9. Bố cục luận văn
2.1.3. Phân hệ Biên tập tài liệu số
Biên tập tài liệu số là việc xây dựng cấu trúc cho tài liệu số, giúp cho việc sử dụng tài liệu số của bạn đọc trở nên dễ dàng, thƣ viện có thể quản lý chặt chẽ việc truy cập tài liệu của bạn đọc. KIPOS biên tập tài liệu số theo chuẩn METS. M i đối tƣợng số sẽ đƣợc đính kèm vào một ghi thƣ mục MARC đã biên mục trƣớc đó. Tùy vào cách mà ngƣời sử dụng muốn biên tập tài liệu số nhƣ thế nào để phục vụ cho việc tìm kiếm, có thể theo chƣơng/phần, theo trang, hoặc cả hai. Một cấu trúc tài liệu số biên tập theo chuẩn METS (hay còn gọi là biểu ghi METS) sau khi hoàn tất, sẽ bao gồm 2 phần chính:
- Vùng tệp: là vùng nội dung của một đối tƣợng số bao gồm:
+ file<Sec>: phần tệp toàn nội dung của một đối tƣợng số.
+ file<Grp>: phần nhóm tệp từng nội dung theo từng chƣơng/phần của tài liệu.
+ file<FID>: tên tệp gắn với nội dung của tài liệu là các trang, chƣơng/phần của tài liệu
67
+ <Flocat>: đƣờng dẫn trỏ tới tệp nội dung trên bộ sƣu tập số của máy chủ.
+ <Fcontent>: tệp nội dung nhúng do ngƣời dùng tự biên soạn trên bộ công cụ HTML
- Bản đồ cấu trúc: một tài liệu số chuẩn METS phải có 2 loại bản đồ cấu trúc sau:
+ Bản đồ cấu trúc Physical: là cấu trúc vật lý số trang của cuốn sách, loại cấu trúc này h trợ ngƣời dùng sử dụng tài liệu theo kiểu lật trang, lật tuần tự từ trang bắt đầu đến trang kết thúc.
+ Bản đồ cấu trúc Logical: là cấu trúc logic của tài liệu, cho phép trình diễn lật đến một chƣơng, phần bất kì của cuốn sách theo cách ngƣời sử dụng biên tập.
68
Quá trình biên tập tài liệu số của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Ví dụ: Biên tập tài liệu số “Kết cấu nhà cao tầng bê tông cốt thép” của Lê Thanh Huấn.
Chọn Hệ thống Biểu ghi METS Tạo mới… hoặc truy cập nhanh qua thanh công cụ METS trên giao diện. Cửa sổ thuộc tính phần tử gốc của METS sẽ xuất hiện:
Tại cửa sổ này, nhập các thông tin thuộc tính của đối tƣợng số: - Mã hệ thống : mã do chƣơng trình tự sinh ngẫu nhiên.
- Mã cục bộ: là mã đối tƣợng số do thƣ viện quy định. Tuy nhiên Thƣ viện Viện ĐH không sử dụng mã cục bộ nên phần này để trống
- Nhãn : nhập tên tài liệu “Kết cấu nhà cao tầng bê tông cốt thép” - Loại : chọn loại tài liệu “Sách giáo trình”
69
Hình 2.13: Cửa sổ biên tập METS
Để tạo nội dung cho đối tƣợng số, kích chuột vào nút Liên kết tệp để liên kết các tệp tin tài liệu ở kho lƣu trữ tài liệu số. Lựa chọn đúng tài liệu số cần liên kết. Chọn tất cả các tệp tin của tài liệu đó, sau đó chọn Map to METS. Các tệp tin sẽ đƣợc đƣa vào khung màn hình vùng tệp.
70
Sau khi liên kết nội dung cho đối tƣợng số, tại cửa sổ biên tập METS cán bộ thƣ viện phải xây dựng cấu trúc vật lý và cấu trúc logic cho tài liệu, bao gồm hai loại cấu trúc: Cấu trúc vật lý và cấu trúc logic
- Cấu trúc vật lý: tạo mục lục theo từng trang - Cấu trúc logic: tạo mục lục theo chƣơng phần
Cấu trúc vật lý
Tại phần màn hình bản đồ cấu trúc, kích chuột phải vào
StructMapThêm bản đồ cấu trúc
2.15: Trình đơn thêm StructMap
Một cửa sổ các đặc tính Bản đồ cấu trúc xuất hiện, chọn Loại Vật lýOK
71
Sau khi thêm cấu trúc vật lý kích chuột phải vào
<StructMaps(physical)> một trình đơn trỏ xuống. Lựa chọn Thêm phần div.
Hình 2.17: Trình đơn thêm phần div
Lựa chọn các thuộc tính cho phần tử div - Loại: Page
- Nhãn: Mô tả cho loại vừa chọn ở trên – trang
- Số phần tử: Nhập tổng số trang của tài liệu số (Số lƣợng hình ảnh sau khi tách trang tài liệu số) – 173 (Tài liệu trong ví dụ có 173 trang nên
số phần tử sẽ là 173)
- Kiểu đánh số: Tùy chọn kiểu số hiển thị - 1, 2, 3
Lựa chọn Tự tạo con trỏ tệp để các tệp tin sẽ tự động liên kết tƣơng ứng với các trang vật lý vừa tạo. Sau đó Chấp nhận
72
Hình 2.18: Cửa sổ thuộc tính phần tử div
Khi hoàn thành một cấu trúc vật lý hoàn chỉnh sẽ có giao diện nhƣ sau: Cấu trúc tài liệu vật lý tạo xong tƣơng ứng với các tệp tin nguồn ở vùng tệp.
73
Cấu trúc logic
Cấu trúc Logic dùng để tạo mục lục các chƣơng, phần cho tài liệu. Để tạo một cấu trúc logic thực hiện các bƣớc sau:
Trỏ chuột vào StructMap, kích chuột phải chọn Thêm bản đồ cấu trúc. Chọn loại LogicOK
Hình 2.20: Cửa sổ đặc tính StructMap
Tƣơng tự nhƣ cấu trúc Vật lý, ta cũng cần phải tạo phần div cho cấu trúc đó. Kích chuột phải một trình đơn đổ xuống chọn Thêm phần div
74
Lựa chọn các thuộc tính cho phần tử div - Loại: chapter
- Nhãn: Mô tả cho loại vừa chọn ở trên - Chương
- Số phần tử: Nhập tổng số Chƣơng/phần của tài liệu số – 8 (Tài liệu trong ví dụ có 6 chương, phần Lời nói đầu và phần Mục lục, nên số phần tử sẽ là 8)
- Kiểu đánh số: Tùy chọn kiểu số hiển thị - 1, 2, 3
Tiếp theo cán bộ thƣ viện phải tự kéo thả các <file>FID của
chƣơng/phần từ cửa sổ các tệp tin nguồn vùng tệp sang các chƣơng/phần của cấu trúc logic tƣơng ứng ở bên cửa sổ Cấu trúc tài liệu. Ở đây không có lựa chọn Tự tạo con trỏ tệp bởi các chƣơng không phải là tuần tự bởi một chƣơng có thể bắt đầu từ <file>FID này đến <file>FID khác. Khi hoàn thành một cấu trúc logic hoàn chỉnh sẽ có giao diện nhƣ sau:
75
Vì khi thêm phần div cho cấu trúc logic, mặc định các chƣơng sẽ tự động đánh số. Nên khi muốn đặt tên chƣơng/phần, cán bộ thƣ viện phải sửa. Để sửa tên chƣơng/phần, kích chuột phải vào <div>chapterSửa, sau đó
nhập tên chƣơng/phần của tài liệuChấp nhận.
Nhƣ vậy biểu ghi tài liệu số đã đƣợc biên tập xong. Để liên kết với biểu ghi thƣ mục MARC, cán bộ thƣ viện thực hiện một số bƣớc sau:
Chọn biểu tƣợng - Siêu dữ liệu mô tả trên thanh công cụ trong cửa sổ biên tập METS. Thêm Tìm kiếm biểu ghi thƣ mục của tài liệu đó
76
Sau khi Sao chép xong trở về cửa sổ siêu dữ liệu mô tả kích chuột phải lựa chọn Dán biểu ghi thƣ mục vừa lựa chọn.
Sau khi đính kèm biểu ghi thƣ mục mong muốn, để cập nhật thông tin kích chuột vào Thoát để hoàn tất và đóng cửa sổ này.
Tiến hành thêm đầu biểu METS. Sau khi hoàn tất, tài liệu số sẽ đƣợc trình diện trên trang thƣ viện khi bạn đọc tìm kiếm nhƣ sau:
77
Hình 2.23: Giao diện tài liệu số sau khi biên tập METS
Ngoài ra, KIPOS cũng h trợ nếu bạn muốn sửa biểu ghi thƣ mục ngay trên giao diện này chỉ cần kích đúp chuột vào biểu ghi đó trên cửa sổ giao diện siêu dữ liệu mô tả. Cửa sổ biên tập MARC sẽ hiển thị cho phép sửa các thông tin mong muốn. Đây chính là một ƣu điểm của phần mềm KIPOS, giúp đơn giản hóa các bƣớc các công đoạn thực hiện, có thể sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên cùng một trình đơn/giao diện của các phân hệ khác nhau.
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Biên tập tài liệu số
Phân hệ Biên tập tài liệu số của phần mềm KIPOS đã giúp thƣ viện xây dựng đƣợc kho tƣ liệu số hoàn thiện, phục vụ nhu cầu học tập từ xa của đông đảo bạn đọc. Tài liệu số đƣợc sau khi biên tập đƣợc trình duyệt theo chƣơng, phần và từng trang, giúp cho bạn đọc dễ dàng xem chỉ sau cú click chuột, giống nhƣ việc lật dở từng trang sách, có thể đọc ở bất cứ đâu khi có sẵn smart phone hay máy tính bảng.
Điều quan trọng là các tài liệu số sau khi biên tập đƣợc đính kèm biểu ghi thƣ mục, thuận tiện cho việc tra cứu tìm tin.
78
2.1.4. Phân hệ Quản lý Lưu thông
Lƣu thông tài liệu là khâu cuối cùng trong quy trình nghiệp vụ thƣ viện nhƣng là khâu giữ vị trí quan trọng nhằm đánh giá toàn bộ hiệu quả hoạt động của thƣ viện. Vì vậy, quy trình lƣu thông phải đƣợc tổ chức khoa học nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và phổ biến thông tin tới đông đảo ngƣời dùng tin thƣ viện. Tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội, quy trình lƣu thông đƣợc tự động hóa bằng cách sử dụng công nghệ mã vạch kết hợp với phần mềm KIPOS. Công nghệ mã vạch đã giúp thƣ viện thực hiện các thao tác tra cứu bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác, không nhầm lẫn nhƣ các thao tác thủ công thuần túy; Thao tác mƣợn - trả sách, báo, tài liệu cho bạn đọc tại kho đóng và kho mở đƣợc thực hiện một cách tự động, tăng vòng quay của sách phục vụ bạn đọc; Thực hiện kiểm kê kho tài liệu một cách thƣờng xuyên, không mất nhiều công sức, giúp lãnh đạo nắm đƣợc tình hình kho tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào; Thống kê bạn đọc một cách nhanh chóng, chuẩn xác; phát hiện nhanh chóng và thông báo tới bạn đọc mƣợn tài liệu quá hạn. Cán bộ thƣ viện sẽ không phải nhập các ký tự số thẻ bạn đọc cũng nhƣ mã số tài liệu, mà chỉ cần dung thiết bị quét mã vạch để quét thẻ bạn đọc và mã tài liệu. Việc này giúp cho công tác phục vụ bạn đọc đƣợc dễ dàng và nhanh chóng.
Quy trình ứng dụng công nghệ mã vạch tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội đƣợc tiến hành nhƣ sau: Thứ nhất, thƣ viện cần có sẵn CSDL về hồ sơ bạn đọc, bao gồm những thông tin: mã số thẻ, họ tên bạn đọc, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, nghề nghiệp (nhóm ngƣời dùng). Mã số thẻ của bạn đọc sẽ đƣợc nhập vào CSDL đồng thời sẽ đƣợc tự động đƣợc mã hóa dƣới dạng mã vạch trên thẻ bạn đọc. Thứ hai, thƣ viện cần có CSDL về tài liệu, bao gồm những thông tin: mã số của tài liệu, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản… Những thông tin thƣ mục này cũng đƣợc mã hóa dƣới dạng mã vạch gắn trên tài liệu.
79
Khi mƣợn sách, bạn đọc xuất trình thẻ thƣ viện, cán bộ thƣ viện vào trình đơn: Lưu thôngCho mượn giao diện kiểm tra thông tin độc giả sẽ xuất
hiện. Cán bộ thƣ viện dùng thiết bị đọc mã vạch quét lên mã vạch in trên thẻ, sau đó nhấn Enter hoặc kích vào Chấp nhận.
Chƣơng trình sẽ mở tới tới trình đơn Độc giả - Mượn. Cán bộ thƣ viện chỉ cần quét mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mƣợn, tự động thông tin về tài liệu đó cũng nhƣ ngày mƣợn, ngày trả sẽ đƣợc lƣu trong dữ liệu của bạn đọc.
Hình 2.24: Giao diện cho mượn tài liệu
Khi trả sách, cán bộ thƣ viện mở mục Lưu thông Nhận trả trên phần
mềm, quét thẻ bạn đọc và quét mã vạch tài liệu tƣơng tự nhƣ ghi mƣợn. Phần mềm sẽ tự động đánh dấu số sách mà bạn đọc đã trả, thời gian trả sách. Cán
80
bộ thƣ viện có thể biết đƣợc hiện trạng về sách, về bạn đọc nhƣ: sách nào đã có ngƣời mƣợn, sách nào đang r i trong kho, bạn đọc nào đã mƣợn sách quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu ngày…
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở quy định số lƣợng sách m i lần mƣợn cho các nhóm độc giả là 10 cuốn/lần. Thời gian mƣợn là 1 kỳ học. Tuy nhiên vì lý do đơn vị đào tạo không tập trung, tản mác ở nhiều cơ sở, nên khi mƣợn sách của thƣ viện, bạn đọc phải đặt cọc tiền bằng 120% giá tiền của tài liệu. Đây chính là nhƣợc điểm lớn nhất trong quy trình lƣu thông của thƣ viện.
Tài liệu sau khi đƣợc luân chuyển giữa hoạt động mƣợn và trả của bạn đọc, phần mềm sẽ tự động ghi nhận và thống kê số lƣợng bạn đọc mƣợn nhiều nhất, tài liệu nào đƣợc mƣợn nhiều nhất, tần xuất mƣợn trả trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tháng, năm), hay mật độ lƣu thông của một tài liệu... Chức năng thống kê của phần mềm KIPOS giúp cho cán bộ thƣ viện nắm đƣợc tình hình lƣu thông của tài liệu, từ đó giúp ích cho việc nghiên cứu nhu cầu đọc, nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc.
Ngoài tính năng quản lý mƣợn, trả, gia hạn tài liệu, phân hệ lƣu thông của KIPOS còn có tính năng quản lý thông tin độc giả trong một cửa sổ với nhiều tab. Để truy cập thông tin của một độc giả, cán bộ thƣ viện chọn Độc giảBiểu ghi. Sau khi mã độc giả đƣợc kiểm tra xác thực, cửa sổ thông tin độc
giả sẽ hiện lên. Tùy trình đơn đƣợc chọn, tab thông tin tƣơng ứng sẽ đƣợc kích hoạt. Tính năng này giúp thƣ viện kiểm soát đƣợc tình trạng sử dụng tài liệu của bạn đọc nhƣ: tài liệu đang mƣợn, tài liệu mƣợn quá hạn, danh sách những tài liệu bạn đọc đã từng mƣợn, hoạt động sử dụng tài liệu số của bạn đọc...
Tại giao diện này, cán bộ thƣ viện có thể sửa hồ sơ độc giả, mà không cần phải thoát để vào một trình đơn khác.
81
Hình 2.25: Giao diện hồ sơ độc giả
Hình 2.26: Giao diện hoạt động đầu mục của độc giả
Để xem tình trạng sử dụng tài liệu số của bạn đọc, cán bộ thƣ viện đăng nhập vào KIPOS.Client, từ trình đơn Độc giảHoạt động. Giao diện kiểm tra
thông tin bạn đọc sẽ xuất hiện. Trên giao diện này, thủ thƣ dùng máy quét mã vạch hoặc nhập tay vào mã vạch của thẻ độc giả và nhấn Enter hoặc kích vào
82
Chấp nhận. Cửa sổ thông báo tình trạng hoạt động METS của bạn đọc sẽ hiển
thị các tài liệu mà bạn đọc đang xem, các tài liệu đã hết hạn, và nhật ký xem.
Hình 2.27: Giao diện hoạt động METS của độc giả
Nếu bạn đọc muốn xem các hoạt động, tài khoản của mình thì bạn đọc có thể xem trên địa chỉ trên website thƣ viện bằng tài khoản đăng nhập: Đăng
nhậpNgười dùngThông tin tài khoản web
Hình 2.28: Giao diện thông tin độc giả trên web
Hiện tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội đang áp dụng chính sách lƣu thông đối với tài liệu số là bạn đọc không phải trả phí khi sử dụng,
83
tuy nhiên tài liệu chỉ có thể xem, không download hay copy đƣợc, nên việc quản lý các khoản phí cũng nhƣ khoản nợ của bạn đọc chỉ tiến hành khi mƣợn tài liệu bản in.
Thực tế, trƣớc khi thƣ viện sử dụng phần mềm KIPOS, chính sách thu tiền đặt cọc khi mƣợn sách đã có, cán bộ thƣ viện quản lý trên sổ viết tay. Tới khi sử dụng phần mềm thƣ viện KIPOS, vẫn tiếp tục tiến hành quản lý các khoản phí đó bằng phƣơng pháp thủ công là viết và ký sổ, mà không dùng đến tính năng ghi nợ của phân hệ lƣu thông sẵn có trong phần mềm.
Thƣ viện là nơi làm thẻ cho bạn đọc. Thẻ này chính là thẻ sinh viên đồng thời cũng là thẻ thƣ viện. Trong phân hệ lƣu thông, cán bộ thƣ viện in thẻ cho bạn đọc ngay tại giao diện Độc giả sau khi đã cập nhật đầy đủ thông tin bạn đọc, và ảnh thẻ của bạn đọc. Ảnh đƣợc lƣu trong thƣ mục trên máy chủ, đƣợc quản lý bởi phân hệ Quản trị kho tƣ liệu số. Mặc định chƣơng trình h trợ máy in thẻ nhựa và in theo kích thƣớc thẻ chuẩn: 85.5x54mm.