a) Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại đơn vị.
Qua bảng câu hỏi đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí (phụ lục 2) với 17 câu trả lời “Có”, 1 câu trả lời “Không” trong tổng số 18 câu được hỏi, tôi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí của đợn vị khá hữu hiệu và hiệu quả, có thể hạn chế được các rủi ro và sai sót. Rủi ro kiểm soát được đánh giá tương đối thấp. Ở câu hỏi 10 “Chức năng chọn nhà cung cấp có được luân chuyển thường xuyên hay không ?” câu trả lời “Không” nhưng vẫn được đánh giá là an toàn vì các nhà cung cấp là những đối tác truyền thống của Công ty và luôn đảm bảo cung cấp các dịch vụ hay hàng hóa kịp thời, chất lượng, đúng yêu cầu của Công ty. Bên cạnh đó đảm bảo giá cả cạnh tranh và phù hợp với thị trường.
b) Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học đối với chu trình chi phí tại đơn vị.
Bước đầu tiên của quá trình nhập xăng dầu vào cửa hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ nhập mã nguồn hàng, mã cửa hàng và nhiệt độ lấy từ nhiệt độ của kho xuất vào màn hình nhập liệu.
Khi nhân viên phòng kinh doanh nhập xong mã nguồn hàng, mã cửa hàng và nhiệt độ vào màn hình nhập liệu. Hệ thống sẽ tự động hiện thị màn hình nhập liệu mới để nhân viên kiểm tra tra lại một lần nữa về những thông tin đã nhập trước đó, nếu không đúng thì điều chỉnh lại cho phù hợp với kho xuất và cuối cùng nhân viên bán hàng sẽ hoàn tất quá trình nhập, xác nhận thực nhận ở cửa hàng.
Hình 4.32 Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng
Phiếu chi được lập dựa trên chứng từ gốc đã được lập và ký duyệt.
Hình 4.34 Giấy đề nghị tạm ứng ngày 01/10/2013
Đánh giá:
Màn hình nhập xăng dầu vào cửa hàng bán lẻ được thiết kế sẵn các thông tin về loại hàng, mã hàng, mã kho xuất. Nhân viên chỉ cần nhấp chọn là được. Hạn chế rủi ro nhập sai và giúp tiết kiệm thời gian.
Màn hình kiểm tra xuất kho, xác nhận thực nhận tại cửa hàng giúp nhân viên một lần nữa kiểm tra về những thông tin mà mình đã nhập và chọn để điều chỉnh lại cho phù hợp.
Màn hình thực nhận ở cửa hàng hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến hoạt động nhập xăng dầu vào cửa hàng cửa hàng bán lẻ.
Phiếu chi được lập dựa trên chứng từ gốc đã được lập và ký duyệt hạn chế được rủi ro lập khống phiếu chi.
4.4 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY