KH… )
Công ty có thể bị mất tài sản, đánh giá sai nợ phải thu của khách hàng và ảnh hưởng tới khách hàng.
Tách biệt chức năng của thủ quỹ, xét duyệt và kế toán phải thu.
4.2.3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu thu
a) Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại đơn vị
Qua bảng câu hỏi đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu (phụ lục 1) với 22 câu trả lời “Có”, 2 câu trả lời “Không” trong tổng số 24 câu được hỏi, tôi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu của đơn vị khá hữu hiệu và hiệu quả, có thể hạn chế được các rủi ro và sai sót. Ở câu hỏi 17 “Có bản mô tả công việc cho từng nhân viên, từng nghiệp vụ không ?” và câu hỏi 22 “Thông tin về khách hàng có
được xác minh lại khi chuyển đến bộ phận khác không?” câu trả lời “Không” nhưng vẫn được đánh giá là an toàn vì các nhân viên được tuyển chọn khắt khe và được đơn vị đào tạo bài bản trước khi làm việc. Thêm vào đó đơn vị không ngừng trau dồi, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên. Trước khi lập hóa đơn bán hàng nhân viên bán hàng đã tìm hiểu kỹ và khai báo rất rõ ràng về thông tin khách hàng.
b) Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học đối với chu trình doanh thu tại đơn vị
Kiểm soát chung
Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán SAP đang sử dụng tại Công ty cho phép phân quyền sử dụng. Theo đó, mỗi nhân viên trong bộ phận kế toán có tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được cập nhật, in ấn trên phần hành mà mình đảm nhận.
Hình 4.8 Màn hình nhập liệu đăng nhập vào hệ thống
Các dữ liệu được lưu trữ an toàn, theo trình tự thời gian và tại đơn vị có nguồn điện dự phòng để hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện.
Các tài liệu về hệ thống được lưu trữ, sử dụng tại Công ty để cập nhật, phát triển hệ thống, bao gồm tài liệu ứng dụng hướng dẫn việc nhập liệu, xử lý, kết xuất, sửa lỗi và tài liệu vận hành hệ thống hướng dẫn cách khắc phục thiệt hại nếu có sự cố xảy ra, những nguy cơ có thể dẫn đến lỗi chương trình.
Kiểm soát ứng dụng đối với hoạt động lập hóa đơn
Kiểm soát nhập liệu: Nhân viên bán hàng chỉ cần nhập mã đơn hàng vào máy, chương trình sẽ tự hiển thị thông tin về tên Công ty, kênh bán hàng và hàng hóa được thiết kế từ trước. Nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn.
Hình 4.9 Màn hình nhập mã đơn hàng
Kiểm tra sự đầy đủ: Sau khi nhân viên bán hàng nhập mã hợp đồng phần mềm sẽ tự động kiểm tra ngày nghiệp vụ. Nếu ngày nghiệp vụ không phù hợp màn hình sẽ hiện thông báo.
Hình 4.11 Màn hình cảnh báo về ngày nghiệp vụ
Khi nhân viên bán hàng nhập xong mã hợp đồng và nhấp “item selection” phần mềm sẽ tự động hiện ra màn hình nhập liệu tạo đơn bán hàng bao gồm các thông tin: Tên khách hàng, loại hàng cần bán, số lượng, đơn vị tính. Trong đó loại hàng cần bán đã được thiết kế sẵn và nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn là được.
Sau khi chọn mặt hàng, số lượng màn hình nhập liệu sẽ hiện lên một màn hình nhỏ thông báo về mặt hàng số lượng cần bán. Nếu nhân viên bán hàng nhấp chọn “Yes” phần mềm sẽ tự động xóa mặt hàng, số lượng cần bán đã nhập trước đó để nhân viên bán hàng chọn lại mặt hàng, số lượng cần bán cho đúng với hợp đồng bán hàng. Nếu nhân viên bán hàng nhấp chọn “No” đồng nghĩa với việc nhân viên bán hàng đã chọn đúng mặt hàng và nhập đúng số lượng cần bán.
