ro
Với nhận thức rằng hoạt động kiểm soát là nền tảng cho việc thực hiện công tác KSNB và ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát của Ngân hàng. Ban lãnh đạo Ngân hàng đã truyền đạt thƣờng xuyên, liên tục đến cán bộ nhân viên để nhân viên nhận thức hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động KSNB, vai trò của từng cá nhân, bộ phận trong quá trình KSNB liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao nhằm nâng cao ý thức trong việc tuân thủ các nguyên tắc của KSNB thông qua việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình KSNB. Từ đó, Ngân hàng có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, phát hiện sớm các rủi ro có khả năng phát sinh trong quá trình hoạt động.
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Tách biệt kế toán thu nợ và kế toán khác.
Ngân hàng Nông nghiệp thực hiện theo chế độ giao dịch ”1 cửa” nên giao dịch với khách hàng chỉ cần kế toán giao dịch thu tiền hay chi tiền cho khách hàng không cần thông qua ngân quỹ. Cuối ngày, đối chiếu giữa ngân quỹ và kế toán.
Thủ tục kiểm soát nội bộ ở từng bộ phận đảm bảo nguyên tắc tối thiểu: một cán bộ không làm toàn bộ từ đầu đến cuối một quy trình (phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản) và các cán bộ kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
- Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách:
+ Các chứng từ cần đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng và phải đƣợc sắp xếp theo ngày, tháng, theo nhân viên thực hiện nghiệp vụ để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng tìm kiếm.
+ Chứng từ cần lập ngay khi nghiệp vụ vừa phát sinh.
+ Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, nghĩa là chứng từ phải đi qua các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ. Phải trình lên Trƣởng phòng kỳ duyệt trƣớc sau đó trƣởng phòng mới trình lên Giám đốc ký duyệt. Các chứng từ phải đóng cuốn và bảo quản.
+ Mỗi chứng từ khi giao dịch với KH phải đúng quy định ( Nhận tiền KH trƣớc rồi mới hạch toán thu tiển, hạch toán chi tiền phải hoạch toán nghiệp vụ in phiếu CTGD, đƣa khách hàng ký tên sau đó mới phát vay cho khách hàng).
+ Các nghiệp vụ phải ghi Nợ, Có đầy đủ. Các nghiệp vụ chỉ đƣợc lập 1 lần và sao kê thành nhiều liên, phải có đầy đủ chữ ký trên chứng từ.
+ Số tiền trên chứng từ phải khớp đúng với số tiền trên máy và số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số. Chữ ký của khách hàng bắt buộc phải ký bằng mực xanh. Ban Giám đốc khi ký duyệt phải ký tên kèm mộc đỏ.
+ Chứng từ đƣợc lập phải qua kiểm soát xét duyệt.
+ Cuối ngày, các chứng từ phải đƣợc kiểm tra ít nhất một lần nữa.
- Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Việc phê chuẩn
phải đƣợc phê chuẩn nằm trong quyền hạn cho phép. Nhân viên không có quyền phát vay cho KH khi không đƣợc duyệt bởi Giám đốc.
- Kiểm soát vật chất:
+ Ngân hàng đã tăng cƣờng bảo vệ tài sản bằng cách cho nhân viên bảo vệ trực tại Ngân hàng ít nhất từ 2 -3 ngƣời.
+ Có tủ sắt đủ rộng và cái mật khẩu, cửa khóa nhiều lớp để bảo vệ tài sản của Ngân hàng.
+ Có hệ thống camera giám sát 24/24 giờ để theo dõi mọi hoạt động diễn ra trong ngày.
+ Có chuông báo động khi có sự cố xảy ra.
+ Phải kiểm tra tài sản liên tục, đối chiếu sổ sách kế toán và tài sản hiện có để khi có bất kỳ chênh lệch nảo thì sẽ điều tra và xử lý kịp thời.
+ Mọi tập tin và chƣơng trình trên máy tính đều phải đƣợc sao chép, lƣu trữ và cập nhật thƣờng xuyên trên các đĩa cứng, đĩa CD và tuyệt đối không cho sử dụng các USB bằng cách khóa các cổng USB lại để tránh việc đánh cấp tài liệu, các bản sao cần đƣợc lƣu trữ tách biệt với nơi lƣu trữ bản gốc.
c. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đã có ban thanh tra kiểm soát, kiểm tra đột xuất khi cần thiết.
Mọi nhân viên khi hạch toán phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Cuối ngày, kiểm soát viên, kế toán sẽ cùng nhau kiểm tra lại chứng từ thu, chi có khớp đúng với tài sản hiện có của Ngân hàng hay không để có sai phạm xảy ra tìm ra nguyên nhân và cách xử lý.
d. Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
Có chính sách soát xét lại việc thực hiện các mục tiêu mà Ngân hàng đã đề ra cho nhân viên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
So sánh số thực tế và kế hoạch xem Ngân hàng có đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra hay không.
e. Tự kiểm tra, xem xét, đánh giá và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp
Quy định về Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc triển khai thực hiện trên toàn hệ thống, các đơn vị trong toàn hệ thống định kỳ kiểm tra, rà soát các quy chế nội bộ đối với từng hoạt động, nghiệp vụ liên quan làm cơ sở cho việc xem xét, đánh giá về tính đầy đủ, tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị và Lập báo cáo đánh giá gửi về Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc định kỳ hàng năm.