tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại công ty xăng dầu tây nam bộ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẶNG CÔNG ĐẾN TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán - kiểm toán Mã số ngành: 52340302 Tháng 8 năm 2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẶNG CÔNG ĐẾN MSSV: 4104138 TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán- kiểm toán Mã số ngành: 52340302 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ThS. PHAN THỊ ÁNH NGUYỆT Tháng 8 năm 2013 LỜI CẢM TẠ  Từ những kiến thức tích lũy được nhờ vào quá trình giảng dạy nhiệt tình và tâm huyết của quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, cùng với kinh nghiệm thực tế tích lũy được trong quá trình thực tập tại Phòng Tài chính - Kế toán Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã giúp tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ”. Trong thời gian thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ phía nhà trường và cơ quan thực tập. Cụ thể là sự hướng dẫn tận tâm, nhiệt tình của cô Phan Thị Ánh Nguyệt trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài. Song song đó là sự giúp đỡ của Ban Giám Đốc, các anh chị nhân viên các phòng ban, nhất là Phòng Tài chính - Kế toán Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại học Cần Thơ đã tạo điều kiện tốt nhất trong quá trình tôi học tập và rèn luyện tại trường. Chân thành cảm ơn quý thầy cô trong Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho tôi rất nhiều những kiến thức quý báu. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phan Thị Ánh Nguyệt đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài luận văn tốt nghiệp này. Tôi chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc, các anh chị Phòng Tài chính Kế toán của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp thông tin và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực tập. Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe. Kính chúc Quý công ty xăng dầu Tây Nam Bộ ngày càng mở rộng và phát triển hơn nữa trong tương lai. Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013 Sinh viên thực hiện Đặng Công Đến -i- LỜI CAM ÐOAN  Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kì đề tài nghiên cứu nào. Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2013 Sinh viên thực hiện Đặng Công Đến - ii - NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ................................. Cần Thơ, ngày ….. tháng …. năm 2013 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên và đóng dấu) - iii - BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP   Họ và tên người nhận xét: Phan Thị Ánh Nguyệt Học vị: Thạc Sĩ  Chuyên ngành: Kế toán  Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ hướng dẫn  Cơ quan công tác: Bộ môn Kế toán – Kiểm toán, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Cần Thơ.  Tên sinh viên: Đặng Công Đến MSSV: 4104138  Chuyên ngành: Kế toán- kiểm toán Khóa: 36  Tên đề tài: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ.  Cơ sở đào tạo: Trường Đại học Cần Thơ NỘI DUNG NHẬN XÉT 1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo: ………………………………………………………………………………… 2. Hình thức trình bày: ………………………………………………………………………………… 3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài: ………………………………………………………………………………… 4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn: ………………………………………………………………………………… 5. Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu) ………………………………………………………………………………… 6. Các nhận xét khác: ………………………………………………………………………………… 7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa,…) ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày .….. tháng ….. năm 2013 NGƯỜI NHẬN XÉT Phan Thị Ánh Nguyệt BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP - iv -   Họ và tên người nhận xét: ………………………………Học vị:………….  Chuyên ngành: ……………………………………………………………...  Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ phản biện  Cơ quan công tác: ………………………………………………..................  Tên sinh viên: Đặng Công Đến MSSV: 4104138  Chuyên ngành: Kế toán- kiểm toán Khóa: 36  Tên đề tài: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại công ty xăng dầu Tây Nam Bộ.  Cơ sở đào tạo: ……………………………………………………………… NỘI DUNG NHẬN XÉT 1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo: ………………………………………………………………………………… 2. Hình thức trình bày: ………………………………………………………………………………… 3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài: ………………………………………………………………………………… 4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn: ………………………………………………………………………………… 5. Nội dung và kết quả đạt được (Theo mục tiêu nghiên cứu) ………………………………………………………………………………… 6. Các nhận xét khác: ………………………………………………………………………………… 7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa,…) ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày .….. tháng ….. năm 2013 NGƯỜI NHẬN XÉT -v- MỤC LỤC Trang Chương 1: GIỚI THIỆU……………………………………………………...1 1.1 Lý do chọn đề tài………………………………………………………...... 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu………………………………………………………. 2 1.2.1 Mục tiêu chung………………………………………………………...... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể………………………………………………………...... 2 1.3 Phạm vi nghiên cứu……………………………………………………….. 2 1.3.1 Phạm vi về thời gian……………………………………………….......... 2 1.3.2 Phạm vi về không gian………………………………………………….. 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu…………………………………………………… 2 1.4 Lược khảo tài liệu nghiên cứu…………………………………………….. 3 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU…………………………………………………………………………… 4 2.1 Phương pháp luận…………………………………………………………. 4 2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán………….4 2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán…………………………...5 2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí………………………………... 7 2.1.4 Nguy cơ đối với dữ liệu kế toán trong môi trường xử lý bằng máy…… 12 2.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ……………………………………………...13 2.1.6 Quy trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính…………………………………………………………………………. 15 2.1.7 Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán………………………...17 2.1.8 Tìm hiểu phần mềm kế toán SAP………………………………………18 2.2 Phương pháp nghiên cứu………………………………………………… 19 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu………………………………………….. 19 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu………………………………………… 20 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ. 21 - vi - 3.1 Lịch sử hình thành và phát triển…………………………………………. 21 3.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh……………………………….. 22 3.2.1 Chức năng……………………………………………………………... 22 3.2.2 Nhiệm vụ………………………………………………………………. 22 3.2.3 Lĩnh vực hoạt động…………………………………………………… .23 3.3 Cơ cấu tổ chức…………………………………………………………...24 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý………………………………………………. 24 3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận…………………………... 25 3.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty……………………………………. 27 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán……………………………………………….. 27 3.4.2 Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán………………………….. 28 3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty…………………………... 29 3.5 Khái quát kết quả kinh doanh qua 3 năm………………………………... 30 3.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động………………………. 34 3.6.1 Thuận lợi………………………………………………………………. 34 3.6.2 Khó khăn……………………………………………………………… 34 3.6.3 Phương hướng hoạt động……………………………………………... 35 CHƯƠNG 4: TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ……………………………... 36 4.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty… 36 4.1.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu……………………………….. 36 4.1.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí…………………………………... 36 4.2 Tìm hiểu chu trình doanh thu…………………………………………… 37 4.2.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu………. 37 4.2.2 Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu…….. 49 4.2.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu……… 50 4.2.4 Nhận xét……………………………………………………………….. 62 4.3 Tìm hiểu chu trình chi phí……………………………………………….. 63 4.3.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí………….. 63 - vii - 4.3.2 rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí………. 68 4.3.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí…………. 69 4.4 Đánh giá hiệu quả đạt được của hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị….. 72 4.4.1 Ưu điểm………………………………………………………………... 72 4.4.2 Nhược điểm……………………………………………………………. 74 4.4.3 Hiệu quả đạt được…………………………………………………….. 74 4.4.4 Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán…………... 75 CHƯƠNG 5: BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ…………... 76 5.1 Cơ sở đề ra giải pháp và đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động cuả các chu trình………………………………………... 76 5.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp…………………………………………………… 76 5.1.2 Cách đánh giá đối với các rủi ro………………………………………...76 5.1.3 Đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động của chu trình doanh thu………………………………………………………. 77 5.1.4 Đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động của chu trình chi phí………………………………………………………….. 78 5.2 Thiết lập các thủ tục kiểm soát rủi ro…………………………………….. 78 5.2.1 Đối với các tồn tại……………………………………………………… 78 5.2.2 Đối với chu trình doanh thu……………………………………………. 80 5.2.3 Đối với chu trình chi phí………………………………………………...81 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……………………………… 82 6.1 Kết luận…………………………………………………………………... 82 6.2 Kiến nghị…………………………………………………………………. 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………….. 84 PHỤ LỤC……………………………………………………………………. 85 - viii - DANH MỤC BIỂU BẢNG Trang Bảng 2.1 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ………………... 13 Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ từ năm 2010 đến năm 2012............................................................................... 30 Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013……………………………... 32 Bảng 4.1 Các sổ sách và báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu…………………………………………………………………………….. 48 Bảng 4.2 Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu…………………………………………………………………………….. 49 Bảng 4.3 Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí……... 68 Bảng 4.4 Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí…………………………………………………………………………….. 68 Bảng 5.1 Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trong chu trình doanh thu…………………………………………………………………………….. 77 Bảng 5.2 Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trong chu trình chi phí…………………………………………………………………………….. 78 Bảng 5.3 Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình doanh thu…………... 80 Bảng 5.4 Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình chi phí……………… 81 - ix - DANH MỤC HÌNH Trang Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ…. 25 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán……………………………………... 27 Hình 3.3 Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2010 đến năm 2012…………………………………………………………………………... 31 Hình 3.4 Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2012…………………………………………………………...33 Hình 4.1 DFD cấp 1 mô tả chu trình doanh thu bán hàng nội địa................... 37 Hình 4.2 Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng…………….... 39 Hình 4.3 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ…………………40 Hình 4.4 Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho giao hàng………………………. 41 Hình 4.5 Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền bán hàng………………………… 43 Hình 4.6 Lưu đồ mô tả hoạt động bán hàng tái xuất theo hợp đồng công ty ký trực tiếp………………………………………………………………………. 45 Hình 4.7 Lưu đồ mô tả hoạt động tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế………………………………………………… 47 Hình 4.8 Màn hình nhập liệu đăng nhập vào hệ thống……………………… 51 Hình 4.9 Màn hình nhập mã đơn hàng………………………………………. 52 Hình 4.10 Màn hình nhập mã hợp đồng……………………………………... 52 Hình 4.11 Màn hình cảnh báo về ngày nghiệp vụ……………………………. 53 Hình 4.12 Màn hình chọn mặt hàng, số lượng cần bán……………………… 53 Hình 4.13 Màn hình xác nhận mặt hàng, số lượng cần bán…………………. 54 Hình 4.14 Màn hình nhập liệu thông báo giá………………………………... 54 Hình 4.15 Màn hình nhập liệu chọn mã kho xuất…………………………… 55 Hình 4.16 Màn hình nhập liệu chọn mã nguồn……………………………… 56 Hình 4.17 Màn hình tạo lệnh xuất…………………………………………… 56 Hình 4.18 Màn hình thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng…………..57 Hình 4.19 Bảng kê chi tiết vận chuyển theo lô tuyến Nhà Bè – Sóc Trăng…. 57 -x- Hình 4.20 Bảng kê chi tiết phiếu xuất……………………………………….. 58 Hình 4.21 Sổ chi tiết tiền mặt ngày 14/10/2013……………………………... 59 Hình 4.22 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 9 ngày 14/10/2013…………………59 Hình 4.23 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 2 ngày 14/10/2013……………….... 60 Hình 4.24 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 1 ngày 14/10/2013…………………60 Hình 4.25 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 5 ngày 14/10/2013………………… 61 Hình 4.26 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 3 ngày 14/10/2013……………….... 61 Hình 4.27 DFD cấp 1 mô tả chu trình chi phí……………………………….. 63 Hình 4.28 Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng, nhận hàng và nhập kho……….65 Hình 4.29 Lưu đồ mô trả hoạt động chi tiền mặt……………………………. 66 Hình 4.30 Lưu đồ mô trả hoạt động tạm ứng………………………………... 67 Hình 4.31 Màn hình nhập xăng dầu vào cửa hàng…………………………... 69 Hình 4.32 Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng…... 70 Hình 4.33 Màn hình thực nhận ở cửa hàng………………………………….. 70 Hình 4.34 Giấy đề nghị tạm ứng ngày 01/10/2013………………………….. 71 Hình 4.35 Phiếu chi tạm ứng ngày 01/10/2013……………………………… 71 - xi - DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT Tiếng Việt KH Khách hàng HTK Hàng tồn kho LBH Lệnh bán hàng CSDL Cơ sở dữ liệu PXK Phiếu xuất kho XK Xuất kho GGH Giấy gửi hàng PT Phiếu thu GNT Giấy nộp tiền TT NPT Tập tin nợ phải thu PKD Phòng kinh doanh PL Phụ lục YC Yêu cầu TX Tái xuất GP Giấy phép BB Biên bản CTy Công ty TBG Thông báo giá GCT Giấy chuyển tiền TKX Tờ khai xuất PXK NB Phiếu xuất kho nội bộ BB GNNL Biên bản giao nhận nhiên liệu - xii - CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Xã hội ngày càng phát triển nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ngày càng trở nên phổ biến. Cùng với xu hướng chung của nền kinh tế, các doanh nghiệp hiện nay không chỉ phát triển công nghệ sản xuất mà còn phải có trình độ quản lý, hạch toán cũng phải đáp ứng được nhu cầu của thời đại đó là hiệu quả và đạt năng suất cao. Trong đó phải kể đến sự đóng góp của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, các quy trình xử lý trên máy vi tính đã góp phần hỗ trợ cho nhân viên ở các doanh nghiệp giải quyết khối lượng công việc lớn đạt hiệu quả cao trong thời gian ngắn. Đối với một doanh nghiệp thương mại thì ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình là rất cần thiết, nó làm cho công tác kế toán và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Nhờ có công nghệ thông tin mà công tác kế toán và công tác quản lý được dễ dàng hơn thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, kế toán cung cấp các thông tin quan trọng cho nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu chung của tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy Công ty phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ tập trung vào việc xây dựng và quản lý chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Nhưng trong thực tế, các hoạt động kinh tế luôn tồn tại những rủi ro tiềm tàng, thêm vào đó hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ không ngừng phát triển và như vậy sức ép giải quyết các sự kiện kinh tế nói chung mà các sự kiện trong chu trình doanh thu và chi -1- phí nói riêng sẽ ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi hệ thống thông tin đáp ứng được yêu cầu giải quyết các sự kiện một cách nhanh nhất và chính xác. Vì sự cần thiết trên nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là”Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ”. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Đề tài tập trung tìm hiểu và đánh giá chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán. Từ đó, tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn hai chu trình này tại đơn vị. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể  Mục tiêu 1: Tìm hiểu quy trình xử lý các hoạt động kinh tế và các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí với việc ứng dụng phần mềm kế toán.  Mục tiêu 2: Tìm hiểu phần mềm kế toán hiện hành của đơn vị, qua đó đánh giá ưu nhược điểm của phần mềm đang sử dụng trong quy trình xử lý các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí.  Mục tiêu 3: Đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí hiện tại. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về thời gian:  Thu thập thông tin về chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong 1 kỳ kế toán.  Thời gian nghiên cứu: từ ngày 12 tháng 08 đến ngày 18 tháng 11 năm 2013. 1.3.2 Phạm vi về không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tại thành phố Cần Thơ. 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình doanh thu và chu trình chi phí bao gồm các sự kiện kinh tế xảy ra như sau:  Chu trình doanh thu: -2-  Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.  Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.  Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng.  Nhận tiền thanh toán của khách hàng.  Chu trình chi phí:  Đặt hàng với nhà cung cấp.  Nhận hàng và nhập kho.  Nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải trả.  Thanh toán cho nhà cung cấp. Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ, sổ sách sử dụng trong từng sự kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu trình đối với các rủi ro. 1.4 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 1, Lê Thi Như Hằng (2010),”Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNN & PTNT Thành phố Vĩnh Long”, Đại học Cần Thơ. Trong đề tài mô tả rất rõ những hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Các thủ tục kiểm soát được đề ra khá đầy đủ cho cả hai chu trình. Tuy nhiên bài viết chưa thực sự tập trung làm nổi bật mục tiêu nghiên cứu của đề tài, các thủ tục kiểm soát chưa thể hiện cụ thể các rủi ro còn tồn tại, đề tài cũng chưa khái quát chung về tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng và sử dụng công cụ chính để tìm hiểu về hai chu trình đó là lưu đồ. Đó chính là điểm khác biệt và phát triển mới hơn trong đề tài mà tôi thực hiện. 2, Lê Thị Thúy Vy (2009),”Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang”, Đại học Cần Thơ. Đề tài tập trung mô tả khá đầy đủ những sự kiện kinh tế chính trong chu trình doanh thu. Đồng thời, đề tài đã tìm và đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình xử lý nghiệp vụ của chu trình doanh thu hiện tại. Từ đó tác giả thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần dược Hậu Giang. Tuy nhiên, để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán còn phải quan tâm đến các chu trình khác, mà nổi bật là chu trình chi phí. Đây là điểm khác biệt trong đề tài do tôi thực hiện. -3- CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin a, Khái niệm  “Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát”.[8; tr 2] b, Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp “Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau:  Các hệ thống xử lý nghiệp vụ: Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, bao gồm hệ thống kế toán tài chính; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự…”[8; tr 4]  “Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm: hệ thống thông tin thị trường; hệ thống thông tin sản xuất; hệ thống thông tin tài chính; hệ thống thông tin nhân lực; hệ thống thông tin kế toán.  Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực thuộc xã hội, văn hóa liên quan… nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có tính tổng hợp.”[8; tr 5] c, Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin “Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ... -4- DỮ LIỆU ĐẦU VÀO GHI NHẬN XỬ LÝ LẬP BÁO CÁO THÔNG TIN KẾT XUẤT Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí... hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.”[8; tr 6] 2.1.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán a, Khái niệm  “Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan.”[4; tr 9] b, Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán “Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:  Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.  Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch.  Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch.  Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.  Kiểm soát:  Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  Bảo vệ tài sản, vật chất của Công ty.  Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý chính xác, kịp thời.”[4; tr 10] 2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 2.1.2.1 Lưu đồ  “Khái niệm lưu đồ: Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống. Lưu đồ còn -5- được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống. Có nhiều loại lưu đồ như lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình:  Lưu đồ chứng từ: Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong các hoạt động chức năng.  Lưu đồ hệ thống: Mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính.  Lưu đồ chương trình: Mô tả trình tự xử lý của một chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.”[4; tr 22]  Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ: Nhập/Xuất Dòng luân chuyển Quy trình xử lý Lưu trữ thủ công Ghi chú Nhập liệu thủ công Thẻ đục lỗ Hiển thị trên màn hình Lưu trữ Quyết định Băng từ Xử lý thủ công Đĩa từ Chuẩn bị trước khi xử lý Chứng từ 1 liên Bắt đầu/Kết thúc Chứng từ nhiều liên Kết nối cùng trang Kết nối sang trang ”[4 ; tr 23] -6-  Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ:  “Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả của xử lý.  Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng.”[8; tr 19] 2.1.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu  “Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống. Một sơ đồ dòng dữ liệu được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: Nguồn; đích dữ liệu; luân chuyển dữ liệu; xử lý và lưu trữ dữ liệu. Sơ đồ dòng dữ liệu thường được chia thành nhiều cấp độ thấp hơn: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp khái quát (cấp 0), sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1, sơ đồ dòng dữ liệu cấp 2.”[8; tr 19]  Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu: Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng Lưu trữ dữ liệu bên ngoài hệ thống (bắt đầu/kết thúc) 2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 2.1.3.1 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu a, Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng “Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đơn đặt hàng của khách hàng. Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép hay không -7- để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Như vậy, tham gia vào hoạt động xử lý nhận đơn đặt hàng này có 2 bộ phận là bộ phận bán hàng và phòng kinh doanh. Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng và hợp đồng bán hàng:  Đơn đặt hàng: Là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng, hàng hóa, thời gian địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.”[5; tr 6]  “Lệnh bán hàng: Là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phân liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng. Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua. Nếu bán chịu, lệnh sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng để làm căn cứ đóng gói hàng, cho khách hàng để xác nhận đơn đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn bán hàng.  Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện. Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phận bán hàng.  Phòng kinh doanh.”[5; tr 7] b, Xuất kho giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng “Đến ngày giao hàng, kho tiến hành xuất kho theo như Lệnh bán hàng. Bộ phân gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. Chứng từ sử dụng là:  Phiếu xuất kho: Được bộ phận kho lập khi tiến hành xuất hàng hoá ra khỏi kho. Chứng từ này còn được gởi cho các bộ phận như bộ phận vận chuyển và các bộ phận kế toán để xác định hàng đã được xuất bán và tiêu thụ. Một liên của chứng từ này được lưu lại tại kho.  Vận đơn: Là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan đến hàng gửi như: chủng loại, số lượng, trọng lượng hàng. -8-  Giấy gửi hàng: Xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng. Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phân kho hàng.  Bộ phận gửi hàng.”[5; tr 8] c, Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải thu của khách hàng “Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, các điều kiện thanh toán… Chứng từ này được lập thành nhiều liên bao gồm gửi khách hàng, chuyển kế toán phải thu và lưu tại bộ phận lập hóa đơn. Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phận lập hóa đơn.  Bộ phận kế toán phải thu.  Bộ phận kế toán kho.”[5; tr 9] d, Nhận tiền thanh toán của khách hàng “Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình. Khách hàng gửi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền của khách hàng thanh toán. Giấy báo trả tiền là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi người mua thanh toán tiền, họ sẽ gửi lại”Giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán. -9- Thông thường séc thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bởi bộ phận thư tín. Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền,.. thay cho các hóa đơn bán hàng. Các chứng từ sử dụng: Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán… ghi nhận khách hàng thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp. Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phận thư tín.  Bộ phận kế toán phải thu.  Bộ phận thủ quỹ.  Bộ phận kế toán tiền.”[5; tr 10] 2.1.3.2 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí a, Đặt hàng với nhà cung cấp “Trước khi đặt hàng nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trong doanh nghiệp. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đểu lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấp thuận, bộ phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi hàng cho nhà cung cấp để xác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng. Chứng từ sử dụng:  Đơn đặt hàng này cũng tương tự như đơn đặt hàng trong sự kiện nhận và xử lý đơn đặt hàng trong chu trình doanh thu. Nếu đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các bên.  Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận hàng. Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.  Hợp đồng mua bán thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng từ khách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán này chính là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên. - 10 - Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phận yêu cầu.  Bộ phận mua hàng.”[5; tr 31] b, Nhận hàng và nhập kho “Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, lấy đơn đặt hàng đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng. Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng. Chứng từ sử dụng là phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là chứng từ được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa thực nhận. Số lượng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng. Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phận nhận hàng.  Bộ phận kho hàng.”[5; tr 33] c, Nhận hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải trả “Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải trả tiến hành đối chiếu, kiểm tra hóa đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp. Hóa đơn bán hàng (của người bán) là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán. Bộ phận tham gia vào hoạt động này là:  Bộ phận kế toán phải trả.”[5; tr 35] d, Thanh toán cho nhà cung cấp “Tùy thuộc vào chính sách thanh toán, tài chính của doanh nghiệp, những chứng từ thanh toán đến hạn sẽ được kế toán phải trả chuyển sang phòng tài vụ để xét duyệt thanh toán. Tại đây chứng từ thanh toán sẽ được kiểm tra và phòng tài vụ sẽ lập chứng từ thanh toán. Sau khi séc đã lập và được cấp có thẩm quyền ký phát hành, số séc sẽ được ghi lên chứng từ thanh - 11 - toán và rồi chuyển trả chứng từ thanh toán về bộ phận kế toán phải trả. Séc được gửi kèm với giấy báo trả tiền để thanh toán cho nhà cung cấp. Trường hợp không theo dõi thanh toán theo chứng từ thanh toán mà theo dõi theo người bán thì đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển bộ chứng từ cho kế toán tiền, kế toán tiền sẽ lập phiếu chi và gửi cho thủ quỹ để thủ quỹ thực hiện chi tiền và xác nhận chi tiền. Chứng từ sử dụng là séc thanh toán, giấy báo trả tiền, phiếu chi. Các bộ phận tham gia vào hoạt động này bao gồm:  Bộ phận kế toán phải trả.  Bộ phận tài vụ.”[5; tr 37] 2.1.4 Nguy cơ đối với dữ liệu kế toán trong môi trường xử lý bằng máy 2.1.4.1 Các dạng gian lận “Trong bất cứ môi trường xử lý bằng tay hay xử lý bằng máy, gian lận nào cũng gồm 3 phần: ăn cắp tài sản, chuyển đổi các tài sản ăn cắp thành tiền và che giấu việc ăn cắp bằng cách ghi chép giả mạo trên sổ kế toán hoặc các báo cáo.”[8; tr 86] Trong môi trường xử lý bằng máy, ngoài các gian lận thường xảy ra như môi trường xử lý bằng tay, người ta còn sử dụng máy tính và các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận. Một số trường hợp gian lận đặc thù: a, Các gian lận liên quan tới tập tin và chương trình ứng dụng  “Cố tình thay đổi các dữ liệu trong quá trình nhập máy: Gian lận này thường được phát hiện bằng cách đối chiếu số tổng kiểm soát hoặc tạo số kiểm tra.  