Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại trung tâm thông tin – thư viện đại học kinh tế quốc dân với nội dung chính công tác quản lý bạn đọc

TỔNG QUAN DỰ ÁNTrường Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Nghị định số 678 TTg ngày 25 tháng 1 năm 1956 với tên gọi ban đầu là Trường Kinh tế Tài chính. Lúc đó, Trường được đặt trong hệ thống Đại học nhân dân Việt Nam trực thuộc Thủ tướng Chính phủ.Ngày 22 tháng 5 năm 1958, Thủ tướng Chính Phủ ra Nghị định số 252TTg đổi tên trường thành Trường Đại học Kinh tế Tài chính trực thuộc Bộ Giáo dục.Tháng 1 năm 1965 Trường lại một lần nữa được đổi tên thành trường Đại học Kinh tế Kế hoạch.Ngày 22 tháng 10 năm 1985, Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) ra Quyết định số 1443QĐKH đó đổi tên Trường thành trường Đại học Kinh tế Quốc dân.Năm 1989, trường Đại học Kinh tế Quốc dân được Chính Phủ giao thực hiện 3 nhiệm vụ chính là: 1 Tư vấn về chính sách kinh tế vĩ mô; 2 Đào tạo về kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh ở bậc đại học và sau đại học; và 3 Đào tạo cán bộ quản lý cho các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn luôn giữ vững vị trí là:Một trong những trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh lớn nhất ở Việt Nam. Bên cạnh các chương trình đào tạo cấp bằng cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ, Trường cũng thường xuyên tổ chức các khoá bồi dưỡng chuyên môn ngắn hạn về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh cho các nhà quản lý các doanh nghiệp và các cán bộ kinh tế trên phạm vi toàn quốc.Cho đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đào tạo được nhiều thế hệ cán bộ quản lý chính quy, năng động, dễ thích nghi với nền kinh tế thị trường và có khả năng tiếp thu các công nghệ mới. Trong số những sinh viên tốt nghiệp của Trường, nhiều người hiện đang giữ những chức vụ quan trọng trong các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các doanh nghiệp.Trung tâm nghiên cứu khoa học kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định chính sách kinh tế – xã hội của Đảng, Nhà nước, các ngành, các địa phương và chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Trường đã triển khai nhiều công trình nghiên cứu lớn về kinh tế và kinh doanh ở Việt Nam, được Chính phủ trực tiếp giao nhiều đề tài nghiên cứu lớn và quan trọng. Ngoài ra, Trường cũng hợp tác về nghiên cứu với nhiều trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế.Trung tâm tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh. Trường đã có nhiều đúng góp to lớn trong việc tư vấn cho các tổ chức ở Trung ương, địa phương và các doanh nghiệp. Ảnh hưởng sâu rộng của trường Đại học Kinh tế Quốc dân đến toàn bộ công cuộc đổi mới được tăng cường bởi các mối liên kết chặt chẽ của Trường với các cơ quan thực tiễn.Trường Đại học KTQD có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứu đào tạo với nhiều trường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và nhiều tổ chức quốc tế của các nước như Liên Bang Nga, Trung Quốc, Bungari, Ba Lan, CH Sec và Slụvakia, Anh, Pháp, Mỹ, Úc, Nhật, Thuỵ Điển, Hà Lan, CHLB Đức, Canada, Hàn Quốc, Tháii Lan...Đặc biệt, trường cũng nhận được tài trợ của các nước và các tổ chức quốc tế như tổ chức Sida (Thuỵ Điển), UNFPA, CIDA (Canada), JICA (Nhật Bản), Chính phủ Hà Lan, ODA (Vương quốc Anh), UNDP, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford (Mỹ), Quỹ Hanns Seidel (Đức) ... để tổ chức nghiên cứu, xây dựng chương trình đào tạo và mở các khoá đào tạo thạc sĩ tại Trường về kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh và các lớp bồi dưỡng về kinh tế thị trường... Đồng thời, Trường cũng có quan hệ với nhiều công ty nước ngoài trong việc đào tạo, nghiên cứu và cấp học bổng cho sinh viên.Đại học Kinh tế Quốc dân đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn và đã ược trao tặng nhiều danh hiệu cao quý của Đảng và Nhà nước như: Huân chương Lao động Hạng Ba trong giai đoạn 1961 1972, Hạng Hai năm 1978, Hạng Nhất năm 1983, Huân chương Độc lập hạng Ba năm 1986, Hạng Hai năm 1991và Hạng Nhất năm 1996, danh hiệu Anh hùng Lao động năm 2000, Huân chương Hồ Chí Minh năm 20012011, Huân chương Hữu nghị của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm 2008.Mục tiêu phấn đấu của Trường đến năm 2020 là trở thành một trường đại học hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến. Để đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng học, mua các thiết bị hiện đại, soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham khảo, hệ thống thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu, đổi mới và nâng cấp cơ sở vật chất hiện có với những trang thiết bị hiện đại.Địa chỉ: 207 Đường Giải Phóng – Quận Hai Bà Trưng – Hà NộiĐiện Thoại: (04)36 280 280Fax: (04)38 695 922Website: http:www.neu.edu.vnNhư chúng ta đã biết, trong thời đại ngày nay thông tin và tri thức đã thực sự trở thành sức mạnh của nhân loại, là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, nó chi phối sự phát triển của toàn xã hội và trên thực tế, lượng thông tin khoa học ngày nay gia tăng một cách mạnh mẽ. Trước tình hình đó, việc “ Làm thực sự thế nào để đảm bảo thông tin trên cơ sở đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin” thực sự trở thành một trong những nhiệm vụ cấp thiết, hàng đàu đối với mỗi cơ quan thông tin – thư viện.Có thể nói TTTTTVDHKTQD giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh viên. Trong thời gian qua, Trung tâm được Nhà nước, Bộ Giáo dục và đào tạo, Nhà trường danh cho dự án giáo dục đại học mức A để nâng cấp lên bộ mặt Trung tâm có sự thay đổi đáng kể, nhằm vươn tới mô hình thư viện hiện đại hóa phục vụ ngày càng tốt hơn cho sự nghiệp đào tạo cũng như nghiên cứu khoa học của trường.Để đáp ứng những nhiệm vụ mới đề ra, nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động thông tin và phục vụ thông tin, TTTTTVDHKTQD cần đặc biệt quan tâm tới công tác phát triển nguồn lực thông tin. Vậy làm thế nào tổ chức khai thác phát triển nguồn lực thông tin. Vậy làm thế nào tổ chức khai thác, phát triển nguồn lực thông tin hiện có và sử dụng được nguồn từ bên ngoài sao cho đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng tin một cách hiệu quả nhất – đây thực sự là một đòi hỏi thách thức lới đối với TTTTTVDHKTQD nói chung và các cán bộ thông tin – Thư viện nói riêng. Trong những năm gần đây công tác phát triển nguồn lực thông tin ở Trung tâm chưa thực sự theo kịp so với tốc độ gia tăng của nhu cầu của người dùng tin , nhiều mảng tài liệu chưa được tổ chức khai tác một cách hợp lý… Để phục vụ có hiệu quả đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường. TTTTTVDHKTQD rất cần phải có những giải pháp cụ thể để tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin.Có thể nói, đối với Trung tâm hiện nay nhu cầu hướng tới phục vụ bạn đọc là chủ yếu.Vì vậy cần có một hệ thông quản lý bạn đọc phù hợp là vô cùng cần thiết.Xuất phát từ tình thình trên, nhóm chúng tôi chọn đề tài “ Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dung chính Công tác quản lý bạn đọc ” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn vận dụng những kiến thức và kỹ năng tiếp thu được từ khoa học và nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phát triển nguồn lực thông tin của TTTTTVDHKTQD.Mục đích: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dung chính Công tác quản lý bạn đọc, xác định phương hướng từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục sự thiếu hụt hạn chế của nguồn lực thông tin khoa học ở Trung tâm.Nhiệm vụ:•Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin ở TTTT TVDHKTQD.•Nghiên cứu đối tượng người dùng và nhu cầu tìm kiếm tin tức tại Trung tâm của họ.•Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đối với công tác Quản lý bạn đọc ở TTTT TVDHKTQD.•Kiến nghị và giải pháp thích hợp nhằm tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin ở TTTTTVDHKTQD.Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội(TTTT TVDHKTQDHN) là một thư viện lớn trong hệ thống thư viện các trường học và cả nước. Trung tâm có nhiệm vụ tổ chức và quản lý vốn tài liệu phù hợp với diện nghiên cứu, đào tạo của Trường ĐH Kinh tế quốc dân; Tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu các loại hình tài liệu, nâng cao việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý và phục vụ bạn đọc; có kế hoạch từng bước nâng cấp hiện đại hóa hoạt động thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm, xử lý dữ liệu thông tin trong nước và quốc tế. Ứng dụng công nghệ hông tin vào tất cả các khâu trong dây truyền hoạt động của hệ thống là biện pháp cấp thiết góp phần khai thác một cách hiệu quả nguồn lực thông tin của Thư viện. Dựa trên các phân tích của Nhóm về Hệ thống thông tin Quản lý của Trung tâm thông tin – Thư viện, Nhóm tìm ra được các điểm bất cập của hệ thống, xây dựn phương án và biện pháp khắc phục. Các giải pháp mà nhóm đưa ra nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện có, từ đó phát triển hệ thống thông tin cung cấp thêm chức năng mới cụ thể là “ Cấp thẻ thư viện cho khách vãng lai”. Hi vọng có thể đóng góp ý tưởng cho việc phát triển hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông tin – Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân.

MỤC LỤC TỔNG QUAN DỰ ÁN 2

GIAI ĐOẠN I: Đánh giá yêu cầu phát triển Hệ thống thông tin quản lý 2

1 Lập kế hoạch 2

2 Làm rõ yêu cầu: 2

3 Đánh giá tính khả thi 2

4 Nguồn kinh phí: 2

Nguồn bổ sung của thư viện trường Đại học kinh tế quốc dân: 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Yêu cầu: 2

2 Phương pháp nghiên cứu: 2

3 Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu: 2

4 Mô tả khung cảnh: 2

5 Hệ thống nghiên cứu: 2

6 Nêu các vấn đề: 2

7 Đánh giá về tính khả thi: 2

Phụ lục 1: Bảng kê chi tiết về các chi phí: 2

GIAI ĐOẠN II: Phân tích chi tiết 2

Lập kế hoạch 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Yêu cầu: 2

2 Phương pháp phân tích 2

3 Môi trường hoạt động của tổ chức 2

4 Môi trường bên trong 2

5 Mô tả hệ thống đang tồn tại 2

6 Chuẩn đoán hệ thống hiện tại và xác định các yếu tố giải pháp 2

7 Đánh giá tính khả thi 2

Phụ lục 2: 2

1 Cơ cấu tổ chức của hệ thống 2

2 Các sơ đồ mô tả về hệ thống bạn đọc 2

3 Bảng kê chi tiêu và các chi phí: 2

GIAI ĐOẠN III: Thiết kế Logic 2

1 Lập kế hoạch: 2

2 Mục đích của giai đoan thiết kế logic 2

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 2

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định nội dung kho dữ liệu cần phải có để đủ cung cấp yêu cầu thông tin của người sửu dụng HTTT mới 2

3.2 Thiết kế CSDl logic từ các thông tin đầu ra 2

4 Thiết kế CSDL bằng mô hình quan hẹ thực thể 2

5 Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Mục đích của Thiết kế Logic: 2

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu: 2

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra: 2

4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu bằng mô hình thực thể 2

5 Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý 2

6 Đánh giá lại tính khả thu của hệ thống: 2

Phụ lục 3: Bảng kê chi tiết về các chi phí: 2

GIAI ĐOẠN IV: Đề xuất các phương án và giải pháp 2

Lập kế hoạch: 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Rằng buộc tin học và tổ chức: 2

2 Xây dựng các phương án và giải pháp: 2

3 Đánh giá các phương án: 2

4 Đánh giá lại tính khả thi của hệ thống: 2

Phụ lục 4: Bảng kê chi tiết về các chi phí: 2

GIAI ĐOẠN V: THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI 2

Lập kế hoạch: 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Đầu ra 2

2 Đầu vào 2

3 Thiết kế thao tác với phần tin học hóa: 2

4 Đánh giá tính khả thi của hệ thống 2

Phụ lục 5: Bảng kê chi tiết về các chi phí: 2

GIAI ĐOẠN VI: Thực hiện kỹ thuật 2

Lập kế hoạch: 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Thiết kế vật lý: 2

2 Mua sắm thiết bị và phần mềm: 2

2.1 Nguồn tài chính hiện tại 2

3.2 Kế hoạch tài chính 2

3 Lập trình: 2

4 Thử nghiệm: 2

5 Hoàn thiện tài liệu: 2

6 Đào tạo người sử dụng: 2

7 Đánh giá tính khả thi của hệ thống 2

Phụ lục 6: Bảng kê chi tiết về các chi phí: 2

GIAI ĐOẠN VII: Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống 2

Lập kế hoạch 2

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ 2

1 Cài đặt hệ thống 2

2 Các phần cài đặt hệ thống: 2

3 Lập kế hoạch chuyển đổi 2

4 Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu 2

5 Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng 2

6 Bảo trì hệ thống thông tin 2

7.1 Các bước của bảo trì: 2

7.2 Các loại bảo trì: 2

7.3 Chi phí cho bảo trì 2

7 Đánh giá tính khả thi của hệ thống 2

Phụ lục 7: Bảng kê chi tiết về các chi phí: 2

KẾT LUẬN 2

TÀI LIỆU THAM KHẢO 2

PHỤ LỤC 2

TỔNG QUAN DỰ ÁN

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập theo Nghị định số 678 TTg ngày

25 tháng 1 năm 1956 với tên gọi ban đầu là Trường Kinh tế Tài chính Lúc đó, Trườngđược đặt trong hệ thống Đại học nhân dân Việt Nam trực thuộc Thủ tướng Chính phủ

Ngày 22 tháng 5 năm 1958, Thủ tướng Chính Phủ ra Nghị định số 252-TTg đổi têntrường thành Trường Đại học Kinh tế Tài chính trực thuộc Bộ Giáo dục

Tháng 1 năm 1965 Trường lại một lần nữa được đổi tên thành trường Đại học Kinh

tế Kế hoạch

Ngày 22 tháng 10 năm 1985, Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp(nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) ra Quyết định số 1443/QĐ-KH đó đổi tên Trường thànhtrường Đại học Kinh tế Quốc dân

Năm 1989, trường Đại học Kinh tế Quốc dân được Chính Phủ giao thực hiện 3nhiệm vụ chính là: 1/ Tư vấn về chính sách kinh tế vĩ mô; 2/ Đào tạo về kinh tế, quản lý

và quản trị kinh doanh ở bậc đại học và sau đại học; và 3/ Đào tạo cán bộ quản lý cho cácdoanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế

Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân luônluôn giữ vững vị trí là:

- Một trong những trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế và quản trịkinh doanh lớn nhất ở Việt Nam Bên cạnh các chương trình đào tạo cấp bằng cử nhân,thạc sĩ và tiến sĩ, Trường cũng thường xuyên tổ chức các khoá bồi dưỡng chuyên mônngắn hạn về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh cho các nhà quản lý các doanh nghiệp

và các cán bộ kinh tế trên phạm vi toàn quốc

Cho đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đào tạo được nhiều thế hệ cán bộquản lý chính quy, năng động, dễ thích nghi với nền kinh tế thị trường và có khả năng tiếpthu các công nghệ mới Trong số những sinh viên tốt nghiệp của Trường, nhiều ngườihiện đang giữ những chức vụ quan trọng trong các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chínhphủ và các doanh nghiệp

