4.2.1.1 Các hoạt động xử lý các nghiệp vụ bán hàng nội địa trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu bao gồm: Nhận và xử lý đơn đặt hàng; Lập hóa đơn, ghi nhận nợ; Xuất kho, giao hàng và thu tiền được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một như sau:
Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một có các hoạt động kinh tế sau:
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Khi bộ phận bán hàng nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách hàng bằng trực tiếp, điện thoại hoặc fax. Nhân viên bán hàng đàm phán với khách hàng về giá bán, điều kiện thanh toán (thời gian, phương thức thanh toán, biện pháp bảo đảm nợ… ) số lượng và tiến độ cung ứng, phương thức giao nhận (đường thủy, đường bộ, giao nhận qua lưu lượng kế, barem bồn, qua cân hay barem phương tiện… ). Sau khi đàm phán xong Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra những thông tin về hàng sẽ cung cấp và xem xét khả năng có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không. Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra tình hình tài chính, đặc điểm kinh doanh của khách hàng và lập lệnh bán hàng chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu hay không (gửi bằng fax). Sau khi lệnh bán hàng được phê duyệt sẽ gửi lại cho bộ phận bán hàng (gửi bằng fax) để làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng, tạo đơn hàng trên hệ thống gồm có: giá cả, nguồn hàng… Nếu lệnh bán hàng không được duyệt thì bộ phận bán hàng sẽ lập thông báo gửi cho khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một hạn mức tín dụng.
- 39 -
b) Lập hóa đơn, ghi nhận nợ
Việc lập hóa đơn, ghi nhận nợ được thực hiện trước việc xuất kho, giao hàng. Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được duyệt, bộ phận bán hàng lập và in hóa đơn bán hàng gồm 2 liên: liên 1 gửi cho bộ phận kho hàng, liên 2 gửi cho khách hàng. Khi lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào tập tin nợ phải thu, tập tin hóa đơn và tập tin hàng tồn kho.
Hình 4.3 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ
c) Xuất kho, giao hàng
Liên 2 được gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Trước khi xuất kho giao hàng phòng kinh doanh sẽ lập lệnh xuất (căn cứ vào hạn mức tín dụng đã được duyệt) gửi bộ phận kho hàng để làm căn cứ xuất kho cùng với hóa đơn bán hàng. Trường hợp lệnh xuất không được hệ thống cho phép (do vượt quá hạn mức tín dụng của khách hàng), phòng kinh doanh sẽ gửi đề nghị duyệt nợ lên bộ phận kế toán công nợ, lúc này bộ phận kế toán công nợ sẽ giải quyết đề nghị này trên hệ thống và gửi lại phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập lệnh xuất gửi bộ phận kho hàng làm căn cứ xuất kho. Khi xuất kho hàng hóa, thủ kho ghi nhận việc xuất kho và tạo phiếu xuất kho 2 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận kho hàng, liên 2 giao cho bộ phận gửi hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ gửi hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành gửi hàng, bộ phận gửi hàng sẽ lập giấy gửi hàng giao cho khách hàng. Cuối cùng bộ phận kho hàng lập báo cáo gửi phòng kế toán cùng với hóa đơn bán hàng.
- 41 - Bộ phận kho Bộ phận gửi hàng Bắt đầu HĐBH 2 PXK 2 Phần mềm Ghi nhận dữ liệu,lập PXK, tạo báo cáo
xuất hàng PXK 2 PXK 1 Nhập dữ liệu N HĐBH 2
Kiểm tra với hàng XK, lập
GGH
Yêu cầu KH kiểm tra, ký
nhận Báo cáo xuất
hàng GGH PXK 2 GGH N Lưu tại bộ phận kho Kết thúc HĐBH: Hóa đơn bán hàng
PXK: Phiếu xuất kho XK: Xuất kho GGH: Giấy gửi hàng KH: Khách hàng PKD: Phòng kinh doanh N Lưu tại phòng kế toán Lệnh xuất kho PKD
d) Thu tiền
Hàng tháng, từ cơ sở dữ liệu kế toán in bảng tổng hợp nợ phải thu từ tập tin thời hạn nợ của khách hàng gửi nhân viên bán hàng. Dựa vào đó, nhân viên bán hàng báo cho khách hàng. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì nhân viên bán hàng lập phiếu thu gồm 3 liên: Liên 1 lưu, liên 2 gửi khách hàng và liên 3 gửi kế toán. Sau đó, lập 2 liên giấy nộp tiền, 1 liên cùng tiền gửi vào ngân hàng, 1 liên chuyển kế toán. Kế toán căn cứ vào liên 3 phiếu thu và giấy nộp tiền vào ngân hàng ghi giảm nợ phải thu khách hàng vào các tập tin liên quan.
Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán cũng tiến hành ghi giảm nợ phải thu của khách hàng.
- 43 -
4.2.1.2 Hoạt động bán hàng tái xuất
a) Bán hàng tái xuất theo hợp đồng Công ty ký trực tiếp
Phòng kinh doanh Công ty trao đổi thảo luận với khách hàng, cùng thống nhất ký kết hợp đồng nguyên tắc. Khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập thông báo giá gửi fax cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, khách hàng sẽ ký xác nhận vào thông báo giá và gửi fax lại cho phòng kinh doanh. Khi nhận được sự đồng ý của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành soạn thảo phụ lục hợp đồng để trình lãnh đạo Công ty ký, gửi fax cho khách hàng, đồng thời đề nghị khách hàng gửi fax trở lại cho Công ty. Sau khi nhận được bản fax phụ lục, phòng kinh doanh phát hành Proforma Invoice để khách hàng chuyển tiền. Khi khách hàng chuyển tiền mua hàng, trong trường hợp fax chuyển tiền của khách hàng đến trước thời điểm thông báo tăng giá của tổng Công ty, Công ty sẽ giữ giá bán theo giá đã thỏa thuận. Còn trường hợp fax chuyển tiền của khách hàng đến sau thời điểm thông báo tăng giá của tổng Công ty, Công ty sẽ thảo luận lại với khách hàng theo giá mới công bố của tổng Công ty. Các trường hợp phát sinh khác nếu có, các phòng nghiệp vụ phải có văn bản trình lãnh đạo Công ty phê duyệt. Khi nhận được phụ lục hợp đồng và fax chuyển tiền của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ thông báo, đồng thời fax phụ lục hợp đồng và giấy yêu cầu nhận hàng cho tổ công tác để liên hệ mở tờ khai hải quan. Tiếp theo phòng kinh doanh của Công ty lập giấy yêu cầu nhận hàng theo số lượng và loại hàng sẽ giao fax cho Công ty khác (Công ty khác là Công ty có chức năng tái xuất khác trong ngành).
Tổ công tác liên hệ phòng kinh doanh của Công ty khác để nhận hóa đơn. Đồng thời tổ công tác thông báo yêu cầu giám định cho Công ty giám định. Tổng kho liên hệ với cơ quan hải quan để kẹp chì niêm phong hải quan lên kết quả kiểm hóa trên tờ khai hải quan, nộp lệ phí niêm phong kẹp chì, ký công nhận kết quả kiểm hóa. Khi phương tiện giao hàng quay về, tổ công tác nhận các chứng từ giao hàng tại nước tái xuất, trong đó bắt buộc phải có: Biên bản đo hàng tại tàu của cơ quan giám định nước sở tại, giấy phép rời cảng do cảng vụ nước sở tại cấp, tờ khai tái xuất có xác nhận thực xuất của hải quan cửa khẩu và kiểm tra các thông tin do hải quan cửa khẩu xác nhận trên tờ khai xuất. Cuối cùng tổ công tác gửi toàn bộ hồ sơ của mỗi lô hàng về để lưu trữ tại Công ty (Phòng kinh doanh lưu tờ khai tạm nhập, tái xuất, phòng kế toán lưu bộ chứng từ xuất hàng). Bộ phận nghiệp vụ lập sổ theo dõi lượng hàng đã tái xuất và không tái xuất tiếp để mở tờ khai tạm nộp thuế cho lượng hàng còn lại (ngay sau khi tái xuất lô hàng cuối cùng của lô hàng tạm nhập).
