Dự toán ngân sách tại công ty Pepsico Việt Nam - Ngành Foods thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

Trong đĩ, dự tốn ngân sách được xem là một trong những cơng cụ quản lý khoa học và khá hữu ích, nĩ giúp nhà quản lý phán đốn trước tình hình sản xuất kinh doanh và chuẩn bị những việc ph

1

MỤC LỤC

Trang

Trang bìa

Trang phụ bìa

Lời cam ñoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng

Danh mục sơ ñồ

Mở ñầu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1

1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách: 1

1.1.1 Khái niệm: 1

1.1.2 Phân loại dự toán: 1

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng: 1

a Dự toán hoạt ñộng 2

b Dự toán tài chính 2

1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập: 2

a Dự toán cố ñịnh 2

b Dự toán linh hoạt 3

1.1.2.3 Phân loại theo thời gian: 3

a Dự toán ngắn hạn 3

b Dự toán dài hạn 3

1.1.2.4 Phân loại theo mức ñộ phân tích: 4

a Dự toán từ gốc 4

b Dự toán cuốn chiếu 4

1.1.3 Mục ñích, chức năng và lợi ích của việc dự toán : 5

1.1.3.1 Mục ñích: 5

1.1.3.2 Các chức năng cơ bản của việc dự toán: 5

1.1.3.3 Lợi ích của việc lập dự toán: 7

1.2 Quy trình lập dự toán, trình tự lập dự toán và các mô hình lập dự toán ngân sách 9

1.2.1 Quy trình lập dự toán ngân sách: 9

1.2.1.1 Giai ñoạn chuẩn bị 10

2

1.2.1.2 Giai ñoạn soạn thảo 10

1.2.1.3 Giai ñoạn kiểm soát 10

1.2.2 Trình tự lập dự toán: 11

1.2.3 Các mô hình dự toán ngân sách: 11

1.2.3.1 Mô hình ấn ñịnh thông tin từ trên xuống: 11

Nhận xét: 12

1.2.3.2 Mô hình thông tin phản hồi: 12

Nhận xét: 13

1.2.3.3 Mô hình thông tin từ dưới lên: 14

Nhận xét: 14

Nhận xét chung: 15

1.3 Nhân tố con người trong dự toán 15

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 18

Chương 2: THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM 20

2.1 Tình hình hoạt ñộng kinh doanh của Công ty PepsiCo Việt Nam: 20

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty: 20

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ và quyền hạn: 21

2.1.2.1 Chức năng: 21

2.1.2.2 Nhiệm vụ: 21

2.1.2.3 Quyền hạn: 22

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty PepsiCo Việt Nam: 23

2.1.3.1 Sơ ñồ tổ chức: 23

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: 23

2.1.4 Sản phẩm và ñặc ñiểm các sản phẩm của Công ty PepsiCo Việt Nam: 25

2.1.5 Quy trình công nghệ: 26

2.1.5.1 Quy trình công nghệ sản xuất bánh Snack khoai tây (NAT-PC): 26

2.1.5.2 Quy trình công nghệ sản xuất bánh Snack từ bột sắn (TAPIOCA): 27

2.1.5.3 Quy trình công nghệ sản xuất bánh Snack từ bột bắp ( EXTRUDED): 28

2.1.5.4 Quy trình công nghệ sản xuất ñậu phộng: 29

2.1.6 Đánh giá chung về tình hình hoạt ñộng và phương hướng phát triển của Công ty: 30

3

2.1.6.1 Thuận lợi: 30

2.1.6.2 Khó khăn: 30

2.1.6.3 Tình hình hoạt ñộng kinh doanh của Công ty trong những năm gần ñây: 30

2.1.6.4 Phương hướng phát triển: 31

2.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty: 32

2.2.1 Sơ ñồ tổ chức bộ máy kế toán: 32

2.2.1.1 Sơ ñồ tổ chức: 32

2.2.1.2 Diễn giải sơ ñồ: 32

2.2.2 Sơ ñồ tổ chức Phòng kế hoạch 33

2.2.2.1 Sơ ñồ tổ chức 33

2.2.2.2 Diễn giải sơ ñồ 34

2.3 Thực trạng công tác dự toán tại Công ty PepsiCo Việt Nam 34

2.3.1 Mục ñích nghiên cứu công tác dự toán ngân sách tại Công ty PepsiCo Việt Nam 34 2.3.2 Mô hình lập dự toán tại Công ty PepsiCo Việt Nam 35

2.3.3 Trình tự lập dự toán ngân sách tại Công ty PepsiCo Việt Nam 36

2.3.4 Các báo cáo dự toán tại Công ty PepsiCo Việt Nam 37

2.3.4.1 Dự toán bán hàng năm 2010 37

2.3.4.2 Các dự toán chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố năm 2010 39

a Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 39

b Dự toán các biến phí khác liên quan ñến sản xuất 40

c Dự toán ñịnh phí sản xuất chung 41

2.3.4.3 Dự toán ñầu tư xây dựng năm 2010 42

2.3.4.4 Dự toán khấu hao tài sản cố ñịnh năm 2010 42

2.3.4.5 Dự toán chi phí bán hàng năm 2010 44

2.3.4.6 Dự toán chi phí vận chuyển năm 2010 45

2.3.4.7 Dự toán chi phí Marketing năm 2010 46

2.3.4.8 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2010 46

2.3.4.9 Dự toán bảng báo cáo kết quả kinh doanh năm 2010 47

2.4 Đánh giá thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty PepsiCo Việt Nam 48

2.4.1 Ưu ñiểm 48

2.4.2 Nhược ñiểm 49

2.4.2.1 Môi trường dự toán 49

4

2.4.2.2 Mô hình dự toán 49

2.4.2.3 Quy trình dự toán 50

2.4.2.4 Các báo cáo dự toán tại Công ty 51

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 53

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM 54

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty PepsiCo Việt Nam 54

3.2 Quan ñiểm và mục tiêu hoàn thiện 55

3.2.1 Quan ñiểm hoàn thiện 55

3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện 55

3.3 Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty PepsiCo Việt Nam 56

3.3.1 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện dự toán ngân sách 56

3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách 57

3.3.3 Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách 59

3.3.4 Hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách 61

3.3.5 Kỳ dự toán ngân sách 62

3.3.6 Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách 63

3.3.6.1 Dự toán bán hàng 64

3.3.6.2 Dự toán sản xuất 68

3.3.6.3 Dự toán chi phí NVLTT 69

3.3.6.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 77

3.3.6.5 Dự toán chi phí sản xuất chung 79

3.3.6.6 Dự toán giá thành 82

3.3.6.7 Dự toán thành phẩm tồn kho 83

3.3.6.8 Dự toán ñầu tư và xây dưng 84

3.3.6.9 Dự toán chi phí bán hàng 86

3.3.6.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 88

3.3.6.11 Dự toán tiền 90

3.3.6.12 Dự toán báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh 91

3.3.6.13 Dự toán bảng cân ñối kế toán 92

3.4 Các giải pháp hỗ trợ khác ñể hoàn thiện công tác dự toán tại Công ty PepsiCo Việt Nam 92

5

3.4.1 Tổ chức bộ phận chuyên trách về dự toán 92

3.4.2 Tổ chức nguồn nhân lực trong việc thực hiện dự toán 94

3.4.3 Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện ñại phục vụ công tác dự toán 95

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96

KẾT LUẬN 98 Tài liệu tham khảo

Danh mục các phụ lục

6

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

CP NLVTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP NCTT : Chi phí nhân cơng trực tiếp

CP SXC : Chi phí sản xuất chung

CP BH & QLDN : Chi phí bán hàng và Quản lý doanh nghiệp CĐKT : Cân đối kế tốn

ĐT và XD : Đầu tư và Xây dựng

GTGT : Giá trị gia tăng

HHDV : Hàng hĩa dịch vụ

KQKD : Kết quả kinh doanh

KPCĐ : Kinh phí cơng đồn

7

DANH MỤC BẢNG

Trang Bảng 2.1: Tình hình vốn, tài sản và hoạt ñộng kinh doanh qua các năm 30 Bảng 2.2: Tỷ lệ chiết khấu và hư hỏng áp dụng cho các loại sản phẩm 38 Bảng 3.1: Bảng phân bổ tỷ lệ tiền lương cho từng loại sản phẩm 79

8

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Trang

Sơ ñồ 1.1: Quy trình dự toán ngân sách của Stephen Brookson 9

Sơ ñồ 1.2: Mô hình thông ti từ trên xuống 11

Sơ ñồ 1.3: Mô hình thông tin phản hồi 12

Sơ ñồ 1.4: Mô hình thông ti từ dưới lên 14

Sơ ñồ 2.1: Sơ ñồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty PepsiCo Việt Nam 23

Sơ ñồ 2.2: Quy trình sản xuất bánh Snack khoai tây 26

Sơ ñồ 2.3: Quy trình sản xuất bánh Snack từ bột sắn 28

Sơ ñồ 2.4: Quy trình sản xuất ñậu phộng 29

Sơ ñồ 2.5: Sơ ñồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty PepsiCo Việt Nam 32

Sơ ñồ 2.6: Sơ ñồ tổ chức Phòng kế hoạch Công ty PepsiCo Việt Nam 34

Sơ ñồ 2.7 : Sơ ñồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán Công ty PepsiCo Việt Nam .37

Sơ ñồ 3.1: Sơ ñồ mối quan hệ giữa các báo cáo dự toán ngân sách 62

Sơ ñồ 3.2: Sơ ñồ tổ chức bộ phận chuyên trách về dự toán

9

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong những năm gần đây kinh tế Việt Nam đã cĩ những bước phát triển và tăng trưởng ngoạn mục Sự kiện Việt Nam trở thành thành viên chính thức thứ 150 của Tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã tạo cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước tham gia vào thị trường thế giới nhưng cũng đưa đến nguy cơ mất cả thị trường nội địa nếu các doanh nghiệp trong nước khơng đủ sức đương đầu Làm thế nào để tận dụng tốt cơ hội và đương đầu với những thách thức là mối quan tâm hàng đầu của rất nhiều doanh nghiệp trong nước

Sử dụng các cơng cụ quản lý khoa học nhằm giúp các doanh nghiệp Việt Nam hiểu rõ ưu nhược điểm, tăng năng suất, giảm chi phí, tận dụng triệt để và cĩ hiệu quả mọi nguồn lực sẵn cĩ để nâng cao năng lực cạnh tranh là yêu cầu cấp thiết Trong đĩ,

dự tốn ngân sách được xem là một trong những cơng cụ quản lý khoa học và khá hữu ích, nĩ giúp nhà quản lý phán đốn trước tình hình sản xuất kinh doanh và chuẩn

bị những việc phải làm để hướng hoạt động kinh doanh theo mục tiêu đã định một cách dễ dàng hơn Tuy nhiên theo khảo sát, hiện nay khơng phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng và sử dụng cơng cụ này một cách cĩ hiệu quả và Cơng ty Pepsico Việt Nam cũng khơng là ngoại lệ Dù nghành hàng thực phẩm đã đi vào hoạt động 5 năm nhưng việc lập dự tốn ngân sách của cơng ty vẫn cịn nhiều khiếm khuyết Từ việc nhận thức sự cần thiết của cơng tác lập dự tốn ngân sách đối với Cơng ty trong giai

đoạn hiện nay, tác giả đã chọn đề tài “Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng Ty

Pepsico Việt Nam” làm luận văn tốt nghiệp với mong muốn là đề xuất một số ý kiến

nhằm hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách để gĩp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh trạnh của Cơng ty

2 Mục tiêu của đề tài :

Hệ thống hĩa những vấn đề lý luận về dự tốn ngân sách

Đánh giá thực trạng về cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty

Đề ra những giải pháp hồn thiện cơng tác lập dự tốn tại Cơng ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự tốn ngân sách ngắn hạn và chủ yếu là nghiên cứu dự tốn ngân sách ngắn hạn tại Cơng ty PepsiCo Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu

10

Đề tài ñược nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, ngoài

ra còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể khác như: phương pháp tiếp cận quan sát, phương pháp tổng hợp, phân tích, thống kê

5 Kết cấu luận văn

Lời mở ñầu

Chương 1: Tổng quan về dự toán

Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty PepsiCo Việt Nam

Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty PepsiCo Việt Nam

Kết luận

Ngoài ra, luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các biểu mẫu, chứng từ, trích dẫn nhằm minh họa cho phần nội dung trình bày trong luận văn

11

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1.2 Khái quát chung về dự toán ngân sách:

1.2.1 Khái niệm:

Dự toán là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu mà tổ chức cần ñạt ñược, ñồng thời chỉ rõ cách thức huy ñộng và sử dụng các nguồn lực ñể thực hiện mục tiêu trên Dự toán là tập hợp các chỉ tiêu ñược biểu diễn một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị

Dự toán ngân sách: là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần ñạt ñược trong kỳ hoạt ñộng, ñồng thời chỉ rõ cách thức huy ñộng, sử dụng vốn và các nguồn lực khác ñể thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều báo cáo dự toán như:

Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán, Dự toán vốn ñầu tư, Dự toán tiền, Dự toán báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh, Dự toán bảng cân ñối kế toán Thông tin trên dự toán ngân sách là cơ sở ñể ñánh giá kết quả hoạt ñộng của từng bộ phận và từng cá nhân trong bộ phận ñó Trên cơ sở ñó, xác ñịnh rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch ñịnh trong doanh nghiệp

1.1.2 Phân loại dự toán:

Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích, tuy nhiên ñể phát huy ñược tính hữu ích của công cụ quản lý này ñòi hỏi nhà quản trị phải có sự am hiểu các loại dự toán ñể có thể ứng dụng một cách thích hợp nhất vào việc quản lý doanh nghiệp trong từng thời kỳ Tùy thuộc vào tiêu thức phân loại sẽ có những loại dự toán sau:

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng:

Dựa vào chức năng cụ thể của từng báo cáo dự toán nên chia dự toán làm hai loại chính là dự toán hoạt ñộng và dự toán tài chính

a Dự toán hoạt ñộng: là tập hợp toàn diện các bản dự toán về tất cả các giai

ñoạn của các mặt hoạt ñộng kinh doanh trong một kỳ thời gian cụ thể

Dự toán hoạt ñộng bao gồm các dự toán liên quan ñến hoạt ñộng cụ thể của doanh nghiệp như: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh

12

Trong đĩ, Dự tốn tiêu thụ nhằm dự đốn tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh

nghiệp trong kỳ dự tốn Dự tốn sản xuất thường được lập trong các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất và từ đĩ lập các dự tốn chi phí sản xuất như Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung Trong các doanh nghiệp thương mại Dự tốn mua hàng

sẽ được lập thay cho Dự tốn sản xuất nhằm dự tốn khối lượng hàng cần thiết phải mua cho nhu cầu tồn kho và tiêu thụ Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm dự tốn chi phí cho các hoạt động bán hàng và quản lý trong doanh nghiệp Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: là dự tốn tổng hợp từ các dự tốn trên nhằm dự tốn tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

b Dự tốn tài chính: là dự tốn về cách huy động các nguồn tài chính của tổ

chức Dự tốn tài chính bao gồm các dự tốn liên quan đến tiền tệ như: Dự tốn tiền,

Dự tốn vốn đầu tư, Dự tốn bảng cân đối kế tốn Trong đĩ, Dự tốn tiền là lên kế hoạch chi tiết việc thu, chi tiền Dự tốn vốn đầu tư là kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các năm kế tiếp Dự tốn bảng cân đối kế tốn trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn của Cơng ty ở thời điểm cố định trong kỳ dự tốn

1.1.3.2 Phân loại theo phương pháp lập:

Theo cách phân loại này thì cĩ hai loại dự tốn là: dự tốn cố định và dự tốn linh hoạt

a Dự tốn cố định: là dự tốn với các số liệu cố định, ứng với một mức doanh

thu dự kiến cho trước nào đĩ Dự tốn cố định sẽ khơng cĩ sự thay đổi hay điều chỉnh gì bất kể sự thay đổi của điều kiện dự tốn Dự tốn này phù hợp với doanh nghiệp cĩ hoạt động kinh tế ổn định Tuy nhiên nếu dùng dự tốn này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luơn biến động thì khĩ đánh giá được tình hình thực hiện dự tốn của doanh nghiệp

b Dự tốn linh hoạt: là dự tốn cung cấp cho đơn vị khả năng tính tốn ở các

mức doanh thu, chi phí khác nhau Dự tốn linh hoạt giúp các nhà quản lý giải quyết các vấn đề khơng chắc chắn bằng cách xem trước kết quả ở các mức doanh thu, chi phí khác nhau Thơng thường dự tốn linh hoạt được lập ở 3 mức độ khác nhau: mức

độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi Ưu điểm của dự tốn linh hoạt là cĩ thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vị dự tốn, tránh được việc sửa đổi dự tốn một cách

13 phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi Các nhà quản lý thường thích sử dụng dự tốn linh hoạt hơn dự tốn cố định vì khi sử dụng dự tốn linh hoạt nhà quản lý cĩ thể đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của nhân viên sau khi kiểm sốt tác động ảnh hưởng từ doanh số

1.1.3.3 Phân loại theo thời gian:

Theo cách phân loại này thì dự tốn chia làm hai loại: dự tốn ngắn hạn và dự tốn dài hạn

a Dự tốn ngắn hạn: là dự tốn phản ánh kế hoạch kinh doanh và kết quả dự

tính của một tổ chức trong một kỳ kế hoạch, kỳ kế hoạch này cĩ thể là một năm hay dưới một năm, kỳ kế hoạch này thường trùng với kỳ kế tốn của doanh nghiệp Dự tốn ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bán hàng, doanh thu, chi phí, bao nhiêu sản phẩm sẽ được tiêu thụ, mức giá tiêu thụ, giá vốn tiêu thụ, các khoản tài chính cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ dự tốn… Dự tốn ngắn hạn được lập hàng năm, trước khi kết thúc niên độ kế tốn nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo

b Dự tốn dài hạn: là dự tốn được lập cho một khoảng thời gian dài cĩ thể

là 2, 5, 10 năm Dự tốn dài hạn thường liên quan đến việc mua sắm TSCĐ, đất đai, nhà xưởng, kênh phân phối, nghiên cứu và phát triển hay một chiến lược kinh doanh dài hạn Đây là việc sắp xếp các nguồn lực để thu được lợi nhuận dự kiến trong một thời gian dài Đặc điểm của loại dự tốn này là rủi ro cao, thời gian từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối dài Dự tốn dài hạn khuyến khích các nhà quản lý chủ yếu sử dụng kiến thức chuyên mơn để phán đốn các sự kiện xảy ra trong tương lai

1.1.2.4 Phân loại theo mức độ phân tích:

a Dự tốn từ gốc: là loại dự tốn khi lập phải gạt bỏ hết những số liệu dự tốn

đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu Tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự tốn Các báo cáo dự tốn này

sẽ khơng phụ thuộc vào số liệu của các báo cáo dự tốn cũ Dự tốn từ gốc khơng theo khuơn mẫu các báo cáo dự tốn cũ, vì thế nĩ địi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính chủ động, sáng tạo và tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp

để lập dự tốn

14 Lập dự toán theo phương pháp này có ưu ñiểm là không lệ thuộc vào số liệu dự toán của các năm trước nên có thể tránh ñược các khuyết ñiểm của dự toán ngân sách

ở các năm trước Ngoài ra, dự toán theo phương pháp này còn có thể phát huy tính chủ ñộng, khả năng sáng tạo của bộ phận lập dự toán Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược ñiểm là tất cả mọi hoạt ñộng, nghiên cứu ñều phải bắt ñầu từ ñầu nên khối lượng công việc phải thực hiện nhiều, thời gian lập dự toán dài, kinh phí cao và cũng không thể ñảm bảo chắc chắn rằng số liệu dự toán là chính xác và không sai sót

b Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu hay còn gọi là dự toán nối mạch

Theo phương pháp này thì bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và ñiều chỉnh theo những thay ñổi trong thực tế ñể lập các báo cáo dự toán mới Ví dụ, chu kỳ lập dự toán ngân sách năm (12 tháng) thì cứ 1 tháng ñi quá thì chỉ còn 11 tháng thì doanh nghiệp lại sử dụng báo cáo dự toán cũ ñể lập thêm báo cáo dự toán cho tháng tiếp theo Trong trường hợp có sự thay ñổi mức ñộ hoạt ñộng hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ và số liệu thực tế thì sẽ tiến hành ñiều chỉnh hoặc sửa ñổi dự toán cũ cho phù hợp với tình hình thực tế rồi mới dùng làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo

Lập dự toán theo phương pháp này có ưu ñiểm là các báo cáo dự toán ñược soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục Dự toán cuốn chiếu giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt ñộng kinh doanh của năm mới mà không phải ñợi ñến khi kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới Nhược ñiểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách phụ thuộc quá nhiều vào các báo cáo dự toán cũ dẫn ñến không phát huy ñược tính chủ ñộng sáng tạo của bộ phận lập dự toán

1.1.4 Mục ñích, chức năng và lợi ích của việc dự toán :

1.1.3.2 Mục ñích:

- Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hoá các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu

- Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin

về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh

15

- Dự toán ngân sách là căn cứ ñể ñánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tính hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ Trên cơ sở ñó ñề ra các giải pháp ñể thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ theo ñúng tiến ñộ

- Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt ñộng của doanh nghiệp và ñánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong

tổ chức

- Dự toán ngân sách là căn cứ ñể khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh

1.1.3.2 Các chức năng cơ bản của việc dự toán:

- Chức năng dự báo: ñề cập ñến việc dự báo các tác ñộng từ bên ngoài ñến hoạt ñộng của doanh nghiệp Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo

vì trong thực tế dự toán có thể ñược sử dụng cho kiểm soát nhưng ñôi khi lại không thể do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát ñược Có thể nói dự toán trong những trường hợp này chỉ mang tích chất dự báo mà thôi

- Chức năng hoạch ñịnh: chức năng này khác với chức năng dự báo về tính chủ ñộng Chức năng này thể hiện ở việc hoạch ñịnh cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp như: hoạch ñịnh về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…Có thể nói dự toán ngân sách là một công

cụ ñể lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị

- Chức năng ñiều phối: Chức năng này thể hiện thông qua việc huy ñộng và phân phối các nguồn lực ñể thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị Nhà quản trị kết hợp giữa việc hoạch ñịnh các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việc ñánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ ñó ñiều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực ñược sử dụng hiệu quả nhất

- Chức năng thông tin: chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích ñể truyền ñạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ñến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban Thông qua các chỉ tiêu cụ thể trong dự toán nhà quản trị ñã truyền ñạt thông ñiệp hoạt ñộng cho các bộ phận Các bộ phận xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho hoạt ñộng hàng ngày của mình

16

- Chức năng kiểm sốt: chức năng này thể hiện thơng qua việc xem dự tốn ngân sách là cơ sở, là chuẩn để so sánh với kết quả thực tế đạt được tại doanh nghiệp Thơng qua vai trị kiểm tra, kiểm sốt, dự tốn ngân sách quan sát việc thực hiện các

kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành cơng của dự tốn và trong trường hợp cần thiết cĩ thể đề ra phương án sữa chữa, khắc phục nhược điểm

- Chức năng đo lường: chức năng này thể hiện thơng qua việc xem dự tốn như là tiêu chuẩn cho việc thực hiện Tuy nhiên, do sự thiếu cố gắng của con người trong việc thực hiện các mục tiêu cũng như do sự tác động từ bên ngồi nên khơng phải lúc nào việc thực hiện cũng đạt được những tiêu chuẩn mà dự tốn đưa ra Vì vậy để giảm bớt sự khác biệt giữa tiêu chuẩn và thực hiện người ta thường dựa vào tình hình thực tế để dự đốn và tính thêm phần trăm (%) mức độ rủi ro khi tính tốn các tiêu chuẩn cho việc dự tốn

Dự tốn là một cơng cụ quản lý đa chức năng, trong đĩ chức năng quan trọng nhất là hoạch định và kiểm sốt

1.1.3.3 Lợi ích của việc lập dự tốn:

Dự tốn ngân sách là một cơng việc tốn kém và chiếm khá nhiều thời gian Tuy nhiên, nếu dự tốn được lập một cách cẩn thận và phù hợp thì các lợi ích đạt được thơng qua việc dự tốn sẽ lớn hơn nhiều so với thời gian và cơng sức bỏ ra Dưới đây

là những lợi ích cĩ thể đạt được khi lập dự tốn ngân sách:

Dự tốn ngân sách cung cấp cho các nhà quản trị phương tiện thơng tin một cách cĩ hệ thống tồn bộ kế hoạch của doanh nghiệp

Dự tốn giúp truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất

cả các bộ phận trong tổ chức

Dự tốn làm cho các mục tiêu và cách thức để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp được biểu hiện một cách rõ ràng Vì vậy, dự tốn giúp cho việc quản lý trở nên thuận lợi hơn trong việc hướng hoạt động kinh doanh theo các mục tiêu đã định

Dự tốn khuyến khích việc lập kế hoạch, liên kết, đánh giá kết quả thực hiện, cụ thể như sau:

- Dự tốn ngân sách buộc nhà quản trị phải nghĩ đến kế hoạch hoạt động trong tương lai và xem việc lập kế hoạch như là khẩu lệnh đối với từng cá nhân trong doanh nghiệp nhằm giúp hạn chế bớt những tình huống khơng mong đợi cĩ thể xảy

ra Dự tốn thúc ép các nhà quản lý luơn nhìn về phía trước và xem xét mọi thứ để sẵn sàng ứng phĩ khi các điều kiện hoạt động thay đổi

+ Giúp nhà quản trị nhận ra mối liên hệ trong hoạt ñộng giữa cá nhân và Công

ty và buộc nhà quản trị phải ñiều hành công việc ñặt trong những mối liên hệ này

+ Giúp hạn chế những nổ lực tạo dựng lợi ích riêng lẻ Dự toán giúp mở rộng cách nghĩ của nhà quản trị vượt ra ngoài bộ phận mình ñang quản lý và loại bỏ những thành kiến, những hành ñộng cố ý vì lợi ích của riêng một bộ phận

