3.2.1 Chức năng
Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Công ty có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu,... Đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu của an ninh quốc phòng và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công. Ngoài mặt hàng chủ yếu là xăng dầu Công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ như: kinh doanh kho bể (giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác,... ), vận tải xăng dầu, dịch vụ hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tốt hơn cho khách hàng. Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sang Campuchia theo sự ủy nhiệm của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.
3.2.2 Nhiệm vụ
Cung cấp xăng dầu cho các tỉnh Miền Tây ngoài ra còn tham gia tái xuất sang thị trường Campuchia.
Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch mà Tổng Công ty giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình dịch vụ trong lĩnh vực kinh doanh nhằm gia tăng thị phần. Bên cạnh đó phải khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách nhà nước
cấp, đồng thời chống lãng phí gây thất thoát tài sản và nguồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và xã hội.
Trong công tác kinh doanh tạo ra nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý, tổng đại lý. Tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách nhà nước, góp phần vào công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực đồng bằng sông Cửu Long nói riêng và cả nước nói chung.
3.2.3 Lĩnh vực hoạt động
a) Lĩnh vực hoạt động của Công ty bao gồm:
Kinh doanh xăng dầu;
Các sản phẩm hóa dầu và khí hóa lỏng;
Kinh doanh kho, cảng (giữ hộ, cấp lẻ, nhập ủy thác);
Vận chuyển xăng dầu;
Vật tư, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu;
Cung ứng tàu biển;
Dịch vụ đo lường, rửa xe…
b) Hình thức kinh doanh
Bán buôn.
Bán lẻ.
Bán qua tổng đại lý, đại lý.
Điều động nội bộ ngành.
Tái xuất.
c) Địa bàn kinh doanh
Mạng lưới hoạt động của Công ty tập trung chủ yếu ở khu vực miền Tây Nam Bộ. Bao gồm Văn phòng Công ty được đặt tại trung tâm Thành phố Cần Thơ và các chi nhánh trực thuộc ở các tỉnh: Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu. Ngoài ra Công ty còn xây dựng hệ thống kho, bể chứa gồm: Tổng kho Xăng dầu Miền Tây và các hệ thống kho khác và nhiều cửa hàng đại lý kinh doanh xăng dầu.
d) Các sản phẩm kinh doanh
Các sản phẩm kinh doanh chính của Công ty:
+ Dầu sáng: Xăng A95, A92, các loại có tên là G.O (Go – Soil oil), dầu Diesel CLC (D.O), dầu hỏa (K.O), dầu Mazut.
+ Dầu mỡ nhờn: Dầu nhờn động cơ, dầu nhờn truyền động, dầu công nghiệp, dầu nhờn, dầu máy. (có rất nhiều loại dầu mỡ nhờn như: PLC Racer Plus, Vistra 4T300, Energol HD 40… )
Ngoài chức năng chính là kinh doanh các sản phẩm xăng dầu Công ty còn thực hiện nhiều loại hình dịch vụ khác nhau như: Kinh doanh kho bể (giữ hộ, cấp lẻ, nhận nhập ủy thác,… ), vận chuyển xăng dầu, dịch vụ giữ xe, rửa xe, đo lường, cung ứng tàu biển, thiết kế thi công các kho bể chứa xăng dầu, xây dựng các cửa hàng bán lẻ.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3.1 Công tác tổ chức quản lý
Cơ quan quản lý cao nhất là Ban Giám Đốc.
+ Đứng đầu Ban Giám Đốc là Giám Đốc do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm. Giám Đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty, là người lãnh đạo cao nhất; đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất, đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của Công ty trước pháp luật và Tổng Công ty về mọi hoạt động của Công ty.
+ Dưới Ban Giám Đốc là hai Phó Giám Đốc, là giúp việc cho Giám Đốc. Các Phó Giám Đốc được Giám Đốc phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc. Phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc điều hành Công ty khi Giám Đốc đi vắng.
+ Phó Giám Đốc kỹ thuật: Phụ trách về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, tiến hành công tác nghiên cứu, thiết bị phục vụ cho việc đầu tư các công trình.
+ Phó Giám Đốc kinh doanh: Phụ trách về hoạt động kinh doanh. Cụ thể, tổ chức giao dịch với khách hàng, marketing, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng.
Dưới quyền Ban Giám Đốc là các phòng ban theo các chức năng nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc.
Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang Hệ thống cửa hàng xăng dầu thuộc công ty Tổng kho xăng dầu Miền Tây Kho xăng dầu Cần Thơ Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu Chủ tịch kiêm giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc nội chính Phó giám đốc tài chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ
3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận
Giám Đốc Công ty
Là người điều hành Công ty, đại diện theo pháp luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty.
Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn thủ trưởng các đơn vị trực thuộc là cấp trên trực tiếp của các đơn vị. Trường hợp có các ý kiến khác nhau Giám Đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị, các phòng nghiệp vụ Công ty và đơn vị có trách nhiệm phối hợp, nghiên cứu, thảo luận và đề xuất biện pháp giải quyết, tuy nhiên quyết định cuối cùng là của Giám Đốc Công ty.
Phó Giám Đốc Công ty
Phó Giám Đốc Công ty là người giúp việc của Giám Đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã được phân công phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền. Phó Giám Đốc Công ty là người thay mặt cho Giám Đốc có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn cho thủ trưởng các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách và người quyết định cuối cùng về các biện pháp chuyên môn đó. Trường hợp giải quyết những vấn đề trong sản xuất kinh doanh vượt quá lĩnh vực và quyền hạn của mình, Phó Giám Đốc chủ động đề xuất, bàn bạc, phối hợp với thủ trưởng các phòng nghiệp vụ liên quan để tìm biện pháp giải quyết.
Phòng kế toán tài chính
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, hình thức này tất cả các công việc đều tập trung ở phòng kế toán như: Theo dõi các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra phân loại chứng từ, định khoản trên chứng từ, vào sổ chi tiết, nhật kí sổ cái và lập báo cáo tài chính theo quy định. Thực hiện quản lý vốn và các tài sản, theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp, hàng tháng tiến hành kiểm kê, tập hợp chứng từ, số liệu để báo cáo lên ban lãnh đạo.
Kế toán trưởng: Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán của Công ty, kiểm tra việc tính toán ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ toàn bộ tài sản, phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và cho biết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời, kế toán trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
Phòng kinh doanh
Là cơ quan tham mưu cho Giám Đốc trong việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi việc thực hiện quản lý thông tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng truyền thống, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, phát triển thị trường. Thiết lập các mục tiêu kinh doanh qua việc dự đoán và phát triển việc gia tăng kinh doanh.
Phòng quản lý kỹ thuật
Phụ trách trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, thiết kế và xây dựng công trình. Đồng thời, tổ chức công tác đầu tư phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật.
Phòng tổ chức hành chính
Xây dựng kế hoạch cán bộ, phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật và con người, tổ chức đời sống cán bộ công nhân viên, văn thư hành chính, giữ gìn trật tự an toàn cho Công ty.
Tổng kho xăng dầu Miền Tây
Có chức năng giúp Giám Đốc quản lý toàn bộ hàng hoá cùng các hoạt động nhập xuất, pha chế tồn chứa, bảo quản xăng dầu và các hoạt động hỗ trợ khác (bảo dưỡng, vệ sinh môi trường,… ) đối với toàn bộ hệ thống tổng kho nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có hiệu quả.
Các chi nhánh xăng dầu
Các chi nhánh xăng dầu Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu có chức năng làm công tác giao dịch, tiếp thị, đại diện cho Công ty tại nơi mở chi nhánh. Mọi hoạt động cung ứng hàng hoá điều nằm trong sự kiểm soát của Công ty.
Các đại lý, các cửa hàng bán lẻ
Các đại lý và cửa hàng bán lẻ có chức năng thực hiện chỉ tiêu doanh số bán ra, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng, bảo đảm an toàn lao động, quản lý hàng hoá, tài sản ở đơn vị mình; định kỳ báo cáo với Giám Đốc về kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản của Công ty tại cửa hàng. Trong nội bộ Công ty thực hiện điều hành theo mô hình trực tuyến chức năng, Giám Đốc chỉ đạo thực hiện cho tất cả các phòng ban, trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các phòng ban căn cứ nhiệm vụ được giao và các quan hệ đối chiếu, bổ sung cho nhau tạo ra một bộ máy hoạt động trật tự và chặt chẽ.
3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán. Kiểm soát và điều tiết các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời báo cáo tình hình tài chính cho Giám Đốc nhằm đưa ra giải pháp kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Kế toán tổng hợp thu thập, cập nhật, lữu trữ số liệu phục vụ cho công tác kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu phát sinh và làm cơ sở để báo cáo vào cuối tháng, quý, năm.
Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép quá trình mua bán hằng ngày của Công ty cập nhật kịp thời số lượng nhập – xuất – tồn hàng, báo cáo cho kế toán trưởng.
Kế toán kho thường xuyên kiểm tra, kiểm soát, theo dõi và cập nhật liên tục số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn hàng, từ đó đối chiếu với các chứng từ, sổ sách có liên quan đến kế toán.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm cho việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, các khoản phải nộp khác. Bên cạnh đó, thủ quỹ có trách nhiệm đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt.
Thủ kho là người có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu sổ sách, hàng hóa tránh bị thất thoát, hao hụt, thực hiện đúng chức năng nhập – xuất – tồn.
3.4.2 Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán
Thực hiện các quy định kế toán, luật kế toán và chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC.
Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo thông tư số 45/2013/ TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính và theo phương pháp đường thẳng.
Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
Hình thức kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung và tất cả các sổ sách theo quy định của ngành xăng dầu để thuận tiện cho việc ghi chép, tính toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các biểu bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình, các thông
tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật Ký – Sổ Cái… ) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng VNĐ, phương pháp hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá, khấu hao theo đường thẳng.
3.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ KINH DOANH QUA 3 NĂM
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ từ năm 2010 đến năm 2012
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2010, 2011, 2012
Chênh lệch Năm 2011/ Năm 2010
Chênh lệch Năm 2012/ Năm 2011 Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) 1. Tổng doanh thu 5.226.638.524 6.879.934.023 6.655.670.141 1.653.295.499 31,63 (224.263.881) (3,26) 2. Tổng chi phí 5.198.904.679 6.880.067.266 6.660.277.155 1.681.162.587 32,34 (219.790.111) (3,19) 3. Tổng lợi nhuận kế
Qua bảng số liệu trên ta thấy lợi nhuận kế toán trước thuế của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ biến động tăng giảm qua các năm. Cụ thể, lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2011 âm 133.243.000 đồng giảm 27.867.088.000 đồng so với năm 2010 tương đương giảm 100,48%. Còn lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2012 âm 4.607.014.000 đồng giảm 4.473.771.000 đồng so với năm 2011, tương đương giảm 3.357,60%. Sự biến động bất thường của lợi nhuận kế toán trước thuế là do sự biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể doanh thu năm 2011 đạt 6.879.934.023.000 đồng tăng 1.653.295.499.000 đồng, tương đương tăng 31,63% so với năm 2010. Tuy nhiên, năm 2012 lợi nhuận lại giảm so với năm 2011. Cụ thể, năm 2012 lợi nhuận đạt 6.655.670.141.000 đồng giảm 224.263.881.000 đồng, tương đương giảm 3,26% so với năm 2011. Nguyên nhân của doanh thu năm 2011 tăng so với năm 2010 là do nhu cầu về thị trường khí đốt tăng và do năm 2011 Công ty bảo quản xăng dầu tốt nên không có khoản mục các khoản giảm trừ doanh thu từ hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán. Sang năm 2012 con số này giảm nhẹ là vì các khoản giảm trừ doanh thu tăng. Còn chi phí năm 2011 đạt 6.880.067.266.000 đồng tăng 1.681.162.587.000 đồng, tương đương tăng 32,34% so với năm 2010. Sang năm 2012 chi phí giảm so với năm 2011