- Trung tâm nghiên cứu khoa học kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định chính sáchkinh tế – xã hội của Đảng, Nhà nước, các ngành, các địa phương và chiến lược kinhdoanh của các doanh nghiệp Trường đã triển khai nhiều công trình nghiên cứu lớn về

kinh tế và kinh doanh ở Việt Nam, được Chính phủ trực tiếp giao nhiều đề tài nghiên cứulớn và quan trọng Ngoài ra, Trường cũng hợp tác về nghiên cứu với nhiều trường đạihọc, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế

- Trung tâm tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh.Trường đã có nhiều đúng góp to lớn trong việc tư vấn cho các tổ chức ở Trung ương, địaphương và các doanh nghiệp Ảnh hưởng sâu rộng của trường Đại học Kinh tế Quốc dânđến toàn bộ công cuộc đổi mới được tăng cường bởi các mối liên kết chặt chẽ của Trườngvới các cơ quan thực tiễn

Trường Đại học KTQD có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứu - đào tạo với nhiềutrường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và nhiều tổ chức quốc tế của các nước như LiênBang Nga, Trung Quốc, Bungari, Ba Lan, CH Sec và Slụvakia, Anh, Pháp, Mỹ, Úc, Nhật,Thuỵ Điển, Hà Lan, CHLB Đức, Canada, Hàn Quốc, Tháii Lan Đặc biệt, trường cũngnhận được tài trợ của các nước và các tổ chức quốc tế như tổ chức Sida (Thuỵ Điển),UNFPA, CIDA (Canada), JICA (Nhật Bản), Chính phủ Hà Lan, ODA (Vương quốcAnh), UNDP, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford (Mỹ), Quỹ Hanns Seidel (Đức) để tổchức nghiên cứu, xây dựng chương trình đào tạo và mở các khoá đào tạo thạc sĩ tạiTrường về kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh và các lớp bồi dưỡng về kinh tế thịtrường Đồng thời, Trường cũng có quan hệ với nhiều công ty nước ngoài trong việc đàotạo, nghiên cứu và cấp học bổng cho sinh viên

Đại học Kinh tế Quốc dân đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn và đã ược traotặng nhiều danh hiệu cao quý của Đảng và Nhà nước như: Huân chương Lao động Hạng

Ba trong giai đoạn 1961 - 1972, Hạng Hai năm 1978, Hạng Nhất năm 1983, Huân chươngĐộc lập hạng Ba năm 1986, Hạng Hai năm 1991và Hạng Nhất năm 1996, danh hiệu Anhhùng Lao động năm 2000, Huân chương Hồ Chí Minh năm 2001-2011, Huân chươngHữu nghị của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm 2008

Mục tiêu phấn đấu của Trường đến năm 2020 là trở thành một trường đại học hiệnđại với đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến Để đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập đạttiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng học, mua các thiết bị hiện đại,soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham khảo, hệ thống thông tin phục vụ đào tạo

và nghiên cứu, đổi mới và nâng cấp cơ sở vật chất hiện có với những trang thiết bị hiện đại.Địa chỉ: 207 Đường Giải Phóng – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội

Website: http://www.neu.edu.vn

Có thể nói TTTT-TVDHKTQD giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự nghiệpđào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh viên Trong thờigian qua, Trung tâm được Nhà nước, Bộ Giáo dục và đào tạo, Nhà trường danh cho dự ángiáo dục đại học mức A để nâng cấp lên bộ mặt Trung tâm có sự thay đổi đáng kể, nhằmvươn tới mô hình thư viện hiện đại hóa phục vụ ngày càng tốt hơn cho sự nghiệp đào tạocũng như nghiên cứu khoa học của trường.

Để đáp ứng những nhiệm vụ mới đề ra, nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt độngthông tin và phục vụ thông tin, TTTT-TVDHKTQD cần đặc biệt quan tâm tới công tácphát triển nguồn lực thông tin Vậy làm thế nào tổ chức khai thác phát triển nguồn lựcthông tin Vậy làm thế nào tổ chức khai thác, phát triển nguồn lực thông tin hiện có và sửdụng được nguồn từ bên ngoài sao cho đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùngtin một cách hiệu quả nhất – đây thực sự là một đòi hỏi thách thức lới đối với TTTT-TVDHKTQD nói chung và các cán bộ thông tin – Thư viện nói riêng Trong những nămgần đây công tác phát triển nguồn lực thông tin ở Trung tâm chưa thực sự theo kịp so vớitốc độ gia tăng của nhu cầu của người dùng tin , nhiều mảng tài liệu chưa được tổ chứckhai tác một cách hợp lý… Để phục vụ có hiệu quả đáp ứng ngày càng tốt hơn công tácgiáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường TTTT-TVDHKTQD rất cần phải

có những giải pháp cụ thể để tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin Cóthể nói, đối với Trung tâm hiện nay nhu cầu hướng tới phục vụ bạn đọc là chủ yếu Vì vậycần có một hệ thông quản lý bạn đọc phù hợp là vô cùng cần thiết

Xuất phát từ tình thình trên, nhóm chúng tôi chọn đề tài “ Phát triển hệ thống thôngtin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dungchính Công tác quản lý bạn đọc ” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn vận dụng nhữngkiến thức và kỹ năng tiếp thu được từ khoa học và nghiên cứu đề xuất các giải pháp nângcao hiệu quả công tác phát triển nguồn lực thông tin của TTTT-TVDHKTQD

- Mục đích: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện

Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dung chính Công tác quản lý bạn đọc, xác định phươnghướng từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục sự thiếu hụt hạn chế của nguồn lựcthông tin khoa học ở Trung tâm

- Nhiệm vụ:

TTTT-TVDHKTQD

-Ứng dụng công nghệ hông tin vào tất cả các khâu trong dây truyền hoạt động của hệthống là biện pháp cấp thiết góp phần khai thác một cách hiệu quả nguồn lực thông tincủa Thư viện Dựa trên các phân tích của Nhóm về Hệ thống thông tin Quản lý của Trungtâm thông tin – Thư viện, Nhóm tìm ra được các điểm bất cập của hệ thống, xây dựnphương án và biện pháp khắc phục Các giải pháp mà nhóm đưa ra nhằm khắc phụcnhững nhược điểm của hệ thống hiện có, từ đó phát triển hệ thống thông tin cung cấp

thêm chức năng mới cụ thể là “ Cấp thẻ thư viện cho khách vãng lai” Hi vọng có thể

đóng góp ý tưởng cho việc phát triển hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông tin –Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân

Đ C Ề CƯƠNG DỰ ƯƠNG DỰ NG D Ự ÁN

****************

I Thông tin chung của dự án

Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân

Thông tin – Thư viện Đh Kinh tế Quốc dân

Trung tâm Nhóm đã phân tích và đưa ra phương án Mở mã thẻ mowisdanhfcho độc giả không phải là sinh viên trong trường

đầu vào là những tờ đơn thủ công, đầu ra là các thống kê, báo cáo mà Nhàquản lý cần

Tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu các loại hình tài liệu, nâng cao việc

sử dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý và phục vụ bạn đọc; có kế hoạch từngbước nâng cấp hiện đại hóa hoạt động thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tổchức, tìm kiếm, xử lý dữ liệu thông tin trong nước và quốc tế

2 Thực trạng của HTTT

- Hiện nay Trung tâm đang sử dụng Phần mềm Quản lý Thư viện Libol 6.0 để thực hiệnquá trình quản lý

o Ứng dụng mã vạch trong quản lý thẻ thư viện

o Ứng dụng mã vạch trong hệ thống quản lý Sách mượn trả

- Đội ngũ cán bộ nhân viên có chuyên môn vững vàng, có kiến thức khoa học kinh tế,trình độ ngoại ngữ đang ngày được nâng cao

- Cơ sở vật chất còn khiêm tốn chưa đáp ứng được hết nhu cầu của sinh viên

- Việc nhập dữ liệu bán thủ công (sử dụng máy scan lẫn nhập bằng tay)

- Hiện nay hệ thống phần mềm còn mắc nhiều lỗi, chưa có chức năng mở rộng đối với bạnđọc vãng lai

3 Vấn đề, cơ hội và giải pháp HTTT

Ứng dụng công nghệ hông tin vào tất cả các khâu trong dây truyền hoạt động của

hệ thống là biện pháp cấp thiết góp phần khai thác một cách hiệu quả nguồn lực thông tincủa Thư viện Dựa trên các phân tích của Nhóm về Hệ thống thông tin Quản lý của Trungtâm thông tin – Thư viện

Nhóm tìm ra được các điểm bất cập của hệ thống, chưa được sử dụng triệt để cácchức năng của phần mềm đó ví dụ như chức năng gia hạn thẻ, hay các chức năng mở rộngkhác của thư viện Với nhủ cầu của nhà Quản lý thì phần mềm chưa đáp ứng đủ yêu cầu đó

Các giải pháp mà nhóm đưa ra nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thốnghiện đó là phát triển thêm phầm mêm, tạo cá chức năng mới đồng thời là nang cấp hệthống phần cứng, bôi trơn hệ thống

Từ đó phát triển hệ thống thông tin cung cấp thêm chức năng mới cụ thể là “Cấp

thẻ thư viện cho khách vãng lai” Hi vọng có thể đóng góp ý tưởng cho việc phát triển

hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông tin – Thư viện ĐH Kinh tế Quốc dân

III Các hoạt động diễn ra trong dự án

- Giai đoạn I: Khảo sát hệ thống thu thập những nội dung thông tin: Khảo sát hệ thống thông tin, đánh giá cá yêu cầu mà Nhà quản lý đưa ra

nhận.Giúp nhà quản lí hiểu được quy trình cũng như cách thức xử lí dữ liệu.

mềm Hoàn thiện và đào tạo người lập trình có thể sử dụng một cách hiệu quả và

dễ dàng nhất

nâng cấp tại trung tâm thư viện trường đại học kinh tế Quốc Dân, thông qua các bước và các khâu

IV Phân bổ chi phí

TỔNG CHI PHÍ CHO ÐỀ ÁN “PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN THÝ VIỆN ÐẠI

HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN”

Chi phí cho 7 khâu trong cả dự án:

Đơn vị: Việt Nam đồng

ST

T

V Phân bổ tiến độ thời gian

VI Đánh giá khả thi

khi kết thúc quátrình nghiên cứu tạitrường thì hiệu lựccủa thẻ cũng hếthạn

Tiếp tục cho các độcgiả tham gia nghiêncứu tại thư viện nếu

có nhu cầu mặc dù

đã hoàn thành xongkhóa học tại trường

Tận dụng modulenghiệp vụ gia hạnthẻ trong libol 6.0

Độc giả vãng lai

không được tham

gia nghiên cứu tại

thư viện nếu có

nhu cầu

Hiện tại thư việntrường Đại họcKinh Tế Quốc Dânchỉ cấp thẻ cho bạnđọc là sinh viên hiệnđang nghiên cứu vàhọc tập tại trường

Mở rộng phạm viđối tượng độc giả

Bổ sung các thêmcác trường dữ liệuvào các thực thể cầnthiết trong CSDLhiện thời (thực thểđộc giả)

VII Các đối tượng hưởng lợi ích

- Đối với ban lãnh đạo Trung tâm có thể dễ dàng quản lý vận hành hệ thống,

từ cách bố trí có nguyên tắc, mọi thông tin có thể dễ dàng được triết xuất ra một cách dễ dàng và nhanh chóng Đặc biệt quan trọng là mục đích mở động quy mô Trung tâm sẽ thành công.

- Đối với các trưởng phòng ban, Cán bộ quản lý có thể dễ dàng nhập thông tin

từ bạn đọc hay sách, thống kê báo cáo dễ dàng hơn Nhờ cong nghệ rất nhiều những khâu trước đây được thực hiện bằng phương pháp thủ công nay Tin học hóa khiến nó nhanh hơn, tốt hơn, hiệu quả hơn

- Bạn đọc sẽ nhận được, thông tin đọc, sự phục vụ chu đáo, thân thiện cảu cán

bộ trung tâm mỗi khi có nhu cầu mược trả sách.

- Phương hướng mở rộng phát triển: củng cố và phát triển phần mềm một cách sâu rộng và ổn định hơn, không ngừng nâng cao chất lượng của hệ thống Thường xuyên kiểm tra hệ thống và nâng cao hơn chất lượng hệ thống thông tin mới để đáp ứng và giải quyết kịp thời các lỗi có mới có thể xảy ra.

- Tăng cường đào tạo chuyên môn người sử dụng để có thể giải quyết những vấn đề đơn giản nếu mắc phải khi sử dụng hệ thống thông tin mới.

Kiến nghị:

- Kiến nghị với nhà quản lý và cán bộ sử dụng: Sử dụng có hiệu quả hệ thống, khai thác triệt để các chức năng hệ thống Tạo điều kiện để các lập trình viên, thiết

kế viên và nhân viên có thời gian làm quen kết nối với hệ thống mới.

- Đỗi với bạn đọc: sử dụng phần mềm một cách triệt để hữu ích.

H th ng thông tin qu n l ệ thống thông tin quản l ống thông tin quản l ản l ý

Thời gian kết thúc

Nguồn lực

Tổng quan về dự án 3 days 19-Sep-2014 23-Sep-2014 Hiền,Thanh Xuân B

I Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống 9 days 26-Sep-2014 6-Oct-2014

2 Phương pháp nghiên cứu 1 day 29-Sep-2014 29-Sep-2014 Quỳnh Trang

3 Phương pháp tiến hành đánh giá yêu

cầu

1 day 30-Sep-2014 30-Sep-2014 Dung

4 Mô tả khung cảnh 1 day 1-Oct-2014 1-Oct-2014 Hợi

5 Nghiên cứu hệ thống 1 day 2-Oct-2014 2-Oct-2014 Bích Ngọc

6 Nêu các vấn đề 2 days 3-Oct-2014 4-Oct-2014 Thanh Xuân A

7 Đánh giá tính khả thi 2 days 5-Oct-2014 6-Oct-2014 Thùy Trang

- Phương tiện thảo luận: hoạt động nhóm, trao đổi qua gmail, điện thoại, group facebook

- Thời gian thực hiện: 9 ngày

- Phương thức thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, quan sát

- Công cụ: Bảng biểu

2 Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người đặt yêu cầu Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu Yêu cầu phát triển HTTT nhiều khi chỉ được thông báo một cách rất chung chung, có thể dẫn đến

sự nhầm lẫn

Nhà quản lý yêu cầu “Phát triển hệ thống thông tin quản lý Trung tâm thông tin – Thư viện trường Đại học kinh tế quốc dân chủ yếu phân hệ Quản lý bạn đọc”.

Về phần mình, phân tích viên có thể hiểu thông báo trên có nghĩa là nhà quản lý

muốn “Phân tích hệ thống thông tin quản lý Trung tâm nói chung và phân hệ quản

lý bạn đọc nói riêng, tìm ra những điểm bất cầnphải nâng cấp sửa chữa hay loại

bỏ khỏi hệ thống”.

Tiếp theo phân tích viên phải đánh giá yêu tăng cường mở rộng thêm.

Khung cảnh hệ thống được xem là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và những con người tham gia xử lý dữ liệu Việc xác định khung cảnh sẽ có ảnh hưởng lớn tới việc xác định quy mô của dự án trong tương lai Để hiểu rõ hơn khái niệm khung cảnh hệ thống ta có thể minh hoạ như hình dưới đây:

Phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ, cũng như những nghiên cứu tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trường thực của nó Những thông tin có liên quan tới các mặt nhân lực, kỹ thuật, tổ chức và tìa chính là rất cần thiết cho việc đánh giá khả năng thực thi của dự án.

Những cuộc trao đổi cho phép thu được nguồn gốc của yêu cầu từ những góc nhìn khác nhau Các cuộc trao đổi không chỉ thực hiện với những người đặt yêu cầu mà cả với những người thuộc các bộ phận khác nhau thuộc khung cảnh hệ thống Phân tích viên thường gặp những ý kiến và những cái nhìn rất khác nhau về vấn đề và nguyên nhân của chúng Trong trao đổi về HTTT có nhiều nhân viên có tâm lý đề phòng, lo sợ phân tích viên đóng vai trò như một tên mật thám đến để đánh giá cách thức hoàn thiện và nhiệm vụ của họ Thái độ như vậy nhiều khi ảnh hưởng tới sự nhìn nhận vấn đề và nguyên nhân của yêu cầu phát triển HTTT Do vậy phân tích viên phải suy xét rút ra những yêu tố khách quan nhất.

Cuối cùng, phân tích viên phải tổng hợp những thông tin một cách rõ nét về những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân gốc rễ nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án.

Thông tin

Ban quản lý

Phòng QL bạn đọc Thông tin

Biên mục

sách

Quản lý độc giả vãng lai

Sử dụng Nhu cầu

mở rộng

thông tin

3 Đánh giá tính khả thi

Theo cách hiểu chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem

có yếu tố nào ngăn cản nhà phát triển hệ thống thực hiện và cài đặt thành công giải pháp HTTT đã đề xuất hay không? Đánh giá khả thi không chỉ làm một làn mà trong quá trình phát triển HTTT luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại tính khả thi.

Những nội dung chính về khả năng thực thi là:

- Dự án có tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp không?

- Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng?

- ảnh hưởng gì sẽ xảy ra với những hệ thống thông tin bên cạnh và tới sự quản

lý các hoạt động có sự trợ giúp của hệ thống

- Liệu sẽ có những dự án mở rộng không? Đa dạng hoá? Dẫn đến sự sử dụng thêm các chức năng của hệ thống?

- Người sử dụng sẵn sang tham gia vào sự phát triển hệ thống? Liệu họ có thời giant ham gia vào dự án không? Hay chỉ trả lời những câu hỏi khi phỏng vấn?

- Liệu có nguy cơ kháng cự lại sự thay đổi trong tương lai?

- Liệu họ đã đượ đào tạo để vận hành hệ thống trong môi trường mới chưa? Nếu chưa thì họ có thời gian để theo khoá đào tạo không?

Khả thi kỹ thuật

Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá xem kỹ thuật công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được có đáp ứng và phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất không?

Ví dụ: Sau khi nghiên cứu nhà phân tích thấy cần một giải pháp duy nhất là

hệ thống nhận biết tiếng nói có thể thông dịch được hành chục thứ ngôn ngữ thì đương nhiên là phải khẳng định, chí ít là cho tới thời điểm hiện tại, là dự án không thể thực thi được về mặt kỹ thuật.

Cũng có khi một kỹ thuật có thể có trên thị trường nhưng dự án không thể thực thi về mặt kỹ thuật, chẳng hạn chúng hoàn toàn không tương thích với công nghệ đã có trong tổ chức.

Khả thi về tài chính Dựa trên giá Trung tâm tin học Mai Hoàng

Khả thi tài chính có hai nội dung cần khẳng định là năng lực nguồn vốn và lợi ích kinh tế của hệ thống.

Nguồn vốn sẽ đươc lấy từ đâu và luồng tiền từ nguồn vốn được thực hiện như thế nào Câu hỏi này không chỉ là của Chủ HTTT mà của cả người phân tích phát triển hệ thống.

Khả thi về lợi ích kinh tế là ước lượng xem lợi ích kinh tế hữu hình chờ đợi

có lớn hơn tổng chi phí kinh tế bỏ ra hay không?

Những khoản chi phí quan trọng:

- Chi phí phát triển

- Chi phí cài đặt

- Chi phí mua sắm thiết bị

- Chi phí khai thác

Khả thi về thời gian.

Đánh giá khả thi về thời giam là xem xét bảo đảm dự án HTTT sẽ được phát triển đúng tiến độ Nội dung đánh giá khả thi này bao gồm các nội dung:

- Khả năng tổ chức công việc

- Khả năng sử dụng người tham gia vào dự án

- Khả năng và thời gian có thể tham gia của Phân tích viên, Lập trình viên,

Kỹ thuật viên

- Khả năng hoàn thành của việc chuẩn bị dữ liệu cho hệ thống

Khả thi về đạo đức kinh doanh.

Đánh giá khả thi về mặt đạo đức kinh doanh là xem xét hệ thống dề xuất có tuân thủ các luật lệ, quy chế quy định, quay tắc đạo đức của xã hội và của tổ chức hay không 4 nguyên tắc ðạo ðức cần ðýợc xem xét:

1 Sự cân đối: Cái tốt đẹp đạt được qua công nghệ phải lớn hơn sự tổn hại và rủi ro.

2 Sự ưng thuận: Những người bị ảnh hưởng bởi công nghệ phải được hiểu

và chấp nhận rủi ro.

3 Lợi lộc và thua thiệt của HTTT phải được phân phối một cách công bằng những người được lợi thì phải chia sẻ hợp lý gánh nặng rủi ro, và những người không được lợi thì không phải chịu việc tang rủi ro quá nhiều.

4 Tối thiểu hóa rủi ro Ngay cho dù 3 điều công lý trên được chấp nhận thì HTTT vẫn phải được triển khai sao nó tránh được những rủi ro không cần thiết Mason tóm tắt 4 vấn đề đạo đức của thông tin bằng 4 từ viết tắt PAPA( Privacy, Accuracy, Property, Accessibility)

- Tính riêng tư: Thông tin nào về cá nhân của một người hay một tổ chức

mà người đó phải bộc lộ ra cho người khác? Dưới điều kiện nào? Và hình thức bảo

vệ nào? Những cái gì con người được giử riêng cho mình mà không phải bộc lộ cho người khác?

- Tính chính xác: Ai chịu trách nhiệm về tính xác thực, tin cậy và chính xác của thông tin? Ai chịu trách nhiệm về những sai sót trong thông tin và bên bị tổn thương sẽ được giải quyết như thế nào?

- Sở hữu: Ai sở hữu thông tin? Giá trị đúng và hợp lý của nó là bao nhiêu trong trao đổi? Ai làm chủ những đường truyền thông, đặc biệt là những đường

truyền qua không gian? Việc tiếp cận tới nguồn lực hiếm đó được phân bổ như thế nào?

- Truy nhập: Thông tin nào mà một người hay tổ chức được quyền hoặc đặc quyền thu được, với điều kiện nào? Và với sự bảo vệ nào?

4. Nguồn kinh phí:

- Kinh phí: Kinh phí bổ sung là yếu tố hàng đầu quyết định đến chất lượng công tác bổsung, nói cách khác nó trực tiếp quyết định số lượng cũng như chất lượng nguồn lựcthông tin Kinh phí cao kết hợp với việc tiến hành tốt hoạt động lựa chọn, bổ sung tài liệu,tất yếu vốn tài liệu thư viện sẽ ngày càng được hoàn thiện, trên cơ sở đó có thể đáp ứngngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng tin

Trong những năm 2000-2005 kinh phí bổ sung của TTTT-TVĐHKTQD thườngdao đông từ 200 triệu đến trên 300 triệu/năm Từ năm 2006, sau khi tiến hành tin học hóathư viện cùng với việc đón nhận dự án giáo dục đại học của bộ Giáo dục Đào tạo kinh phí

bổ sung của trung tâm đã tăng lên đáng kể dao động từ 500 – 700 triệu/năm Nguồn bổ sung của thư viện trường Đại học kinh tế quốc dân:

Việc bổ sung tài liệu cũng như cơ sở vật chất của Trung tâm thông tin – thư viện đại học Kinh tê Quốc dân được thực hiên theo 2 hình thức: Bổ sung bằng tiền hay còn được gọi là nguồn mua & bổ sung không mất tiền (nguồn lưu chiểu, tặng biếu…)

4.1.1 Nguồn mua:

Đây là nguồn bổ sung chính của trung tâm thư viện Mỗi năm Nhà trường cung cấpcho trung tâm thư viện một khoản kinh phí nhất định dành cho mục đích bổ sung Căn cứvào lượng kinh phí trên kết hợp với Nhu cầu tin của Người dùng tin cũng như việc cânđối nhu cầu tài liệu giữa các chuyên ngành đào tạo trong trường, quá trình bổ sung sẽđược thực hiện nếu phù hợp và thật sự cần thiết

Nguồn bổ sung chính cho các loại báo chí và tạp chí Tiếng Việt được mua quaTổng Công ty Phát hành báo chi Việt Nam Đối với tài liệu là sách, báo, tạp chí ngoại vănnguồn chính vẫn là được tặng biếu…

Đối với tài liệu dạng điện tử, viêc phân bổ kinh phí phụ thuộc vào các cấp lãnh đạonhà trường cụ thể là Ban Giám Hiệu CSDL điện tử do Nhà trường trực tiếp đặt mua,trung tâm thực hiện việc tiếp nhận và phục vụ bạn đọc tại phòng đọc dữ liệu điện tử

4.1.2 Nguồn lưu chiểu

Toàn bộ giáo trình do các tác giả là giảng viên trong trường viết đều đươc Trungtâm thư viện thu nhận Mỗi đầu giáo trình đươc in cấp cho Trung tâm 30 bản Nếu sốlượng Trung tâm cần vượt quá 30 bản, nhà trường sẽ cung cấp kinh phí để Trung tâm bổsung thêm Các báo cáo, luận văn, luận án của sinh viên năm cuối, học viên cao học,nghiên cứu sinh, các công trình NCKH các cấp Trung tâm đều tiếp nhận Đây cũng lànguồn tài liệu nghiên cứu mang tính chất hệ thống và chuyên sâu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ

1 Yêu cầu:

- Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện

Đại học Kinh tế Quốc Dân với nội dung chính Công tác quản lý bạn đọc, xác địnhphương hướng từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục sự thiếu hụt hạn chế củanguồn lực thông tin khoa học ở Trung tâm

- Tên người bộ phận nêu yêu cầu:

Giám đốc: Đào Thiện Quốc

ĐTCQ: 04.36280280Xin: 5358

ĐTDĐ: 0903.278.491

- Đối tượng nghiên cứu: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin –

Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý bạn đọc tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại

học Kinh tế Quốc dân

2 Ph ương pháp nghiên cứu: ng pháp nghiên c u: ứu:

Phương pháp được nhóm sử dụng: “ Phương pháp phát triển vòng đời”, được

chia làm 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn liệt kê

Đánh giá

yêu cầu

Thiết kế Logic

Phân tích chi tiết

Xây dựng phýõng án

Thiết kế vật lý ngoài

- Cơ cấu tổ chức thư viện

- Nhu cầu mong muốn đốivới phần mềm mới

- Các mẫu báo cáo

- Các yêu cầu đặc thù trong quản

lý thư viện

- Cơ cấu tổ chức thư viện

- Phần mềm cần tăng cường cungcấp các báo cáo ở dạng biểu đồ cácbáo cáo có tính năng quản trịngược

nghiệp vụ

thư viện

- Quy trình thủ tục các hoạtđộng nghiệp vụ của thư viện

- Nhu cầu mong muốn đốivới phần mềm mới

- Chi tiết các bước của quy trìnhmượn trả và gia hạn sách, xử lýsách mất, sách quá hạn

- Đầu mỗi ngày làm việc, phầnmềm cần tự động lập bảng thống

kê sách quá hạn tính đến ngày đó,làm cơ sở in giấy đòi sách quá hạn

và gia hạn sách

- Nhu cầu mong muốn vớiphần mềm mới

- Phần mềm cần có dịch vụ tracứu trực tuyến

- Sẽ hoàn hảo nếu phần mềm chophép độc giả tự điền phiếu đăng kýmượn sách trên máy tính

b Phương pháp nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ thư viện

chi tiết sách mượn củađộc giả

Xác nhận quá trình mượn sáchcủa độc giả

Theo dõi quá trình mượn trả sáchcủa độc giả

Giấy báo mượn sách

quá hạn

Chứa thông tin về cácđầu sách mà độc giảmượn quá hạn

Được lập và gửi tới độc giả đẻ đòisách quá hạn

đầu sách bị mất

Được cập nhật bởi thủ thư để theodõi sách mất, làm cơ sở để bổsung sách

tiền và lý do phạt

Xác nhận trách nhiệm nộp phạtcủa độc giả

làm cơ sở cho ban giám đốc thưviệ ra quyết định

c Quan sát người sử dụng

Tạo và dán số đăng ký cá biệt

- Tiêu chí thống kê chưa phù hợp

- In mã vạch theo khoảng ĐKCB nhiều hơn 10 chữ số thì chương trình bị lỗi

- Cán bộ thư viện không chủ động được công việc phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm

4.2 Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục:

Nhận xét:

- Không cho phép nhập mã ISBD 13 chữ số

- Báo cáo biểu ghi không chính xác

4.3 Thực trạng ứng dụng phân hệ L u thông tài li u: ưu thông tài liệu: ệu:

Để hỗ trợ cho công tác ghi mượn, Thư viện sử dụng công nghệ mã vạch tích hợpvới Libol Toàn bộ thông tin về mượn trả tài liệu của bạn đọc được định danh thông qua

mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thư viện, cán bộ thư viện không phải làm thủcông ghi lại thông tin mượn của bạn đọc

Nhận xét :

- Các báo cáo đầu ra đang theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm

- Một số chức năng vẫn chưa đáp ứng được với yêu cầu hoạt động thực tế của Thư việnnhư chức năng Thống kê, chức năng đặt hạn ngạch cho mượn theo loại bạn đọc

4.4 Thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu trự tuyến OPAC

Phân hệ tra cứu OPAC của Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân hỗ trợ bạn đọc tìmkiếm thông tin thư mục về các ấn phẩm được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu của thư viện.Xác định vị trí của tài liệu trong các kho sách, biết loại tài liệu đó được mượn về nhà hayđọc tại chỗ…

Nhận xét :

truy cứu tìm tin theo nhiều phương thức khác nhau, truy nhập thông tin theo từđiển từ chuẩn, tra cứu liên thư viện theo chuẩn Z39.50, đăng kư mượn tài liệu quamạng

- Chức năng từ điển chưa sử dụng được

- Chức năng Tìm tin theo từ khoá và nhan đề đôi khi cho kết quả không chính xác

4.5 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý ấn phẩm định kỳ

Nhận xét:

bản của của ấn phẩm được cập nhật vào Thư viện một cách chặt chẽ và thuận tiện

4.6.Thực trạng ứng dụng phân hệ S u t p s ưu thông tài liệu: ập số ố.

Việc số hoá tài liệu bắt đầu được tiến hành từ năm 2009 Tính đến nay Thư viện đãtạo lập được 5 bộ sưu tập số bao gồm:

- Bộ sưu tập số các bài trích điện tử

- Bộ sưu tập số luận văn - luận án

- Khả năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn

- Phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả

- Bộ sưu tập những file có dung lượng hơn 60MB thì không chạy được

- Một số chức năng của phân hệ chưa được khai thác sử dụng như: kế toán, đặt mua tàiliệu điện tử…

5 Hệ thống nghiên cứu:

- Hệ thống thông tin Trung tâm thông tin – Thư viện ĐH Kinh tế quốc dân

- Mục đích của hệ thống: Phát triển hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân trọng tâm phát triển Công tác quản lý bạnđọc

6 Nêu các vấn đề:

- Nhìn dưới góc độ nhà quản lý: phát triển hệ thống quản lý bạn đọc

- Nhìn dưới góc độ nhà phân tích: Mở rộng đối tượng phục vụ cho Trung tâm

- Phân tích điểm bất cập của hệ thống

Điểm bất cập của hệ thống quản lý bạn đọc

Phân hệ bạn đọc: Là công cụ trợ giúp thư viện trong việc quản lý cộng đồng bạn đọc

và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như cấp thẻ, in thẻ, gia hạnthẻ, cắt hiệu lực thẻ

Phân hệ cho phép người dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phù hợpvới nghiệp vụ và chức năng của từng thư viện Cho phép in mã vạch cho thẻ đọc

Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêngbiệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc

Cung cấp nhiều phép thống kê bạn đọc khác nhau như thống kê theo tuổi, độ tuổi,nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ

Điểm bất cập:

- Vì thẻ đọc cũng chính là thẻ sinh viên, mà hệ thống chỉ chấp nhận thẻ sinh viên củatrường Kinh tế Quốc dân, vậy nếu độc giả các trường đại học khác có nhu cầutham qua, tham khảo sách của Trường KTQD thì phải làm thế nào?

Nguyên nhân bất cập của hệ thống quản lý bạn đọc:

Đối với vấn đề chưa mở rộng thẻ đọc cho các Sinh viên vãng lãi, là do

mỗi khóa Vì vậy số lượng sinh viên cần quản lý của trường là rất lớn Đồng nghĩa vớinhu cầu đọc sách của sinh viên trong trường là khá cao Thư viện KTQD trước hết chútrọng, quan tâm đến sinh viên trong trường

sung nhiều tài liệu có nội dung phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của trường nhờ vậy

mà NLTT của Trung tâm ngày một phát triển, thiết thực phục vụ cho công tác đào tạo,nghiên cứu cũng như giảng dạy của Nhà trường Tuy nhiên, cùng với việc mở rộng quy

mô đào tạo của trường, số lượng NDT cũng gia tăng nhanh chóng nên NLTT của Thưviện chưa thoả mãn được nhu cầu của NDT cũng là điểu dễ hiểu

Vấn đề gia hạn thẻ đọc cho các sinh viên theo học Sau Đại học như Thạc Sỹ, Tiến sỹ,nghiên cứu sinh tại trường chưa được quan tâm

Thư viện chưa có hệ thống phân loại phòng đọc theo đối tượng Nguyên nhân là do Cơ sở

hạ tầng của Thư viện trường còn chật hẹp trong khi lượng bạn đọc có nhu cầu sử dụngphòng đọc tương đối lớn, và số lượng loại đối tượng khá phong phú, nhiều đối tượng khácnhau, khó có cơ sở để phân loại đối tượng

7 Đánh giá về tính khả thi:

6.1 Tổ chức:

- Đã được quy định rõ trong hợp đồng nâng cấp sản phẩm

- Tổ chức hợp tác hai trao đổi thông tin

TỔNG CHI PHÍ CHO ĐỀ ÁN “PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN THƯ

VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN”

Chi phí cho 7 khâu trong cả dự án:

Đơn vị: Việt Nam đồng

- Với nhu cầu phát triển hệ thống thông tin quản lý cho Trung tâm thông tin – Thưviện ĐH Kinh tế Quốc dân, dự án tìm hiểu phân tích môi trường và phần mềm vủađối tượng, tìm ra những bất cập của hệ thống hay dựa vào nhu cầu của Cơ quanchủ trì đưa ra những phương án và giải pháp phát triển đối tượng Việc xây dựng

đề án dựa trên thực tiễn và nhu cầu nâng cao tính thực tiễn, phù hợp với hệ thốngthông tin, cới môi trường của tổi chức

- Trong quá trình xây dựng dự án, Nhóm hoàn toàn tôn trọng chính sách nhân sự của

hệ thống hiện tại Sự phát triển hệ thống hoàn toàn dự trên những nền hệ thống sẵn

có Giảm thiểu tối đa những ảnh hưởng với hệ thống khác trong tổ chức và sự quản

lý chính hệ thống đang phát triển

- Khả thi về mặt tài chính: với nguồn kinh phí được trình bày ở trên phân tích Đề ánphát triển này là hoàn toàn phù hợp

6.5 Đạo đức:

- Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000

- Nghị định chính phủ số 72/2002/NĐ-CP ngày 6/8/2002 Quy định chi tiết thi hành Pháplệnh thư viện;

- Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch : Về việcban hành Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học

- Tiêu chuẩn người làm công tác Thư viện được qui định tại Quyết định số

428/TCCP-VC ngày 02 tháng 6 năm 1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc ban hànhtiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành Văn hoá - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch)

6.6 Kiến nghị:

- Khảo sát hệ thống thông tin quản lý tại Trung tâm thông tin – Thư viện đại học

kinh tế quốc dân

- Tìm ra những điểm bất cập cần phát triển trong hệ thống nói chung và đối với quản

lý bạn đọc nói riêng:

viên của trường Kinh tế Quốc dân

của độc giả vẫn còn trong quá trình học tập, nghiên cứu tại trường

- Những hạn chế

Về phần mềm:

trình biên mục

công tác kiểm soát tính thống nhất

Về phía người sử dụng :

vẫn chưa được

sung Chức năng mượn liên thư viện, chức năng xây dựng từ điển tự tạo …

OPAC

GIÁM ĐỐC

(Chữ kí, dấu)

Phụ lục 1: Bảng kê chi tiết về các chi phí:

Chi phí nhân công trực tiếp trong 9 (ngày) đối với khâu đánh giá yêu cầu phân tích hệthống thông tin quản lý:

Đơn vị: Việt Nam đồng

Chi phí thu thập thông tin:

Đơn vị: Việt Nam đồng

Tổng chi phí cho khâu đánh giá yêu cầu phân tích hệ thống thông tin thư viện: Chi phí nhân công + Chi phí thu thập thông tin = 7.935.000+1.100.000=9.035.000(VNĐ)

GIAI ĐO Ạ N II:

Phân tích chi tiết.

1.Lập kế hoạch

bên trong, môi trường vật lí

- Phân công nhân sự trong giai đoạn phân tích chi tiết

gian

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

Nguồn lực

II Phân tích chi tiết 12 days 8-Oct-2014 20-Oct-2014

1 Xác định yêu cầu 1day 8-Oct-2014 8-Oct-2014 Cả nhóm

2 Phương pháp phân tích 1 day 9-Oct-2014 9-Oct-2014 Cả nhóm

3 Môi trường hoạt động của tổ chức 2 day 9-Oct-2014 11-Oct-2014 Thanh Bình,Thanh Xuân

A, Duyên, Yến, Thùy, Dung

4 Mô tả hệ thống đang tồn tại (băng sơ

đồ DFD, BFD, CD, )

2 day 12-Oct-2014 14-Oct-2014 Hợi, Quỳnh Trang, Thơm

5 Chuẩn đoán hệ thống hiện tại và xác

định nguyên nhân và hướng giải quyết

2 day 15-Oct-2014 17-Oct-2014 Duyên,Hợi,Quỳnh Trang,

Thùy Trang

6 Đánh giá tình khả thi. 2 day 18-Oct-2014 20-Oct-2014 Hiền, Yến.

- Các công cụ và phương pháp thực hiện

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ

1 Yêu cầu:

2 Phương pháp phân tích.

2.1.kết quả của cuộc phỏng vấn

 Người được phỏng vấn : GV- Ths Đào Thiện Quốc

 Người Phỏng vấn : tập thể nhóm nghiên cứu phát triển hệ thống thông tin quản lí

(K53, K54) Đại diện nhóm tham gia:

Nguyễn Thị Thanh Xuân

Đoàn Thị Hiền

 Thời gian : Sáng t4 ngày 8/10/2014

Từ 9h00’ đến 9h40’

 Mục tiêu : tìm hiểu về hệ thống thông tin thư viện hiện thời và những bất cập của

hệ thống hiện tại

 Dữ liệu cần thu thập: Phần mềm LiBol 6.0

Nội dung của cuộc phỏng vấn:

Về vấn đề tự động hóa hoàn toàn trong công việc?

Trả lời: tự động hóa hoàn toàn thì thư viện hiện nay chưa có khâu nào Chủ yếu là bán tựđộng khâu mượn trả sách bằng phần mềm Libol 6.0 (công việc vẫn là nhập liệu đầu vào bằng bàn phím và thực hiện thông tin bằng phần mềm)

2.2 Ngu n tài li u thu th p đ ồn tài liệu thu thập được ệu: ập số ưu thông tài liệu:ợc c

- Báo cáo tổng kết công tác Thông tin – Thư viện Trường ĐH Kinh tế Quốc dânnăm học 2006 – 2007

- Luận văn thạc sĩ Khoa học thư viện “ Nghiên cứu công tác phát triển nguồn lựcthông tin tại trung tâm Thông tin - Thư viện trường ĐH Kinh tế Quốc dân” –ThS Bùi Thị Sen

3 Môi tr ường hoạt động c ng ho t đ ng c ạt động c ộng c ủa tổ chức

3.1 Môi tr ưu thông tài liệu:ờng bên ngoài ng bên ngoài.

3.2 Loại hình tổ chức

Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàngtrữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bátri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trícủa mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡngnhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hoá, phục vụ công cuộc côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học kinh tế quốc dân thuộc loại hình thưviện: Thư viện của nhà trường và cơ sở giáo dục

Thư viện của nhà trường, cơ sở giáo dục khác được thành lập nhằm phục vụ nhu cầucủa cán bộ, nhà giáo, người học trong phạm vi của nhà trường, cơ sở giáo dục khác và

có thẻ phục vụ những đối tượng khác phù hợp với quy chế của thư viện

Nguồn: Pháp lệnh thư viện http://www.moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php

%20lut/View_Detail.aspx?ItemID=5752

3.3 Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp.

Trước hết nói về đổi mới nguồn tài liệu: khi đất nước chuyển từ nền kinh tế

kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủnghĩa, đòi hỏi Nhà trường phải đổi mới nội dung cà chương trình đào tạo phù hợpvới yêu cầu mới Điều đó tác động lớn tới hoạt động của TTTT-TVDHKTQD, đòihỏi trung tâm phải đổi mới nội dung, cơ cấu kho sách, báo của mình để phục vụyêu cầu mới của Nhà trường ( toàn bộ nguồn tài liệu, sách báo của 30 năm trướcđều theo hệ thống lý luận của nền kinh tế kê hoạch hóa tập trung, nay không ocnfphù hợp hoặc còn rất ít giá trị, sách về nền kinh tế thị trường rất hạn hẹp, hầu nhưkhông có, Trung

tâm phải thu gom từ đầu) Trước tình hình đó Trung tâm tìm mọi cách vừa mua mới vừa

mở rộng quan hệ hợp tác với thu viện các trường đại học khác, các tổ chức trong và ngoàinước để trao đổi kinh nghiệm chuyên môn và tranh thủ những nguồn tài liệu bạn tặng

Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồntài liệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông qua các hình thức phục vụ củaTrung tâm Thông tin Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật và điều kiện cụ thể củanhà trường.

3.4 Xem xét sự phát triển chung của hệ thống.

Thư viện được thành lập năm 1956 với tên Thư viện, năm 1986 được đổi tên Trungtâm Thông tin Thư viện Hơn nửa thế kỷ qua, là cả khoảng thời gian lịch sử đáng ghinhớ Trung tâm Thông tin Thư viện đã trải qua bao khó khăn, thử thách để có đượcnhư ngày hôm nay Khi mới thành lập, Thư viện gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chấtchật hẹp, kinh phí ít, Thư viện chỉ có một phòng đọc nhỏ, trang thiết bị lạc hậu vớinhững tủ sách nghèo nàn Tới nay Trung tâm Thông tin Thư viện đã có nhiều đổi mới:Được Dự án Giáo dục Đại học đầu tư về cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại, vốn tàiliệu thông tin khá phong phú, đa dạng Hệ thống tra cứu điện tử phần mềm Libol60,quản lý tài liệu trên đầu đọc mã vạch Đội ngũ cán bộ thông tin Thư viện đã phát triểnnhanh về số lượng, chất lượng được nâng cao được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ,tiếng anh, tin học, phần mềm quản lý thư viện Libol60 Hiện nay Trung tâm Thông tinThư viện có 4 thư viện viên chính, 4 ThS, tất cả cán bộ thư viện được đào tạo ở các

trường Đại học văn hoá chuyên ngành thư viện, Đại học KTQD, Đại học Thương mại

và các trường đại học khác, có khả năng điều hành Thư viện với mô hình Thư việnđiện tử

Nguồn: http://www.ttthongtinthuvien.neu.edu.vn/

3.4 Các b lu t c b n c a chính ph và nhà n ộ luật cơ bản của chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ập số ơ bản của chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ản của chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ủa chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ủa chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ưu thông tài liệu:ớc tác động tới lĩnh vự c tác đ ng t i lĩnh v ộ luật cơ bản của chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ớc tác động tới lĩnh vự ự

Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000

Nghị định chính phủ số 72/2002/NĐ-CP ngày 6/8/2002 Quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh thư viện;

Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch : Vềviệc ban hành Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học

Tiêu chuẩn người làm công tác Thư viện được qui định tại Quyết định số

428/TCCP-VC ngày 02 tháng 6 năm 1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc ban hànhtiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành Văn hoá - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch)

Nguồn: http://www.ttthongtinthuvien.neu.edu.vn/

3.5 Xem xét xu th công ngh c a th vi n ế công nghệ của thư viện ệu: ủa chính phủ và nhà nước tác động tới lĩnh vự ưu thông tài liệu: ệu:

Xu hướng xây dựng thư viện điện tử:

1) Quản lý các nguồn thông tin truyền thống: sách, báo, tạp chí, bản đồ…có trong kho

tư liệu của các Trung tâm thông tin-thư viện Tích hợp các loại CSDL được xâydựng theo các quy tắc biên mục khác nhau

2) Quản lý các nguồn tin điện tử, nguồn tin số hóa, tài liệu đa phương tiện

3) Có khả năng trao đổi, liên kết với các cơ quan thông tin thư viện khác trong vàngoài hệ thống để hỗ trợ chuẩn nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian xử lý thông tin; cungcấp nguồn thông tin đa dạng, phong phú tới người dùng tin

4) Có cổng thông tin tích hợp để cung cấp thông tin tới người dùng ở mọi lúc, mọinơi

Nguồn: dung-thu-vien-dien-tu-va-giai-phap-tich-hop-thong-tin-nganh