- Mục tiêu 1: Bài viết dùng công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin bằng lƣu đồ chứng từ để thấy đƣợc hệ thống kiểm soát chứng từ, dòng luân chuyển của chứng từ cho vay.
- Mục tiêu 2: Bài viết sử dụng phƣơng pháp quan sát, phỏng vấn, tìm hiểu quy trình KSNB hoạt động cho vay thông qua việc tìm hiểu các bộ phận KSNB về các chỉ tiêu về nợ xấu, mục đích sử dụng vốn vay để phát hiện những vấn đề tồn tại và nguyên nhân trong quy trình KSNB hoạt động cho vay của Ngân hàng.
- Mục tiêu 3: Bài viết phân tích thông tin và tài liệu thu thập đƣợc từ mục tiêu 1, mục tiêu 2 để đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay.
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN LONG MỸ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Long Mỹ là một Huyện thuộc tỉnh Hậu Giang, địa bàn ở đây rất rộng và phức tạp cho việc quản lý. Bởi vì nó đƣợc chia ra 12 xã và 02 thị trấn (thị trấn Long Mỹ, thị trấn Trà Lồng, xã Long Bình, xã Long Trị, xã Vĩnh Thuận Đông, xã Thuận Hòa, xã Thuận Hƣng, xã Tân Phú, xã Long Phú, xã Vĩnh Viễn, xã Vĩnh Viễn A, xã Lƣơng Tâm, xã Lƣơng Nghĩa, xã Xà Phiên). Dân cƣ ở đây hầu hết sống bằng nghề nông nghiệp chỉ có một số ít ở quanh thị trấn sống bằng nghề mua bán. Đất đai ở Long Mỹ màu mỡ không đồng đều, có xã còn nhiễm mặn, nhiễm phèn, do đó sản xuất nông nghiệp năng suất không cao đời sống của ngƣời dân còn gặp nhiều khó khăn. Hiện nay chủ trƣơng của Nhà nƣớc chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuôi có giá trị cao nhằm phát triển kinh tế hộ. Tùy theo vùng đất mà bố trí cây trồng, vật nuôi cho thích hợp, đạt năng suất cao, ví dụ: nhƣ trồng lúa, cam, quít, mía và một số cây hoa màu khác. Để đạt đƣợc điều đó vốn là yếu tố không kém phần quan trọng, nó chi phối cho tất cả các công đoạn của qui trình sản xuất. Vấn đề đặt ra làm thế nào để có KH tiếp cận đƣợc đồng vốn sản xuất và làm thế nào để đồng vốn xuống từng hộ gia đình phục vụ cho sản xuất là điều đƣợc quan tâm của tổ chức tín dụng. Các vấn đề trên sẽ là tiền đề cho việc ra đời tín dụng ngày nay.
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ là một trong 07 chi nhánh trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Hâu Giang. Ngân hàng bắt đầu hoạt động từ năm 1991, ra đời trong trong lúc nền kinh tế đang chuyển sang cơ chế thị trƣờng và nhanh chóng xác lập những công thức kinh doanh phục vụ hữu hiệu. Sau hơn 20 năm hoạt động, Ngân hàng đã khẳng định mình là một trong những Ngân hàng có phong cách phục vụ và sử dụng các mức lãi suất cho vay linh hoạt để thu hút khách hàng. Phong cách phục vụ nhanh gọn, kịp thời.
Quá trình trƣởng thành và phát triển của Ngân hàng trong cơ chế thị trƣờng theo định hƣớng XHCN gắn chặt với quá trình phát triển tín dụng cũng có nghĩa khối lƣợng vốn và tín dụng ở đó đƣợc tăng trƣởng một cách vững chắc, an toàn, có hiệu quả. Tất nhiên kết quả kinh doanh không đơn thuần là kết quả kinh doanh tín dụng mà còn bao gồm cả các hệ thống kinh doanh hỗn hợp tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao nhƣ: Đầu tƣ vốn cho sản xuất, nhận đổi kỳ phiếu, trái phiếu, ngoại tệ, thu từ các dịch vụ chuyển tiền…nhƣng chủ yếu là thu từ lãi cho vay là chính.
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ có trụ sở đặt tại số 33 đƣờng 3/2 thị trấn Long Mỹ huyện Long Mỹ. Với địa bàn rộng, số lƣợng cán bộ tín dụng chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu thực tế hiện nay. Nhƣng với sự nỗ lực và trách nhiệm của từng cán bộ, đƣợc hỗ trợ của chính quyền địa phƣơng ấp, xã mà vốn đầu tƣ đƣợc chuyển tải đến với khách hàng một cách nhanh chóng.
