Đối với các Ngân hàng thƣơng mại Việt Nam nói chung và NHNo &
PTNT nói riêng, thì hệ thống KSNB vô cùng quan trọng . Bởi khi vị thế Ngân hàng đƣợc nâng lên , thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp , nhiều bộ phận , nên mối quan hệ giƣ̃a các bộ phận chƣ́c năng và nhân viên càng trở nên phƣ́c tạp , quá trình trao đổi thông tin càng chậm , tài sản khó quản lý do phân tán ở nhiều nơi trong nhiều hoạt động khác nhau , do đó phải có hệ thống KSNB hƣ̃u hiệu nhằm duy trì sƣ̣ hoạt động an toàn , bền vƣ̃ng của Ngân hàng. Vì vậy, việc khảo sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết trong Ngân hàng.
Để khảo sát và đánh giá hệ thống KSNB em tiến hành thực hiện bảng câu hỏi gồm 26 câu, tiến hành khảo sát 10 ngƣời từ cán bộ tín dụng và kế toán viên trong Ngân hàng. Các câu hỏi xoay quanh 5 bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB, gồm: Môi trƣờng kiểm soát 7 câu hỏi, đánh giá rủi ro 4 câu hỏi, hoạt động kiểm soát 9 câu hỏi, thông tin và truyền thông 3 câu hỏi và giám sát 3 câu hỏi. Phỏng vấn mang tính chất tham khảo vì trong hệ thống KSNB phỏng vấn không đạt độ tin cậy cao nhƣng góp phần cho ta thấy hệ thống KSNB có yếu kém hay không qua cách trả lời của nhân viên trong Ngân hàng. Qua 3 ngày điều tra, em lập đƣợc 5 bảng câu hỏi của 5 bộ phận nhƣ sau:
a. Môi trường kiểm soát
* Nhận xét:
Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.1 bên dƣới ta thấy đƣợc trong 7 câu hỏi xoay quanh bộ phận môi trƣờng kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó có 6 câu trả lời là ”có”, và có 1 câu trả lời trong đó có câu trả lời là ”có” và có câu trả lời là ”không”.
- Câu số 2: ”Nhân viên có quyền kiến nghị lên Giám đốc những chính sách mới hay không?”, có 8 câu trả lời là ”có”, và có 2 câu trả lời là ”không”.
Nguyên nhân dẫn đến 2 nhân viên nói ”không” là do họ mới vào làm trong công ty, nên đôi khi còn e dè trong việc giải trình lên cấp trên.
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi tổng hợp về môi trƣờng kiểm soát trong hoạt
động kiểm soát tại NH
Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1 Các nhân viên đƣợc tuyển dụng có đủ trình độ để thực hiện đúng chuyên môn của mình?
10 10 0
2
Nhân viên có quyền đề xuất lên Giám đốc những chính sách mới hay không? 10 8 2 3 Có chính sách khen thƣởng, kỷ luật theo đúng quy định hay không? 10 10 0 4 Có tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ cho cán bộ hay không?
10 10 0
5
Có tổ chức các đợt thi tuyển kiểm tra chất lƣợng nhân viên hay không?
10 10 0
6
Kiểm soát viên có đủ chuyên môn để đánh giá hệ thống, sổ sách hay không? 10 10 0 7 Có tiến hành họp định kỳ để triển khai chính sách mới cho nhân viên biết hay không?
10 10 0
* Nhận xét:
Tóm lại, câu trả lời là ”không” không làm ảnh hƣởng đến quá trình kiểm soát. Nhìn chung, Ngân hàng luôn đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu, nhƣng
nhiệm vụ của Ngân hàng đề ra và sẽ tiến hành xử lý nghiêm những trƣờng hợp sai phạm theo đúng quy định chung, chính sách đã đƣợc đề ra từ Ngân hàng Hội sở.