+ Giúp tìm ra những ñiểm yếu trong cơ cấu tổ chức, việc dự toán giúp nhận dạng ñược các vấn ñề trong truyền thông, mối quan hệ trong công việc, quyền và trách nhiệm ñược giao

Dự toán giúp cải thiện các mối liên kết và truyền thông Tuy nhiên, ñiều này có thể dễ dàng nhận thấy trên lý thuyết nhưng trên thực tế thì phải mất rất nhiều công sức và trí lực mới có thể ñạt ñược

Dự toán giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý, nhưng chính bản thân của dự toán cũng cần sự trợ giúp từ phía các nhà quản lý Các nhà quản lý cấp cao nên hiểu ñiều ñó và có những biện pháp hỗ trợ từ mọi khía cạnh ñể dự toán ñạt hiệu quả cao hơn Quản lý dự toán không phải là một công việc cứng nhắc mà ñòi hỏi sự linh hoạt

Để dự toán mang lại những lợi ích như mong ñợi, ñòi hỏi dự toán phải có sự ñiều chỉnh khi môi trường hoạt ñộng của dự toán thay ñổi Dự toán cần nhận ñược sự quan tâm ñúng mức và cần ñược tôn trọng trong quá trình thực hiện, tuy nhiên dự toán không ngăn cản các nhà quản lý ñi những bước ñi thận trọng cũng như tiến những bước dài mang tính ñột phá khi cần thiết Việc lập dự toán cung cấp cho các

18 nhà quản lý những thơng tin về thiếu hụt, khan hiếm, yếu kém trong kế hoạch hoạt

động Cĩ thể nĩi dự tốn đã cung cấp cho nhà quản lý một hệ thống cảnh báo nhằm

tư vấn kịp thời cho nhà quản lý những rắc rối tiềm tàng cĩ thể xảy ra trong tương lai

và giải quyết nĩ một cách tự tin và hợp lý

1.2 Quy trình lập dự tốn, trình tự lập dự tốn và các mơ hình lập dự tốn

ngân sách:

1.2.1 Quy trình lập dự tốn ngân sách:

Dự tốn ngân sách là một cơng việc quan trọng nên khơng thể chấp nhận một

dự tốn cĩ nhiều sai sĩt Dự tốn giống như việc cố gắng dự đốn chính xác tương

lai, mà tương lai thì khơng chắc chắn nên khiến cho việc lập dự tốn trở nên khĩ

khăn và đơi khi là thiếu thực tế Vì vậy, để cĩ một dự tốn ngân sách tối ưu bộ phận

dự tốn cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập dự tốn ngân sách phù hợp

nhất mà dựa vào đĩ họ cĩ thể làm tốt cơng việc dự tốn

Do mỗi doanh nghiệp cĩ một đặc điểm cũng như một phong cách quản lý riêng

nên quy trình lập dự tốn ngân sách cũng sẽ khác nhau Dưới đây là một quy trình

quản lý dự tốn ngân sách tiêu biểu được trình bày trong quyển Managing budgets

của tác giả Stephen Brookson

Sơ đồ 1.1: Quy trình dự tốn ngân sách của Stephen Brookson

Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều khơng ngờ đến

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự tốn

KIỂM SỐT

Lập dự tốn tiền mặt để theo dõi dịng tiền

Kiểm tra các con số dự tốn bằng cách chất vấn

SOẠN THẢO

1.2.1.1 Giai ñoạn chuẩn bị:

Đây là bước khởi ñầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán ngân sách Trong giai ñoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần ñạt ñược của doanh nghiệp vì tất cả các báo cáo dự toán ngân sách ñều ñược xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai ñoạn nhất ñịnh Sau khi xác ñịnh rõ ràng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp và cho phép

so sánh, kết nối nội dung dự toán ngân sách một cách dễ dàng Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán ñã ñược chuẩn bị ñầy ñủ cũng là lúc cần phải xem lại tất cả các vấn ñề một cách có hệ thống ñể chắc rằng dự toán ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất

1.2.1.2 Giai ñoạn soạn thảo:

Trong giai ñoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan ñến việc lập dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu

tố bên trong, bên ngoài có tác ñộng và ảnh hưởng ñến công tác dự toán ngân sách của doanh nghiệp ñồng thời ước tính giá trị thu, chi Trên cơ sở ñó, soạn thảo các báo cáo

dự toán có liên quan như: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí, Dự toán tiền, Dự toán bảng cân ñối kế toán v.v

1.2.1.3 Giai ñoạn kiểm soát:

Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng ñược thực hiện từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác Vì vâỵ, ñể dự toán ngày càng hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán cần phải thường xuyên theo dõi, ñánh giá tình hình dự toán

ñể từ ñó xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán ngân sách và có những ñiều chỉnh cần thiết ñồng thời rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo

1.3.2 Trình tự lập dự toán:

Trong quá trình lập dự toán ngân sách thì Dự toán tiêu thụ là dự toán ñược lập ñầu tiên và là cơ sở ñể lập các dự toán khác Dựa vào Dự toán tiêu thụ và Dự toán tồn

20 kho bộ phận dự toán sẽ tiến hành lập Dự toán sản xuất, Dự toán sản xuất sẽ là cơ sở

ñể tiến hành lập các dự toán chi phí như: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sản xuất chung Ngoài ra, Dự toán tiêu thụ còn là cơ sở ñể lập Dự toán chi phí bán hàng và Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và các dự toán tài chính như: Dự toán báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh, Dự toán báo cáo cân ñối kế toán, Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ

1.3.3 Các mô hình dự toán ngân sách:

Dựa vào ñặc ñiểm, cơ chế hoạt ñộng của mỗi doanh nghiệp mà dự toán ngân sách có thể ñược lập theo một trong 3 mô hình sau: mô hình thông tin từ trên xuống,

mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên

1.3.3.1 Mô hình thông tin từ trên xuống:

Sơ ñồ 1.2: Mô hình thông tin từ trên xuống

Mô hình thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán ñược ñịnh

ra từ ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp, sau ñó sẽ truyền xuống cấp quản lý trung gian Sau khi cấp quản lý trung gian tiếp nhận sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp

cơ sở ñể làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt ñộng tại từng bộ phận trong doanh nghiệp

Nhận xét: Mô hình dự toán lập theo phương pháp này mang nặng tính áp ñặt từ

quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo sự bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp Các chỉ tiêu dự toán do ban quản lý cấp cao chủ quan tự ấn ñịnh xuống nên ñôi khi sẽ quá cao hay quá thấp so với mức ñộ hoạt ñộng và năng lực thực tế của từng bộ phận Điều này không khuyến khích việc chung sức hợp tác ñể tăng năng suất của các bộ phận trong doanh nghiệp Hơn nữa, tâm lý chung của con người là thích làm những gì mình hoạch ñịnh hơn là làm những việc do người khác áp ñặt, nhất là những áp ñặt chưa hợp lý

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở

21 Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này ñòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp ñồng thời phải nắm vững chi tiết hoạt ñộng của từng bộ phận cả về mặt ñịnh tính lẫn ñịnh lượng Vì vậy, lập dự toán theo mô hình này chỉ thích hợp ñối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ,

ít có sự phân cấp trong quản lý hoặc ñược sử dụng trong những trường hợp ñặc biệt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo chỉ ñạo của quản lý cấp cao hơn

1.3.3.2 Mô hình thông tin phản hồi:

Sơ ñồ 1.3: Mô hình thông tin phản hồi

Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi ñược thực hiện theo quy trình sau: Đầu tiên ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ước tính các chỉ tiêu

dự toán Kế ñến các chỉ tiêu mang tính dự thảo này sẽ ñược truyền xuống cho cấp quản lý trung gian Trên cơ sở ñó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu này xuống các ñơn vị cấp cơ sở Bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính, khả năng và ñiều kiện thực tế của mình ñể xác ñịnh các chỉ tiêu dự toán nào có thể thực hiện ñược và các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặc tăng thêm Sau ñó,

bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt ñộng tại các bộ phận cấp cơ sở ñể xác ñịnh các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện ñược của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước

QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở

22 ñộng của doanh nghiệp sẽ hướng các bộ phận khác nhau ñến mục tiêu chung của doanh nghiệp

Bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt dự toán thông qua các chỉ tiêu dự toán của

bộ phận quản lý cấp trung gian, bộ phận quản lý cấp trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp cơ sở Dự toán ngân sách sau khi ñược ñược xét duyệt sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức và ñược sử dụng như ñịnh hướng hoạt ñộng trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp

Tuy nhiên, nhược ñiểm của việc lập dự toán theo mô hình này là tốn nhiều thời gian và chi phí cho cả quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận Ngoài ra, lập dự toán theo mô hình này ñòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như sự kết hợp của các thành viên trong từng bộ phận Hơn nữa, năng lực và trình ñộ của các thành viên cũng có ảnh hưởng ñáng kể ñến sự phù hợp của các số liệu dự toán Về mặt lý thuyết thì có thể có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp cũng như các thành viên trong từng bộ phận, tuy nhiên trong thực tế ñiều này là rất khó, nhất là ñối với các doanh nghiệp có sự phân cấp cao trong quản lý, có số lượng thành viên trong từng bộ phận ñông

1.2.3.3 Mô hình thông tin từ dưới lên:

Dự toán theo mô hình thông tin từ dưới lên ñược lập từ quản lý cấp thấp nhất ñến quản lý cấp cao nhất cụ thể như sau:

Khi tiến hành lập dự toán bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và ñiều kiện của mình ñể tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau ñó trình lên quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian dựa trên số liệu của cấp cơ sở sẽ tổng hợp lại và trình lên quản lý cấp cao Quản lý cấp cao dựa vào các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về hoạt ñộng của doanh nghiệp, cùng với việc xem xét các mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn ñể xét

23 duyệt và thơng qua dự tốn Khi dự tốn sau khi được xét duyệt sẽ được sử dụng chính thức

Sơ đồ 1.4: Mơ hình thơng tin từ dưới lên

Nhận xét:

Lập dự tốn ngân sách theo mơ hình này rất thống, hầu hết mọi chỉ tiêu đều được đưa ra bởi những bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện dự tốn Người trực tiếp thực hiện các hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp tham gia vào việc lập dự tốn nên số liệu thường phù hợp và rất thực tế Do thực hiện những mục tiêu kế hoạch mà chính mình đã đề ra hầu hết mọi người đều cảm thấy thoải mái nên làm cho dự tốn

cĩ tính khả thi cao và dễ hướng mọi người trong doanh nghiệp theo mục tiêu chung của tổ chức Việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự tốn của bộ phận mình

sẽ phát huy tích cực tính tự giác của các thành viên trong từng bộ phận, nĩ buộc mọi người trong doanh nghiệp phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình đề ra Nếu trong quá trình thực hiện dự tốn các bộ phận khơng đạt được các chỉ tiêu dự tốn như trong kế hoạch do chính họ đề ra thì buộc họ phải tự xem xét kiểm tra và khơng thể đổ lỗi cho nhau Cĩ thể thấy lập dự tốn theo mơ hình này phát huy tích cực vai trị kiểm tra của dự tốn Lập dự tốn theo mơ hình này khơng tốn nhiều thời gian và chi phí những khá hiệu quả Mơ hình này đặc biệt phụ hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đồn cĩ sự phân cấp quản lý cao

Tuy nhiên, nhược điểm của mơ hình này là việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự tốn nên cĩ thể xảy ra tình trạng các bộ phận tự đưa ra những chỉ tiêu dự tốn thấp hơn năng lực thực sự cĩ thể thực hiện được để dễ dàng đạt được các chỉ tiêu dự tốn Lúc này dự tốn khơng những khơng phát huy được tính tích cực mà cịn làm trì trệ các hoạt động sản xuất kinh doanh, làm lãng phí tài nguyên, năng lực

và triệt tiêu hết năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp Vì vậy, để phát huy tính tích

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở Quản trị cấp trung gian

QT cấp cơ sở QT cấp cơ sở

24 cực của việc lập dự toán ngân sách, các nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc

kỹ trước khi chấp nhận các chỉ tiêu dự toán do cấp dưới tự ñưa ra Nếu còn những nghi ngờ, nhà quản lý cấp cao cần thảo luận, làm rõ trước khi thông qua dự toán

Nhận xét chung:

Qua 3 mô hình trên cho thấy mỗi mô hình ñều có ưu ñiểm và nhược ñiểm nhất ñịnh Vì vậy, tuỳ theo ñặc ñiểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình dự toán cho thích hợp Theo phong cách quản lý hiện ñại, các doanh nghiệp xem trọng việc nhân viên cùng tham gia vào việc lập dự toán hơn là ép buộc họ thực hiện những chỉ tiêu ñịnh sẵn Vì vậy, dự toán theo mô hình thông tin từ dưới lên hiện ñang ñược các doanh nghiệp ưa chuộng và áp dụng

1.3 Nhân tố con người trong dự toán

Con người là một nhân tố vô cùng quan trọng tạo nên sự thành công của dự toán Nắm ñược mấu chốt vấn ñề con người là ñiều cần thiết ñể thiết lập một hệ thống các báo cáo dự toán có hiệu quả Con người thường có khuynh hướng tự nhiên cảm thấy không thoải mái với dự toán vì dự toán thường mang tính gượng ép Do dự toán sẽ ñưa ra các tiêu chuẩn dùng làm cơ sở ñể ñánh giá kết quả thực hiện công việc của tất cả các bộ phận, các nhân viên nên những ñối tượng này sẽ phải liệu xem mình có thể ñạt ñược kết quả như mong ñợi hay không Vì vậy, dự toán tạo nên tâm

lý căng thẳng cho người thực hiện

Một ñiều thường thấy ở các doanh nghiệp là các nhà quản lý cấp cao tuy có tầm nhìn rộng nhưng vẫn không quen với chi tiết, ngược lại các nhà quản lý cấp cơ sở tuy nắm vững chi tiết những không có ñược tầm nhìn bao quát tất cả mọi khía cạnh hoạt ñộng trong doanh nghiệp Trong khi ñó, thái ñộ của nhà quản lý cấp cao có tác ñộng lớn ñến hiệu quả dự toán, còn nhà quản lý cấp cơ sở thì có nhận thức nhạy bén với những gì ñược mong ñợi Vì vậy, ñể dự toán ñạt hiệu quả nhà quản lý cấp cao phải xác ñịnh ñược các mục tiêu hợp lý mà tổ chức cần ñạt ñược ñồng thời cố gắng diễn tả một cách chính xác nhất những mục tiêu ñó cho những người có trách nhiệm thực hiện hiểu những gì họ cần làm Có một cách ñể ñạt ñược ñiều này là khuyến khích tất

cả mọi cấp ñộ quản lý cùng tham gia vào quá trình dự toán Khi ñó, thông tin dự toán

sẽ ñược luân chuyển từ dưới lên trên và ngược lại trong suốt quá trình dự toán Điều này giúp cho nhà quản trị cấp cơ sở, người phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc hoàn thành các mục tiêu dự toán, có thể ñưa ra những ước tính cụ thể ñể ñạt ñược các mục tiêu Sự tham gia của họ vào quy trình này làm gia tăng tinh thần ñồng ñội giữa

25 các bộ phận với nhau Qua ñó, khuyến khích các bộ phận hợp tác với nhau nhiều hơn, ít lo sợ hơn và có nhiều ñộng lực hơn Đối với nhà quản lý cấp cao, ñiều này ñảm bảo các mục tiêu ñặt ra cho từng nhân viên là phù hợp với bản thân họ và phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Vì nếu nhà quản lý cấp cao tự ñặt ra các chỉ tiêu cho cấp dưới thực hiện thì dễ dẫn ñến mục tiêu xa rời thực tế gây tâm lý bất mãn cho người thực hiện, nhưng nếu ñể cho nhân viên cấp dưới hoàn toàn tự do tạo lập tiêu chuẩn thì có thể họ sẽ ñặt ra những chỉ tiêu lỏng lẻo dưới mức năng lực thực tế ñể dễ dàng ñạt ñược

Trách nhiệm của nhà quản trị là phải giúp nhân viên cấp dưới vượt qua nỗi lo sợ

tự nhiên của con người, tạo ñiều kiện thuận lợi ñể khuyến khích họ ñạt ñược các chỉ tiêu dự toán Nếu ñược ñặt ñúng chỗ, dự toán có thể giúp nhân viên ñạt ñược kết quả cao nhất

Tóm lại, ñể có một dự toán ngân sách có hiệu quả ñòi hỏi sự tham gia của các cấp quản lý trong doanh nghiệp vào quá trình lập dự toán và vấn ñề quan trọng là làm sao cho mọi người trong tổ chức cảm thấy thoải mái với mục tiêu cần ñạt ñuợc và hướng ñến mục tiêu chung của doanh nghiệp Đây là vấn ñề mấu chốt tạo nên sự thành công của dự toán và cũng là vấn ñề quan trọng mà các doanh nghiệp cần hết sức quan tâm trong quá trình lập dự toán

Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh, dự toán bảng cân ñối kế toán

Dựa vào tiêu thức phân loại mà dự toán ngân sách ñược chia thành các loại như:

dự toán hoạt ñộng, dự toán tài chính, dự toán cố ñịnh, dự toán linh hoạt, dự toán ngắn hạn, dự toán dài hạn, dự toán gốc, dự toán cuốn chiếu

Dự toán ngân sách nên lập theo một trình tự hợp lý gồm 3 giai ñoạn: chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi Các báo cáo trong hệ thống dự toán ngân sách có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và ñược lập theo một trình tự nhất ñịnh khởi ñầu là dự toán tiêu thụ

và kết thúc là dự toán các báo cáo tài chính

Dự toán ngân sách thường ñược lập theo một trong 3 mô hình sau: mô hình ấn ñịnh thông tin từ trên xuống, mô hình tông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên

Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào ñặc ñiểm của từng doanh nghiệp cũng như quan ñiểm của nhà quản lý mà có thể ñiều chỉnh quy trình và mô hình dự toán sao cho thích hợp nhất với tình hình thực tiễn doanh nghiệp

Nhân tố con người là một yếu tố vô cùng quan trọng trong dự toán ngân sách Cần huy ñộng sự tham gia của các cấp quản lý cũng như nhân viên thừa hành vào qua trình dự toán

27 Tóm lại, lập dự toán ngân sách là công việc quan trọng và cần thiết giúp doanh nghiệp chủ ñộng hơn trong hoạt ñộng của mình Từ những lợi ích mà công tác lập dự toán mang lại cho thấy các doanh nghiệp cần nghiên cứu ứng dụng và ngày càng hoàn thiện hơn công tác dự toán tại ñơn vị mình ñể công việc kinh doanh và quản lý ngày càng thuận lợi và hiệu quả hơn

28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY PEPSICO VIỆT NAM

2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty:

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển cuả Cơng ty:

Năm 1991 Cơng ty nước giải khát Quốc Tế (IBC) được thành lập do liên doanh giữa SP.Co và Macondray – Singapore với tỷ lệ gĩp vốn 50%-50% tại Việt Nam theo quyết định thành lập số 291/GP ngày 24/12 năm 1991 của Ủy Ban Nhà Nước về hợp tác và đầu tư Đến năm 1994 khi Mỹ ra lệnh bỏ cấm vận với Việt Nam lúc này tập đồn Pepsico quốc tế gia nhập thị trường Việt Nam với 2 nhãn hiệu Pepsi và 7up đồng thời hình thành liên doanh trong IBC với số vốn gĩp là 30%.Như vậy PepsiCo

đã thành lập trên thế giới được 112 năm nhưng mới tham gia vào thị trường Việt Nam được 16 năm vì nhiều điều kiện khách quan khác nhau Đến năm 1998 PepsiCo

đã mua 97% cổ phần và SP.Co chỉ cịn 3% cổ phần đồng thời tăng vốn đầu tư lên đến 110.000.000 USD

Năm 2003 tập đồn Pepsico quốc tế mua 3% cổ phần cịn lại từ SP.Co và chính thức đổi tên thành Cơng ty nước giải khát quốc tế PepsiCo Việt Nam đặt trụ sở tại số

88 Đồng Khởi, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Lúc này ngồi 2 nhãn hiệu ban đầu gia nhập vào thị trường Cơng ty đã phát triển thên những nhãn hiệu mới Aquafina, Sting, Twister, Lipton Ice Tea Năm 2004 Cơng ty được tạp chí tiêu dùng bình chọn là Cơng ty cĩ thị phần nước giải khát lớn nhất Việt Nam

Khơng dừng lại ở các mặt hàng nước giải khát đến cuối năm 2005 Cơng ty đã tung ra sản phẩm Foods đầu tiên (Snack Poca) mở đường cho sự phát triển một ngành hàng mới

Để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất hiện nay Cơng ty cĩ 4 nhà máy và 1 nhà máy gia cơng trong đĩ 3 nhà máy đặt tại Hĩc Mơn, Quảng Nam, Cần Thơ phục vụ cho việc sản xuất ngành hàng nước giải khát, riêng nhà máy tại Bình Dương và nhà máy gia cơng Phạm Asset tại Hưng Yên phục vụ cho việc sản xuất ngành hàng Foods Nhờ sự nỗ lực khơng ngừng của tồn Cơng ty mà các nhãn hiệu nước giải khát

và Foods ngày càng được chấp nhận và tín nhiệm trên thị trường Trong tương lai Cơng ty sẽ khơng ngừng phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng

Mặc dù sản phẩm của Cơng ty gồm nước giải khát và Foods nhưng được phân chia thành 2 bộ phận riêng biệt từ việc quản lý cho đến sản xuất trực tiếp chính vì

29 vậy việc xây dựng dự toán ngân sách cũng ñược tách riêng cho từng bộ phận Do giới hạn trong quá trình nghiên cứu nên luận văn chỉ trình bày các sản phẩm thuộc ngành Foods

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:

2.1.2.1 Chức năng:

Công ty nước giải khát quốc tế PepsiCo Việt Nam là một tổ chức kinh tế hạch toán ñộc lập với ñầy ñủ tư cách pháp nhân Công ty chuyên sản xuất kinh doanh các loại nước giải khát và Foods (Bánh Snack) nhằm ñáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và thực hiện các mục tiêu về kinh tế mà Công ty mẹ ñặt ra

2.1.2.2 Nhiệm vụ:

Trên cơ sở nhu cầu của thị trường, kết hợp kế hoạch ñịnh hướng của Công ty

mẹ ñặt ra, Công ty có những nhiệm vụ sau:

Tổ chức, sản xuất và kinh doanh ñạt chỉ tiêu công ty mẹ ñề ra thông qua việc nghiên cứu thị trường tiềm năng tại Việt Nam

Quản lý, kiểm tra các hoạt ñộng tài chính, tài sản và vốn của Công ty ñã giao cho các ñơn vị trực thuộc theo ñúng pháp luật

Thực hiện chế ñộ hạch toán kinh tế thống nhất toàn Công ty ñảm bảo ñúng pháp luật nhà nước hiện hành Quyết toán tháng, quý, năm kịp thời và tăng cường giám sát các ñơn vị trực thuộc về công tác kế toán thống kê theo quy ñịnh

Quy hoạch ñầu tư phát triển, ñổi mới công nghệ máy móc thiết bị, kết cấu mặt hàng, nhà máy hợp lý, ñầu tư có trọng ñiểm ñể ñạt hiệu quả Nghiên cứu cải tiến thiết

bị công nghệ, hợp lý hóa sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm

Kiểm tra giám sát các ñơn vị trực thuộc trong việc sử dụng vật tư, nguyên liệu, năng lượng, lao ñộng, tiền lương tiền thưởng và việc giải quyết các chế ñộ chính sách người lao ñộng theo pháp luật hiện hành

Xây dựng phương án tổ chức sản xuất, tổ chức nhân sự phù hợp theo từng thời

kỳ, chăm lo, ñào tạo, bồi dưỡng nhân viên, tạo nguồn nhân viên nghiệp vụ chủ chốt

và công nhân kỹ thuật có phẩm chất, năng lực phục vụ theo yêu cầu phát triển của Công ty

Nghiên cứu các sản phẩm mới, ñầu tư phát triển mở rộng sản xuất, tổ chức liên doanh, liên kết trong và ngoài nước

Nghiên cứu, thực hiện các giải pháp bảo vệ môi sinh, môi trường, bảo vệ an

30 toàn lao ñộng và sức khỏe công nhân viên, chăm lo ñời sống vật chất và tinh thần cán

bộ công nhân viên

Tổng hợp báo cáo hoạt ñộng sản xuất kinh doanh cho Công ty mẹ và các cơ quan chức năng nhà nước theo quy ñịnh pháp luật

Quyết ñịnh ñiều ñộng bố trí công tác, bổ nhiệm nhân viên, miễn nhiệm nhân viên thuộc thẩm quyền, quyết ñịnh tỷ lệ tiền lương phân bổ cho các bộ phận, cơ chế tài chính, giá ñầu vào, ñầu ra thuộc thẩm quyền quản lý

Tuyển dụng, tiếp nhận, chấm dứt hợp ñồng lao ñộng, quyết ñịnh khen thưởng,

kỷ luật, nâng bậc lương, cho ñi học ñối với nhân viên của Công ty

Quyết ñịnh về ñầu tư, phát triển sản xuất, ñầu tư chiều sâu, những ñịnh hướng

kế hoạch ngắn và dài hạn, quyết ñịnh tổ chức thực hiện ñầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền Công ty

Quyết ñịnh sản xuất các mặt hàng nước giải khát và bánh Snack ñưa ra thị trường thuộc chức năng sản xuất kinh doanh ñã ñược ñăng ký ñúng thủ tục với cơ quan quản lý của nhà nước

Quyết ñịnh kiểm tra thanh tra các ñơn vị trực thuộc trong việc chấp hành các chỉ thị, mệnh lệnh của giám ñốc Công ty, việc thực hiện các quy ñịnh của nhà nước và của Công ty ban hành

Quyết toán tháng, quý, năm, quyết toán trong việc sử dụng mặt bằng, thanh lý

và ñiều ñộng TSCĐ

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Pepsico Việt Nam

2.1.3.1 Sơ ñồ tổ chức:

31

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Cơng ty PepsiCo

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:

Tổng Giám đốc Cơng ty: là người chỉ huy cao nhất Tổng Giám đốc Cơng ty

được tồn quyền tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty

và đồng thời chịu trách nhiệm về tồn bộ mọi hoạt động của Cơng ty theo qui định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Cơng ty PepsiCo do tập đồn PepsiCo thế giới yêu cầu

Ban Tư Vấn: cố vấn về chiến lược sản xuất kinh doanh cho Tổng Giám Đốc,

bênh cạnh đĩ cịn tư vấn các vấn đề về pháp luật đối với các hoạt động của Cơng ty

Giám Đốc Bán Hàng: chịu trách nhiệm quản lý việc tiêu thụ sản phẩm của tồn

cơng ty, tìm khách hàng mới và đẩy mạnh doanh số bán hàng, xây dựng và quản lý các chiến lược bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi, tổ chức các kênh bán hàng để mở rộng thị trường tiêu thụ

Giám Đốc Tài Chính: tham vấn cho giám đốc về chính sách sử dụng vốn

Ngồi ra, Giám Đốc Tài Chính cịn đảm nhận việc quản lý cơng việc lập kế hoạch tài chính nhằm thực hiện tốt nguồn ngân sách của cơng ty, đồng thời quản lý cơng việc

kế tốn nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ kế tốn, tài chính do nhà nước quy định

Cơng ty Liên Doanh Phạm Asset ( Nhà máy

Hưng Yên)

Tổng Giám Đốc

Phĩ tổng GĐ nhân sự

Giám đốc

bán hàng

Phĩ tổng GĐ Marketing

Ban Tư Vấn

Giám đốc tài chính

Phịng

bán

hàng

Phịng nhân

sư

Phịng

kế tốn

Phịng kiểm tốn

Phịng

kế hoạch

Phịng truyền thơng

Phịng nghiên cứu

và phát triển

Phịng Marketing

Nhà máy Bình Dương

32

Phĩ Tổng Giám Đốc Marketing: giúp cho Giám đốc trong việc thăm dị nhu cầu thị trường (theo thị hiếu, lứa tuổi…), thực hiện mọi chỉ đạo chung về sản xuất,

nghiên cứu cơng thức chế tạo sản phẩm mới

Phĩ Tổng Giám Đốc nhân sự: tổ chức theo dõi hoạt động của Cơng ty trong

lĩnh vực tuyển dụng nhân sự, quản lý lý lịch hồ sơ cán bộ cơng nhân viên, quản lý hành chánh, y tế, tổ chức lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tổ chức các phong trào thi đua

Phịng Bán Hàng: chịu sự quản lý của Giám Đốc bán hàng thực hiện các

chương trình quảng cáo, khuyến mãi, xây dựng và quảng bá thương hiệu giúp các sản phẩm của Cơng ty nhanh chĩng tiếp cận người tiêu dùng, tạo được uy tín và niềm tin

của người tiêu dùng vào các sản phẩm của Cơng ty, mở rộng thị trường tiêu thụ Phịng Kế Hoạch : chịu sự quản lý trực tiếp của Giám Đốc tài chính, thực hiện

việc tổng hợp và phân tích các báo cáo kinh doanh ở phạm vi tồn Cơng ty, lập dự tốn ngân sách cho năm kế hoạch đồng thời lập các dự tốn linh hoạt để dự báo tình hình tài chính của Cơng ty

Phịng Kế Tốn : tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn của Cơng

ty, giám sát kiểm tra việc thực hiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc, lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị, báo cáo theo yêu cầu của Tổng Cơng ty,

tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế tốn chứng từ và số liệu, đơn đốc việc thanh tốn và đối chiếu cơng nợ kịp thời và đúng chế độ; theo dõi thực hiện chế độ thu chi, nộp thuế, sử dụng nguồn vốn, theo dõi quản lý tài sản của Cơng ty

Phịng Kiểm Tốn: kiểm sốt tồn bộ cơng tác kế tốn tại Cơng ty, đảm bảo

việc ghi chép số liệu, lập báo cáo tài chính, lưu trữ chứng từ sổ sách theo đúng chế

độ kế tốn do Nhà nước quy định

Phịng nghiên cứu và phát triển : thực hiện việc nghiên cứu và chế tạo sản phẩm

mới, xây dựng định mức sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm kết hợp với Phịng Marketing trong việc tìm ra sản phẩm mới để mở rộng thị trường tiêu thụ

Phịng Marketing : thực hiện cơng tác nghiên cứu thị trường nhằm đề xuất các

chiến lược giá, chiến lược sản phẩm, kết hợp với phịng nghiên cứu và phát triển trong việc triển khai sản phẩm mới để ngày càng tiếp cận gần hơn đến nhu cầu người tiêu dùng

Phịng truyền thơng: chịu trách nhiệm cơng tác đối ngoại làm sao quảng bá

được hình ảnh cơng ty, ngồi ra cịn thực hiện thơng cáo báo chí những thơng tin của Cơng ty ra bên ngồi

Nhà máy Bình Dương: Hiện Cơng ty cĩ 1 nhà máy hoạt động theo sự quản lý,

33 chỉ ñạo thống nhất của Công ty

Các ñơn vị trực thuộc Công ty thực hiện chế ñộ hạch toán nội bộ, phụ thuộc Công ty

Công ty liên doanh Phạm Asset: chuyên sản xuất bánh Snack theo hợp ñồng

liên doanh giữa 2 bên, Công ty có hội ñồng quản trị riêng, có tư cách pháp nhân và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật

2.1.4 Sản phẩm và ñặc ñiểm các sản phẩm của Công ty PepsiCo

Các sản phẩm thuộc ngành Foods ñược chia thành 4 dòng sản phẩm khác nhau :

- Các sản phẩm ñược làm từ khoai tây (NAT_PC): chiếm khoảng 19% tổng doanh thu thuộc ngành Foods Bánh Snack khoai tây ñược làm chủ yếu từ khoai tây tươi , muối, chất phụ trợ, dầu và gia vị Gia vị tạo ra nhiều mùi hương khác nhau cho sản phẩm như: hương khoai tây truyền thống, vịt quay Bắc Kinh, cừu nướng, bò sốt

cà chua, rong biển, tôm hùm

- Các sản phẩm từ bột sắn (TAPIOCA) : ñây là sản phẩm chủ yếu của công ty, chiếm khoảng 51% tổng doanh thu thuộc ngành Foods Nguyên liệu chủ yếu từ bột mì, bột sắn, bột bắp, ñường, muối, chất phụ trợ, dầu và gia vị Gia vị ñược hình thành từ nhiều hương khác nhau cho sản phẩm như : tôm hùm nướng, cừu nướng, cua nướng, cừu nướng Mexico, tôm sốt bơ tỏi, tôm nướng kiểu Thái, mực, gà quay, bánh phồng tôm, bê quay

- Các sản phẩm làm từ bột bắp (EXTRUDED) : chiếm khoảng 20% tổng doanh thu ngành Foods Nguyên liệu chủ yếu từ bột bắp, bột khoai tây, bột mì, chất phụ trợ, dầu và gia vị Các gia vị bao gồm : bắp rang bơ, phômai…

- Các sản phẩm làm từ ñậu phộng (NUTZ) : chiếm khoảng 10% tổng doanh thu ngành Foods Nguyên liệu chính là ñậu phộng tươi, ñường, muối, bột bắp, chất phụ trợ

và gia vị Gia vị gồm có 2 hương khác nhau : nước cốt dừa và phômai

2.1.5 Quy trình công nghệ:

2.1.5.1 Quy trình công nghệ sản xuất Bánh khoai tây (NAT_PC):

Sản xuất bánh Snack từ khoai tây tươi

34

Sơ ñồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất bánh snack khoai tây

- Chuẩn bị nguyên liệu:

Khoai tây tươi, muối, gia vị, chất phụ trợ, dầu

Khoai tây ñược trồng theo quy trình công nghệ sạch khép kín tại Đà Lạt, sau khi thu hoạch xong ñược chuyển kho lạnh của Nhà máy và chuẩn bị ñưa vào sản xuất

- Phân loại, rửa, bóc vỏ, cắt lát

Trước khi tiến hành phân loại khoai tây ñược kiểm tra chất lượng bởi bộ phận

QC, những nguyên liệu không ñạt chất lượng sẽ bị loại bỏ Sau ñó ñược ñưa qua dây chuyền phân loại theo kích cở của khoai và ñược rửa sạch, tiếp ñến khoai ñược bóc

vỏ và cắt lát theo ñộ dày ñã ñược ñịnh sẵn Tất cả các quy trình trên ñều ñược thực hiện bởi dây chuyền hoàn toàn tự ñộng

- Chiên, tẩm gia vị

Toàn bộ khoai tây cắt lát ñược chuyển tự ñộng qua chảo chiên với nhiệt ñộ khoảng 1800C Khoai tây chiên xong ñược sấy khô và chuyển qua dây chuyền tẩm gia vị Để tránh tình trạng lẫn lộn mùi vị nên mỗi mẻ sản xuất chỉ tạo ra 1 hương, trước khi tiến hành sản xuất sản phẩm có mùi hương mới thì toàn bộ dây chuyền máy móc ñược rửa sạch

- Kiểm tra, thành phẩm, ñóng gói

Trước khi ñược chuyển sang giai ñoạn ñóng gói, QC hướng dẫn công nhân trực

Nhập nguyên liệu khoai tây

tươi, Chuyển ñến kho lưu trữ

Phân loại khoai

35 tiếp ñứng chuyền loại bỏ những lát khoai tây bị hư (chiên cháy, bị vỡ…), lát khoai tây ñạt chất lượng ñược chuyển qua dây chuyền ñóng gói tự ñộng ñảm bảo trọng lượng ñã quy ñịnh

2.1.5.2 Quy trình công nghệ sản xuất Bánh Snack từ bột sắn (TAPIOCA):

Sơ ñồ 2.3: Quy trình công nghệ sản xuất bánh snack từ bột sắn

- Chuẩn bị nguyên liệu :

Bột sắn, bột mì, dầu, ñường, muối, chất phụ trợ và gia vị

- Trộn bột, nấu bột, thành phôi

Bột sắn ñược chọn lọc từ nguồn cung cấp nguyên liệu tốt nhất Sau khi bộ phận

QC kiểm tra chất lượng lần cuối thì từng mẻ bột sắn, muối và các chất phụ trợ ñược cho vào các thùng trộn thật nhuyễn mịn rồi ñược chuyển qua nồi nấu với nhiệt ñộ khoảng từ 800C ñể tạo thành phôi nguyên liệu

- Cán mỏng, cuốn, làm lạnh

Khi bột ñã ñược nấu chín trở thành 1 hỗn hợp sẽ ñược cán mỏng thành từng làn bột, bột sẽ ñược cuốn ñịnh vị kích cỡ và ngay lập tức ñược chuyển sang công ñoạn làm lạnh nhanh ở nhiệt ñộ khoảng 00C

- Cắt, chiên, tẩm gia vị, ñóng gói

Sau khi làm lạnh bột ñược cắt từng lát mỏng và cho qua chảo chiên Sau ñó tiến hành tẩm gia vị (các loại hương ñặc trưng tạo ra những sản phẩm riêng biệt) và ñóng gói thành phẩm

2.1.5.3 Quy trình công nghệ sản xuất bánh Snack từ bột bắp (EXTRUDED)

Nguyên liệu

Trộn bột

Nấu bột, Thành phôi

36 Quy trình sản xuất sản phẩm này tương tự như quy trình sản xuất bánh Snack từ bột bắp nhưng thay vì chiên thì sản phẩm này ñược sử dụng công nghệ ép ñùn

2.1.5.4 Quy trình công nghệ sản xuất các sản phẩm từ ñậu phộng

Sơ ñồ 2.4: Quy trình sản xuất các sản phẩm từ ñậu phộng

- Chuẩn bị nguyên liệu : chủ yếu là ñậu phộng

Đậu phộng ñược làm sạch như rửa, bóc lụa sau khi ñã loại những hạt ñậu phộng kém chất lượng (bị hư, bị lẫn tạp chất…)

Đội ngũ nhân viên có trình ñộ cộng thêm việc công ty ñã tạo rất nhiều ñiều kiện

ñể nhân viên ñược tham gia các lớp học giúp ích rất nhiều trong công việc

Máy móc thiết bị ñã ñược ñầu tư mới ñồng loạt ñưa sản xuất chủ yếu là công nghệ hoàn toàn tự ñộng

2.1.6.2 Khó khăn:

Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới, cũng giống như các doanh nghiệp khác, các sản phẩm của Công ty bị cạnh tranh bởi các sản phẩm cùng loại, sản phẩm thay thế

Tình trạng buôn lậu và gian lận thương mại tạo nên áp lực cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường

2.1.6.3 Tình hình hoạt ñộng kinh doanh của Công ty trong những năm gần ñây (Riêng ngành Foods)

Bảng 2.1: Tình hình vốn, tài sản và hoạt ñộng kinh doanh qua các năm

Đơn vị tính: tỷ ñồng

Năm 2009 doanh thu ngành hàng Foods tăng 107 tỷ ñồng, tăng 14,84% so với năm 2008 Tuy nhiên Công ty vẫn ñang bị lỗ bởi vì ngành hàng Foods chỉ mới hình thành từ năm 2005 ñến nay Đây là giai ñoạn ñang trong quá trình ñầu tư xây dựng mới hơn nữa với phương châm chất lượng của sản phẩm phải ñặt lên hàng ñầu nên

38 Cơng ty đang quyết tâm dành thị phần sản phẩm Snack trên thị trường Ngồi ra Cơng ty phải bỏ ra một lượng lớn chi phí để quảng bá sản phẩm vì nĩ cịn quá mới đối với người tiêu dùng nên doanh thu đạt được vẫn chưa thể bù đắp được những chi phí đã bỏ ra Dự kiến đến năm 2013 Cơng ty sẽ hịa vốn

Về tài sản, năm 2009 tăng 36 tỷ đồng so với năm 2008, tài sản của Cơng ty (thuộc ngành hàng Foods) tăng chủ yếu là do đầu tư xây dựng và thay thiết bị, cơng nghệ mới

Vốn chủ sở hữu của Cơng ty (ngành hàng Foods) năm 2009 tăng so với năm

2008 nhưng mức tăng khơng cao vì Cơng ty vẫn dành ưu tiên đối với ngành hàng nước giải khát

2.1.6.4 Phương hướng phát triển:

Tiếp tục thực hiện đổi mới trong nội bộ tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của Cơng ty trên thương trường

Chiến lược phát triển trong những năm tới của Cơng ty là:

+ Đưa thương hiệu Poca trở thành thương hiệu hàng đầu thuộc sản phẩm Snack tại thị trường Việt Nam, cố gắng tăng sản lượng tiêu thụ đạt mức 37% so với năm

2009 và khơng lỗ hơn 3.700.000 USD trong năm 2010 đối với ngành hàng Snack theo chỉ tiêu mà tập đồn đề ra

+ Thực hiện đổi mới trong nội bộ tổ chức, ứng dụng các cơng cụ quản trị phục

vụ cho cơng tác quản lý doanh nghiệp

+ Tăng cường đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực, nâng cao trình độ cán bộ quản lý kỹ thuật, quản lý kinh tế và cơng nhân kỹ thuật để nắm bắt được kiến thức khoa học cơng nghệ mới nhằm ứng dụng vào cơng tác quản lý sản xuất kinh doanh cho cĩ hiệu quả

+ Coi trọng cơng tác bảo vệ mơi trường, đảm bảo các thơng số khí thải, nước

thải v.v trong điều kiện cho phép theo quy định Nhà nước

2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn – tài chính tại Cơng ty:

2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:

2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức:

39

Sơ ñồ 2.5: Sơ ñồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty PepsiCo

2.2.1.2 Diễn giải sơ ñồ:

Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung về hoạt ñộng tài chính, kế

toán và thống kê tại Công ty, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm và có quyền quyết ñịnh ñối với các vấn ñề có liên quan và thuộc thẩm quyền của mình

Kế toán tổng hợp từng chi nhánh: giúp kế toán trưởng các hoạt ñộng về kế

toán tài chính tại Công ty, tổng hợp, ñiều chỉnh số liệu của toàn Công ty và từng chi nhánh, lập báo cáo tài chính

Kế toán tiền mặt và ngoại tệ: thực hiện quản lý tiền mặt tại Công ty, theo dõi

thu chi tiền mặt và ghi sổ kế toán các hoạt ñộng liên quan ñến tiền mặt (gồm tiền VNĐ và các loại ngoại tệ)

Kế toán thuế, doanh thu, công nợ, tiền lương: thực hiện các báo cáo cho cơ

quan thuế về các loại thuế phát sinh, theo dõi thành phẩm, doanh thu, lãi lỗ, công nợ, tiền lương phát sinh tại ñơn vị

Kế toán ngân hàng: theo dõi các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, tiền gởi,

nợ vay, ghi sổ các hoạt ñộng phát sinh

Kế toán vật tư, CCDC, xây dựng: Tập hợp các số liệu chứng từ, bảng kê từ

Nhà máy gửi lên, xem xét việc thực hiện ñúng ñịnh mức ñã ñề ra, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, CCDC, tình hình ñầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, ghi sổ kế toán các hoạt ñộng phát sinh

Thủ quỹ

Kế toán tài sản

cố ñịnh

Kế toán tiền mặt

& ngoại

tệ

Kế toán thuế, doanh thu, công nợ, tiền lương

Kế toán vận chuyển

Phụ trách kế toán các ñơn vị trực thuộc

Kế toán nghiệp vụ, thủ quỹ các ñơn vị trực thuộc

Kế toán tổng hợp chi nhánh

Kế toán giá thành