Với tƣ cách là một chi nhánh Ngân hàng trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Hậu Giang, đƣợc giao nhiệm vụ chuyển tải vốn cho sản xuất nông nghiệp trong khu vực huyện Long Mỹ, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện Long Mỹ có một vai trò to lớn trƣớc thực trạng nông nghiệp của huyện nhà, từng bƣớc khắc phục những khó khăn trong sản xuất, đƣa nông nghiệp Huyện đi lên, góp phần làm cho nông nghiệp toàn Tỉnh phát triển một cách bền vững và đó cũng là tiền đề tạo điều kiện phát triển kinh tế của đất nƣớc.
Cán bộ Ngân hàng ngoài nhiệm vụ chuyên môn còn làm tốt công tác quần chúng và chính nơi đây đã giúp cán bộ Ngân hàng trƣởng thành cả về nghiệp vụ lẫn quan điểm chính trị nhƣ cho vay tín chấp qua tổ, nhóm các tổ chức đoàn thể… đã đƣa hoạt động Ngân hàng vào tiềm thức của nhân dân, cũng là việc mở rộng và củng cố thị trƣờng tín dụng một cách sâu sắc.
Khi Nghị định 53/HĐBT ngày 26/02/1988 của Hội đồng Bộ trƣởng đƣợc ban hành thì toàn bộ chi nhánh Huyện phần lớn cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề là trung cấp và sơ cấp. Từ năm 1988 đến nay, Ngân hàng cấp trên gấp rút đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ nâng cao trình độ bằng nhiều hình thức: tập trung, tại chức...Đến nay NH đa số cán bộ đều đƣợc đƣa đi học các lớp nghiệp vụ để đảm bảo chất lƣợng trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
a. Huy động vốn: Nhận các loại tiền gửi với hình thức tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi không kỳ hạn, tiết kiệm gửi góp bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ đối với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nƣớc.
b. Cho vay: Cho vay ngắn hạn và trung hạn đối với khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế và tầng lớp dân cƣ với lãi suất và thời hạn cho vay phù hợp theo phƣơng thức cho vay phù hợp với từng loại hình sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, có những chính sách hỗ trợ cho những hộ nghèo và cận nghèo.
c. Dịch vụ khác:
- Phát hành thẻ tín dụng trong nƣớc, chi trả lƣơng qua tài khoản thẻ,… - Dịch vụ rút tiền tự động qua thẻ ATM.
- Dịch vụ vấn tin qua điện thoại.
- Chuyển tiền nhanh chóng trong và ngoài nƣớc với dịch vụ chuyển tiền nhanh Weston Union, thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT, chuyển tiền du học sinh,…
- Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh, cầm cố giấy tờ có giá. - Mua bán trao ngay và có kỳ hạn các loại ngoại tệ.
Ngoài ra, trong năm 2011 Ngân hàng đã triển khai việc cho vay thấu chi qua thẻ ATM (nội bộ), chuyển tiền tự động trong hệ thống thanh toán IPCAS, triển khai dịch vụ thanh toán hóa đơn tiền điện,…
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦANHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ PTNT HUYỆN LONG MỸ
3.3.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức NHNo & PTNT huyện Long Mỹ
Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014
Giám Đốc
PGĐ PGĐ
Phòng Tín
Qua hình 3.1 ta thấy cơ cấu tổ chức của NHNo & PTNT huyện Long Mỹ bao gồm:
- Ban giám đốc: 1 Giám Đốc và 2 phó Giám Đốc.
- Các phòng ban gồm: một phòng tín dụng (14 ngƣời), một phòng kế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
toán – ngân quỹ (11 ngƣời).
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám Đốc: Trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hƣớng dẫn, giám sát việc thực hiện chức năng nhiệm vụ trong phạm vi hoạt động mà cấp trên giao. Thực hiện ký duyệt các hợp đồng tín dụng, có quyền quyết định các vấn đề có liên quan đến tổ chức nhƣ: khen thƣởng, kỹ luật, nâng lƣơng cho cán bộ trong đơn vị.
Phó Giám Đốc: Có nhiệm vụ lãnh đạo các phòng ban đƣợc Giám Đốc ủy quyền trong phạm vi cho phép và chịu trách nhiệm giám sát tình hình hoạt động của các bộ phận đó, hỗ trợ cùng Giám Đốc trong các mặt nghiệp vụ . Phòng tín dụng
- Đề xuất với Giám Đốc xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng, phân
loại khách hàng và đề xuất các chính sách ƣu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hƣớng đầu tƣ tín dụng khép kín.
- Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, lập hồ sơ vay vốn,
kiểm soát hồ sơ, trình Giám Đốc ký hợp đồng tín dụng.
- Trực tiếp kiểm tra quá trình vay vốn của khách hàng, kiểm tra tài sản
đảm bảo nợ, đôn đốc khách hàng trả lãi và gốc đúng hạn.
- Theo dõi tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn, nhu cầu vốn cần thiết để
phục vụ tín dụng. Từ đó, trình lên Giám Đốc để có kế hoạch cụ thể. Phòng kế toán - ngân quỹ:
- Phòng Kế toán:
+ Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy
định của Ngân hàng Nhà Nƣớc, NHNo & PTNT Việt Nam.
+ Thực hiện các thủ tục thanh toán, phát vay cho khách hàng theo lệnh
của Giám Đốc hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền.
+ Quản lý hồ sơ của khách hàng, hạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu
nợ, thu lãi, trả lãi tiền vay, tiền gửi, chuyển nợ quá hạn, thu thập các thông tin phát sinh trong ngày, thực hiện các khoản giao nộp ngân sách nhà nƣớc.
- Ngân quỹ: Ngân quỹ có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiền mặt, ngân phiếu trong kho hàng ngày, trực tiếp trong việc thu ngân và giải ngân khi có phát sinh trong ngày. Cuối mỗi ngày, khoá sổ ngân quỹ, kết hợp với kế toán theo dõi nghiệp vụ ngân quỹ phát sinh mỗi ngày để điều chỉnh kịp thời khi có sai sót, lên bảng cân đối vốn và sử dụng vốn hàng ngày để trình lên Ban Giám Đốc.
+ Hậu kiểm (1 người): Hậu Kiểm có trách nhiệm giám sát, kiểm tra hồ sơ, chứng từ trong ngày từ nhân viên kế toán chuyển qua và những chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của NH.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA NHNo & PTNT HUYỆN LONG MỸ LONG MỸ
3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Ngân hàng
(Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014)
Kế toán trƣởng: 1 ngƣời.
Kiểm soát viên: 1 ngƣời.
Kế toán thu nợ: 4 ngƣời .
Kế toán thẻ: 1 ngƣời.
Kế toán ngoại hối: 1 ngƣời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán tiết kiệm: 1 ngƣời.
Kế toán tiền : 1 ngƣời.
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN THU NỢ KẾ TOÁN THẺ KẾ TOÁN NGOẠI HỐI KẾ TOÁN TIẾT KIỆM KẾ TOÁN TIỀN KIỂM SOÁT VIÊN
Qua hình 3.2, chúng ta có thể thấy rằng NHNo & PTNT huyện Long Mỹ không có tổ chức phòng Kế toán riêng biệt, các kế toán tập trung 1 phòng và phụ trách từng nhiệm vụ riêng biệt của mình, nhƣ vậy sẽ dễ dàng hạch toán và tiếp cận hồ sơ nhanh chóng.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
3.4.2.1 Chuẩn mực và hệ thống kế toán áp dụng
Các báo cáo tài chính của Ngân hàng đƣợc lập phù hợp với Hệ thống Kế
toán các Tổ chức Tín dụng Việt Nam theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 04 năm 2004 do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ban hành có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005; Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành ngày 10 tháng 7 năm 2006, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 9 năm 2006 quy định về việc sửa đổi các tài khoản kế toán áp dụng cho các Tổ chức Tín dụng; Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về chế độ báo cáo tài chính đối với các Tổ chức Tín dụng; Thông tƣ số 210/2009/TT- BTC hƣớng dẫn áp dụng Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế về trình bày báo cáo tài chính và thuyết minh thông tin đối với công cụ tài chính Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 và các chuẩn mực Kế toán Việt Nam khác do Bộ Tài chính ban hành bao gồm:
- Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc
ban hành và công bố 4 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 1).
- Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 về việc
ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 2).
- Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2003 về việc
ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 3).
- Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2005 về việc
ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 4).
- Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc
ban hành và công bố 4 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 5).
3.4.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán
- Ngân hàng cho vay theo Nghị định 41/2010/NĐ-CP, và theo quyết định
số 66/QĐ-HĐTV-KHDB ngày 22/01/2014, quy định cụ thể các nguồn vốn cho vay, đối tƣợng cho vay, mức vay cho các đối tƣợng và thời hạn cho vay,…
- Ngân hàng đang áp dụng hình thức kế toán bằng máy vi tính (cụ thể là hình thức chứng từ ghi sổ) thực hiện theo quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19 tháng 7 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ban hành quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nƣớc, các Tổ chức tín dụng.
- Phần mềm kế toán Ngân hàng đang áp dụng là phần mềm IPCAS II.
a. Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ
- Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc ghi nhận trên chứng từ kế toán đều phải phân loại trên chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán.
b. Các loại sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại NHNo & PTNT huyện Long Mỹ 2014).
Qua hình 3.3, ta thấy:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,