Bảng 5.4: Các thủ tục kiểm soát rủi ro trong chu trình chi phí
Stt Rủi ro Hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát
1 Trưởng phòng kinh doanh dự báo về nhu cầu hàng cho các tháng tiếp theo chưa hợp lý.
Kiểm tra độc lập Kiểm soát ngăn chặn: Thành lập bộ phận tìm hiểu thi trường tiềm năng cũng như thường xuyên liên lạc với khách hàng để có những thông tin chính xác và kịp thời.
2 Đầu tư không hiệu quả vào TSCĐ.
Kiểm tra độc lập Kiểm soát phát hiện: Xét duyệt và kiểm tra lại từng nghiệp vụ mua TSCĐ.
Kiểm soát sửa sai: Định kỳ thành lập hội đồng đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ.
3 Thanh toán nợ không đúng hạn. Kiểm tra độc lập Kiểm soát ngăn chặn: Tổ chức lưu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán.
Kiểm soát phát hiện: Định kỳ kiểm tra việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
4 Lập sai, lập khốngủy nhiệm chi. Kiểm soát chứng từ Kiểm soát phát hiện: Tăng cường kiểm tra đối chiếu phiếu chi, hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan và xét duyệt của cấp có thẩm quyền.
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN
Thông qua quá trình thực hiện đề tài”Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán SAP tại Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ”. Tác giả nhận thấy Công ty đã xây dựng được một hệ thống thông tin cũng như hệ thống thông tin kế toán tương đối hoàn thiện, đáp ứng được các yêu cầu về xử lý nghiệp vụ theo quy định, đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt và mang tính bảo mật, hệ thống vận hành phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất được trang bị. Phần mềm kế toán cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên canh đó, đội ngũ nhân viên nói chung cũng như nhân viên kế toán nói riêng có trình độ và năng lực cũng là nhân tố ảnh hưởng tích cực đến sự vận hành của hệ thống thông tin cũng như hệ thống thông tin kế toán nói riêng. Đây là những điểm mạnh cần được tiếp tục phát huy nhằm góp phần duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin kế toán tại Công ty.
Mặt khác, do bản chất ngành nghề kinh doanh là cung cấp hàng hóa, dịch vụ nên quy trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại Công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế và rủi ro nhất định. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục tiêu là hạn chế các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra cũng như những rủi ro kiểm soát còn tồn tại, từ đó có thể nâng caođược hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chu trình chi phí nói riêng và hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị nói chung.
Tuy nhiên, do có những hạn chế nhất định về thời gian thực hiện cũng như trong việc tiếp cận hệ thống nên đề tài cũng chưa tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán tại Công ty một cách toàn diện nhất. Đây là một hạn chế tác giả chưa thực hiện được để đề tài được hoàn thiện và đầy đủ hơn.
6.2 KIẾN NGHỊ
Đối với Nhà nước:
- Sớm xây dựng chế độkếtoán ổn định, các chuẩn mực kếtoán phù hợp với thực trạng đất nước và hệthống các chuẩn mực kếtoán quốc tế. Tạo điều kiện cho các đơn vịthực hiện dễdàng hơn công tác kếtoán, và thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dựán nước ngoài.
- Thiết lập một tổchức độc lập đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng các phần mềm kếtoán nhằm tạo sựtin tưởng của đối với người sửdụng và tạo ra
sựsức cạnh tranh cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong nước với nước
ngoài.
Đối với công ty:
Công ty nên tiếp tục phát huy những điểm mạnh mà hệ thống thông tin kế toán hiện hành đã và đang có để thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh tế xảy ra ngày càng nhiều trong hệ thống.
Từ các giải pháp đề tài đã đưa ra, Công ty có thể xem xét để đưa các thủ tục kiểm soát vào hệ thống một cách có chọn lọc nhằm hạn chế và ngăn chặn các rủi ro đã nêu trên nhưng vẫn đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với các chu trình cũng như hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian tới.
Công ty nên tiếp tục kiểm tra và theo dõi sự vận hành của hệ thống thông tin kế toán để kịp thời phát hiện và có biện pháp phù hợp ngăn chặn sự xuất hiện của các rủi ro mới hay giải quyết các vẫn đề nảy sinh khi áp dụng các thủ tục kiểm soát hiện hành khi hoạt động kinh doanh được mở rộng và phát triển trong tương lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lê Thi Như Hằng, 2010. Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNN & PTNT Thành phố Vĩnh Long. Luận văn tốt nghiệp Đại học. Đại học Cần Thơ.
2. Lê Thị Thúy Vy, 2009. Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang. Luận văn tốt nghiệp Đại học. Đại học Cần Thơ.
3. Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán(lý thuyết bài tập và bài giảng). Hồ Chi Minh: Nhà xuất bản thống kê.
