9. Bố cục luận văn
3.1.1. Phát triển nguồn thôngtin số
Tài liệu số có một vai trò quan trọng trong xã hội thông tin hiện nay, đặc biệt là trong mô hình giáo dục đào tạo từ xa của Viện ĐH Mở. Chính vì thế, tạo lập đƣợc các bộ sƣu tập số chính là mục tiêu của các thƣ viện hiện nay. Để làm đƣợc việc đó, thì việc phát triển nguồn thông tin số phải là mục tiêu hàng đầu trong chính sách phát triển nguồn tin của thƣ viện. Cụ thể là:
- Lên kế hoạch cụ thể rõ ràng về việc xử lý nguồn tài liệu số đang tồn đọng trong kho, đặt ra định mức cho m i cán bộ thƣ viện để đẩy nhanh việc đƣa tài liệu số đến bạn đọc sử dụng.
- Thu thập tài liệu số từ các nguồn khác nhau, đặc biệt là cần đầu tƣ mua tài liệu số từ các nhà xuất bản, công ty sách.
- Tận dụng nguồn tài liệu online trên mạng, tuy nhiên cần phải chọn lọc những tài liệu có giá trị về nội dung và chất lƣợng về hình thức. Tránh tình trạng download tràn lan, gây lãng phí dung lƣợng lƣu trữ, và không hiệu quả trong sử dụng.
- Thƣ viện cần đầu tƣ số hóa nguồn tài liệu của thƣ viện, ƣu tiên những tài liệu đặc thù, tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài, những tài liệu có một bản. Hiện tại thƣ viện chƣa có máy số hóa, thì có thể thuê số hóa tài liệu ở một số cơ quan nhƣ Trung tâm TTTV ĐHQG Hà Nội, và một số công ty chuyên về dữ liệu nhƣ Công ty Nam Hoàng, Công ty Ted...
- Thƣ viện cần phối hợp đồng bộ với các khoa, các cơ sở đào tạo trong hệ thống giáo dục của Viện để xác định diện bổ sung hợp lý.
108
3.1.2. Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin
- Thƣ viện cần tận dụng nguồn tài liệu số từ các thƣ viện khác, bằng hình thức trao đổi, vừa tiết kiệm kinh phí mua tài liệu số, vừa giúp phong phú đa dạng nguồn tài liệu số của thƣ viện mình.
- Thƣ viện cần tham gia hoạt động Consortium (Liên hợp). Đây là mô hình rất có hiệu quả và đang đƣợc hầu hết các nƣớc sử dụng. Consortium là tập hợp đông đảo các thƣ viện tham gia trên tinh thần tự nguyện, hợp tác với nhau, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa các bên, cùng đóng góp kinh phí và cùng nhau đàm phám với các nhà xuất bản để có đƣợc nguồn thông tin, tài liệu với giá cả tốt nhất. Nhƣ vậy thƣ viện có thể truy cập đƣợc nguồn thông tin phong phú hơn, đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của bạn đọc mà tiết kiệm đƣợc kinh phí bổ sung.
- Ngoài ra thƣ viện cần phối hợp chặt chẽ với nhà trƣờng trong thời gian tới để xin viện trợ nguồn tài liệu từ các tổ chức trong và ngoài nƣớc.
3.2. Nhóm giải pháp về phần mềm
3.2.1. Sử dụng tối đa các tính năng của phần mềm
Hiện tại thƣ viện đang chƣa sử dụng hết các phân hệ cũng nhƣ tính năng của phần mềm, chính vì thế, giải pháp hang đầu trong nhóm giải pháp về phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS là đƣa các phân hệ của phần mềm đi vào hoạt động.
Phân hệ bổ sung với các tính năng h trợ cán bộ thƣ viện lập danh mục tiền mua, ngân quỹ, sử dụng quỹ, h trợ đắc lực trong việc quản lý tiền tệ, báo cáo thu chi, tình hình bổ sung với ban lãnh đạo và bộ phận kế toán. Phân hệ này còn cung cấp chức năng cho phép cán bộ bổ sung ghi nhận yêu cầu bổ sung, lập đơn đặt hàng, theo dõi nhận hàng, cập nhật thông tin hóa đơn thanh
109
toán với nhà cung cấp. Ngoài ra phân hệ bổ sung còn giúp cán bộ thƣ viện theo dõi việc nhận tài liệu tặng biếu trong của thƣ viện.
Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ cung cấp một sự quản lý thuận lợi bộ sƣu tập các ấn phẩm báo, tạp chí trong thƣ viện. Nó làm đơn giản hóa việc đặt mua báo, tạp chí dài hạn, cũng nhƣ việc biên mục các biểu ghi, xây dựng CSDL thƣ mục báo, tạp chí chính xác, đầy đủ. Hiện tại thƣ viện không tiến hành biên mục tài liệu là báo tạp chí. Đây là một thiếu sót rất lớn trong quy trình nghiệp vụ thƣ viện, đã bỏ sót một lƣợng thông tin có giá trị mới, giúp bạn đọc tìm kiếm đƣợc nhanh hơn. Mặt khác, việc không biên mục tài liệu báo, tạp chí sẽ gây hạn chế trong quá trình quản lý nguồn tài liệu này.
Trong phân hệ biên mục, thƣ viện cần biên mục đầy đủ các trƣờng để tạo ra các điểm truy cập chính xác, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu dƣới nhiều hình thức truy vấn thông tin khác nhau. Cụ thể là thƣ viện cần biên mục đầy đủ trƣờng tóm tắt, trƣờng đề mục chủ đề, biên mục chi tiết hơn trƣờng từ khóa. Đó là những trƣờng chứa những thuật ngữ tìm kiếm cơ bản và chuyên sâu.
Tối đa hóa tính năng tạo ảnh đại diện cho tài liệu, để bạn đọc nhận biết tài liệu đúng với yêu cầu của mình dễ dàng hơn.
Phân hệ biên tập tài liệu số cần phải tận dụng tối đa tính năng biên tập cấu trúc logic, tạo các chƣơng phần đầy đủ cụ thể, để khi bạn đọc sử dụng tài liệu số đƣợc tiện lợi, cũng nhƣ hứng thú hơn.
Sử dụng triệt để tính năng gửi thƣ nhắc nhở tài liệu mƣợn quá hạn trong phân hệ quản lý lƣu thông, để thông báo với bạn đọc về thời gian trả sách, cũng nhƣ thu hồi nhanh chóng tài liệu cho thƣ viện.
110
3.2.2. Hoàn thiện phần mềm
Tại Việt Nam, phần mềm KIPOS là một giải pháp hoàn toàn mới, ra đời sau so với các phần mềm hệ quản trị cũng nhƣ phần mềm quản lý tài liệu số khác. Tuy nhiên lại có nhiều ƣu điểm vƣợt trội, là sự kết hợp 3 trong 1, vừa quản lý thƣ viện điện tử, vừa quản lý tài liệu số, và vừa xây dựng cổng thông tin thƣ viện tích hợp. Trong quá trình ứng dụng phần mềm không tránh khỏi những điểm chƣa phục hợp. Chính vì thế, việc hoàn thiện phần mềm là một trong những giải pháp quan trọng nhằm đạt hiệu quả trong triển khai ứng dụng KIPOS tại các thƣ viện nói chung và Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội nói riêng. Để làm đƣợc điều đó thƣ viện cần phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm để sửa đổi một số hạn chế của phần mềm để phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của thƣ viện, cụ thể là:
Điều chỉnh lại một số trƣờng hiển thị sẵn trong phân hệ biên mục, những trƣờng thƣ viện không sử dụng đến thì nên ẩn đi, để quy trình biên mục nhanh gọn hơn, tránh nhầm lẫn. Cụ thể cần ẩn đi trƣờng 654$a Từ khóa phụ, 690$a Môn học, 852$a Nơi lƣu giữ, 856$f Tên điện tử, 856$u URL. Cần cho hiển thị thêm trƣờng 653$a Từ khóa tự do, để cán bộ biên mục khỏi mất công thêm trƣờng khi số lƣợng từ khóa nhiều hơn 2.
Phần mềm cần đƣợc điều chỉnh rút ngắn bớt lại các thao tác khi biên tập tài liệu số. Tự sinh phần tử div hoặc tự tạo con trỏ tệp trong cả tính năng biên tập theo cấu trúc logic cũng nhƣ cấu trúc vật lý.
Thƣ viện phối hợp với nhà cung cấp để cập nhật những version mới nhất, nâng cấp các tính năng và tiện ích trong quá trình sử dụng.
111
3.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất kỹ thuật
3.3.1. Nâng cấp hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin
Thƣ viện cần nâng cấp hệ thống đƣờng truyền internet, đảm bảo tính nhanh và ổn định trong quá trình xử lý tài liệu cũng nhƣ khi bạn đọc tra cứu, sử dụng tài liệu số. Xây dựng mô hình mạng và máy chủ theo kiến trúc 3 lớp đáp ứng khả năng sẵn sàng và mở rộng cao, cụ thể nhƣ:
- Xây dựng hệ thống mạng backbone (mạng xƣơng sống) với tốc độ gigabits
- Xây dựng hệ thống máy chủ, cung cấp các dịch vụ web, ftp (file transfer protocol), vod (video on deman), mail, giao tiếp trực tuyến (chat conference)… với hệ thống lƣu giữ dữ liệu trên hang chục terabyte.
Nâng cấp hệ thống máy trạm cấu hình cao, giúp cán bộ thƣ viện xử lý tài liệu nhanh hơn,bạn đọc truy cập sử dụng tài liệu số thuận tiện hơn. Bên cạnh đó thƣ viện cần bảo hành bảo trì thƣờng xuyên các thiết bị công nghệ thông tin và viễn thông.
Thƣ viện cần đầu tƣ mua thêm thiết bị lƣu trữ giữ liệu cho máy chủ. Vì số lƣợng tài liệu số của thƣ viện rất lớn, mục tiêu của thƣ viện là đẩy mạnh phát triển nguồn tin số, nâng cao dịch vụ cung cấp tài liệu số cho hệ đào tạo từ xa của Viện.
3.3.2. Trang bị các thiết bị hiện đại cho thư viện
Đầu tƣ cho thiết bị an ninh là một vấn đề cấp bách và cần thiết của thƣ viện. Hiện tại thƣ viện chƣa có hệ thống cổng từ, nên việc quản lý tài liệu và sự ra vào của bạn đọc tại thƣ viện chƣa đƣợc chặt chẽ, nhất là vào mùa thi, sinh viên lên học tại thƣ viện rất đông, cán bộ thƣ viện không thể kiểm soát hết đƣợc.
112
Hệ thống camera cần phải đƣợc sửa chữa và nâng cấp ngay, vì một số camera đã không còn hoạt động đƣợc.
Thƣ viện cần đầu tƣ mua thêm máy tra cứu đặt tại trƣớc cửa thƣ viện, để bạn đọc tiện sử dụng, mà không phải vào phòng đọc mạng để tra cứu tài liệu, rồi lại sang phòng đọc để mƣợn tài liệu.
3.4. Nhóm giải pháp về con ngƣời
3.4.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ thư viện có trình độ
Xã hội thông tin tri thức ngày càng phát triển, đòi hỏi trình độ của cán bộ thƣ viện phải đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, trình độ tin học, bởi vì chính cán bộ thƣ viện là ngƣời đƣợc trao sứ mệnh hiện thực hóa các ý tƣởng của xã hội thôn tin và tri thức. Bên cạnh đó công nghệ thông tin đang làm thay đổi mối quan hệ giữa thông tin, thủ thƣ và bạn đọc, nên cùng với việc ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ, thông tin và viễn thông vào quy trình nghiệp vụ của thƣ viện. Cán bộ thƣ viện phải là ngƣời đặt ngƣời dùng tin lên vị trí hàng đầu, không ngại tiếp xúc với những công nghệ mới, luôn làm chủ những công cụ mới, trang bị cho mình khả năng thích ứng để phục vụ có hiệu quả trong môi trƣờng thƣ viện đang phát triển nhanh chóng. Chính vì thế, việc tăng cƣờng đội ngũ cán bộ thƣ viện có trình độ là mục tiêu, và là giải pháp của các thƣ viện hiện đại nói chung, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở nói riêng.
Thƣ viện cần bổ sung nguồn nhân lực có nghiệp vụ chuyên môn, trình độ tin học và trình độ ngoại ngữ. Đặt ra mục tiêu tuyển dụng những cán bộ thƣ viện phải và biết cách vận dụng kỹ năng của mình vào việc truy cập thông tin, thu thập khai thác thông tin nhanh hơn, xác định vị trí, phân tích và kết nối thông tin một cách tinh vi hơn, để mang đến cho bạn đọc những thông tin có giá trị nhất.
113
Đẩy mạnh việc tìm hiểu, nghiên cứu về phần mềm thƣ viện, phát huy những sáng kiến mới mẻ để cùng với nhà cung cấp hoàn thiện phần mềm, cũng nhƣ hoàn thiện quy trình nghiệp vụ thƣ viện.
Hàng năm, thƣ viện tăng cƣờng tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về trình độ chuyên môn cho cán bộ thƣ viện, để nâng cao năng lực cũng nhƣ lòng yêu nghề cho cán bộ.
Ngoài ra bản thân cán bộ thƣ viện cần phải đổi mới tƣ duy, ý thức và trách nhiệm đối với nghệ nghiệp. Phải coi trọng giá trị của công việc mình làm, đề cao đƣợc sứ mệnh của một ngƣời thủ thƣ trong xã hội thông tin, để tạo động lực làm việc, sáng tạo và đam mê trong công việc.
