phân tích quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện long mỹ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM THANH THÙY PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán tổng hợp Mã số ngành: 52340301 Tháng 11 năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM THANH THÙY MSSV: 4114058 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN LƯƠNG THỊ CẨM TÚ Tháng 11 năm 2014 LỜI CẢM TẠ Trong quá trình đƣợc tôi luyện và học tập gần 4 năm học. Em cảm thấy mình rất may mắn khi đƣợc học tập dƣới mái trƣờng Đại học thân thƣơng. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến quý thầy cô giảng viên khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Cần Thơ. Qua ngần ấy năm học tập tại trƣờng Đại học, đƣợc sự quan tâm, chỉ dẫn tận tình của quý thầy cô, em đã trang bị đƣợc nhiều kiến thức bổ ích là hành trang để em vững bƣớc vào đời. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lƣơng Thị Cẩm Tú, nhờ có cô đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn và có những góp ý quý báu đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Bên cạnh đó em xin cảm ơn các cô, chú, anh chị trong Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ đã hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhƣng em cũng không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong sự đóng góp của cô để luận văn tốt nghiệp của em đƣợc hoàn chỉnh hơn. Một lần nữa em xin cảm ơn cô rất nhiều và em kính chúc cô dồi dào sức khỏe, hạnh phúc. Chúc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ ngày càng phát triển. Long Mỹ, ngày 05 tháng 12 năm 2014 Ngƣời thực hiện i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa vào nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa từng dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Long Mỹ, ngày 05 tháng 12 năm 2014 Ngƣời thực hiện ii MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU ....................................................................... 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .......................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ............................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung ................................................................................. 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ................................................................................. 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU .................................................................. 2 1.3.1 Không gian ....................................................................................... 2 1.3.2 Thời gian .......................................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ...................................................................... 2 CHƢƠNG 2:CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................................................... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN............................................................................... 3 2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ ........... 3 2.1.2 Kiểm soát nội bộ trong môi trƣờng xử lý máy tính ....................... 11 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính ................................... 12 2.1.4 Sự an toàn và trung thực dữ liệu .................................................... 17 2.1.5 Những vấn đề cơ bản của kế toán cho vay .................................... 17 2.1.6 Sơ lƣợc về các công thức, chỉ tiêu, hình vẽ sử dụng để phân tích .................................................................................................. 26 2.2 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU ................................................................. 29 2.3 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................................................... 30 2.3.1 Phƣơng pháp thu thập thông tin ..................................................... 30 2.3.2 Phƣơng pháp phân tích thông tin .................................................. 30 CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ ....... 31 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ................................................................. 31 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH...................................................... 32 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ ................................................................ 33 3.3.1 Sơ đồ tổ chức.................................................................................. 33 iv 3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban ................................... 34 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ .............................................................................................. 35 3.4.1 Sơ đồ tổ chức.................................................................................. 35 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán ................................... 36 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ ................................................................ 39 3.5.1 Về thu nhập .................................................................................... 41 3.5.2 Về chi phí ....................................................................................... 42 3.5.3 Về lợi nhuận ................................................................................... 42 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ ........................................... 43 3.6.1 Thuận lợi ........................................................................................ 43 3.6.2 Khó khăn ........................................................................................ 43 3.6.3 Định hƣớng phát triển .................................................................... 44 CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ .......................................................................................................... 46 4.1 ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ ................................................................... 46 4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng ............. 46 4.1.2 Các hoạt động kiểm soát trong Ngân hàng nhằm ngăn ngừa rủi ro ........................................................................................................ 53 4.1.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng ....... 55 4.2 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ ............................................................................... 56 4.2.1 Mô tả quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ ....................................................................................... 56 4.2.2 Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ .................................................................................................. 76 4.2.3 Phần mềm sử dụng hạch toán ........................................................ 85 v CHƢƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ .......................................................................................................... 93 5.1 NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ ................................... 93 5.1.1 Nhận xét chung .............................................................................. 93 5.1.2 Nhận xét về quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay .......... 94 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ .............................................................................................. 95 5.2.1 Kiểm soát tốt đối tƣợng, mục đích, quy định vay vốn ................... 95 5.2.2 Tăng cƣờng kiểm tra món vay ....................................................... 95 5.2.3 Việc hạch toán trên phần mềm IPCAS .......................................... 96 5.2.4 Nâng cao trình độ cán bộ ............................................................... 97 CHƢƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................... 98 6.1 KẾT LUẬN ....................................................................................... 98 6.2 KIẾN NGHỊ ...................................................................................... 98 6.2.1 Đối với Chính Phủ và Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam................. 98 6.2.2 Đối với NHNo & PTNT ................................................................. 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................... 101 vi DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của NHNo & PTNT huyện Long Mỹ qua 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 ................. 40 Bảng 4.1 Bảng câu hỏi tổng hợp về môi trƣờng kiểm soát trong hoạt động kiểm soát tại NH............................................................................. 47 Bảng 4.2 Bảng câu hỏi tổng hợp về đánh giá rủi ro trong hoạt động kiểm soát tại NH............................................................................................... 48 Bảng 4.3 Bảng câu hỏi tổng hợp về hoạt động kiểm soát tại NH ........... 49 Bảng 4.4 Bảng câu hỏi tổng hợp về thông tin và truyền thông tại NH ... 51 Bảng 4.5 Bảng câu hỏi tổng hợp về bộ phận giám sát trong hoạt động kiểm soát tại NH...................................................................................... 52 Bảng 4.6 Bảng mô tả danh mục hồ sơ, chứng từ vay vốn trong NH ...... 57 Bảng 4.7 Bảng câu hỏi tổng hợp về môi trƣờng kiểm soát hoạt động cho vay tại NH .............................................................................................. 77 Bảng 4.8 Bảng câu hỏi tổng hợp về đánh giá rủi ro trong hoạt động cho vay tại NH ............................................................................................... 78 Bảng 4.9 Bảng câu hỏi tổng hợp về hoạt động kiểm soát trong hoạt động cho vay tại NH ........................................................................................ 79 Bảng 4.10 Tình hình nợ xấu của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ từ năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 ......................................................................................................... 82 Bảng 4.11 Bảng câu hỏi tổng hợp về thông tin và truyền thông trong hoạt động cho vay tại NH ....................................................................... 83 Bảng 4.12 Bảng câu hỏi tổng hợp về quá trình giám sát trong hoạt động cho vay tại NH ........................................................................................ 84 vii DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức NHNo & PTNT huyện Long Mỹ.................... 33 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Ngân hàng ............................... 35 Hình 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ ........................ 38 Hình 4.1 Sơ đồ quy trình cho vay tại Ngân hàng.................................... 56 Hình 4.2a Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay.................................................................................. 59 Hình 4.2b Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân .................................................................................. 62 Hình 4.2c Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân .................................................................................. 63 Hình 4.2d Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân .................................................................................. 64 Hình 4.2e Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay.................................................................................. 66 Hình 4.2f Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân .................................................................................. 67 Hình 4.2g Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân .................................................................................. 68 Hình 4.3 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu lãi ....................... 72 Hình 4.4 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán nợ gốc và lãi ............................................................................................................. 74 Hình 4.5 Màn hình nhập thông tin khách hàng ....................................... 87 Hình 4.6 Màn hình nhập tài sản đảm bảo ............................................... 88 Hình 4.7 Màn hình giải ngân món vay cho KH ...................................... 89 Hình 4.8 Màn hình thu lãi ....................................................................... 90 Hình 4.9 Màn hình giải xuất trả TSĐB ................................................... 91 viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐTD: Hợp đồng tín dụng. NHNo & PTNT: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn . BCTC: Báo cáo tài chính. MTKS: Môi trƣờng kiểm soát. HTTT: Hệ thống thông tin. NH: Ngân hàng. KH: Khách hàng. XHCN: Xã hội chủ nghĩa. CBCNV: Cán bộ công nhân viên. TSĐB: Tài sản đảm bảo. NHTM: Ngân hàng thƣơng mại. CBTD: Cán bộ tín dụng. TP: Trƣởng phòng. NHNN: Ngân hàng Nhà nƣớc. ix CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Phát triển kinh tế là mục tiêu hàng đầu của tất cả các quốc gia trong đó có Việt Nam. Với đặc điểm là nƣớc nông nghiêp, với 80% dân số sống ở nông thôn, 70% lao động trong nông nghiệp. Trong giai đoạn hiện nay thì vấn đề phát triển kinh tế nông nghiệp càng trở nên quan trọng, không đơn thuần chỉ là áp dụng khoa học kỹ thuật, mà cần phải thực hiện một cuộc cải cách đồng bộ, cần phải có một chiến lƣợc phát triển toàn diện. Điều đó đã đặt ra nhiều vấn đề cần phải giải quyết, trong đó vấn đề cấp bách nhất chính là nguồn vốn. Đứng trƣớc tình hình đó thì Ngân hàng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng, bởi vì Ngân hàng là trung gian tài chính, là nguồn cung tiền lớn nhất ra thị trƣờng. Hoạt động cho vay luôn là vấn đề quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Tuy nhiên, hoạt động cho vay luôn chứa đựng những nguy cơ rủi ro tiềm ẩn. Nguyên nhân của thực trạng đó là từ phía của Ngân hàng (năng lực tổ chức hoạt động kinh doanh…) và do khách hàng (hành vi lừa đảo vay vốn ngày càng tinh vi hơn, kinh doanh thua lỗ, vay vốn khác mục đích trong HĐTD…) hoặc khách quan do thiên tai, dịch bệnh. Trƣớc những rủi ro và thách thức có liên quan chặt chẽ tới chất lƣợng kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay, các Ngân hàng càng cố gắng tìm ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn kịp thời, đƣa ra những giải pháp để nâng cao chất lƣợng kiểm soát nội bộ, đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Với xu thế đó, NHNo & PTNT Việt Nam nói chung và NHNo & PTNT huyện Long Mỹ nói riêng đã và đang nâng cao chất lƣợng kiểm soát nội bộ của mình, từng bƣớc có những cải thiện đáng kể, góp phần nâng cao mục tiêu phát triển kinh tế của huyện. Tuy nhiên, thực trạng chất lƣợng kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay của Ngân hàng còn nhiều hạn chế. Vì thế, kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế giúp ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và nhằm tuân thủ các chính sách và quy trình đƣợc thiết lập. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và mức độ phức tạp của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động cho vay, đồng thời qua quá trình tìm hiểu về Ngân hàng và kiến thức đã tiếp thu đƣợc trong thời gian học tập. Trên cơ sở đó, em chọn đề tài “Phân tích quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ” để thực hiện làm luận văn tốt nghiệp cho mình. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ. Từ đó, đề ra giải pháp giúp Ngân hàng hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Phân tích quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ phát hiện những sai sót trong công tác kiểm soát nội bộ giúp cho hệ thống kiểm soát đảm bảo chất lƣợng. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ đề ra các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro giúp cho Ngân hàng hoạt động có hiệu quả. Đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Đề tại đƣợc thực hiện tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ. Địa chỉ: Số 31 đƣờng 3/2, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang. 1.3.2 Thời gian - Đối với số liệu về kết quả kinh doanh: Đề tài sử dụng số liệu năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. - Thời gian thực hiện đề tài từ 11/08/2014 đến 17/11/2014. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu việc kiểm soát nội bộ, xoay quanh những quy trình: giải ngân, thu lãi vay, tất toán nợ gốc và lãi. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ 2.1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa đƣợc chấp nhận khá rộng rãi là: ”Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dƣới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung cơ bản là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc biểu hiện nhƣ sau: + Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở một bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát phƣơng tiện để giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình. + Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu...mà phải bao gồm cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên. Chính con ngƣời sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. + Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt đƣợc. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời...nên dẫn đến không đạt đƣợc các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắt cơ bản trong việc đƣa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích đƣợc mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy ngƣời quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhƣng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. 3 + Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ  Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.  Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trƣớc hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của ngƣời quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị.  Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị... Nhƣ vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 2.1.1.2 Các bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu...của từng nơi, thế nhƣng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm các bộ phận sao: a. Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trƣờng kiểm soát: - Tính chính trực và giá trị đạo đức. Các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cƣ xử đúng đắn để có thể ngăn chặn không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. - Đảm bảo về năng lực. Là đảm bảo cho nhân viên có đƣợc những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao không hữu hiệu và hiệu quả. - Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán. Là những ngƣời có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua 4 việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ... - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập BCTC và chú trọng đến việc hoàn thành và vƣợt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhƣng thu lại nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý khác lại quan tâm đến rủi ro. Sự khác nhau đó ảnh hƣởng đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. - Cơ cấu tổ chức. Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đƣợc các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngƣợc lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mọi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến ngƣời khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. - Chính sách nhân sự. Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc huấn luyện, tuyển dụng, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thƣởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của MTKS thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong MTKS nhƣ bảo đảm về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức... b. Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hƣởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không thông đạt đƣợc và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gân nên. 5 Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc, ngƣời quản lý phải dựa trên mục tiêu đã đƣợc xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị đƣợc rủi ro. - Xác định mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đƣa ra sứ mệnh, hoạch định những mục tiêu, chiến lƣợc cũng nhƣ những chỉ tiêu phải đạt đƣợc trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hằng ngày của nhà quản lý. - Nhận dạng rủi ro. Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hƣởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh các rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của KH thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nƣớc, trình độ nhân viên không đáp ứng nhu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý. Trong phạm vi từng hoạt động nhƣ tài chính, kế toán...rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân trƣớc khi gây ảnh hƣởng dây chuyền đến toàn đơn vị. Nhà quản lý có thể sử dụng các phƣơng tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, đến việc rà soát thƣờng xuyên các hoạt động. - Phân tích và đánh giá rủi ro. Vì rủi ro rất khó định lƣợng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phƣơng thức khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thƣờng bao gồm các bƣớc sao đây: Ƣớc lƣợng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hƣởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của BCTC nhƣ ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản không phù hợp với những chuẩn mực, chế độ kế toán... c.Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể đƣợc thực hiện, những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Là không cho phép thành viên nào đƣợc giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ 6 hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. + Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán. Lý do không cho phép nhân viên bảo quản tài sản đƣợc làm nhiệm vụ lƣu giữ các sổ sách kế toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. + Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. Nghĩa là ngƣời đƣợc giao phê chuẩn nghiệp vụ không đƣợc kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. + Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán. Nếu từng bộ phận thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hƣớng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn cho thông tin không bị thiên lệch, quá trình ghi sổ nên giao cho bộ phận riêng biệt thực hiện – thƣờng là bộ phận kế toán. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ. Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng: + Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách:  Các chứng từ phải đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.  Chứng từ đƣợc thiết lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra.  Phải tổ chức lƣu chuyển chứng từ khoa học, kịp thời.  Tổ chức lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết. + Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động. Cần đảm bảo cho các nghiệp vụ và hoạt động phải đƣợc phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Phê chuẩn gồm có phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.  Phê chuẩn chung: Là ngƣời quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dƣới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.  Phê chuẩn cụ thể. Là ngƣời quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đƣa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể thƣờng áp dụng cho những nghiệp vụ không thƣờng xuyên, cũng đƣợc áp dụng đối với những nghiệp vụ thƣờng xuyên nhƣng có số tiền vƣợt khỏi giới hạn cho phép cùng chính sách chung. 7 - Kiểm soát vật chất. Hoạt động này thƣờng đƣợc thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã đƣợc đánh số thứ tự trƣớc nhƣng chƣa sử dụng; cũng nhƣ cần hạn chế sự tiếp cận với các chƣơng trình tin học và những hồ sơ dữ liệu... - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Là việc kiểm tra đƣợc tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thƣờng có khuynh hƣớng giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thƣờng xuyên kiểm tra soát xét lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lƣợng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô, hay cố tình vi phạm, vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết. - Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện. Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã đƣợc thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trƣớc và các dữ liệu khác có liên quan nhƣ những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết đƣợc một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. d.Thông tin và truyền thông. - Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cho cả nội bộ và bên ngoài. - Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát kháu nhau. Thông tin đƣợc cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể đƣợc xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lƣợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. - Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau: + Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng đƣợc những phƣơng tiện truyền thông trong doanh nghiệp. Điều này sẽ đƣợc thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ. 8 + Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, Ngân hàng, báo đài) cũng phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó doanh nghiệp mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nƣớc, cổ đông ) cũng cần đƣợc truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật. - Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế đƣợc biểu hiện dƣới dạng các nghiệp vụ kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. - Hệ thống thông tin kế toán thƣờng bao gồm 2 phần có liên quan chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thƣờng sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhƣng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính. Các kiểm toán viên thƣờng quan tâm đến hệ thống thông tin kế toán tài chính. - Ngoài những yêu cầu thông thƣờng của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin cần đạt đƣợc nhƣ sau: + Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật. + Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ. + Đo lƣờng giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị. + Xác định đúng thời gian của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ . + Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính. - Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan nhƣ thế nào đến ngƣời khác và yêu cầu phải báo các những tình huống bất thƣờng cho cấp trên. e. Giám sát. Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lƣợng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó đƣợc triển khai, đƣợc điều chỉnh khi môi trƣờng 9 thay đổi, đƣợc cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thƣờng xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng nhƣ tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không. Trong giám sát thì có giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ: - Giám sát thường xuyên: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đống góp của khách hàng, hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thƣờng. - Giám sát định kỳ: Thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. 2.1.1.3 Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ - Mục đích của hệ thống kiểm soát trong việc quản lý là: + Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả . + Mang lại sự đảm bảo một cách chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý đƣợc thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. + Phát hiện kịp thời các rủi ro trong kinh doanh hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. + Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong kinh doanh. + Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. + Lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Kiểm soát xử lý đƣợc đặt ra để: Kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên đã thực hiện và đã đƣợc công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo. - Kiểm soát để bảo vệ tài sản là: + Các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn về an toàn tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích trong đơn vị. + Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Việc xây dựng và thực hiện đƣợc một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các đơn vị chống đỡ tốt nhất với rủi ro . 10 + Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm nhiều hệ thống con. Các hệ thống con đƣợc lập ra giúp nhà quản lý doanh nghiệp đạt đƣợc các mục đích cụ thể. Mỗi hệ thống bao gồm nhiều quy chế kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm soát, trong đó một số có tác dụng tƣơng hỗ nhau, một số lại có chức năng độc lập. Để phát huy tác dụng mỗi hệ thống phải đƣợc xây dựng khoa học, thiết thực và hoạt động tốt . 2.1.2 Kiểm soát nội bộ trong môi trƣờng xử lý máy tính 2.1.2.1 Đặc điểm xử lý trong môi trường xử lý máy tính - Chứng từ sử dụng: thông thƣờng các chứng từ chứng minh nghiệp vụ hoặc sự kiện kinh tế phải đƣợc lập bằng giấy tờ. Tuy nhiên trong hệ thống xử lý bằng máy tính rất nhiều trƣờng hợp các dữ liệu đƣợc nhập trực tiếp và máy mà không cần chứng từ bằng giấy. - Các dấu vết nghiệp vụ không quan sát đƣợc bằng mắt. Trong nhiều hệ thống máy tính, toàn bộ các dấu vết kiểm toán chỉ đƣợc lƣu giữ trong một thời gian ngắn hoặc dƣới những định dạng chỉ có thể đọc đƣợc bởi máy tính. Do đó, khi một hệ thống ứng dụng phức tạp xử lý một khối lƣợng lớn nghiệp vụ, các dấu vết kiểm toán sẽ không còn đƣợc lƣu trữ đầy đủ. Điều này gây khó khăn cho ngƣời sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, đặc biệt là các sai sót trong chƣơng trình ứng dụng. - Thông tin có thể không quan sát đƣợc bằng mắt: trong môi trƣờng tin học hóa, các tập tin và sổ kế toán đƣợc thể hiện trong hình thức máy có thể đọc đƣợc. Vì vậy, nếu thiếu máy thì không thể đọc đƣợc các thông tin này. Ngoài ra, các kết xuất có thể không đƣợc in ra hoặc nếu in ra thì đƣợc in dƣới dạng rút gọn. Chính vì vậy, kết xuất có thể khó quan sát bằng mắt. - Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: trong hệ thống máy tính, một số nghiệp vụ có thể thực hiện tự động và không lƣu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trƣờng hợp này cần hiểu rằng ngƣời quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của chƣơng trình. Do đó, khi thiết kế hệ thống hay lựa chọn phần mềm, cần lƣu ý đến các biện pháp, các thủ tục cho phép duyệt nghiệp vụ ngay trên phần mềm. - Cập nhật một lần, ảnh hƣởng tới nhiều tập tin và xử lý tự động theo chƣơng trình: các quá trình xử lý bằng máy đƣợc thực hiện tự động nên nếu chƣơng trình xử lý đƣợc tạo lập không chính xác thì sẽ tạo các thông tin không chính xác. Trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ cần nhập vào máy một lần là tất cả các tập tin liên quan tới nghiệp vụ sẽ đƣợc cập nhật. Phƣơng pháp này có rất nhiều ƣu điểm nhƣng nó có một rủi ro 11 rất lớn nhƣ nếu việc nhập dữ liệu hoặc chƣơng trình xử lý sai sẽ dẫn đến toàn bộ các tập tin liên quan bị sai. - Các thủ tục kiểm soát đƣợc lập trình: Các thủ tục kiểm soát có thể đƣợc đƣợc lập trình và nhƣ vậy nó có thể kiểm soát các hoạt động của xử lý thông tin hiệu quả hơn đặc biệt trong các trƣờng hợp không có chứng từ đầu vào, thiếu các dấu vết nghiệp vụ, hoặc các kết quả không thể quan sát bằng mắt. Các kiểm soát có thể đƣợc lập trình nhƣ các kiểm soát vè tính logic, kiểm tra tính hợp lý... 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý máy tính Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trƣờng kế toán xử lý bằng máy. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát, nên phân các rủi ro thành các loại sau: - Rủi ro trong kinh doanh. + Nguồn lực. + Sự kiện. + Thành phần tham gia. + Địa điểm. - Rủi ro trong xử lý thông tin. + Đầu vào. + Xử lý. + Kết quả. - Rủi ro liên quan đến hệ thống. + Phát triển hệ thống. + Tổ chức hệ thống thông tin. + Thiết bị, truy cập, dữ liệu. 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính 2.1.3.1 Kiểm soát chung Bao gồm các thủ tục, chính sách kiểm soát áp dụng chung cho toàn bộ môi trƣờng xử lý thông tin. Kiểm soát chung bao gồm: a. Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính Xác lập và cập nhật thƣờng xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện là một trong những thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể 12 thực hiện. Phƣơng thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là xác định: Thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng thông tin? Thông tin đƣợc kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp chúng ta xác định đƣợc các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phƣơng thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất. b. Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính Trong môi trƣờng máy tính, các thủ tục thƣờng đƣợc thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể đƣợc kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chƣơng trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Do đó cần: - Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác. - Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: bộ phận xử lý thông tin – bộ phận vận hành – bộ phận phát triển hệ thống. c. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin mới. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT bao gồm các thủ tục sau: - Lập kế hoạch phát triển. - Xác định các yêu cầu đặt ra. - Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống. - Sự tham gia của ngƣời sử dụng. - Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển. d. Chuẩn hóa các tài liệu liên quan Tài liệu hệ thống cần đƣợc chuẩn hóa, phân loại và lƣu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá HTTT. - Tài liệu quản trị: bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, quy định quyền sử dụng,… - Tài liệu ứng dụng: Hƣớng dẫn sử dụng chƣơng trình (nhập liệu, xử lý, báo cáo, tìm kiếm, sửa chữa,…). - Tài liệu hệ thống: Các yêu cầu về hệ thống, hệ thống mã chƣơng trình, tập tin lƣu trữ, các hƣớng dẫn phục hồi dữ liệu khi sự cố xảy ra. e. Đảm bảo an ninh cho hệ thống thông tin Xác lập và cập nhật thƣờng xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện là một trong những thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể thực hiện. Phƣơng thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là xác định: Thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng thông tin? Thông tin đƣợc kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp 13 chúng ta xác định đƣợc các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phƣơng thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất. f. Đảm bảo hoạt động liên tục Các sự cố về điện hay các rủi ro khác có thể làm cho hệ thống tạm ngƣng hoạt động. Điều này có thể ảnh hƣởng đến dữ liệu, chƣơng trình hay làm giảm tuổi thọ của trang thiết bị. Do đó: - Kiểm soát thiết bị lƣu trữ (Đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD,…): đảm bảo an toàn thiết bị lƣu trữ, dán nhãn, đặt tên, sắp xếp theo trình tự thời gian. - Sao lƣu dữ liệu dự phòng. - Hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện: có thể sử dụng bộ lƣu điện (UPS). g. Kế hoạch khắc phục hậu quả nếu xảy ra: Khi lập kế hoạch phục hồi hệ thống sau thiệt hại, cần lƣu ý: - Các thứ tự ƣu tiên phục hồi. - Phân chia trách nhiệm phục hồi. - Sao lƣu dự phòng chƣơng trình nguồn, dữ liệu. - Mua bảo hiểm hệ thống. - Các kế hoạch phải đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản. 2.1.3.2 Kiểm soát ứng dụng Là hoạt động kiểm soát ảnh hƣởng đến từng ứng dụng cụ thể. Bao gồm các thủ tục, chính sách kiểm soát liên quan đến các hoạt động xử lý thông tin áp dụng cho 1 chƣơng trình ứng dụng xử lý thông tin cụ thể. a. Kiểm soát nhập liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. - Kiểm soát nguồn dữ liệu, gồm các biện pháp kiểm soát cụ thể sau: + Đánh số trƣớc các chứng từ: để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. + Nên sử dụng chứng từ luân chuyển đƣợc tạo ra bên trong hệ thống, hạn chế sử dụng chứng từ của hệ thống khác vì chứng từ luân chuyển đƣợc tạo ra trong hệ thống sẽ có độ tin cậy cao hơn các chứng từ của hệ thống bên ngoài. - Kiểm tra quá trình nhập liệu, cụ thể nhƣ sau: + Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu phải đƣợc nhập theo một thứ tự nhất định. Hệ thống sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở nếu ngƣời dùng nhập không theo đúng thứ tự đã định sẵn. 14 + Kiểm tra vùng dữ liệu: dữ liệu đƣợc nhập sẽ đƣợc sử dụng cho nhiều chức năng tìm kiếm hay tính toán. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập phải theo đúng loại đã khai báo, ví dụ nhƣ nhập số tiền, số lƣợng phải nhập kiểu số không nhập đƣợc dữ liệu kiểu chữ. + Kiểm tra dấu: Một số dữ liệu phải luôn luôn là số dƣơng hay số âm. Ví dụ: số tiền phải luôn luôn dƣơng,... + Kiểm tra tính hợp lý: khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ, mã số quản lý của các đối tƣợng hay ngày nhập liệu...phải đƣợc kiểm tra tính hợp lý. Ví dụ: Ngày nhập liệu không đƣợc trƣớc ngày phát sinh... + Kiểm tra có tính thực của nghiệp vụ: tính có thực của nghiệp vụ đƣợc kiểm tra thông qua việc xác nhận các đối tƣợng tham gia vào nghiệp vụ có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu nhập sai vào hệ thống và ngăn cản hệ thống chuyển thông tin không có thực vào tập tin chính. Nó cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập liệu dữ liệu. Ví dụ: kiểm tra tính có thực của mã số khách hàng... + Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập, ví dụ: số ngày làm việc trong tháng không vƣợt quá 30/31 ngày và không quá 29 ngày nếu là tháng 2,... + Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo rằng các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều đƣợc nhập vào, không có vùng quan trọng nào đƣợc để trống. + Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: Để nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lặp không cần nhập vào hệ thống. Ví dụ: khi nhập nghiệp vụ giải ngân, chỉ cần nhập mã KH, còn tên, địa chỉ, giới hạn tín dụng của KH đó không cần nhập mà hệ thống sẽ hiển thị ra từ hệ thống khi đã đƣợc nhập trƣớc đó từ bộ phận CBTD. + Kiểm tra dung lượng vùng nhập: một ô nhập liệu có độ dài 8 kí tự không thể nhập con số 1.000.000.000. + Kiểm tra số tổng kiểm soát: số tổng kiểm soát nhằm kiểm tra tính chính xác của việc nhập liệu. Có các hình thức tổng kiểm soát sau:  Kiểm soát tổng số lô: kiểm soát viên sẽ nhập tổng số tiền, số lƣợng kiểm tra và đối chiếu với tổng các chứng từ trong lô nghiệp vụ. Kiểm soát này đƣợc thực hiện nhằm phát hiện và ngăn chặn các chênh lệch giữa số tổng hợp và tổng số các chi tiết của lô nghiệp vụ đƣợc xử lý. Các chứng từ cùng loại sẽ đƣợc sắp xếp gần nhau kể từ lúc nghiệp vụ phát sinh. 15  Kiểm soát tổng số chứng từ hay tổng số mẫu tin: là kiểm soát đƣợc thực hiện trên cơ sở dữ liệu. Là việc đối chiếu tổng số chứng từ nhằm bảo đảm các mẫu tin đầu vào không bị bỏ sót hay bị xử lý nhiều lần.  Tổng cộng Hash: không có ý nghĩa trong việc ra quyết định, chỉ có ý nghĩa về mặt kiểm soát. + Sử dụng các giá trị mặt định và tạo số tự động: sử dụng trong trƣờng hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm nhập liệu, làm giảm số lƣợng dữ liệu đƣợc nhập. Ví dụ: các định khoản Nợ - Có sẽ đƣợc mặc định khi thực hiện các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế, hay chức năng tạo số tự động trong quá trình nhập liệu,... + Thông báo lỗi đầy đủ và hường dẫn sửa đổi: một phần mềm đƣợc thiết kế kiểm soát hữu hiệu khi nó cung cấp đầy đủ các thông báo lỗi và hƣớng dẫn sửa lỗi. b. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý dữ liệu, đảm bảo cập nhật đúng, đủ các dữ liệu, loại trừ các yếu tố bất thƣờng trong quá trình xử lý, đảm bào cho hệ thống vận hành nhƣ thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu bao gồm các thủ tục sau: - Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: các dữ liệu có liên kết với nhau qua các mối liên hệ dữ liệu sẽ không đƣợc xóa khi ràng buộc dữ liệu đang tồn tại. - Kiểm tra dữ liệu hiện hành: các dữ liệu có thể không còn đƣợc tiếp tục sử dụng trong đơn vị cần đƣợc kiểm tra và xóa khỏi danh mục dữ liệu để hệ thống nhẹ và xử lý dữ liệu nhanh hơn. - Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin trong tập tin phải theo trình tự. Kiểm soát trình tự giúp phát hiện mẫu tin nào không nằm đúng trình tự, chƣơng trình sẽ báo lỗi và không cho phép chuyển thông tin đến tập tin chính. - Đối chiếu dữ liệu xử lý với bên ngoài: định kỳ đối chiếu cơ sở dữ liệu với các dữ liệu khác ngoài hệ thống. - Đối chiếu số tổng hợp và số chi tiết: hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái. 16 2.1.4 Sự an toàn và trung thực dữ liệu 2.1.4.1 Rủi ro khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu Khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu, nếu ngƣời quản trị dữ liệu không thực hiện đầy đủ và chính xác các thủ tục kiểm soát dữ liệu, có thể xảy ra các rủi ro sau: - Xung đột liên quan đến chia sẻ và sở hữu dữ liệu dẫn đến việc nhập liệu và xử lý không chính xác. - Phân quyền truy cập dữ liệu không phù hợp dẫn đến việc truy cập, chỉnh sửa dữ liệu không hợp pháp. - Rủi ro do phần cứng, do mất điện đột xuất có thể phá hủy toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ thống. 2.1.4.2 Kiểm soát khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu Kiểm soát khi sử dụng hệ quản trị dữ liệu bao gồm 4 lĩnh vực: phân chia trách nhiệm, truy cập cơ sở dữ liệu, các thủ tục thay đổi hệ thống hay chƣơng trình máy tính, xác lập quyền sở hữu dữ liệu. - Tổ chức trung tâm dữ liệu. - Truy cập cơ sở dữ liệu. - Quy định trách nhiệm đầy đủ liên quan đến việc thay đổi hệ thống và chƣơng trình. - Xác lập quyền sở hữu dữ liệu. 2.1.5 Những vấn đề cơ bản của kế toán cho vay 2.1.5.1 Khái niệm cơ bản về hoạt động cho vay - Cho vay: Là một hình thức cấp tín dụng, theo đó tổ chức tín dụng giao cho KH sử dụng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời gian nhất định theo thỏa thuận với nguyên tắc có hoàn trả cả gốc lẫn lãi (Điều 3, Quyết định 1627/2001/QĐ-NHNN Về việc ban hành Quy chế cho vay của tổ chức tín dụng đối với KH). - Nợ quá hạn: Là chỉ tiêu phản ánh các khoản nợ đến hạn mà KH không có khả năng chi trả cho NH và không có lý do chính đáng. Khi đó NH sẽ chuyển từ tài khoản dƣ nợ sang tài khoản nợ quá hạn. - Nợ xấu: Theo QĐ 492/2005/QĐ-NHNN ngày 22/04/2005 về việc ban hành quy định về phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng trong hoạt động NH, và QĐ 18/2007/QĐ-NHNN về việc sửa đổi, bổ 17 sung một số điều của QĐ 493 định nghĩa: Nợ xấu là các khoản nợ đƣợc phân loại vào nhóm 3 (Nợ dƣới tiêu chuẩn), nhóm 4 (Nợ nghi ngờ), nhóm 5 (Nợ có khả năng mất vốn). 