Hình 4.13 Màn hình xác nhận lại mặt hàng, số lượng cần bán
Khi xác nhận mặt hàng, số lượng cần bán phần mềm sẽ tự động hiển thị màn hình nhập liệu thông báo giá bao gồm: Giá bán đơn vị, giá vốn đơn vị, tổng số tiền phải thu, tổng giá vốn hàng bán, tiền thuế VAT, thuế bảo vệ môi trường… Có phần hiển thị màu sắc giúp nhân viên bán hàng dễ dàng phân biệt các con số để hạn chế kiểm tra sai số liệu và rút ngắn thời gian kiểm tra.
Đánh giá:
Màn hình đăng nhập vào hệ thống đảm bảo chỉ những nhân viên của Công ty được phép mới có thể tiếp cận hệ thống, tiếp cận dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà nhân viên đó được cấp quyền sử dụng nhằm ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu của các đối tượng bên ngoài hệ thống.
Màn hình nhập mã đơn hàng, nhập mã hợp đồng được thiết kế từ trước về các thông tin tên Công ty, kênh bán hàng, hàng hóa giúp nhân viên tránh được rủi ro nhập trùng, nhập sai thông tin.
Màn hình chọn mặt hàng, số lượng cần bán được thiết kế đầy đủ thông tin về hàng hóa cần bán trong đó mã hàng, tên hàng được thiết kế sẵn nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn, hạn chế được rủi ro nhập sai mặt hàng và giúp tiết kiệm thời gian.
Màn hình xác nhận lại mặt hàng, số lượng cần bán giúp nhân viên bán hàng một lần nữa kiểm tra về những thông tin mà mình đã nhập và chọn, giúp hạn chế việc nhân viên bán hàng nhập ẩu, nhập nhanh.
Màn hình nhập liệu thông báo giá hiển thị thông tin chi tiết, rõ ràng.
Kiểm soát ứng dụng đối với hoạt động xuất kho
Sau khi đơn bán hàng được lập trên hệ thống, nhân viên bán hàng tiến hành chọn mã kho xuất, mã nguồn được thiết kế sẵn.
Hình 4.16 Màn hình nhập liệu chọn mã nguồn
Sau khi nhân viên bán hàng nhập mã kho, mã nguồn trên hệ thống nhân viên bán hàng tiến hành tạo lệnh xuất gửi bộ phận kho. Lệnh xuất là căn cứ để bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng hóa. Lệnh xuất kho bao gồm: Tên kho, mã kho, ngày xuất, mã hóa đơn. Nhân viên bán hàng chỉ cần nhấp chọn mã kho hệ thống sẽ tự động hiện tên kho.
Trong quá trình nhân viên bán hàng tạo lệnh xuất, phần mềm nhập liệu sẽ hiện ra một màn hình nhỏ thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng vượt quá giới hạn cho phép mà phòng kinh doanh đã lập trong quá trình tìm hiểu và ký hợp đồng với khách hàng được hệ thống truy xuất từ danh mục. Lúc này bộ phận kế toán bán hàng sẽ can thiệp vào hệ thống để điều chỉnh lại hạn mức tín dụng để hoạt động bán hàng được tiếp tục.
Hình 4.18 Màn hình thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng
Dữ liệu đều được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:
Đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết: Hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết để phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái.
Hình 4.20 Bảng kê chi tiết phiếu xuất
Đánh giá:
Màn hình nhập liệu chọn mã kho xuất, chọn mã nguồn được thiết kế từ trước giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế nhập sai thông tin.
Màn hình thông báo hạn mức tín dụng của khách hàng giúp nhân viên bán hàng kiểm tra lại hạn mức tín dụng đã lập trước đó và hạn chế được rủi ro bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán.
Kiểm soát ứng dụng đối với hoạt động thu tiền
Tất cả phiếu thu đều được cấp có thẩm quyền ký duyệt và được đánh dấu đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệ thống.
Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: Cuối mỗi ngày kế toán đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt được in ra từ hệ thống với phiếu thu thu được trong ngày giúp kiểm soát rủi ro nhập sai số liệu.
Hình 4.21 Sổ chi tiết tiền mặt ngày 14/10/2013
Hình 4.23 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 2 ngày 14/10/2013
Hình 4.25 Phiếu thu bán hàng cửa hàng 5 ngày 14/10/2013