- 45 -
Hình 4.6 Lưu đồ mô tả hoạt động bán hàng tái xuất theo hợp đồng Công ty ký trực tiếp
b) Tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế
Tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phòng kinh doanh Công ty trao đổi thảo luận với khách hàng, cùng thống nhất ký kết hợp đồng nguyên tắc.
Bước 2: Khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập thông báo giá fax ngay cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, khách hàng sẽ ký xác nhận vào thông báo giá và fax gửi lại cho phòng kinh doanh.
Bước 3: Khi nhận được fax chuyển tiền của khách hàng, chuyên viên phòng kinh doanh liên hệ với hải quan để mở tờ khai và thông báo thời gian kiểm hóa.
Bước 4: Phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng, gửi kho làm thủ tục dưới sự giám sát của hải quan để tiến hành kẹp chì niêm phong hải quan, lên kết quả kiểm hóa trên tờ khai, nộp lệ phí niêm phong kẹp chì, ký công nhận kết quả kiểm hóa.
Bước 5: Khi phương tiện giao hàng xong phòng kinh doanh nhận các chứng từ và kiểm tra các thông tin do hải quan xác nhận trên tờ khai xuất.
Bước 6: Phòng kinh doanh hoàn tất bộ chứng từ của mỗi lô hàng để lưu trữ tại Công ty (Phòng kinh doanh lưu tờ khai nhập xuất, phòng kế toán lưu bộ chứng từ xuất hàng).
- 47 -
Sổ sách và báo cáo sử dụng trong chu trình doanh thu: Khi lập hóa đơn bán hàng và thu tiền, kế toán hạch toán trên phần mềm, dữ liệu được cập nhật vào các sổ sách và báo cáo liên quan.
Bảng 4.1: Các sổ sách và báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu Tên sổ sách và báo cáo Bộ phận lập Mục đích lập Bộ phận sử dụng 1. Báo cáo xuất bán khách hàng nội địa. Phòng kinh doanh. Dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa nội địa để từ đó tập đoàn, lãnh đạo Công ty có các chính sách điều chỉnh phù hợp. Tập đoàn, lãnh đạo Công ty. 2. Báo cáo tái xuất . Phòng kinh doanh.
Dùng để theo dõi lượng xăng dầu thực tế xuất bán ra nước ngoài. Tập đoàn, lãnh đạo Công ty. 3. Báo cáo quỹ bình ổn giá. Phòng kinh doanh.
Thông báo với tập đoàn, Lãnh đạo Công ty về việc trích lập quỹ bình ổn giá theo quy định của Bộ tài chính.
Tập đoàn, Lãnh đạo Công ty. 4. Sổ theo dõi bán hàng tại cửa hàng xăng dầu. Cửa hàng trưởng. Thống kê tình hình xăng dầu tiêu thụ tại cửa hàng về mặt hàng, số lượng, đơn giá.
Phòng kinh doanh. 5. Sổ giao ca bán hàng tại cửa hàng xăng dầu. Cửa hàng trưởng.
Dùng để theo dõi lượng xăng dầu mà nhân viên bán hàng bán được tại thời điểm giao ca và bắt đầu cho ca mới.
Phòng kinh doanh. 6. Bảng kê chi tiết hóa đơn xuất. Bộ phận kho. Dùng để thống kê số lượng hóa đơn xuất tại tổng kho xăng dầu Miền Tây, tổng kho xăng dầu Cần Thơ.
Kế toán.
7. Bảng kê chi tiết phiếu xuất.
Bộ phận kho.
Dùng để thống kê số lượng phiếu xuất tại tổng kho xăng dầu Miền Tây.
Tên sổ sách và báo cáo Bộ phận lập Mục đích lập Bộ phận sử dụng 8. Sổ tổng hợp nợ phải