9. Bố cục luận văn
2.3. Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS
2.3.1. Kết quả đạt được
Sau một năm triển khai sử dụng phần mềm KIPOS, hoạt động của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội tƣơng đối ổn định. Các công việc nghiệp vụ thƣ viện nhƣ bổ sung, biên mục, quản lý tài liệu in cũng nhƣ tài liệu số đã đƣợc tiến hành một cách nhanh chóng, khoa học và dễ dàng. Đặc biệt công tác phục vụ tài liệu số, đáp ứng nhu cầu học tập từ xa của các bạn sinh viên đã đƣợc đáp ứng. Phần mềm KIPOS khi đƣợc áp dụng tại thƣ viện đã phát huy những ƣu điểm của giải pháp tổng thể cho thƣ viện điện tử, bao gồm:
- Phần mềm KIPOS kết hợp hệ quản trị thƣ viện tích hợp và quản lý tài liệu số trên cùng một giao diện. Tài liệu số đƣợc liên kết với biểu ghi thƣ mục MARC thông qua sao chép, dán, thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu, mà không phải sử dụng thêm phần mềm mã nguồn mở nhƣ trƣớc đây.
- Tích hợp nhiều CSDL theo một cấu trúc thống nhất, h trợ các chuẩn biên mục theo MARC21, AACR2, chuẩn trao đổi và truy vấn thông tin Z39.50, Chuẩn mƣợn liên thƣ viện ISO 10161, xuất nhập biểu ghi theo tiêu chuẩn MARCXML, ISO2709
- Có đầy đủ các khuôn mẫu biên mục cho thƣ viện ứng với từng loại hình tài liệu khác nhau, cho thấy tính linh động và tùy biến của phần mềm
- Có khả năng kế thừa và chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Libol sang, thống nhất theo chuẩn biên mục và khổ mẫu biên mục, giảm thiểu đƣợc quá trình hồi cố dữ liệu.
- Các module của phần mềm liên hoàn theo quy trình nghiệp vụ thƣ viện, từ Bổ sung, Biên mục, Lƣu thông đều có khả năng tùy biến cao, linh hoạt, giúp cho cán bộ thƣ viện dễ dàng quản lý tài liệu và mƣợn trả của bạn đọc, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của ngƣời dùng tin.
101
- Tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn METS cho việc xây dựng và bảo trì các tài liệu số, dễ dàng đóng gói chia sẻ siêu dữ liệu theo tiêu chuẩn này với các hệ thống khác. Đặc biệt với việc tuân thủ chuẩn METS trong biên tập tài liệu số, đã tạo ra các tài liệu số đƣợc biên tập kỹ lƣỡng theo từng chƣơng, từng phần mục, từng trang. Sơ đồ cấu trúc vật lý và cấu trúc logic trong quá tình biên tập đã tạo ra các tài liệu số có mục lục theo dạng hình cây, phƣơng thức di chuyển phong phú đem lại cho bạn đọc sự tự nhiên và tiện lợi khi sử dụng tài liệu.
- Phần mềm KIPOS cung cấp 2 loại giao diện tra cứu: trên windows cho cán bộ thƣ viện và trên web cho bạn đọc, rất tiện lợi cho cán bộ thƣ viện trong việc tìm kiếm tài liệu sẵn trên giao diện nghiệp vụ, với nhiều tính năng tìm kiếm: tìm lƣớt, tìm theo từ khóa, tìm chuyên gia, tìm kiếm toàn văn. Tốc độ tìm kiếm nhanh, chính xác thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin chuyên nghiệp.
Với việc ứng dụng phần mềm KIPOS, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã thu đƣợc những kết quả tích cực trong xử lý nghiệp vụ cũng nhƣ phục vụ bạn đọc nhƣ sau:
Công tác xử lý tài liệu
Thƣ viện đã sử dụng mẫu biên mục có sẵn trong phần mềm để tiến hành biên mục cho tài liệu của thƣ viện. Việc phân chia bộ sƣu tập rõ ràng đã giúp thƣ viện quản lý tài liệu dễ dàng hơn trong kho tƣ liệu cũng nhƣ sự hiển thị trên cổng thông tin, giúp bạn đọc dễ dàng lựa chọn theo yêu cầu.
Cơ sở dữ liệu thƣ mục đƣợc xây dựng chính xác, các bƣớc tiến hành đƣợc rút gọn, đơn giản hóa, giảm thời gian cũng và tăng hiệu suất lao động. Các biểu ghi thƣ mục đƣợc biên mục theo đúng các chuẩn nghiệp vụ, khung phân loại đƣợc ứng dụng phù hợp với lĩnh vực đào tạo đa ngành của trƣờng, dễ dàng cho việc quản lý tài liệu.