4. Nguyễn Thúy An, 2011. Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán 1.
Đại học Cần Thơ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5. Nguyễn Thúy An, 2012. Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán 2.
Đại học Cần Thơ.
6. Tài liệu do phòng kế toán- tài chính của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ cung cấp.
7. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, khoa kế toán – Kiểm toán, bộ môn kiểm toán, 2011. Kiểm toán. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Lao động Xã hội.
8. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, khoa kế toán – Kiểm toán, bộ môn hệ thống thông tin kế toán, 2004. Hệ thống thông tin kế toán. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống Kê.
9. Trương Thị Thúy Hằng, 2012. Bài giảng Kiểm toán nội bộ. Đại học Cần Thơ.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu.
Stt Câu hỏi Có Không Ghi
chú 1 Công ty có tách biệt kế toán nợ phải
thu và thủ quỹ không? √
2 Công ty có tách biệt bộ phận giao hàng với bộ phận kho không? √ 3 Việc trích lập dự phòng có được xét
duyệt của cấp có thẩm quyền không? √
4
Có lập danh sách các khách hàng và cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên hay không?
√
5 Có sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận hay không?
√
6 Các chứng từ có được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi sử dụng hay không?
√
7 Công ty có sử dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng hay không?
√
8 Hóa đơn chưa thanh toán có được lưu trữ tách riêng với hóa đơn đã thanh toán không?
√
9 Có xác nhận lại bằng văn bản trong trường hợp đặt hàng qua điện thoại, fax, email hay không?
√
10 Các chứng từ có được đánh dấu khi xét duyệt nhằm tránh sử dụng lại không? √ 11 Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi
ngân hàng với sổ phụ ngân hàng không?
√
12 Các nghiệp vụ bán hàng có giá trị lớn có được ký kết hợp đồng hay không? √ 13 Hàng xuất bán có dựa trên phiếu xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Stt Câu hỏi Có Không Ghi chú 14 Có tìm hiểu năng lực tài chính của
khách hàng không? √
15 Có sự hạn chế truy cập và sử dụng số liệu của nhân viên không? √ 16 Việc bán chịu hay yêu cầu hàng hóa có
được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền không?
√
17 Có bản mô tả công việc cho từng nhân
viên, từng nghiệp vụ không? √
18 Người chuẩn y việc mua sắm thanh lý tài sản cố định có khác với người ghi sổ hay không?
√
19 Có kiểm kê định kỳ tài sản cố định và đối chiếu với sổ kế toán hay không? √ 20 Khi nhượng bán hay thanh lý tài sản cố
định, có thành lập Hội đồng thanh lý bao gồm các thành viên theo quy định hay không?
√
21 Hàng xuất bán có dựa trên phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng không? √ 22 Thông tin về khách hàng có được xác
minh lại khi chuyển đến bộ phận khác không?
√
23 Phiếu xuất kho có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không? √ 24 Công ty có khuyến khích khách hàng
Phụ lục 2: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí
Stt Câu hỏi Có Không Ghi
chú 1 Tất cả các đơn đặt hàng có được phê
chuẩn bởi trưởng bộ phận mua hàng hay không?
√
2 Hàng mua có được kiểm tra về số lượng và chất lượng khi nhận hay không?
√
3 Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu nhập hay không?
√
4 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán không?
√
5 Có quy định về số tiền thanh toán tối đa mà một người có trách nhiệm được quyền phê duyệt thanh toán?
√
6 Người phụ trách kế toán có theo dõi thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu hay không? √ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7 Phiếu thu có được đánh dấu khi xét duyệt nhằm tránh sử dụng lại không? √ 8 Đơn đặt hàng có được lập khi không
có bảng dự trù hay không? √ 9 Danh sách nhà cung cấp và bảng báo
giá có được cập nhật nhật thường xuyên hay không?
√
10 Chức năng chọn nhà cung cấp có được
luân chuyển thường xuyên hay không? √ 11 Có thành lập hội đồng kiểm nhận khi
mua tài sản cố định hay không? √ 12 Phiếu nhập kho có được đánh số trước
hay không? √
13 Chức năng kế toán phải trả có độc lập với kế toán thanh toán hay không? √
Stt Câu hỏi Có Không Ghi chú 14 Các chứng từ liên quan có được lưu trữ
sau khi ghi nhận phải trả nhà cung cấp hay không?
√
15 Có định kỳ đối chiếu công nợ với nhà
cung cấp hay không? √
16 Có định kỳ đối chiếu số tiền với ngân hàng cung cấp dịch vụ thanh toán hay không?
√
17 Các chênh lệnh giữa giá dự toán và giá thực tế có được xét duyệt và phê chuẩn hay không?
√
18 Người chuẩn y việc mua sắm, thanh lý tài sản cố định có khác với người ghi sổ hay không?