3.4.2. Trang bị kỹ năng thông tin cho bạn đọc
Hiện nay, trong bối cảnh nền giáo dục đại học Việt Nam đang chuyển tiếp từ đào tạo theo niên chế sang học chế tín chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lƣợng giáo dục, đặc biệt Viện ĐH Mở còn có mô hình đào tạo từ xa, thì việc đào tạo và nâng cao năng lực kỹ năng thông tin cho sinh viên là điều không thể thiếu trong hoạt động đào tạo của các trƣờng. Chính vì vậy thƣ viện cần trang bị kỹ năng thông tin cho bạn đọc nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm thƣ viện.
Bạn đọc đƣợc đào tạo kĩ năng thông tin sẽ nắm đƣợc các nguyên tắc cơ bản trong việc nhận biết nhu cầu thông tin, hoạch định chiến lƣợc tìm kiếm, kỹ năng tra cứu trên phần mềm, biết cách đánh giá và sử dụng thông tin một cách hợp lí để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu độc lập. Đây chính là nền tảng giúp sinh viên phát triển năng lực bản thân trong tƣ duy độc lập và sáng tạo trong học tập.
Thƣ viện cần tổ chức các khóa đào tạo hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng thƣ viện, sử dụng phần mềm để tra cứu một cách chi tiết và cụ thể.
114
Tổ chức các cuộc thi giới thiệu sách, cảm nhận về sách, các buổi tọa đàm nói chuyện về sách, nhằm đẩy mạnh văn hóa đọc cho độc giả. Đặc biệt là thƣ viện thƣờng xuyên tuyên truyền giới thiệu sách mới cho độc giả, bằng hình thức giới thiệu trên website, giới thiệu trên bảng tin của thƣ viện, hoặc gửi email tới bạn đọc.
Thƣ viện cần đẩy mạnh hoạt động diễn đàn trên cổng thông tin, nhằm gắn kết bạn đọc với thƣ viện. Nội dung có thể chia sẻ các kỹ năng thông tin, thông báo các hoạt động của thƣ viện để bạn đọc có thể cập nhật đƣợc nhanh nhất, hay đàm luận theo từng chủ đề về sách, về phƣơng pháp đọc sách, hay đơn giản là chia sẻ một cuốn sách hay.
Thƣ viện cần thay đổi chính sách phục vụ để thu hút bạn đọc đến với thƣ viện hơn, thay đổi hình thức mƣợn sách phải đặt cọc tiền bằng cách phối hợp chặt chẽ với nhà trƣờng trong việc quản lý sinh viên mƣợn trả sách. Ví dụ nếu sinh viên trƣớc khi tốt nghiệp không trả đủ sách cho thƣ viện, sẽ không đƣợc hoàn tất thủ tục tốt nghiệp, hoặc có những chế tài cụ thể đối với những bạn mƣợn sách bị quá hạn, làm mất sách, làm hỏng sách.
115
KẾT LUẬN
Trong xu thế tin học hóa toàn cầu, sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và viễn thông, thông tin và tri thức chính là sức mạnh để cải biến xã hội, nguồn lực thông tin là nguồn lực chiến lƣợc quan trọng của xã hội. Thƣ viện không còn đóng vai trò chỉ là nơi lƣu giữ thông tin, lƣu giữ những tinh hoa của nhân loại, thƣ viện còn phải là nơi phổ biến thông tin, đƣa thông tin đến với ngƣời dùng. Chính vì thế hiện đại hóa thƣ viện là xu hƣớng chung hiện nay, trong đó ứng dụng phần mềm quản lý thƣ viện trong công tác nghiệp vụ là một giải pháp vô cùng quan trọng nhằm tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ, đáp ứng nhanh chóng, đầy đủ, chính xác nhu cầu tin của bạn đọc.
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội là một cơ sở đào tạo đa ngành, có hệ đào tạo từ xa, vì thế sử dụng thông tin số một cách tiện ích nhanh chóng chính là nhu cầu lớn nhất của bạn đọc. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu đó, thƣ viện đã từng bƣớc xây dựng thƣ viện điện tử, sử dụng các trang thiết bị hiện đại, xây dựng nguồn tài liệu số phong phú, đặc biệt thƣ viện đã ứng dụng phần mềm KIPOS để h trợ mọi hoạt động nghiệp vụ, giảm công sức và thời gian của cán bộ thƣ viện, đồng thời xây dựng đƣợc các sản phẩm và dịch vụ chất lƣợng, đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc.
Sau hơn 1 năm ứng dụng phần mềm KIPOS, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội đã từng bƣớc xây dựng thƣ viện điện tử, thu hút các bạn sinh