102
Các công đoạn trong quá trình xử lý tài liệu đƣợc tiến hành theo một chu trình thống nhất, từ việc biên mục, tạo đầu mục, in nhãn cho tài liệu, tiến hành tuần tự trong từng phân hệ. Tính năng của các phân hệ đƣợc phân định rõ ràng, thuật lợi cho cán bộ thƣ viện khi làm công tác nghiệp vụ. Đặc biệt phần mềm KIPOS có tính năng tạo ảnh đại diện cho tài liệu, nên khi trình diễn trên cổng thông tin, tài liệu sẽ hiển thị bằng chính hình ảnh bìa của tài liệu, vừa tạo hình thức sinh động, vừa dễ dàng cho việc nhận biết cuốn tài liệu mình cần khi tiến hành tra cứu.
Phân hệ Quản lý kho tƣ liệu số đã là công cụ đắc lực trong việc tổ chức xây dựng các bộ sƣu tập số cho thƣ viện. Phân cấp theo hình cây các môn loại tài liệu, theo loại hình, theo chủ đề, dễ dàng cho việc quản lý và biên tập.
Phân hệ Biên tập tài liệu số đƣợc thƣ viện đánh giá là một phân hệ vƣợt trội nhất của KIPOS, các tài liệu số đƣợc biên tập theo cấu trúc logic, phân tách từng chƣơng, phần, mục và theo cấu trúc vật lý tức là theo từng trang. Bạn đọc khi sử dụng tài liệu cảm thấy thích thú nhƣ đọc một cuốn sách, click từng trang nhƣ lật dở từng trang sách, hay đọc nghiên cứu theo chƣơng phần... Những thay đổi trong công tác biên mục tài liệu không những tạo ra sự chuyển biến trong chất lƣợng công tác xử lý tài liệu mà còn giảm tải công sức của ngƣời cán bộ thƣ viện. Cán bộ thƣ viện sẽ không còn phải cùng một lúc vừa quản lý tài liệu in trong phần mềm quản trị thƣ viện, vừa quản lý tài liệu số trong phần mềm mã nguồn mở. Tất cả quy trình xử lý tài liệu in đến tài liệu số đƣợc tiến hành theo một chu trình thống nhất, từ biên mục MARC tới biên tập tài liệu số kèm theo. Tính năng tra trùng của phần mềm giúp thƣ viện hạn chế tối đa những biểu ghi trùng, số lƣợng đầu mục đƣợc kiểm soát chặt chẽ, thuận lợi cho việc thống kê định kỳ của thƣ viện.
103
Công tác phục vụ bạn đọc
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã tiến hành làm thẻ cho bạn đọc bằng phần mềm KIPOS, đƣợc quản lý theo hệ thống mã vạch cũng nhƣ mã số sinh viên, mã nhân viên, rất tiện lợi và chính xác, tránh nhầm lẫn. Quy trình mƣợn trả sách của bạn đọc đƣợc tiến hành nhanh chóng dễ dàng hơn. Công tác thống kê tài liệu cũng nhƣ thống kê lƣợt bạn đọc đƣợc thƣ viện tiến hành thƣờng xuyên theo định kỳ, m i năm 2 lần, có in đầy đủ các báo cáo thống kê chi tiết từ phần mềm.
Tính đến nay, thƣ viện đã làm thẻ cho 8126 độc giả. Thẻ thƣ viện đồng thời là thẻ sinh viên của bạn đọc. Nhƣ vậy thƣ viện cũng đã giúp nhà trƣờng giảm thiểu đƣợc công việc làm thẻ cho sinh viên, cũng nhƣ giảm bớt một số thủ tục rƣờm rà cho cả ngƣời quản lý cũng nhƣ ngƣời học.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện cũng có những biến đổi rất
lớn sau khi thƣ viện ứng dụng phần mềm KIPOS. Bên cạnh hệ thống CSDL đa dạng, phong phú, phân loại rõ ràng, thƣ viện Viện ĐH Mở còn đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin bằng các dịch vụ tiện ích nhƣ: mục lục tra cứu trực tuyến OPAC h trợ tìm kiếm thông tin tài liệu cũng nhƣ tìm kiếm tài liệu số nhanh chóng, chính xác, cập nhật những tài liệu mới của thƣ viện giúp độc giả có những lựa chọn đúng với nhu cầu. Thƣ viện giải đáp các thắc mắc của độc giả ngay trên giao diện cổng thông tin điện tử, mục h trợ trực tuyến. Hàng năm thƣ viện tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin, giúp bạn đọc có kỹ năng tìm kiếm thông tin, sử dụng thông tin phục vụ cho học tập và giảng dạy. Ngoài ra thƣ viện vẫn giữ các dịch vụ từ trƣớc đây nhƣ: giới thiệu sách mới, mƣợn tài liệu tại ch , cung cấp bản sao tài liệu, triển lãm giới thiệu sách theo chủ đề hàng năm...
