4.2.3.1 Giới thiệu hệ thống IPCAS
Công nghệ thông tin trong Ngân hàng có ảnh hƣởng quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch cũng nhƣ trong việc lƣu giữ thông tin của mình. Ngân hàng có công nghệ hiện đại sẽ giúp cho việc nâng cao tốc độ thanh toán, tiết kiệm đƣợc thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
IPCAS có tên gọi “The Modernization of Interbank Payment and Customer Accounting System” là dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng. Dự án đƣợc đƣa vào vận hành trong toàn hệ thống NHNo & PTNT Việt Nam vào tháng 10/2003. NHNo & PTNT là Ngân hàng đầu tiên hoàn thành dự án hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng (IPCAS) do Ngân hàng Thế giới tài trợ. Không những thế, NHNo & PTNT là Ngân hàng đã tích hợp các hệ thống vào một hệ thống giao dịch đồng nhất với tên gọi “một cửa”. Ngày 11/05/2009 IPCAS chính thức đƣợc đƣa vào hoạt động trên toàn hệ thống NHNo & PTNT toàn quốc.
Phần mềm IPCAS áp dụng giao dịch một cửa đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Trƣớc đây, khi làm thủ tục vay vốn cho KH sẽ trải qua nhiều
khâu,từ làm hồ sơ vay vốn tại phòng tín dụng, làm thủ tục kế toán tại bộ phận
KH chỉ việc thông qua một cán bộ tín dụng. Thời gian giao dịch với ngân hàng, trung bình giảm khoảng 30% so với trƣớc đây ở tất cả các nghiệp vụ.
Hệ thống IPCAS có thể quản lý toàn bộ các ứng dụng nghiệp vụ Ngân hàng trong một hệ thống nên nó có khả năng vừa cung cấp các sản phẩm và dịch vụ, vừa đƣa ra các sản phẩm và dịch vụ mới của một Ngân hàng thƣơng mại hiện đại, từ đó cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ mới, tiện ích hơn nƣ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, Ngân hàng tại nhà,…Ngân hàng cũng tăng cƣờng khả năng quản lý điều hành trên mọi phƣơng diện hoạt động nhƣ quản lý vốn, quản lý cho vay và khả năng thanh khoản…
Hệ thống IPCAS phải đƣợc giám sát chặt chẽ bằng việc lắp nhiều camera để tránh tình trạng sử dụng phần mềm sai mục đích. Song song, hệ thống phải đáp ứng đầy đủ các quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác để thể hiện tính minh bạch trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Hệ thống IPCAS đƣợc xây dựng theo mô hình quản lý tập trung, cho phép tập trung vốn và do vậy có thể kiểm soát và điều động vốn trong hệ thống Ngân hàng một cách chủ động và hiệu quả.
Đồng thời hệ thống IPCAS đáp ứng đƣợc các yêu cầu xử lý các modul nghiệp vụ Ngân hàng cơ bản: Thông tin khách hàng, tiền gửi, sổ cái,…
Khi áp dụng hệ thống giao dịch một cửa giúp cán bộ nâng cao đƣợc trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình.
4.2.3.2 Mô tả thao tác cho vay trên phần mềm IPCAS
Màn hình thứ nhất là khi khách hàng đến Ngân hàng làm thủ tục vay vốn, nhân viên mở mã khách hàng qua hình 4.5 nhƣ sau:
Hình 4.5 : Màn hình nhập thông tin khách hàng
(Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ)
- Sau khi KH đã mở thông tin tài khoản ở Phòng Dịch vụ Khách hàng, Kế toán thu nợ tiến hành vào màn hình nhập Tài sản thế chấp của KH nhƣ hình 4.6:
Hình 4.6 : Màn hình nhập tài sản đảm bảo
(Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ).
- Ở màn hình nhập tài sản thế chấp này, Kế toán thu nợ tiến hành nhập những thông tin cần thiết về tài sản thế chấp dựa vào Hợp đồng cầm cố của KH nhƣ: loại tài sản thế chấp, giá trị, ngày đi công chứng, nơi công chứng….
