tâm • Quản trị, hướng dẫn, đào tạo cán thư viện sử dụng phần mềm quản trị • • thư viện( Libol 6.0) Xây dựng triển khai hệ thống tư liệu số Nghiên cứu, triển khai phần mềm ứng dụng khác phục vụ cho việc • • quản trị Thư viện Quản trịWebsite trung tâm Thực công việc khác Giám đốc trung tâm phân cơng 2.5 Phịng nghiệp vụ xử lý thông tin: − − Chức năng: khai thác, thu thập xử lý nguồn tài liệu Nhiệm vụ: • Lên lập kê hoạch bổ sung nguồn tài liệu theo định kỳ ( sách, báo, tạp chí) • Tổ chức tiếp nhận, thu thập nguồn tư liệu khác ( luận án, luận văn, cơng trình nghiên cứu khoa học, nguồn biếu tặng…) • • • • Xử lý kỹ thuật, biên mục nguồn tài liệu Phân chia bổ sung tài liệu kho phục vụ Xuất danh mục giới thiệu ấn phẩm Thực công việc khác giám đốc phân cơng 2.6 Phịng khai thác dịch vụ thơng tin: − Chức năng: Tổ chức phục vụ người dùng tin, nhằm khai thác tối đa nguồn lực thông tin Thư viện − Nhiệm vụ: • Quản lý, tổ chức, xếp kho tài liệu ( Kho kín, kho mở, phịng báo, tạp chí sinh viên, phịng đọc dành cho giáo viên, NCS, Phịng luận án, • • • • • luận văn, kho lưu…) Quản lý, tổ chức, xếp phòng đọc Quản lý, tổ chức máy tìm kiếm tài liệu Quản lý sách bạn đọc ( dịch vụ khơng thu phí) Tổ chức lớp hướng dẫn, đào tạo người dùng tin Thực công việc khác giám đốc phân công Chức nhiệm vụ: − Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện đơn vị nghiệp có tư cách pháp nhân, thực chức tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động thư viện Trường, Trung tâm thực quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm − theo phân cấp quản lý Hiệu trưởng Nhiệm vụ: Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn ngắn hạn Trung tâm Thông tin Thư viện; Tổ chức điều phối tồn hệ thống thơng tin Thư viện nhà trường Bổ sung, phát triển nguồn lực thơng tin nước nước ngồi đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ nhà trường; Thu nhận cơng trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận giảng viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên, giáo trình, tài liệu tham khảo, ấn phẩm biếu tặng tài liệu trao đổi thư viện Tổ chức xử lý, xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập tìm kiếm thơng tin tự động hố; xây dựng sở liệu; Biên soạn, xuất ấn phẩm thông tin theo quy định pháp luật Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu nguồn tài liệu sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua hình thức phục vụ Trung tâm Thơng tin Thư viện phù hợp với quy định pháp luật điều kiện cụ thể nhà trường Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến công nghệ thông tin vào công tác thư viện Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán Trung tâm Thông tin Thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo phân cấp Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, sở vật chất kỹ thuật tài sản khác Thư viện; Tiến hành lọc tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định Bộ văn hoá, Thể thao Du lịch Quản lý nguồn tài liệu truyền thống: Nguồn tài liệu truyền thống trung tâm thông tin thư viện chủ yếu tài liệu giấy ( dạng văn bản) Để đảm bảo quản lý tốt nguồn tài liệu truyền thống dạng này, tài liệu bổ sung trung tâm thường xử lý tập trung lại phòng nghiệp vụ Công cụ hỗ trợ cho việc xử lý tài liệu gồm phần mềm Libol 6.0, quy tắc mô tả tài liệu theo chuẩn quốc tế ISBD, phân hệ biên mục MARC 21, khung phân loại gồm 19 lớp dành cho thư viện kho học tổng hợp Thư viện quốc gia Việt Nam biên soạn 8 Quy trình xử lý tài liệu thực thông qua khâu : Phân khổ tài liệu, đóng dấu, đăng ký cá biệt, vào sổ, phân kho, dán nhãn, sau xử lỹ hình thức xử lý nội dung tài liệu Việc xử lý tài liệu dựa trình biên mục sơ lược số thông tin liên quan đến tài liệu phân hệ bổ sung trình biên mục chi tiết phân hệ biên mục sau nhập vào sở liệu tiến hành in phích tự động ( trung tâm hệ thống mục lục truyền thống xây dựng sử dụng song song với hệ thống mục lục máy) Tài liệu xử lý xong phân kho, phòng thuộc hệ thống phục vụ Công tác xử lý tài liệu tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng nguồn lực thông tin sau bạn đọc Hiện Trung tâm thư viện quản lý tài liệu thông qua hệ thống kho phòng phục vụ sau: 4.1 Phòng đọc tự chọn sách Tiếng Việt ( dành cho sinh viên): Tài liệu kho xếp theo chuyên ngành Cụ thể tài liệu thường phân theo chuyên ngành như: Kinh tế chung, Khoa học kinh tế, quản lý kinh tế, kế toán, kiểm tốn, tài – ngân hàng, Chứng khốn, Đầu tư… để hỗ trợ bạn đọc trình tìm tin, tài liệu thuộc chuyên ngành thường đánh số thứ tự ( theo trình tự thời gian nhập kho) dán nhã màu, màu tương ứng với chuyên ngành cụ thể, sở bạn đọc cần đến khu vực chuyên ngành mà họ nghiên cứu định hướng tìm tài liệu cần thiết họ 4.2 Phòng đọc tự chọn cho Giảng viên, nghiên cứu sinh học viên cao học: Cách xếp quản lý tài liệu phòng đọc tương tự phòng đọc tự chọn sách tiếng Việt dành cho sinh viên Tuy nhiên, số lượng có hạn, đọc nhiều so với phòng đọc sinh viên nên số lượng cho đầu sách phòng đọc hơn, cụ thể đầu sách từ 1-2 bản, phịng đọc sinh viên số đầu sách -10 9 4.3 Phòng mượn sách Tiếng Việt: Cơ chế hoạt động tương tự hay phòng trên, song tồn giáo trình, sách tham khảo tiếng việt tập trung kho mượn sách tiếng việt, tài liệu phân theo khổ( theo quy định Trung tâm: Khổ lớn – Ký hiệu V1, Khổ vừa – Ký hiệu Vb, Khổ nhỏ - Ký hiệu Vc), tài liệu thuộc khổ xếp theo số đăng ký cá biệt Việc xếp tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý kiểm sốt tài liệu, tránh tình trạng thất tài liệu cần kiểm kê tài liệu cách dễ dàng 4.4 Phịng đọc báo tạp chí: Tại loại báo trưng bày theo thứ tự chữ tên báo phục vụ vòng tháng, loại tạp chí xếp theo chuyên ngành lưu phục vụ khoảng thời gian năm, sau tạp chí kinh tế quan trọng đóng bìa theo q năm chuyển sang kho báo, tạp chí cũ để có thẻ tiếp tục phục vụ bạn đọc có nhu cầu 4.5 Phòng đọc tự chọn Luận án luận văn: Tài liệu tổ chức, xếp theo khoa ( Chuyên ngành), khoa lại phân theo khóa học có kèm theo số đăng ký cá biệt cho tài liệu nhằm hỗ trợ bạn đọc tìm kiếm tài liệu cách thuận tiện dễ dàng 4.6 Phòng đọc tự chọn sách ngoại văn: Tài liệu phân loại theo ngôn ngữ ngôn ngữ xếp theo chuyên ngành, chuyên ngành tài liệu xếp tương tự phòng tự chọn sách Tiếng Việt ( dán nhãn màu cho chuyên ngành đánh số thứ tự cho tài liệu) 10 Quản lý tài liệu điện tử: Việc xây dựng sở liệu tiến hành thường xuyên tài liệu bổ sung Các CSDL trung tâm CSDL sách, CSDL trích,… dạng mục giúp bạn đọc truy cập vào CSDL máy tính trung tâm thơng qua mạng Internet trường để tìm kiếm tập tin qua điểm truy cập mà cán thư viện tạo trình xử lý tài liệu Việc tìm kiếm thơng tin CSDL nhanh chóng linh hoạt khơng giới hạn số người truy cập vào CSDL thời điểm, cho bạn đọc lúc truy cập tới nhiều vấn đề mà họ quan tâ, Chất lượng thông tin thể tính đầy đủ, xác biểu ghi Các hoạt động sử dụng sở liệu sách trung tâm thư viện 6.1 Khai thác nguồn lực thông tin qua tài liệu truyền thống: Trước gia tăng không ngừng tài liệu khiến Nguồn lực thông tin thư viện ngày trở nên phong phú, việc tìm kiếm thơng tin trở nên khó khan hơn, khơng có hướng dẫn cán thư viện , bạn đọc rấ khó xác định đâu nguồn tin sát với nội dung nghiên cứu Bạn đọc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu có kho, tự tìm tài liệu cần theo chuyên ngành, lĩnh vực cụ thể Tuy nhiên, yêu cầu nghiêm ngặt đặt với bạn đọc phòng đọc tự chọn họ phép nghiên cứu chỗ, có nhu cầu photo tài liệu bạn đọc phải đăng ký trực tiếp với thủ thư, dịch vụ photo tài liệu Trung tâm đảm nhận toàn bộ, bạn đọc khơng phép mang tài liệu ngồi phòng đọc Tra cứu truyền thống: theo phương pháp truyền thống tra cứu mục lục ( tủ phích – Catalog), thư mục chun đề, thơng báo sách Trung tâm soạn thảo dạng in giấy 11 − Tủ mục lục chữ cái: Hiện tại, trung tâm thư viện mục lạc chữ phương tiện truyền thống bạn đọc sử dụng nhiều Mục lục xây dựng theo ngôn ngữ tài liệu; tài liệu Tiếng việt xây dựng theo bảng chữ tiếng Việt, cịn tài liệu tiếng Anh, Pháp xây dựng theo bảng chữ Latinh Ở trung tâm thực mục lục chữ theo tên sách, mục lục chữ theo tên tác giả Khi tìm kiếm thơng tin Người dùng tin cần phải năm tên tác giả tên sách.\ − Tủ phụ lục phân loại: hệ thống mục lục phân loại thường phản ánh tài liệu kho sách thư viện theo trật tự Logic ngành khoa học Tuy nhiên đặc thù Thư viện trường ĐH Kinh tế Quốc dân, nên tủ phụ lục mang tính đặc trưng trường, hay cụ thể đay xếp theo môn học, chuyên ngành đào tạo trường Tra cứu theo phụ lục phân loại mang lại nhiều lợi ích cho bạn đọc, giúp bạn đọc tự tìm tịi tiếp cận nhanh chóng với tài liệu học cần theo chuyên ngành cụ thể Bên cạnh hệ thống mục lục giúp cán thư viện nắm thực trạng tư liệu mình, biết tài liệu thuộc chuyên ngành chủ đề thường xuyên bạn đọc quan tâm… qua bổ sung kịp thời, hợp lý nhằm phục vụ ngày − tốt nhu cầu học tập nghiên cứu bạn đọc Thông báo sách mới: bổ sung sách thư viện, trung tâm phân loại sách theo chuyên ngành, tóm tắt nội dung sau in thành tập để giới thiệu đến bạn đọc Thông báo sách giúp bạn đọc nắm sách mới, vừa bổ sung trung tâm Qua nội dung tóm tắt, sách bạn đọc lựa chọn thuộc chun ngành quan tâm cách nhanh chóng dễ dàng − Thư mục chuyên đề: Được biên soạn từ báo, tạp chí viết chuyên đề Thư mục chuyên đề giúp bạn đọc tiết kiệm nhiều thời gian tìm kiếm báo tạp chí viết vấn đề lĩnh vực cụ thể 12 Tra cứu theo phương pháp đại: Thực chất trình tìm kiếm tin thư viện mạng máy tính ĐH Kinh tế quốc dân thơng qua CSDL thu mục máy Được xử lý phần mềm Libol 6.0 Người dùng tin sử dụng hệ thống mục lục máy để tra cứu tìm tài liệu mà cán biên mục tạo trình xử lý tài liệu 6.2 Khai thác thông tin qua tài liệu điện tử: Hiện trung tâm xây dựng CSDL như: CSDL sách, CSDL Bài trích báo, tạp chí, CSDL Luận văn, luận án Các CSDL tập hợp liệu đối tượng cần quản lý lưu trữ vật mang tin máy tính điện tử, đồng thời quản lý chung theo chế thống nhằm giúp cho việc xử lý liệu tìm kiếm nhanh chóng thơng tin Hiện trung tâm xây dựng CSDL sở phần mềm Libol 6.0 Các CSDL trung tâm xây dựng CSDL thư mục ( chưa có dạng tồn văn) Những CSDl chủ yếu cung cấp cho bạn đọc thông tin thân tài liệu tên tác giả, Năm xuất bản, nhà xuất bản, phân loại, từ khó, chủ đề,… nói cách khác, CSDL trung tâm xây dụng chủ yếu phục bị cho bạn đọc trình tra cứu ( dạng mục lục chỗ) Tra cứu CSDL thư mục có ưu điểm lớn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhiên hạn chế CSDL thư mục cung cấp thông tin cấp tài liệu gốc, sau tra cứu bạn đọc phải qua phòng phục vụ thư viện 6.3 Hoạt động quản lý sách: 6.3.1 Menu đơn đặt: Trước bổ sung ấn phẩm, cán cơng nhân viên thư viện hoạt động lập đơn hàng danh sách ấn phẩm cần mua, lựa chon nhà cung cấp duyệt yêu cầu bổ sung 13 6.3.2 Menu bổ sung: Trong trình khai thác lưu trữ ấn phẩm thư viện, lý ấn phẩn bị thất truy cập thêm vào thư viện ấn pharm cần nhập lại thơng tin thay đổi ấn phẩm Với chức này, người dùng thực điều cách dễ dạng 6.3.3 Kiểm kê: Chức hỗ trợ cho thư viện cơng tác kiểm kê cách nhanh chóng hiệu xác 6.3.4 Thống kê: Chức giúp cho người dùng có nhìn tổng qt q trinh bổ sung Dưa vào để lên kế hoạch hoạt động bổ sung cho hợp lý, phục vụ công tác phục bị bạn đọc đạt hiệu cao 14 PHẦN II: NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI - - Tên đề tài: “Phát triển Hệ thống thông tin quản lý Thư viện – Phân hệ quản lý sách theo phương pháp mã vạch” Đơn vị thực tập: Trung tâm Thông tin - Thư viện Tên tiếng anh: Library and Information Centre (LIC) Website: http://lic.neu.edu.vn Email: lic@neu.edu.vn Tel: 04.36280280/5353-5361-5363 Ngôn ngữ lập trình sử dụng: Visual basic 6.0, C#, Access, … Tính cấp thiết đề tài: Như biết, thời đại ngày thông tin tri thức thực trở thành sức mạnh nhân loại, nguồn tài nguyên đặc biệt quốc gia, chi phối phát triển tồn xã hội thực tế, lượng thơng tin khoa học ngày gia tang cách mạnh mẽ Trước tình hình đó, việc “ Làm thực để đảm bảo thông tin sở đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin người dung tin” thực trở thành nhiệm vụ cấp thiết, hàng đàu quan thông tin – thư viện Có thể nói TTTT-TVDHKTQDHN giữ vai trò đặc biệt quan trọng nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học học tập cán bộ, giáo viên sinh viên Trong thời gian qua, Trung tâm Nhà nước, Bộ Giáo dục đào tạo, Nhà trường danh cho dự án giáo dục đại học mức A để nâng cấp lên mặt Trung tâm có thay đổi đáng kể, nhằm vươn tới mơ hình thư viện đại hóa phục vụ ngày tốt cho nghiệp đào tạo nghiên cứu khoa học trường 15 Để đáp ứng nhiệm vụ đề ra, nâng cao chất lượng hoạt động thông tin phục vụ thông tin, TTTT-TCDHKTQD cần đặc biệt quan tâm tới công tác phát triển nguồn lực thông tin Vậy làm tổ chức khai thác phát triển nguồn lực thông tin Vậy làm tổ chức khai thác, phát triển nguồn lực thơng tin có sử dụng nguồn từ bên cho đáp ứng nhu cầu thông tin người dung tin cách hiệu – thực đòi hỏi thách thức lới TTTT-TVDHKTQDHN nói chung cán thơng tin – Thư viện nói riêng Trong năm gần công tác phát triển nguồn lực thông tin Trung tâm chưa thực theo kịp so với tốc độ gia tăng nhu cầu người dùng tin , nhiều mảng tài liệu chưa tổ chức khai tác cách hợp lý… Để phục vụ có hiệu đáp ứng ngày tốt công tác giáo dục đào tạo nghiên cứu khoa học Trường TTTTTVDHKTQDHN cần phải có giải pháp cụ thể để tăng cường nâng cao chất lượng nguồn lực thơng tin Để phát triển hệ thống thư viện hấp dẫn điều kiện cần đủ có hệ thống quản lý sách cách hiệu quả, cán công nhân viên thư viện bạn đọc Xuất phát từ tình thình trên, tơi chọn đề tài “Phát triển Hệ thống thông tin quản lý Thư viện – Phân hệ quản lý sách theo phương pháp mã vạch”.làm đề tài nghiên cứu với mong muốn vận dụng kiến thức kỹ tiếp thu từ khoa học nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác phát triển nguồn lực thông tin TTTT-TVDHKTQDHN Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: “Phát triển Hệ thống thông tin quản lý Thư viện – - Phân hệ quản lý sách theo phương pháp mã vạch” Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý sách Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội theo phương pháp mã vạch 16 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: − Mục đích: Phát triển hệ thống thông tin quản lý Thư viện – phân hệ quản lý bạn đọc theo phương pháp mã vạch Xác định phương hướng từ đưa giải pháp nhằm khắc phục thiếu hụt hạn chế nguồn lực thông tin khoa học Trung tâm − Nhiệm vụ: • Nghiên cứu đối tượng người dùng nhu cầu tìm kiếm tin tức Trung tâm • Khảo sát phân tích thực trạng tổ chức khai thác nguồn lực thông tin Trung tâm thư viện • Khảo sát phân tích thực trạng tổ chức khai thác nguồn lực thơng tin • công tác Quản lý sách Trung tâm thư viện Kiến nghị giải pháp thích hợp nhằm tăng cường nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin TTTT-TVDHKTQDHN Phương pháp thu thập liệu: - Phương pháp phân tích - tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Phương pháp vấn Phương pháp đọc tài liệu Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nhóm sử dụng: “ Phương pháp phát triển vòng đời”, chia làm giai đoạn, giai đoạn gồm dãy công đoạn liệt kê 17 Phân tích chi tiế Thiếthệ kếthống vật lý ngồi kỹ thuật Cài đặt, bảo trì Thực khai thác Th 18 Phương pháp quản lý mã vạch: Đối với thư viện nước ta, việc áp dụng mã vạch lưu thông tài liệu áp dụng cách rộng rãi ứng dụng mã vạch Đầu tiên phải kể đến Cục Thơng tin Khoa học cơng nghệ Quốc gia đơn vị đầu việc sử dụng mã vạch, thư viện thuộc trường đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Sư phạm Kỹ thuật, Đại học Nông lâm, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông Vận tải Các thư viện sử dụng hệ thống để lưu trữ truy nhập thơng tin bạn đọc tài liệu có liên quan đến việc cho mượn / trả tài liệu Phần mềm hệ thống sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông thẻ đọc người mượn Trước hết phải có tệp liệu gồm biểu chứa đựng thông tin bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp Mã số bạn đọc nhập vào sở liệu bạn đọc đồng thời mã hoá dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc Một sở liệu thứ hai chứa đựng thông tin sách tên sách, tác giả, mã số sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất mã hoá dạng mã vạch gắn vào sách theo sở liệu Nói cách khác, bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ, nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch thẻ bạn đọc, sau quét lên mã vạch tài liệu mà bạn đọc muốn mượn Máy tính lưu tồn thông tin bạn đọc mượn loại sách nào, tên sách, ký hiệu sách, thời gian mượn Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện đưa vào chế độ sách trả dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch thẻ bạn đọc, sau quét lên mã vạch sách mà bạn đọc muốn trả Máy tính tự động đánh dấu số sách bạn đọc trả, thời gian trả sách Số sách trở kho tài liệu tình trạng 19 chưa có người mượn Nhân viên thư viện biết trạng sách, bạn đọc loại sách có người mượn, loại sách hạn, thời gian hạn ngàyTrước hết phải có tệp liệu gồm biểu chứa đựng thông tin bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp Mã số bạn đọc nhập vào sở liệu bạn đọc đồng thời mã hoá dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc Một sở liệu thứ hai chứa đựng thông tin sách tên sách, tác giả, mã số sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất mã hoá dạng mã vạch gắn vào sách theo sở liệu Nói cách khác, bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ, nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch thẻ bạn đọc, sau quét lên mã vạch tài liệu mà bạn đọc muốn mượn Máy tính lưu tồn thơng tin bạn đọc mượn loại sách nào, tên sách, ký hiệu sách, thời gian mượn Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện đưa vào chế độ sách trả dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch thẻ bạn đọc, sau quét lên mã vạch sách mà bạn đọc muốn trả Máy tính tự động đánh dấu số sách bạn đọc trả, thời gian trả sách Số sách trở kho tài liệu tình trạng chưa có người mượn Nhân viên thư viện biết trạng sách, bạn đọc loại sách có người mượn, loại sách hạn, thời gian hạn ngày…… Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch mà hệ thống tự động kiểm sốt mượn tiếp thu Hiện nay, máy vi tính đọc số mã hoá nhãn cách sử dụng đồng bút quang Các tín hiệu nhận từ bút quang gửi tới hệ thống kiểm sốt q trình lưu thơng sách báo theo dạng mẫu qui định Thông thường, nhãn mã vạch cầu nối tài liệu cụ thể biểu ghi thư mục Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi file tổ chức kho sở liệu phục vụ bạn đọc Khi sản xuất nhãn, người ta in kèm theo mã vạch vài liệu liên quan đến tài 20 liệu như: ký hiệu xếp giá, số ISBN hay ISSN nhan đề rút gọn để thuyết minh cho mã vạch trường hợp đọc mắt thường Khi xuất tài liệu, trước hết hệ thống chờ đợi để tiếp nhận mã số thẻ người mượn file mượn, sau nhờ bút quang đầu đọc mã vạch, số nhận dạng tài liệu gửi tới hệ thống liên kết với mã số ngườimượn tạo thành thao tác mượn Trường hợp thao tác hoàn tất mỹ mãn, máy thơng báo hình máy tính có tín hiệu báo / sai âm thanh, tiện lợi lúc quầy thủ thư có đơng người mượn Việc nhập vào máy mã số người mượn khác cho hệ thống biết thao tác mượn bắt đầu Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với phần mềm, cán thư viện nhanh chóng xác đưa liệu mượn trả sách vào sở liệu quản trị việc đọc từ dùng máy quét mã vạch gọi biểu ghi sách cầm tay để biết thông tin sách sách có phép mượn hay khơng? Từ trước đến có bạn đọc sử dụng ? Và nhờ liên thông với sở liệu, bạn đọc biết cụ thể người ai? Nếu tiếp cận sở liệu mã vạch ghi thẻ bạn đọc đó, cán thư viện nhanh chóng biết bạn đọc từ trước đến mượn tài liệu thư viện, tài liệu chưa trả hạn để nhắc nhở định có tiếp tục cho mượn khác hay khơng Trong thư viện, ngồi việc kiểm sốt lưu thơng tài liệu, mã vạch cịn giúp ích nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập khâu bổ sung, gọi ra, chép lại biểu ghi mơ tả có sẵn sở liệu nhà xuất hay phát hành nơi khác tạo lập thay phải biên mục lại từ đầu Đối với việc mượn trả sách quản lý thẻ thư viện: Sau độc giả tìm sách muốn mượn, thay phải công ghi phiếu yêu cầu, độc giả khơng cần phải làm thủ tục ngồi việc đưa thẻ thư viện cho thủ thư Nhờ máy đọc mã vạch, thủ thư cần đưa thẻ thư viện có mã vạch độc giả đưa mã vạch sách qua máy xong Thủ tục nhanh gọn, xác, khơng thời 21 gian cơng sức thủ thư độc giả Việc trả sách tương tự Thủ thư cần đưa mã vạch sách mã vạch thẻ thư viện bạn đọc qua máy xong thủ tục trả sách Ứng dụng mã vạch vào thư viện nước ta có thuận lợi có cơng ty dịch vụ chun cung ứng thiết bị nguyên vật liệu nhãn trắng, nhãn mã vạch làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, máy quét lazer giá thành hạ sovới mua trực tiếp nước với số lượng tránh thủ tục nhập phiền phức Có thể nói, việc ứng dụng cơng nghệ mã vạch cơng tác thư viện nói chung việc lưu thơng tài liệu nói riêng đem lại lợi ích định cho quan thông tin – thư viện: cho phép quản lý ghi lai thông tin liên quan đến việc mượn trả tài liệu bạn đọc, từ đưa báo cáo thống kê tần xuất, số lần mượn ấn phẩm tra cứu, tổng kết ấn phẩm tay bạn đọc, ấn phẩm giữ hạn… Việc ứng dụng mã vạch lưu thơng tài liệu cịn cho phép kiểm tra tự động tình trạng thời bạn đọc như: giá trị thẻ, nhóm người dung, sách cho mượn tương ứng, số tài liệu giữ, mức phạt tài liệu mượn hạn bạn đọc mượn Ngồi ra, cịn cho phép vẽ đồ thị thống kê tần xuất mượn trả sách khoảng thời gian; kiểm tra, in thư nhắc nhở bạn đọc giữ sách hạn đồng thời hỗ trợ mã vạch giúp tự động hóa tối đa trình ghi nhật ký mượn trả ấn phẩm từ lợi ích đó, khẳng định xu hướng tất yếu phải ứng dụng công nghệ mã vạch vào cơng tác thơng tin – thư viện nói chung công tác lưu thông tài liệu thư viện quan thơng tin nói riêng Hệ thống chức phần mềm: 7.1 Phân hệ biên mục: Phân hệ biên mục cung cấp cho cán thư viện công cụ hữu hiệu tiện lợi để tiến hành cơng bên mục Bên cạnh mẫu biên mục thiết kế sẵn cho 22 dạng tư liệu phong phú gồm sách, trích luận án, báo cáo khoa học,… Cán thư viện cịn dễ dang chỉnh sửa mẫu xây dựng mẫu biên mục với khả tạp trường gán nhãn đặt tên Định dạng trường quy định thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu liệu cho chúng Các trường biên mục ghep nhóm theo chức thiết kế đặt để sử dụng từ điểm tham chiếu có sẵn kiểm sốt tính qn Phân hệ biên mục cho phép cán thư viện nhập mới, sửa chữa, xóa, duyệt xem, tái sử dụng, đặt giá trị mặc định cho phiên làm việc biên mục chi tiết ghi phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống Phân hệ cịn cho pháp cán thư viện tạo ấn phẩm đầu danh sách nhãn sách với khả xếp tiếng Việt người dùng mặc định ( trật tự dấu, phân việt viết hoa viết thường) 7.2 Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Phân hệ ấn phẩm định kỳ cho phép quản lý loại ấn phẩm định kỳ báo, tạp chí, … modul cho phép người dùng thực chức sau: − − − − Lập yêu cầu bổ sung ấn phẩm định kỳ Xem yêu cầu bổ sung Xác định cấp định kỳ cho ấn phẩm Đăng ký số cho ấn phẩm 7.3 Phân hệ mượn trả: Phân hệ mượn - trả tin học hóa q trình lưu thông ấn phẩm giueax thư viện bạn đọc thư viện với Đồng thời giupe thư viện sử dụng hiệu tin ghi nhận trình mượn trả để tiến hành thơng kê đa dạng Các tính chính: 23 − Tự động hóa tối đa: Hoạt động mượn trả tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công thư viện đảm bảo sách với bạn đọc thu viện chấp hành chặt chẽ Q trình tự động hóa howjk lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, sổ sách bạn đọc mượn , vị trí bạn đọc hàng đợi, sách bạn đọc giữ hạn tiền phật có Hợp lệ ấn phẩn xếp hàng cho ai? Những mã xếp rỗi? Loại đối tượng mượn ấn phẩm? ngày trả ấn phâ Chương trình tự động tin phiếu ghi mượn sau bạn đọc mượn tài − liệu Tích hợp mã vạch: việc tích hợp với mã vạch ( ấn phẩm) giúp cho cán thư viện chóng ghi mượn, trả máy đọc mã vạch − Xử lý ấn phẩm mượn hạn: Phân hệ tự động lên danh sách ấn phẩm mượn hạn gửi thư nhắc nhở qua Email in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định 7.4 Tra cứu tìm kiếm tài liệu bạn đọc: Đây chức quan trọng bạn đọc trình tìm kiếm, bạn đọc nhập thơng tin sách mà muốn đọc để từ tra vị trí sách mộ cách nhanh chóng hiệu  ... Khoa học công nghệ Quốc gia đơn vị đầu việc sử dụng mã vạch, thư viện thuộc trường đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Sư phạm Kỹ thuật, Đại học Nông lâm, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc. .. thông tin quản lý Thư viện – - Phân hệ quản lý sách theo phương pháp mã vạch” Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý sách Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội theo phương... 05/02/2015 MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Lịch sử hình thành phát triển: Ngay từ thành lập trường 1956, Thư viện đơn vị trường thành lập Liên