104
2.3.2. Những hạn chế
Về phần mềm
Ngoài những ƣu điểm và tiện ích đã mang lại cho thƣ viện, phần mềm KIPOS khi triển khai ứng dụng tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở vẫn có những hạn chế nhất định, đó là:
- Phần mềm không cung cấp tính năng bảng tra cứu phụ trợ trong quá trình biên mục.
- Giao diện tác nghiệp của phần mềm chƣa đƣợc đẹp và sinh động.
- Phân hệ biên tập tài liệu số còn phức tạp, và nhiều công đoạn, nên để có đƣợc một tài liệu số đƣợc biên tập chi tiết, cán bộ thƣ viện phải mất nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt là trong quá trình tạo cấu trúc logic cho tài liệu số, phần mềm không có lựa chọn tự tạo con trỏ tệp, nên cán bộ thƣ viện phải tự kéo thả các file của chƣơng/phần từ cửa sổ tệp tin nguồn sang chƣơng/phần của cấu trúc logic tƣơng ứng
- Trong phân hệ biên mục, phần mềm không tự động lƣu nội dung đã nhập khi cán bộ thƣ viện chƣa kịp cập nhật. Nên nếu vì lý do khách quan, bị gián đoạn giữa chừng, thì cán bộ thƣ viện lại phải nhập lại từ đầu.
- Khi tạo ảnh đại diện cho tài liệu, phần mềm không tự động điều chỉnh kích cỡ ảnh, phải qua một thao tác tạo ảnh đại diện. Tuy nhiên khi ảnh đại diện đƣợc tạo, thì ảnh gốc vẫn cùng tồn tại song song, đôi khi gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình liên kết link, đồng thời tạo sự rối file ở trong kho tƣ liệu số.
- Phần mềm đóng nên không tác động nhiều từ phía cán bộ thƣ viện sử dụng. Muốn sửa đổi gì thì đều phải có sự can thiệp từ phía nhà cung cấp, tạo ra tính bị động trong quá trình sử dụng của thƣ viện.
105
- Thiếu sự tƣơng tác giữa thƣ viện và nhà cung cấp phần mềm, nên một số hạn chế của phần mềm ít đƣợc phản ánh lại với nhà cung cấp để thay đổi và hoàn thiện.
- Mọi việc cài đặt, vận hành, bảo trì, sửa chữa đều phụ thuộc và nhà cung cấp phần mềm, nên khi gặp sự cố hay l i trong quá trình sử dụng mất nhiều thời gian để sửa chữa.
- Phần mềm KIPOS là một phần mềm mới ở Việt Nam, lại là phần mềm đi tiên phong trong sự phát triển một giải pháp tổng thể cho thƣ viện, đƣợc viết bởi đội ngũ kỹ thuật trẻ, nên sẽ có những hạn chế không thể tránh khỏi.
Về phía người dùng
Bên cạnh những hạn chế từ phía phần mềm, thì những hạn chế từ phía ngƣời sử dụng phần mềm cũng là những yếu tố ảnh hƣởng tới việc ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội chƣa có đƣợc hiệu quả cao nhất. Những hạn chế đó là:
- Phần mềm KIPOS có rất nhiều phân hệ với các tính năng hữu ích, tuy nhiên Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội vẫn chƣa sử dụng hết các tính năng đó. Phân hệ bổ sung và phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ dƣờng nhƣ chƣa đƣợc thƣ viện sử dụng.
- Trong quá trình biên mục, có nhiều tài liệu cán bộ thƣ viện không biên mục trƣờng tóm tắt, nên hạn chế trong quá trình tra cứu thông tin tài liệu của độc giả. Độc giả không rõ nội dung của tài liệu nói về vấn đề gì, khó khăn và mất công sức cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết. Ngoài ra, vấn đề định từ khóa cũng nhƣ chủ đề cho tài liệu vẫn còn sơ sài, gây hạn chế cho việc tìm tin.
- Chính sách lƣu thông của thƣ viện còn nhiều hạn chế, với quy định đặt cọc tiền phí băng 120% giá tiền của tài liệu, nên chƣa thu hút đƣợc độc giả,
106
đặc biệt là các bạn sinh viên – nhóm ngƣời dùng tin chính của thƣ viện, đồng thời gây ra phiền phức trong quá trình mƣợn trả, khi vừa quẹt thẻ bạn đọc và mã vạch của sách trên phần mềm, vừa phải ký sổ giao nhận tiền.
- Số lƣợng cán bộ nghiệp vụ của thƣ viện quá ít, nên tiến độ xử lý tài liệu diễn ra chậm. Đặc biệt là tài liệu số, hiện tại còn khoảng khoảng 6000 tài liệu số chƣa đƣợc biên tập để phục vụ bạn đọc.
107
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ
3.1. Nhóm giải pháp về nguồn lực thông tin
3.1.1. Phát triển nguồn thông tin số
Tài liệu số có một vai trò quan trọng trong xã hội thông tin hiện nay, đặc biệt là trong mô hình giáo dục đào tạo từ xa của Viện ĐH Mở. Chính vì thế, tạo lập đƣợc các bộ sƣu tập số chính là mục tiêu của các thƣ viện hiện nay. Để làm đƣợc việc đó, thì việc phát triển nguồn thông tin số phải là mục tiêu hàng đầu trong chính sách phát triển nguồn tin của thƣ viện. Cụ thể là:
- Lên kế hoạch cụ thể rõ ràng về việc xử lý nguồn tài liệu số đang tồn đọng trong kho, đặt ra định mức cho m i cán bộ thƣ viện để đẩy nhanh việc đƣa tài liệu số đến bạn đọc sử dụng.
- Thu thập tài liệu số từ các nguồn khác nhau, đặc biệt là cần đầu tƣ mua tài liệu số từ các nhà xuất bản, công ty sách.
- Tận dụng nguồn tài liệu online trên mạng, tuy nhiên cần phải chọn lọc những tài liệu có giá trị về nội dung và chất lƣợng về hình thức. Tránh tình trạng download tràn lan, gây lãng phí dung lƣợng lƣu trữ, và không hiệu quả trong sử dụng.
- Thƣ viện cần đầu tƣ số hóa nguồn tài liệu của thƣ viện, ƣu tiên những tài liệu đặc thù, tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài, những tài liệu có một bản. Hiện tại thƣ viện chƣa có máy số hóa, thì có thể thuê số hóa tài liệu ở một số cơ quan nhƣ Trung tâm TTTV ĐHQG Hà Nội, và một số công ty chuyên về dữ liệu nhƣ Công ty Nam Hoàng, Công ty Ted...
- Thƣ viện cần phối hợp đồng bộ với các khoa, các cơ sở đào tạo trong hệ thống giáo dục của Viện để xác định diện bổ sung hợp lý.
108
3.1.2. Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin
- Thƣ viện cần tận dụng nguồn tài liệu số từ các thƣ viện khác, bằng hình thức trao đổi, vừa tiết kiệm kinh phí mua tài liệu số, vừa giúp phong phú đa dạng nguồn tài liệu số của thƣ viện mình.
- Thƣ viện cần tham gia hoạt động Consortium (Liên hợp). Đây là mô hình rất có hiệu quả và đang đƣợc hầu hết các nƣớc sử dụng. Consortium là tập hợp đông đảo các thƣ viện tham gia trên tinh thần tự nguyện, hợp tác với nhau, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa các bên, cùng đóng góp kinh phí và cùng nhau đàm phám với các nhà xuất bản để có đƣợc nguồn thông tin, tài liệu với giá cả tốt nhất. Nhƣ vậy thƣ viện có thể truy cập đƣợc nguồn thông tin phong phú hơn, đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của bạn đọc mà tiết kiệm đƣợc kinh phí bổ sung.
- Ngoài ra thƣ viện cần phối hợp chặt chẽ với nhà trƣờng trong thời gian tới để xin viện trợ nguồn tài liệu từ các tổ chức trong và ngoài nƣớc.
3.2. Nhóm giải pháp về phần mềm
3.2.1. Sử dụng tối đa các tính năng của phần mềm
Hiện tại thƣ viện đang chƣa sử dụng hết các phân hệ cũng nhƣ tính năng của phần mềm, chính vì thế, giải pháp hang đầu trong nhóm giải pháp về phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS là đƣa các phân hệ của phần mềm đi vào hoạt động.
Phân hệ bổ sung với các tính năng h trợ cán bộ thƣ viện lập danh mục tiền mua, ngân quỹ, sử dụng quỹ, h trợ đắc lực trong việc quản lý tiền tệ, báo cáo thu chi, tình hình bổ sung với ban lãnh đạo và bộ phận kế toán. Phân hệ