Kỹ thuật Trojan Horse: Đây là gian lận được thực hiện bằng cách gài một chương trình bất hợp pháp vào máy để thực hiện một nhiệm vụ.”[8; tr 86]  “Kỹ thuật Salami: Được thực hiện dựa trên nguyên tắc làm tròn số để chuyển một số tiền rất nhỏ thành một số tiền rất lớn đến nơi chỉ định nào đó.  Kỹ thuật Superzapping: Để sửa đổi hoặc xem nội dung ghi nhớ trong máy tính.  Kỹ thuật Logic Bomb: Gian lận này được thực hiện bằng cách gài một chương trình để thực hiện một phá hoại nào đó theo những thời điểm thích hợp hoặc định kỳ thời gian. Thông thường Logic Bomb được sử dụng kết hợp với Trojan Horse để xóa dấu vết gian lận”[8; tr 87] - 12 - b, Các gian lận liên quan tới hệ thống “Thông thường các gian lận này được thực hiện với mục đích thâm nhập bất hợp pháp vào hệ thống. Các gian lận này được thực hiện bằng cách sau:  Tìm kiếm trên các dấu vết thông tin ví dụ như đĩa từ, giấy than, giấy bỏ ở sọt rác.  Đóng giả một người sử dụng hợp pháp của hệ thống để ra các yêu cầu thực hiện cho các cá nhân hoặc các ứng dụng khác. Gian lận được thực hiện bằng cách gài một thiết bị đặc biệt vào đường dây truyền thông, chặn các thông tin truyền thông giữa hệ thống hoạt động và người sử dụng.”[8; tr 88] 2.1.4.2 Các dạng sai sót “Sai sót có thể là do không cẩn thận hay có thể là do thiếu kiến thức. Các bước kiểm soát nội bộ phải nhằm tạo điều kiện phát hiện ra sai sót khi số liệu được nhập vào.”[8; tr 89] 2.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.5.1 Định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:  Báo cáo tài chính đáng tin cây.  Các luật lệ và quy định được tuân thủ.  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”[7; tr 79] 2.1.5.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Bảng 2.1: Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ [7; tr 81] Bộ phận Nộ dung chủ yếu Các nhân tố 1, Môi trường kiểm soát Tạo ra sắc thái chung của một đơn vị; chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị; là nền tảng của mọi bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.  Tính chính trực và giá trị đạo đức.  Đảm bảo về năng lực.  Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm soát.  Triết lý quản lý và phong cách điều hành.  Cách thức phân định quyền - 13 - hạn và trách nhiệm.  Chính sách nhân sự. Các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất.  Xác định mục tiêu của đơn vị. Những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và các hành động cần thiết đối với các rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của đơn vị.  Phân chia trách nhiệm đầy đủ. 4, Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động.  Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng. 5, Giám sát Quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không.  Giám sát thường xuyên. 2, Đánh giá rủi ro 3, Hoạt động kiểm soát  Nhận dạng rủi ro.  Phân tích và đánh giá rủi ro.  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.  Kiểm soát vật chất.  Kiểm tra độc lập việc thực hiện.  Truyền thông đảm bảo các kênh thông tin bên trong và bên ngoài để hoạt động hữu hiệu.  Giám sát định kỳ. 2.1.6 Quy trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính - 14 - 2.1.6.1 Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán  Kiểm soát chung “Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán.  Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.  Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.  Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý.  Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.  Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống phục hồi nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.”[4; tr 111]  Kiểm soát ứng dụng.  “Kiểm soát nhập liệu: Kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ...  Kiểm soát xử lý dữ liệu: Kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.  Kiểm soát kết quả dữ liệu:  Đảm bảo kết quả xử lý chính xác.  Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo.”[4; tr 116] 2.1.6.2 Tổng quan về phân tích hệ thống “Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống. Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do:  Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành.  Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin.  Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin.  Mục tiêu của phân tích hệ thống:  Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại.  Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết.  Nhận dạng thông tin cần thiết. - 15 -  Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới.  Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới.  Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.”[4; tr 43] 2.1.6.3 Phân tích hệ thống “Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mục tiêu sau:  Hiểu rõ về hệ thống hiện hành: tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn lực có sẵn.  Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống.  Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống.  Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.”[4; tr 46] a, Nội dung phân tích hệ thống. “Dòng dữ liệu: Đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống và doanh nghiệp. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận. Đội nghiên cứu xác định những nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó. Sự có hiệu lực: Đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thống hiện hành. Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực. Những dữ liệu này có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người tiêu dùng về tính hữu hiệu của hệ thống. Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống. Mặc dù tính hiệu quả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỉ lệ của dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiến hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng. Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp - 16 - đặt ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả gắn với sự tuân thủ của chính sách quản lý kiểm soát nội bộ kém có thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những báo cáo quản lý hoặc những báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.”[4; tr 47] b, Hiệu quả quá trình phân tích. “Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống.”[4; tr 48] 2.1.6.4 Kết quả của phân tích hệ thống “Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả:  Không thay đổi: Vấn đề giải quyết không nghiêm trọng như suy nghĩ, yêu cầu về thông tin mới không tồn tại lâu hoặc kỹ thuật mới không hiệu quả so với chi phí.  Cải tiến hệ thống hiện hành: Với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả thỏa mãn yêu cầu.  Thiết kế hệ thống mới: Hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để giải quyết vấn đề tồn tại.”[4; tr 59] 2.1.7 Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán  Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.  Xác định các loại báo cáo, chứng từ.  Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan.  Khai báo.  Tạo thủ tục kiểm soát. 2.1.8 Tìm hiểu phần mềm kế toán SAP - 17 - “SAP là nhà cung cấp số một tiêu chuẩn phần mềm ứng dụng kinh doanh và các nhà cung cấp phần mềm lớn thứ ba trên thế giới. SAP cung cấp các giải pháp khả năng mở rộng ngành công nghiệp thực hành tốt nhất. SAP không ngừng phát triển các sản phẩm mới để giúp khách hàng của họ đáp ứng với điều kiện thị trường năng động và giúp họ duy trì lợi thế cạnh tranh của họ. SAP cung cấp các chức năng thiết yếu của kinh doanh bao gồm: Quản lý vật liệu: Thành phần quản lý vật liệu là nền tảng cho các chức năng hậu cần của một Công ty. Các thành phần bao gồm các chức năng mua, chuyển động hàng tồn kho, các khoản phải trả và các tập tin tổng thể vật chất, trong đó có các thông tin về tất cả các tài liệu và các dịch vụ được sử dụng tại một Công ty.  Bán hàng và phân phối: Bán hàng và thành phần phân phối kết hợp chặt chẽ các quy trình từ đơn đặt hàng cho việc cung cấp các sản phẩm cho khách hàng. Các thành phần bao gồm các chức năng bán hàng, giá cả, thu hái, đóng gói và vận chuyển.  Quản lý chất lượng: Thành phần quản lý chất lượng được sử dụng để đảm bảo và nâng cao về chất lượng sản phẩm của Công ty. Các chức năng của thành phần này bao gồm việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra chất lượng của sản phẩm đã mua và kết thúc.  Kế hoạch sản xuất: Thành phần kế hoạch sản xuất quản lý quá trình sản xuất của Công ty. Các chức năng của thành phần này bao gồm quy hoạch năng lực sản xuất của Công ty, lập kế hoạch sản xuất tổng thể, vật liệu yêu cầu quy hoạch và các chức năng xưởng sản xuất thành phẩm của Công ty.  Dịch vụ khách hàng: Giúp quản lý các dịch vụ của một Công ty mà nó cung cấp cho khách hàng để sửa chữa và bảo hành.  Quản lý kho: Thành phần quản lý kho giúp Công ty để quản lý hàng tồn kho chính xác và khả năng lưu trữ tối đa hóa. Thành phần này có thể làm giảm thời gian cần để đặt và gỡ bỏ các mục từ kho bằng cách gợi ý vị trí hiệu quả nhất để lưu trữ tài liệu và cách hiệu quả nhất để đặt và gỡ bỏ tài liệu từ kho.  Báo cáo và kinh doanh thông minh: Cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu để tạo ra các báo cáo mới và tùy chỉnh những cái hiện có.  Bảo dưỡng nhà máy: Thành phần bảo dưỡng nhà máy được sử dụng để duy trì các thiết bị được sử dụng trong việc sản xuất các thành phẩm của Công ty.  Quản lý tài chính: Tự động hóa các quy trình tài chính và kế toán. Bao gồm hỗ trợ cho nhiều loại tiền tệ, ngân sách, ngân hàng.”[6]  - 18 - 2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tại thành phố Cần Thơ. Dữ liệu sơ cấp có được thông qua việc quan sát, trao đổi với các nhân viên tại Công ty. 2.2.1.1 Phỏng vấn Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao. Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web... Dù dưới hình thức nào thì dữ liệu, thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời. Được sử dụng để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị (phụ lục 1 và phụ lục 2). 2.2.1.2 Quan sát Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích. Được dùng tìm hiểu sự luân chuyển các chứng từ, các sự kiện kinh tế phát sinh giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Từ đó sẽ mô tả lại các sự kiện kinh tế bằng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu (phần 4.2.1; 4.3.1). Được dùng để quan sát việc nhập, cập nhật, sửa chữa dữ liệu trên màn hình kế toán của phần mền kế toán SAP (phần 4.2.3; 4.3.3) 2.2.1.3 Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán và tài liệu của các nhân viên trong hệ thống. Được dùng để đánh giá độ tin cậy, độ chính xác của số liệu, tài liệu đơn vị cung cấp. Từ đó đưa ra những điểm mạnh, điểm hạn chế và những giải pháp cụ thể để khắc phục những điểm hạn chế, những rủi ro đang xảy ra tại đơn vị (phần 4.2.2; 4.3.2; 4.4; 5.1; 5.2). 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu - 19 -  Phương pháp mô tả: Mô tả quy trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí (mục tiêu 1).  Phương pháp so sánh: Từ việc mô tả trên, so sánh với lý thuyết để tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, từ đó đề ra biện pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại chi nhánh (mục tiêu 2 và 3). Đồng thời so sánh các chỉ tiêu kinh tế như doanh thu, chi phí và lợi nhuận để thấy được hoạt động kinh doanh của chi nhánh, được sử dụng để khái quát kết quả kinh doanh qua 3 năm (phần 3.5) gồm: + So sánh bằng số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc, kết quả so sánh này biểu hiện khối lượng, quy mô của các hiện tượng kinh tế. Δy = y1 – y0 + So sánh bằng số tương đối: Là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. Trong đó: y1 : Chỉ tiêu kỳ phân tích. y0 : Chỉ tiêu kỳ gốc. Δy: Phần chênh lệch (%) của các chỉ tiêu kinh tế. - 20 - CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN  Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ  Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex TÂY NAM BỘ  Trụ sở: Số 21 – CMT8 – P.Thới Bình – Q.Ninh Kiều – TP.Cần Thơ  Điện thoại: (0710) 382-0554, (0710) 382-3913  Fax: (0710) 382-2746  Email: taynambo@petrolimex.com.vn  Website: http://taynambo.petrolimex.com.vn/  Mã số thuế: 1800158559  Số tài khoản: 0111000000474 tại Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Cần Thơ. Trước ngày 30/04/1975, thị trường xăng dầu ở phía nam cũng như ở Thành phố Hồ Chí minh đều do 3 hãng lớn là: Catlex (Mỹ), Esso (Anh), Shell (Hà Lan) chiếm lĩnh toàn bộ thị trường. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, Ban quân quản tiếp quản toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của 3 hãng trên và thành lập Công ty Xăng dầu Miền Nam trực thuộc Tổng cục Vật tư. Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ được thành lập vào tháng 5/1975 từ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật (kho, bồn bể, đường ống,… ) do các hãng của tư bản như hãng Catlex, Esso, Shell để lại với tên gọi ban đầu là Công ty xăng dầu cấp I khu vực Tây Nam Bộ. Ngày 07/01/1976, Tổng cục Vật tư bằng văn bản số 03/VH-KH quyết định thành lập Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ, trực thuộc Công ty Xăng dầu Miền Nam (Công ty Xăng dầu Khu vực II ngày nay). Tháng 07/1977, Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD-QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ” thành “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” trực thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II. Ngày 11/09/1984, Giám Đốc Công ty Xăng dầu Khu vực II ban hành quyết định số 134/TC.QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” thành “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang”. - 21 - Ngày 26/12/1988, Tổng Giám Đốc tổng Công ty Xăng dầu Việt nam ban hành quyết định số 2209/XD.QĐ đổi tên “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty Xăng dầu Hậu Giang” và trực thuộc Petrolimex Việt Nam. Ngày 01/01/2004, theo quyết định số 1680/2003/QĐ-BTM ngày 08/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, đổi tên “Công ty Xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ” trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Từ ngày 01/07/2012 Công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sang Công ty TNHH Một Thành Viên thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay, Công ty không ngừng lớn mạnh, ngoài trụ sở chính tại Thành phố Cần Thơ, Công ty còn có 3 chi nhánh trực thuộc ở 3 tỉnh Hậu Giang, Sóc Trăng và Bạc Liêu cùng hệ thống kho bể với sức chứa trên 120.000 m 3/tấn. Với những đóng góp cho sự phát triển kinh tế và đảm bảo An Ninh Quốc Phòng Công ty đã được Nhà nước trao tặng huân chương lao động hạng Ba, huân chương lao động hạng Nhì và nhiều danh hiệu cá nhân khác. 3.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 3.2.1 Chức năng Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Công ty có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu,... Đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu của an ninh quốc phòng và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công. Ngoài mặt hàng chủ yếu là xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ như: kinh doanh kho bể (giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác,... ), vận tải xăng dầu, dịch vụ hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tốt hơn cho khách hàng. Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sang Campuchia theo sự ủy nhiệm của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. 3.2.2 Nhiệm vụ Cung cấp xăng dầu cho các tỉnh Miền Tây ngoài ra còn tham gia tái xuất sang thị trường Campuchia. Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó phải khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước - 22 - cấp, đồng thời chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và xã hội. Trong công tác kinh doanh tạo ra nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý, tổng đại lý. Tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực đồng bằng sông Cửu Long nói riêng và cả nước nói chung. 3.2.3 Lĩnh vực hoạt động a) Lĩnh vực hoạt động của Công ty bao gồm:  Kinh doanh xăng dầu;  Các sản phẩm hóa dầu và khí hóa lỏng;  Kinh doanh kho, cảng (giữ hộ, cấp lẻ, nhập ủy thác);  Vận chuyển xăng dầu;  Vật tư, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu;  Cung ứng tàu biển;  Dịch vụ đo lường, rửa xe… b) Hình thức kinh doanh  Bán buôn.  Bán lẻ.  Bán qua tổng đại lý, đại lý.  Điều động nội bộ ngành.  Tái xuất. c) Địa bàn kinh doanh Mạng lưới hoạt động của Công ty tập trung chủ yếu ở khu vực miền Tây Nam Bộ. Bao gồm Văn phòng Công ty được đặt tại trung tâm Thành phố Cần Thơ và các chi nhánh trực thuộc ở các tỉnh: Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu. Ngoài ra Công ty còn xây dựng hệ thống kho, bể chứa gồm: Tổng kho Xăng dầu Miền Tây và các hệ thống kho khác và nhiều cửa hàng đại lý kinh doanh xăng dầu. - 23 - d) Các sản phẩm kinh doanh Các sản phẩm kinh doanh chính của Công ty: + Dầu sáng: Xăng A95, A92, các loại có tên là G.O (Go – Soil oil), dầu Diesel CLC (D.O), dầu hỏa (K.O), dầu Mazut. + Dầu mỡ nhờn: Dầu nhờn động cơ, dầu nhờn truyền động, dầu công nghiệp, dầu nhờn, dầu máy. (có rất nhiều loại dầu mỡ nhờn như: PLC Racer Plus, Vistra 4T300, Energol HD 40… ) Ngoài chức năng chính là kinh doanh các sản phẩm xăng dầu Công ty còn thực hiện nhiều loại hình dịch vụ khác nhau như: Kinh doanh kho bể (giữ hộ, cấp lẻ, nhận nhập ủy thác,… ), vận chuyển xăng dầu, dịch vụ giữ xe, rửa xe, đo lường, cung ứng tàu biển, thiết kế thi công các kho bể chứa xăng dầu, xây dựng các cửa hàng bán lẻ. 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý  Cơ quan quản lý cao nhất là Ban Giám Đốc. + Đứng đầu Ban Giám Đốc là Giám Đốc do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm. Giám Đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty, là người lãnh đạo cao nhất; đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất, đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của Công ty trước pháp luật và Tổng Công ty về mọi hoạt động của Công ty. + Dưới Ban Giám Đốc là hai Phó Giám Đốc, là giúp việc cho Giám Đốc. Các Phó Giám Đốc được Giám Đốc phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc. Phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc điều hành Công ty khi Giám Đốc đi vắng. + Phó Giám Đốc kỹ thuật: Phụ trách về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, tiến hành công tác nghiên cứu, thiết bị phục vụ cho việc đầu tư các công trình. + Phó Giám Đốc kinh doanh: Phụ trách về hoạt động kinh doanh. Cụ thể, tổ chức giao dịch với khách hàng, marketing, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng. Dưới quyền Ban Giám Đốc là các phòng ban theo các chức năng nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc. - 24 - Chủ tịch kiêm giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh doanh Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu Phó giám đốc tài chính Phòng kế toán tài chính Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang Phó giám đốc nội chính Phòng quản lý kỹ thuật Hệ thống cửa hàng xăng dầu thuộc công ty Phòng tổ chức hành chính Tổng kho xăng dầu Miền Tây Kho xăng dầu Cần Thơ Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận  Giám Đốc Công ty Là người điều hành Công ty, đại diện theo pháp luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty. Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn thủ trưởng các đơn vị trực thuộc là cấp trên trực tiếp của các đơn vị. Trường hợp có các ý kiến khác nhau Giám Đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị, các phòng nghiệp vụ Công ty và đơn vị có trách nhiệm phối hợp, nghiên cứu, thảo luận và đề xuất biện pháp giải quyết, tuy nhiên quyết định cuối cùng là của Giám Đốc Công ty. - 25 -  Phó Giám Đốc Công ty Phó Giám Đốc Công ty là người giúp việc của Giám Đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã được phân công phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền. Phó Giám Đốc Công ty là người thay mặt cho Giám Đốc có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn cho thủ trưởng các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách và người quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó. Trường hợp giải quyết những vấn đề trong sản xuất kinh doanh vượt quá lĩnh vực và quyền hạn của mình, Phó Giám Đốc chủ động đề xuất, bàn bạc, phối hợp với thủ trưởng các phòng nghiệp vụ liên quan để tìm biện pháp giải quyết.  Phòng kế toán tài chính Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, hình thức này tất cả các công việc đều tập trung ở phòng kế toán như: Theo dõi các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra phân loại chứng từ, định khoản trên chứng từ, vào sổ chi tiết, nhật kí sổ cái và lập báo cáo tài chính theo quy định. Thực hiện quản lý vốn và các tài sản, theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp, hàng tháng tiến hành kiểm kê, tập hợp chứng từ, số liệu để báo cáo lên ban lãnh đạo. Kế toán trưởng: Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán của Công ty, kiểm tra việc tính toán ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ toàn bộ tài sản, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và cho biết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời, kế toán trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.  Phòng kinh doanh Là cơ quan tham mưu cho Giám Đốc trong việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi việc thực hiện quản lý thông tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng truyền thống, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, phát triển thị trường. Thiết lập các mục tiêu kinh doanh qua việc dự đoán và phát triển việc gia tăng kinh doanh.  Phòng quản lý kỹ thuật Phụ trách trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, thiết kế và xây dựng công trình. Đồng thời, tổ chức công tác đầu tư phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật. - 26 -  Phòng tổ chức hành chính Xây dựng kế hoạch cán bộ, phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật và con người, tổ chức đời sống cán bộ công nhân viên, văn thư hành chính, giữ gìn trật tự an toàn cho Công ty.  Tổng kho xăng dầu Miền Tây Có chức năng giúp Giám Đốc quản lý toàn bộ hàng hoá cùng các hoạt động nhập xuất, pha chế tồn chứa, bảo quản xăng dầu và các hoạt động hỗ trợ khác (bảo dưỡng, vệ sinh môi trường,… ) đối với toàn bộ hệ thống tổng kho nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có hiệu quả.  Các chi nhánh xăng dầu Các chi nhánh xăng dầu Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu có chức năng làm công tác giao dịch, tiếp thị, đại diện cho Công ty tại nơi mở chi nhánh. Mọi hoạt động cung ứng hàng hoá điều nằm trong sự kiểm soát của Công ty.  Các đại lý, các cửa hàng bán lẻ Các đại lý và cửa hàng bán lẻ có chức năng thực hiện chỉ tiêu doanh số bán ra, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng, bảo đảm an toàn lao động, quản lý hàng hoá, tài sản ở đơn vị mình; định kỳ báo cáo với Giám Đốc về kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản của Công ty tại cửa hàng. Trong nội bộ Công ty thực hiện điều hành theo mô hình trực tuyến chức năng, Giám Đốc chỉ đạo thực hiện cho tất cả các phòng ban, trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các phòng ban căn cứ nhiệm vụ được giao và các quan hệ đối chiếu, bổ sung cho nhau tạo ra một bộ máy hoạt động trật tự và chặt chẽ. 3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán kho Thủ quỹ Nguồn: Phòng kế toán Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - 27 - Thủ kho Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán. Kiểm soát và điều tiết các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời báo cáo tình hình tài chính cho Giám Đốc nhằm đưa ra giải pháp kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Kế toán tổng hợp thu thập, cập nhật, lữu trữ số liệu phục vụ cho công tác kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu phát sinh và làm cơ sở để báo cáo vào cuối tháng, quý, năm. Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép quá trình mua bán hằng ngày của Công ty cập nhật kịp thời số lượng nhập – xuất – tồn hàng, báo cáo cho kế toán trưởng. Kế toán kho thường xuyên kiểm tra, kiểm soát, theo dõi và cập nhật liên tục số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn hàng, từ đó đối chiếu với các chứng từ, sổ sách có liên quan đến kế toán. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm cho việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, các khoản phải nộp khác. Bên cạnh đó, thủ quỹ có trách nhiệm đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt. Thủ kho là người có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu sổ sách, hàng hóa tránh bị thất thoát, hao hụt, thực hiện đúng chức năng nhập – xuất – tồn. 3.4.2 Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán  Thực hiện các quy định kế toán, luật kế toán và chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC.  Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo thông tư số 45/2013/ TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính và theo phương pháp đường thẳng.  Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).  Hình thức kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung và tất cả các sổ sách theo quy định của ngành xăng dầu để thuận tiện cho việc ghi chép, tính toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các biểu bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình, các thông - 28 - tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật Ký – Sổ Cái… ) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy. 3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty  Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.  Đơn vị tiền tệ sử dụng VNĐ, phương pháp hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán.  Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.  Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá, khấu hao theo đường thẳng. - 29 - 3.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ KINH DOANH QUA 3 NĂM Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ từ năm 2010 đến năm 2012 Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch Chênh lệch Năm 2011/ Năm 2010 Năm 2012/ Năm 2011 Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) 1. Tổng doanh thu 5.226.638.524 6.879.934.023 6.655.670.141 1.653.295.499 31,63 (224.263.881) (3,26) 2. Tổng chi phí 5.198.904.679 6.880.067.266 6.660.277.155 1.681.162.587 32,34 (219.790.111) (3,19) 27.733.845 (133.243) (4.607.014) (27.867.088) (100,48) 3. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2010, 2011, 2012 - 30 - (4.473.771) (3.357,60) Qua bảng số liệu trên ta thấy lợi nhuận kế toán trước thuế của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ biến động tăng giảm qua các năm. Cụ thể, lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2011 âm 133.243.000 đồng giảm 27.867.088.000 đồng so với năm 2010 tương đương giảm 100,48%. Còn lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2012 âm 4.607.014.000 đồng giảm 4.473.771.000 đồng so với năm 2011, tương đương giảm 3.357,60%. Sự biến động bất thường của lợi nhuận kế toán trước thuế là do sự biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể doanh thu năm 2011 đạt 6.879.934.023.000 đồng tăng 1.653.295.499.000 đồng, tương đương tăng 31,63% so với năm 2010. Tuy nhiên, năm 2012 lợi nhuận lại giảm so với năm 2011. Cụ thể, năm 2012 lợi nhuận đạt 6.655.670.141.000 đồng giảm 224.263.881.000 đồng, tương đương giảm 3,26% so với năm 2011. Nguyên nhân của doanh thu năm 2011 tăng so với năm 2010 là do nhu cầu về thị trường khí đốt tăng và do năm 2011 Công ty bảo quản xăng dầu tốt nên không có khoản mục các khoản giảm trừ doanh thu từ hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán. Sang năm 2012 con số này giảm nhẹ là vì các khoản giảm trừ doanh thu tăng. Còn chi phí năm 2011 đạt 6.880.067.266.000 đồng tăng 1.681.162.587.000 đồng, tương đương tăng 32,34% so với năm 2010. Sang năm 2012 chi phí giảm so với năm 2011 nhưng so với năm 2010 vẫn tăng. Cụ thể, năm 2012 chi phí đạt 6.660.277.155.000 đồng giảm 219.790.111.000 đồng, tương đương giảm 3,19%. Nhìn chung qua 3 năm, từ năm 2010 đến năm 2012 thì ta thấy rằng lợi nhuận liên tục giảm và có 2 năm liên tiếp là âm, cụ thể là năm 2011 và năm 2012. Nhưng không phải vì vậy mà kết luận Công ty hoạt động không hiệu quả. Vì giá bán xăng dầu của Công ty trên thị trường là từ Tổng Công ty đưa xuống, dẫn đến Công ty không thể tăng giá bán để tăng doanh thu. Đơn vị tính: 1.000 đồng 7,000,000,000 6,000,000,000 5,000,000,000 4,000,000,000 Doanh thu 3,000,000,000 Chi phí 2,000,000,000 Lợi nhuận 1,000,000,000 0 -1,000,000,000 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Hình 3.3 Biểu đồ kết quả kinh doanh của Công ty từ năm 2010 đến năm 2012 - 31 - Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013 Đơn vị tính: 1.000 đồng 6th 6th 6th đầu năm 2011 đầu năm 2012 đầu năm 2013 Chỉ tiêu Chênh lệch Chênh lệch (6th 2012)/(6 th 2011) (6 th 2013)/(6th 2012) Số tiền Số tiền Tỷ lệ(%) Tỷ lệ(%) 1. Tổng doanh thu 4.153.632.515 3.471.798.783 3.879.933.840 (681.833.731) (16,42) 408.135.056 11,76 2. Tổng chi phí 4.151.647.851 3.475.062.256 3.876.481.801 (676.585.595) (16,30) 401.419.545 11.55 1.984.664 (3.263.473) 3.452.039 (5.248.136) (264,43) 6.715.512 205,78 3. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2011, 2012, 2013 - 32 - Qua bảng trên ta thấy, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 6 tháng đầu năm 20012 là âm 3.263.473.000 đồng, giảm 5.248.136.000 đồng, tương đương giảm 264,43% so với 6 tháng đầu năm 2011. Tuy nhiên, lợi nhuận kế toán trước thuế 6 tháng đầu năm 2013 lại tăng mạnh 205,78% so với 6 tháng đầu năm 2012 với mức chênh lệch tuyệt đối là 6.715.512.000 đồng. Cho thấy Công ty đang trên đà phát triển trở lại sau những khó khăn của năm 2012. Đây là biểu hiện tốt. Cho thấy sự nỗ lực rất lớn của tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Tuy nhiên nguyên nhân gây ra sự biến động của lợi nhuận là do sự biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể, doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 đạt 3.471.798.783.000 đồng giảm 681.833.731.000 đồng, tương đương giảm 16,42% so với 6 tháng đầu năm 2011. Còn doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 đạt 3.879.933.840.000 đồng tăng 408.135.056.000 đồng tương đương tăng 11,76%. Trong khi đó chi phí 6 tháng đầu năm 2012 đạt 3.475.062.255.000 đồng, giảm 676.585.595.000 đồng, tương đương giảm 16,30%. Còn chi phí 6 tháng đầu năm 2013 đạt 3.876.481.801.000 đồng tăng 401.419.545.000 đồng, tương đương tăng 11.55% so với 6 tháng đầu năm 2012. Từ số liệu phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013 cho thấy được tình hình kinh doanh của Công ty đang dần ổn định và phát triển trở lại. Đơn vị tính: 1.000 đồng 4,500,000,000 4,000,000,000 3,500,000,000 3,000,000,000 2,500,000,000 Doanh thu 2,000,000,000 Chi phí 1,500,000,000 Lợi nhuận 1,000,000,000 500,000,000 0 -500,000,000 6th đầu năm 2011 6th đầu năm 2012 6th đầu năm 2013 Hình 3.4 Biểu đồ kết quả kinh doanh của Công ty 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013. - 33 - 3.6 THUẬN LỢI KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 3.6.1 Thuận lợi  Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ nằm ở vị trí trung tâm của khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nên thuận lợi cho việc kinh doanh mua bán cũng như việc bố trí các phương tiện vận chuyển xăng dầu cả đường bộ lẫn đường thủy.  Là Công ty thành viên của Công ty xăng dầu Việt Nam nên luôn được đảm bảo về chất lượng và số lượng về xăng dầu.  Công ty luôn có đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên môn nhiệt tình năng nổ trong công việc, tinh thần đoàn kết cao, tất cả hoạt động vì lợi ích chung toàn Công ty.  Sau hơn 30 năm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu Công ty đã tạo được sự tín nhiệm từ phía khách hàng rất cao, nhờ đó mà uy tín của Công ty không ngừng nâng cao.  Tổng kho xăng dầu miền Tây đã hoàn thành với tất cả bồn chứa, có tổng dung tích 105.000 m3, cầu cảng có khả năng tiếp nhận tàu tải trọng 15.000 tấn, hệ thống công nghệ nhập xuất bán tự động và tiến tới sẽ được tự động hóa hoàn toàn… Tổng kho xăng dầu miền Tây trở thành tổng kho xăng dầu hiện đại, là đầu mối cung cấp lớn nhất ở Đồng bằng Sông Cửu Long. Tổng kho này giúp Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ chủ động nguồn xăng dầu kinh doanh, tiết kiệm chi phí vận tải, đáp ứng kịp thời nhu cầu xăng dầu của các tỉnh thành trong khu vực. 3.6.2 Khó khăn Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ kinh doanh xăng dầu theo cơ chế bán hàng hưởng chiết khấu, trên thực tế đã hạn chế tính chủ động, khả năng linh hoạt trong kinh doanh của chính bản thân Công ty nhất là trong giai đoạn giá cả xăng dầu trên thế giới luôn biến động.  Tình hình kinh doanh của Công ty ngày càng gặp nhiều trở ngại do có sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp cạnh tranh trong cùng lĩnh vực xăng dầu như: Công ty Cổ phần dầu khí PetroMekong, Công ty dầu khí SaiGonPetro, Công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp Petimex, Công ty xăng dầu quân đội, PV Oil.  Tốc độ phát triển hệ thống bán lẻ của tư nhân khá nhanh, phương thức bán hàng linh hoạt: bán tận nơi, thanh toán sau, giá rẻ vì chất lượng không đúng tiêu chuẩn. Trong khi đó, Công ty là doanh nghiệp nhà nước nên chấp - 34 - hành nghiêm chỉnh các quy định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút.  Sự quản lý của Nhà nước đối với thị trường xăng dầu còn yếu kém, đặc biệt là việc quản lý chất lượng và đo lường (thường xảy ra tình trạng gian lận thương mại) dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh xăng dầu. 3.6.3 Phương hướng hoạt động Trong thời gian tới, Công ty có phương hướng: Phát huy hết nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó, Công ty phải khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, đồng thời, Công ty chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và Xã hội. Tạo ra nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý, tổng đại lý. Đẩy mạnh kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói riêng và đất nước nói chung. - 35 - CHƯƠNG 4 TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 4.1 CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 4.1.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu  Phòng kinh doanh: Thực hiện việc kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, xác định dự phòng phải thu khó đòi và lập hóa đơn bán hàng.  Bộ phận bán hàng: Là bộ phận giao dịch, liên lạc trực tiếp hoặc bằng điện thoại với khách hàng, có nhiệm vụ nhận các thông tin đặt hàng, lập phiếu yêu cầu hàng hóa, nhắc nhở nợ phải thu khách hàng và thu tiền.  Kế toán bán hàng: Đối với chu trình doanh thu, kế toán bán hàng tại Công ty có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép quá trình mua bán kiểm tra hạn mức tín dụng, kiểm tra số lượng hàng tồn kho, nợ khách hàng để gửi về ban Giám Đốc xét duyệt.  Thủ kho: Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép việc xuất kho hàng hóa.  Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu tiền.  Giám Đốc kinh doanh: Dựa trên lệnh bán hàng, thông tin nợ của khách hàng để quyết định chấp nhận bán hàng hay không.  Người giao hàng: Kiểm tra hàng hóa được xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.  Phần mềm: Khi bộ phận bán hàng lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động ghi nhận khoản doanh thu phát sinh, ghi tăng khoản nợ phải thu của khách hàng và ghi giảm hàng tồn kho vào các tập tin liên quan. 4.1.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí  Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng cho cả năm và từng tháng, cập nhật thường xuyên lượng hàng hóa tiêu thụ và lượng hàng hóa nhập vào để cân đối số lượng hàng tồn kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. - 36 -  Kế toán: Trong chu trình chi phí, kế toán có nhiệm vụ lập bản nhu cầu vận chuyển hàng hóa và lập phiếu nhập kho khi hàng hóa được vận chuyển về chi nhánh.  Thủ kho: Theo dõi, ghi chép việc nhập hàng hóa vào kho. Lập biên bản giao nhận nhiên liệu.  Phần mềm: Ghi tăng hàng tồn kho vào các tập tin liên quan. 4.2 TÌM HIỂU CHU TRÌNH DOANH THU 4.2.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu 4.2.1.1 Các hoạt động xử lý các nghiệp vụ bán hàng nội địa trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu bao gồm: Nhận và xử lý đơn đặt hàng; Lập hóa đơn, ghi nhận nợ; Xuất kho, giao hàng và thu tiền được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một như sau: Hình 4.1 DFD cấp 1 mô tả chu trình doanh thu bán hàng nội địa - 37 - Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một có các hoạt động kinh tế sau: a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng Khi bộ phận bán hàng nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách hàng bằng trực tiếp, điện thoại hoặc fax. Nhân viên bán hàng đàm phán với khách hàng về giá bán, điều kiện thanh toán (thời gian, phương thức thanh toán, biện pháp bảo đảm nợ… ) số lượng và tiến độ cung ứng, phương thức giao nhận (đường thủy, đường bộ, giao nhận qua lưu lượng kế, barem bồn, qua cân hay barem phương tiện… ). Sau khi đàm phán xong Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra những thông tin về hàng sẽ cung cấp và xem xét khả năng có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không. Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra tình hình tài chính, đặc điểm kinh doanh của khách hàng và lập lệnh bán hàng chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu hay không (gửi bằng fax). Sau khi lệnh bán hàng được phê duyệt sẽ gửi lại cho bộ phận bán hàng (gửi bằng fax) để làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng, tạo đơn hàng trên hệ thống gồm có: giá cả, nguồn hàng… Nếu lệnh bán hàng không được duyệt thì bộ phận bán hàng sẽ lập thông báo gửi cho khách hàng. Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một hạn mức tín dụng. - 38 - Hình 4.2 Lưu đồ mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng - 39 - b) Lập hóa đơn, ghi nhận nợ Việc lập hóa đơn, ghi nhận nợ được thực hiện trước việc xuất kho, giao hàng. Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được duyệt, bộ phận bán hàng lập và in hóa đơn bán hàng gồm 2 liên: liên 1 gửi cho bộ phận kho hàng, liên 2 gửi cho khách hàng. Khi lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào tập tin nợ phải thu, tập tin hóa đơn và tập tin hàng tồn kho. Hình 4.3 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ c) Xuất kho, giao hàng Liên 2 được gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Trước khi xuất kho giao hàng phòng kinh doanh sẽ lập lệnh xuất (căn cứ vào hạn mức tín dụng đã được duyệt) gửi bộ phận kho hàng để làm căn cứ xuất kho cùng với hóa đơn bán hàng. Trường hợp lệnh xuất không được hệ thống cho phép (do vượt quá hạn mức tín dụng của khách hàng), phòng kinh doanh sẽ gửi đề nghị duyệt nợ lên bộ phận kế toán công nợ, lúc này bộ phận kế toán công nợ sẽ giải quyết đề nghị này trên hệ thống và gửi lại phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập lệnh xuất gửi bộ phận kho hàng làm căn cứ xuất kho. Khi xuất kho hàng hóa, thủ kho ghi nhận việc xuất kho và tạo phiếu xuất kho 2 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận kho hàng, liên 2 giao cho bộ phận gửi hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ gửi hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành gửi hàng, bộ phận gửi hàng sẽ lập giấy gửi hàng giao cho khách hàng. Cuối cùng bộ phận kho hàng lập báo cáo gửi phòng kế toán cùng với hóa đơn bán hàng. - 40 - Bắt đầu HĐBH Bộ phận kho Phần mềm PKD Ghi nhận dữ liệu,lập PXK, tạo báo cáo xuất hàng Bộ phận gửi hàng PXK 2 Kiểm tra với hàng XK, lập GGH Lệnh xuất kho 2 Báo cáo xuất hàng PXK HĐBH 2 2 PXK 1 Nhập dữ liệu GGH N N Yêu cầu KH kiểm tra, ký nhận Lưu tại phòng kế toán Lưu tại bộ phận kho GGH PXK 2 HĐBH: Hóa đơn bán hàng PXK: Phiếu xuất kho XK: Xuất kho GGH: Giấy gửi hàng KH: Khách hàng PKD: Phòng kinh doanh Hình 4.4 Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho, giao hàng - 41 - N Kết thúc d) Thu tiền Hàng tháng, từ cơ sở dữ liệu kế toán in bảng tổng hợp nợ phải thu từ tập tin thời hạn nợ của khách hàng gửi nhân viên bán hàng. Dựa vào đó, nhân viên bán hàng báo cho khách hàng. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì nhân viên bán hàng lập phiếu thu gồm 3 liên: Liên 1 lưu, liên 2 gửi khách hàng và liên 3 gửi kế toán. Sau đó, lập 2 liên giấy nộp tiền, 1 liên cùng tiền gửi vào ngân hàng, 1 liên chuyển kế toán. Kế toán căn cứ vào liên 3 phiếu thu và giấy nộp tiền vào ngân hàng ghi giảm nợ phải thu khách hàng vào các tập tin liên quan. Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán cũng tiến hành ghi giảm nợ phải thu của khách hàng. - 42 - Hình 4.5 Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền bán hàng - 43 - 4.2.1.2 Hoạt động bán hàng tái xuất a) Bán hàng tái xuất theo hợp đồng Công ty ký trực tiếp Phòng kinh doanh Công ty trao đổi thảo luận với khách hàng, cùng thống nhất ký kết hợp đồng nguyên tắc. Khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập thông báo giá gửi fax cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, khách hàng sẽ ký xác nhận vào thông báo giá và gửi fax lại cho phòng kinh doanh. Khi nhận được sự đồng ý của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành soạn thảo phụ lục hợp đồng để trình lãnh đạo Công ty ký, gửi fax cho khách hàng, đồng thời đề nghị khách hàng gửi fax trở lại cho Công ty. Sau khi nhận được bản fax phụ lục, phòng kinh doanh phát hành Proforma Invoice để khách hàng chuyển tiền. Khi khách hàng chuyển tiền mua hàng, trong trường hợp fax chuyển tiền của khách hàng đến trước thời điểm thông báo tăng giá của tổng Công ty, Công ty sẽ giữ giá bán theo giá đã thỏa thuận. Còn trường hợp fax chuyển tiền của khách hàng đến sau thời điểm thông báo tăng giá của tổng Công ty, Công ty sẽ thảo luận lại với khách hàng theo giá mới công bố của tổng Công ty. Các trường hợp phát sinh khác nếu có, các phòng nghiệp vụ phải có văn bản trình lãnh đạo Công ty phê duyệt. Khi nhận được phụ lục hợp đồng và fax chuyển tiền của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ thông báo, đồng thời fax phụ lục hợp đồng và giấy yêu cầu nhận hàng cho tổ công tác để liên hệ mở tờ khai hải quan. Tiếp theo phòng kinh doanh của Công ty lập giấy yêu cầu nhận hàng theo số lượng và loại hàng sẽ giao fax cho Công ty khác (Công ty khác là Công ty có chức năng tái xuất khác trong ngành). Tổ công tác liên hệ phòng kinh doanh của Công ty khác để nhận hóa đơn. Đồng thời tổ công tác thông báo yêu cầu giám định cho Công ty giám định. Tổng kho liên hệ với cơ quan hải quan để kẹp chì niêm phong hải quan lên kết quả kiểm hóa trên tờ khai hải quan, nộp lệ phí niêm phong kẹp chì, ký công nhận kết quả kiểm hóa. Khi phương tiện giao hàng quay về, tổ công tác nhận các chứng từ giao hàng tại nước tái xuất, trong đó bắt buộc phải có: Biên bản đo hàng tại tàu của cơ quan giám định nước sở tại, giấy phép rời cảng do cảng vụ nước sở tại cấp, tờ khai tái xuất có xác nhận thực xuất của hải quan cửa khẩu và kiểm tra các thông tin do hải quan cửa khẩu xác nhận trên tờ khai xuất. Cuối cùng tổ công tác gửi toàn bộ hồ sơ của mỗi lô hàng về để lưu trữ tại Công ty (Phòng kinh doanh lưu tờ khai tạm nhập, tái xuất, phòng kế toán lưu bộ chứng từ xuất hàng). Bộ phận nghiệp vụ lập sổ theo dõi lượng hàng đã tái xuất và không tái xuất tiếp để mở tờ khai tạm nộp thuế cho lượng hàng còn lại (ngay sau khi tái xuất lô hàng cuối cùng của lô hàng tạm nhập). - 44 - Hình 4.6 Lưu đồ mô tả hoạt động bán hàng tái xuất theo hợp đồng Công ty ký trực tiếp - 45 - b) Tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế Tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Phòng kinh doanh Công ty trao đổi thảo luận với khách hàng, cùng thống nhất ký kết hợp đồng nguyên tắc. Bước 2: Khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập thông báo giá fax ngay cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, khách hàng sẽ ký xác nhận vào thông báo giá và fax gửi lại cho phòng kinh doanh. Bước 3: Khi nhận được fax chuyển tiền của khách hàng, chuyên viên phòng kinh doanh liên hệ với hải quan để mở tờ khai và thông báo thời gian kiểm hóa. Bước 4: Phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng, gửi kho làm thủ tục dưới sự giám sát của hải quan để tiến hành kẹp chì niêm phong hải quan, lên kết quả kiểm hóa trên tờ khai, nộp lệ phí niêm phong kẹp chì, ký công nhận kết quả kiểm hóa. Bước 5: Khi phương tiện giao hàng xong phòng kinh doanh nhận các chứng từ và kiểm tra các thông tin do hải quan xác nhận trên tờ khai xuất. Bước 6: Phòng kinh doanh hoàn tất bộ chứng từ của mỗi lô hàng để lưu trữ tại Công ty (Phòng kinh doanh lưu tờ khai nhập xuất, phòng kế toán lưu bộ chứng từ xuất hàng). - 46 - Hình 4.7 Lưu đồ mô tả hoạt động tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế - 47 -  Sổ sách và báo cáo sử dụng trong chu trình doanh thu: Khi lập hóa đơn bán hàng và thu tiền, kế toán hạch toán trên phần mềm, dữ liệu được cập nhật vào các sổ sách và báo cáo liên quan. Bảng 4.1: Các sổ sách và báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu Tên sổ sách và báo cáo Bộ phận lập Mục đích lập Bộ phận sử dụng 1. Báo cáo xuất bán khách hàng nội địa. Phòng kinh doanh. Dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa nội địa để từ đó tập đoàn, lãnh đạo Công ty có các chính sách điều chỉnh phù hợp. Tập đoàn, lãnh đạo Công ty. 2. Báo cáo tái xuất . Phòng kinh doanh. Dùng để theo dõi lượng xăng dầu thực tế xuất bán ra nước ngoài. Tập đoàn, lãnh đạo Công ty. 3. Báo cáo quỹ bình ổn giá. Phòng kinh doanh. Thông báo với tập đoàn, Lãnh đạo Công ty về việc trích lập quỹ bình ổn giá theo quy định của Bộ tài chính. Tập đoàn, Lãnh đạo Công ty. 4. Sổ theo dõi bán hàng tại cửa hàng xăng dầu. Cửa hàng trưởng. Thống kê tình hình xăng dầu tiêu thụ tại cửa hàng về mặt hàng, số lượng, đơn giá. Phòng kinh doanh. 5. Sổ giao ca bán hàng tại cửa hàng xăng dầu. Cửa hàng trưởng. Dùng để theo dõi lượng xăng dầu mà nhân viên bán hàng bán được tại thời điểm giao ca và bắt đầu cho ca mới. Phòng kinh doanh. 6. Bảng kê chi tiết hóa đơn xuất. Bộ phận kho. Dùng để thống kê số lượng hóa đơn xuất tại tổng kho xăng dầu Miền Tây, tổng kho xăng dầu Cần Thơ. Kế toán. 7. Bảng kê chi tiết phiếu xuất. Bộ phận kho. Dùng để thống kê số lượng phiếu xuất tại tổng kho xăng dầu Miền Tây. Kế toán. - 48 - Tên sổ sách và báo cáo Bộ phận lập Mục đích lập Bộ phận sử dụng 8. Sổ tổng hợp nợ phải thu. Kế toán. Theo dõi chung khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ. Giám Đốc, Kế toán trưởng. 9. Sổ chi tiết nợ phải thu. Kế toán. Theo dõi các khoản nợ phải thu của từng khách hàng theo từng hóa đơn. Giám Đốc, Kế toán trưởng. 10. Sổ chi tiết tiền mặt. Kế toán. Dùng để theo dõi số tiền thu được trong kỳ. Giám Đốc, Kế toán trưởng. 11. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Kế toán. Dùng để theo dõi số tiền khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Giám Đốc, Kế toán trưởng.  Nhận xét: Hệ thống sổ sách và báo cáo tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước về kế toán và đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý. 4.2.2 Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu Bảng 4.2: Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát Rủi ro 1: Công ty chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán. Công ty sẽ không có khả năng thu hồi được nợ và có khả năng phát sinh lỗ do khoản nợ đó trở thành nợ khó đòi. Kiểm tra chắc chắn số tiền bán chịu còn nằm trong hạn mức tín dụng. Rủi ro 2: Việc xuất kho giao hàng có thể sai mặt hàng, số lượng do nhân viên ở bộ phận giao hàng và bộ phận kho không xem xét kỹ trên lệnh bán hàng. Không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, làm phát sinh chi phí vận chuyển, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty. Bộ phận kho hàng và bộ phận giao hàng cần phải đối chiếu các chứng từ: lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, giấy gửi hàng. - 49 - Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát Rủi ro 3: Xảy ra mất hàng trong quá trình vận chuyển do bộ phận vận chuyển đổi lỗi bị hao hụt hàng. Công ty bị mất tài sản. Công ty xây dựng định mức hao hụt cho từng phương tiện vận tải. Rủi ro 4: Dữ liệu hàng hoá tồn kho và hàng tồn kho thực tế không trùng khớp nhau. Công ty chấp nhận những đơn đặt hàng mà thực tế không có khả năng cung cấp làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty và mất khách hàng. Định kỳ kiểm tra đối chiếu lượng hàng tồn kho trong dữ liệu và hàng tồn kho thực tế. Rủi ro 5: Khi giao hàng cho khách hàng không thực hiện đúng theo quy trình phòng cháy chữa cháy của Công ty. Gây thiệt hại về tài sản cho Công ty và khách hàng khi có hỏa hoạn xảy ra. Tập huấn công tác phòng cháy chữa cháy cho nhân viên giao hàng. Rủi ro 6: Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên KH… ) Công ty có thể bị mất tài sản, đánh giá sai nợ phải thu của khách hàng và ảnh hưởng tới khách hàng. Tách biệt chức năng của thủ quỹ, xét duyệt và kế toán phải thu. 4.2.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu a) Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại đơn vị Qua bảng câu hỏi đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu (phụ lục 1) với 22 câu trả lời “Có”, 2 câu trả lời “Không” trong tổng số 24 câu được hỏi, tôi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu của đơn vị khá hữu hiệu và hiệu quả, có thể hạn chế được các rủi ro và sai sót. Ở câu hỏi 17 “Có bản mô tả công việc cho từng nhân viên, từng nghiệp vụ không ?” và câu hỏi 22 “Thông tin về khách hàng có - 50 - được xác minh lại khi chuyển đến bộ phận khác không?” câu trả lời “Không” nhưng vẫn được đánh giá là an toàn vì các nhân viên được tuyển chọn khắt khe và được đơn vị đào tạo bài bản trước khi làm việc. Thêm vào đó đơn vị không ngừng trau dồi, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên. Trước khi lập hóa đơn bán hàng nhân viên bán hàng đã tìm hiểu kỹ và khai báo rất rõ ràng về thông tin khách hàng. b) Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học đối với chu trình doanh thu tại đơn vị  Kiểm soát chung  Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán SAP đang sử dụng tại Công ty cho phép phân quyền sử dụng. Theo đó, mỗi nhân viên trong bộ phận kế toán có tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được cập nhật, in ấn trên phần hành mà mình đảm nhận. Hình 4.8 Màn hình nhập liệu đăng nhập vào hệ thống  Các dữ liệu được lưu trữ an toàn, theo trình tự thời gian và tại đơn vị có nguồn điện dự phòng để hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện.  Các tài liệu về hệ thống được lưu trữ, sử dụng tại Công ty để cập nhật, phát triển hệ thống, bao gồm tài liệu ứng dụng hướng dẫn việc nhập liệu, xử lý, kết xuất, sửa lỗi và tài liệu vận hành hệ thống hướng dẫn cách khắc phục thiệt hại nếu có sự cố xảy ra, những nguy cơ có thể dẫn đến lỗi chương trình.  Kiểm soát ứng dụng đối với hoạt động lập hóa đơn Kiểm soát nhập liệu: Nhân viên bán hàng chỉ cần nhập mã đơn hàng vào máy, chương trình sẽ tự hiển thị thông tin về tên Công ty, kênh bán hàng và hàng hóa được thiết kế từ trước. Nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn. - 51 - Hình 4.9 Màn hình nhập mã đơn hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Sau khi nhân viên bán hàng nhập mã hợp đồng phần mềm sẽ tự động kiểm tra ngày nghiệp vụ. Nếu ngày nghiệp vụ không phù hợp màn hình sẽ hiện thông báo. Hình 4.10 Màn hình nhập mã hợp đồng - 52 - Hình 4.11 Màn hình cảnh báo về ngày nghiệp vụ Khi nhân viên bán hàng nhập xong mã hợp đồng và nhấp “item selection” phần mềm sẽ tự động hiện ra màn hình nhập liệu tạo đơn bán hàng bao gồm các thông tin: Tên khách hàng, loại hàng cần bán, số lượng, đơn vị tính. Trong đó loại hàng cần bán đã được thiết kế sẵn và nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn là được. Hình 4.12 Màn hình chọn mặt hàng, số lượng cần bán - 53 - Sau khi chọn mặt hàng, số lượng màn hình nhập liệu sẽ hiện lên một màn hình nhỏ thông báo về mặt hàng số lượng cần bán. Nếu nhân viên bán hàng nhấp chọn “Yes” phần mềm sẽ tự động xóa mặt hàng, số lượng cần bán đã nhập trước đó để nhân viên bán hàng chọn lại mặt hàng, số lượng cần bán cho đúng với hợp đồng bán hàng. Nếu nhân viên bán hàng nhấp chọn “No” đồng nghĩa với việc nhân viên bán hàng đã chọn đúng mặt hàng và nhập đúng số lượng cần bán. Hình 4.13 Màn hình xác nhận lại mặt hàng, số lượng cần bán Khi xác nhận mặt hàng, số lượng cần bán phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình nhập liệu thông báo giá bao gồm: Giá bán đơn vị, giá vốn đơn vị, tổng số tiền phải thu, tổng giá vốn hàng bán, tiền thuế VAT, thuế bảo vệ môi trường… Có phần hiển thị màu sắc giúp nhân viên bán hàng dễ dàng phân biệt các con số để hạn chế kiểm tra sai số liệu và rút ngắn thời gian kiểm tra. Hình 4.14 Màn hình nhập liệu thông báo giá - 54 -  Đánh giá:  Màn hình đăng nhập vào hệ thống đảm bảo chỉ những nhân viên của Công ty được phép mới có thể tiếp cận hệ thống, tiếp cận dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà nhân viên đó được cấp quyền sử dụng nhằm ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu của các đối tượng bên ngoài hệ thống.  Màn hình nhập mã đơn hàng, nhập mã hợp đồng được thiết kế từ trước về các thông tin tên Công ty, kênh bán hàng, hàng hóa giúp nhân viên tránh được rủi ro nhập trùng, nhập sai thông tin.  Màn hình chọn mặt hàng, số lượng cần bán được thiết kế đầy đủ thông tin về hàng hóa cần bán trong đó mã hàng, tên hàng được thiết kế sẵn nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn, hạn chế được rủi ro nhập sai mặt hàng và giúp tiết kiệm thời gian.  Màn hình xác nhận lại mặt hàng, số lượng cần bán giúp nhân viên bán hàng một lần nữa kiểm tra về những thông tin mà mình đã nhập và chọn, giúp hạn chế việc nhân viên bán hàng nhập ẩu, nhập nhanh.  Màn hình nhập liệu thông báo giá hiển thị thông tin chi tiết, rõ ràng.  Kiểm soát ứng dụng đối với hoạt động xuất kho Sau khi đơn bán hàng được lập trên hệ thống, nhân viên bán hàng tiến hành chọn mã kho xuất, mã nguồn được thiết kế sẵn. Hình 4.15 Màn hình nhập liệu chọn mã kho xuất - 55 - Hình 4.16 Màn hình nhập liệu chọn mã nguồn Sau khi nhân viên bán hàng nhập mã kho, mã nguồn trên hệ thống nhân viên bán hàng tiến hành tạo lệnh xuất gửi bộ phận kho. Lệnh xuất là căn cứ để bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng hóa. Lệnh xuất kho bao gồm: Tên kho, mã kho, ngày xuất, mã hóa đơn. Nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn mã kho hệ thống sẽ tự động hiện tên kho. Hình 4.17 Màn hình tạo lệnh xuất - 56 - Trong quá trình nhân viên bán hàng tạo lệnh xuất, phần mềm nhập liệu sẽ hiện ra một màn hình nhỏ thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng vượt quá giới hạn cho phép mà phòng kinh doanh đã lập trong quá trình tìm hiểu và ký hợp đồng với khách hàng được hệ thống truy xuất từ danh mục. Lúc này bộ phận kế toán bán hàng sẽ can thiệp vào hệ thống để điều chỉnh lại hạn mức tín dụng để hoạt động bán hàng được tiếp tục. Hình 4.18 Màn hình thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng  Dữ liệu đều được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hình 4.19 Bảng kê chi tiết vận chuyển theo lô tuyến Nhà Bè – Sóc Trăng - 57 -  Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:  Đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết: Hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết để phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái. Hình 4.20 Bảng kê chi tiết phiếu xuất  Đánh giá:  Màn hình nhập liệu chọn mã kho xuất, chọn mã nguồn được thiết kế từ trước giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế nhập sai thông tin.  Màn hình thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng giúp nhân viên bán hàng kiểm tra lại hạn mức tín dụng đã lập trước đó và hạn chế được rủi ro bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán.  Kiểm soát ứng dụng đối với hoạt động thu tiền  Tất cả phiếu thu đều được cấp có thẩm quyền ký duyệt và được đánh dấu đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống.  Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: Cuối mỗi ngày kế toán đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt được in ra từ hệ thống với phiếu thu thu được trong ngày giúp kiểm soát rủi ro nhập sai số liệu. - 58 - Hình 4.21 Sổ chi tiết tiền mặt ngày 14/10/2013 Hình 4.22 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 9 ngày 14/10/2013 - 59 - Hình 4.23 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 2 ngày 14/10/2013 Hình 4.24 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 1 ngày 14/10/2013 - 60 - Hình 4.25 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 5 ngày 14/10/2013 Hình 4.26 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 3 ngày 14/10/2013 - 61 - 4.2.4 Nhận xét  Ưu diểm  Chứng từ đầy đủ các chữ ký duyệt của người có thẩm quyền.  Tính hợp pháp của hóa đơn phù hợp với quy định của cơ quan thuế và quy định của pháp luật về kế toán.  Phiếu thu, hóa đơn được đóng thành quyển và lưu trữ trong kho.  Hóa đơn bán hàng chỉ được lập khi lệnh bán hàng được duyệt với thông tin kèm trên hóa đơn bán hàng là số thứ tự của lệnh bán hàng được duyệt, giảm được rủi ro lập khống chứng từ.  Nhược điểm  Kế toán là người kiểm tra hạn mức tín dụng, nợ hiện tại, nợ quá hạn của khách hàng, có thể xảy ra trường hợp kế toán ghi sai lệch các thông tin này để lệnh bán hàng có thể được duyệt dẫn đến rủi ro chấp nhận đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán.  Trong nghiệp vụ thu tiền bán hàng (bằng tiền mặt) chỉ thực hiện giữa nhân viên bán hàng và khách hàng, chưa có sự thông báo việc trả tiền đã được thực hiện giữa khách hàng và kế toán để kịp thời ghi giảm nợ phải thu và có thể xảy ra rủi ro tiền thu được bị nhân viên thu tiền chiếm dụng. - 62 - 4.3 TÌM HIỂU CHU TRÌNH CHI PHÍ 4.3.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí Hình 4.27 DFD cấp 1 mô tả chu trình chi phí Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một có các hoạt động kinh tế sau: a) Đặt hàng với Tập đoàn Khi đặt hàng với tập đoàn xăng dầu, bộ phận mua hàng sẽ phân tích, xem xét lượng hàng tồn kho, dự báo lượng nhu cầu hàng cho các tháng tiếp theo. Sau đó bộ phận mua hàng tổng hợp lại những thông tin vừa phân tích gửi cho trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh sẽ xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng cho lượng hàng cần đặt mua. Trường hợp lượng nhu cầu hàng vượt quá giới hạn cho phép của trưởng phòng kinh doanh được quyết định thì trưởng phòng kinh doanh sẽ trình lên Giám Đốc kinh doanh để giải quyết. Việc quyết định lượng hàng đặt mua rất quan trọng đối với Công ty. Trường hợp dự báo lượng hàng nhập ít hơn so với nhu cầu thực tế sẽ dẫn đến thiếu lượng hàng cung cấp cho các đại lý bán lẻ, các khách hàng. Ngược lại nếu dự báo lượng hàng nhập nhiều hơn so với nhu cầu thực tế sẽ làm tăng chi phí bảo quản, chi phí kho bãi do lượng hàng tồn kho và quan trọng hơn là sẽ tác động trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp khi có sự biến động giá xăng dầu trên thế giới vì lượng hàng chủ yếu được nhập từ nước ngoài. Vì vậy vai trò của trưởng phòng kinh doanh là rất quan trọng. Sau khi quyết định nhu cầu hàng, trưởng phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng 2 liên. Liên 1 gửi Tập đoàn, liên 2 gửi bộ phận kho hàng. - 63 - b) Nhận hàng và nhập kho Khi nhận hàng từ tổng kho xăng dầu của Tập đoàn giao tại địa điểm chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận kho hàng căn cứ vào 2 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ từ người vận chuyển sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhập rồi ghi vào thẻ kho. Sau đó bộ phận kho hàng sẽ căn cứ vào “đơn đặt hàng”, “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và căn cứ lượng thực nhập để lập “biên bản giao nhận nhiên liệu” 2 bản. 1 bản “biên bản giao nhận nhiên liệu” đưa lại cho người vận chuyển. 1 bản còn lại gửi kế toán cùng với 2 liên “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Việc chuyển hàng từ Tập đoàn về Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là hoạt động vận chuyển hàng nội bộ, nên tại chi nhánh không có hoạt động trả tiền. Sau khi nhận hàng, chu trình chi phí kết thúc. - 64 -  Lưu đồ mô tả quy trình đặt hàng, nhận hàng và nhập kho Hình 4.28 Lưu đồ mô tả hoạt động đặt hàng, nhận hàng và nhập kho - 65 -  Lưu đồ mô tả hoạt động chi tiền mặt Hình 4.29 Lưu đồ mô trả hoạt động chi tiền mặt - 66 -  Lưu đồ mô tả hoạt động tạm ứng Hình 4.30 Lưu đồ mô trả hoạt động tạm ứng - 67 -  Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí Bảng 4.3: Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí Tên sổ sách và báo cáo Bộ phận lập Mục đích lập Bộ phận sử dụng 1. Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng hóa. Thủ kho. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của tất cả các mặt hàng. Bộ phận kho, kế toán. 2. Sổ chi tiết hàng hóa. Kế toán. Theo dõi tình hình tồn kho theo từng mặt hàng. Kế toán trưởng, Phòng kinh doanh. 4.3.2 Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí Bảng 4.4: Các rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát Rủi ro 1: Trưởng phòng kinh doanh dự báo về nhu cầu hàng cho các tháng tiếp theo chưa hợp lý. Làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoặc không đủ hàng để cung cấp cho khách hàng, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Thường xuyên liên lạc với khách hàng để có được những thông tin chính xác và kịp thời về số lượng hàng để giúp cho trưởng phòng kinh doanh đưa ra các quyết định hợp lý. Rủi ro 2: Đầu tư không hiệu quả vào TSCĐ. Gây lãng phí TSCĐ và tăng chi phí bảo quản, tồn trữ. Xét duyệt và kiểm tra lại từng nghiệp vụ mua TSCĐ. Rủi ro 3: Thanh toán nợ không đúng hạn. Làm tăng chi phí do không được hưởng chiết khấu thanh toán, mất uy tín của Công ty. Mở sổ chi tiết theo dõi và thường xuyên kiểm tra công nợ đến hạn. Rủi ro 4: Lập sai, khống, thiếu ủy nhiệm chi. Thanh toán sai nhà cung cấp, sai số tiền. Làm thất thoát tiền của Công ty. Phận chia chức năng lập và xét duyệt ủy nhiệm chi. Định kỳ đối chiếu số tiền đã thanh toán với sổ phụ của ngân hàng. - 68 - 4.3.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí a) Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại đơn vị. Qua bảng câu hỏi đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí (phụ lục 2) với 17 câu trả lời “Có”, 1 câu trả lời “Không” trong tổng số 18 câu được hỏi, tôi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí của đợn vị khá hữu hiệu và hiệu quả, có thể hạn chế được các rủi ro và sai sót. Rủi ro kiểm soát được đánh giá tương đối thấp. Ở câu hỏi 10 “Chức năng chọn nhà cung cấp có được luân chuyển thường xuyên hay không ?” câu trả lời “Không” nhưng vẫn được đánh giá là an toàn vì các nhà cung cấp là những đối tác truyền thống của Công ty và luôn đảm bảo cung cấp các dịch vụ hay hàng hóa kịp thời, chất lượng, đúng yêu cầu của Công ty. Bên cạnh đó đảm bảo giá cả cạnh tranh và phù hợp với thị trường. b) Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học đối với chu trình chi phí tại đơn vị. Bước đầu tiên của quá trình nhập xăng dầu vào cửa hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ nhập mã nguồn hàng, mã cửa hàng và nhiệt độ lấy từ nhiệt độ của kho xuất vào màn hình nhập liệu. Hình 4.31 Màn hình nhập xăng dầu vào cửa hàng - 69 - Khi nhân viên phòng kinh doanh nhập xong mã nguồn hàng, mã cửa hàng và nhiệt độ vào màn hình nhập liệu. Hệ thống sẽ tự động hiện thị màn hình nhập liệu mới để nhân viên kiểm tra tra lại một lần nữa về những thông tin đã nhập trước đó, nếu không đúng thì điều chỉnh lại cho phù hợp với kho xuất và cuối cùng nhân viên bán hàng sẽ hoàn tất quá trình nhập, xác nhận thực nhận ở cửa hàng. Hình 4.32 Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng Hình 4.33 Màn hình thực nhận ở cửa hàng - 70 -  Phiếu chi được lập dựa trên chứng từ gốc đã được lập và ký duyệt. Hình 4.34 Giấy đề nghị tạm ứng ngày 01/10/2013 Hình 4.35 Phiếu chi tạm ứng ngày 01/10/2013 - 71 -  Đánh giá:  Màn hình nhập xăng dầu vào cửa hàng bán lẻ được thiết kế sẵn các thông tin về loại hàng, mã hàng, mã kho xuất. Nhân viên chỉ cần nhấp chọn là được. Hạn chế rủi ro nhập sai và giúp tiết kiệm thời gian.  Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng giúp nhân viên một lần nữa kiểm tra về những thông tin mà mình đã nhập và chọn để điều chỉnh lại cho phù hợp.  Màn hình thực nhận ở cửa hàng hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến hoạt động nhập xăng dầu vào cửa hàng cửa hàng bán lẻ.  Phiếu chi được lập dựa trên chứng từ gốc đã được lập và ký duyệt hạn chế được rủi ro lập khống phiếu chi. 4.4 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 4.4.1 Ưu điểm  Bộ máy kế toán. + Có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên. + Đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp với trình độ đại học, thạc sĩ, có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong nghề kế toán, luôn thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.  Tổ chức hệ thống chứng từ, và báo cáo kế toán đúng theo quy định của tổng Công ty và của Nhà nước. Các báo cáo luôn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho cấp quản lý và tổng Công ty.  Hệ thống tài khoản linh hoạt, đơn giản có thể mở rộng khi có nhu cầu thêm tài khoản chi tiết.  Tổ chức kiểm tra, kiểm soát.  Kiểm soát chung. Kiểm soát thiết bị: Thiết bị được đặt trong môi trường tốt, có dòng điện ổn định cho cả hệ thống, tất cả máy vi tính đều được trang bị phần mềm diệt virus. Kiểm soát nhập liệu: Phần mềm cung cấp các chức năng chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, và có thực của các ô dữ liệu làm giảm những sai sót cho quá trình nhập liệu như nhập trùng, nhập sai... - 72 - Kiểm soát truy cập: Có sự phân chia quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoạt động, phân quyền truy cập chi tiết từng người dùng, từng thao tác. Kiểm soát sao lưu dự phòng: Kiểm soát lưu trữ dữ liệu thiết lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu để khi có rủi ro xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống được phục hồi nhanh.  Ưu điểm của phần mềm kế toán.  Dữ liệu tập trung nên Công ty cấp trên có thể chủ động xem số liệu các đơn vị trực thuộc, giúp lãnh đạo có thể ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng.  Phần mềm SAP dễ sử dụng, thao tác đơn giản, trong phần trợ giúp có phần hướng dẫn sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.  Sử dụng cả bàn phím lẫn trỏ chuột, các lệnh bàn phím giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn trong quá trình nhập liệu. Sử dụng phím ATL cùng với các mẫu tự được gạch chân của các chức năng trên màn hình, rồi di chuyển bằng các phím di chuyển lên, xuống, trái, phải hoặc nhấn các mẫu tự được gạch dưới tương ứng để kích hoạt chức năng đó.  Phần mềm cho phép xóa phiếu sai, xóa định khoản sai tránh được các bút toán điều chỉnh rườm rà.  Phần mềm có sự ràng buộc về: Việc sửa lại số dư đầu kì, khi đã nhập số phát sinh trong tài khoản rồi thì không được sửa số dư đầu kì; nếu muốn xóa thì phải xóa tất cả số liệu đã phát sinh rồi mới sửa số dư được nhằm hạn chế được các sai sót và gian lận xảy ra.  Hỗ trợ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào tạo điều kiện thuận lợi trong việc khai báo thuế cho cơ quan thuế vào cuối tháng, làm giảm thời gian và lượng công việc của kế toán vào cuối tháng.  Hỗ trợ các bút toán tổng hợp vào cuối kì như: Phân bổ chi phí, trích khấu hao tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ cuối kì.  Cung cấp các mẫu báo cáo tài chính, hệ thống sổ sách đúng mẫu biểu do Nhà nước quy định.  Có khả năng trích xuất số liệu ra chương trình Excel và Word giúp người sử dụng có thể tự tạo các báo cáo theo ý muốn.  Cung cấp chức năng quản lý người sử dụng đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin kế toán. - 73 -  Phần mềm có chức năng trợ giúp hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm theo các phần hành của chương trình, giúp người sử dụng dễ dàng trong việc sử dụng và triển khai. 4.4.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm mà hệ thống thông tin kế toán có được thì cũng có một vài nhược điểm sau:  Chưa thiết lập kế hoạch phục hồi dữ liệu sau thiệt hại.  Phần mềm kế toán SAP.  Phần mềm sử dụng giao diện bằng tiếng anh nên cũng gây ra khó khăn cho nhân viên sử dụng và vận hành hệ thống.  Các định khoản sai phần mềm không phát hiện được. 4.4.3 Hiệu quả đạt được  Những quy trình kế toán xây dựng rõ ràng và việc đối chiếu các số liệu kế toán thường xuyên làm giảm bớt các bút toán không chính xác, tiết kiệm được thời gian, đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn.  Phần mềm dễ sử dụng, phù hợp với các nhân viên kế toán trong Công ty.  Sử dụng phần mềm kế toán làm giảm chi phí về nhân sự và thời gian một cách đáng kể so với cách làm thủ công trước đây. Người kế toán không phải ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp, tính toán như trước nữa, chỉ cần nhập liệu các chứng từ gốc thì phần mềm tự động xử lý và ghi vào tất cả các sổ sách, báo cáo cần thiết.  Các báo cáo được cung cấp kịp thời, chính xác cho Giám Đốc Công ty và tổng Công ty nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn, và có kế hoạch phát triển trong thời gian tới.  Phần mềm kế toán giúp cho đơn vị dễ dàng trong việc gửi dữ liệu tới tổng Công ty thông qua phương tiện email, tạo thuận lợi cho công việc quản lý của Tổng Công ty đối với các chi nhánh cấp dưới.  Cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho cơ quan thuế, làm giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc tránh thuế, làm giảm đáng kể công việc cho người kế toán vào cuối tháng.  Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán tại Công ty trong môi trường sử dụng phần mềm kế toán hoạt động có hiệu quả và đáng tin cậy. 4.4.4 Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán - 74 - Kết quả của phân tích hệ thống là hệ thống đã đạt được hiệu quả, không cần thay đổi hệ thống chỉ cần đề ra những biện pháp để khắc phục nhược điểm và tiếp tục duy trì những ưu điểm của hệ thống. - 75 - CHƯƠNG 5 BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 5.1 CƠ SỞ ĐỀ RA GIẢI PHÁP VÀ ĐÁNH GIÁ ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CHU TRÌNH 5.1.1 Cơ sở đề ra giải pháp Thông qua quá trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tác giả thấy còn tồn tại những yếu kém sau:  Kế toán là người kiểm tra hạn mức tín dụng, nợ hiện tại, nợ quá hạn của khách hàng, có thể xảy ra trường hợp, kế toán ghi sai lệch các thông tin này để lệnh bán hàng có thể được duyệt dẫn đến rủi ro chấp nhận đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán.  Trong nghiệp vụ thu tiền bán hàng (bằng tiền mặt) chỉ thực hiện giữa nhân viên bán hàng và khách hàng, chưa có sự thông báo việc trả tiền đã được thực hiện giữa khách hàng và kế toán để kịp thời ghi giảm nợ phải thu và có thể xảy ra rủi ro tiền thu được bị nhân viên thu tiền chiếm dụng.  Chưa thiết lập kế hoạch phục hồi dữ liệu sau thiệt hại.  Phần mềm kế toán SAP.  Phần mềm sử dụng giao diện bằng tiếng anh nên cũng gây ra khó khăn cho nhân viên sử dụng và vận hành hệ thống.  Các định khoản sai phần mềm không phát hiện được. 5.1.2 Cách đánh giá đối với các rủi ro Các rủi ro được đánh giá theo các mức độ dựa trên sự kết hợp giữa khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của chúng đến hiệu quả hoạt động trong chu trình. Theo đó, các rủi ro được đánh giá theo 3 mức độ:  Mức thấp: Bao gồm các rủi ro có khả năng xảy ra thấp và không gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của chu trình.  Mức trung bình: Bao gồm các rủi ro có khả năng xảy ra thấp nhưng gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của chu trình; hoặc các rủi ro không gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của chu trình nhưng có khả năng xảy ra cao. - 76 -  Mức cao: Bao gồm các rủi ro có khả năng xảy cao và gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của chu trình. 5.1.3 Đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động của chu trình doanh thu Nhìn chung, chu trình doanh thu tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ được thiết kế tương đối chặt chẽ và đang vận hành tốt. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát phát huy hiệu quả chưa cao. Chưa hạn chế được hết các rủi ro tồn tại trong chu trình. Bảng 5.1: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trong chu trình doanh thu Stt Rủi ro Ảnh hưởng Đánh giá 1 Công ty chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán. Công ty sẽ không có khả năng thu hồi được nợ và có khả năng phát sinh lỗ do khoản nợ đó trở thành nợ khó đòi. Trung bình 2 Xảy ra mất hàng trong quá trình vận chuyển do bộ phận vận chuyển đổi lỗi bị hao hụt hàng. Công ty bị mất tài sản. 3 Dữ liệu hàng hoá tồn kho và hàng tồn kho thực tế không trùng khớp nhau. Công ty chấp nhận những đơn đặt hàng mà thực tế không có khả năng cung cấp làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty và mất khách hàng. Trung bình 4 Khi giao hàng cho khách hàng không thực hiện đúng theo quy trình phòng cháy chữa cháy của Công ty. Gây thiệt hại về tài sản cho Công ty và khách hàng khi có hỏa hoạn xảy ra. Trung bình 5 Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên KH… ) Công ty có thể bị mất tài sản, đánh giá sai nợ phải thu của khách hàng và ảnh hưởng tới khách hàng. Trung bình - 77 - Thấp 5.1.4 Đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro trong quá trình xử lý các hoạt động của chu trình chi phí Tương tự như chu trình doanh thu, chu trình chi phí tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ cũng tồn tại các rủi ro với nhiều mức ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động của Công ty. Bảng 5.2: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trong chu trình chi phí Stt Rủi ro Ảnh hưởng Đánh giá 1 Trưởng phòng kinh doanh dự báo về nhu cầu hàng cho các tháng tiếp theo chưa hợp lý. Làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoặc không đủ hàng để cung cấp cho khách hàng, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Trung bình 2 Đầu tư không hiệu quả vào tài sản cố định. Gây lãng phí tài sản cố định và tăng chi phí bảo quản, tồn trữ. Trung bình 3 thanh toán nợ không đúng hạn. Làm tăng chi phí do không được hưởng chiết khấu thanh toán, mất uy tín của Công ty. Thấp 4 Lập sai, lập khống ủy nhiệm chi. Thanh toán sai nhà cung cấp, sai số tiền. Làm thất thoát tiền của Công ty. Trung bình 5.2 THIẾT LẬP CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT RỦI RO Để hạn chế các rủi ro đã nêu trên xuất hiện trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ. Các thủ tục kiểm soát sau nên được thiết lập cho hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị. 5.2.1 Đối với các tồn tại  Để hạn chế rủi ro chấp nhận đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán. Việc kiểm tra hạn mức tín dụng, nợ hiện tại, nợ quá hạn của khách hàng nên được thực hiện bởi nhân viên lập lệnh bán hàng và bộ phận bán chịu. Vì - 78 - nhân viên lập lệnh bán hàng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và là người hiểu rõ nhất và có đầy đủ các thông tin về khách hàng. Còn bộ phận bán chịu có kỹ năng cao và nhiều kinh nghiệm về việc bán chịu.  Đối với nghiệp vụ thu tiền bán hàng bằng tiền mặt phải được thực hiện giữa thủ quỹ và khách hàng. Khi thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu gồm 3 liên. Liên 1 lưu, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng. Khách hàng sẽ dữ lại liên 2 và giao liên 3 cho nhân viên bán hàng làm căn cứ xuất kho giao hàng.  Công ty nên thiết lập kế hoạch phục hồi dữ liệu sau thiệt hại để đảm bảo hệ thống phục hồi nhanh khi có thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra. Bao gồm: Lập kế hoạch dự phòng, huấn luyện nhân viên, xác định các hệ thống ứng dụng quan trọng để ưu tiên kiểm soát và khôi phục trước. Phân chia trách nhiệm thực hiện phục hồi sau thiệt hại cho từng nhân viên. - 79 - 5.2.2 Đối với chu trình doanh thu Bảng 5.3: Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình doanh thu stt Rủi ro 1 Công ty chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán. Phân chia trách nhiệm Kiểm soát ngăn chặn: Phân chia trách nhiệm giữa chức năng xét duyệt và bán hàng. Cập nhật chính xác số dư của khách hàng để xem số dư của khách hàng có vượt mức tín dụng cho phép không. 2 Xảy ra mất hàng trong quá trình vận chuyển do bộ phận vận chuyển đổi lỗi bị hao hụt hàng. Kiểm tra độc lập Kiểm soát ngăn chặn: Thường xuyên xây dựng định mức hao hụt cho phù hợp với từng phương tiện, từng loại hàng. Dữ liệu hàng hoá tồn kho và hàng tồn kho thực tế không trùng khớp nhau. Kiểm tra độc lập Khi giao hàng cho khách hàng không thực hiện đúng theo quy trình phòng cháy chữa cháy của Công ty. Phận chia trách nhiệm Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên khách hàng… ) Kiểm soát nhập liệu 3 4 5 Hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát Kiểm soát sửa sai: Quy trách nhiệm cho bộ phận vận chuyển. Kiểm soát phát hiện: Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho. Kiểm soát sửa sai: Quy trách nhiệm cho cá nhân có liên quan đến hoạt động bảo quản tài sản của Công ty. Kiểm soát ngăn chặn: Thường xuyên tập huấn phương pháp phòng cháy chữa cháy cho nhân viên giao hàng và chủ cửa hàng, mua mới các thiết bị phòng cháy chữa cháy. Chọn thời gian, địa điểm giao hàng phù hợp và chuẩn bị kỹ tất cả các khâu trước khi xuống hàng. Kiểm tra độc lập Kiểm soát ngăn chặn: Chọn mã KH từ danh sách tạo lập sẵn. Kiểm soát phát hiện: Đối chiếu bảng tổng hợp nợ phải thu và sổ chi tiết nợ phải thu của khách hàng. Kiểm tra độc lập - 80 - 5.2.3 Đối với chu trình chi phí Bảng 5.4: Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình chi phí Stt Rủi ro Hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát 1 Trưởng phòng kinh doanh dự báo về nhu cầu hàng cho các tháng tiếp theo chưa hợp lý. Kiểm tra độc lập Kiểm soát ngăn chặn: Thành lập bộ phận tìm hiểu thi trường tiềm năng cũng như thường xuyên liên lạc với khách hàng để có những thông tin chính xác và kịp thời. 2 Đầu tư không hiệu quả vào TSCĐ. Kiểm tra độc lập Kiểm soát phát hiện: Xét duyệt và kiểm tra lại từng nghiệp vụ mua TSCĐ. Kiểm soát sửa sai: Định kỳ thành lập hội đồng đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ. 3 Thanh toán nợ không đúng hạn. Kiểm tra độc lập Kiểm soát ngăn chặn: Tổ chức lưu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán. Kiểm soát phát hiện: Định kỳ kiểm tra việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. 4 Lập sai, lập khống ủy nhiệm chi. Kiểm soát chứng từ Kiểm soát phát hiện: Tăng cường kiểm tra đối chiếu phiếu chi, hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan và xét duyệt của cấp có thẩm quyền. - 81 - CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Thông qua quá trình thực hiện đề tài”Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ”. Tác giả nhận thấy Công ty đã xây dựng được một hệ thống thông tin cũng như hệ thống thông tin kế toán tương đối hoàn thiện, đáp ứng được các yêu cầu về xử lý nghiệp vụ theo quy định, đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt và mang tính bảo mật, hệ thống vận hành phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất được trang bị. Phần mềm kế toán cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên canh đó, đội ngũ nhân viên nói chung cũng như nhân viên kế toán nói riêng có trình độ và năng lực cũng là nhân tố ảnh hưởng tích cực đến sự vận hành của hệ thống thông tin cũng như hệ thống thông tin kế toán nói riêng. Đây là những điểm mạnh cần được tiếp tục phát huy nhằm góp phần duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin kế toán tại Công ty. Mặt khác, do bản chất ngành nghề kinh doanh là cung cấp hàng hóa, dịch vụ nên quy trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại Công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế và rủi ro nhất định. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục tiêu là hạn chế các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra cũng như những rủi ro kiểm soát còn tồn tại, từ đó có thể nâng cao được hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chu trình chi phí nói riêng và hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị nói chung. Tuy nhiên, do có những hạn chế nhất định về thời gian thực hiện cũng như trong việc tiếp cận hệ thống nên đề tài cũng chưa tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán tại Công ty một cách toàn diện nhất. Đây là một hạn chế tác giả chưa thực hiện được để đề tài được hoàn thiện và đầy đủ hơn. 6.2 KIẾN NGHỊ Đối với Nhà nước: - Sớm xây dựng chế độkếtoán ổn định, các chuẩn mực kếtoán phù hợp với thực trạng đất nước và hệthống các chuẩn mực kếtoán quốc tế. Tạo điều kiện cho các đơn vịthực hiện dễdàng hơn công tác kếtoán, và thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dựán nước ngoài. - 82 - - Thiết lập một tổchức độc lập đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng các phần mềm kếtoán nhằm tạo sựtin tưởng của đối với người sửdụng và tạo ra sựsức cạnh tranh cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong nước với nước ngoài. Đối với công ty:  Công ty nên tiếp tục phát huy những điểm mạnh mà hệ thống thông tin kế toán hiện hành đã và đang có để thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh tế xảy ra ngày càng nhiều trong hệ thống.  Từ các giải pháp đề tài đã đưa ra, Công ty có thể xem xét để đưa các thủ tục kiểm soát vào hệ thống một cách có chọn lọc nhằm hạn chế và ngăn chặn các rủi ro đã nêu trên nhưng vẫn đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với các chu trình cũng như hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.  Công ty nên tiếp tục kiểm tra và theo dõi sự vận hành của hệ thống thông tin kế toán để kịp thời phát hiện và có biện pháp phù hợp ngăn chặn sự xuất hiện của các rủi ro mới hay giải quyết các vẫn đề nảy sinh khi áp dụng các thủ tục kiểm soát hiện hành khi hoạt động kinh doanh được mở rộng và phát triển trong tương lai. - 83 - TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lê Thi Như Hằng, 2010. Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNN & PTNT Thành phố Vĩnh Long. Luận văn tốt nghiệp Đại học. Đại học Cần Thơ. 2. Lê Thị Thúy Vy, 2009. Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang. Luận văn tốt nghiệp Đại học. Đại học Cần Thơ. 3. Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán(lý thuyết bài tập và bài giảng). Hồ Chi Minh: Nhà xuất bản thống kê. 4. Nguyễn Thúy An, 2011. Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần Thơ. 5. Nguyễn Thúy An, 2012. Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán 2. Đại học Cần Thơ. 6. Tài liệu do phòng kế toán- tài chính của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ cung cấp. 7. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, khoa kế toán – Kiểm toán, bộ môn kiểm toán, 2011. Kiểm toán. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Lao động Xã hội. 8. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, khoa kế toán – Kiểm toán, bộ môn hệ thống thông tin kế toán, 2004. Hệ thống thông tin kế toán. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống Kê. 9. Trương Thị Thúy Hằng, 2012. Bài giảng Kiểm toán nội bộ. Đại học Cần Thơ. - 84 - PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu. Stt Câu hỏi Có 1 Công ty có tách biệt kế toán nợ phải thu và thủ quỹ không? √ 2 Công ty có tách biệt bộ phận giao hàng với bộ phận kho không? √ 3 Việc trích lập dự phòng có được xét duyệt của cấp có thẩm quyền không? √ Có lập danh sách các khách hàng và cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên hay không? √ Có sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận hay không? √ Các chứng từ có được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi sử dụng hay không? √ Công ty có sử dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng hay không? √ Hóa đơn chưa thanh toán có được lưu trữ tách riêng với hóa đơn đã thanh toán không? √ Có xác nhận lại bằng văn bản trong trường hợp đặt hàng qua điện thoại, fax, email hay không? √ 10 Các chứng từ có được đánh dấu khi xét duyệt nhằm tránh sử dụng lại không? √ 11 Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng không? √ 12 Các nghiệp vụ bán hàng có giá trị lớn có được ký kết hợp đồng hay không? √ 13 Hàng xuất bán có dựa trên phiếu xuất kho và Hóa đơn bán hàng không? √ 4 5 6 7 8 9 - 85 - Không Ghi chú Stt Câu hỏi Có 14 Có tìm hiểu năng lực tài chính của khách hàng không? √ 15 Có sự hạn chế truy cập và sử dụng số liệu của nhân viên không? √ 16 Việc bán chịu hay yêu cầu hàng hóa có được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền không? √ 17 Có bản mô tả công việc cho từng nhân viên, từng nghiệp vụ không? 18 Người chuẩn y việc mua sắm thanh lý tài sản cố định có khác với người ghi sổ hay không? √ 19 Có kiểm kê định kỳ tài sản cố định và đối chiếu với sổ kế toán hay không? √ 20 Khi nhượng bán hay thanh lý tài sản cố định, có thành lập Hội đồng thanh lý bao gồm các thành viên theo quy định hay không? √ 21 Hàng xuất bán có dựa trên phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng không? √ 22 Thông tin về khách hàng có được xác minh lại khi chuyển đến bộ phận khác không? 23 Phiếu xuất kho có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không? 24 Công ty có khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay không? - 86 - Không √ √ √ √ Ghi chú Phụ lục 2: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí Stt Câu hỏi Có 1 Tất cả các đơn đặt hàng có được phê chuẩn bởi trưởng bộ phận mua hàng hay không? √ Hàng mua có được kiểm tra về số lượng và chất lượng khi nhận hay không? √ Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu nhập hay không? √ Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán không? √ Có quy định về số tiền thanh toán tối đa mà một người có trách nhiệm được quyền phê duyệt thanh toán? √ 2 3 4 5 6 Người phụ trách kế toán có theo dõi thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu hay không? √ 7 Phiếu thu có được đánh dấu khi xét duyệt nhằm tránh sử dụng lại không? √ 8 Đơn đặt hàng có được lập khi không có bảng dự trù hay không? √ 9 Danh sách nhà cung cấp và bảng báo giá có được cập nhật nhật thường xuyên hay không? √ 10 Chức năng chọn nhà cung cấp có được luân chuyển thường xuyên hay không? 11 Có thành lập hội đồng kiểm nhận khi mua tài sản cố định hay không? √ 12 Phiếu nhập kho có được đánh số trước hay không? √ 13 Chức năng kế toán phải trả có độc lập với kế toán thanh toán hay không? √ - 87 - Không √ Ghi chú Stt Câu hỏi Có 14 Các chứng từ liên quan có được lưu trữ sau khi ghi nhận phải trả nhà cung cấp hay không? √ 15 Có định kỳ đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hay không? √ 16 Có định kỳ đối chiếu số tiền với ngân hàng cung cấp dịch vụ thanh toán hay không? √ Các chênh lệnh giữa giá dự toán và giá thực tế có được xét duyệt và phê chuẩn hay không? √ Người chuẩn y việc mua sắm, thanh lý tài sản cố định có khác với người ghi sổ hay không? √ 17 18 - 88 - Không Ghi chú [...]... kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ, trực thuộc Công ty Xăng dầu Miền Nam (Công ty Xăng dầu Khu vực II ngày nay) Tháng 07/1977, Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD-QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ thành “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” trực thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II Ngày 11/09/1984, Giám Đốc Công ty Xăng dầu Khu vực II ban hành quyết định số 134/TC.QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu. .. kiện trong chu trình doanh thu và chi -1- phí nói riêng sẽ ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi hệ thống thông tin đáp ứng được yêu cầu giải quyết các sự kiện một cách nhanh nhất và chính xác Vì sự cần thiết trên nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1... thống thông tin quản lý: Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm: hệ thống thông tin thị trường; hệ thống thông tin sản xuất; hệ thống thông tin. .. biệt trong đề tài do tôi thực hiện -3- CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin a, Khái niệm  Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát”.[8; tr 2] b, Các hệ thống thông tin trong. .. trung tìm hiểu và đánh giá chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán Từ đó, tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn hai chu trình này tại đơn vị 1.2.2 Mục tiêu cụ thể  Mục tiêu 1: Tìm hiểu quy trình xử lý các hoạt động kinh tế và các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí với việc ứng dụng phần mềm kế. .. đầy đủ 4, Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động  Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng 5, Giám sát Quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Xác định kiểm soát nội bộ có vận... chính; hệ thống thông tin nhân lực; hệ thống thông tin kế toán  Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực thuộc xã hội, văn hóa liên quan… nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch... nghiệp Xăng dầu Hậu Giang” - 21 - Ngày 26/12/1988, Tổng Giám Đốc tổng Công ty Xăng dầu Việt nam ban hành quyết định số 2209/XD.QĐ đổi tên “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang” thành Công ty Xăng dầu Hậu Giang” và trực thuộc Petrolimex Việt Nam Ngày 01/01/2004, theo quyết định số 1680/2003/QĐ-BTM ngày 08/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, đổi tên Công ty Xăng dầu Hậu Giang” thành Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ ... bán chịu, phát sinh chi phí hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.”[8; tr 6] 2.1.1.2 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán a, Khái niệm  Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài... hiệu quả Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu chung của tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ đã và đang phấn đấu để nâng cao ... TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 4.1 CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG... - Kế toán Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ giúp hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: Tìm hiểu đánh giá hệ thống thông tin kế toán môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP công ty xăng dầu Tây. .. 4: TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ…………………………… 36 4.1 Các phận chu trình doanh thu chu trình chi phí công