Hình 4.27 DFD cấp 1 mô tả chu trình chi phí
Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một có các hoạt động kinh tế sau:
a) Đặt hàng với Tập đoàn
Khi đặt hàng với tập đoàn xăng dầu, bộ phận mua hàng sẽ phân tích, xem xét lượng hàng tồn kho, dự báo lượng nhu cầu hàng cho các tháng tiếp theo. Sau đó bộ phận mua hàng tổng hợp lại những thông tin vừa phân tích gửi cho trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh sẽ xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng cho lượng hàng cần đặt mua. Trường hợp lượng nhu cầu hàng vượt quá giới hạn cho phép của trưởng phòng kinh doanh được quyết định thì trưởng phòng kinh doanh sẽ trình lên Giám Đốc kinh doanh để giải quyết. Việc quyết định lượng hàng đặt mua rất quan trọng đối với Công ty. Trường hợp dự báo lượng hàng nhập ít hơn so với nhu cầu thực tế sẽ dẫn đến thiếu lượng hàng cung cấp cho các đại lý bán lẻ, các khách hàng. Ngược lại nếu dự báo lượng hàng nhập nhiều hơn so với nhu cầu thực tế sẽ làm tăng chi phí bảo quản, chi phí kho bãi do lượng hàng tồn kho và quan trọng hơn là sẽ tác động trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp khi có sự biến động giá xăng dầu trên thế giới vì lượng hàng chủ yếu được nhập từ nước ngoài. Vì vậy vai trò của trưởng phòng kinh doanh là rất quan trọng. Sau khi quyết định nhu cầu hàng, trưởng phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng 2 liên. Liên 1 gửi Tập đoàn, liên 2 gửi bộ phận kho hàng.
b) Nhận hàng và nhập kho
Khi nhận hàng từ tổng kho xăng dầu của Tập đoàn giao tại địa điểm chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận kho hàng căn cứ vào 2 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ từ người vận chuyển sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhập rồi ghi vào thẻ kho. Sau đó bộ phận kho hàng sẽ căn cứ vào “đơn đặt hàng”, “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và căn cứ lượng thực nhập để lập “biên bản giao nhận nhiên liệu” 2 bản. 1 bản “biên bản giao nhận nhiên liệu” đưa lại cho người vận chuyển. 1 bản còn lại gửi kế toán cùng với 2 liên “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.
Việc chuyển hàng từ Tập đoàn về Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là hoạt động vận chuyển hàng nội bộ, nên tại chi nhánh không có hoạt động trả tiền. Sau khi nhận hàng, chu trình chi phí kết thúc.
- 65 -
Lưu đồ mô tả quy trình đặt hàng, nhận hàng và nhập kho
Lưu đồ mô tả hoạt động chi tiền mặt
- 67 -
Lưu đồ mô tả hoạt động tạm ứng
Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí Bảng 4.3: Sổ sách và báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi phí