tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại công ty xăng dầu tây nam bộ

LỜI CẢM TẠ  Từ những kiến thức tích lũy được nhờ vào quá trình giảng dạy nhiệt tình và tâm huyết của quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, cùng với kinh nghiệm thực tế tích

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐẶNG CÔNG ĐẾN

TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Ngành: Kế toán - kiểm toán

Mã số ngành: 52340302

Tháng 8 năm 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐẶNG CÔNG ĐẾN MSSV: 4104138

TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Ngành: Kế toán- kiểm toán

Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ThS PHAN THỊ ÁNH NGUYỆT

Tháng 8 năm 2013

LỜI CẢM TẠ



Từ những kiến thức tích lũy được nhờ vào quá trình giảng dạy nhiệt tình

và tâm huyết của quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, cùng với kinh nghiệm thực tế tích lũy được trong quá trình thực tập tại Phòng Tài chính

- Kế toán Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã giúp tôi hoàn thành luận văn tốt

nghiệp với đề tài: “Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ” Trong thời gian thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận

tình từ phía nhà trường và cơ quan thực tập Cụ thể là sự hướng dẫn tận tâm, nhiệt tình của cô Phan Thị Ánh Nguyệt trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài Song song đó là sự giúp đỡ của Ban Giám Đốc, các anh chị nhân viên các phòng ban, nhất là Phòng Tài chính - Kế toán Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại học Cần Thơ đã tạo điều kiện tốt nhất trong quá trình tôi học tập và rèn luyện tại trường Chân thành cảm ơn quý thầy cô trong Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho tôi rất nhiều những kiến thức quý báu Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phan Thị Ánh Nguyệt đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài luận văn tốt nghiệp này

Tôi chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc, các anh chị Phòng Tài chính -

Kế toán của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp thông tin và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực tập

Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe Kính chúc Quý công ty xăng dầu Tây Nam Bộ ngày càng mở rộng và phát triển hơn nữa trong tương lai

Xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013

Sinh viên thực hiện

Đặng Công Đến

LỜI CAM ÐOAN



Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất

kì đề tài nghiên cứu nào

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013

Sinh viên thực hiện

Đặng Công Đến

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP



Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013

Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên và đóng dấu)

BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP



 Họ và tên người nhận xét: Phan Thị Ánh Nguyệt Học vị: Thạc Sĩ

 Chuyên ngành: Kế toán

 Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ hướng dẫn

 Cơ quan công tác: Bộ môn Kế toán – Kiểm toán, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Cần Thơ

 Tên sinh viên: Đặng Công Đến MSSV: 4104138

 Chuyên ngành: Kế toán- kiểm toán Khóa: 36

 Tên đề tài: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi

trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

 Cơ sở đào tạo: Trường Đại học Cần Thơ



 Họ và tên người nhận xét: ………Học vị:…………

 Chuyên ngành: ………

 Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ phản biện

 Cơ quan công tác: ………

 Tên sinh viên: Đặng Công Đến MSSV: 4104138

 Chuyên ngành: Kế toán- kiểm toán Khóa: 36

 Tên đề tài: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi

trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

 Cơ sở đào tạo: ………

MỤC LỤC

Trang

Chương 1: GIỚI THIỆU……… 1

1.1 Lý do chọn đề tài……… 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu……… 2

1.2.1 Mục tiêu chung……… 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể……… 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu……… 2

1.3.1 Phạm vi về thời gian……… 2

1.3.2 Phạm vi về không gian……… 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu……… 2

1.4 Lược khảo tài liệu nghiên cứu……… 3

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU……… 4

2.1 Phương pháp luận……… 4

2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán………… 4

2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán……… 5

2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí……… 7

2.1.4 Nguy cơ đối với dữ liệu kế toán trong môi trường xử lý bằng máy…… 12

2.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ……… 13

2.1.6 Quy trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính……… 15

2.1.7 Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán……… 17

2.1.8 Tìm hiểu phần mềm kế toán SAP………18

2.2 Phương pháp nghiên cứu……… 19

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu……… 19

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu……… 20

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 21

3.1 Lịch sử hình thành và phát triển……… 21

3.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh……… 22

3.2.1 Chức năng……… 22

3.2.2 Nhiệm vụ……… 22

3.2.3 Lĩnh vực hoạt động……… 23

3.3 Cơ cấu tổ chức……… 24

3.3.1 Công tác tổ chức quản lý……… 24

3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận……… 25

3.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty……… 27

3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán……… 27

3.4.2 Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán……… 28

3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty……… 29

3.5 Khái quát kết quả kinh doanh qua 3 năm……… 30

3.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động……… 34

3.6.1 Thuận lợi……… 34

3.6.2 Khó khăn……… 34

3.6.3 Phương hướng hoạt động……… 35

CHƯƠNG 4: TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ……… 36

4.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty… 36 4.1.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu……… 36

