2.1.6.1 Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán
Kiểm soát chung
“Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán.
Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.
Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.
Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý.
Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.
Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống phục hồi nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.”[4; tr 111]
Kiểm soát ứng dụng.
“Kiểm soát nhập liệu: Kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ...
Kiểm soát xử lý dữ liệu: Kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
Kiểm soát kết quả dữ liệu:
Đảm bảo kết quả xử lý chính xác.
Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo.”[4; tr 116]
2.1.6.2 Tổng quan về phân tích hệ thống
“Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống. Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do:
Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành.
Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin.
Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin.
Mục tiêu của phân tích hệ thống:
Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại.
Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết.
Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới.
Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới.
Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.”[4; tr 43]
2.1.6.3 Phân tích hệ thống
“Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mục tiêu sau:
Hiểu rõ về hệ thống hiện hành: tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn lực có sẵn.
Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống.
Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống.
Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.”[4; tr 46]
a, Nội dung phân tích hệ thống.
“Dòng dữ liệu: Đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống và doanh nghiệp. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận. Đội nghiên cứu xác định những nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó.
Sự có hiệu lực: Đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thống hiện hành. Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực. Những dữ liệu này có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người tiêu dùng về tính hữu hiệu của hệ thống.
Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống. Mặc dù tính hiệu quả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỉ lệ của dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiến hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng.
Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp
đặt ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả gắn với sự tuân thủ của chính sách quản lý kiểm soát nội bộ kém có thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những báo cáo quản lý hoặc những báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.”[4; tr 47]
b, Hiệu quả quá trình phân tích.
“Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống.”[4; tr 48]
2.1.6.4 Kết quả của phân tích hệ thống
“Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả:
Không thay đổi: Vấn đề giải quyết không nghiêm trọng như suy nghĩ, yêu cầu về thông tin mới không tồn tại lâu hoặc kỹ thuật mới không hiệu quả so với chi phí.
Cải tiến hệ thống hiện hành: Với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả thỏa mãn yêu cầu.
Thiết kế hệ thống mới: Hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để giải quyết vấn đề tồn tại.”[4; tr 59]
2.1.7 Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán
Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Xác định các loại báo cáo, chứng từ.
Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan.
Khai báo.
Tạo thủ tục kiểm soát.
“SAP là nhà cung cấp số một tiêu chuẩn phần mềm ứng dụng kinh doanh và các nhà cung cấp phần mềm lớn thứ ba trên thế giới. SAP cung cấp các giải pháp khả năng mở rộng ngành công nghiệp thực hành tốt nhất. SAP không ngừng phát triển các sản phẩm mới để giúp khách hàng của họ đáp ứng với điều kiện thị trường năng động và giúp họ duy trì lợi thế cạnh tranh của họ. SAP cung cấp các chức năng thiết yếu của kinh doanh bao gồm:
Quản lý vật liệu: Thành phần quản lý vật liệu là nền tảng cho các chức năng hậu cần của một Công ty. Các thành phần bao gồm các chức năng mua, chuyển động hàng tồn kho, các khoản phải trả và các tập tin tổng thể vật chất, trong đó có các thông tin về tất cả các tài liệu và các dịch vụ được sử dụng tại một Công ty.
Bán hàng và phân phối: Bán hàng và thành phần phân phối kết hợp chặt chẽ các quy trình từ đơn đặt hàng cho việc cung cấp các sản phẩm cho khách hàng. Các thành phần bao gồm các chức năng bán hàng, giá cả, thu hái,đóng gói và vận chuyển.
Quản lý chất lượng: Thành phần quản lý chất lượng được sử dụng để đảm bảo và nâng cao về chất lượng sản phẩm của Công ty. Các chức năng của thành phần này bao gồm việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra chất lượng của sản phẩm đã mua và kết thúc.
Kế hoạch sản xuất: Thành phần kế hoạch sản xuất quản lý quá trình sản xuất của Công ty. Các chức năng của thành phần này bao gồm quy hoạch năng lực sản xuất của Công ty, lập kế hoạch sản xuất tổng thể, vật liệu yêu cầu quy hoạch và các chức năng xưởng sản xuất thành phẩm của Công ty.
Dịch vụ khách hàng: Giúp quản lý các dịch vụ của một Công ty mà nó cung cấp cho khách hàng để sửa chữa và bảo hành.
Quản lý kho: Thành phần quản lý kho giúp Công ty để quản lý hàng tồn kho chính xác và khả năng lưu trữ tối đa hóa. Thành phần này có thể làm giảm thời gian cần để đặt và gỡ bỏ các mục từ kho bằng cách gợi ý vị trí hiệu quả nhất để lưu trữ tài liệu và cách hiệu quả nhất để đặt và gỡ bỏ tài liệu từ kho.
Báo cáo và kinh doanh thông minh: Cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu để tạo ra các báo cáo mới và tùy chỉnh những cái hiện có.
Bảo dưỡng nhà máy: Thành phần bảo dưỡng nhà máy được sử dụng để duy trì các thiết bị được sử dụng trong việc sản xuất các thành phẩm của Công ty.
Quản lý tài chính: Tự động hóa các quy trình tài chính và kế toán. Bao gồm hỗ trợ cho nhiều loại tiền tệ, ngân sách, ngân hàng.”[6]
2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tại thành phố Cần Thơ.
Dữ liệu sơ cấp có được thông qua việc quan sát, trao đổi với các nhân viên tại Công ty.
2.2.1.1 Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao. Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web... Dù dưới hình thức nào thì dữ liệu, thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời. Được sử dụng để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị (phụ lục 1 và phụ lục 2).
2.2.1.2 Quan sát
Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích. Được dùng tìm hiểu sự luân chuyển các chứng từ, các sự kiện kinh tế phát sinh giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Từ đó sẽ mô tả lại các sự kiện kinh tế bằng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu (phần 4.2.1; 4.3.1). Được dùng để quan sát việc nhập, cập nhật, sửa chữa dữ liệu trên màn hình kế toán của phần mền kế toán SAP (phần 4.2.3; 4.3.3)
2.2.1.3 Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu
Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán và tài liệu của các nhân viên trong hệ thống. Được dùng để đánh giá độ tin cậy, độ chính xác của số liệu, tài liệu đơn vị cung cấp. Từ đó đưa ra những điểm mạnh, điểm hạn chế và những giải pháp cụ thể để khắc phục những điểm hạn chế, những rủi ro đang xảy ra tại đơn vị (phần
4.2.2; 4.3.2; 4.4; 5.1; 5.2).
Phương pháp mô tả: Mô tả quy trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí (mục tiêu 1).
Phương pháp so sánh: Từ việc mô tả trên, so sánh với lý thuyết để tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, từ đó đề ra biện pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại chi nhánh (mục tiêu 2 và 3). Đồng thời so sánh các chỉ tiêu kinh tế như doanh thu, chi phí và lợi nhuận để thấy được hoạt động kinh doanh của chi nhánh, được sử dụng để khái quát kết quả kinh doanh qua 3 năm (phần 3.5) gồm:
+ So sánh bằng số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc, kết quả so sánh này biểu hiện khối lượng, quy mô của các hiện tượng kinh tế.
Δy = y1 – y0
+ So sánh bằng số tương đối: Là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng.
Trong đó:
y1: Chỉ tiêu kỳ phân tích. y0: Chỉ tiêu kỳ gốc.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ
Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex TÂY NAM BỘ
Trụ sở: Số 21 – CMT8 – P.Thới Bình – Q.Ninh Kiều – TP.Cần Thơ
Điện thoại: (0710) 382-0554, (0710) 382-3913
Fax: (0710) 382-2746
Email: taynambo@petrolimex.com.vn
Website: http://taynambo.petrolimex.com.vn/
Mã số thuế: 1800158559
Số tài khoản: 0111000000474 tại Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Cần Thơ.
Trước ngày 30/04/1975, thị trường xăng dầu ở phía nam cũng như ở Thành phố Hồ Chí minh đều do 3 hãng lớn là: Catlex (Mỹ), Esso (Anh), Shell (Hà Lan) chiếm lĩnh toàn bộ thị trường. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, Ban quân quản tiếp quản toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của 3 hãng trên và thành lập Công ty Xăng dầu Miền Nam trực thuộc Tổng cục Vật tư.
Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ được thành lập vào tháng 5/1975 từ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật (kho, bồn bể, đường ống,… ) do các hãng của tư bản như hãng Catlex, Esso, Shell để lại với tên gọi ban đầu là Công ty xăng dầu cấp I khu vực Tây Nam Bộ. Ngày 07/01/1976, Tổng cục Vật tư bằng văn bản số 03/VH-KH quyết định thành lập Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ, trực thuộc Công ty Xăng dầu Miền Nam (Công ty Xăng dầu Khu vực II ngày nay).
Tháng 07/1977, Tổng Công ty xăng dầu có quyết định số 221/XD-QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Khu vực Tây Nam Bộ” thành “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” trực thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II.
Ngày 11/09/1984, Giám Đốc Công ty Xăng dầu Khu vực II ban hành quyết định số 134/TC.QĐ đổi tên “Tổng kho Xăng dầu Cần Thơ” thành “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang”.
Ngày 26/12/1988, Tổng Giám Đốc tổng Công ty Xăng dầu Việt nam ban hành quyết định số 2209/XD.QĐ đổi tên “Xí nghiệp Xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty Xăng dầu Hậu Giang” và trực thuộc Petrolimex Việt Nam.
Ngày 01/01/2004, theo quyết định số 1680/2003/QĐ-BTM ngày 08/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, đổi tên “Công ty Xăng dầu Hậu Giang” thành “Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ” trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.
Từ ngày 01/07/2012 Công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sang Công ty TNHH Một Thành Viên thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.
Từ khi thành lập đến nay, Công ty không ngừng lớn mạnh, ngoài trụ sở chính tại Thành phố Cần Thơ, Công ty còn có 3 chi nhánh trực thuộc ở 3 tỉnh Hậu Giang, Sóc Trăng và Bạc Liêu cùng hệ thống kho bể với sức chứa trên 120.000 m3/tấn. Với những đóng góp cho sự phát triển kinh tế và đảm bảo An Ninh Quốc Phòng Công ty đã được Nhà nước trao tặng huân chương lao động hạng Ba, huân chương lao động hạng Nhì và nhiều danh hiệu cá nhân khác.
3.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH3.2.1 Chức năng 3.2.1 Chức năng
Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Công ty có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu,... Đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu của an ninh quốc phòng và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công. Ngoài mặt hàng chủ yếu là xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch