3.6.1 Thuận lợi
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ nằm ở vị trí trung tâm của khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nên thuận lợi cho việc kinh doanh mua bán cũng như việc bố trí các phương tiện vận chuyển xăng dầu cả đường bộ lẫn đường thủy.
Là Công ty thành viên của Công ty xăng dầu Việt Nam nên luôn được đảm bảo về chất lượng và số lượng về xăng dầu.
Công ty luôn có đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên môn nhiệt tình năng nổ trong công việc, tinh thần đoàn kết cao, tất cả hoạt động vì lợi ích chung toàn Công ty.
Sau hơn 30 năm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu Công ty đã tạo được sự tín nhiệm từ phía khách hàng rất cao, nhờ đó mà uy tín của Công ty không ngừng nâng cao.
Tổng kho xăng dầu miền Tây đã hoàn thành với tất cả bồn chứa, có tổng dung tích 105.000 m3, cầu cảng có khả năng tiếp nhận tàu tải trọng 15.000 tấn, hệ thống công nghệ nhập xuất bán tự động và tiến tới sẽ được tự động hóa hoàn toàn… Tổng kho xăng dầu miền Tây trở thành tổng kho xăng dầu hiện đại, là đầu mối cung cấp lớn nhất ở Đồng bằng Sông Cửu Long. Tổng kho này giúp Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ chủ động nguồn xăng dầu kinh doanh, tiết kiệm chi phí vận tải, đáp ứng kịp thời nhu cầu xăng dầu của các tỉnh thành trong khu vực.
3.6.2 Khó khăn
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ kinh doanh xăng dầu theo cơ chế bán hàng hưởng chiết khấu, trên thực tế đã hạn chế tính chủ động, khả năng linh hoạt trong kinh doanh của chính bản thân Công ty nhất là trong giai đoạn giá cả xăng dầu trên thế giới luôn biến động.
Tình hình kinh doanh của Công ty ngày càng gặp nhiều trở ngại do có sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp cạnh tranh trong cùng lĩnh vực xăng dầu như: Công ty Cổ phần dầu khí PetroMekong, Công ty dầu khí SaiGonPetro, Công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp Petimex, Công ty xăng dầu quân đội, PV Oil.
Tốc độ phát triển hệ thống bán lẻ của tư nhân khá nhanh, phương thức bán hàng linh hoạt: bán tận nơi, thanh toán sau, giá rẻ vì chất lượng không đúng tiêu chuẩn. Trong khi đó, Công ty là doanh nghiệp nhà nước nên chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút.
Sự quản lý của Nhà nước đối với thị trường xăng dầu còn yếu kém, đặc biệt là việc quản lý chất lượng và đo lường (thường xảy ra tình trạng gian lận thương mại) dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh xăng dầu.
3.6.3 Phương hướng hoạt động
Trong thời gian tới, Công ty có phương hướng:
Phát huy hết nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó, Công ty phải khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, đồng thời, Công ty chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và Xã hội.
Tạo ra nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý, tổng đại lý.
Đẩy mạnh kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói riêng và đất nước nói chung.
CHƯƠNG 4
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
4.1 CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
4.1.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu
Phòng kinh doanh: Thực hiện việc kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, xác định dự phòng phải thu khó đòi và lập hóa đơn bán hàng.
Bộ phận bán hàng: Là bộ phận giao dịch, liên lạc trực tiếp hoặc bằng điện thoại với khách hàng, có nhiệm vụ nhận các thông tin đặt hàng, lập phiếu yêu cầu hàng hóa, nhắc nhở nợ phải thu khách hàng và thu tiền.
Kế toán bán hàng: Đối với chu trình doanh thu, kế toán bán hàng tại Công ty có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép quá trình mua bán kiểm tra hạn mức tín dụng, kiểm tra số lượng hàng tồn kho, nợ khách hàng để gửi về ban Giám Đốc xét duyệt.
Thủ kho: Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép việc xuất kho hàng hóa.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu tiền.
Giám Đốc kinh doanh: Dựa trên lệnh bán hàng, thông tin nợ của khách hàng để quyết định chấp nhận bán hàng hay không.
Người giao hàng: Kiểm tra hàng hóa được xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.
Phần mềm: Khi bộ phận bán hàng lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động ghi nhận khoản doanh thu phát sinh, ghi tăng khoản nợ phải thu của khách hàng và ghi giảm hàng tồn kho vào các tập tin liên quan.
4.1.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng cho cả năm và từng tháng, cập nhật thường xuyên lượng hàng hóa tiêu thụ và lượng hàng hóa nhập vào để cân đối số lượng hàng tồn kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Kế toán: Trong chu trình chi phí, kế toán có nhiệm vụ lập bản nhu cầu vận chuyển hàng hóa và lập phiếu nhập kho khi hàng hóa được vận chuyển về chi nhánh.
Thủ kho: Theo dõi, ghi chép việc nhập hàng hóa vào kho. Lập biên bản giao nhận nhiên liệu.
Phần mềm: Ghi tăng hàng tồn kho vào các tập tin liên quan.
4.2 TÌM HIỂU CHU TRÌNH DOANH THU
4.2.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu
4.2.1.1 Các hoạt động xử lý các nghiệp vụ bán hàng nội địa trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu bao gồm: Nhận và xử lý đơn đặt hàng; Lập hóa đơn, ghi nhận nợ; Xuất kho, giao hàng và thu tiền được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một như sau:
Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một có các hoạt động kinh tế sau:
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Khi bộ phận bán hàng nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách hàng bằng trực tiếp, điện thoại hoặc fax. Nhân viên bán hàng đàm phán với khách hàng về giá bán, điều kiện thanh toán (thời gian, phương thức thanh toán, biện pháp bảo đảm nợ… ) số lượng và tiến độ cung ứng, phương thức giao nhận (đường thủy, đường bộ, giao nhận qua lưu lượng kế, barem bồn, qua cân hay barem phương tiện… ). Sau khi đàm phán xong Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra những thông tin về hàng sẽ cung cấp và xem xét khả năng có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không. Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra tình hình tài chính, đặc điểm kinh doanh của khách hàng và lập lệnh bán hàng chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu hay không (gửi bằng fax). Sau khi lệnh bán hàng được phê duyệt sẽ gửi lại cho bộ phận bán hàng (gửi bằng fax) để làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng, tạo đơn hàng trên hệ thống gồm có: giá cả, nguồn hàng… Nếu lệnh bán hàng không được duyệt thì bộ phận bán hàng sẽ lập thông báo gửi cho khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một hạn mức tín dụng.
- 39 -
b) Lập hóa đơn, ghi nhận nợ
Việc lập hóa đơn, ghi nhận nợ được thực hiện trước việc xuất kho, giao hàng. Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được duyệt, bộ phận bán hàng lập và in hóa đơn bán hàng gồm 2 liên: liên 1 gửi cho bộ phận kho hàng, liên 2 gửi cho khách hàng. Khi lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào tập tin nợ phải thu, tập tin hóa đơn và tập tin hàng tồn kho.
Hình 4.3 Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ
c) Xuất kho, giao hàng
Liên 2 được gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Trước khi xuất kho giao hàng phòng kinh doanh sẽ lập lệnh xuất (căn cứ vào hạn mức tín dụng đã được duyệt) gửi bộ phận kho hàng để làm căn cứ xuất kho cùng với hóa đơn bán hàng. Trường hợp lệnh xuất không được hệ thống cho phép (do vượt quá hạn mức tín dụng của khách hàng), phòng kinh doanh sẽ gửi đề nghị duyệt nợ lên bộ phận kế toán công nợ, lúc này bộ phận kế toán công nợ sẽ giải quyết đề nghị này trên hệ thống và gửi lại phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập lệnh xuất gửi bộ phận kho hàng làm căn cứ xuất kho. Khi xuất kho hàng hóa, thủ kho ghi nhận việc xuất kho và tạo phiếu xuất kho 2 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận kho hàng, liên 2 giao cho bộ phận gửi hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ gửi hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành gửi hàng, bộ phận gửi hàng sẽ lập giấy gửi hàng giao cho khách hàng. Cuối cùng bộ phận kho hàng lập báo cáo gửi phòng kế toán cùng với hóa đơn bán hàng.
- 41 - Bộ phận kho Bộ phận gửi hàng Bắt đầu HĐBH 2 PXK 2 Phần mềm Ghi nhận dữ liệu,lập PXK, tạo báo cáo
xuất hàng PXK 2 PXK 1 Nhập dữ liệu N HĐBH 2
Kiểm tra với hàng XK, lập
GGH
Yêu cầu KH kiểm tra, ký
nhận Báo cáo xuất
hàng GGH PXK 2 GGH N Lưu tại bộ phận kho Kết thúc HĐBH: Hóa đơn bán hàng
PXK: Phiếu xuất kho XK: Xuất kho GGH: Giấy gửi hàng KH: Khách hàng PKD: Phòng kinh doanh N Lưu tại phòng kế toán Lệnh xuất kho PKD
d) Thu tiền
Hàng tháng, từ cơ sở dữ liệu kế toán in bảng tổng hợp nợ phải thu từ tập tin thời hạn nợ của khách hàng gửi nhân viên bán hàng. Dựa vào đó, nhân viên bán hàng báo cho khách hàng. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì nhân viên bán hàng lập phiếu thu gồm 3 liên: Liên 1 lưu, liên 2 gửi khách hàng và liên 3 gửi kế toán. Sau đó, lập 2 liên giấy nộp tiền, 1 liên cùng tiền gửi vào ngân hàng, 1 liên chuyển kế toán. Kế toán căn cứ vào liên 3 phiếu thu và giấy nộp tiền vào ngân hàng ghi giảm nợ phải thu khách hàng vào các tập tin liên quan.
Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán cũng tiến hành ghi giảm nợ phải thu của khách hàng.
- 43 -
4.2.1.2 Hoạt động bán hàng tái xuất
a) Bán hàng tái xuất theo hợp đồng Công ty ký trực tiếp
Phòng kinh doanh Công ty trao đổi thảo luận với khách hàng, cùng thống nhất ký kết hợp đồng nguyên tắc. Khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập thông báo giá gửi fax cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, khách hàng sẽ ký xác nhận vào thông báo giá và gửi fax lại cho phòng kinh doanh. Khi nhận được sự đồng ý của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành soạn thảo phụ lục hợp đồng để trình lãnh đạo Công ty ký, gửi fax cho khách hàng, đồng thời đề nghị khách hàng gửi fax trở lại cho Công ty. Sau khi nhận được bản fax phụ lục, phòng kinh doanh phát hành Proforma Invoice để khách hàng chuyển tiền. Khi khách hàng chuyển tiền mua hàng, trong trường hợp fax chuyển tiền của khách hàng đến trước thời điểm thông báo tăng giá của tổng Công ty, Công ty sẽ giữ giá bán theo giá đã thỏa thuận. Còn trường hợp fax chuyển tiền của khách hàng đến sau thời điểm thông báo tăng giá của tổng Công ty, Công ty sẽ thảo luận lại với khách hàng theo giá mới công bố của tổng Công ty. Các trường hợp phát sinh khác nếu có, các phòng nghiệp vụ phải có văn bản trình lãnh đạo Công ty phê duyệt. Khi nhận được phụ lục hợp đồng và fax chuyển tiền của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ thông báo, đồng thời fax phụ lục hợp đồng và giấy yêu cầu nhận hàng cho tổ công tác để liên hệ mở tờ khai hải quan. Tiếp theo phòng kinh doanh của Công ty lập giấy yêu cầu nhận hàng theo số lượng và loại hàng sẽ giao fax cho Công ty khác (Công ty khác là Công ty có chức năng tái xuất khác trong ngành).
Tổ công tác liên hệ phòng kinh doanh của Công ty khác để nhận hóa đơn. Đồng thời tổ công tác thông báo yêu cầu giám định cho Công ty giám định. Tổng kho liên hệ với cơ quan hải quan để kẹp chì niêm phong hải quan lên kết quả kiểm hóa trên tờ khai hải quan, nộp lệ phí niêm phong kẹp chì, ký công nhận kết quả kiểm hóa. Khi phương tiện giao hàng quay về, tổ công tác nhận các chứng từ giao hàng tại nước tái xuất, trong đó bắt buộc phải có: Biên bản đo hàng tại tàu của cơ quan giám định nước sở tại, giấy phép rời cảng do cảng vụ nước sở tại cấp, tờ khai tái xuất có xác nhận thực xuất của hải quan cửa khẩu và kiểm tra các thông tin do hải quan cửa khẩu xác nhận trên tờ khai xuất. Cuối cùng tổ công tác gửi toàn bộ hồ sơ của mỗi lô hàng về để lưu trữ tại Công ty (Phòng kinh doanh lưu tờ khai tạm nhập, tái xuất, phòng kế toán lưu bộ chứng từ xuất hàng). Bộ phận nghiệp vụ lập sổ theo dõi lượng hàng đã tái xuất và không tái xuất tiếp để mở tờ khai tạm nộp thuế cho lượng hàng còn lại (ngay sau khi tái xuất lô hàng cuối cùng của lô hàng tạm nhập).
- 45 -
Hình 4.6 Lưu đồ mô tả hoạt động bán hàng tái xuất theo hợp đồng Công ty ký trực tiếp
b) Tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế
Tái xuất cho tàu biển nước ngoài hoặc tàu Việt Nam chạy tuyến quốc tế được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Phòng kinh doanh Công ty trao đổi thảo luận với khách hàng, cùng thống nhất ký kết hợp đồng nguyên tắc.
Bước 2: Khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh lập thông báo giá fax ngay cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận, khách hàng sẽ ký xác nhận vào thông báo giá và fax gửi lại cho phòng kinh doanh.
Bước 3: Khi nhận được fax chuyển tiền của khách hàng, chuyên viên phòng kinh doanh liên hệ với hải quan để mở tờ khai và thông báo thời gian kiểm hóa.
Bước 4: Phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng, gửi kho làm thủ tục dưới sự giám sát của hải quan để tiến hành kẹp chì niêm phong hải quan, lên kết quả kiểm hóa trên tờ khai, nộp lệ phí niêm phong kẹp chì, ký công nhận kết quả kiểm hóa.
Bước 5: Khi phương tiện giao hàng xong phòng kinh doanh nhận các chứng từ và kiểm tra các thông tin do hải quan xác nhận trên tờ khai xuất.
Bước 6: Phòng kinh doanh hoàn tất bộ chứng từ của mỗi lô hàng để lưu trữ tại