PTNT huyện Long Mỹ
“Cho vay là quan hệ chuyển nhƣợng quyền sử dụng vốn từ Ngân hàng cho khách hàng, trong đó Ngân hàng chuyển giao vốn cho khách hàng sử dụng trong một thời gian nhất định theo thoả thuận, khách hàng có trách nhiệm hoàn trả vốn gốc và lãi cho Ngân hàng khi đến hạn thanh toán”
Trong toàn bộ hoạt động của các Ngân hàng thƣơng mại diễn ra ở nƣớc ta, hoạt động cho vay đóng vai trò vô cùng quan trọng, xét trên các phƣơng diện: quy mô về nguồn vốn, lợi nhuận thì hoạt động cho vay luôn mang lại lợi nhuận cao. Càng tạo ra đƣợc nhiều lợi nhuận thì rủi ro từ hoạt động này càng cao. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quy trình cho vay: rủi ro không hoàn trả món vay, rủi ro chậm trả, rủi ro lãi suất, rủi ro lạm phát và cả rủi ro từ các nhân viên trong Ngân hàng. Để hạn chế rủi ro này nhân viên tín dụng và nhân viên kế toán thu nợ cần phải am hiểu thật kỹ quy trình cho vay và cả vấn đề về đạo đức, tác phong nghề nghiệp.
4.2.1.1 Mô tả việc tổ chức chứng từ cho vay
a. Quy trình cho vay tại NH
Hình 4.1 Sơ đồ quy trình cho vay tại Ngân hàng
Hình 4.1. Quy trình cho vay tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ
B1: Tiếp nhận ,tƣ vấn và hƣớng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn
B7: Thanh lý hợp đồng B6: Thu hồi nợ gốc ,lãi và xử lý phát sinh
B5: Kiểm tra hồ sơ và giải ngân
B2: Thẩm định các điều kiện vay ,dự án đầu tƣ, phƣơng án vayvốn
B4: Hoàn thiện hồ sơ và ký kết hợp đồng
B3: Xét duyệt cho vay
b. Chứng từ sử dụng:
Bảng 4.6: Bảng mô tả danh mục hồ sơ, chứng từ vay vốn trong NH
Tên chứng từ Loại chứng từ NH nhận Số bản Số liên I. Khách hàng lập 1. Giấy đề nghị vay vốn Bản chính 2 bản 2. Giấy vay vốn Bản chính 1 bản
3. Phƣơng án sản xuất kinh doanh Bản chính 1 bản 4. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Bản chính 1 bản
5. Giấy ủy quyền Bản chính 1 bản
II.Cán bộ tín dụng lập
6. Danh mục tài sản Bản chính 1 bản
7. Sổ vay vốn màu trắng Bản chính 1 quyển 8. Sổ vay vốn màu xanh Bản chính 1 quyển
9. Danh mục hồ sơ vay Bản chính 1 bản
10. Hợp đồng thế chấp QSDĐ Bản chính 1 bản 11. Giấy đề nghị đăng ký thế chấp QSDĐ Bản chính 2 bản 12. Biên bản xác định giá trị TSĐB
13. Báo cáo thẩm định Bản chính 1 bản
14. Giấy đề nghị giải ngân Bản chính 1 bản
15. Phiếu nhập kho Bản chính 3 liên
16. Tờ trình đề nghị thế chấp TSĐB Bản chính 1 bản 17. Biên bản họp hội đồng tín dụng Bản chính 1 bản 18. Báo cáo đề xuất giải ngân Bản chính 1 bản 19. Báo cáo chấm điểm xếp loại KH Bản chính 1 bản
III. Cán bộ tín dụng và KH cùng lập
20. Hợp đồng tín dụng Bản chính 3 bản
21. Biên bản kiểm tra sau khi cho vay Bản chính 2 bản
IV. Kế toán thu nợ lập
22. Giấy chứng từ giao dịch Bản chính 2 liên
V. Giao dịch viên quỹ lập
25. Bảng giao nhận bằng khoán Bản chính 1 liên
(Nguồn: Phòng tín dụng (2014) tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ)
Qua sơ đồ 4.1 và bảng 4.6 trên, chúng ta thấy rằng hệ thống hồ sơ, chứng từ trong hoạt động cho vay đƣợc đảm bảo đầy đủ, đồng bộ về trình tự, thủ tục về quy trình cho vay, đảm bảo đƣợc tính minh bạch. Đồng thời, ta thấy đƣợc việc lƣu trữ chứng từ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi trong việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ vay vốn một cách nhanh nhất và hiệu quả.
Tuy nhiên bên cạnh đó, chứng từ hồ sơ trong một nghiệp vụ cho vay vẫn còn nhiều, đòi hỏi nhiều thời gian hoàn tất thủ tục khi cho vay cũng nhƣ tất toán hợp đồng.
4.2.1.2 Mô tải quy trình giải ngân
a. Quy trình giải ngân được mô tả bằng lưu đồ
- Giai đoạn giải ngân là giai đoạn đầu tiên của quy trình cho vay, trong bài em sẽ mô tả giai đoạn giải ngân bắt đầu từ lúc khách hàng gửi bộ hồ sơ vay vốn vào NH cho đến khi KH nhận đƣợc tiền vay. Trong quy trình phát vay cho KH đƣợc phân loại nhƣ sau:
+ Cho vay đối với KH có thế chấp TSĐB phải lập hợp đồng tín dụng. + Cho vay đối với vay vốn không đảm bảo (không phải lập hợp đồng tín dụng ) đối với cho vay nông nghiệp, nông thôn và cho vay CBCNVC.
- Giai đoạn giải ngân đƣợc trình bày trong 7 lƣu đồ, từ 4.2a đến 4.2g. Trong đó, lƣu đồ 4.2a, 4.2b, 4.2c, 4.2d mô tả lại quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ giải ngân cho khách hàng có thế chấp TSĐB phải lập hợp đồng tín dụng cho đến khi khách hàng nhận đƣợc tiền mặt từ kế toán thu nợ. Lƣu đồ 4.2e, 4.2f, 4.2g mô tả lại quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ giải ngân cho khách hàng không phải lập hợp đồng tín dụng đối với cho vay nông nghiệp, nông thôn.
* Trƣờng hợp có thế chấp TSĐB phải lập hợp đồng tín dụng:
- Chú thích (lưu đồ 4.2a quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay, trường hợp có thế chấp TSĐB):
BĐ: Bắt đầu. GUQ: Giấy ủy quyền
KD: Kinh doanh. PAKD: Phƣơng án kinh doanh. GĐNVV: Giấy đề nghị vay vốn. TTGN: Tờ trình giải ngân. DMTS: Danh mục tài sản. TSĐB: Tài sản đảm bảo
BBHHĐQT: Biên bản họp hội đồng quản trị. TTĐKTC: Tờ trình đăng ký thế chấp. BCĐXGN: Báo cáo đề xuất giải ngân.
GCNQSDĐ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. BCCĐXHKH: Báo cáo chấm điểm xếp hạng khách hàng. HĐTC QSDĐ: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất. BBXNGT TSĐB: Biên bản xác nhận giá trị tài sản đảm bảo.
ĐYCĐKTC QSDĐ: Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất.
- Giải thích lưu đồ 4.2a (quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay, trường hợp có thế chấp TSĐB):
Khách hàng vào Ngân hàng làm thủ tục vay vốn. Phòng dịch vụ khách
hàng sẽ trao đổi với KH và nhập thông tin khách hàng (giấy CMND, sổ hộ khẩu) vào máy tính. Đồng thời, cán bộ tín dụng sẽ đề nghị KH lập giấy đề nghị vay vốn gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 bản chính, phƣơng án kinh doanh 1 bản chính và giấy ủy quyền 1 bản chính (đối với trƣờng hợp ủy quyền cho ngƣời đi vay) tất cả đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng, tài sản đảm bảo sao khi giải ngân cho khách hàng tiến hành chuyển cho bộ phận Ngân quỹ lƣu trữ nhập kho và bảo quản. Sau đó, cán bộ tín dụng xem xét giấy tờ khách hàng lập tiến hành đi thẩm định món vay của KH, nếu xét thấy khoản vay đúng quy định cán bộ tín dụng tiến hành lập: danh mục tài sản 1 bản, tờ trình đăng ký thế chấp 1 bản chính, báo cáo thẩm định 1 bản chính, biên bản xác nhận giá trị tài sản đảm bảo 1 bản chính, báo cáo đề xuất giải ngân (trƣờng hợp phát vay 2 lần) 1 bản chính. Lập giấy đề nghị giải ngân 1 bản chính, lập biên bản họp hội đồng quản trị (đối với hộ cá nhân vay từ 1,5 tỷ đồng trở lên và từ 5 tỷ đồng trở lên đối với doanh nghiệp) 1 bản chính, lập báo cáo chấm điểm xếp hạng khách hàng (đối với khoản vay từ 500 triệu đồng trở lên) 1 bản chính, lập tờ trình giải ngân (đối với khoản vay trên từ 100 triệu đồng trở lên) 1 bản chính tất cả đƣợc đƣa vào hồ sơ tín dụng. Bên cạnh đó, cán bộ tín dụng còn lập danh mục hồ sơ vay vốn gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, lập đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, lập hợp đồng tín dụng gồm 3 liên: liên 1 lƣu vào hồ sơ tín dụng, liên 3 lƣu vào bộ chứng từ, liên 2 giao cho KH , lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 lƣu vào hồ sơ tín dụng, liên 3 lƣu vào bộ chứng từ, liên 2 giao cho KH, lập hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất gồm 3 bản: gửi 3 bản cho KH đem về xã công chứng, sau đó xã sẽ giữ 1 bản, 2 bản còn lại KH sẽ gửi về NH, 1 bản NH lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1
bản sau khi giải ngân sẽ gửi KH. Sau khi lập các chứng từ, hồ sơ vay vốn cán bộ tín dụng trình lên Trƣởng phòng xem xét, ký nháy trên từng trang. Sau đó, Trƣởng phòng tín dụng trình lên Giám đốc ký. Nếu khoản vay đƣợc chấp nhận giải ngân, Giám đốc sẽ ký duyệt và trả bộ hồ sơ cho khách hàng
- Chú thích (lưu đồ 4.2b – 4.2d giai đoạn tiến hành giải ngân):
CSDL: Cơ sở dữ liệu. CTGD: Chứng từ giao dịch. TD: Tín dụng. PM: Phần mềm.
BGNBK: Bảng giao nhận bằng khoán. BKCT: Bảng kê chi tiền.
KT: Kế toán.
- Giải thích lưu đồ: Trường hợp có thế chấp TSĐB (lưa đồ 4.2b đến 4.2d)
Khách hàng đem bộ hồ sơ đã đƣợc Giám đốc ký duyệt về xã công chứng trên hợp đồng thế chấp QSDĐ. Tiếp theo, KH đến bộ phận kế toán thu nợ tiến hành giải ngân, tại đây, kế toán thu nợ sẽ xem xét, đối chiếu bộ hồ sơ vay đã đƣợc duyệt với những thông tin khách hàng trên máy tính mà bộ phận phòng dịch vụ khách hàng đã ghi nhận và tiến hành khai báo thông tin trên phần mềm IPCAS. Sau đó, kế toán thu nợ chuyển chứng từ cho kiểm soát viên kế toán kiểm tra đối chiếu các thông tin khai báo trên hệ thống đảm bảo khớp đúng với thông tin trên hồ sơ tín dụng. Khi đã ký duyệt, bộ hồ sơ tín dụng đƣợc đóng cuốn và chuyển cho bộ phận tín dụng bảo quản và lƣu trữ, còn bộ chứng từ đƣợc kiểm soát viên chuyển trả lại cho kế toán thu nợ. Khi các thông tin đƣợc kiểm soát viên xem xét, chấp nhận, kế toán thu nợ tiến hành in phiếu chứng từ giao dịch gồm 2 liên, kế toán nhập vào phần mềm và tiến hành chi tiền cho KH bằng tiền mặt kèm theo CTGD liên 2 giao cho KH khi KH đã ký tên, liên 1 lƣu vào bộ chứng từ. Sau đó, kế toán chuyển phiếu nhập kho 3 và tài sản đảm bảo kế toán thu nợ chuyển qua bộ phận ngân quỹ tiến hành kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra nếu đúng ngân quỹ sẽ tiến hành lập bảng giao nhận bằng khoán cùng kế toán thu nợ và kiểm soát ký tên. Tài sản đảm bảo đƣợc nhập kho, phiếu nhập kho 3 và bảng giao nhận bằng khoán đƣợc chuyển trả cho kế toán lƣu giữ và bảo quản cùng bộ chứng từ.
Cuối ngày, kế toán thu nợ in bảng kê chi tiền trong ngày cùng với CTGD liên 1 cùng với kiểm soát viên và ngân quỹ kiểm tra, đối chiếu, chấm chứng từ tại bộ phận ngân quỹ. Sau khi kiểm tra xong nếu khớp đúng CTGD liên 1 và BKCT ngân quỹ chuyển lại phòng kế toán lƣu trữ và bảo quản cùng với bộ chứng từ.
* Trƣờng hợp cho vay không đảm bảo:
- Chú thích:
BĐ: Bắt đầu. KD: Kinh doanh. GĐNVV: Giấy đề nghị vay vốn. TSĐB: Tài sản đảm bảo. VVMX: Vay vốn màu xanh. TD: Tín dụng. VVMT: Vay vốn màu trắng. KT: Kế toán. PNK: Phiếu nhập kho.
CSDL: Cơ sở dữ liệu. CTGD: Chứng từ giao dịch. PM: Phần mềm.
PAKD: Phƣơng án kinh doanh. BGNBK: bảng giao nhận bằng khoán. BKCT: Bảng kê chi tiền.
GCNQSDĐ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Giải thích lưu đồ (lưu đồ 4.2e quy trình giải ngân giai đoạn xét duyệt hồ sơ vay, trường hợp cho vay không đảm bảo):
Khách hàng vào Ngân hàng làm thủ tục vay vốn. Phòng dịch vụ khách hàng sẽ trao đổi với KH và nhập thông tin khách hàng (giấy CMND, sổ hộ khẩu) vào máy tính. Đồng thời, cán bộ tín dụng sẽ đề nghị KH lập giấy đề nghị vay vốn gồm 2 bản: 1 bản lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 bản lƣu vào bộ chứng từ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 bản chính, phƣơng án kinh doanh 1 bản chính, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 bản chính, giấy vay vốn 1 bản chính đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng, tài sản đảm bảo sao khi giải ngân cho khách hàng tiến hành chuyển cho bộ phận Ngân quỹ lƣu trữ nhập kho và bảo quản. Sau đó, cán bộ tín dụng xem xét giấy tờ khách hàng lập tiến hành đi thẩm định món vay của KH, nếu xét thấy khoản vay đúng quy định cán bộ tín dụng tiến hành lập: 2 sổ vay vốn cho khách hàng: 1 quyển sổ màu trắng đƣợc lƣu vào hồ sơ tín dụng, 1 quyển sổ màu xanh sau khi giải ngân khách hàng giữ, lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 lƣu vào hồ sơ tín dụng, liên 3 lƣu vào bộ chứng từ, liên 2 khách hàng giữ. Sau khi lập các chứng từ, hồ sơ vay vốn cán bộ tín dụng trình lên Trƣởng phòng xem xét, ký nháy trên từng trang. Sau đó, Trƣởng phòng tín dụng trình lên Giám đốc ký. Nếu khoản vay đƣợc chấp nhận giải ngân, Giám đốc sẽ ký duyệt và chuyển bộ hồ sơ đến bộ phận kế toán thu nợ tiến hành giải ngân.
- Giải thích lưu đồ ( lưu đồ 4.2e - 4.2g quy trình giải ngân giai đoạn tiến hành giải ngân):
Sau khi bộ hồ sơ đƣợc Giám đốc ký duyệt, bộ hồ sơ sẽ đƣợc chuyển cho kế toán thu nợ. Tại đây, kế toán thu nợ sẽ xem xét, đối chiếu bộ hồ sơ vay đã đƣợc duyệt với những thông tin khách hàng trên máy tính mà bộ phận phòng dịch vụ khách hàng đã ghi nhận và tiến hành khai báo thông tin trên phần mềm IPCAS. Sau đó, kế toán thu nợ chuyển hồ sơ, chứng từ cho kiểm soát viên kế toán kiểm tra đối chiếu các thông tin khai báo trên hệ thống đảm bảo khớp đúng với thông tin trên hồ sơ tín dụng. Khi đã ký duyệt, bộ hồ sơ đƣợc đóng cuốn và chuyển cho bộ phận tín dụng bảo quản và lƣu trữ, còn bộ chứng từ kiểm soát viên chuyển trả lại cho bộ phận kế toàn thu nợ tiến hành giải ngân cho khách hàng. Khi các thông tin đƣợc kiểm soát viên xem xét, chấp nhận, kế toán thu nợ tiến hành in phiếu chứng từ giao dịch gồm 2 liên, kế toán nhập vào phần mềm và tiến hành chi tiền cho KH bằng tiền mặt kèm theo CTGD liên 2 giao cho KH khi KH đã ký tên, liên 1 lƣu vào bộ chứng từ.
- Cuối ngày, kế toán thu nợ in bảng kê chi tiền trong ngày cùng với
CTGD liên 1 cùng với kiểm soát viên và ngân quỹ kiểm tra, đối chiếu, chấm chứng từ tại bộ phận ngân quỹ. Sau khi kiểm tra xong nếu khớp đúng CTGD liên 1 và BKCT ngân quỹ chuyển lại phòng kế toán lƣu trữ và bảo quản cùng với bộ chứng từ.
* Trƣờng hợp cho CBCNVC Nhà nƣớc vay
Đối với trƣờng hợp Ngân hàng cho CBCNVC Nhà nƣớc vay cũng giống trƣờng hợp cho khách hàng vay vốn trong trƣờng hợp không phải lập hợp đồng tín dụng đối với cho vay nông nghiệp, nông thôn, chỉ khác ở những chứng từ khi khách hàng vào Ngân hàng xin vay vốn. Theo diện CBCNVC vay vốn thì đầu vào KH chỉ cần phải lập giấy đề nghị vay vốn, bảng lƣơng đƣợc cơ quan nơi khách hàng công tác xác nhận. Sau đó, cán bộ tín dụng kiểm