Nguồn: Phòng kế toán Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán. Kiểm soát và điều tiết các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời báo cáo tình hình tài chính cho Giám Đốc nhằm đưa ra giải pháp kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Kế toán tổng hợp thu thập, cập nhật, lữu trữ số liệu phục vụ cho công tác kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu phát sinh và làm cơ sở để báo cáo vào cuối tháng, quý, năm.
Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép quá trình mua bán hằng ngày của Công ty cập nhật kịp thời số lượng nhập – xuất – tồn hàng, báo cáo cho kế toán trưởng.
Kế toán kho thường xuyên kiểm tra, kiểm soát, theo dõi và cập nhật liên tục số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn hàng, từ đó đối chiếu với các chứng từ, sổ sách có liên quan đến kế toán.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm cho việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, các khoản phải nộp khác. Bên cạnh đó, thủ quỹ có trách nhiệm đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt.
Thủ kho là người có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu sổ sách, hàng hóa tránh bị thất thoát, hao hụt, thực hiện đúng chức năng nhập – xuất – tồn.
3.4.2 Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán
Thực hiện các quy định kế toán, luật kế toán và chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC.
Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo thông tư số 45/2013/ TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính và theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
Hình thức kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung và tất cả các sổ sách theo quy định của ngành xăng dầu để thuận tiện cho việc ghi chép, tính toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các biểu bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình, các thông
tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật Ký – Sổ Cái… ) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng VNĐ, phương pháp hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá, khấu hao theo đường thẳng.
3.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ KINH DOANH QUA 3 NĂM
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ từ năm 2010 đến năm 2012
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2010, 2011, 2012
Chênh lệch Năm 2011/ Năm 2010
Chênh lệch Năm 2012/ Năm 2011 Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) 1. Tổng doanh thu 5.226.638.524 6.879.934.023 6.655.670.141 1.653.295.499 31,63 (224.263.881) (3,26) 2. Tổng chi phí 5.198.904.679 6.880.067.266 6.660.277.155 1.681.162.587 32,34 (219.790.111) (3,19) 3. Tổng lợi nhuận kế
Qua bảng số liệu trên ta thấy lợi nhuận kế toán trước thuế của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ biến động tăng giảm qua các năm. Cụ thể, lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2011 âm 133.243.000 đồng giảm 27.867.088.000 đồng so với năm 2010 tương đương giảm 100,48%. Còn lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2012 âm 4.607.014.000 đồng giảm 4.473.771.000 đồng so với năm 2011, tương đương giảm 3.357,60%. Sự biến động bất thường của lợi nhuận kế toán trước thuế là do sự biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể doanh thu năm 2011 đạt 6.879.934.023.000 đồng tăng 1.653.295.499.000 đồng, tương đương tăng 31,63% so với năm 2010. Tuy nhiên, năm 2012 lợi nhuận lại giảm so với năm 2011. Cụ thể, năm 2012 lợi nhuận đạt 6.655.670.141.000 đồng giảm 224.263.881.000 đồng, tương đương giảm 3,26% so với năm 2011. Nguyên nhân của doanh thu năm 2011 tăng so với năm 2010 là do nhu cầu về thị trường khí đốt tăng và do năm 2011 Công ty bảo quản xăng dầu tốt nên không có khoản mục các khoản giảm trừ doanh thu từ hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán. Sang năm 2012 con số này giảm nhẹ là vì các khoản giảm trừ doanh thu tăng. Còn chi phí năm 2011 đạt 6.880.067.266.000 đồng tăng 1.681.162.587.000 đồng, tương đương tăng 32,34% so với năm 2010. Sang năm 2012 chi phí giảm so với năm 2011 nhưng so với năm 2010 vẫn tăng. Cụ thể, năm 2012 chi phí đạt 6.660.277.155.000 đồng giảm 219.790.111.000 đồng, tương đương giảm 3,19%.
Nhìn chung qua 3 năm, từ năm 2010 đến năm 2012 thì ta thấy rằng lợi nhuận liên tục giảm và có 2 năm liên tiếp là âm, cụ thể là năm 2011 và năm 2012. Nhưng không phải vì vậy mà kết luận Công ty hoạt động không hiệu quả. Vì giá bán xăng dầu của Công ty trên thị trường là từ Tổng Công ty đưa xuống, dẫn đến Công ty không thể tăng giá bán để tăng doanh thu.
Đơn vị tính: 1.000 đồng -1,000,000,000 0 1,000,000,000 2,000,000,000 3,000,000,000 4,000,000,000 5,000,000,000 6,000,000,000 7,000,000,000
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2011, 2012, 2013
Chênh lệch (6th 2012)/(6th 2011) Chênh lệch (6th 2013)/(6th 2012) Chỉ tiêu 6th đầu năm 2011 6th đầu năm 2012 6th đầu năm 2013 Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) 1. Tổng doanh thu 4.153.632.515 3.471.798.783 3.879.933.840 (681.833.731) (16,42) 408.135.056 11,76 2. Tổng chi phí 4.151.647.851 3.475.062.256 3.876.481.801 (676.585.595) (16,30) 401.419.545 11.55 3. Tổng lợi nhuận kế
Qua bảng trên ta thấy, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 6 tháng đầu năm 20012 là âm 3.263.473.000 đồng, giảm 5.248.136.000 đồng, tương đương giảm 264,43% so với 6 tháng đầu năm 2011. Tuy nhiên, lợi nhuận kế toán trước thuế 6 tháng đầu năm 2013 lại tăng mạnh 205,78% so với 6 tháng đầu năm 2012 với mức chênh lệch tuyệt đối là 6.715.512.000 đồng. Cho thấy Công ty đang trên đà phát triển trở lại sau những khó khăn của năm 2012. Đây là biểu hiện tốt. Cho thấy sự nỗ lực rất lớn của tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Tuy nhiên nguyên nhân gây ra sự biến động của lợi nhuận là do sự biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể, doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 đạt 3.471.798.783.000 đồng giảm 681.833.731.000 đồng, tương đương giảm 16,42% so với 6 tháng đầu năm 2011. Còn doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 đạt 3.879.933.840.000 đồng tăng 408.135.056.000 đồng tương đương tăng 11,76%. Trong khi đó chi phí 6 tháng đầu năm 2012 đạt 3.475.062.255.000 đồng, giảm 676.585.595.000 đồng, tương đương giảm 16,30%. Còn chi phí 6 tháng đầu năm 2013 đạt 3.876.481.801.000 đồng tăng 401.419.545.000 đồng, tương đương tăng 11.55% so với 6 tháng đầu năm 2012.
Từ số liệu phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013 cho thấy được tình hình kinh doanh của Công ty đang dần ổn định và phát triển trở lại.
Đơn vị tính: 1.000 đồng -500,000,000 0 500,000,000 1,000,000,000 1,500,000,000 2,000,000,000 2,500,000,000 3,000,000,000 3,500,000,000 4,000,000,000 4,500,000,000
6th đầu năm 2011 6th đầu năm 2012 6th đầu năm 2013
Doanh thu Chi phí
Lợi nhuận
Hình 3.4 Biểu đồ kết quả kinh doanh của Công ty 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013.
3.6 THUẬN LỢI KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ nằm ở vị trí trung tâm của khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nên thuận lợi cho việc kinh doanh mua bán cũng như việc bố trí các phương tiện vận chuyển xăng dầu cả đường bộ lẫn đường thủy.
Là Công ty thành viên của Công ty xăng dầu Việt Nam nên luôn được đảm bảo về chất lượng và số lượng về xăng dầu.
Công ty luôn có đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên môn nhiệt tình năng nổ trong công việc, tinh thần đoàn kết cao, tất cả hoạt động vì lợi ích chung toàn Công ty.
Sau hơn 30 năm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu Công ty đã tạo được sự tín nhiệm từ phía khách hàng rất cao, nhờ đó mà uy tín của Công ty không ngừng nâng cao.
Tổng kho xăng dầu miền Tây đã hoàn thành với tất cả bồn chứa, có tổng dung tích 105.000 m3, cầu cảng có khả năng tiếp nhận tàu tải trọng 15.000 tấn, hệ thống công nghệ nhập xuất bán tự động và tiến tới sẽ được tự động hóa hoàn toàn… Tổng kho xăng dầu miền Tây trở thành tổng kho xăng dầu hiện đại, là đầu mối cung cấp lớn nhất ở Đồng bằng Sông Cửu Long. Tổng kho này giúp Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ chủ động nguồn xăng dầu kinh doanh, tiết kiệm chi phí vận tải, đáp ứng kịp thời nhu cầu xăng dầu của các tỉnh thành trong khu vực.
3.6.2 Khó khăn
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ kinh doanh xăng dầu theo cơ chế bán hàng hưởng chiết khấu, trên thực tế đã hạn chế tính chủ động, khả năng linh hoạt trong kinh doanh của chính bản thân Công ty nhất là trong giai đoạn giá cả xăng dầu trên thế giới luôn biến động.
Tình hình kinh doanh của Công ty ngày càng gặp nhiều trở ngại do có sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp cạnh tranh trong cùng lĩnh vực xăng dầu như: Công ty Cổ phần dầu khí PetroMekong, Công ty dầu khí SaiGonPetro, Công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp Petimex, Công ty xăng dầu quân đội, PV Oil.
Tốc độ phát triển hệ thống bán lẻ của tư nhân khá nhanh, phương thức bán hàng linh hoạt: bán tận nơi, thanh toán sau, giá rẻ vì chất lượng không đúng tiêu chuẩn. Trong khi đó, Công ty là doanh nghiệp nhà nước nên chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút.
Sự quản lý của Nhà nước đối với thị trường xăng dầu còn yếu kém, đặc biệt là việc quản lý chất lượng và đo lường (thường xảy ra tình trạng gian lận thương mại) dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh xăng dầu.
3.6.3 Phương hướng hoạt động
Trong thời gian tới, Công ty có phương hướng:
Phát huy hết nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó, Công ty phải khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, đồng thời, Công ty chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và Xã hội.
Tạo ra nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý, tổng đại lý.
Đẩy mạnh kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói riêng và đất nước nói chung.
CHƯƠNG 4
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
4.1 CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
4.1.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu
Phòng kinh doanh: Thực hiện việc kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, xác định dự phòng phải thu khó đòi và lập hóa đơn bán hàng.
Bộ phận bán hàng: Là bộ phận giao dịch, liên lạc trực tiếp hoặc bằng điện thoại với khách hàng, có nhiệm vụ nhận các thông tin đặt hàng, lập phiếu yêu cầu hàng hóa, nhắc nhở nợ phải thu khách hàng và thu tiền.
Kế toán bán hàng: Đối với chu trình doanh thu, kế toán bán hàng tại Công ty có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép quá trình mua bán kiểm tra hạn mức tín dụng, kiểm tra số lượng hàng tồn kho, nợ khách hàng để gửi về ban Giám Đốc xét duyệt.
Thủ kho: Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép việc xuất kho hàng hóa.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu tiền.
Giám Đốc kinh doanh: Dựa trên lệnh bán hàng, thông tin nợ của khách hàng để quyết định chấp nhận bán hàng hay không.
Người giao hàng: Kiểm tra hàng hóa được xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.
Phần mềm: Khi bộ phận bán hàng lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động ghi nhận khoản doanh thu phát sinh, ghi tăng khoản nợ phải thu của khách hàng và ghi giảm hàng tồn kho vào các tập tin liên quan.
4.1.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng cho cả năm và từng tháng, cập nhật thường xuyên lượng hàng hóa tiêu thụ và lượng hàng hóa nhập vào để cân đối số lượng hàng tồn kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Kế toán: Trong chu trình chi phí, kế toán có nhiệm vụ lập bản nhu cầu vận chuyển hàng hóa và lập phiếu nhập kho khi hàng hóa được vận chuyển về chi nhánh.
Thủ kho: Theo dõi, ghi chép việc nhập hàng hóa vào kho. Lập biên bản giao nhận nhiên liệu.
Phần mềm: Ghi tăng hàng tồn kho vào các tập tin liên quan.
4.2 TÌM HIỂU CHU TRÌNH DOANH THU
4.2.1 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu
4.2.1.1 Các hoạt động xử lý các nghiệp vụ bán hàng nội địa trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu bao gồm: Nhận và xử lý đơn đặt hàng; Lập hóa đơn, ghi nhận nợ; Xuất kho, giao hàng và thu tiền được thể hiện qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một như sau:
Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu cấp một có các hoạt động kinh tế sau:
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Khi bộ phận bán hàng nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách hàng bằng trực tiếp, điện thoại hoặc fax. Nhân viên bán hàng đàm phán với khách hàng về giá bán, điều kiện thanh toán (thời gian, phương thức thanh toán, biện pháp bảo đảm nợ… ) số lượng và tiến độ cung ứng, phương thức giao nhận (đường thủy, đường bộ, giao nhận qua lưu lượng kế, barem bồn, qua cân hay barem