2.1.5.2 Điều kiện vay vốn và lãi suất cho vay a. Điều kiện vay vốn Ngân hàng xem xét và quyết định cho vay khi khách hàng có đủ các điều kiện sau: - Có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật. - Mục đích sử dụng vốn vay hợp pháp. - Có khả năng tài chính đảm bảo trả nợ trong thời gian cam kết. - Có dự án đầu tƣ, phƣơng án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khả thi và có hiệu quả, hoặc có dự án đầu tƣ, phƣơng án phục vụ đời sống khả thi và phù hợp với quy định của pháp luật . - Thực hiện quy định về bảo đảm tiền vay theo quy định của Chính Phủ, Ngân hàng Nhà nƣớc và hƣớng dẫn của NHNo & PTNT Việt Nam. b. Lãi suất cho vay - Lãi suất cho vay là tỉ lệ phần trăm giữa số lợi tức thu đƣợc trong kỳ so với số vốn cho vay phát ra trong một thời kỳ nhất định. Thông thƣờng lãi suất tính cho năm, tháng. - Lãi suất cho vay thực hiện theo qui định của NHNo & PTNT cấp trên trong từng thời kỳ. - Cho vay theo hạn mức tín dụng thì lãi suất áp dụng tại thời điểm nhận nợ, cho vay lƣu vụ lãi suất áp dụng tại thời điểm lƣu vụ. - Trƣờng hợp gia hạn nợ thì lãi suất cho vay áp dụng theo thỏa thuận ghi trên hợp đồng tín dụng. - Lãi suất nợ quá hạn tối đa bằng 150% lãi suất cho vay. 2.1.5.3 Nguyên tắc cho vay - Tiền vay phải sử dụng đúng mục đích theo thoả thuận trên hợp đồng tín dụng: Nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính hiệu quả của sử dụng vốn vay tạo điều kiện thực hiện tốt việc hoàn trả nợ vay của KH. Để thực hiện tốt điều này, mỗi lần vay vốn KH làm giấy đề nghị vay vốn, KH phải ghi rõ mục đích sử dụng vốn vay của mình và kèm theo phƣơng án sản xuất kinh doanh có 18 hiệu quả. Khách hàng vay vốn phải sử dụng vốn vay đúng nhƣ mục đích đã cam kết, nếu Ngân hàng phát hiện khách hàng sử dụng vốn sai mục đích thì Ngân hàng có quyền yêu cầu thu hồi nợ trƣớc hạn. - Tiền vay phải được hoàn trả đầy đủ cả gốc lẫn lãi và trả đúng hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng: Nguyên tắc này bắt nguồn từ bản chất của tín dụng là giao dịch cung cầu về vốn, tín dụng chỉ là giao dịch quyền sử dụng vốn trong một thời gian nhất định. Trong khoảng thời gian cam kết giao dịch, Ngân hàng và bên vay thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng rằng Ngân hàng sẽ chuyển giao quyền sử dụng một lƣợng giá trị nhất định cho bên vay. Khi kết thúc kỳ hạn, bên vay phải hoàn trả quyền này cho Ngân hàng (trả nợ gốc) và một khoản chi phí cho việc sử dụng vốn vay. Nguyên tắc này bảo đảm cho tiền vay đƣợc thu hồi đầy đủ và có sinh lời. 2.1.5.4 Quy trình cho vay Khách hàng vay vốn của Ngân hàng cần phải thực hiện theo quy trình sau: Ngân hàng tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, tiến hành phân tích và thẩm định, ra quyết định giải ngân, kết thúc hợp đồng tín dụng. a. Khách hàng lập đề nghị và hồ sơ vay vốn Khách hàng vay vốn phải nộp vào Ngân hàng các hồ sơ bao gồm: + Giấy đề nghị vay vốn; + Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập, các hồ sơ pháp lý có liên quan khác; + Hồ sơ chứng minh khả năng tài chính: Khách hàng cần phải nộp các hồ sơ để chứng minh tình hình tài chính của mình, hồ sơ này bao gồm: Bảng cấn đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, kế hoạch kinh doanh…Những báo cáo tài chính này phải là của các kỳ kinh doanh gần nhất; + Phƣơng án sản xuất kinh doanh: Khi đi vay ngắn hạn khách hàng cần đệ trình cho Ngân hàng phƣơng án sản xuất kinh doanh. Phƣơng án sản xuất kinh doanh của khách hàng phải tính toán đƣợc hiệu quả kinh tế, kế hoạch kinh doanh của mình và chứng minh đƣợc khả năng trả nợ của mình trên cơ sở phƣơng án kinh doanh; + Các tài liệu liên quan đến tài sản đảm bảo nợ vay: Khi khách hàng vay vốn phải dùng tài sản của mình để làm đảm bảo tín dụng, thì cần phải xuất trình các giấy tờ có liên quan để chứng minh rằng tài sản là thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình; 19 b. Phân tích và thẩm định khách hàng để ra quyết định cho vay - Sau khi tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, Ngân hàng sẽ tiến hành phân tích và thẩm định hồ sơ để ra quyết định cho vay: + Quy trình xét duyệt cho vay đƣợc xây dựng theo nguyên tắc đảm bảo tính độc lập và xác định rõ từ trách nhiệm các nhân viên tín dụng thẩm định để trách nhiệm của ngƣời lãnh đạo ra quyết định cho vay; + Ngân hàng phân tích hồ sơ pháp lý và hồ sơ tài chính của khách hàng, đồng thời tiến hành thẩm định tính khả thi, hiệu quả của phƣơng án sản xuất kinh doanh và khả năng trả nợ của ngƣời vay vốn; - Thẩm định hồ sơ vay vốn là quá trình xem xét, phân tích các thông tin, số liệu đã thu thập trong hồ sơ của khách hàng. Mục đích của thẩm định trƣớc khi cho vay là xác định giới hạn an toàn của quan hệ tín dụng giữa Ngân hàng và khách hàng vay vốn. Ngân hàng cần tận dụng mọi nguồn thông tin có đƣợc về khách hàng để phân tích khách hàng một cách cẩn thận để có quyết định cho vay thật chính xác. Công việc chi tiết trong thẩm định hồ sơ vay vốn gồm có: + Đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh (quy mô hoạt động, khả năng công nghệ, kỹ thuật sản xuất, kinh doanh) của khách hàng; + Phân tích tình hình tài chính của khách hàng: các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, đòn cân nợ, các chỉ tiêu hoạt động và chỉ tiêu sinh lời của ngƣời vay là cơ sở về khả năng tài chính của khách hàng. Dựa vào kết quả tính toán của các chỉ tiêu này, Ngân hàng đƣa ra kết luận về khả năng tài chính của ngƣời vay tốt hay xấu, từ đó Ngân hàng sẽ xác định mức tín dụng, thời hạn tín dụng, thời hạn trả nợ…sao cho phù hợp với khả năng thực tế vả chu kỳ sản xuất kinh doanh của khách hàng; + Đánh giá đảm bảo tín dụng: Ngân hàng cần phải đánh giá về các điều kiện của tài sản thế chấp, cầm cố, tính hợp pháp, số lƣợng và đặc biệt là định giá trị của tài sản thế chấp, cầm cố theo đúng pháp luật của Nhà nƣớc. Các giấy tờ sở hữu tài sản phải đƣợc xác nhận của cơ quan công chứng Nhà nƣớc và thẩm định chữ ký để biết mức độ tin cậy của các giấy tờ đó; - Theo quy định của quy chế cho vay, kể từ khi Ngân hàng nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ vay vốn hợp lệ và thông tin cần thiết của khách hàng, Ngân hàng phải thẩm định xong hồ sơ vay vốn trong khoảng thời gian đã định. Sau đó Ngân hàng sẽ phải ra quyết định và thông báo việc cho vay hoặc không cho vay đối với khách hàng đến ký kết hợp đồng tín dụng. Trƣờng hợp quyết định 20 không cho vay, Ngân hàng phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản, và phải nêu rõ lý do không cho vay. - Trƣờng hợp Ngân hàng quyết định cho vay, giữa Ngân hàng và khách hàng vay thỏa thuận thêm một vấn đề liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố…Ngân hàng và khách hàng ký kết hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản. Sau đó Ngân hàng thỏa thuận và ký kết hợp đồng tín dụng với khách hàng. - Sau khi hoàn tất khâu phân tích và thẩm định, Ngân hàng quyết định cho vay thì hợp đồng tín dụng, thế chấp, cầm cố, hoặc bảo lãnh vay vốn sẽ đƣợc ký kết giữa Ngân hàng và khách hàng vay dựa trên các nội dung đƣợc thỏa thuận bao gồm: + Hạn mức tín dụng: là số tiền tối đa mà Ngân hàng có thể cho khách hàng sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định; + Thời hạn tín dụng: là khoảng thời gian đƣợc thỏa thuận giữa Ngân hàng và khách hàng vay vốn để khách hàng có thể sử dụng số tiền vay; + Lãi suất tín dụng: là giá cả của quyền sử dụng vốn đƣợc Ngân hàng thỏa thuận với khách hàng trên cơ sở quan hệ cung cầu vốn trên thị trƣờng và phù hợp với qui định của pháp luật; c. Giải ngân Sau khi ký kết hợp đồng tín dụng, Ngân hàng thực hiện phát tiền vay cho khách hàng theo đúng tiến độ đã thỏa thuận trên hợp đồng và cách giải ngân có thể thực hiện theo các cách sau: phát vay bằng tiền mặt trực tiếp cho ngƣời vay, tiền vay đƣợc chuyển trả trực tiếp cho đối tác bán hàng của ngƣời đi vay, chuyển vào tài khoản tiền gửi của khách hàng. d. Kiểm tra, giám sát Kiểm tra giám sát là quá trình thực hiện các bƣớc công việc theo dõi và đôn đốc ngƣời vay sử dụng tiền vay đúng mục đích, có hiệu quả, hoàn trả nợ gốc và lãi đúng thời hạn, đồng thời thực hiện các biện pháp thích hợp nếu ngƣời vay không sử dụng vốn vay đúng mục đích hoặc không thực hiện trả nợ gốc và lãi đúng hạn nhƣ cam kết. e. Thu nợ gốc và lãi Theo thỏa thuận trên hợp đồng tín dụng, khách hàng phải chủ động trả nợ Ngân hàng khi đến hạn. Tiền lãi vay đƣợc tiến hành thu hàng tháng hoặc thu một lần cùng với nợ gốc theo thỏa thuận ban đầu giữa Ngân hàng và khách hàng. Nếu đến hạn khách hàng không thực hiện nghĩa vụ trả nợ đúng hạn thì Ngân hàng sẽ xử lý theo các cách sau đây: 21 + Tìm hiểu nguyên nhân, nếu là nguyên nhân khách quan, ngƣời vay quá hạn trên 10 ngày (theo quyết định 18/2007/QĐ-NHNN) và có văn bản giải trình đề nghị Ngân hàng cơ cấu lại thời hạn (giãn nợ, gia hạn nợ), Ngân hàng xem xét và có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị của khách hàng. Theo quyết định 18/2007/QĐ-NHNN, nếu Ngân hàng thƣơng mại đồng ý cho KH cơ cấu lại thời hạn thì làm thủ tục và chuyển dƣ nợ vào nhóm 2 (nợ cần chú ý) để theo dõi. + Trƣờng hợp khách hàng không trả đƣợc nợ do nguyên nhân chủ quan, Ngân hàng sẽ chuyển sang nợ quá hạn và chuyển sang theo dõi ở nhóm 2, tính lãi suất theo lãi suất nợ quá hạn. + Ngân hàng có quyền bán tài sản thế chấp, cầm cố để thu hồi nợ trong trƣờng hợp khách hàng có nợ quá hạn mà không có thiện chí trả nợ hoặc không trả đƣợc, và đã chuyển thành nợ xấu (nợ thuộc nhóm 3, 4, 5 theo quyết định 18/2007/QĐ-NHNN). Việc phát mãi tài sản sẽ đƣợc tiến hành theo đúng quy định của pháp luật. + Trƣờng hợp cuối cùng là Ngân hàng sẽ khởi kiện khách hàng vi phạm hợp đồng tín dụng. f. Thanh lý hợp đồng tín dụng Khi khách hàng trả hết nợ gốc và lãi, Ngân hàng sẽ tiến hành tất toán khoản vay và đƣơng nhiên, hợp đồng tín dụng hết hiệu lực. Đồng thời, Ngân hàng tiến hành giải chấp cho khách hàng (trƣờng hợp có đảm bảo tín dụng). 2.1.5.5 Chứng từ sử dụng trong hoạt động cho vay - Chứng từ dùng trong kế toán cho vay là những loại giấy tờ có giá trị về mặt pháp lý để xác định số tiền Ngân hàng và ngƣời vay nhận nợ với Ngân hàng, nên từ khâu lập đến khâu kiểm soát, tổ chức bảo quản phải đảm bảo đúng chế độ. Khi thực hiện kế toán máy thì không thuần túy dùng chứng từ điện tử thay thế mà vẫn phải có chứng từ giấy lƣu lại. Mọi sự tranh chấp các khoản cho vay hay thu nợ đều đƣợc giải quyết trên cơ sở các chứng từ kế toán cho vay. Chứng từ kế toán cho vay bao gồm hai loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. + Chứng từ gốc: là chứng từ đƣợc lập trực tiếp khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý cho phép nghiệp vụ kinh tế đƣợc thực hiện, chứng từ gốc đƣợc sử dụng trong nghiệp vụ cho vay bao gồm:  Giấy đề nghị vay vốn: là chứng từ do khách hàng lập để xin vay vốn NH trong đó trình bày rõ mục đích vay, số tiền vay. Đây là căn cứ ban đầu để NH xem xét cho vay. 22  Hợp đồng tín dụng: là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra giữa KH và NH. + Chứng từ ghi sổ: đƣợc lập trên cơ sở của chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc đính kèm. Chứng từ ghi sổ gồm:  Chứng từ cho vay: nếu cho vay bằng tiền mặt thì chứng từ là séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền, phiếu chi…còn nếu cho vay bằng chuyển khoản thì dùng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhƣ ủy nhiệm chi, thẻ thanh toán.  Chứng từ thu nợ: nếu thu bằng tiền mặt thì chứng từ là GTGD…còn trong trƣờng hợp Ngân hàng chủ động trích tài khoản của ngƣời vay để thu nợ, thu lãi thì dùng phiếu chuyển khoản và bảng kê tính lãi hàng tháng.  Các giấy tờ trong quan hệ tín dụng đòi hỏi phải có đầy đủ tính pháp lý đƣợc thể hiện trong chứng từ kế toán cho vay, đó chính là các yếu tố xác định quyền chủ thể cho vay của NH, chỉ rõ ngƣời chịu trách nhiệm nhận nợ và ngƣời cam kết trả nợ gốc và lãi theo đúng hạn cho NH. 2.1.5.6 Nguyên tắc lập chứng từ - Lập chứng từ phải đƣợc tiến hành ngay khi có nghiệp vụ phát sinh và chỉ đƣợc lập một lần cho một nghiệp vụ. Đó là căn cứ để phân loại, ghi sổ từng loại hình cho vay, thời hạn cho vay, là căn cứ để ghi sổ tổng hợp kế toán một cách kịp thời. - Chứng từ dùng trong hạch toán là hệ thống chứng từ do Ngân hàng quy định, thống nhất in ấn và phát hành. Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sữa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sữa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. - Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên quy định. Trƣờng hợp nhiều liên phải lập một lần đủ số liên để đảm bảo sự khớp đúng giữa các liên, nếu lập nhiều lần phải đảm bảo nội dung giữa các liên phải giống nhau. - Ngƣời lập, ngƣời ký duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Trong kế toán cho vay một số chứng từ sau phải có chữ ký của Giám đốc nhƣ: các 23 chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ, các chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của KH thu nợ, thu lãi, chuyển nợ quá hạn. 2.1.5.7 Kiểm tra chứng từ Chứng từ kế toán trƣớc khi ghi sổ phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Nội dung kiểm soát chứng từ gồm có: - Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế - tài chính. - Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc phù hợp với giá cả thị trƣờng… - Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lƣợng và giá trị nghiệp vụ ghi trên chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ. - Chứng từ cần phải có đầy đủ dấu vết kiểm soát của tất cả các đối tƣợng có trách nhiệm. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính Nhà nƣớc phải báo ngay cho Giám đốc để xử lý đồng thời từ chối thực hiện nghiệp vụ (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…). 2.1.5.8 Tổ chức luân chuyển chứng từ - Việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán cho vay phát sinh tại NH trải qua các khâu lập và tiếp nhận chứng từ, kiểm soát lƣu trữ chứng từ, xử lý nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách thích hợp. Chứng từ đƣợc tổ chức luân chuyển phải theo nguyên tắc sau: 24 + Chứng từ thu tiền mặt (thu gốc, thu lãi vay) phải thực hiện thu tiền trƣớc, ghi sổ sau, ký tên đầy đủ trên chứng từ, vào sổ quỹ sau đó kế toán mới ghi vào sổ kế toán hoặc nhập vào máy. + Chứng từ chi tiền mặt (cho vay theo hạn mức tín dụng) phải thực hiện ghi sổ kế toán trƣớc, chi tiền sau. Kế toán phải kiểm soát xem số dƣ tài khoản có đủ khả năng chi trả không, nếu đủ thì ghi sổ rồi mới chuyển sang quỹ chi tiền. + Chứng từ chuyển khoản phải đƣợc ghi Nợ, Có đầy đủ và đồng thời thực hiện kế toán trên máy. - Chứng từ luân chuyển trong NH đƣợc NH tự tổ chức và luân chuyển trên cơ sở nguyên tắc luân chuyển chứng từ trên. Các chứng từ kế toán phải trải qua các công đoạn sau: + Trƣớc khi phát tiền vay, bộ phận cấp tín dụng phải nộp hồ sơ cho vay để kế toán kiểm soát (HĐTD, tên KH vay vốn, số tiền vay vốn, thời hạn cho vay, lãi suất, kỳ hạn trả nợ) đƣợc coi là chứng từ gốc. + Hoàn thành công đoạn thứ nhất, kế toán căn cứ vào HĐTD và các giấy nhận nợ đƣợc Giám đốc NH đồng ý cho vay, kế toán sẽ hƣớng dẫn cho KH lập các chứng từ thanh toán để nhận tiền vay. Khi giải ngân kế toán phải giám sát chặt chẽ các chứng từ và đối tƣợng nhận tiền vay đảm bảo tiền vay phát ra sử dụng đúng mục đích và không vƣợt mức tiền đã đƣợc Giám đốc NH duyệt cho vay. - Sau khi giải ngân, kế toán ghi vào sổ quỹ rồi chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát. Kiểm soát tiến hành kiểm soát lại sau đó chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký chứng từ. Các chứng từ đƣợc lƣu trữ vào kho. 2.1.5.9 Tổ chức kiểm soát và lưu trữ chứng từ - Kiểm soát chứng từ trong kế toán cho vay phải trải qua hai khâu: + Khâu kiểm soát của nhân viên xử lý nghiệp vụ (kế toán viên, nhân viên tín dụng) kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ (mẫu mục, các yếu tố ghi trên chứng từ, mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản, số hiệu tài khoản, số dƣ tài khoản và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh). + Khâu kiểm soát của kiểm soát viên hoặc kế toán trƣởng nhằm kiểm soát lại một lần nữa tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát chữ ký của thanh toán viên và thủ quỹ. - Sau khi hoàn thành kiểm soát, tất cả những ngƣời có trách nhiệm kiểm soát phải ký tên vào đúng chỗ trên chứng từ. 25 - Sau quá trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ kế toán đƣợc phân loại, sắp xếp và tổ chức lƣu trữ một cách khoa học để bảo vệ an toàn tài sản và giúp cho việc xem xét, tra cứu đƣợc thực tiện và dễ dàng. + Cuối mỗi ngày, giao dịch viên in liệt kê chứng từ giao dịch để liệt kê các chứng từ hoạt động trong ngày đảm bảo đầy đủ về số lƣợng, tính hợp lê của chứng từ, sắp xếp theo thứ tự hạch toán trong liệt kê giao dịch và đánh số theo thứ tự ở góc trên bên phải từng trang đến cuối cùng bằng bút mực, trang đầu tiên ghi rõ tổng số tờ. + Giao dịch viên tiến hành kiểm tra và tổng hợp lại, sau đó chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra lại toàn bộ chứng từ giao dịch trong ngày. Tất cả chứng từ đƣợc tập hợp sắp xếp và đóng thành cuốn theo ngày, sau đó đƣợc lƣu vào kho theo từng giao dịch viên và theo thứ tự của chứng từ. 2.1.6 Sơ lƣợc về các công thức, chỉ tiêu, hình vẽ sử dụng để phân tích 2.1.6.1 Công thức đánh giá số liệu thu thập - Đánh giá số liệu thu thập: + Phương pháp so sánh số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế. Phƣơng pháp này sử dụng để so sánh số liệu năm tính so với năm trƣớc của chỉ tiêu xem có biến động không và tìm ra nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu kinh tế. Từ đó đề ra biện pháp khắc phục. Ta có công thức: y = yi – y i-1 y: là phần chênh lệch tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế. yi: chỉ tiêu kinh tế kỳ phân tích. yi-1: chỉ tiêu kinh tế kỳ gốc. +Phương pháp so sánh số tương đối: Là kết quả phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế. Phƣơng pháp này dùng để đánh giá mức độ biến động của các chỉ tiêu kinh tế trong thời gian nào đó.. Đồng thời, việc so sánh tốc độ tăng trƣởng của chỉ tiêu giữa các năm cho thấy đƣợc sự tác động có liên quan đến các hoạt động trong phân tích. Từ đó thấy đƣợc nguyên nhân và nhằm đƣa ra những biện pháp khắc phục. y= yi - yi-1 *100% yi-1 26 y: biểu hiện tốc độ tăng trƣởng của các chỉ tiêu kinh tế. yi: chỉ tiêu kinh tế kỳ phân tích. yi-1: chỉ tiêu kinh tế kỳ gốc. - Dùng công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin bằng lƣu đồ chứng từ. 2.1.6.2 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động tín dụng của NH - Tỷ lệ nợ xấu: Bên cạnh chỉ tiêu tỷ lệ nợ quá hạn, ngƣời ta còn dùng chỉ tiêu tỷ lệ nợ xấu để phân tích thực chất tình hình chất lƣợng tín dụng tại Ngân hàng, tổng nợ xấu của Ngân hàng bao gồm nợ quá hạn, nợ quá hạn chuyển về nợ trong hạn, chính vì vậy chỉ tiêu này cho thấy thực chất tình hình chất lƣợng tín dụng tại Ngân hàng, đồng thời phản ánh khả năng quản lý tín dụng của Ngân hàng trong khâu cho vay, đôn đốc thu hồi nợ của Ngân hàng đối với các khoản vay. Tỷ lệ nợ xấu càng cao thể hiện chất lƣợng tín dụng của Ngân hàng càng kém , và ngƣợc lại. Nợ xấu Tỷ lệ nợ xấu = x 100% Tổng dƣ nợ - Tỷ lệ nợ khó đòi: Nợ khó đòi Tỷ lệ nợ khó đòi = x 100% Tổng dƣ nợ 2.1.6.3 Công cụ mộ tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) - Lƣu đồ là một sơ đồ bằng biểu tƣợng hay hình vẽ mô tả trình tự xử lý, trình tự vận hành hệ thống, là một trong những công cụ sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống. Lƣu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động đầu vào, đầu ra, lƣu trữ) và các hoạt động chức năng nhƣ mua, bán, nhập, xuất. Lƣu đồ còn thể hiện đƣợc ngƣời thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ. Lƣu đồ gồm 3 loại chính, bao gồm: + Lƣu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ thống. 27 + Lƣu đồ chƣơng trình: mô tả quá trình xử lý của một chƣơng trình, một hàm, một thủ tục trong chƣơng trình máy tính. + Lƣu đồ chứng từ: mô tả dòng di chuyển của chứng từ và thông tin trong một hệ thống, từ điểm xuất phát của chứng từ đến nơi nhận chứng từ. - Các ký hiệu cơ bản của lƣu đồ: + Nhóm ký hiệu đầu vào:  Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy  Ký hiệu mô tả việc đƣa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị, bàn phím, cần gạt, máy quét… (Nhập chứng từ vào máy tính)  Đƣa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lƣu trữ + Nhóm ký hiệu xử lý:  Ký hiệu mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính  Xử lý thủ công  Ký hiệu mô tả hành động ra quyết định  Ký hiệu mô tả hành động trƣớc khi xử lý (cài đặt phần mềm, sắp xếp chứng từ…) + Nhóm ký hiệu đầu ra:  Ký hiệu mô tả thông tin đƣợc hiển thị bằng thiết bị video, máy tính, máy in chứ không in ra giấy.  Ký hiệu mô tả dữ liệu đƣợc cung cấp cho quá trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã đƣợc xử lý (đầu ra). Ví dụ: sổ cái, sổ nhật ký chung… + Nhóm ký hiệu lƣu trữ:  Ký hiệu mô tả lƣu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự. Ví dụ: đĩa từ, đĩa quang, băng từ….  Băng từ 28  Ký hiệu mô tả việc lƣu trữ trong các hồ sơ bằng giấy tờ. Thông thƣờng các dữ liệu trong hồ sơ đƣợc lƣu trữ theo: ngày tháng (ký hiệu là D), số thứ tự (ký hiệu là N) và tên của hồ sơ (ký hiệu là A)  Ký hiệu mô tả lƣu trữ bằng các phƣơng tiện mà hệ thống máy có thể đọc ghi đƣợc. Ví dụ nhƣ: băng từ, đĩa từ, đĩa quang… + Nhóm ký hiệu kết nối  Ký hiệu mô tả điểm nối trong cùng một trang  Ký hiệu mô tả điểm nối sang trang sau  Ký hiệu mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc + Các ký hiệu khác  Ký hiệu mô tả dòng lƣu chuyển  Ký hiệu mô tả ghi chú 2.2 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU - Luận văn Thạc sĩ ” Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại NHNo & PTNT Việt Nam” do Nguyễn Thị Quỳnh Tâm, Đại học Đà Nẵng thực hiện. Đề tài tập trung tìm hiểu công tác kiểm soát nội bộ, tổ chức bộ máy và chính sách áp dụng các quy trình kiểm soát tại NHNo & PTNT Việt Nam, từ đó đƣa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Kết quả đạt đƣợc: đề tài đã khái quát đƣợc lý luận của KSNB và đƣa ra những giải pháp để hạn chế rủi ro tại Ngân hàng. - Nguyễn Thị Bông (2013), Luận văn tốt nghiệp “Phân tích hệ thống thông tin kế toán cho vay tại Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, Đại Học Cần Thơ. Đề tài phân tích khái quát và chi tiết hệ thống thông tin kế toán qua các chu trình doanh thu, chi phí tại VIB Cần Thơ trong môi trƣờng ứng dụng phần mềm kế toán Symbol, đƣa ra đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. Kết quả đạt đƣợc: đề tài đã phân tích đƣợc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhƣ quy trình hệ thống thông tin kế toán, qua đó đề tài cho thấy đƣợc điểm mạnh, điểm yếu của VIB Cần Thơ để xuất một số giải pháp, kiến nghị phù hợp. 29 2.3 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.3.1 Phƣơng pháp thu thập thông tin - Thu thập số liệu sơ cấp từ việc quan sát, phỏng vấn, lập bảng câu hỏi điều tra nhân viên trong quá trình tìm hiểu kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng. - Thu thập số liệu thứ cấp chủ yếu từ trong các báo cáo thƣờng niên từ NH trong những năm 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014. - Thu thập thông tin về NHNo & PTNT huyện Long Mỹ, tình hình kinh tế từ các tạp chí khoa học (tạp chí kinh tế (tạp chí tài chính, tạp chí kinh tế và phát triển, tạp chí kinh tế Nông nghiệp, Nông thôn…), các giáo trình đại học (Kế toán ngân hàng, kiểm toán 1, hệ thống thông tin kế toán 1,…)) và các sách báo có liên quan để có thêm kiến thức cũng nhƣ các thông tin mới giúp ích cho quá trình phân tích. 2.3.2 Phƣơng pháp phân tích thông tin - Mục tiêu 1: Bài viết dùng công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin bằng lƣu đồ chứng từ để thấy đƣợc hệ thống kiểm soát chứng từ, dòng luân chuyển của chứng từ cho vay. - Mục tiêu 2: Bài viết sử dụng phƣơng pháp quan sát, phỏng vấn, tìm hiểu quy trình KSNB hoạt động cho vay thông qua việc tìm hiểu các bộ phận KSNB về các chỉ tiêu về nợ xấu, mục đích sử dụng vốn vay để phát hiện những vấn đề tồn tại và nguyên nhân trong quy trình KSNB hoạt động cho vay của Ngân hàng. - Mục tiêu 3: Bài viết phân tích thông tin và tài liệu thu thập đƣợc từ mục tiêu 1, mục tiêu 2 để đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay. 30 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH Long Mỹ là một Huyện thuộc tỉnh Hậu Giang, địa bàn ở đây rất rộng và phức tạp cho việc quản lý. Bởi vì nó đƣợc chia ra 12 xã và 02 thị trấn (thị trấn Long Mỹ, thị trấn Trà Lồng, xã Long Bình, xã Long Trị, xã Vĩnh Thuận Đông, xã Thuận Hòa, xã Thuận Hƣng, xã Tân Phú, xã Long Phú, xã Vĩnh Viễn, xã Vĩnh Viễn A, xã Lƣơng Tâm, xã Lƣơng Nghĩa, xã Xà Phiên). Dân cƣ ở đây hầu hết sống bằng nghề nông nghiệp chỉ có một số ít ở quanh thị trấn sống bằng nghề mua bán. Đất đai ở Long Mỹ màu mỡ không đồng đều, có xã còn nhiễm mặn, nhiễm phèn, do đó sản xuất nông nghiệp năng suất không cao đời sống của ngƣời dân còn gặp nhiều khó khăn. Hiện nay chủ trƣơng của Nhà nƣớc chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuôi có giá trị cao nhằm phát triển kinh tế hộ. Tùy theo vùng đất mà bố trí cây trồng, vật nuôi cho thích hợp, đạt năng suất cao, ví dụ: nhƣ trồng lúa, cam, quít, mía và một số cây hoa màu khác. Để đạt đƣợc điều đó vốn là yếu tố không kém phần quan trọng, nó chi phối cho tất cả các công đoạn của qui trình sản xuất. Vấn đề đặt ra làm thế nào để có KH tiếp cận đƣợc đồng vốn sản xuất và làm thế nào để đồng vốn xuống từng hộ gia đình phục vụ cho sản xuất là điều đƣợc quan tâm của tổ chức tín dụng. Các vấn đề trên sẽ là tiền đề cho việc ra đời tín dụng ngày nay. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ là một trong 07 chi nhánh trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Hâu Giang. Ngân hàng bắt đầu hoạt động từ năm 1991, ra đời trong trong lúc nền kinh tế đang chuyển sang cơ chế thị trƣờng và nhanh chóng xác lập những công thức kinh doanh phục vụ hữu hiệu. Sau hơn 20 năm hoạt động, Ngân hàng đã khẳng định mình là một trong những Ngân hàng có phong cách phục vụ và sử dụng các mức lãi suất cho vay linh hoạt để thu hút khách hàng. Phong cách phục vụ nhanh gọn, kịp thời. Quá trình trƣởng thành và phát triển của Ngân hàng trong cơ chế thị trƣờng theo định hƣớng XHCN gắn chặt với quá trình phát triển tín dụng cũng có nghĩa khối lƣợng vốn và tín dụng ở đó đƣợc tăng trƣởng một cách vững chắc, an toàn, có hiệu quả. Tất nhiên kết quả kinh doanh không đơn thuần là kết quả kinh doanh tín dụng mà còn bao gồm cả các hệ thống kinh doanh hỗn hợp tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao nhƣ: Đầu tƣ vốn cho sản xuất, nhận đổi kỳ phiếu, trái phiếu, ngoại tệ, thu từ các dịch vụ chuyển tiền…nhƣng chủ yếu là thu từ lãi cho vay là chính. 31 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ có trụ sở đặt tại số 33 đƣờng 3/2 thị trấn Long Mỹ huyện Long Mỹ. Với địa bàn rộng, số lƣợng cán bộ tín dụng chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu thực tế hiện nay. Nhƣng với sự nỗ lực và trách nhiệm của từng cán bộ, đƣợc hỗ trợ của chính quyền địa phƣơng ấp, xã mà vốn đầu tƣ đƣợc chuyển tải đến với khách hàng một cách nhanh chóng. Với tƣ cách là một chi nhánh Ngân hàng trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Hậu Giang, đƣợc giao nhiệm vụ chuyển tải vốn cho sản xuất nông nghiệp trong khu vực huyện Long Mỹ, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ có một vai trò to lớn trƣớc thực trạng nông nghiệp của huyện nhà, từng bƣớc khắc phục những khó khăn trong sản xuất, đƣa nông nghiệp Huyện đi lên, góp phần làm cho nông nghiệp toàn Tỉnh phát triển một cách bền vững và đó cũng là tiền đề tạo điều kiện phát triển kinh tế của đất nƣớc. Cán bộ Ngân hàng ngoài nhiệm vụ chuyên môn còn làm tốt công tác quần chúng và chính nơi đây đã giúp cán bộ Ngân hàng trƣởng thành cả về nghiệp vụ lẫn quan điểm chính trị nhƣ cho vay tín chấp qua tổ, nhóm các tổ chức đoàn thể… đã đƣa hoạt động Ngân hàng vào tiềm thức của nhân dân, cũng là việc mở rộng và củng cố thị trƣờng tín dụng một cách sâu sắc. Khi Nghị định 53/HĐBT ngày 26/02/1988 của Hội đồng Bộ trƣởng đƣợc ban hành thì toàn bộ chi nhánh Huyện phần lớn cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề là trung cấp và sơ cấp. Từ năm 1988 đến nay, Ngân hàng cấp trên gấp rút đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ nâng cao trình độ bằng nhiều hình thức: tập trung, tại chức...Đến nay NH đa số cán bộ đều đƣợc đƣa đi học các lớp nghiệp vụ để đảm bảo chất lƣợng trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH a. Huy động vốn: Nhận các loại tiền gửi với hình thức tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi không kỳ hạn, tiết kiệm gửi góp bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ đối với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nƣớc. b. Cho vay: Cho vay ngắn hạn và trung hạn đối với khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế và tầng lớp dân cƣ với lãi suất và thời hạn cho vay phù hợp theo phƣơng thức cho vay phù hợp với từng loại hình sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, có những chính sách hỗ trợ cho những hộ nghèo và cận nghèo. 32 c. Dịch vụ khác: - Phát hành thẻ tín dụng trong nƣớc, chi trả lƣơng qua tài khoản thẻ,… - Dịch vụ rút tiền tự động qua thẻ ATM. - Dịch vụ vấn tin qua điện thoại. - Chuyển tiền nhanh chóng trong và ngoài nƣớc với dịch vụ chuyển tiền nhanh Weston Union, thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT, chuyển tiền du học sinh,… - Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh, cầm cố giấy tờ có giá. - Mua bán trao ngay và có kỳ hạn các loại ngoại tệ. Ngoài ra, trong năm 2011 Ngân hàng đã triển khai việc cho vay thấu chi qua thẻ ATM (nội bộ), chuyển tiền tự động trong hệ thống thanh toán IPCAS, triển khai dịch vụ thanh toán hóa đơn tiền điện,… 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦANHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ 3.3.1 Sơ đồ tổ chức Giám Đốc PGĐ PGĐ Phòng Tín Phòng K/Toán Dụng Ngân Quỹ Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức NHNo & PTNT huyện Long Mỹ Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 33 Qua hình 3.1 ta thấy cơ cấu tổ chức của NHNo & PTNT huyện Long Mỹ bao gồm: - Ban giám đốc: 1 Giám Đốc và 2 phó Giám Đốc. - Các phòng ban gồm: một phòng tín dụng (14 ngƣời), một phòng kế toán – ngân quỹ (11 ngƣời). 3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Giám Đốc: Trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hƣớng dẫn, giám sát việc thực hiện chức năng nhiệm vụ trong phạm vi hoạt động mà cấp trên giao. Thực hiện ký duyệt các hợp đồng tín dụng, có quyền quyết định các vấn đề có liên quan đến tổ chức nhƣ: khen thƣởng, kỹ luật, nâng lƣơng cho cán bộ trong đơn vị. Phó Giám Đốc: Có nhiệm vụ lãnh đạo các phòng ban đƣợc Giám Đốc ủy quyền trong phạm vi cho phép và chịu trách nhiệm giám sát tình hình hoạt động của các bộ phận đó, hỗ trợ cùng Giám Đốc trong các mặt nghiệp vụ . Phòng tín dụng - Đề xuất với Giám Đốc xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ƣu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hƣớng đầu tƣ tín dụng khép kín. - Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, lập hồ sơ vay vốn, kiểm soát hồ sơ, trình Giám Đốc ký hợp đồng tín dụng. - Trực tiếp kiểm tra quá trình vay vốn của khách hàng, kiểm tra tài sản đảm bảo nợ, đôn đốc khách hàng trả lãi và gốc đúng hạn. - Theo dõi tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn, nhu cầu vốn cần thiết để phục vụ tín dụng. Từ đó, trình lên Giám Đốc để có kế hoạch cụ thể. Phòng kế toán - ngân quỹ: - Phòng Kế toán: + Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà Nƣớc, NHNo & PTNT Việt Nam. + Thực hiện các thủ tục thanh toán, phát vay cho khách hàng theo lệnh của Giám Đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền. + Quản lý hồ sơ của khách hàng, hạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, thu lãi, trả lãi tiền vay, tiền gửi, chuyển nợ quá hạn, thu thập các thông tin phát sinh trong ngày, thực hiện các khoản giao nộp ngân sách nhà nƣớc. 34 - Ngân quỹ: Ngân quỹ có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiền mặt, ngân phiếu trong kho hàng ngày, trực tiếp trong việc thu ngân và giải ngân khi có phát sinh trong ngày. Cuối mỗi ngày, khoá sổ ngân quỹ, kết hợp với kế toán theo dõi nghiệp vụ ngân quỹ phát sinh mỗi ngày để điều chỉnh kịp thời khi có sai sót, lên bảng cân đối vốn và sử dụng vốn hàng ngày để trình lên Ban Giám Đốc. + Hậu kiểm (1 người): Hậu Kiểm có trách nhiệm giám sát, kiểm tra hồ sơ, chứng từ trong ngày từ nhân viên kế toán chuyển qua và những chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của NH. 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ 3.4.1 Sơ đồ tổ chức KẾ TOÁN TRƢỞNG KIỂM SOÁT VIÊN KẾ TOÁN THU NỢ KẾ TOÁN THẺ KẾ TOÁN NGOẠI HỐI KẾ TOÁN TIẾT KIỆM KẾ TOÁN TIỀN Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Ngân hàng (Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014)  Kế toán trƣởng: 1 ngƣời.  Kiểm soát viên: 1 ngƣời.  Kế toán thu nợ: 4 ngƣời .  Kế toán thẻ: 1 ngƣời.  Kế toán ngoại hối: 1 ngƣời.  Kế toán tiết kiệm: 1 ngƣời.  Kế toán tiền : 1 ngƣời. 35 Qua hình 3.2, chúng ta có thể thấy rằng NHNo & PTNT huyện Long Mỹ không có tổ chức phòng Kế toán riêng biệt, các kế toán tập trung 1 phòng và phụ trách từng nhiệm vụ riêng biệt của mình, nhƣ vậy sẽ dễ dàng hạch toán và tiếp cận hồ sơ nhanh chóng. 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán 3.4.2.1 Chuẩn mực và hệ thống kế toán áp dụng Các báo cáo tài chính của Ngân hàng đƣợc lập phù hợp với Hệ thống Kế toán các Tổ chức Tín dụng Việt Nam theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 04 năm 2004 do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ban hành có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005; Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành ngày 10 tháng 7 năm 2006, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 9 năm 2006 quy định về việc sửa đổi các tài khoản kế toán áp dụng cho các Tổ chức Tín dụng; Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về chế độ báo cáo tài chính đối với các Tổ chức Tín dụng; Thông tƣ số 210/2009/TTBTC hƣớng dẫn áp dụng Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế về trình bày báo cáo tài chính và thuyết minh thông tin đối với công cụ tài chính Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 và các chuẩn mực Kế toán Việt Nam khác do Bộ Tài chính ban hành bao gồm: - Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 1). - Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 về việc ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 2). - Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2003 về việc ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 3). - Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2005 về việc ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 4). - Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 5). 3.4.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán - Ngân hàng cho vay theo Nghị định 41/2010/NĐ-CP, và theo quyết định số 66/QĐ-HĐTV-KHDB ngày 22/01/2014, quy định cụ thể các nguồn vốn cho vay, đối tƣợng cho vay, mức vay cho các đối tƣợng và thời hạn cho vay,… 36 - Ngân hàng đang áp dụng hình thức kế toán bằng máy vi tính (cụ thể là hình thức chứng từ ghi sổ) thực hiện theo quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19 tháng 7 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ban hành quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nƣớc, các Tổ chức tín dụng. - Phần mềm kế toán Ngân hàng đang áp dụng là phần mềm IPCAS II. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ - Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc ghi nhận trên chứng từ kế toán đều phải phân loại trên chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. - Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. - Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán. b. Các loại sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 37 c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hình 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ (Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014). Qua hình 3.3, ta thấy: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính. - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi 38 sổ. Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. * Nhận xét: Mẫu sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ ghi chép. Tuy nhiên, số lƣợng ghi chép nhiều thƣờng xuyên xảy ra trùng lặp, việc kiểm ra vào cuối kỳ cuối tháng nên việc cung cấp xảy ra chậm. Vì thế, việc hạch toán chứng từ trên phần mềm máy tính giúp cho việc xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn. 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ Là một tổ chức kinh doanh luôn đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu, đối với Ngân hàng thƣơng mại cũng vậy. Các Ngân hàng luôn đặt ra vấn đề làm thế nào đạt đƣợc lợi nhuận cao nhất nhƣng mức độ rủi ro thấp nhất, làm thế nào để giữ đƣợc vị thế của mình trên thị trƣờng cạnh tranh gay gắt hiện nay. Trong những năm qua ban lãnh đạo NHNo & PTNT huyện Long Mỹ đã và đang cố gắng hoàn thiện các hoạt động của Ngân hàng và đạt đƣợc kết quả thông qua số liệu ở bảng 3.1 sau: 39 Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của NHNo & PTNT huyện Long Mỹ qua 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 Đơn vị tính: Triệu đồng. Năm Chỉ tiêu 2011 2012 6 tháng đầu năm 2013 2013 Chênh lệch Chênh lệch Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2012/2011 2013/2012 2014/2013 Số tiền 2014 (%) Số tiền (%) Số tiền (%) Tổng thu nhập 76.328 85.826 81.804 43.572 43.927 9.498 12,44 -4.022 -4,69 0.355 0,81 Thu nhập trong lãi 71.282 78.423 75.991 39.552 37.360 7.141 10,02 -2.432 -3,10 -2.192 -5,54 Thu nhập ngoài lãi 5.046 7.403 5.813 4.020 6.567 2.357 46,71 -1.590 -21,48 2.547 63,36 Tổng chi phí 68.754 77.100 71.115 39.115 40.902 8.346 12,14 -5.985 -7,76 1.787 4,57 Chi phí trong lãi 54.589 58.702 52.079 25.768 26.454 4.113 7,53 -6.623 -11,28 686 2,66 Chi phí ngoài lãi 14.165 18.398 19.036 13.347 14.448 4.233 29,88 638 3,47 1.101 8,25 Lợi nhuận trong lãi 16.693 19.721 23.912 13.784 10.906 3.028 18,14 4.191 21,25 -2.878 -20,88 Lợi nhuận ngoài lãi -9.119 -10.995 -13.223 -9.327 -7.881 -1.876 20,57 -2.228 20,26 1.446 -15,5 7.574 8.726 10.689 4.457 3.025 1.152 15,21 1.963 22,50 -1.432 -32,13 Tổng lợi nhuận (Nguồn: Tổng hợp kết quả hoạt động trong báo cáo hoạt động kinh doanh tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014) 40 3.5.1 Về thu nhập Nhìn chung, thu nhập của Ngân hàng có sự biến đổi tăng giảm qua các năm, nhƣng không làm giảm tổng lợi nhuận của Ngân hàng qua các năm. Bên cạnh đó, trong cơ cấu thu nhập, thì thu nhập từ lãi là chủ yếu, chiếm trên 90% trong tổng thu nhập. Năm 2011, tình hình kinh tế có nhiều biến động, biến động về tỷ giá, lạm phát tăng cao,...nhƣng thu nhập của Ngân hàng vẫn đạt 76.328 triệu đồng tăng khá nhiều so với các năm trƣớc. Nguyên nhân tăng là do các nhân viên đã biết nắm bắt xu thế chung của thị trƣờng, biết áp dụng những tiến bộ trong quá trình cho vay và huy động vốn và biết rút ra những khó khăn trong năm 2010. Sang năm 2012, thu nhập vẫn tiếp tục tăng cao đạt 85.826 triệu đồng tăng 9.498 triệu đồng, chiếm tỷ lệ 12,44 % so với năm 2011, trong đó thu nhập từ lãi tăng thêm 7.124 triệu đồng và thu nhập ngoài lãi tăng thêm 2.357 triệu đồng. Trong giai đoạn này, do sự quan tâm của ban lãnh đạo và sự nỗ lực hết mình của cán bộ công nhân viên tại Ngân hàng trong việc thận trọng trong công tác cho vay đảm bảo thu hồi vốn, quan tâm nhiều hơn về tình hình huy động vốn, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ và đƣợc sự tin cậy của khách hàng và thái độ làm việc chuyên nghiệp hơn nên trong năm thu nhập của Ngân hàng tăng khá cao. Nhƣng bƣớc sang năm 2013, thu nhập của Ngân hàng giảm chỉ còn 81.804 triệu đồng, giảm 4.022 triệu đồng, tƣơng đƣơng giảm -4,69% so với năm 2012. Trong đó, thu nhập trong lãi giảm từ 78.423 triệu đồng xuống còn 75.991 triệu đồng, giảm 2.432 triệu đồng so với năm 2012. Nguyên nhân dẫn đến việc thu nhập của Ngân hàng giảm là do trong năm dịch bệnh xảy ra với gia cầm, vật nuôi, trên hoa màu, mất mùa xảy ra, khách hàng chủ yếu của Ngân hàng là nông dân nên việc thu hồi lãi cho vay chậm tiến độ. Trong 6 tháng đầu năm 2014, thu nhập của Ngân hàng đã khả quan hơn, tăng đƣợc 355 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013 và đạt con số 43.927 triệu đồng. Trong đó, thu nhập trong lãi giảm từ 39.552 triệu đồng giảm còn 2.360 triệu đồng, đã giảm 2.192 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013, thu nhập ngoài lãi tăng thêm 2.547 triệu đồng và đạt con số 6.567 triệu đồng đã giúp cho tổng thu nhập trong 6 tháng đầu năm tăng lên so với cùng kỳ năm trƣớc. Qua bảng số liệu 3.1 ta thấy tổng thu nhập của Ngân hàng chủ yếu là do hoạt động cho vay, thu nhập từ lãi luôn chiếu tỷ trọng cao nhất trong tổng thu nhập của năm. Vì vậy, Ngân hàng nên xem xét kỹ lƣỡng đối tƣợng cho vay để mang lại nguồn thu lớn cho Ngân hàng. 41 3.5.2 Về chi phí Cùng với tốc độ tăng doanh thu đã kéo chi phí cũng tăng lên đáng kể, năm 2011 chi phí của Ngân hàng nằm ở con số 68.754 triệu đồng, trong đó chi phí trong lãi là 54.589 triệu đồng chiếm gần 80% trong tổng chi phí. Bƣớc sang năm 2012, chi phí đã tăng lên 77.100 triệu đồng, đồng nghĩa chi phí tăng thêm 8.346 triệu đồng so với năm 2011. Trong giai đoạn này, Ngân hàng đầu tƣ trang thiết bị, trang bị máy tính mới, lắp đặt thêm camera và những dụng cụ cần thiết cho Ngân hàng nhƣ máy đếm tiền, máy fax, máy phát điện,..và do chi phí phải trả từ thu hút vốn từ bên ngoài để tăng cƣờng công tác cho vay. Qua năm 2013, chi phí đã đƣợc đẩy xuống do sự giảm thu nhập kéo theo chi phí giảm còn 71.115 triệu đồng, giảm 5.985 triệu đồng so với năm 2012. Mặc dù chi phí giảm không nhiều so với việc tăng chi phí của năm 2012 nhƣng đây là tín hiệu đáng mừng vì Ngân hàng đã thực hiện chính sách không hoang phí đối với những thiết bị không cần thiết thì không sử dụng đến giúp cho lợi nhuận của Ngân hàng tăng lên. Trong 6 tháng đầu năm 2014, chi phí đã tăng trở lại và tăng cao hơn so với cùng kỳ năm trƣớc 1.787 triệu đồng tƣơng đƣơng con số này đạt 40.902 triệu đồng , tăng 4,57%. Nguyên nhân do lƣơng của CBCNV tăng dẫn đến chi phí tăng lên. 3.5.3 Về lợi nhuận NHNo & PTNT huyện Long Mỹ cũng giống nhƣ các tổ chức tín dụng trong và ngoài khu vực luôn đặt lợi nhuận lên vị trí hàng đầu, ban lãnh đạo luôn cố gắng đƣa lợi nhuận đạt mức cao nhất có thể, lợi nhuận là yếu tố then chốt quyết định kết quả hoạt động kinh doanh Ngân hàng nên các nhà lãnh đạo luôn xem xét và đặt ra câu hỏi làm thế nào để đƣa doanh thu tăng cao mà chi phí có thể giảm xuống mức tối thiểu. Qua những biến động về thu nhập và chi phí nhƣng nhìn chung lợi nhuận tăng đều qua các năm. Từ bảng số liệu ta thấy, trong năm 2011, tổng lợi nhuận đạt đƣợc 7.574 triệu đồng. Cùng với đà tăng trƣởng từ doanh thu kéo theo lợi nhuận trong năm 2012 tăng thêm 1.152 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 15,21% so với năm 2011. Đến năm 2013, chi phí giảm nhiều hơn so với việc giảm thu nhập nên lợi nhuận vẫn tăng lên 10.689 triệu đồng, tăng 1.963 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 22,50% so với năm 2012. Trong 6 tháng đầu năm 2014, lợi nhuận giảm 1.432 triệu đồng, tƣơng đƣơng giảm 32,13% so với cùng kỳ năm trƣớc. Nguyên nhân giảm lợi nhuận là do doanh thu đạt đƣợc không bù đắp đƣợc chi phí bỏ ra (lƣơng tăng, tiền thƣởng làm thêm ngoài giờ...). Cụ thể : 6 tháng đầu năm 2014 tổng lợi nhận 42 tăng 355 triệu đồng trong khi đó chi phí lại tăng đến 1.787 triệu đồng so với cùng kỳ năm trƣớc nên dẫn đến lợi nhuận sụt giảm. 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ 3.6.1 Thuận lợi - Trong những năm trở lại đây, kinh tế ở nƣớc ta đang ngày một đi lên. Tuy nhiên, nền kinh tế vẫn còn đối mặt với những thách thức, thị trƣờng tiền tệ vẫn chƣa thật sự bền vững. Để tiếp tục ổn định kinh tế vĩ mô, kiềm chế lạm phát và tăng trƣởng kinh tế, Chính phủ đã và đang ƣu tiên phát triển kinh tế nông nghiệp. Trong cho vay, Ngân hàng Nhà nƣớc đảm bảo cho NHNo đủ nguồn vốn để cho vay, phục vụ chủ yếu để sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp – nông thôn, đã tạo điều kiện để NHNo & PTNT huyện Long Mỹ hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Cán bộ NH đƣợc đào tạo chuyên môn, nắm vững các quy trình hạch toán nghiệp vụ. - Đƣợc sự tin cậy cao của KH nên NH ngày một lớn mạnh. - Đƣợc sự giúp đỡ của chính quyền địa phƣơng trong việc xử lý nợ đối với KH. - Ngân hàng đƣợc trang bị đầy đủ các máy móc, thiết bị tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm việc hiệu quả hơn. 3.6.2 Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi trên Ngân hàng cũng vấp phải những khó khăn nhất định gây ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của Ngân hàng. - Chịu tác động mạnh mẽ của các NH thƣơng mại khác trên địa bàn, hiện nay có đến 5 NH nhƣ: Ngân hàng Sacombank, Ngân hàng Liên Việt, Ngân hàng Công Thƣơng, Ngân hàng Kiên Long, sự cạnh tranh là điều không tránh khỏi. - Địa bàn rộng, có đến 15 đơn vị hành chính xã, thị trấn, cán bộ tín dụng có 12 cán bộ, trong đó có những địa bàn xa nên việc bố trí cán bộ nữ đi thẩm định là rất khó khăn. - Nguồn vốn huy động gặp nhiều khó khăn, do trong những năm gần đây lãi suất hạ liên tục. - Giá cả hàng hóa nông sản không ổn định, có lúc đầu ra không có, chi phí tăng cao ảnh hƣởng trực tiếp đến thu nhập của ngƣời dân. 43 - Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số cán bộ Ngân hàng còn nhiều hạn chế, chƣa đồng đều, chƣa thích nghi và chƣa đáp ứng đƣợc nhƣ cầu hội nhập, cạnh tranh hiện nay. - Lãi suất đầu vào, đầu ra ngày càng thấp, từ đó hoạt động kinh doanh của Ngân hàng gặp khó khăn. 3.6.3 Định hƣớng phát triển - Tập trung đẩy mạnh công tác huy động vốn nhằm tăng cƣờng hơn nữa nguồn vốn huy động tại địa phƣơng, NH cố gắng thực hiện hiện đa dạng hóa các hình thức huy động vốn theo hƣớng dẫn của NHNo & PTNT tỉnh Hậu Giang. - Quảng bá rộng rãi thông tin huy động tiền gửi tiết kiệm dự thƣởng do NHNo & PTNT Việt Nam phát hành. - Phấn đấu nguồn vốn đến cuối năm 2014 tăng 16%/năm so với năm 2013 và đảm bảo khả năng thanh toán của NH. - Tiếp tục đẩy mạnh đầu tƣ phát triển nông nghiệp theo hƣớng công ngiệp hóa, hiện đại hóa, sản xuất gắn liền với thị trƣờng, đa dạng hóa cây trồng, vật nuôi đáp ứng đủ vốn cho nhu cầu sản xuất. * Giải pháp thực hiện: - Về Công tác huy động vốn: Toàn thể cán bộ nhân viên của chi nhánh coi huy động vốn là nhiệm vụ hàng đầu trong hoạt động kinh doanh. Cần tận dụng mọi cơ hội trong giao tiếp, quan hệ để giới thiệu, quảng bá hình ảnh thƣơng hiệu của NHNo &PTNT là một Ngân hàng thƣơng mại quốc doanh hàng đầu trong hệ thống Ngân hàng thƣơng mại. - Tăng cƣờng công tác cho vay trung hạn để hƣởng lãi suất cao. - Thƣơng xuyên quan hệ tốt với chính quyền địa phƣơng ,các đoàn thể để hỗ trợ chi nhánh thu hồi các khoản nợ khó đòi. - Tăng cƣờng mở rộng hoạt động kinh doanh, tiếp tục tiếp thị các doanh nghiệp và khách hàng trên đại bàn để huy động vốn. Khắc phục tình trạng khách hàng vay tiền tại chi nhánh nhƣng lại mở tài khoản và thanh toán tại Ngân hàng khác. - Làm tốt công tác chăm sóc khách hàng, tăng cƣờng thu dịch vụ ngoài tín dụng để tăng thu nhập. - Đào tạo, nâng cao nhận thức cho CBCNV trong công tác huy động vốn. - Về hoạt động tín dụng: Thƣơng xuyên cho cán bộ nhân viên tập huấn những quy trình nghiệp vụ, cập nhật liên tục các quy định văn bản mới có liên 44 quan. Nâng cao chất lƣợng thẩm định phƣơng án, dự án cho vay để đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn để phát triển sản xuất kinh doanh. Đề cao khả năng khả thi của dự án vay, không quá chú trọng mạnh vào tải sản thế chấp. - Tích cực mở rộng dịch vụ thẻ ATM, tăng cƣờng công tác thông tin, tiếp thị để ngƣời dân hiểu rõ những tiện ích của từng sản phẩm, đổi mới phong cách giao dịch để ngày càng hoàn thiện chuyên môn, phục vụ KH ngày một tốt hơn. - Trong quản lý, tiết kiệm chi phí đảm bảo thu nhập, đời sống CBCNV, chấp hành tốt chế độ kế toán và báo cáo đầy đủ kịp thời theo quy định, đảm bảo an toàn tài sản của Nhà nƣớc và quyết tâm hoàn thành tốt các chỉ tiêu, nhiệm vụ đề ra. - Kiểm tra giám sát tuân thủ các quy định của pháp luật. - Đánh giá hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Ngân hàng . 45 CHƢƠNG 4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ 4.1 ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ 4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Đối với các Ngân hàng thƣơng mại Việt Nam nói chung và NHNo & PTNT nói riêng, thì hệ thống KSNB vô cùng quan trọng . Bởi khi vị thế Ngân hàng đƣợc nâng lên , thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp , nhiều bộ phận , nên mối quan hệ giƣ̃a các bộ phận chƣ́c năng và nhân viên càng trở nên phƣ́c tạp , quá trình trao đổi thông tin càng chậm , tài sản khó quản lý do phân tán ở nhiều nơi trong nhiều hoạt động khác nhau , do đó phải có hệ thống KSNB hƣ̃u hiệu nhằm duy trì sƣ̣ hoạt động an toàn , bền vƣ̃ng của Ngân hàng. Vì vậy, việc khảo sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết trong Ngân hàng. Để khảo sát và đánh giá hệ thống KSNB em tiến hành thực hiện bảng câu hỏi gồm 26 câu, tiến hành khảo sát 10 ngƣời từ cán bộ tín dụng và kế toán viên trong Ngân hàng. Các câu hỏi xoay quanh 5 bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB, gồm: Môi trƣờng kiểm soát 7 câu hỏi, đánh giá rủi ro 4 câu hỏi, hoạt động kiểm soát 9 câu hỏi, thông tin và truyền thông 3 câu hỏi và giám sát 3 câu hỏi. Phỏng vấn mang tính chất tham khảo vì trong hệ thống KSNB phỏng vấn không đạt độ tin cậy cao nhƣng góp phần cho ta thấy hệ thống KSNB có yếu kém hay không qua cách trả lời của nhân viên trong Ngân hàng. Qua 3 ngày điều tra, em lập đƣợc 5 bảng câu hỏi của 5 bộ phận nhƣ sau: a. Môi trường kiểm soát * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.1 bên dƣới ta thấy đƣợc trong 7 câu hỏi xoay quanh bộ phận môi trƣờng kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó có 6 câu trả lời là ”có”, và có 1 câu trả lời trong đó có câu trả lời là ”có” và có câu trả lời là ”không”. - Câu số 2: ”Nhân viên có quyền kiến nghị lên Giám đốc những chính sách mới hay không?”, có 8 câu trả lời là ”có”, và có 2 câu trả lời là ”không”. 46 Nguyên nhân dẫn đến 2 nhân viên nói ”không” là do họ mới vào làm trong công ty, nên đôi khi còn e dè trong việc giải trình lên cấp trên. Bảng 4.1: Bảng câu hỏi tổng hợp về môi trƣờng kiểm soát trong hoạt động kiểm soát tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Có Không 1 Các nhân viên đƣợc tuyển dụng có đủ trình độ để thực hiện đúng chuyên môn của mình? 10 10 0 2 Nhân viên có quyền đề xuất lên Giám đốc những chính sách mới hay không? 10 8 2 3 Có chính sách khen thƣởng, kỷ luật theo đúng quy định hay không? 10 10 0 4 Có tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ cho cán bộ hay không? 10 10 0 5 Có tổ chức các đợt thi tuyển kiểm tra chất lƣợng nhân viên hay không? 10 10 0 6 Kiểm soát viên có đủ chuyên môn để đánh giá hệ thống, sổ sách hay không? 10 10 0 7 Có tiến hành họp định kỳ để triển khai chính sách mới cho nhân viên biết hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Tóm lại, câu trả lời là ”không” không làm ảnh hƣởng đến quá trình kiểm soát. Nhìn chung, Ngân hàng luôn đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu, nhƣng vẫn đảm bảo lợi ích cho nhân viên bằng việc khen thƣởng khi thực hiện đúng 47 nhiệm vụ của Ngân hàng đề ra và sẽ tiến hành xử lý nghiêm những trƣờng hợp sai phạm theo đúng quy định chung, chính sách đã đƣợc đề ra từ Ngân hàng Hội sở. Ngân hàng luôn có chính sách thu hút nguồn nhân lực khi có đợt thi tuyển công chức Nhà nƣớc. Nhƣng quá trình thi, trong việc chấm bài và tuyển nhân viên sẽ đƣợc Ngân hàng Hội sở quyết định, đảm bảo trình độ cũng nhƣ chuyên môn của nhân viên. b. Về đánh giá rủi ro Bảng 4.2: Bảng câu hỏi tổng hợp về đánh giá rủi ro trong hoạt động kiểm soát tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Có Không 1 Ngân hàng có xác định mục tiêu phòng chống rủi ro hay không? 10 10 0 2 Ngân hàng có áp dụng đúng các biện pháp nhận dạng rủi ro hay không? 10 10 0 3 Ngân hàng có áp dụng đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hay không? 10 10 0 4 Ngân hàng có lập dự phòng rủi ro tín dụng hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.2 trên ta thấy đƣợc trong 4 câu hỏi xoay quanh bộ phận đánh giá rủi ro và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó cả 4 câu hỏi đều trả lời là ”có”. Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc Ngân hàng đã phải dựa trên những mục tiêu đã đề xuất, nhận dạng và phân tích mức độ rủi ro. Tuy nhiên qua quá trình thực tập, quan sát tại Ngân hàng em thấy còn những rủi ro phát sinh sau đây: - Thiếu việc kiểm soát chéo kiểm tra lại các nghiệp vụ, chứng từ, việc đánh giá rủi ro còn mang tính chủ quan trong các khâu. 48 - Trong công tác cho vay, cán bộ tín dụng thƣờng đánh giá rủi ro theo tính chủ quan trong việc phát vay cho khách hàng, cho vay dựa trên giấy tờ đảm bảo mà đôi khi thiếu sự giám sát, tái thẩm định lại việc phát vay cho KH. c. Về hoạt động kiểm soát Bảng 4.3: Bảng câu hỏi tổng hợp về hoạt động kiểm soát tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Có Không 1 Có chính sách phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận trong NH hay không? 10 10 0 2 Sổ sách, chứng từ có đƣợc sắp xếp theo đúng quy định hay không? 10 10 0 3 Mỗi nhân viên có quyền đăng nhập bất kỳ máy tính nào trong Ngân hàng hay không? 10 10 0 4 Cán bộ có thực hiện đúng chính sách phê duyệt của Giám Đốc hay không? 10 10 10 5 Cuối ngày, kiểm soát viên có tiến hành đối chiếu chứng từ giữa sổ sách và phần mềm hay không? 10 10 10 6 Có phân quyền truy cập vào hệ thống hay không? 10 10 0 7 Có những chính sách bảo mật thông tin quan trọng hay không? 10 6 4 49 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 8 Có thƣờng xuyên thay đổi mật khẩu bảo mật của hệ thống hay không? 9 Có trang bị camera trong Ngân hàng để giám sát các hoạt động hay không? 10 10 0 10 10 0 * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.3 trên ta thấy đƣợc trong 9 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó có 8 câu trả lời là ”có” và có 1 câu trả lời trong đó có câu trả lời là ”không” và có câu trả lời là ”có”. - Câu số 6: ”Có những chính sách bảo mật thông tin quan trọng hay không?”, có 6 nhân viên trả lời là ”có” và có 4 nhân viên trả lời là ”không”. Nguyên nhân 6 ngƣời nói ”có” là do họ am hiểu nhiều về các chính sách, thủ tục bảo mật do quen biết các nhân viên từ Ngân hàng Hội sở. Bên cạnh đó có 4 câu trả lời là ”không” nguyên nhân là do ở bộ phận ngân quỹ nhân viên chỉ quan tâm đến cuối ngày kiểm tra số tiền có khớp đúng với bảng kê hay không nên nhân viên ngân quỹ không biết đến những chính sách bảo mật thông tin trong Ngân hàng. Câu trả lời là ”không” không làm ảnh hƣởng đến quá trình kiểm soát. Qua quá trình quan sát em thấy rằng: Quy trình xử lý hồ sơ cho vay hay những công việc khác đều đƣợc phê duyệt đúng quy định và rõ ràng theo trình tự. Hệ thống văn bản quy định nội bộ của Ngân hàng đƣợc ban hành đầy đủ đảm bảo nguyên tắc các hoạt động khi thực hiện đều có hƣớng dẫn thực hiện dƣới các hình thức văn bản chính sách, quy chế, quy trình, quy định, sổ tay, hƣớng dẫn, công văn chỉ đạo từng thời kỳ, mô tả công việc, phân công nhiệm vụ của từng nhân viên trong Ngân hàng một cách rõ ràng,... Các chứng từ, hồ sơ đƣợc sắp xếp theo thứ tự đúng phần việc của nhân viên đó thực hiện, đóng cuốn và đƣợc lƣu trữ đúng quy định. Các thông tin trên máy tính về khách hàng về chứng từ, sổ sách trên máy đều đƣợc bảo mật đúng quy định. Mật khẩu đƣợc đặt qua ba lớp, mỗi nhân viên sẽ có một mật khẩu riêng biệt và có máy tính riêng ngay trên phần việc của mình. 50 Nhìn chung, hoạt động kiểm soát của Ngân hàng đƣợc quy định khá chặt chẽ, dễ dàng quản lý và tiếp cận hồ sơ nhanh chóng. Nhƣng do phải áp dụng theo quy định của Hội sở nên các chứng từ, biểu mẫu không đƣợc tự thiết kế để đáp ứng cho nhu cầu của NH. Nguyên nhân KH của Ngân hàng đa số là nông dân nên việc thực hiện nhiều chứng từ rƣờm rà, phức tạp nên dẫn đến phiền hà cho KH. d. Thông tin và truyền thông Bảng 4.4: Bảng câu hỏi tổng hợp về thông tin và truyền thông trong hoạt động kiểm soát tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Có Không 1 Có thƣờng xuyên cập nhật những thông tin, chỉ thị của cấp trên đƣa xuống hay không? 10 10 0 2 Các sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ có đƣợc thực hiện đầy đủ, đúng quy định hay không? 10 10 0 3 Có áp dụng phẩn mềm kiểm soát tránh mất thông tin hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.4 trên ta thấy đƣợc trong 3 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó 3 câu trả lời là ”có”. Qua đó ta thấy đƣợc: - Mọi thành viên trong Ngân hàng điều hiểu rõ công việc của mình, luôn cập nhật những thông tin từ cấp trên đƣa xuống và chấp hành đúng quy định. - Xác định, ghi chép các nghiệp vụ có thật, xác định đúng kỳ hạn các nghiệp vụ đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ. - Thông tin nhập vào máy tính đều đƣợc lƣu trữ lại đầy đủ và đƣợc đối chiếu đúng quy định. e. Giám sát Để đánh giá hệ thống KSNB ngoài 4 bộ phận đã nêu trên thì giám sát là bộ phận không thể thiếu trong quá trình kiểm soát. Hệ thống KSNB chặt chẽ 51 hay không thì khâu giám sát cũng rất quan trọng. Sau đây là bảng câu hỏi xoay quanh bộ phận giám sát của hệ thống KSNB. Bảng 4.5: Bảng câu hỏi tổng hợp về bộ phận giám sát trong hoạt động kiểm soát tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Có Không 1 Nhân viên có tiếp nhận đóng góp từ khách hàng hay không? 10 10 0 2 Ban lãnh đạo có thƣờng xuyên theo dõi giám sát công việc thực hiện của nhân viên không? 10 10 0 3 Cuối ngày, kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ, sổ sách cho vay hay không? 10 5 5 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.5 trên ta thấy đƣợc trong 3 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động giám sát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó 2 câu trả lời là ”có” và 1 câu trả lời là ”không” và ”có”. - Câu số 3: ”Cuối ngày, kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ, sổ sách hay không?”, có 5 câu trả lời là ”có” và có 5 câu trả lời là ”không”. Nguyên nhân 5 ngƣời trả lời là ”có” là do họ hiểu câu hỏi theo hƣớng có kiểm tra hay không, còn 5 ngƣời trả lời là ”không” nguyên nhân là do kiểm soát viên cuối ngày không kiểm tra hết các chứng từ ở khâu cho vay. Thực chất kiểm soát viên cuối ngày chỉ kiểm tra 1 ”cửa” còn 3 ”cửa” còn lại sẽ để các ngày tiếp theo kiểm tra, đối chiếu. Vì vậy, câu trả lời là ”không” không làm ảnh hƣởng đến quá trình kiểm soát. Bên cạnh đó, Ngân hàng có thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát thông qua công tác hậu kiểm, kiểm soát nội bộ nhằm quy định rõ trách nhiệm của từng thành viên tham gia quy trình, phát hiện kịp thời những sai sót, đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng. 52 Có thăm dò ý kiến KH thông qua việc cử cán bộ tín dụng đi đến các xã, trao đổi với chủ tịch xã để thăm dò ý kiến KH nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ đối với KH. 4.1.2 Các hoạt động kiểm soát trong Ngân hàng nhằm ngăn ngừa rủi ro Với nhận thức rằng hoạt động kiểm soát là nền tảng cho việc thực hiện công tác KSNB và ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát của Ngân hàng. Ban lãnh đạo Ngân hàng đã truyền đạt thƣờng xuyên, liên tục đến cán bộ nhân viên để nhân viên nhận thức hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động KSNB, vai trò của từng cá nhân, bộ phận trong quá trình KSNB liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao nhằm nâng cao ý thức trong việc tuân thủ các nguyên tắc của KSNB thông qua việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình KSNB. Từ đó, Ngân hàng có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, phát hiện sớm các rủi ro có khả năng phát sinh trong quá trình hoạt động. a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ Tách biệt kế toán thu nợ và kế toán khác. Ngân hàng Nông nghiệp thực hiện theo chế độ giao dịch ”1 cửa” nên giao dịch với khách hàng chỉ cần kế toán giao dịch thu tiền hay chi tiền cho khách hàng không cần thông qua ngân quỹ. Cuối ngày, đối chiếu giữa ngân quỹ và kế toán. Thủ tục kiểm soát nội bộ ở từng bộ phận đảm bảo nguyên tắc tối thiểu: một cán bộ không làm toàn bộ từ đầu đến cuối một quy trình (phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản) và các cán bộ kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện. b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ - Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách: + Các chứng từ cần đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng và phải đƣợc sắp xếp theo ngày, tháng, theo nhân viên thực hiện nghiệp vụ để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng tìm kiếm. + Chứng từ cần lập ngay khi nghiệp vụ vừa phát sinh. + Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, nghĩa là chứng từ phải đi qua các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ. Phải trình lên Trƣởng phòng kỳ duyệt trƣớc sau đó trƣởng phòng mới trình lên Giám đốc ký duyệt. Các chứng từ phải đóng cuốn và bảo quản. + Kiểm soát viên cần phải kiểm tra chứng từ sổ sách và thực tế để bảo vệ tài sản của Ngân hàng. 53 + Mỗi chứng từ khi giao dịch với KH phải đúng quy định ( Nhận tiền KH trƣớc rồi mới hạch toán thu tiển, hạch toán chi tiền phải hoạch toán nghiệp vụ in phiếu CTGD, đƣa khách hàng ký tên sau đó mới phát vay cho khách hàng). + Các nghiệp vụ phải ghi Nợ, Có đầy đủ. Các nghiệp vụ chỉ đƣợc lập 1 lần và sao kê thành nhiều liên, phải có đầy đủ chữ ký trên chứng từ. + Số tiền trên chứng từ phải khớp đúng với số tiền trên máy và số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số. Chữ ký của khách hàng bắt buộc phải ký bằng mực xanh. Ban Giám đốc khi ký duyệt phải ký tên kèm mộc đỏ. + Chứng từ đƣợc lập phải qua kiểm soát xét duyệt. + Cuối ngày, các chứng từ phải đƣợc kiểm tra ít nhất một lần nữa. - Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Việc phê chuẩn phải đƣợc phê chuẩn nằm trong quyền hạn cho phép. Nhân viên không có quyền phát vay cho KH khi không đƣợc duyệt bởi Giám đốc. - Kiểm soát vật chất: + Ngân hàng đã tăng cƣờng bảo vệ tài sản bằng cách cho nhân viên bảo vệ trực tại Ngân hàng ít nhất từ 2 -3 ngƣời. + Có tủ sắt đủ rộng và cái mật khẩu, cửa khóa nhiều lớp để bảo vệ tài sản của Ngân hàng. + Có hệ thống camera giám sát 24/24 giờ để theo dõi mọi hoạt động diễn ra trong ngày. + Có chuông báo động khi có sự cố xảy ra. + Phải kiểm tra tài sản liên tục, đối chiếu sổ sách kế toán và tài sản hiện có để khi có bất kỳ chênh lệch nảo thì sẽ điều tra và xử lý kịp thời. + Mọi tập tin và chƣơng trình trên máy tính đều phải đƣợc sao chép, lƣu trữ và cập nhật thƣờng xuyên trên các đĩa cứng, đĩa CD và tuyệt đối không cho sử dụng các USB bằng cách khóa các cổng USB lại để tránh việc đánh cấp tài liệu, các bản sao cần đƣợc lƣu trữ tách biệt với nơi lƣu trữ bản gốc. c. Kiểm tra độc lập việc thực hiện Đã có ban thanh tra kiểm soát, kiểm tra đột xuất khi cần thiết. Mọi nhân viên khi hạch toán phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Cuối ngày, kiểm soát viên, kế toán sẽ cùng nhau kiểm tra lại chứng từ thu, chi có khớp đúng với tài sản hiện có của Ngân hàng hay không để có sai phạm xảy ra tìm ra nguyên nhân và cách xử lý. 54 d. Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện Có chính sách soát xét lại việc thực hiện các mục tiêu mà Ngân hàng đã đề ra cho nhân viên. So sánh số thực tế và kế hoạch xem Ngân hàng có đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra hay không. e. Tự kiểm tra, xem xét, đánh giá và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp Quy định về Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc triển khai thực hiện trên toàn hệ thống, các đơn vị trong toàn hệ thống định kỳ kiểm tra, rà soát các quy chế nội bộ đối với từng hoạt động, nghiệp vụ liên quan làm cơ sở cho việc xem xét, đánh giá về tính đầy đủ, tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị và Lập báo cáo đánh giá gửi về Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc định kỳ hàng năm. 4.1.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Qua quá trình tìm hiểu thông qua sách vở về hệ thống kiểm soát nội bộ và qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ, em có một vài nhận xét sau: - Ngân hàng đã có một hệ thống kiểm soát khá chặt chẽ bằng việc tạo mật khẩu qua 3 lớp trên hệ thống máy tính giúp cho Ngân hàng tránh xảy ra mất dữ liệu hoặc bị đánh cấp dữ liệu trên máy. - Những chức vụ cao nhƣ kiểm soát viên, ban lãnh đạo sẽ có mức lƣơng cao để đáp ứng đƣợc trình độ, năng lực chuyên môn trong quá trình làm việc tại Ngân hàng. - Mỗi năm có sinh viên thực tập nhƣ chúng em đƣợc chỉ dạy tận tình, đƣợc rèn luyện thêm kinh nghiệm và đƣợc tiếp cận với hồ sơ, chứng từ thực tế, đƣợc thực hành nhiều hơn và đƣợc áp dụng lý thuyết đã học trên ghế nhà trƣờng vào thực tiễn. - Có sự phân chia rõ ràng giữa các cấp bậc, có sự tách biệt giữa các chức năng: + Chức năng kế toán và bảo quản tài sản. + Chức năng xét duyệt và chức năng thực hiện nghiệp vụ. - Có chính sách khen thƣởng cho nhân viên trong quá trình làm việc có hiệu quả, đạt nhiều thành tích trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, hiện nay trong hệ thống NHNo &PTNT, chi phí cho KSNB hoạt động tín dụng chƣa đƣợc theo dõi riêng biệt. Chi phí chủ yếu của bộ phận này là tiền lƣơng, tiền thƣởng, tiền lƣơng làm thêm giờ, tiền công tác phí, 55 trang phục giao dịch, bảo hộ lao động, chi phí trang bị tài sản, công cụ làm việc cho đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB hoạt động tín dụng... 4.2 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ 4.2.1 Mô tả quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ “Cho vay là quan hệ chuyển nhƣợng quyền sử dụng vốn từ Ngân hàng cho khách hàng, trong đó Ngân hàng chuyển giao vốn cho khách hàng sử dụng trong một thời gian nhất định theo thoả thuận, khách hàng có trách nhiệm hoàn trả vốn gốc và lãi cho Ngân hàng khi đến hạn thanh toán” Trong toàn bộ hoạt động của các Ngân hàng thƣơng mại diễn ra ở nƣớc ta, hoạt động cho vay đóng vai trò vô cùng quan trọng, xét trên các phƣơng diện: quy mô về nguồn vốn, lợi nhuận thì hoạt động cho vay luôn mang lại lợi nhuận cao. Càng tạo ra đƣợc nhiều lợi nhuận thì rủi ro từ hoạt động này càng cao. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quy trình cho vay: rủi ro không hoàn trả món vay, rủi ro chậm trả, rủi ro lãi suất, rủi ro lạm phát và cả rủi ro từ các nhân viên trong Ngân hàng. Để hạn chế rủi ro này nhân viên tín dụng và nhân viên kế toán thu nợ cần phải am hiểu thật kỹ quy trình cho vay và cả vấn đề về đạo đức, tác phong nghề nghiệp. 4.2.1.1 Mô tả việc tổ chức chứng từ cho vay a. Quy trình cho vay tại NH Hình 4.1 Sơ đồ quy trình cho vay tại Ngân hàng B1: Tiếp nhận ,tƣ vấn và hƣớng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn B2: Thẩm định các điều kiện vay ,dự án đầu tƣ, phƣơng án vay vốn B6: Thu hồi nợ gốc ,lãi và xử lý phát sinh B5: Kiểm tra hồ sơ và giải ngân B3: Xét duyệt cho vay B4: Hoàn thiện hồ sơ và ký kết hợp đồng B7: Thanh lý hợp đồng Hình 4.1. Quy trình cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ (Nguồn: Phòng tín dụng (2014) tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ) 56 b. Chứng từ sử dụng: Bảng 4.6: Bảng mô tả danh mục hồ sơ, chứng từ vay vốn trong NH Loại chứng từ NH nhận Tên chứng từ Số bản Số liên I. Khách hàng lập 1. Giấy đề nghị vay vốn Bản chính 2 bản 2. Giấy vay vốn Bản chính 1 bản 3. Phƣơng án sản xuất kinh doanh Bản chính 1 bản 4. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Bản chính 1 bản 5. Giấy ủy quyền Bản chính 1 bản 6. Danh mục tài sản Bản chính 1 bản 7. Sổ vay vốn màu trắng Bản chính 1 quyển 8. Sổ vay vốn màu xanh Bản chính 1 quyển 9. Danh mục hồ sơ vay Bản chính 1 bản 10. Hợp đồng thế chấp QSDĐ Bản chính 1 bản 11. Giấy đề nghị đăng ký thế chấp QSDĐ Bản chính 2 bản 13. Báo cáo thẩm định Bản chính 1 bản 14. Giấy đề nghị giải ngân Bản chính 1 bản 15. Phiếu nhập kho Bản chính 16. Tờ trình đề nghị thế chấp TSĐB Bản chính 1 bản 17. Biên bản họp hội đồng tín dụng Bản chính 1 bản 18. Báo cáo đề xuất giải ngân Bản chính 1 bản 19. Báo cáo chấm điểm xếp loại KH Bản chính 1 bản 20. Hợp đồng tín dụng Bản chính 3 bản 21. Biên bản kiểm tra sau khi cho vay Bản chính 2 bản II. Cán bộ tín dụng lập 12. Biên bản xác định giá trị TSĐB 3 liên III. Cán bộ tín dụng và KH cùng lập IV. Kế toán thu nợ lập 22. Giấy chứng từ giao dịch Bản chính 2 liên 23. Bảng kê thu tiền Bản chính 2 liên 24. Bảng kê chi tiền Bản chính 2 liên 57 V. Giao dịch viên quỹ lập 25. Bảng giao nhận bằng khoán Bản chính 1 liên (Nguồn: Phòng tín dụng (2014) tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ) Qua sơ đồ 4.1 và bảng 4.6 trên, chúng ta thấy rằng hệ thống hồ sơ, chứng từ trong hoạt động cho vay đƣợc đảm bảo đầy đủ, đồng bộ về trình tự, thủ tục về quy trình cho vay, đảm bảo đƣợc tính minh bạch. Đồng thời, ta thấy đƣợc việc lƣu trữ chứng từ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi trong việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ vay vốn một cách nhanh nhất và hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh đó, chứng từ hồ sơ trong một nghiệp vụ cho vay vẫn còn nhiều, đòi hỏi nhiều thời gian hoàn tất thủ tục khi cho vay cũng nhƣ tất toán hợp đồng. 4.2.1.2 Mô tải quy trình giải ngân a. Quy trình giải ngân được mô tả bằng lưu đồ - Giai đoạn giải ngân là giai đoạn đầu tiên của quy trình cho vay, trong bài em sẽ mô tả giai đoạn giải ngân bắt đầu từ lúc khách hàng gửi bộ hồ sơ vay vốn vào NH cho đến khi KH nhận đƣợc tiền vay. Trong quy trình phát vay cho KH đƣợc phân loại nhƣ sau: + Cho vay đối với KH có thế chấp TSĐB phải lập hợp đồng tín dụng. + Cho vay đối với vay vốn không đảm bảo (không phải lập hợp đồng tín dụng ) đối với cho vay nông nghiệp, nông thôn và cho vay CBCNVC. - Giai đoạn giải ngân đƣợc trình bày trong 7 lƣu đồ, từ 4.2a đến 4.2g. Trong đó, lƣu đồ 4.2a, 4.2b, 4.2c, 4.2d mô tả lại quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ giải ngân cho khách hàng có thế chấp TSĐB phải lập hợp đồng tín dụng cho đến khi khách hàng nhận đƣợc tiền mặt từ kế toán thu nợ. Lƣu đồ 4.2e, 4.2f, 4.2g mô tả lại quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ giải ngân cho khách hàng không phải lập hợp đồng tín dụng đối với cho vay nông nghiệp, nông thôn. * Trƣờng hợp có thế chấp TSĐB phải lập hợp đồng tín dụng: - Chú thích (lưu đồ 4.2a quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay, trường hợp có thế chấp TSĐB): BĐ: Bắt đầu. GUQ: Giấy ủy quyền KD: Kinh doanh. PAKD: Phƣơng án kinh doanh. GĐNVV: Giấy đề nghị vay vốn. TTGN: Tờ trình giải ngân. DMTS: Danh mục tài sản. TSĐB: Tài sản đảm bảo BCTĐ: Báo cáo thẩm định. PNK: Phiếu nhập kho 58 Hình 4.2a: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 59 BBHHĐQT: Biên bản họp hội đồng quản trị. TTĐKTC: Tờ trình đăng ký thế chấp. BCĐXGN: Báo cáo đề xuất giải ngân. GCNQSDĐ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. BCCĐXHKH: Báo cáo chấm điểm xếp hạng khách hàng. HĐTC QSDĐ: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất. BBXNGT TSĐB: Biên bản xác nhận giá trị tài sản đảm bảo. ĐYCĐKTC QSDĐ: Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất. - Giải thích lưu đồ 4.2a (quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay, trường hợp có thế chấp TSĐB): Khách hàng vào Ngân hàng làm thủ tục vay vốn. Phòng dịch vụ khách hàng sẽ trao đổi với KH và nhập thông tin khách hàng (giấy CMND, sổ hộ khẩu) vào máy tính. Đồng thời, cán bộ tín dụng sẽ đề nghị KH lập giấy đề nghị vay vốn gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 bản chính, phƣơng án kinh doanh 1 bản chính và giấy ủy quyền 1 bản chính (đối với trƣờng hợp ủy quyền cho ngƣời đi vay) tất cả đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng, tài sản đảm bảo sao khi giải ngân cho khách hàng tiến hành chuyển cho bộ phận Ngân quỹ lƣu trữ nhập kho và bảo quản. Sau đó, cán bộ tín dụng xem xét giấy tờ khách hàng lập tiến hành đi thẩm định món vay của KH, nếu xét thấy khoản vay đúng quy định cán bộ tín dụng tiến hành lập: danh mục tài sản 1 bản, tờ trình đăng ký thế chấp 1 bản chính, báo cáo thẩm định 1 bản chính, biên bản xác nhận giá trị tài sản đảm bảo 1 bản chính, báo cáo đề xuất giải ngân (trƣờng hợp phát vay 2 lần) 1 bản chính. Lập giấy đề nghị giải ngân 1 bản chính, lập biên bản họp hội đồng quản trị (đối với hộ cá nhân vay từ 1,5 tỷ đồng trở lên và từ 5 tỷ đồng trở lên đối với doanh nghiệp) 1 bản chính, lập báo cáo chấm điểm xếp hạng khách hàng (đối với khoản vay từ 500 triệu đồng trở lên) 1 bản chính, lập tờ trình giải ngân (đối với khoản vay trên từ 100 triệu đồng trở lên) 1 bản chính tất cả đƣợc đƣa vào hồ sơ tín dụng. Bên cạnh đó, cán bộ tín dụng còn lập danh mục hồ sơ vay vốn gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, lập đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, lập hợp đồng tín dụng gồm 3 liên: liên 1 lƣu vào hồ sơ tín dụng, liên 3 lƣu vào bộ chứng từ, liên 2 giao cho KH , lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 lƣu vào hồ sơ tín dụng, liên 3 lƣu vào bộ chứng từ, liên 2 giao cho KH, lập hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất gồm 3 bản: gửi 3 bản cho KH đem về xã công chứng, sau đó xã sẽ giữ 1 bản, 2 bản còn lại KH sẽ gửi về NH, 1 bản NH lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 60 bản sau khi giải ngân sẽ gửi KH. Sau khi lập các chứng từ, hồ sơ vay vốn cán bộ tín dụng trình lên Trƣởng phòng xem xét, ký nháy trên từng trang. Sau đó, Trƣởng phòng tín dụng trình lên Giám đốc ký. Nếu khoản vay đƣợc chấp nhận giải ngân, Giám đốc sẽ ký duyệt và trả bộ hồ sơ cho khách hàng - Chú thích (lưu đồ 4.2b – 4.2d giai đoạn tiến hành giải ngân): CSDL: Cơ sở dữ liệu. CTGD: Chứng từ giao dịch. TD: Tín dụng. PM: Phần mềm. BGNBK: Bảng giao nhận bằng khoán. BKCT: Bảng kê chi tiền. KT: Kế toán. - Giải thích lưu đồ: Trường hợp có thế chấp TSĐB (lưa đồ 4.2b đến 4.2d) Khách hàng đem bộ hồ sơ đã đƣợc Giám đốc ký duyệt về xã công chứng trên hợp đồng thế chấp QSDĐ. Tiếp theo, KH đến bộ phận kế toán thu nợ tiến hành giải ngân, tại đây, kế toán thu nợ sẽ xem xét, đối chiếu bộ hồ sơ vay đã đƣợc duyệt với những thông tin khách hàng trên máy tính mà bộ phận phòng dịch vụ khách hàng đã ghi nhận và tiến hành khai báo thông tin trên phần mềm IPCAS. Sau đó, kế toán thu nợ chuyển chứng từ cho kiểm soát viên kế toán kiểm tra đối chiếu các thông tin khai báo trên hệ thống đảm bảo khớp đúng với thông tin trên hồ sơ tín dụng. Khi đã ký duyệt, bộ hồ sơ tín dụng đƣợc đóng cuốn và chuyển cho bộ phận tín dụng bảo quản và lƣu trữ, còn bộ chứng từ đƣợc kiểm soát viên chuyển trả lại cho kế toán thu nợ. Khi các thông tin đƣợc kiểm soát viên xem xét, chấp nhận, kế toán thu nợ tiến hành in phiếu chứng từ giao dịch gồm 2 liên, kế toán nhập vào phần mềm và tiến hành chi tiền cho KH bằng tiền mặt kèm theo CTGD liên 2 giao cho KH khi KH đã ký tên, liên 1 lƣu vào bộ chứng từ. Sau đó, kế toán chuyển phiếu nhập kho 3 và tài sản đảm bảo kế toán thu nợ chuyển qua bộ phận ngân quỹ tiến hành kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra nếu đúng ngân quỹ sẽ tiến hành lập bảng giao nhận bằng khoán cùng kế toán thu nợ và kiểm soát ký tên. Tài sản đảm bảo đƣợc nhập kho, phiếu nhập kho 3 và bảng giao nhận bằng khoán đƣợc chuyển trả cho kế toán lƣu giữ và bảo quản cùng bộ chứng từ. Cuối ngày, kế toán thu nợ in bảng kê chi tiền trong ngày cùng với CTGD liên 1 cùng với kiểm soát viên và ngân quỹ kiểm tra, đối chiếu, chấm chứng từ tại bộ phận ngân quỹ. Sau khi kiểm tra xong nếu khớp đúng CTGD liên 1 và BKCT ngân quỹ chuyển lại phòng kế toán lƣu trữ và bảo quản cùng với bộ chứng từ. 61 Hình 4.2b: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 62 Hình 4.2c: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 63 Hình 4.2d: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 64 * Trƣờng hợp cho vay không đảm bảo: - Chú thích: BĐ: Bắt đầu. KD: Kinh doanh. GĐNVV: Giấy đề nghị vay vốn. TSĐB: Tài sản đảm bảo. VVMX: Vay vốn màu xanh. TD: Tín dụng. VVMT: Vay vốn màu trắng. KT: Kế toán. PNK: Phiếu nhập kho. CSDL: Cơ sở dữ liệu. CTGD: Chứng từ giao dịch. PM: Phần mềm. PAKD: Phƣơng án kinh doanh. BGNBK: bảng giao nhận bằng khoán. BKCT: Bảng kê chi tiền. GCNQSDĐ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. - Giải thích lưu đồ (lưu đồ 4.2e quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay, trường hợp cho vay không đảm bảo): Khách hàng vào Ngân hàng làm thủ tục vay vốn. Phòng dịch vụ khách hàng sẽ trao đổi với KH và nhập thông tin khách hàng (giấy CMND, sổ hộ khẩu) vào máy tính. Đồng thời, cán bộ tín dụng sẽ đề nghị KH lập giấy đề nghị vay vốn gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 bản chính, phƣơng án kinh doanh 1 bản chính, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 bản chính, giấy vay vốn 1 bản chính đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng, tài sản đảm bảo sao khi giải ngân cho khách hàng tiến hành chuyển cho bộ phận Ngân quỹ lƣu trữ nhập kho và bảo quản. Sau đó, cán bộ tín dụng xem xét giấy tờ khách hàng lập tiến hành đi thẩm định món vay của KH, nếu xét thấy khoản vay đúng quy định cán bộ tín dụng tiến hành lập: 2 sổ vay vốn cho khách hàng: 1 quyển sổ màu trắng đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 quyển sổ màu xanh sau khi giải ngân khách hàng giữ, lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 lƣu vào hồ sơ tín dụng, liên 3 lƣu vào bộ chứng từ, liên 2 khách hàng giữ. Sau khi lập các chứng từ, hồ sơ vay vốn cán bộ tín dụng trình lên Trƣởng phòng xem xét, ký nháy trên từng trang. Sau đó, Trƣởng phòng tín dụng trình lên Giám đốc ký. Nếu khoản vay đƣợc chấp nhận giải ngân, Giám đốc sẽ ký duyệt và chuyển bộ hồ sơ đến bộ phận kế toán thu nợ tiến hành giải ngân. 65 Hình 4.2e: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 66 Hình 4.2f: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 67 Hình 4.2g: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 68 - Giải thích lưu đồ ( lưu đồ 4.2e - 4.2g quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân): Sau khi bộ hồ sơ đƣợc Giám đốc ký duyệt, bộ hồ sơ sẽ đƣợc chuyển cho kế toán thu nợ. Tại đây, kế toán thu nợ sẽ xem xét, đối chiếu bộ hồ sơ vay đã đƣợc duyệt với những thông tin khách hàng trên máy tính mà bộ phận phòng dịch vụ khách hàng đã ghi nhận và tiến hành khai báo thông tin trên phần mềm IPCAS. Sau đó, kế toán thu nợ chuyển hồ sơ, chứng từ cho kiểm soát viên kế toán kiểm tra đối chiếu các thông tin khai báo trên hệ thống đảm bảo khớp đúng với thông tin trên hồ sơ tín dụng. Khi đã ký duyệt, bộ hồ sơ đƣợc đóng cuốn và chuyển cho bộ phận tín dụng bảo quản và lƣu trữ, còn bộ chứng từ kiểm soát viên chuyển trả lại cho bộ phận kế toàn thu nợ tiến hành giải ngân cho khách hàng. Khi các thông tin đƣợc kiểm soát viên xem xét, chấp nhận, kế toán thu nợ tiến hành in phiếu chứng từ giao dịch gồm 2 liên, kế toán nhập vào phần mềm và tiến hành chi tiền cho KH bằng tiền mặt kèm theo CTGD liên 2 giao cho KH khi KH đã ký tên, liên 1 lƣu vào bộ chứng từ. - Cuối ngày, kế toán thu nợ in bảng kê chi tiền trong ngày cùng với CTGD liên 1 cùng với kiểm soát viên và ngân quỹ kiểm tra, đối chiếu, chấm chứng từ tại bộ phận ngân quỹ. Sau khi kiểm tra xong nếu khớp đúng CTGD liên 1 và BKCT ngân quỹ chuyển lại phòng kế toán lƣu trữ và bảo quản cùng với bộ chứng từ. * Trƣờng hợp cho CBCNVC Nhà nƣớc vay Đối với trƣờng hợp Ngân hàng cho CBCNVC Nhà nƣớc vay cũng giống trƣờng hợp cho khách hàng vay vốn trong trƣờng hợp không phải lập hợp đồng tín dụng đối với cho vay nông nghiệp, nông thôn, chỉ khác ở những chứng từ khi khách hàng vào Ngân hàng xin vay vốn. Theo diện CBCNVC vay vốn thì đầu vào KH chỉ cần phải lập giấy đề nghị vay vốn, bảng lƣơng đƣợc cơ quan nơi khách hàng công tác xác nhận. Sau đó, cán bộ tín dụng kiểm tra, xác nhận bảng lƣơng đó có chính xác hay không, cán bộ tín dụng sẽ lập hợp đồng vay vốn gồm 3 bản: 1 bản cán bộ lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, 1 bản khách hàng giữ. Bên cạnh đó lập báo cáo thẩm định 1 bản chính đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng. Sau đó hồ sơ vay vốn và bộ chứng từ đƣợc gửi lên cấp trên xem xét, phê duyệt, phát vat và lƣu trữ giống trƣờng hợp trên. 69 b. Nhận xét quy trình giải ngân * Ƣu điểm: Nhìn chung, quy trình giải ngân trong Ngân hàng đƣợc thực hiện một cách hợp lý, chặt chẽ. Hồ sơ chứng từ đƣợc thực hiện qua từng bộ phận và thông qua sự xét duyệt của cấp trên mới thực hiện phát vay cho khách hàng. Hồ sơ chứng từ đƣợc kiềm tra đầy đủ, khách quan. Kiểm soát viên kiểm tra đầy đủ mục đích vay vốn, phƣơng án kinh doanh, kiểm tra vốn tự có của khách hàng vay, kiểm tra chi tiết trên mọi phƣơng diện trƣớc khi thực hiện phát vay cho khách hàng. Có bộ phận hậu kiểm kiểm tra lại chứng từ, đối chiếu các chứng từ lại với nhau thay cho kiểm soát viên khi hồ sơ chứng từ quá tải. Cuối ngày, có sự đối chiếu giữa ngân quỹ, kiểm soát và kế toán thu nợ với nhau theo đúng quy định của Ngân hàng. Không những thế, cuối ngày các chứng từ đƣợc sắp xếp và lƣu trữ theo số thứ tự và theo từng nhân viên kế toán nào lập để tiện theo dõi và kiểm tra, đối chiếu lại chứng từ. Bên cạnh đó, lúc phát vay cho khách hàng kế toán thu nợ thực hiện kiểm soát nhập liệu, kiểm tra tính hợp lý: tên khách hàng phải khớp đúng với mã khách hàng, kiểm tra đầy đủ những thông tin cần thiết. Đặc biệt, cài đặt ngày hạch toán trùng với ngày khách hàng đi vay tránh việc nhập sai. Việc phát vay cho KH không phải qua ngân quỹ tiến hành phát vay mà kế toán thu nợ phát vay. Nhƣng cuối ngày vẫn đảm bảo việc đối chiếu thông qua bảng kê chi tiền giữa kế toán thu nợ và ngân quỹ. * Nhƣợc điểm: Hồ sơ chứng từ còn nhiều nên việc thực hiện giải ngân đôi khi còn nhiều sai sót. Việc phát vay đối với trƣờng hợp cho CBCNV vay thƣờng xảy ra tình trạng họ đi vay ở nhiều Ngân hàng khác nhau dẫn đến Ngân hàng không kiểm soát đƣợc và ảnh hƣởng đến việc không kiểm soát thu nợ vì CBCNV vay quá nhiều nơi. Bên cạnh đó, các chứng từ giao dịch không có đầy đủ chữ ký mặc dù cấp trên đã phê duyệt khoản vay nhƣng hầu hết các chứng từ giao dịch khi phát vay chỉ có chữ ký của khách hàng và kế toán thu nợ. 4.2.1.3 Mô tả quy trình thu lãi a. Quy trình thu lãi được mô tả bằng lưu đồ - Sau khi đã giải ngân món vay cho KH, hàng ngày kế toán vào màn hình thu nợ xem những món vay sẽ phải thu trong ngày. Nếu TK của KH có đủ số 70 dƣ để trả thì nhân viên Kế toán thu nợ sẽ tiến hành hạch toán thu tiền. Trƣờng hợp tài khoản của KH không đủ số dƣ hoặc KH không có mở TK trong NH thì nhân viên Kế toán thu nợ sẽ gọi điện thoại nhắc nhở KH nộp tiền. Do Ngân hàng chuyển sang giao dịch một cửa nên việc thu lãi từ các khoản cho vay chỉ diễn ra tại quầy của kế toán thu nợ. Quy trình thu lãi sẽ đƣợc mô tả trong lƣu đồ hình 4.3. * Chú thích: KH: Khách hàng. CMND Chứng minh nhân dân. HĐTD: Hợp đồng tín dụng. HSTD: Hồ sơ tín dụng. CSDL: Cơ sở dữ liệu.. CTGD: Chứng từ giao dịch. BK Bảng kê. BKTT Bảng kê thu tiền. PM: Phần mềm. NQ: Ngân quỹ. KT: Kế toán. * Giải thích lƣu đồ: Đến hạn trả lãi, khách hàng đến Ngân hàng trả lãi mang theo CMND (trong trƣờng hợp khách hàng không mang theo sổ vay vốn hay hợp đồng tín dụng), sổ vay vốn màu xanh ( trong trƣờng hợp khách hàng vay vốn theo diện nông nghiệp, nông thôn, khoản vay không vƣợt quá 50 triệu đồng), hợp đồng tín dụng (nếu khách hàng vay có đảm bảo) đến gặp kế toán thu nợ. Kế toán thu nợ nhận từ khách hàng những thông tin trên bắt đầu tìm kiếm hồ sơ vay vốn của khách hàng để kiểm tra, đối chiếu. Dựa vào các thông tin trên hồ sơ vay vốn và những thông tin KH đã gửi kế toán thu nợ tiến hành nhập thông tin KH và tìm kiếm thông tin tín dụng. Hệ thống tự động xử lý tính lãi, hạch toán và in ra chứng từ giao dịch gồm 2 liên, kế toán thu nợ cùng KH tiến hành ký tên lên CTGD đƣợc in ra. Tiếp theo kế toán thu nợ kiểm tra tiền và bảng kê KH nộp vào và tiến hành đóng dấu lên CTGD và bảng kê. 71 Hình 4.3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu lãi Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014 72 Bảng kê đƣợc kế toán thu nợ lƣu lại bộ phận, tiền sau khi thu đƣợc kế toán thu nợ cập nhật vào phần mềm để cập nhật thu tiền sau đó chuyển tiền cho giao dịch viên quỹ lƣu trữ. Kết thúc quá trình thu lãi, hợp đồng tín dụng (sổ vay vốn màu xanh, CMND) và liên 2 của CTGD đƣợc giao cho KH, các hồ sơ và chứng từ còn lại đƣợc lƣu ở bộ phận kế toán. Cuối ngày, ngân quỹ sẽ tiến hành đối chiếu chứng từ CTGD liên 1và bảng kê thu tiền do kế toán thu nợ đã in ra cùng với kế toán thu nợ và kiểm soát viên. Kiểm tra, đối chiếu, chấm chứng từ. Sau đó, CTGD liên 1 và bảng kê thu tiền ngân quỹ chuyển lại phòng kế toán để lƣu trữ và bảo quản. b. Nhận xét quy trình thu lãi * Ƣu điểm: Nhìn chung quy trình thu lãi trong Ngân hàng đƣợc thực hiện dựa trên việc hạch toán, tính lãi tự động trên phần mềm IPCAS tránh đƣợc tình trạng hạch toán và tính toán sai lãi khách hàng phải trả, kế toán thu nợ chỉ kiểm tra thông tin khách hàng, đối chiếu chứng từ vay vốn rồi in chứng từ giao dịch và tiến hành thu lãi của khách hàng. Kế toán thu nợ cũng đối chiếu giữa HĐTD và hổ sơ vay vốn để đảm bảo đúng khách hàng. * Nhƣợc điểm: Trong quá trình luân chuyển chứng từ không thông qua kiểm soát viên kiểm tra mà trực tiếp kế toán thu lãi kiểm tra rồi tiến hành thu lãi của khách hàng. Song, cuối ngày, vẫn có sự đối chiếu bảng kê chi tiền giữa ngân quỹ và kế toán thu nợ. 4.2.1.4 Mô tả quy trình tất toán nợ gốc và lãi a. Quy trình tất toán nợ gốc và lãi được mô tả bằng lưu đồ Đến kỳ hạn trả nợ, KH phải có nghĩa vụ đến tất toán nợ gốc và lãi cho Ngân hàng. Quy trình thu lãi và một phần nợ gốc sẽ đƣợc mô tả trong lƣu đồ hình 4.4 sau: 73 Hình 4.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán nợ gốc và lãi Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại Agribank huyện Long Mỹ 2014 74 * Chú thích: PM: Phần mềm. NQ: Ngân quỹ. KT: Kế toán. TSĐB: Tài sản đảm bảo. TP: Trƣởng phòng. * Giải thích lưu đồ Đến kì hạn trả nợ, bên đi vay có nghĩa vụ đến Ngân hàng hoàn tất việc trả nợ. Khi trả nợ khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc trích tài khoản tiền gửi. Giống nhƣ hoạt động trả lãi, khi khách hàng đến trả nợ cho Ngân hàng thì khách hàng đem theo CMND (trong trƣờng hợp khách hàng không mang theo sổ vay vốn hay hợp đồng tín dụng), sổ vay vốn màu xanh ( trong trƣờng hợp khách hàng vay vốn theo diện nông nghiệp, nông thôn, khoản vay không vƣợt quá 50 triệu đồng), hợp đồng tín dụng (nếu khách hàng vay có đảm bảo) đến gặp kế toán thu nợ. Kế toán thu nợ nhận từ khách hàng những thông tin trên bắt đầu tìm kiếm hồ sơ tín dụng của khách hàng để kiểm tra, đối chiếu. Dựa vào các thông tin trên hồ sơ tín dụng và những thông tin KH đã gửi kế toán thu nợ tiến hành nhập thông tin KH và tìm kiếm thông tin tín dụng. Hệ thống tự động xử lý tính lãi, hạch toán và in ra chứng từ giao dịch gồm 2 liên , kế toán thu nợ cùng KH tiến hành ký tên lên CTGD đƣợc in ra. Căn cứ vào số tiền lãi phải thu, kế toán yêu cầu khách hàng nộp tiền và yêu cầu khách hàng lập bảng kê tiền. Sau khi thu tiền xong, kế toán thu nợ tiến hành đóng dấu lên bản kê tiền và chứng từ giao dịch. Bảng kê tiền kế toán lƣu lại tại bộ phận, tiền sau khi thu đƣợc kế toán thu nợ cập nhật vào phần mềm để cập nhật thu tiền sau đó chuyển tiền cho giao dịch viên quỹ lƣu trữ. Đồng thời, kế toán thu nợ chuyển hợp đồng tín dụng (sổ vay vốn màu xanh, CMND), hồ sơ tín dụng và CTGD liên 2 cho cán bộ tín dụng kiểm tra, nếu khách hàng đã trả đầy đủ tiền trong quá trình vay vốn và không có nhu cầu vay lại, cán bộ tín dụng lập phiếu xuất kho tài sản đảm bảo và trình lên Trƣởng phòng và Giám đốc ký tên. HĐTD, HSTD đƣợc cán bộ lƣu trữ tại bộ phận, CTGD liên 2 chuyển qua bộ phận kế toán lƣu trữ, còn phiếu xuất kho sau khi đã ký khách hàng đến gặp bộ phận ngân quỹ. Tại đây bộ phận ngân quỹ sẽ xem xét, kiểm tra và tiến hành xuất trả tài sản đảm bảo và phiếu xuất kho 2 cho khách hàng. Sau đó, phiếu xuất kho đƣợc chuyển cho bộ phận kế toán lƣu trữ. 75 Cuối ngày, ngân quỹ sẽ tiến hành đối chiếu chứng từ CTGD liên 1và bảng kê thu tiền do kế toán thu nợ đã in ra cùng với kế toán thu nợ và kiểm soát viên. CTGD và bảng kê thu tiền giao dịch viên quỹ chuyển lại phòng kế toán để lƣu trữ và bảo quản. 4.2.2 Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 4.2.2.1 Mục đích của quy trình kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng đƣợc thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách của Ngân hàng. Việc thực hiện quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là một trong những nhiệm vụ căn bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ . Do đó mục tiêu chính của quy trình kiểm soát hoạt động cho vay cũng không nằm ngoài mục tiêu chung của quy trình kiểm soát là: - Xây dựng một môi trƣờng kiểm soát tốt. - Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản an toàn có hiệu quả. - Bảo đảm hệ thống thông tin, phần mềm IPCAS sử dụng đƣợc quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời, không lạm dụng và sử dụng trái quy định của Ngân hàng. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động. Cụ thể các mục đích chính của quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là: Thứ nhất, nhằm phát hiện và đánh giá những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra ở hiện tại và tƣơng lai thông qua việc đánh giá quy trình cho vay, đảm bảo đúng quy trình, kiểm tra hồ sơ cho vay đầu đủ, tuân thủ đúng chính sách kế hoạch của Ngân hàng. Thứ hai, tránh những thất thoát trong nghiệp vụ giải ngân, thu nợ, tiền lãi, phí phải đƣợc hạch toán đầy đủ, chính xác. Đảm bảo những khoản vay lớn phải đƣợc tiến hành soát xét đúng quy định tránh những thiệt hại về tài sản có thể đe dọa đến kết quả kinh doanh của Ngân hàng. Thứ ba, kiểm soát các khoản vay gần đến hạn thu lãi, tất toán tránh những khoản vay không trả đƣợc nợ, xem xét các khoản trích lập dự phòng tránh chi phí tăng quá cao ảnh đƣởng hoạt động của Ngân hàng. Cuối cùng, bảo vệ tài sản của Ngân hàng và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 76 4.2.2.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộ hoạt động cho vay tại Ngân hàng Hệ thống KSNB hoạt động cho vay vô cùng quan trọng trong quá trình nhận diện những rủi ro hay việc đánh giá hệ thống có đảm bảo chất lƣợng hay không. Vì vậy, em tiến hành khảo sát 10 nhân viên tín dụng và kế toán thu nợ trong Ngân hàng gồm 19 câu hỏi. Các câu hỏi xoay quanh 5 bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB để xem xét quá trình cho vay cũng nhƣ cán bộ tín dụng có đủ trình độ, năng lực chuyên môn của mình hay không. Bên cạnh đó phát hiện những nguyên nhân dẫn đến nợ xấu trong Ngân hàng. Em lập đƣợc 5 bảng câu hỏi về 5 bộ phận kiểm soát hoạt động cho vay. a. Môi trường kiểm soát Bảng 4.7: Bảng câu hỏi tổng hợp về môi trƣờng kiểm soát trong hoạt động cho vay tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không 1 CBTD có đủ trình độ thẩm định món vay? 10 10 0 2 Có CBTD nào bị vi phạm kỷ luật trong quá trình thẩm định? 10 10 0 3 NH cấp trên có thƣờng xuyên ban hành, quyết định cho vay mới hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.7 trên ta thấy đƣợc 3 câu hỏi xoay quanh bộ phận môi trƣờng kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng cả 3 câu hỏi đều trả lời là ”có”. Riêng đối với câu hỏi: ” Có CBTD nào bị vi phạm kỷ luật trong quá trình thẩm định?” thì có 10 câu trả lời là ”có”. Nguyên nhân là do trƣớc đây vào năm 2010 có một cán bộ đã lạm dụng quyền hành cho vay món vay lớn và 77 đƣợc khách hàng chi khoản hoa hồng lớn nên đã bị thôi việc. Trong những năm qua không còn trƣờng hợp nhƣ vậy xảy ra. Vì vậy, việc cho vay còn phải đảm bảo về đạo đức cũng nhƣ trình độ chuyên môn để tiến hành thẩm định món vay của khách hàng đảm bảo chất lƣợng. Ngân hàng luôn cập nhật những thôn tin, văn bản cho vay từ Ngân hàng cấp trên đƣa xuống, đảm bảo cho vay đúng văn bản quy định. b. Đánh giá rủi ro Bảng 4.8: Bảng câu hỏi tổng hợp về đánh giá rủi ro trong hoạt động cho vay tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không 1 Trong năm, có nhiều món vay hay không? 10 10 0 2 NH có cho 1 KH vay từ 2 món vay trở lên hay không? 10 10 0 3 NH có thu hồi nợ tốt không? 10 10 0 4 NH có nợ xấu không? 10 10 0 5 Nợ xấu có nằm trong kế hoạch hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.8 trên ta thấy đƣợc với 5 câu hỏi xoay quanh bộ phận đánh giá rủi ro và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng cả 5 câu hỏi đều trả lời là ”có”. - Câu số 2: ” NH có cho 1 KH vay từ 2 món vay trở lên hay không?” có 10 câu trả lời là ”có” và không ai trả lời là ”không”. Qua đó ta thấy việc khách hàng vay vốn 2 món vay cùng 1 lúc là có xảy ra. Đồng nghĩa với việc sẽ có rủi ro trong quá trình thu lãi vì khi khách hàng vay nhiều món thì tiền lãi cũng 78 nhƣ vốn gốc khách hàng phải trả nhiều hơn vì vậy Ngân hàng nên xem xét khả năng trả nợ của khách hàng trong quá trình phát vay. - Câu số 4: ” Ngân hàng có nợ xấu không?”. Có 10 câu trả lời là ”có” và không ai trả lời là ”không”. Từ vấn đề này, ta tiến hành tìm hiểu nguyên nhân tại sao xảy ra nợ xấu trong bộ phận hoạt động kiểm soát. c. Hoạt động kiểm soát Bảng 4.9: Bảng câu hỏi tổng hợp về hoạt động kiểm soát trong hoạt động cho vay tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không 1 CBTD có đƣợc phân chia trách nhiệm đảm nhận hộ vay trong phạm vi của mình hay không? 10 10 0 2 Ban lãnh đạo có trực tiếp đi thẩm định món vay không? 10 10 0 3 CBTD có thực hiện đúng quy trình cho vay hay không? 10 8 2 4 Khi phát vay, kế toán thu nợ có chi tiền nhiều hơn cho KH hay không? 10 2 8 5 KH vay vốn có sử dụng đúng mục đích vay vốn không? 10 8 2 6 Có chính sách bảo mật thông tin khách hàng hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.9 trên ta thấy đƣợc trong 6 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong 79 Ngân hàng có 3 câu hỏi đều trả lời là ”có” và có 3 câu trả lời là ”có” và ”không”. Qua các câu trả lời là có ta thấy hoạt động kiểm soát của Ngân hàng kiểm soát khá chặt chẽ từ cấp lãnh đão đến cán bộ tín dụng. Bên cạnh đó, còn một số vấn đề sai phạm không tránh khỏi từ phía chủ quan của một vài nhân viên trong Ngân hàng cũng nhƣ trong quá trình kiểm soát cho vay còn hạn chế. Đa số các câu trả lời ”có” hoặc ”không” xoay quanh vấn đề kiểm soát trong khâu cho vay. Vậy những sai phạm, rủi ro khi phát vay dẫn đến cho vay sai đối tƣợng, sai mục đích vay vốn là do khách hàng hay liên quan đến KSNB không chặt chẽ. - Nguyên nhân từ khách hàng: Trong câu hỏi số 5: ” KH vay vốn có sử dụng đúng mục đích vay vốn không?”, có 8 câu trả lời là ”có” và có 2 câu trả lời là ”không” .Khi cho vay, khách hàng không sử dụng vốn vay đúng mục đích, có rất nhiều trƣờng hợp cho thấy khách hàng vay vốn để sử dụng trong mục đích trồng trọt, chăn nuôi tổng hợp nhƣng sau đó lại sử dụng vốn vào mục đích khác không nhƣ ban đầu. Ngân hàng sẽ không đảm bảo việc thu hồi nợ đúng quy định, ngoài ra trong quá trình sử dụng vốn vay sai mục đích sẽ dẫn đến việc phát vay khách hàng cũng sai lãi suất. Vì trong quá trình thực tập, theo dõi chứng từ em nhận thấy đối với mỗi nhóm đối tƣợng, mỗi chính sách vay sẽ có lãi suất khác nhau. - Nguyên nhân liên quan đến KSNB: + Trong câu hỏi số 3: ”Cán bộ có thực hiện đúng các quy trình cho vay hay không?”, có 8 câu trả lời là có, và có 2 câu trả lởi là ”không”. Nguyên nhân dẫn đến 2 nhân viên trả lời là ”không” là do trong quá trình phát vay hồ sơ cho vay quá nhiều nên đôi khi thiếu các loại giấy tờ trong hồ sơ vay. Tình trạng này dẫn đến việc phát vay cho khách hàng sẽ chậm trễ vì phải bổ sung các giấy tờ thiếu sót vào bộ hồ sơ vay vốn. + Trong câu hỏi số 4: ”Khi phát vay, kế toán thu nợ có chi tiền nhiều hơn cho KH hay không??”, có 2 câu trả lời là ”có”, và có 8 câu trả lởi là ”không”. Nguyên nhân dẫn đến 2 nhân viên nói ”có” là do nhân viên kế toán thu nợ trong giai đoạn giải ngân đã tiến hành phát vay cho khách hàng với số tiền nhiều hơn trong hợp đồng vay vốn, kế toán thu nợ bất cẩn trong việc kiểm tra số tiền trong quá trình thực hiện giải ngân. Cuối ngày khi ngân quỹ tiến hành kiểm tra, nếu sai sót kế toán thu nợ sẽ phải bù đắp số tiền chênh lệch khi phát vay. 80 Từ những nguyên nhân trên dẫn đến tình hình nợ xấu của Ngân hàng xảy ra ngày càng tăng qua các năm từ năm 2011 đến 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. Tuy tỷ lệ nợ xấu vẫn dƣới mức cho phép nhƣng vẫn nói lên quá trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay vẫn còn một vài hạn chế. Sau đây là tình hình nợ xấu của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long mỹ qua các năm đƣợc thể hiện trong bảng 4.10. * Nhận xét: Qua bảng 4.10 bên dƣới, ta thấy Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ tăng trƣởng dƣ nợ đều tăng qua các năm, cụ thể: Năm 2012 so với năm 2011 dƣ nợ tăng 120.842 triệu đồng, tăng 27,06%. Năm 2013 so với năm 2012 dƣ nợ tăng 134.137 triệu đồng, tăng 23,64%, riêng 6 tháng đầu năm 2014 so với cùng kỳ năm trƣớc dƣ nợ tăng 81.135 triệu đồng, tăng 11,57%. Tính đến 30/06/2014 mỗi cán bộ tín dụng quản lý dƣ nợ cho vay là 60.397 triệu đồng (có 12 cán bộ tín dụng quản lý trực tiếp món vay), dƣ nợ/cán bộ tín dụng không cao nhƣng số món cho vay nhiều, nếu so với món vay tính đến 30/6/2014 tổng số món vay là 15.803 món vay, bình quân mỗi cán bộ tín dụng là 1.317 món vay là cao. Mặc dù dƣ nợ cho vay của chi nhánh cao nhƣng nợ xấu dƣới mức cho phép qua hàng năm (kế hoạch nợ xấu hàng năm không quá 1% trên tổng dƣ nợ), cụ thể: Năm 2011 nợ xấu 1.588 triệu đồng, chiếm tỷ lệ 0,36%/tổng dƣ nợ, năm 2012 là 2.324 triệu đồng chiếm tỷ lệ 0,41%/tổng dƣ nợ, năm 2013 là 2.499 triệu đồng chiếm tỷ lệ 0,36%/tổng dƣ nợ. Trong 6 tháng đầu năm 2013 là 2.909 triệu đồng chiếm tỷ lệ 0,45%/tổng dƣ nợ, bƣớc qua 6 tháng đầu năm 2014 là 5.556 triệu đồng chiếm tỷ lệ 0,77%/tổng dƣ nợ, nhìn chung tỷ lệ nợ xấu dƣới mức cho phép. Tuy nhiên, số liệu trong bảng ta thấy riêng 6 tháng đầu năm 2014 tỷ lệ nợ xấu tăng cao, có số dƣ là 5.556 triệu đồng so với năm 2013 tăng 3.057 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 122%. Nguyên nhân tăng cao là do vài khách hàng vay vốn lớn, làm ăn thua lỗ, mất, sử dụng vốn vay sai mục đích nhƣ trên đã trình bày trên...Bình quân nợ xấu của một món vay tính đến 30/6/2014 là 57.28 triệu đồng (nợ xấu có số dƣ cao nhất là 800 triệu đồng, nhỏ nhất là 10 triệu đồng). Mặc dù nợ xấu cao và tăng qua các năm nhƣng so với tổng dƣ nợ, nợ khó thu hồi chiếm tỷ lệ thấp, cụ thể năm 2011 nợ khó thu hồi là 484 triệu đồng, chiếm 0,11%/ tổng dƣ nợ, năm 2012 là 547 triệu đồng, chiếm 0,1%/ tổng dƣ nợ, năm 2013 là 480 triệu đồng, chiếm 0,07%/ tổng dƣ nợ, trong 6 tháng đầu năm 2014 tỷ lệ nợ khó đòi ở mức 0,17% không tăng so với cùng kỳ năm 2013. 81 Bảng 4.10: Tình hình nợ xấu của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ từ năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. Đơn vị tính: Triệu đồng. Năm 6 tháng đầu năm Chênh lệch Chỉ tiêu 567.347 701.484 643.627 724.762 120.842 27,06 134.137 23,64 81.135 11,57 13.210 14.848 16.164 10.683 15.803 1.638 12,40 1.316 8,86 5.120 47,93 1.588 2.324 2.499 2.909 5.556 736 46,35 175 7,53 2.647 90,99 0,36 0,41 0,36 0,45 0,77 55 82 80 99 97 27 49,09 -2 -2,44 -2 -2,02 - - - - - - - - - - - Nợ khó thu hồi đƣợc 484 547 480 1.122 1.200 63 13,02 -67 -12,25 78 6,95 Tỷ lệ nợ khó thu hồi (%) 0,11 0,1 0,07 0,17 0,17 16 23 17 34 42 Nợ xấu (Nhóm 3 – Nhóm 5) Tỷ lệ nợ xấu (%) Số món vay (nợ xấu) (món) Trong đó: Số món vay (khó thu hồi) (món) 446.505 2014 2013/2012 Tuyệt đối (%) 2013 Tổng số món vay 2012 2012/2011 Tuyệt đối (%) 2013 Tổng dƣ nợ 2011 Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2014/2013 Tuyệt đối (%) Chênh lệch 0,05 -0,05 -0,01 7 43,75 -0,03 -6 -26,09 Nguồn: Bảng báo cáo hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ. 82 0,32 0 8 23,53 d. Thông tin và truyền thông Bảng 4.11: Bảng câu hỏi tổng hợp về thông tin và truyền thông trong hoạt động cho vay tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không 1 CBTD có áp dụng đúng chính sách, thông tin cấp trên đƣa xuống về quy trình cho vay hay không? 10 10 0 2 Phần mềm sử dụng có phân quyền truy cập đối với CBTD và kế toán thu nợ hay không? 10 10 0 3 Kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ khi phát vay hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.11 trên ta thấy đƣợc trong 3 câu hỏi xoay quanh bộ phận thông tin và truyền thông và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó cả 3 câu hỏi đều trả lời là ”có”. Qua đây ta thấy nhân viên trong Ngân hàng đều áp dụng đúng chính sách từ cấp trên đƣa xuống và chấp hành đúng quy định. Có sự phân quyền truy cập giữa các bộ phận, các chức vụ khác nhau. Ví dụ nhƣ cán bộ tín dụng chỉ nhập thông tin vay vốn cho khách hàng mới vào hệ thống máy tính, quyền truy cập tìm kiếm thông tin khách hàng chuyển qua bộ phận kế toán thu nợ theo dõi. Có sự kiểm tra chứng từ của kiểm soát viên cho thấy quá trình kiểm soát khá chặt chẽ. 83 e. Giám sát Bảng 4.12: Bảng câu hỏi tổng hợp về quá trình giám sát hoạt động cho vay tại NH Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không 1 Sau khi phát vay, CBTD có theo dõi món vay hay không? 10 10 0 2 CBTD có kết hợp với lãnh đạo xã, thị trấn để theo dõi món vay của KH hay không? 10 10 0 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu * Nhận xét: Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.12 trên ta thấy đƣợc trong 2 câu hỏi xoay quanh bộ phận giám sát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó cả 2 câu hỏi đều trả lời là ”có”. Ngân hàng thực hiện công tác kiểm tra, theo dõi món vay để hạn chế việc sử dụng vốn vay sai mục đích của khách hàng. Bên cạnh đó, trong quá trình tìm hiểu thông tin khách hàng cũng nhƣ thẩm định hồ sơ vay vốn hay theo dõi món vay đã giải ngân cho khách hàng cán bộ tín dụng đã nhờ sự giúp đỡ của chính quyền địa phƣơng để giúp cho quá trình công tác đƣợc tốt hơn. 4.2.2.4 Xử lý các sai sót trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Trong quá trình kiểm soát hoạt động cho vay hàng ngày không tránh khỏi những rủi ro, sai sót có thể xảy ra. Nếu phát hiện sai sót thì yêu cầu các bộ phận phụ trách nghiệp vụ liên quan xử lý ngay trong ngày hoặc xử lý trong thời gian nhất định do bộ phận kiểm soát yêu cầu. Việc phát hiện các sai sót khi các nhân viên trình lên cấp trên, kiểm soát viên tổng hợp những rủi ro và nguyên nhân dẫn đến việc xảy ra rủi ro để cấp trên kịp thời chỉ đạo hoặc xử ý nhanh nhất có thể. Có rất nhiều nguyên nhân xảy ra: 84 Thứ nhất, phát hiện các chứng từ, hồ sơ cho vay không đầy đủ hoặc nội dung bên trong chứng từ sai sót. Kiểm soát viên không đƣợc tự ý sửa chữa mà phải trình lên cấp trên phê duyệt. Khi đƣợc phê duyệt kiểm soát viên tiến hành điều chỉnh theo đúng quy định, đúng văn bản đƣợc đƣa xuống. Thứ hai, đối với sai sót do kế toán thu nợ thực hiện: Kế toán tiến hành điều chỉnh khi nhập sai số tiền so với chứng từ gốc và thực hiện lại giao dịch theo đúng chứng từ gốc. Bên cạnh đó, kế toán thu nợ tiến hành thực hiện đúng thủ tục hoàn nhập số tiền mà kế toán thu nợ chi dƣ cho khách hàng và hoàn nhập cho Ngân quỹ. Thứ ba, sai sót đến từ phía khách hàng. Khi khách hàng lập hồ sơ có sai sót, sau đó khách hàng yêu cầu cán bộ tín dụng điều chỉnh cho đúng hồ sơ vay vốn. Trong trƣờng hợp sai sót dẫn đến hủy giao dịch thỉ kế toán thu nợ sẽ lập 1 liên Giấy đề nghị điều chỉnh và trình lên Trƣởng phòng ký đề nghị điều chỉnh và lƣu cùng chứng từ hủy. Sau khi hủy, kế toán thu nợ tiến hành in chứng từ hủy giao dịch. Cuối cùng, kiềm soát viên sẽ tiến hành lập báo cáo giao dịch hủy trong ngày. 4.2.3 Phần mềm sử dụng hạch toán 4.2.3.1 Giới thiệu hệ thống IPCAS Công nghệ thông tin trong Ngân hàng có ảnh hƣởng quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch cũng nhƣ trong việc lƣu giữ thông tin của mình. Ngân hàng có công nghệ hiện đại sẽ giúp cho việc nâng cao tốc độ thanh toán, tiết kiệm đƣợc thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. IPCAS có tên gọi “The Modernization of Interbank Payment and Customer Accounting System” là dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng. Dự án đƣợc đƣa vào vận hành trong toàn hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam vào tháng 10/2003. NHNo & PTNT là Ngân hàng đầu tiên hoàn thành dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng (IPCAS) do Ngân hàng Thế giới tài trợ. Không những thế, NHNo & PTNT là Ngân hàng đã tích hợp các hệ thống vào một hệ thống giao dịch đồng nhất với tên gọi “một cửa”. Ngày 11/05/2009 IPCAS chính thức đƣợc đƣa vào hoạt động trên toàn hệ thống NHNo & PTNT toàn quốc. Phần mềm IPCAS áp dụng giao dịch một cửa đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Trƣớc đây, khi làm thủ tục vay vốn cho KH sẽ trải qua nhiều khâu, từ làm hồ sơ vay vốn tại phòng tín dụng, làm thủ tục kế toán tại bộ phận kế toán, rồi mới đƣợc lấy vốn tại bộ phận kho quỹ, thì nay cũng nghiệp vụ đó, 85 KH chỉ việc thông qua một cán bộ tín dụng. Thời gian giao dịch với ngân hàng, trung bình giảm khoảng 30% so với trƣớc đây ở tất cả các nghiệp vụ. Hệ thống IPCAS có thể quản lý toàn bộ các ứng dụng nghiệp vụ Ngân hàng trong một hệ thống nên nó có khả năng vừa cung cấp các sản phẩm và dịch vụ, vừa đƣa ra các sản phẩm và dịch vụ mới của một Ngân hàng thƣơng mại hiện đại, từ đó cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ mới, tiện ích hơn nƣ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, Ngân hàng tại nhà,…Ngân hàng cũng tăng cƣờng khả năng quản lý điều hành trên mọi phƣơng diện hoạt động nhƣ quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh khoản… Hệ thống IPCAS phải đƣợc giám sát chặt chẽ bằng việc lắp nhiều camera để tránh tình trạng sử dụng phần mềm sai mục đích. Song song, hệ thống phải đáp ứng đầy đủ các quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác để thể hiện tính minh bạch trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Hệ thống IPCAS đƣợc xây dựng theo mô hình quản lý tập trung, cho phép tập trung vốn và do vậy có thể kiểm soát và điều động vốn trong hệ thống Ngân hàng một cách chủ động và hiệu quả. Đồng thời hệ thống IPCAS đáp ứng đƣợc các yêu cầu xử lý các modul nghiệp vụ Ngân hàng cơ bản: Thông tin khách hàng, tiền gửi, sổ cái,… Khi áp dụng hệ thống giao dịch một cửa giúp cán bộ nâng cao đƣợc trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình. 4.2.3.2 Mô tả thao tác cho vay trên phần mềm IPCAS Màn hình thứ nhất là khi khách hàng đến Ngân hàng làm thủ tục vay vốn, nhân viên mở mã khách hàng qua hình 4.5 nhƣ sau: 86 Hình 4.5 : Màn hình nhập thông tin khách hàng (Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ) - Sau khi KH đã mở thông tin tài khoản ở Phòng Dịch vụ Khách hàng, Kế toán thu nợ tiến hành vào màn hình nhập Tài sản thế chấp của KH nhƣ hình 4.6: 87 Hình 4.6 : Màn hình nhập tài sản đảm bảo (Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ). - Ở màn hình nhập tài sản thế chấp này, Kế toán thu nợ tiến hành nhập những thông tin cần thiết về tài sản thế chấp dựa vào Hợp đồng cầm cố của KH nhƣ: loại tài sản thế chấp, giá trị, ngày đi công chứng, nơi công chứng…. - Tiếp theo sau đó, kế toán tiến hành vào màn hình giải ngân cho KH nhƣ hình 4.7. Ở màn hình này, Kế toán thu nợ tiến hành nhập thông tin món vay của KH dựa vào Hợp đồng tín dụng nhƣ: giá trị món vay, thời hạn, lãi suất, chu kì thay đổi lãi suất,.. 88 Hình 4.7 : Màn hình giải ngân món vay cho KH (Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ). 89 Hình 4.8 : Màn hình thu lãi Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ. - Đến hạn trả lãi, KH đến NH làm thủ tục trả lãi , trong màn hình 4.8 trên, Kế toán chọn cách thức trả lãi của KH: trả lãi, trả lãi và một phần gốc, hoặc tất toán cả nợ gốc và lãi. Phần mềm sẽ tự động tính số tiền KH phải trả, Kế toán nhấp OK nếu KH có đủ tiền thì phần mềm sẽ tự động chuyển cho kiểm soát và sau đó in Chứng từ giao dịch. 90 - Khi tất toán nợ xong, Kế toán vào màn hình nhập Tài sản đảm bảo, tìm kiếm tên KH và món vay, chọn Realease và nhấp OK để tiến hành tất toán trả tài sản đảm bảo cho KH qua hình 4.9 sau: Hình 4.9 : Màn hình giải xuất trả TSĐB (Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ). 4.2.3.3 Đánh giá hệ thống Hệ thống IPCAS đƣợc đƣa vào hoạt động tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ vào năm 2009. Hệ thống đã giúp Ngân hàng quản lý đƣợc các nghiệp vụ khi giao dịch nhiều KH trong ngày. Không những thế, hệ thống còn giúp Ngân hàng nâng cao đƣợc năng lực cạnh tranh với các Ngân hàng trong địa bàn. Bên cạnh những điểm mạnh thì hệ thống IPCAS vẫn còn nhựng mặc hạn chế. a. Ƣu điểm: - Quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập thông tin KH cho đến xuất trả tài sản đảm bảo cho khách hàng - Kiểm soát đƣợc các thông tin chính xác về KH, các nghiệp vụ cho vay đầy đủ với độ an toàn cao, tìm kiếm thông tin nhanh, kịp thời. - Mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng trên máy tính, ta thấy đƣợc tính bảo mật cao của hệ thống . 91 - Hệ thống có sự phân cấp phân quyền rõ ràng, mỗi cán bộ thực hiện giao dịch chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi nhiệm vụ của mình. - Hệ thống giúp quản lý khối lƣợng lớn giao dịch với KH, tăng hiệu suất hoạt động. - Hệ thống giúp tránh việc sửa chữa trực tiếp dữ liệu đối với từng nhân viên trong NH. - Cuối ngày, có thể tổng hợp nhanh chóng những số liệu cần thiết để đƣa cho Kế toán trƣởng, kiểm soát viên hoặc là ban Giám đốc kiểm tra, theo dõi. Song song, việc chuyển số liệu chứng từ cho máy chủ (Kế toán trƣởng quản lý) một cách dể dàng nhờ vào hệ thống mạng của NH. - Màn hình hệ thống hiện ra đầy đủ các dữ liệu, thông tin cần thiết cho cán bộ sử dụng. - Hệ thống tạo ra việc nhập liệu hợp lý, nến cán bộ nhập liệu sai sẽ bị phần mềm báo lỗi và chỉ ra những lỗi sai. - Giao dịch viên chỉ cần nhập liệu mà màn hình yêu cầu, còn nghiệp vụ thì phần mềm sẽ tự động hạch toán, hạn chế việc hạch toán sai, tiết kiệm thời gian. - Có thể xuất dữ liệu qua file Word hoặc excel. - Hỗ trợ cung cấp các báo cáo tài chính. b. Nhƣợc điểm: - Một nhƣợc điểm lớn nhất trong quá trình làm việc, đó là mạng hay bị lỗi do thực hiện quá tải hay thực hiện các thao tác nhanh dẫn đến máy tính bị treo ảnh hƣớng đến công việc của cán bộ trong Ngân hàng. - Hệ thống báo lỗi bằng tiếng anh nên gây không ít khó khăn cho ngƣời sử dụng. - Hệ thống không sử dụng kiểu gõ talex, chỉ chấp nhận kiểu gõ vini. 92 CHƢƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ 5.1 NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ 5.1.1 Nhận xét chung Ngày nay, việc hội nhập với nền kinh tế thế giới là một bƣớc tiến quan trọng cho việc phát triển kinh tế của Việt Nam. Việc gia tăng cạnh tranh với các tổ chức tín dụng, trong nƣớc và nƣớc ngoài là điều không tránh khỏi. Rủi ro trong tín dụng cũng nhƣ việc cho vay của các Ngân hàng hiện nay đang đƣợc quan tâm và tìm nhiều biện pháp để khắc phục tối đa để hoạt động kinh doanh của Ngân hàng ngày càng vững mạnh.Vì vậy, việc tăng cƣờng hoạt động KSNB nói chung và kiểm soát hoạt động cho vay nói riêng để đảm bảo điều hành hoạt động Ngân hàng an toàn và hiệu quả là rất cần thiết. Ngân hàng đã có những hoạt động giúp cho công tác KSNB hoạt động cho vay ngày càng hiệu quả hơn nhƣ thông qua việc áp dụng những văn bản đƣợc ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB. Qua quá trình thực tập, tìm hiểu em nhận thức rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng khá chặt chẽ qua các khâu từ môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, giám sát,... Kiểm soát viên đủ trình độ chuyên môn, kiểm soát viên luôn nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách. Bên cạnh đó, Ngân hàng có tổ hậu kiểm để kiểm tra sổ sách, chứng từ giúp cho việc kiểm tra chứng từ hồ sơ đầy đủ hơn khi hồ sơ, chứng từ quá tải. Qua đó, ta thấy đƣợc một môi trƣờng kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trong cho sự hoạt động hiệu quả của chi nhánh nói chung và sự an toàn trong quy trình cho vay nói riêng. Không những thế năng lực của nhân viên cũng không kém phần quan trọng, đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực. Tuy nhiên, cán bộ Ngân hàng đôi khi làm việc theo cảm tính, chƣa đáp ứng đầy đủ, đúng đắn trong việc theo dõi, ghi nhận các nghiệp vụ. 93 Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống IPCAS sẽ tránh đƣợc nhiều rủi ro cho Ngân hàng nhất là đối với việc bảo mật thông tin. Công tác bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu đã đƣợc kiểm soát khá tốt nhƣ chỉ nhân viên có thẩm quyền mới đƣợc truy cập thông tin mật và sử dụng các dữ liệu của hệ thống có mục đích chính đáng. Quyền truy cập vào hệ thống thông tin đƣợc thực hiện trên phạm vi công việc và mức độ cần thiết của nó. 5.1.2 Nhận xét về quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay * Ƣu điểm - NH có quy định rõ về những hồ sơ, chứng từ cần thiết phù hợp cho những món vay khác nhau. - Cán bộ tín dụng hƣớng dẫn khách hàng làm thủ tục hồ sơ vay vốn theo một trình tự đƣợc kiểm soát chặt chẽ. - Công tác lƣu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ cho vay đƣợc thực hiện một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc quản lý và theo dõi món vay. - Việc luân chuyển chứng từ đƣợc diễn ra tuần tự theo từng khâu, mỗi chứng từ phát sinh đều có căn cứ từ một chứng từ khác liên quan, vì vậy đảm bảo quá trình kiểm soát dễ dàng hơn trong việc tiếp cận thông tin KH, tài sản đảm bảo, món vay…đƣợc nhất quán xuyên suốt quy trình. - Trong quá trình lập hồ sơ cho vay, đã đƣợc kiểm duyệt một cách tỉ mỉ, rõ ràng. Bên cạnh đó, khi khoản vay đƣợc đảm bảo bằng tài sản đảm bảo thì việc kiểm soát, xác minh tài sản đó là có thực, và đúng giá trị của nó. * Nhƣợc điểm: - Số lƣợng hồ sơ, chứng từ đòi hỏi trong một nghiệp vụ cho vay vẫn còn nhiều, mang nặng thủ tục giấy tờ, gây khó khăn cho KH trong việc lập hồ sơ xin vay vốn. - Mỗi chứng từ phát sinh đều cần chữ ký xác nhận của KH nên gây khó khăn cho cả KH và NH. Đôi khi, KH sẽ không hài lòng vì phải kiểm tra quá nhiều chứng từ, mỗi chứng từ có thể từ một đến nhiều trang gây tốn thời gian, bên cạnh đó là việc phải ký chứng từ này đến chứng từ khác làm KH không hài lòng. - Các quy trình tín dụng chủ yếu chú trọng đến hình thức và nhằm mục đích đáp ứng tính đầy đủ về thủ tục pháp lý nhiều hơn là chú trọng tính kiểm soát ( Chứng từ giao dịch với khách hàng chỉ có chữ ký của khách hàng và kế toán thu nợ không có chữ ký của thủ quỹ hay Giám đốc). 94 - Vẫn còn thiếu việc kiểm soát khoản vay khi đã tiến hành phát vay dẫn đến có trƣờng hợp sử dụng vốn vay sai mục đích. 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ Trong quá trình học tập tại trƣờng và những ghi nhận trong quá trình thực tập tại Ngân hàng về quy trình kiểm soát hoạt động cho vay, từ những hạn chế trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay. Sau đây em xin đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ nhƣ sau: 5.2.1 Kiểm soát tốt đối tƣợng, mục đích, quy định vay vốn - Trong quá trình cho vay, việc bỏ sót các hồ sơ vay vốn thƣờng thấy đối với cán bộ tín dụng. Ngoài ra, khách hàng chủ yếu của Ngân hàng là nông dân nên họ không am hiểu nhiều về các thủ tục, hồ sơ vay vốn của Ngân hàng. Trong khi đó, khách hàng phải ký quá nhiều chữ ký, vì vậy Ngân hàng cần phải xem xét việc lƣợc bỏ những hồ sơ không cần thiết nhƣng vẫn đảm bảo quá trình KSNB hoạt động cho vay đầy đủ, đúng quy định, hợp pháp. - Kế toán thu nợ chi tiền nhiều hơn trên hợp đồng vay vốn cho khách hàng. Trong quá trình phát vay cho khách hàng nếu có xảy ra sai sót thì kế toán thu nợ sẽ phải đền bù cho Ngân hàng vì thực hiện chế độ giao dịch “1 cửa” nên quá trình phát tiền vay cho Ngân hàng kế toán sẽ trực tiếp phát vay. Nên cần phải tăng cƣờng thêm nhân viên hỗ trợ cho mỗi kế toán viên trong việc kiểm tra tiền khi phát vay. Ngoài ra, khi phát vay với số tiền lớn trên 100 triệu cần phải thông qua ngân quỹ trực tiếp kiểm tra số tiền và cùng kế toán thu nợ giải ngân cho khách hàng. 5.2.2 Tăng cƣờng kiểm tra món vay - Đối với quy trình nghiệp vụ không đảm bảo, kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay còn hạn chế dẫn đến nợ xấu không có khả năng thu hồi. Ngân hàng khi phân công cán bộ tín dụng đi thẩm định khoản vay nên tùy theo năng lực, theo hồ sơ tín dụng khoản vay đó có lớn không sẽ tiến hành cho cán bộ phụ trách. Ví dụ đối với những khoản vay với số tiền lớn, cần đảm bảo cán bộ phải có năng lực chuyên môn cao, thời gian kinh nghiệm công tác cao và am hiểu về khoản vay mình thẩm định. Nên kết hợp với Trƣởng Phòng tín dụng hoặc cấp cao hơn hỗ trợ kiểm soát trong quá trình thẩm định khoản vay để đảm bảo khoản vay đạt chất lƣợng. Bên cạnh đó, việc cho khách hàng đã từng 95 vay vốn vay lại cán bộ tín dụng phải thực hiện lại đúng quy trình cho vay, phải trực tiếp đi thẩm định lại giống nhƣ cho vay khách hàng mới. - Khi cho vay, khách hàng không sử dụng vốn vay đúng mục đích trong những trƣờng hợp nghiêm trọng có thể dẫn đến việc không có khả năng trả nợ của khách hàng. Cán bộ tín dụng nên thẩm định món vay có thời gian xác minh lâu hơn, thay vì cho vay ngắn hạn thời gian thẩm định là 5 ngày, trung hạn là 10 ngày, cán bộ tín dụng nên thẩm định khoản vay nhiều hơn, xem xét trên mọi khía cạnh, mọi phƣơng diện và thẩm định kỹ càng hơn tránh việc khách hảng vay vốn sai mục đích. Không những thế, Ngân hàng nên nhờ sự hỗ trợ từ chính quyền địa phƣơng giúp cho Ngân hàng nắm bắt đƣợc thông tin khách hàng đầy đủ và đảm bảo việc phát vay không sai đối tƣợng. 5.2.3 Việc hạch toán trên phần mềm IPCAS - Chi nhánh nên hạn chế đến mức thấp nhất việc nhân viên cho biết mật khẩu của nhau, hàng tháng hay hàng quý nên có sự thay đổi mật khẩu một lần. - Nhân viên phải kiểm tra đầy đủ thông tin của khách hàng khi nhập vào hệ thống IPCAS và phải đƣợc kiểm duyệt của kiểm soát viên 1 lần nữa. - Ngân hàng nên có sự phân quyền trong việc thao tác trên phần mềm, mỗi nhân viên có trách nhiệm khác nhau thì sẽ có màn hình IPCAS thuộc lĩnh vực liên quan đến mình, nhằm tránh nhân viên có mục đích xấu cũng nhƣ hạn chế việc rò rỉ thông tin ra bên ngoài. - Ban hành cẩm nang hƣớng dẫn khai thác dữ liệu trên hệ thống IPCAS phục vụ cho công tác KSNB hoạt động cho vay. Cẩm nang hƣớng dẫn cần nêu rõ quy trình và chi tiết thứ tự màn hình để ngƣời sử dụng dễ dàng thao tác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của công tác KSNB. - Có sử dụng kết nối phần mềm giữa chi nhánh với Ngân hàng Tỉnh trên phần mềm. Trên cơ sở đó, Ngân hàng Tỉnh có cán bộ giám sát từ xa nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót phát sinh bằng cách cảnh báo bằng văn bản đối với những trƣờng hợp có khả năng xảy ra rủi ro đối với Ngân hàng. - Nên có sự đầu tƣ về hệ thống thông tin để phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của Ngân hàng nói chung và quy trình cho vay nói riêng vì hiện nay việc chấm chứng từ, kiểm tra chứng từ của kiếm soát viên còn thực hiện thủ công để tìm sai sót nên đôi khi tốn nhiều thời gian và chi phí. 96 5.2.4 Nâng cao trình độ cán bộ - Cần phải hoàn thiện chính sách phát triển và đào tạo cán bộ, trong việc tuyển dụng. Ngoài việc mở các lớp tập huấn rèn luyện các kỹ năng về tín dụng cũng nhƣ thực hiện các thao tác nghiệp vụ cho kế toán viên thì các chính sách văn bản từ cấp trên đƣa xuống, mỗi nhân viên phải có trách nhiệm tìm tòi, học hỏi, phải trao dồi thêm kiến thức cho bản thân, có đạo đức, tác phong nghề nghiệp. Bên cạnh đó, tiền lƣơng, tiền thƣởng luôn đi đôi với những chức vụ, những cá nhân có thành tích tốt trong việc làm tốt việc của mình và làm cho Ngân hàng đi lên. - Ngân hàng Tỉnh cần tổ chức nhiều cuộc thi chất lƣợng, nghiêm khắc đế đánh giá năng lực của nhân viên, mỗi phòng ban, chức vụ càng cao thì phải đảm bảo đƣợc trình độ về năng lực cũng nhƣ chuyên môn của mình. Ngoài ra, cần phải nâng cao về đạo đức, phải thƣờng xuyên lắng nghe ý kiến của khách hàng về tác phong làm việc của nhân viên, từ đó mới thu hút đƣợc khách hàng, không làm mất niềm tin trong khách hàng. 97 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam nói chung và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ nói riêng đều đang cố gắng thực hiện nhiệm vụ, sứ mệnh của mình. Hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt giữa các Ngân hàng đòi hỏi Ngân hàng phải cố gắng thay đổi chính sách mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhƣng phải đảm bảo hợp pháp. Ngoài việc thay đổi về cơ cấu điều hành, về việc quan hệ với khách hàng. Ngân hàng còn phải chú trọng đến kiểm soát bên trong Ngân hàng là quá trình kiểm soát nội bộ phải chặt chẽ để hạn chế tối đa các sai phạm có thể xảy ra. Với hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng, ta thấy đƣợc những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình cho vay tại Ngân hàng trong đó có quy trình giải ngân, thu lãi, tất toán nợ gốc và lãi. Từ những rủi ro có thể xảy ra Ngân hàng đã có những biện pháp nhằm tạo ra một hệ thống kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả nhƣ là: Việc thiết lập một môi trƣờng kiểm soát tốt, phân chia trách nhiệm đầy đủ, mỗi nhân viên chỉ thực hiện đúng vai trò, trách nhiệm của mình trong quá trình xử lý nghiệp vụ phát sinh, có sự vận hành của hệ thống phần mềm IPCAS nhanh, hiệu quả, có sự điều hành nghiêm minh của ban lãnh đạo, có camera khắp các cửa ra vào và những nơi quan trọng trong Ngân hàng. Ngân hàng đã tiến hành nhiều cuộc kiểm tra đánh giá chất lƣợng hoạt động của Ngân hàng. Có sự quản lý của cấp trên và Hội sở. Có những chính sách tuyển dụng gắt gao để tìm ra những ngƣời có trình độ năng lực thật sự. Nhìn chung, từ lƣu đồ về quá trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ cho vay đến những biện pháp để ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình cho vay, ta thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ đƣợc thiết kế khá chặt chẽ, vì vậy những rủi ro trong kế toán có thể xảy ra rất ít và không đáng kể. 6.2 KIẾN NGHỊ 6.2.1 Đối với Chính Phủ và Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam NHNN cần ban hành những văn bản, quyết định hƣớng dẫn cụ thể nhất là những văn bản quyết định điều chỉnh quy trình cho vay phù hợp với thực tiễn phát triển ở Việt Nam đồng thời tiến gần hơn nữa đến các chuẩn mực quốc tế. 98 Đặc thù trong hoạt động của NH mang tính hệ thống cao. Vì vậy, nếu một NH trong hệ thống gặp khó khăn sẽ gây phản ứng dây truyền đến toàn hệ thống. Cho nên, NHNN cần tăng cƣờng thanh tra, kiểm soát, giám sát hoạt động của các NHTM. Nâng cao uy tín và địa vị, chất lƣợng của Ngân hàng thông qua công tác phòng chống rủi ro. Đồng thời, NHNN chỉ đạo các tổ chức tín dụng thực hiện tốt công tác thông tin tín dụng kịp thời, chính xác. 6.2.2 Đối với NHNo & PTNT Sớm hoàn thiện quy chế về tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ trong toàn hệ thống NHNo & PTNT. Theo Thông tƣ số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc, NHNo & PTNT cần sớm ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động KSNB. Trong văn bản nên quy định cụ thể về tổ chức và hoạt động của hệ thống KSNB nhƣ: Việc thiết lập và duy trì hoạt động của hệ thống KSNB, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB NHNo & PTNT, nguyên tắc hoạt động của hệ thống KSNB… Ngoài ra, các văn bản cần quy định cụ thể trách nhiệm kiểm soát của các từng phòng ban, việc thiết lập công tác kiểm soát trong từng quy trình nghiệp vụ tại Chi nhánh, quy trình KSNB của hệ thống KSNB. Bên cạnh đó, tăng cƣờng thanh tra, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của các chi nhánh. Đặc biệt, tăng cƣờng kiểm tra đối với hoạt động cho vay để giảm thiểu đến mức thấp nhất những tổn thất của Ngân hàng. Ngân hàng nên chú trọng tổ chức các khóa đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB hoạt động cho vay nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cũng nhƣ những kiến thức pháp luật. Cần nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ tín dụng. Năng lực đội ngũ cán bộ tín dụng bao gồm cả đạo đức nghề nghiệp và khả năng về chuyên môn nghiệp vụ, là vấn đề then chốt ảnh hƣởng đến chất lƣợng tín dụng tại NHNo & PTNT. NHNo & PTNT cần: - Hàng năm Ngân hàng nên tổ chức các lớp tập huấn bồi dƣỡng để cán bộ cập nhật kiến thức, am hiểu sâu rộng về nghiệp vụ. Khuyến khích tinh thần tự học của mỗi cán bộ tín dụng để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc. - Sắp xếp cán bộ tín dụng đúng ngƣời, đúng việc, bảo đảm sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Tăng cƣờng quản lý, kiểm tra giám sát phát huy tính tự giác, năng động của mỗi cán bộ. Hàng năm có kế hoạch luân chuyển cán bộ 99 tín dụng nhằm tránh tình trạng bị lạm dụng tín nhiệm, thông đồng với khách hàng vay vốn để lừa đảo Ngân hàng, tránh rủi ro đạo đức xảy ra. - Thƣờng xuyên thăm dò ý kiến KH về cách giao tiếp ứng xử của nhân viên với KH. Có chính sách thƣởng phạt nghiêm minh để nâng cao trách nhiệm đối với cán bộ tín dụng. Những cán bộ vi phạm cơ chế, quy trình nghiệp vụ tín dụng phải đƣợc xử lý nghiêm khắc gắn với trách nhiệm bồi thƣờng vật chất và những quy định theo pháp luật. Bên cạnh đó, trong quá trình hội nhập quốc tế, công nghệ hiện đại thì việc sử dụng phần mềm hạch toán luôn đòi hỏi nhân viên phải am hiểu sâu rộng về cách sử dụng cụng nhƣ việc tiếp cận phần mềm cách nhanh chóng. Vì vậy, tại hội sở chính nên nhanh chóng ban hành tài liệu hƣớng dẫn khai thác dữ liệu trên hệ thống IPCAS nhằm giúp cán bộ làm công tác KSNB hoạt động tín dụng phát hiện ra những điều bất hợp lý cũng nhƣ diễn biến bất thƣờng trong hoạt động tín dụng. 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Quế Anh, 2013. Tài liệu môn kiểm toán. Trƣờng Đại học Cần Thơ. Nguyễn Thúy An, 2013. Giáo trình hệ thống thôn tin kế toán 1. Trƣờng Đại học Cần Thơ. Võ Thị Bông, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ. Trƣờng Đại học Cẩn Thơ Trƣơng Thị Thúy Hằng, 2013, Giáo trình tổ chức thực hiện công tác kế toán. Trƣờng Đại học Cần Thơ. Đoàn Văn Hoạt, 2011. Kiểm Toán. Lần xuất bản thứ 5. Trƣờng Đại học Kinh tế Thành phố HCM. Nguyễn Thị Quỳnh Tâm (2011). Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại NHNo & PTNT Việt Nam. Đại học Đà Nẵng. 101 PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 Bảng câu hỏi tổng hợp về hệ thống KSNB tại Ngân hàng Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Câu hỏi Stt trƣờng Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không I Môi soát kiểm 1 Các nhân viên đƣợc tuyển dụng có đủ trình độ để thực hiện đúng chuyên môn của mình? 10 10 0 2 Nhân viên có quyền đề xuất lên Giám đốc những chính sách mới hay không? 10 8 2 3 Có chính sách khen thƣởng, kỷ luật theo đúng quy định hay không? 10 10 0 4 Có tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ cho cán bộ hay không? 10 10 0 5 Có tổ chức các đợt thi tuyển kiểm tra chất lƣợng nhân viên hay không? 10 10 0 6 Kiểm soát viên có đủ chuyên môn để đánh giá hệ thống, sổ sách hay không? 10 10 0 7 Có tiến hành họp định kỳ để triển khai chính sách mới cho nhân viên biết hay không? 10 10 0 102 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu II Đánh giá rủi ro 8 Ngân hàng có xác định mục tiêu phòng chống rủi ro hay không? 10 10 0 9 Ngân hàng có áp dụng đúng các biện pháp nhận dạng rủi ro hay không? 10 10 0 10 Ngân hàng có áp dụng đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hay không? 10 10 0 11 Ngân hàng có lập dự phòng rủi ro tín dụng hay không? 10 10 0 III Hoạt động kiểm soát 12 Có chính sách phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận trong NH hay không? 10 10 0 13 Sổ sách, chứng từ có đƣợc sắp xếp theo đúng quy định hay không? 10 10 0 14 Mỗi nhân viên có quyền đăng nhập bất kỳ máy tính nào trong Ngân hàng hay không? 10 10 0 15 Cán bộ có thực hiện đúng chính sách phê duyệt của Giám Đốc hay không? 10 10 10 16 Cuối ngày, kiểm soát viên có tiến hành đối chiếu chứng từ giữa sổ sách và phần mềm hay không? 10 10 10 17 Có phân quyền truy 10 10 0 103 cập vào hệ thống hay không? 18 Có những chính sách bảo mật thông tin quan trọng hay không? 10 6 4 19 Có thƣờng xuyên thay đổi mật khẩu bảo mật của hệ thống hay không? 10 10 0 20 Có trang bị camera trong Ngân hàng để giám sát các hoạt động hay không? 10 10 0 IV Thông tin và truyền thông 10 21 Có thƣờng xuyên cập nhật những thông tin, chỉ thị của cấp trên đƣa xuống hay không? 10 10 0 22 Các sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ có đƣợc thực hiện đầy đủ, đúng quy định hay không? 10 10 0 23 Có áp dụng phẩn mềm kiểm soát tránh mất thông tin hay không? 10 10 0 V Giám sát 24 Nhân viên có tiếp nhận đóng góp từ khách hàng hay không? 10 10 0 25 Ban lãnh đạo có thƣờng xuyên theo dõi giám sát công việc thực hiện của nhân viên không? 10 10 0 26 Cuối ngày, kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ, sổ sách cho vay hay không? 10 5 5 104 PHỤ LỤC 2 Bảng câu hỏi tổng hợp về việc khảo sát hệ thống KSNB hoạt động cho vay tại Ngân hàng Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không I Môi trƣờng kiểm soát 1 CBTD có đủ trình độ thẩm định món vay? 10 10 0 2 Có CBTD nào bị vi phạm kỷ luật trong quá trình thẩm định? 10 10 0 3 NH cấp trên có thƣờng xuyên ban hành, quyết định cho vay mới hay không? 10 10 0 II Đánh giá rủi ro 4 Trong năm, có nhiều món vay hay không? 10 10 0 5 NH có cho 1 KH vay từ 2 món vay trở lên hay không? 10 10 0 6 NH có thu hồi nợ tốt không? 10 10 0 7 NH có nợ xấu không? 10 10 0 8 Nợ xấu có nằm trong kế hoạch hay không? 10 10 0 III Hoạt động kiểm soát 9 CBTD có đƣợc phân chia trách nhiệm đảm nhận hộ vay trong phạm vi của mình hay không? 10 10 0 105 Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 10 Ban lãnh đạo có trực tiếp đi thẩm định món vay không? 10 10 0 11 CBTD có thực hiện đúng quy trình cho vay hay không? 10 8 2 12 Khi phát vay, kế toán thu nợ có chi tiền nhiều hơn cho KH hay không? 10 2 8 13 KH vay vốn có sử dụng đúng mục đích vay vốn không? 10 8 2 14 Kế toán có bao giờ hạch toán thu lãi trên sổ sách trƣớc khi KH đến trả lãi hay không? 10 10 0 15 Có chính sách bảo mật thông tin khách hàng hay không? 10 10 0 IV Thông thông và truyền 10 16 CBTD có áp dụng đúng chính sách, thông tin cấp trên đƣa xuống về quy trình cho vay hay không? 10 10 0 17 Phần mềm sử dụng có phân quyền truy cập đối với CBTD và kế toán thu nợ hay không? 10 10 0 18 Kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ khi phát vay hay không? 10 10 0 V Giám sát 19 Sau khi phát vay, CBTD có theo dõi món vay hay không? 10 10 0 tin 106 20 CBTD có kết hợp với lãnh đạo xã, thị trấn để theo dõi món vay của KH hay không? 10 107 10 0 PHỤ LỤC 3 GIẤY ĐỀ NGHỊ VAY VỐN (Dành cho khách hàng vay cầm cố giấy tờ có giá) 108 PHỤ LỤC 4 GIẤY ĐỀ NGHỊ VAY VỐN (Dùng cho hộ gia đình, cá nhân, Vay vốn có/không bảo đảm bằng tài sản) 109 PHỤ LỤC 5 GIẤY ỦY QUYỀN 110 PHỤ LỤC 6 PHIẾU NHẬP KHO TÀI SẢN 111 PHỤ LỤC 7 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH (Chi tiền_Giải Ngân) 112 PHỤ LỤC 8 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH (Thu tiền_Thu lãi) 113 PHỤ LỤC 9 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH (Thu tiền_Tất toán nợ gốc và lãi) 114 PHỤ LỤC 10 PHIẾU XUẤT KHO 115 [...]... triển Nông thôn huyện Long Mỹ Từ đó, đề ra giải pháp giúp Ngân hàng hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Phân tích quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ phát hiện những sai sót trong công tác kiểm soát nội bộ giúp cho hệ thống kiểm soát đảm bảo chất lƣợng Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện. .. về Ngân hàng và kiến thức đã tiếp thu đƣợc trong thời gian học tập Trên cơ sở đó, em chọn đề tài Phân tích quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ để thực hiện làm luận văn tốt nghiệp cho mình 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển. .. mục tiêu phát triển kinh tế của huyện Tuy nhiên, thực trạng chất lƣợng kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay của Ngân hàng còn nhiều hạn chế Vì thế, kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế giúp ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và nhằm tuân thủ các chính sách và quy trình đƣợc thiết lập Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và mức độ phức tạp của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động cho vay, đồng thời qua quá trình tìm... định cho bên vay Khi kết thúc kỳ hạn, bên vay phải hoàn trả quy n này cho Ngân hàng (trả nợ gốc) và một khoản chi phí cho việc sử dụng vốn vay Nguyên tắc này bảo đảm cho tiền vay đƣợc thu hồi đầy đủ và có sinh lời 2.1.5.4 Quy trình cho vay Khách hàng vay vốn của Ngân hàng cần phải thực hiện theo quy trình sau: Ngân hàng tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, tiến hành phân tích và thẩm định, ra quy t... bộ hoạt động cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ đề ra các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro giúp cho Ngân hàng hoạt động có hiệu quả Đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Đề tại đƣợc thực hiện tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ Địa chỉ: Số 31 đƣờng 3/2, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 1.3.2 Thời gian - Đối với... từ khi Ngân hàng nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ vay vốn hợp lệ và thông tin cần thiết của khách hàng, Ngân hàng phải thẩm định xong hồ sơ vay vốn trong khoảng thời gian đã định Sau đó Ngân hàng sẽ phải ra quy t định và thông báo việc cho vay hoặc không cho vay đối với khách hàng đến ký kết hợp đồng tín dụng Trƣờng hợp quy t định 20 không cho vay, Ngân hàng phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản, và phải... phải nêu rõ lý do không cho vay - Trƣờng hợp Ngân hàng quy t định cho vay, giữa Ngân hàng và khách hàng vay thỏa thuận thêm một vấn đề liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố Ngân hàng và khách hàng ký kết hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản Sau đó Ngân hàng thỏa thuận và ký kết hợp đồng tín dụng với khách hàng - Sau khi hoàn tất khâu phân tích và thẩm định, Ngân hàng quy t định cho vay thì hợp đồng tín... năng khác - Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: bộ phận xử lý thông tin – bộ phận vận hành – bộ phận phát triển hệ thống c Kiểm soát quá trình phát triển HTTT Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin mới Kiểm soát quá trình phát triển HTTT bao gồm các thủ... Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung cơ bản là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Chúng đƣợc biểu hiện nhƣ sau: + Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở một bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát phƣơng... tiền vay đảm bảo tiền vay phát ra sử dụng đúng mục đích và không vƣợt mức tiền đã đƣợc Giám đốc NH duyệt cho vay - Sau khi giải ngân, kế toán ghi vào sổ quỹ rồi chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát Kiểm soát tiến hành kiểm soát lại sau đó chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký chứng từ Các chứng từ đƣợc lƣu trữ vào kho 2.1.5.9 Tổ chức kiểm soát và lưu trữ chứng từ - Kiểm soát chứng từ trong kế toán cho vay