Ngân hàng luôn có chính sách thu hút nguồn nhân lực khi có đợt thi tuyển công chức Nhà nƣớc. Nhƣng quá trình thi, trong việc chấm bài và tuyển nhân viên sẽ đƣợc Ngân hàng Hội sở quyết định, đảm bảo trình độ cũng nhƣ chuyên môn của nhân viên.
b. Về đánh giá rủi ro
Bảng 4.2: Bảng câu hỏi tổng hợp về đánh giá rủi ro trong hoạt động
kiểm soát tại NH
Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1 Ngân hàng có xác định mục tiêu phòng chống rủi ro hay không? 10 10 0 2 Ngân hàng có áp dụng đúng các biện pháp nhận dạng rủi ro hay không? 10 10 0 3 Ngân hàng có áp dụng đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hay không? 10 10 0 4 Ngân hàng có lập dự phòng rủi ro tín dụng hay không? 10 10 0 * Nhận xét:
Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.2 trên ta thấy đƣợc trong 4 câu hỏi xoay quanh bộ phận đánh giá rủi ro và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó cả 4 câu hỏi đều trả lời là ”có”. Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc Ngân hàng đã phải dựa trên những mục tiêu đã đề xuất, nhận dạng và phân tích mức độ rủi ro. Tuy nhiên qua quá trình thực tập, quan sát tại Ngân hàng em thấy còn những rủi ro phát sinh sau đây:
- Trong công tác cho vay, cán bộ tín dụng thƣờng đánh giá rủi ro theo tính chủ quan trong việc phát vay cho khách hàng, cho vay dựa trên giấy tờ đảm bảo mà đôi khi thiếu sự giám sát, tái thẩm định lại việc phát vay cho KH. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c. Về hoạt động kiểm soát
Bảng 4.3: Bảng câu hỏi tổng hợp về hoạt động kiểm soát tại NH
Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1 Có chính sách phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận trong NH hay không?
10 10 0 2 Sổ sách, chứng từ có đƣợc sắp xếp theo đúng quy định hay không? 10 10 0 3
Mỗi nhân viên có quyền đăng nhập bất kỳ máy tính nào trong Ngân hàng hay không? 10 10 0 4 Cán bộ có thực hiện đúng chính sách phê duyệt của Giám Đốc hay không?
10 10 10
5
Cuối ngày, kiểm soát viên có tiến hành đối chiếu chứng từ giữa sổ sách và phần mềm hay không?
10 10 10
6
Có phân quyền truy cập vào hệ thống hay không?
10 10 0
7
Có những chính sách bảo mật thông tin quan trọng hay không?
8
Có thƣờng xuyên thay đổi mật khẩu bảo mật của hệ thống hay không? 10 10 0 9 Có trang bị camera trong Ngân hàng để giám sát các hoạt động hay không? 10 10 0 * Nhận xét:
Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.3 trên ta thấy đƣợc trong 9 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó có 8 câu trả lời là ”có” và có 1 câu trả lời trong đó có câu trả lời là ”không” và có câu trả lời là ”có”.
- Câu số 6: ”Có những chính sách bảo mật thông tin quan trọng hay không?”, có 6 nhân viên trả lời là ”có” và có 4 nhân viên trả lời là ”không”. Nguyên nhân 6 ngƣời nói ”có” là do họ am hiểu nhiều về các chính sách, thủ tục bảo mật do quen biết các nhân viên từ Ngân hàng Hội sở. Bên cạnh đó có 4 câu trả lời là ”không” nguyên nhân là do ở bộ phận ngân quỹ nhân viên chỉ quan tâm đến cuối ngày kiểm tra số tiền có khớp đúng với bảng kê hay không nên nhân viên ngân quỹ không biết đến những chính sách bảo mật thông tin trong Ngân hàng. Câu trả lời là ”không” không làm ảnh hƣởng đến quá trình kiểm soát.
Qua quá trình quan sát em thấy rằng:
Quy trình xử lý hồ sơ cho vay hay những công việc khác đều đƣợc phê duyệt đúng quy định và rõ ràng theo trình tự.
Hệ thống văn bản quy định nội bộ của Ngân hàng đƣợc ban hành đầy đủ đảm bảo nguyên tắc các hoạt động khi thực hiện đều có hƣớng dẫn thực hiện dƣới các hình thức văn bản chính sách, quy chế, quy trình, quy định, sổ tay, hƣớng dẫn, công văn chỉ đạo từng thời kỳ, mô tả công việc, phân công nhiệm vụ của từng nhân viên trong Ngân hàng một cách rõ ràng,...
Các chứng từ, hồ sơ đƣợc sắp xếp theo thứ tự đúng phần việc của nhân viên đó thực hiện, đóng cuốn và đƣợc lƣu trữ đúng quy định.
Các thông tin trên máy tính về khách hàng về chứng từ, sổ sách trên máy đều đƣợc bảo mật đúng quy định. Mật khẩu đƣợc đặt qua ba lớp, mỗi nhân viên sẽ có một mật khẩu riêng biệt và có máy tính riêng ngay trên phần việc của mình.
Nhìn chung, hoạt động kiểm soát của Ngân hàng đƣợc quy định khá chặt chẽ, dễ dàng quản lý và tiếp cận hồ sơ nhanh chóng. Nhƣng do phải áp dụng theo quy định của Hội sở nên các chứng từ, biểu mẫu không đƣợc tự thiết kế để đáp ứng cho nhu cầu của NH. Nguyên nhân KH của Ngân hàng đa số là nông dân nên việc thực hiện nhiều chứng từ rƣờm rà, phức tạp nên dẫn đến phiền hà cho KH.
d.Thông tin và truyền thông
Bảng 4.4: Bảng câu hỏi tổng hợp về thông tin và truyền thông trong
hoạt động kiểm soát tại NH
Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1 Có thƣờng xuyên cập nhật những thông tin, chỉ thị của cấp trên đƣa xuống hay không?
10 10 0
2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ có đƣợc thực hiện đầy đủ, đúng quy định hay không?
10 10 0
3
Có áp dụng phẩn mềm kiểm soát tránh mất thông tin hay không?
10 10 0
* Nhận xét:
Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.4 trên ta thấy đƣợc trong 3 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động kiểm soát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó 3 câu trả lời là ”có”. Qua đó ta thấy đƣợc:
- Mọi thành viên trong Ngân hàng điều hiểu rõ công việc của mình, luôn cập nhật những thông tin từ cấp trên đƣa xuống và chấp hành đúng quy định.
- Xác định, ghi chép các nghiệp vụ có thật, xác định đúng kỳ hạn các nghiệp vụ đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Thông tin nhập vào máy tính đều đƣợc lƣu trữ lại đầy đủ và đƣợc đối chiếu đúng quy định.
e. Giám sát
hay không thì khâu giám sát cũng rất quan trọng. Sau đây là bảng câu hỏi xoay quanh bộ phận giám sát của hệ thống KSNB.
Bảng 4.5: Bảng câu hỏi tổng hợp về bộ phận giám sát trong hoạt
động kiểm soát tại NH
Stt Câu hỏi Tổng số lƣợng ngƣời khảo sát Tổng số lƣợng ngƣời trả lời Có Không Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1
Nhân viên có tiếp nhận đóng góp từ khách hàng hay không? 10 10 0 2 Ban lãnh đạo có thƣờng xuyên theo dõi giám sát công việc thực hiện của nhân viên không?
10 10 0
3
Cuối ngày, kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ, sổ sách cho vay hay không?
10 5 5
* Nhận xét:
Qua kết quả khảo sát bảng câu hỏi 4.5 trên ta thấy đƣợc trong 3 câu hỏi xoay quanh bộ phận hoạt động giám sát và phỏng vấn 10 nhân viên trong Ngân hàng trong đó 2 câu trả lời là ”có” và 1 câu trả lời là ”không” và ”có”.
- Câu số 3: ”Cuối ngày, kiểm soát viên có kiểm tra chứng từ, sổ sách hay không?”, có 5 câu trả lời là ”có” và có 5 câu trả lời là ”không”. Nguyên nhân 5 ngƣời trả lời là ”có” là do họ hiểu câu hỏi theo hƣớng có kiểm tra hay không, còn 5 ngƣời trả lời là ”không” nguyên nhân là do kiểm soát viên cuối ngày không kiểm tra hết các chứng từ ở khâu cho vay. Thực chất kiểm soát viên cuối ngày chỉ kiểm tra 1 ”cửa” còn 3 ”cửa” còn lại sẽ để các ngày tiếp theo kiểm tra, đối chiếu. Vì vậy, câu trả lời là ”không” không làm ảnh hƣởng đến quá trình kiểm soát.
Bên cạnh đó, Ngân hàng có thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát thông qua công tác hậu kiểm, kiểm soát nội bộ nhằm quy định rõ trách nhiệm của từng thành viên tham gia quy trình, phát hiện kịp thời những sai sót, đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.
Có thăm dò ý kiến KH thông qua việc cử cán bộ tín dụng đi đến các xã, trao đổi với chủ tịch xã để thăm dò ý kiến KH nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ đối với KH.