- Tiếp theo sau đó, kế toán tiến hành vào màn hình giải ngân cho KH nhƣ hình 4.7. Ở màn hình này, Kế toán thu nợ tiến hành nhập thông tin món vay của KH dựa vào Hợp đồng tín dụng nhƣ: giá trị món vay, thời hạn, lãi suất, chu kì thay đổi lãi suất,..
Hình 4.7 : Màn hình giải ngân món vay cho KH
Hình 4.8 : Màn hình thu lãi
Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ.
- Đến hạn trả lãi, KH đến NH làm thủ tục trả lãi , trong màn hình 4.8 trên, Kế toán chọn cách thức trả lãi của KH: trả lãi, trả lãi và một phần gốc, hoặc tất toán cả nợ gốc và lãi. Phần mềm sẽ tự động tính số tiền KH phải trả, Kế toán nhấp OK nếu KH có đủ tiền thì phần mềm sẽ tự động chuyển cho kiểm soát và sau đó in Chứng từ giao dịch.
- Khi tất toán nợ xong, Kế toán vào màn hình nhập Tài sản đảm bảo, tìm kiếm tên KH và món vay, chọn Realease và nhấp OK để tiến hành tất toán trả tài sản đảm bảo cho KH qua hình 4.9 sau:
Hình 4.9 : Màn hình giải xuất trả TSĐB
(Nguồn: phần mềm IPCAS tại Agribank huyện Long Mỹ).
4.2.3.3 Đánh giá hệ thống
Hệ thống IPCAS đƣợc đƣa vào hoạt động tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ vào năm 2009. Hệ thống đã giúp Ngân hàng quản lý đƣợc các nghiệp vụ khi giao dịch nhiều KH trong ngày. Không những thế, hệ thống còn giúp Ngân hàng nâng cao đƣợc năng lực cạnh tranh với các Ngân hàng trong địa bàn. Bên cạnh những điểm mạnh thì hệ thống IPCAS vẫn còn nhựng mặc hạn chế.
a.Ƣu điểm:
- Quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhập thông tin KH cho đến xuất
trả tài sản đảm bảo cho khách hàng
- Kiểm soát đƣợc các thông tin chính xác về KH, các nghiệp vụ cho vay
đầy đủ với độ an toàn cao, tìm kiếm thông tin nhanh, kịp thời.
- Mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng trên máy tính, ta thấy đƣợc tính
- Hệ thống có sự phân cấp phân quyền rõ ràng, mỗi cán bộ thực hiện giao dịch chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi nhiệm vụ của mình.
- Hệ thống giúp quản lý khối lƣợng lớn giao dịch với KH, tăng hiệu suất
hoạt động.
- Hệ thống giúp tránh việc sửa chữa trực tiếp dữ liệu đối với từng nhân
viên trong NH.
- Cuối ngày, có thể tổng hợp nhanh chóng những số liệu cần thiết để đƣa
cho Kế toán trƣởng, kiểm soát viên hoặc là ban Giám đốc kiểm tra, theo dõi. Song song, việc chuyển số liệu chứng từ cho máy chủ (Kế toán trƣởng quản lý) một cách dể dàng nhờ vào hệ thống mạng của NH.
- Màn hình hệ thống hiện ra đầy đủ các dữ liệu, thông tin cần thiết cho
cán bộ sử dụng.
- Hệ thống tạo ra việc nhập liệu hợp lý, nến cán bộ nhập liệu sai sẽ bị
phần mềm báo lỗi và chỉ ra những lỗi sai.
- Giao dịch viên chỉ cần nhập liệu mà màn hình yêu cầu, còn nghiệp vụ
thì phần mềm sẽ tự động hạch toán, hạn chế việc hạch toán sai, tiết kiệm thời gian.
- Có thể xuất dữ liệu qua file Word hoặc excel.
- Hỗ trợ cung cấp các báo cáo tài chính.
b. Nhƣợc điểm:
- Một nhƣợc điểm lớn nhất trong quá trình làm việc, đó là mạng hay bị
lỗi do thực hiện quá tải hay thực hiện các thao tác nhanh dẫn đến máy tính bị treo ảnh hƣớng đến công việc của cán bộ trong Ngân hàng.
- Hệ thống báo lỗi bằng tiếng anh nên gây không ít khó khăn cho ngƣời
sử dụng.
CHƢƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI NGÂN
HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