4.1.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí……… 36

4.2 Tìm hiểu chu trình doanh thu……… 37

4.2.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu……… 37

4.2.2 Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu…… 49

4.2.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu……… 50

4.2.4 Nhận xét……… 62

4.3 Tìm hiểu chu trình chi phí……… 63

4.3.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí………… 63

4.3.2 rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí……… 68

4.3.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí………… 69

4.4 Đánh giá hiệu quả đạt được của hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị… 72

4.4.1 Ưu điểm……… 72

4.4.2 Nhược điểm……… 74

4.4.3 Hiệu quả đạt được……… 74

4.4.4 Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán………… 75

CHƯƠNG 5: BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ………… 76

5.1 Cơ sở đề ra giải pháp và đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động cuả các chu trình……… 76

5.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp……… 76

5.1.2 Cách đánh giá đối với các rủi ro……… 76

5.1.3 Đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động của chu trình doanh thu……… 77

5.1.4 Đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động của chu trình chi phí……… 78

5.2 Thiết lập các thủ tục kiểm soát rủi ro……… 78

5.2.1 Đối với các tồn tại……… 78

5.2.2 Đối với chu trình doanh thu……… 80

5.2.3 Đối với chu trình chi phí……… 81

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……… 82

6.1 Kết luận……… 82

6.2 Kiến nghị……… 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 84

PHỤ LỤC……… 85

DANH MỤC BIỂU BẢNG

Trang

Bảng 2.1 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ……… 13

Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

từ năm 2010 đến năm 2012 30

Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6

tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013……… 32

Bảng 4.1 Các sổ sách và báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh

thu……… 48

Bảng 4.2 Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh

thu……… 49

Bảng 4.3 Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí…… 68

Bảng 4.4 Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi

Bảng 5.3 Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình doanh thu………… 80

Bảng 5.4 Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình chi phí……… 81

DANH MỤC HÌNH

Trang

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ… 25

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán……… 27

Hình 3.3 Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2010 đến năm 2012……… 31

Hình 3.4 Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2012……… 33

Hình 4.1 DFD cấp 1 mô tả chu trình doanh thu bán hàng nội địa 37

Hình 4.2 Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng……… 39

Hình 4.3 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ……… 40

Hình 4.4 Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho giao hàng……… 41

Hình 4.5 Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền bán hàng……… 43

Hình 4.6 Lưu đồ mô tả hoạt động bán hàng tái xuất theo hợp đồng công ty ký trực tiếp……… 45

Hình 4.7 Lưu đồ mô tả hoạt động tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế……… 47

Hình 4.8 Màn hình nhập liệu đăng nhập vào hệ thống……… 51

Hình 4.9 Màn hình nhập mã đơn hàng……… 52

Hình 4.10 Màn hình nhập mã hợp đồng……… 52

Hình 4.11 Màn hình cảnh báo về ngày nghiệp vụ……… 53

Hình 4.12 Màn hình chọn mặt hàng, số lượng cần bán……… 53

Hình 4.13 Màn hình xác nhận mặt hàng, số lượng cần bán……… 54

Hình 4.14 Màn hình nhập liệu thông báo giá……… 54

Hình 4.15 Màn hình nhập liệu chọn mã kho xuất……… 55

Hình 4.16 Màn hình nhập liệu chọn mã nguồn……… 56

Hình 4.17 Màn hình tạo lệnh xuất……… 56

Hình 4.18 Màn hình thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng………… 57 Hình 4.19 Bảng kê chi tiết vận chuyển theo lô tuyến Nhà Bè – Sóc Trăng… 57

Hình 4.20 Bảng kê chi tiết phiếu xuất……… 58

Hình 4.21 Sổ chi tiết tiền mặt ngày 14/10/2013……… 59

Hình 4.22 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 9 ngày 14/10/2013……… 59

Hình 4.23 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 2 ngày 14/10/2013……… 60

Hình 4.24 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 1 ngày 14/10/2013……… 60

Hình 4.25 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 5 ngày 14/10/2013……… 61

Hình 4.26 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 3 ngày 14/10/2013……… 61

Hình 4.27 DFD cấp 1 mô tả chu trình chi phí……… 63

Hình 4.28 Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng, nhận hàng và nhập kho……… 65

Hình 4.29 Lưu đồ mô trả hoạt động chi tiền mặt……… 66

Hình 4.30 Lưu đồ mô trả hoạt động tạm ứng……… 67

Hình 4.31 Màn hình nhập xăng dầu vào cửa hàng……… 69

Hình 4.32 Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng… 70

Hình 4.33 Màn hình thực nhận ở cửa hàng……… 70

Hình 4.34 Giấy đề nghị tạm ứng ngày 01/10/2013……… 71

Hình 4.35 Phiếu chi tạm ứng ngày 01/10/2013……… 71

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Xã hội ngày càng phát triển nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ngày càng trở nên phổ biến Cùng với xu hướng chung của nền kinh tế, các doanh nghiệp hiện nay không chỉ phát triển công nghệ sản xuất mà còn phải có trình độ quản lý, hạch toán cũng phải đáp ứng được nhu cầu của thời đại đó là hiệu quả và đạt năng suất cao Trong

đó phải kể đến sự đóng góp của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, các quy trình xử lý trên máy vi tính đã góp phần hỗ trợ cho nhân viên ở các doanh nghiệp giải quyết khối lượng công việc lớn đạt hiệu quả cao trong thời gian ngắn Đối với một doanh nghiệp thương mại thì ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình là rất cần thiết, nó làm cho công tác kế toán và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Nhờ có công nghệ thông tin mà công tác kế toán và công tác quản lý được dễ dàng hơn thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, kế toán cung cấp các thông tin quan trọng cho nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Để đạt được mục tiêu chung của tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy Công ty phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ tập trung vào việc xây dựng và quản lý chu trình doanh thu và chu trình chi phí Nhưng trong thực tế, các hoạt động kinh tế luôn tồn tại những rủi ro tiềm tàng, thêm vào đó hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ không ngừng phát triển và như vậy sức ép giải quyết các sự kiện kinh tế nói chung mà các sự kiện trong chu trình doanh thu và chi

phí nói riêng sẽ ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi hệ thống thông tin đáp ứng được yêu cầu giải quyết các sự kiện một cách nhanh nhất và chính xác Vì sự cần

thiết trên nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là”Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ”

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Đề tài tập trung tìm hiểu và đánh giá chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán Từ đó, tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn hai chu trình này tại đơn vị

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

 Mục tiêu 1: Tìm hiểu quy trình xử lý các hoạt động kinh tế và các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí với việc ứng dụng phần mềm kế toán

 Mục tiêu 2: Tìm hiểu phần mềm kế toán hiện hành của đơn vị, qua đó đánh giá ưu nhược điểm của phần mềm đang sử dụng trong quy trình xử lý các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí

 Mục tiêu 3: Đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh

thu và chu trình chi phí hiện tại

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình doanh thu và chu trình chi phí bao gồm các sự kiện kinh tế xảy ra như sau:

 Chu trình doanh thu:

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

 Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng

 Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng

 Nhận tiền thanh toán của khách hàng

 Chu trình chi phí:

 Đặt hàng với nhà cung cấp

 Nhận hàng và nhập kho

 Nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải trả

 Thanh toán cho nhà cung cấp

Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ, sổ sách sử dụng trong từng sự kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu trình đối với các rủi ro

1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU

1, Lê Thi Như Hằng (2010),”Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế

toán trong NHNN & PTNT Thành phố Vĩnh Long”, Đại học Cần Thơ Trong

đề tài mô tả rất rõ những hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí Các thủ tục kiểm soát được đề ra khá đầy đủ cho cả hai chu trình Tuy nhiên bài viết chưa thực sự tập trung làm nổi bật mục tiêu nghiên cứu của

đề tài, các thủ tục kiểm soát chưa thể hiện cụ thể các rủi ro còn tồn tại, đề tài cũng chưa khái quát chung về tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng

và sử dụng công cụ chính để tìm hiểu về hai chu trình đó là lưu đồ Đó chính

là điểm khác biệt và phát triển mới hơn trong đề tài mà tôi thực hiện

2, Lê Thị Thúy Vy (2009),”Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện

chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang”, Đại học Cần

Thơ Đề tài tập trung mô tả khá đầy đủ những sự kiện kinh tế chính trong chu trình doanh thu Đồng thời, đề tài đã tìm và đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro

có thể xảy ra trong quy trình xử lý nghiệp vụ của chu trình doanh thu hiện tại

Từ đó tác giả thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần dược Hậu Giang Tuy nhiên, để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán còn phải quan tâm đến các chu trình khác, mà nổi bật là chu trình chi phí Đây là điểm khác biệt trong đề tài

do tôi thực hiện

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN

2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán

2.1.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin

a, Khái niệm

 “Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát”.[8; tr 2]

b, Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

“Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau:

 Các hệ thống xử lý nghiệp vụ: Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, bao gồm hệ thống kế toán tài chính; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự…”[8; tr 4]

 “Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin

ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm: hệ thống thông tin thị trường; hệ thống thông tin sản xuất; hệ thống thông tin tài chính; hệ thống thông tin nhân lực; hệ thống thông tin kế toán

 Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực thuộc xã hội, văn hóa liên quan… nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có tính tổng hợp.”[8; tr 5]

c, Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin

“Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ

DỮ LIỆU THÔNG TIN

Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.”[8; tr 6]

2.1.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán

a, Khái niệm

 “Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan.”[4; tr 9]

b, Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán

“Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:

 Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

 Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch

 Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch

 Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày

 Kiểm soát:

 Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Bảo vệ tài sản, vật chất của Công ty

 Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được

xử lý chính xác, kịp thời.”[4; tr 10]

2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Lưu đồ

 “Khái niệm lưu đồ: Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn

gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống Lưu đồ còn

GHI

LẬP BÁO CÁO

được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống Có nhiều loại lưu

đồ như lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình:

 Lưu đồ chứng từ: Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng

từ, người lập, người nhận, nơi nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong các hoạt động chức năng

 Lưu đồ hệ thống: Mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính

 Lưu đồ chương trình: Mô tả trình tự xử lý của một chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.”[4; tr 22]

 Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ:

Chứng từ nhiều liên Kết nối cùng trang

Kết nối sang trang ”[4 ; tr 23]

 Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ:

 “Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả của xử lý

 Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu

từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô

tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng.”[8; tr 19]

2.1.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

 “Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả

về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống Một sơ đồ dòng dữ liệu được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: Nguồn; đích dữ liệu; luân chuyển dữ liệu; xử lý và lưu trữ dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu thường được chia thành nhiều cấp độ thấp hơn: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp khái quát (cấp 0), sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2.”[8; tr 19]

 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu:

Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng Lưu trữ dữ liệu

bên ngoài hệ thống

(bắt đầu/kết thúc) 2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí

2.1.3.1 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu

a, Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

“Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch

vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đơn đặt hàng của khách hàng

Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép hay không

để xét duyệt chấp thuận bán chịu Như vậy, tham gia vào hoạt động xử lý nhận đơn đặt hàng này có 2 bộ phận là bộ phận bán hàng và phòng kinh doanh.Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng và hợp đồng bán hàng:

 Đơn đặt hàng: Là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng, hàng hóa, thời gian địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.”[5; tr 6]

 “Lệnh bán hàng: Là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phân liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua Nếu bán chịu, lệnh sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng để làm căn cứ đóng gói hàng, cho khách hàng để xác nhận đơn đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn bán hàng

 Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

 Bộ phận bán hàng

 Phòng kinh doanh.”[5; tr 7]

b, Xuất kho giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng

“Đến ngày giao hàng, kho tiến hành xuất kho theo như Lệnh bán hàng

Bộ phân gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng

Chứng từ sử dụng là:

 Phiếu xuất kho: Được bộ phận kho lập khi tiến hành xuất hàng hoá ra khỏi kho Chứng từ này còn được gởi cho các bộ phận như bộ phận vận chuyển và các bộ phận kế toán để xác định hàng đã được xuất bán và tiêu thụ Một liên của chứng từ này được lưu lại tại kho

 Vận đơn: Là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan đến hàng gửi như: chủng loại, số lượng, trọng lượng hàng

 Giấy gửi hàng: Xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

 Bộ phân kho hàng

 Bộ phận gửi hàng.”[5; tr 8]

c, Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải thu của khách hàng

“Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực

sự hoàn thành Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, các điều kiện thanh toán… Chứng từ này được lập thành nhiều liên bao gồm gửi khách hàng, chuyển kế toán phải thu và lưu tại bộ phận lập hóa đơn

Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

 Bộ phận lập hóa đơn

 Bộ phận kế toán phải thu

 Bộ phận kế toán kho.”[5; tr 9]

d, Nhận tiền thanh toán của khách hàng

“Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khách hàng gửi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền của khách hàng thanh toán

Giấy báo trả tiền là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng Khi người mua thanh toán tiền,

họ sẽ gửi lại”Giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán

Thông thường séc thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bởi bộ phận thư tín

Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền, thay cho các hóa đơn bán hàng

Các chứng từ sử dụng: Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán… ghi nhận khách hàng thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

 Đơn đặt hàng này cũng tương tự như đơn đặt hàng trong sự kiện nhận

và xử lý đơn đặt hàng trong chu trình doanh thu Nếu đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các bên

 Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu

 Hợp đồng mua bán thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng từ khách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán này chính là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

Chứng từ sử dụng là phiếu nhập kho Phiếu nhập kho là chứng từ được

bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa thực nhận Số lượng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

 Bộ phận nhận hàng

 Bộ phận kho hàng.”[5; tr 33]

c, Nhận hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải trả

“Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải trả tiến hành đối chiếu, kiểm tra hóa đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp Hóa đơn bán hàng (của người bán) là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán

Bộ phận tham gia vào hoạt động này là:

 Bộ phận kế toán phải trả.”[5; tr 35]

d, Thanh toán cho nhà cung cấp

“Tùy thuộc vào chính sách thanh toán, tài chính của doanh nghiệp, những chứng từ thanh toán đến hạn sẽ được kế toán phải trả chuyển sang phòng tài vụ để xét duyệt thanh toán Tại đây chứng từ thanh toán sẽ được kiểm tra và phòng tài vụ sẽ lập chứng từ thanh toán Sau khi séc đã lập và được cấp có thẩm quyền ký phát hành, số séc sẽ được ghi lên chứng từ thanh

toán và rồi chuyển trả chứng từ thanh toán về bộ phận kế toán phải trả Séc được gửi kèm với giấy báo trả tiền để thanh toán cho nhà cung cấp Trường hợp không theo dõi thanh toán theo chứng từ thanh toán mà theo dõi theo người bán thì đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển bộ chứng từ cho kế toán tiền, kế toán tiền sẽ lập phiếu chi và gửi cho thủ quỹ để thủ quỹ thực hiện chi tiền và xác nhận chi tiền

Chứng từ sử dụng là séc thanh toán, giấy báo trả tiền, phiếu chi

Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:

a, Các gian lận liên quan tới tập tin và chương trình ứng dụng

 “Cố tình thay đổi các dữ liệu trong quá trình nhập máy: Gian lận này thường được phát hiện bằng cách đối chiếu số tổng kiểm soát hoặc tạo số kiểm tra

 Kỹ thuật Trojan Horse: Đây là gian lận được thực hiện bằng cách gài một chương trình bất hợp pháp vào máy để thực hiện một nhiệm vụ.”[8; tr 86]

 “Kỹ thuật Salami: Được thực hiện dựa trên nguyên tắc làm tròn số để chuyển một số tiền rất nhỏ thành một số tiền rất lớn đến nơi chỉ định nào đó

 Kỹ thuật Superzapping: Để sửa đổi hoặc xem nội dung ghi nhớ trong máy tính

 Kỹ thuật Logic Bomb: Gian lận này được thực hiện bằng cách gài một chương trình để thực hiện một phá hoại nào đó theo những thời điểm thích hợp hoặc định kỳ thời gian Thông thường Logic Bomb được sử dụng kết hợp với Trojan Horse để xóa dấu vết gian lận”[8; tr 87]

b, Các gian lận liên quan tới hệ thống

“Thông thường các gian lận này được thực hiện với mục đích thâm nhập

bất hợp pháp vào hệ thống Các gian lận này được thực hiện bằng cách sau:

 Tìm kiếm trên các dấu vết thông tin ví dụ như đĩa từ, giấy than, giấy

bỏ ở sọt rác

 Đóng giả một người sử dụng hợp pháp của hệ thống để ra các yêu cầu thực hiện cho các cá nhân hoặc các ứng dụng khác Gian lận được thực hiện bằng cách gài một thiết bị đặc biệt vào đường dây truyền thông, chặn các thông tin truyền thông giữa hệ thống hoạt động và người sử dụng.”[8; tr 88]

2.1.4.2 Các dạng sai sót

“Sai sót có thể là do không cẩn thận hay có thể là do thiếu kiến thức Các bước kiểm soát nội bộ phải nhằm tạo điều kiện phát hiện ra sai sót khi số liệu được nhập vào.”[8; tr 89]

2.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.5.1 Định nghĩa

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự

đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

 Báo cáo tài chính đáng tin cây

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”[7; tr 79]

2.1.5.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bảng 2.1: Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ [7; tr 81]

bộ

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

 Xác định mục tiêu của đơn

 Phân chia trách nhiệm đầy

 Hệ thống thông tin, bao gồm

cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng

 Truyền thông đảm bảo các kênh thông tin bên trong và bên ngoài để hoạt động hữu hiệu

kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không

 Giám sát thường xuyên

 Giám sát định kỳ

2.1.6 Quy trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính

2.1.6.1 Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán

 Kiểm soát chung

“Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán

 Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật

 Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm

 Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý

 Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu

 Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống phục hồi nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.”[4; tr 111]

 Kiểm soát ứng dụng

 “Kiểm soát nhập liệu: Kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ

 Kiểm soát xử lý dữ liệu: Kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu

 Kiểm soát kết quả dữ liệu:

 Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành

 Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin

 Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin

 Mục tiêu của phân tích hệ thống:

 Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại

 Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết

 Nhận dạng thông tin cần thiết

 Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới

 Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới

 Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.”[4; tr 43]

 Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống

 Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống

 Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.”[4; tr 46]

a, Nội dung phân tích hệ thống

“Dòng dữ liệu: Đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống và doanh nghiệp Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận Đội nghiên cứu xác định những nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó

Sự có hiệu lực: Đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thống hiện hành Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực Những dữ liệu này

có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người tiêu dùng về tính hữu hiệu của hệ thống

Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống Mặc dù tính hiệu quả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỉ lệ của dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiến hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng

Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong

hệ thống hiện hành Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp

đặt ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả gắn với sự tuân thủ của chính sách quản lý kiểm soát nội bộ kém có thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những báo cáo quản lý hoặc những báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.”[4; tr 47]

b, Hiệu quả quá trình phân tích

“Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội

bộ trong hệ thống hiện hành Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi hệ thống mới Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống.”[4; tr 48]

2.1.6.4 Kết quả của phân tích hệ thống

 Thiết kế hệ thống mới: Hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được

để giải quyết vấn đề tồn tại.”[4; tr 59]

2.1.7 Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán

 Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

 Xác định các loại báo cáo, chứng từ

 Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan

 Khai báo

 Tạo thủ tục kiểm soát

2.1.8 Tìm hiểu phần mềm kế toán SAP

“SAP là nhà cung cấp số một tiêu chuẩn phần mềm ứng dụng kinh doanh và các nhà cung cấp phần mềm lớn thứ ba trên thế giới SAP cung cấp các giải pháp khả năng mở rộng ngành công nghiệp thực hành tốt nhất SAP không ngừng phát triển các sản phẩm mới để giúp khách hàng của họ đáp ứng với điều kiện thị trường năng động và giúp họ duy trì lợi thế cạnh tranh của

họ SAP cung cấp các chức năng thiết yếu của kinh doanh bao gồm:

 Quản lý vật liệu: Thành phần quản lý vật liệu là nền tảng cho các chức năng hậu cần của một Công ty Các thành phần bao gồm các chức năng mua, chuyển động hàng tồn kho, các khoản phải trả và các tập tin tổng thể vật chất, trong đó có các thông tin về tất cả các tài liệu và các dịch vụ được sử dụng tại một Công ty

 Bán hàng và phân phối: Bán hàng và thành phần phân phối kết hợp chặt chẽ các quy trình từ đơn đặt hàng cho việc cung cấp các sản phẩm cho khách hàng Các thành phần bao gồm các chức năng bán hàng, giá cả, thu hái, đóng gói và vận chuyển

 Quản lý chất lượng: Thành phần quản lý chất lượng được sử dụng để đảm bảo và nâng cao về chất lượng sản phẩm của Công ty Các chức năng của thành phần này bao gồm việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra chất lượng của sản phẩm đã mua và kết thúc

 Kế hoạch sản xuất: Thành phần kế hoạch sản xuất quản lý quá trình sản xuất của Công ty Các chức năng của thành phần này bao gồm quy hoạch năng lực sản xuất của Công ty, lập kế hoạch sản xuất tổng thể, vật liệu yêu cầu quy hoạch và các chức năng xưởng sản xuất thành phẩm của Công ty

 Dịch vụ khách hàng: Giúp quản lý các dịch vụ của một Công ty mà nó cung cấp cho khách hàng để sửa chữa và bảo hành

 Quản lý kho: Thành phần quản lý kho giúp Công ty để quản lý hàng tồn kho chính xác và khả năng lưu trữ tối đa hóa Thành phần này có thể làm giảm thời gian cần để đặt và gỡ bỏ các mục từ kho bằng cách gợi ý vị trí hiệu quả nhất để lưu trữ tài liệu và cách hiệu quả nhất để đặt và gỡ bỏ tài liệu từ kho

 Báo cáo và kinh doanh thông minh: Cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu để tạo ra các báo cáo mới và tùy chỉnh những cái hiện có

 Bảo dưỡng nhà máy: Thành phần bảo dưỡng nhà máy được sử dụng để duy trì các thiết bị được sử dụng trong việc sản xuất các thành phẩm của Công

ty

 Quản lý tài chính: Tự động hóa các quy trình tài chính và kế toán Bao gồm hỗ trợ cho nhiều loại tiền tệ, ngân sách, ngân hàng.”[6]

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tại thành phố Cần Thơ

Dữ liệu sơ cấp có được thông qua việc quan sát, trao đổi với các nhân viên tại Công ty

2.2.1.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web Dù dưới hình thức nào thì

dữ liệu, thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời Được sử dụng để tìm hiểu

sơ bộ về hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị (phụ lục 1 và phụ lục 2)

2.2.1.2 Quan sát

Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích Được dùng tìm hiểu sự luân chuyển các chứng từ, các sự kiện kinh tế phát sinh giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc Từ đó

sẽ mô tả lại các sự kiện kinh tế bằng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu (phần 4.2.1;

4.3.1) Được dùng để quan sát việc nhập, cập nhật, sửa chữa dữ liệu trên màn

hình kế toán của phần mền kế toán SAP (phần 4.2.3; 4.3.3)

2.2.1.3 Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu

Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức

độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán và tài liệu của các nhân viên trong hệ thống Được dùng để đánh giá độ tin cậy, độ chính xác của số liệu, tài liệu đơn vị cung cấp

Từ đó đưa ra những điểm mạnh, điểm hạn chế và những giải pháp cụ thể để khắc phục những điểm hạn chế, những rủi ro đang xảy ra tại đơn vị (phần

4.2.2; 4.3.2; 4.4; 5.1; 5.2)

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

 Phương pháp mô tả: Mô tả quy trình xử lý các sự kiện kinh tế trong

chu trình doanh thu và chu trình chi phí (mục tiêu 1)

 Phương pháp so sánh: Từ việc mô tả trên, so sánh với lý thuyết để tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, từ đó đề ra biện pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí

tại chi nhánh (mục tiêu 2 và 3) Đồng thời so sánh các chỉ tiêu kinh tế như

doanh thu, chi phí và lợi nhuận để thấy được hoạt động kinh doanh của chi

nhánh, được sử dụng để khái quát kết quả kinh doanh qua 3 năm (phần 3.5)

gồm:

+ So sánh bằng số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc, kết quả so sánh này biểu hiện khối lượng, quy mô của các hiện tượng kinh tế

Δy = y1 – y0

+ So sánh bằng số tương đối: Là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

 Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ

 Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex TÂY NAM BỘ

 Trụ sở: Số 21 – CMT8 – P.Thới Bình – Q.Ninh Kiều – TP.Cần Thơ

tư

Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ được thành lập vào tháng 5/1975 từ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật (kho, bồn bể, đường ống,… ) do các hãng của tư bản như hãng Catlex, Esso, Shell để lại với tên gọi ban đầu là Công ty xăng dầu cấp I khu vực Tây Nam Bộ Ngày 07/01/1976, Tổng cục Vật tư bằng văn bản số 03/VH-KH quyết định thành lập Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ, trực thuộc Công ty Xăng dầu Miền Nam (Công ty Xăng dầu Khu vực

II ngày nay)

Tháng 07/1977, Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD-QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ” thành “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” trực thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II

Ngày 11/09/1984, Giám Đốc Công ty Xăng dầu Khu vực II ban hành quyết định số 134/TC.QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” thành “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang”

Ngày 26/12/1988, Tổng Giám Đốc tổng Công ty Xăng dầu Việt nam ban hành quyết định số 2209/XD.QĐ đổi tên “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty Xăng dầu Hậu Giang” và trực thuộc Petrolimex Việt Nam Ngày 01/01/2004, theo quyết định số 1680/2003/QĐ-BTM ngày 08/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, đổi tên “Công ty Xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ” trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Từ ngày 01/07/2012 Công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sang Công ty TNHH Một Thành Viên thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Từ khi thành lập đến nay, Công ty không ngừng lớn mạnh, ngoài trụ sở chính tại Thành phố Cần Thơ, Công ty còn có 3 chi nhánh trực thuộc ở 3 tỉnh Hậu Giang, Sóc Trăng và Bạc Liêu cùng hệ thống kho bể với sức chứa trên 120.000 m3/tấn Với những đóng góp cho sự phát triển kinh tế và đảm bảo An Ninh Quốc Phòng Công ty đã được Nhà nước trao tặng huân chương lao động hạng Ba, huân chương lao động hạng Nhì và nhiều danh hiệu cá nhân khác

3.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

3.2.1 Chức năng

Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Công ty có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu, Đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu của an ninh quốc phòng và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công Ngoài mặt hàng chủ yếu là xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch

vụ như: kinh doanh kho bể (giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác, ), vận tải xăng dầu, dịch vụ hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tốt hơn cho khách hàng Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sang Campuchia theo sự ủy nhiệm của Tổng Công ty Xăng dầu

cấp, đồng thời chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và xã hội

Trong công tác kinh doanh tạo ra nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực đồng bằng sông Cửu Long Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý, tổng đại lý Tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực đồng bằng sông Cửu Long nói riêng và cả nước nói chung

3.2.3 Lĩnh vực hoạt động

a) Lĩnh vực hoạt động của Công ty bao gồm:

 Kinh doanh xăng dầu;

 Các sản phẩm hóa dầu và khí hóa lỏng;

 Kinh doanh kho, cảng (giữ hộ, cấp lẻ, nhập ủy thác);

 Vận chuyển xăng dầu;

 Vật tư, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu;

 Cung ứng tàu biển;

 Dịch vụ đo lường, rửa xe…

c) Địa bàn kinh doanh

Mạng lưới hoạt động của Công ty tập trung chủ yếu ở khu vực miền Tây Nam Bộ Bao gồm Văn phòng Công ty được đặt tại trung tâm Thành phố Cần Thơ và các chi nhánh trực thuộc ở các tỉnh: Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu Ngoài ra Công ty còn xây dựng hệ thống kho, bể chứa gồm: Tổng kho Xăng dầu Miền Tây và các hệ thống kho khác và nhiều cửa hàng đại lý kinh doanh xăng dầu

d) Các sản phẩm kinh doanh

Các sản phẩm kinh doanh chính của Công ty:

+ Dầu sáng: Xăng A95, A92, các loại có tên là G.O (Go – Soil oil), dầu Diesel CLC (D.O), dầu hỏa (K.O), dầu Mazut

+ Dầu mỡ nhờn: Dầu nhờn động cơ, dầu nhờn truyền động, dầu công nghiệp, dầu nhờn, dầu máy (có rất nhiều loại dầu mỡ nhờn như: PLC Racer Plus, Vistra 4T300, Energol HD 40… )

Ngoài chức năng chính là kinh doanh các sản phẩm xăng dầu Công ty còn thực hiện nhiều loại hình dịch vụ khác nhau như: Kinh doanh kho bể (giữ

hộ, cấp lẻ, nhận nhập ủy thác,… ), vận chuyển xăng dầu, dịch vụ giữ xe, rửa

xe, đo lường, cung ứng tàu biển, thiết kế thi công các kho bể chứa xăng dầu, xây dựng các cửa hàng bán lẻ

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.3.1 Công tác tổ chức quản lý

 Cơ quan quản lý cao nhất là Ban Giám Đốc

+ Đứng đầu Ban Giám Đốc là Giám Đốc do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm Giám Đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Công

ty, là người lãnh đạo cao nhất; đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất, đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của Công ty trước pháp luật và Tổng Công ty về mọi hoạt động của Công ty

+ Dưới Ban Giám Đốc là hai Phó Giám Đốc, là giúp việc cho Giám Đốc Các Phó Giám Đốc được Giám Đốc phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc điều hành Công ty khi Giám Đốc đi vắng

+ Phó Giám Đốc kỹ thuật: Phụ trách về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị,

chất lượng xăng dầu, tiến hành công tác nghiên cứu, thiết bị phục vụ cho việc đầu tư các công trình

+ Phó Giám Đốc kinh doanh: Phụ trách về hoạt động kinh doanh Cụ thể,

tổ chức giao dịch với khách hàng, marketing, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng

Dưới quyền Ban Giám Đốc là các phòng ban theo các chức năng nhiệm

vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc

Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng

Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang

Hệ thống cửa hàng xăng dầu thuộc công

ty

Tổng kho xăng dầu Miền Tây

Kho xăng dầu Cần Thơ

Phó giám đốc kỹ thuật

Phó giám đốc nội chính

Phó giám đốc tài chính

Phòng

kinh

doanh

Phòng kế toán tài chính

Phòng quản lý

kỹ thuật

Phòng tổ chức hành chính

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận

 Giám Đốc Công ty

Là người điều hành Công ty, đại diện theo pháp luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và

Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty

Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn thủ trưởng các đơn vị trực thuộc là cấp trên trực tiếp của các đơn vị Trường hợp có các ý kiến khác nhau Giám Đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị, các phòng nghiệp

vụ Công ty và đơn vị có trách nhiệm phối hợp, nghiên cứu, thảo luận và đề xuất biện pháp giải quyết, tuy nhiên quyết định cuối cùng là của Giám Đốc Công ty

 Phó Giám Đốc Công ty

Phó Giám Đốc Công ty là người giúp việc của Giám Đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã được phân công phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền Phó Giám Đốc Công ty là người thay mặt cho Giám Đốc có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn cho thủ trưởng các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách và người quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó Trường hợp giải quyết những vấn

đề trong sản xuất kinh doanh vượt quá lĩnh vực và quyền hạn của mình, Phó Giám Đốc chủ động đề xuất, bàn bạc, phối hợp với thủ trưởng các phòng nghiệp vụ liên quan để tìm biện pháp giải quyết

 Phòng kế toán tài chính

Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, hình thức này tất cả các công việc đều tập trung ở phòng kế toán như: Theo dõi các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra phân loại chứng từ, định khoản trên chứng từ, vào sổ chi tiết, nhật kí sổ cái và lập báo cáo tài chính theo quy định Thực hiện quản lý vốn và các tài sản, theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp, hàng tháng tiến hành kiểm kê, tập hợp chứng từ, số liệu để báo cáo lên ban lãnh đạo

Kế toán trưởng: Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán của Công ty, kiểm tra việc tính toán ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ toàn bộ tài sản, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và cho biết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đồng thời, kế toán trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền

 Phòng kinh doanh

Là cơ quan tham mưu cho Giám Đốc trong việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi việc thực hiện quản lý thông tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng truyền thống, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, phát triển thị trường Thiết lập các mục tiêu kinh doanh qua việc dự đoán và phát triển việc gia tăng kinh doanh

 Phòng quản lý kỹ thuật

Phụ trách trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, thiết kế và xây dựng công trình Đồng thời, tổ chức công tác đầu tư phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật