Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY TNHH GIẦY NGỌC TỀ” 1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tàiTổ chức bộ máy quản trị có vai trò rất

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TY TNHH GIẦY NGỌC TỀ” 1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Tổ chức bộ máy quản trị có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một doanh nghiệp không có bộ máy quản trị, không

có người quản lý thì khác gì như “ Rắn không đầu” mọi việc trong doanh nghiệp sẽ rối ren, không có ai quản thúc, dẫn tới công việc ứ đọng bộn bề, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả Và nhất là trong thời gian gần đây khi nền kinh tế thị trường mở cửa Việt Nam chính thức trở thành thành viên của

tổ chức thương mại thế giới “VTO” (2006) đã đánh dấu mốc quan trọng trên con đường hội nhập kinh tế thế giới của Việt Nam Khi gia nhập VTO hàng hóa của Việt Nam có thể xâm nhập vào thị trường các nước dễ dàng hơn, góp phần làm cho hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam được hiệu quả và giảm được chi phí tăng doanh thu lợi nhuận Đồng thời hàng hóa của các doanh nghiệp trên thế giới có thể dễ dàng được đưa vào Việt Nam với mức thuế thấp, làm cho giá thành nhiều loại mặt hàng trong nước giảm đáng

kể, kích thích nhu cầu tiêu dùng của người dân, làm cho nền kinh tế của Việt Nam ngày càng phát triển

Tuy nhiên, khi nền kinh tế thị trường càng mở cửa thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày càng quyết liệt hơn Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn biến động không ngừng tạo ra cơ hội

và thách thức cho các doanh nghiệp Để chớp lấy cơ hội và giảm thiểu, né tránh các rủi ro thì doanh nghiệp phải đưa ra các quyết định kịp thời và đúng đắn Mà người có thể đưa ra các quyết định đó thì không ai khác chính là các nhà quản trị trong tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp

Mặt khác sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hóa và chuyên môn hóa sản xuất ngày càng cao Nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong bộ máy quản trị và giữa các phòng ban với các phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Vì vậy việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức BMQT được xem như vấn đề then chốt của mỗi doanh nghiệp Nếu tổ chức BMQT của doanh nghiệp được

tổ chức một cách khoa học hợp lý và linh hoạt thì sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi tốt với sự thay đổi của môi trường, tận dụng cơ hội và ứng phó kịp thời với những thách thức Công tác tổ chức quản lý hiệu quả sẽ tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban tạo sự liên kết gắn bó giữa các thành viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp Một tổ chức BMQT phù hợp với chiến lược đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản trị trong mỗi doanh nghiệp để đi tới thành công Do đó hoàn thiện BMQT là nhu cầu cấp thiết và cần giải quyết trong mỗi doanh nghiệp để có thể ổn định duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của mình trước sự biến động của môi trường kinh doanh hiện nay

Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề tuy mới được thành lập năm 2003 nhưng công ty đã đạt được nhiều thành tích trong ngành giầy da nói chung và xu hướng phát triển của tỉnh Hưng Yên nói riêng Công ty đã tạo việc làm cho gần 4000 cán bộ công nhân viên trong và ngoài tỉnh Công ty chuyên xuất khẩu và gia công giầy da các loại sang thị trường chính là Đài Loan và các thị trường lân cận khác Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề luôn không ngừng phấn đấu vươn lên tạo chỗ đứng trên thị trường, tạo uy tín đối với khách hàng, không ngừng đổi mới để phù hợp với tình hình kinh tế thị trường nói chung

và ngành giầy da nói riêng

Tuy nhiên thương trường là chiến trường để có thể cạnh tranh được với các hãng giầy nổi tiếng trên thị trường như giầy Nike, giầy Sài Gòn, giầy Thượng Đình…thì giầy Ngọc Tề phải có các chiến lược, mục tiêu kinh doanh phù hợp ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm giầy da thì công ty cần phải mở rộng quy mô sản xuất và mở rộng thị trường tiêu thụ, chú trọng khai thác các thị trường tiềm năng Trước tiên để có thể thực hiện được các vấn đề nói trên

thì công ty TNHH Giầy Ngọc Tề cần phải hoàn thiện tổ chức BMQT của doanh nghiệp mình.

Vì trong quá trình thực tập tại công ty với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy bên cạnh những thành công vẫn còn một số hạn chế bất cập trong công tác tổ chức bộ máy quản trị: 80% các ý kiến cho rằng tổ chức bộ máy quản trị trong công ty còn chưa hợp lý, 60% các ý kiến cho rằng tổ chức bộ máy quản trị còn thiếu một số phòng ban dẫn tới quá tải công việc và không được chuyên môn hóa, 40% cho rằng sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, các xí nghiêp chưa được quản lý chặt chẽ gây lãng phí nguyên vật liệu làm giảm hiệu quả sản xuất

Do đó nhu cầu cấp thiết đặt ra cho công ty TNHH Giầy Ngọc Tề hiện nay

là nhanh chóng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản trị để có thể đáp ứng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu trong đề tài

Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn, hiểu được tầm quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị trong các công ty nói chung và công ty TNHH Giầy Ngọc Tề nói riêng Em nhận thấy vấn đề tổ chức bộ máy quản trị là vấn đề cần được giải quyết tại công ty Vì vậy em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề” để hoàn thành luận văn tốt nghiệp

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức BMQT của doanh nghiệp

- Phân tích đánh giá thực trạng đánh giá tổ chức BMQT của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề từ đó rút ra thành công, tồn tại và nguyên nhân

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề trong thời gian tới

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: nghiên cứu vấn đề về tổ chức BMQT tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

-Về thời gian: nghiên cứu thực trạng tổ chức BMQT của công ty trong vòng

ba năm: 2008, 2009 và 2010, định hướng giải pháp đến năm 2020

- Về nội dung nghiên cứu: nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác hoàn thiện tổ chức BMQT và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức BMQT của công ty trong thời gian tới.

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ…luận văn được kết cấu gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện tổ chức BMQT trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức BMQT của doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng công tác tổ chức BMQT tại công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

Chương 4: Các kết luận và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức BMQT của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số định nghĩa khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về bộ máy quản trị

Bộ máy quản trị là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức Bộ máy quản trị bao gồm một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản trị được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt các mục tiêu đã định

2.1.2 Khái niệm về tổ chức bộ máy quản trị

Tổ chức bộ máy quản trị là quá trình dựa trên các chức năng nhiệm vụ đã được xác định và bộ máy quản trị để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu,

xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản trị hoạt động như một chỉnh thể hoạt động có hiệu quả nhất

2.1.3 Khái niệm về cơ cấu tổ chức

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (6)

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân mỗi bộ phận hướng tới nhằm mục tiêu chung của tổ chức

2.1.4 Khái niệm phân quyền

Sau khi đã lựa chọn một cơ cấu (mô hình) tổ chức phù hợp, các nhà quản trị phải thiết lập mối quan hệ giữa các cấp quản trị và giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức với nhau công việc này được thực hiện nhờ quá trình phân quyền

Do đó: Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người, những bộ phận, những cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó

2.2 Một số lý thuyết về tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản trị có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản trị hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất Thêm vào đó, một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sản xuất thì bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh phát triển

 Lý thuyết cổ điển về tổ chức bộ máy quản trị

- Đối với các nhà lý luận quản lý cổ điển cho rằng: Sự điều phối hiệu quả duy nhất là người giám đốc, còn việc điều hòa phối hợp trong nội bộ doanh nghiệp là không quan trọng Vì họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi giám đốc phân công công việc xong việc của ai người đó làm rồi kết hợp lại

sẽ thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp

Quan điểm này cũng có ý đúng, đó là tầng lớp quản trị cao nhất trong doanh nghiệp là quan trọng nhất, họ điều phối doanh nghiệp có tốt hay không tốt đó là phần lớn phụ thuộc vào trình độ, cách quản trị của họ Tuy nhiên quan điểm cổ điển này có chỗ không đúng đó là việc coi nhẹ sự điều hòa phối

hợp nội bộ trong doanh nghiệp Bởi vì nếu nhà quản trị quản lý cấp cao nhất đưa ra các đường lối, mục tiêu công việc cho các bộ phận, nhân viên trong doanh nghiệp tự thực hiện Tuy các đường lối mục tiêu đó là phương hướng

đi rất tốt cho doanh nghiệp đó là hướng đi sáng suốt nhưng nếu chỉ giao công việc cho cấp dưới mà không giám sát, không khuyến khích, điều hòa phối hợp các bộ phận thì hiệu quả, mà họ làm được có như mong đợi của nhà quản trị không? Và đặc biệt điều này thể hiện rõ trong các doanh nghiệp lớn ở đó có rất nhiều tầng lớp nấc phân công phức tạp

 Lý thuyết hiện đại về tổ chức bộ máy quản trị

- Trong trường phái quản lý hệ thống lý luận hiện đại cho rằng: Một bộ máy quản trị được hình thành dựa trên chất lượng của đội ngũ công nhân viên

và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Như vậy mô hình tổ chức bộ máy quản trị là nhân tố quan trọng liên quan đến sự thành bại của một doanh nghiệp trên thương trường Trong lý luận này đã nêu rõ lên các nhân tố hình thành bộ máy quản trị, tuy nhiên chưa đề ra một đường lối hữu hiệu, hoàn thiện để giải quyết vấn đề tổ chức mô hình quản trị một cách có hệ thống.Vì mô hình tổ chức bộ máy quản trị hoàn thiện là mô hình phải gắn với môi trường, hoàn cảnh nhất định và hoạt động của nó phải trải qua nhiều sức

ép, thách thức và đòi hỏi bởi nhiều những nhu cầu khác nhau Hay sự ổn định của môi trường kinh doanh sẽ quyết định tới quy mô cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp

2.3 Tổng quan tình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

Tổ chức bộ máy quản trị có vai trò quyết định tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác môi trường kinh doanh luôn thay đổi, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt nên tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải ngày càng được hoàn thiện để thích nghi với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp Do đó hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị

là vấn đề luôn được quan tâm ở các doanh nghiệp Nhận thức được điều này

đã có khá nhiều sinh viên khóa trước lựa chọn đề tài này làm luận văn tốt

nghiệp Sau đây em xin được lấy một vài ví dụ về một số công trình nghiên cứu:

- Đề tài 1: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH vàng bạc đá quý Huy Thành” do Nguyễn Thị Lơ - sinh viên K4HQ1A trường ĐHTM thực hiện

Luận văn này đã đưa ra một số lý thuyết cơ bản như khái niệm, lý luận về

tổ chức bộ máy quản trị …và nêu rõ rõ ràng cụ thể một số mô hình tổ chức như: cấu trúc tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức trực tuyến, cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý…Đối với mỗi cấu trúc tổ chức đều đưa ra được các

ưu, nhược điểm

Tuy nhiên trong phần nội dung về : phân định nội dung tổ chức bộ máy quản trị thì bài luận văn này còn thiếu phần đặc điểm của tổ chức bộ máy quản trị và các nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy quản trị

- Đề tài 2: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty may Hưng Yên” do sinh viên Đào Thị Nhinh lớp K42A1 trường ĐHTM thực hiện Luận văn này đã đưa ra được nhiều giải pháp tuy nhiên có một số giải pháp

bị trùng lặp và phần lý thuyết ở chương 2 thì chưa nêu rõ được một số quan điểm lý thuyết về tổ chức bộ máy quản trị mà chỉ nêu ra một số khái niệm về

tổ chức và cơ cấu tổ chức

- Đề tài 3 : “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Sông Lô” do sinh viên Nguyễn Thị Giang K41A1 trường ĐHTM thực hiện

Về lý thuyết thì luận văn phân tích tương đối đầy đủ một số vấn đề cơ bản của cơ cấu tổ chức về phần thực trạng thì đã đưa ra được cơ cấu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu nhân sự của các phòng ban một cách rất rõ ràng Nhưng luận văn này có nêu ra các tồn tại nhưng phân tích nguyên nhân rõ ràng dẫn đến giải pháp đưa ra chưa sát với thực tế của công ty

Ngoài các đề tài trên còn rất nhiều đề tài khác nghiên cứu về tổ chức bộ máy quản trị tại các doanh nghiệp Nhìn chung các bài viết đều nêu được một

số lý thuyết, khái niệm về tổ chức bộ máy quản trị, phân tích được thực trạng tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp Tuy nhiên các bài viết này chưa phân

tích rõ nguyên nhân và đưa ra giải pháp còn trùng lặp, chưa có nhiều sáng kiến mới mang tính khả thi.

Trong các đề tài nghiên cứu trên chủ yếu là nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chưa có đề tài nào nghiên cứu kỹ về tổ chức bộ máy quản trị ở công ty em Do

đó em chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề ” là một đề tài mới và mang tính cấp thiết làm đề tài luận văn tốt nghiệp

2.4 Phân định nội dung về vấn đề nghiên cứu của đề tài

2.4.1 Đặc điểm của tổ chức bộ máy quản trị

- Tính tập trung

Bộ máy quản trị được tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau tùy từng quy

mô và loại hình doanh nghiệp Tuy nhiên dù được tổ chức theo mô hình nào thì cũng phải đảm bảo tính tập trung Tính tập trung ở đây chính là tập trung quyền lực vào tay một hoặc một vài người trong bộ máy quản trị Sở dĩ phải

có tính tập trung vì trong quản lý kinh tế xuất phát từ yêu cầu của môi trường kinh doanh người có quyền lực phải đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời, yêu cầu bất cứ một sự việc nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất

- Tính tiêu chuẩn hóa

Bộ máy quản trị của doanh nghiệp bao gồm nhiều phòng ban các hoạt động các hành vi của mỗi phòng ban, mỗi cá nhân đều bị chi phối và bị ràng buộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức Nếu mức độ ràng buộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn cao và ngược lại Trên thực tế thì các doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì tính tiêu chuẩn hóa càng cao và các doanh nghiệp nhỏ thì tính tiêu chuẩn hóa sẽ thấp hơn

- Tính phức tạp

Vì bộ máy quản trị của doanh nghiệp gồm nhiều cấp, nhiều phòng ban nên mối quan hệ giữa các phòng ban, các cấp, các nhân viên là rất phức tạp Bộ máy quản trị càng có nhiều cấp lãnh đạo, có nhiều phòng ban thì tính phức tạp càng cao và ngược lại

2.4.2 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp

- Nguyên tắc linh hoạt

Trong cơ chế thị trường hiện nay khi nhu cầu thị trường luôn biến động sự cạnh tranh sống còn giữa các doanh nghiệp càng quyết liệt hơn vì vậy nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra ở trong cũng như ngoài doanh nghiệp Chính vì thế mà tổ chức bộ máy quản trị phải linh hoạt không được cứng nhắc, phải thích ứng với những thay đổi của các yếu tố tác động

- Đảm bảo tính tối ưu

Bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải được thiết kế sao cho số lượng các cấp quản trị, các phòng ban là ít nhất, không thừa cũng không thiếu bộ phận nào có như vậy thì bộ máy quản trị của doanh nghiệp mới gọn nhẹ, linh hoạt tránh rườm rà, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp

- Đảm bảo tính cân đối

Theo nguyên tắc này tính cân đối thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các bộ phận các phòng ban và các cá nhân với nhau Do đó tổ chức bộ máy quản trị phải xác định rõ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức sao cho đảm bảo sự cân đối hài hòa, loại trừ những chức năng nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp

- Nguyên tắc hiệu quả

Bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải phát huy hết vai trò và chức trách của mình phải điều hành như thế nào để doanh nghiệp làm ăn có lãi nhất Hơn nữa để tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thì trước tiên cần tổ chức bộ máy quản trị đó sao cho hợp lý nhất, tức là tổ chức bộ máy quản trị đó phải gọn nhẹ linh hoạt để chi phí quản lý là thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản trị cao nhất

- Đảm bảo tính thống nhất chỉ huy

Mỗi một cơ cấu tổ chức khi được xây dựng thì các đơn vị,bộ phận được cấu thành đều có một quyền hạn và trách nhiệm nhất định.Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, đảm bảo sự chỉ

huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu

thuẫn.

2.4.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản trị của doanh nghiệp

2.4.3.1 Chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp

Chiến lược và mục tiêu của tổ chức có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức bộ máy quả trị trong doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể thay đổi cơ cấu tổ chức

bộ máy quản trị sao cho phù hợp với chiến lược và mục tiêu trong từng giai đoạn từng thời kỳ Chẳng hạn khi doanh nghiệp đưa ra chiến lược xâm nhập thị trường mới thì khi đó doanh nghiệp sẽ phải cấp thêm nguồn lực cho phòng marketing thì khi đó phòng marketing mới có đủ nhân lực và tài chính để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian đã định Mỗi một tổ chức có chiến lược và mục tiêu khác nhau thì có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị khác nhau để có thể phù hợp với hoạt động kinh doanh của mỗi tổ chức

2.4.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì chức năng nhiệm vụ và mô hình tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp không thể tách rời nhau mà chúng có tác động bổ sung cho nhau Nếu một doanh nghiệp chuyên về sản xuất thì phải có bộ máy quản trị phù hợp Chẳng hạn như trong tổ chức bộ máy quản trị phải có phòng kỹ thuật, phòng sản xuất…Nhưng đối với doanh nghiệp chuyên về kinh doanh bán đồ gia dụng thì họ phải có phòng kinh doanh và phát triển thị trường tốt Do đó phải dựa trên các chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp mà xây dựng tổ chức bộ máy quản trị cho phù hợp

2.4.3.3 Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp

Bộ máy quản trị ảnh hưởng trực tiếp tới quy mô của doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn thì các bộ phận, số lượng nhân viên trong các bộ phận cũng phải tăng lên tương ứng vì thế mức độ phức tạp của tổ chức cũng tăng lên Thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô lớn thì sự chuyên môn hóa trong tổ chức là rất lớn và ngược lại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì số lượng các phòng ban, các bộ phận, số lượng các nhân viên trong bộ phận cũng ít đi Vì vậy mà mức độ phức tạp trong doanh nghiệp cũng giảm

2.4.3.4 Kỹ thuật công nghệ và trình độ của cán bộ quản trị

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị Nếu doanh nghiệp đầu tư kỹ thuật hiện đại vào việc quản trị thì

bộ máy quản trị của doanh nghiệp sẽ làm việc một cách khoa học hơn, các công việc được xử lý nhanh gọn hơn giảm thiểu được nguồn nhân lực Nhưng lại phải đầu tư nhiều cho công nghệ và đòi hỏi nguồn nhân lực trong bộ máy quản trị phải có trình độ cao, biết sử dụng thành thạo các công nghệ mới này

Do đó các kỹ thuật công nghệ cao thường được sử dụng ở các doanh nghiệp

có quy mô lớn còn đối với các doanh nghiệp nhỏ thì ít được sử dụng hơn

2.4.3.5 Môi trường kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường nhất định vì vậy sự thay đổi của môi trường sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp Do đó

nó cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp Nếu môi trường ổn định tình hình sản xuất kinh doanh ổn định dẫn tới bộ máy quản trị hoạt động bình thường nhưng khi môi trường biến động phức tạp thì đòi hỏi

tổ chức bộ máy quản trị phải có tính linh hoạt, thích nghi cao và quản trị tốt thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được

2.4.3.6 Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Đối với những người đã qua đào tạo có trình độ chuyên môn tốt, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn do đó

sẽ làm giảm số lượng lao động quản trị dẫn đến tổ chức bộ máy quản trị dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại với những người có ý thức là việc kém, không tự giác sẽ dẫn đến làm việc kém hiệu quả dẫn đến bộ máy quản trị của doanh nghiệp kém linh hoạt hơn

2.4.5 Một số mô hình tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp.

2.4.5.1 Mô hình tổ chức giản đơn

Giám đốc

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức giản đơn

• Đặc điểm:

Mô hình tổ chức giản đơn hay còn gọi là tổ chức theo kiểu trực tuyến, cách

tổ chức bộ máy quản trị đơn giản nhất, trong đó người đứng đầu tổ chức (giám đốc) phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống mình phụ trách, mọi vấn đề đều được giải quyết theo kênh đường thẳng Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của cấp trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi

- Mỗi cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nên mệnh lệnh được thi hành nhanh

• Nhược điểm:

- Mô hình tổ chức này chỉ áp dụng được tại các doanh nghiệp nhỏ

- Người lãnh đạo phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý do đó người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện về mọi lĩnh vực mà trên thực tế thì con người không ai là hoàn thiện cả mà người giỏi tất cả các lĩnh vực thì rất ít

Lãnh đạo tuyến 2

- Mỗi nhà quản trị phải thực hiện quá nhiều công việc khác nhau nên dễ dẫn đến tình trạng quá tải làm việc không hiệu quả.

- Không tận dụng được tài năng đóng góp và các chuyên gia có chuyên môn sâu trong từng lĩnh vực nên không phát huy được sức mạnh tập thể

2.4.5.2 Mô hình tổ chức theo chức năng

• Đặc điểm

Nhiệm vụ quản lý được phân chia các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận một chức năng nhất định Những chức năng cần thiết của một công

ty bao gồm sản xuất, tài chính, kế toán, nhân sự…

Những người thực hiện nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh không chỉ của một người lãnh đạo trong doanh nghiệp mà của những người lãnh đạo các chức năng khác nhau

Tổng giám đốc

Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức theo chức năng

2.4.5.3 Mô hình tổ chức theo trực tuyến chức năng

• Đặc điểm:

Mô hình tổ chức trực tuyến chức năng đã khắc phục được nhược điểm của mô hình tổ chức giản đơn và mô hình tổ chức theo chức năng Vì theo mô hình này thì lãnh đạo các phòng chức năng lam nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyết định cho các đơn vị sản xuất Còn người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp tham khảo ý kiến đóng góp và các giám đốc chức năng và từ đó đưa ra các quyết định cho tổ chức, người lãnh đạo của tổ chức vẫn chịu trách nhiệm

về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định

Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức theo trực tuyến chức năng

• Ưu điểm:

Sự kết hợp ưu điểm của hai mô hình tổ chức trực tuyến và chức năng nên

nó phát huy được năng lực, chuyên môn hóa của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao trong tổ chức

Các nhà lãnh đạo chức năng lại có nhiều ý kiến khác nhau khiến lãnh đạo cấp cao thường xuyên phải họp bàn và tổng hợp ý kiến.

2.4.5.4 Mô hình theo sản phẩm hay dịch vụ

• Đặc điểm:

Mô hình này phù hợp với những công ty có nhiều sản phẩm hay dịch vụ theo các chủng loại khác nhau, ví dụ như công ty Unilever có các sản phẩm như dầu gội, bột giặt, sữa tắm…

Tất cả các công việc gắn với việc sản xuất và bán một hay một số sản phẩm thuộc một chủng loại sản phẩm sẽ được đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị

Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ

- Nhà quản trị có thể phản ứng linh hoạt với sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng cũng như sự thay đổi của môi trường do họ chỉ phải chú trọng vào một chủng loại sản phẩm

Tổng giám đốc

GĐ sản phẩm A

GĐ sản phẩm B

Marketig

ngg

Tài chính Sản xuất Marketig Tài chính Sản xuất

- Giám đốc, nhân viên chỉ chú trọng đến sản phẩm hay dịch vụ mà họ phụ trách nên khó có thể phối hợp với các bộ phận phụ trách chủng loại sản phẩm khác Do đó làm giảm khả năng cạnh tranh vì doanh nghiệp vì sẽ khó để huy động nguồn nhân lực từ sản phẩm mạnh để phát triển sản phẩm yếu.

2.4.5.6 Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

Do các doanh nghiệp ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh nên có những công ty có địa bàn hoạt động trải dài khắp đất nước và cả ở nước ngoài Do đó bộ máy quản trị nếu chỉ được tổ chức tại trụ sở chính của công

ty ở một vùng nào đó thì không thể kiểm soát hết được các hoạt động trong công ty Chính vì vậy tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp cần chia theo khu vực địa lý Có thể là miền bắc, miền trung, miền nam hoặc đại diện trong nước, ngoài nước

Mọi hoạt động trong một khu vực nên giao cho một nhà quản trị - giám đốc khu vực Người này sẽ chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động tiến hành trên địa bàn cụ thể đó

• Ưu điểm:

- Mỗi một vùng miền có những đặc điểm khác nhau về tập quán sinh hoạt, ăn uống tiêu dùng, thu nhập…do đó cần phải quản lý theo từng khu vực thì mới

có thể đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng

- Doanh nghiệp có thể tận dụng các nguồn nhân lực, lao động trong khu vực

đó để sản xuất và tiêu dùng trong khu vực nhằm tiết kiệm tiền bạc chi phí vận chuyển

• Nhược điểm:

- Tổ chức theo mô hình địa lý thì bộ máy quản trị khá cồng kềnh vì các bộ phận chức năng đều được thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực

- Mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực có thể không đồng nhất do mỗi văn phòng khu vực đáp ứng một thị trường nhất định với những nguồn lực riêng

Do đó rất dễ xảy ra sự mâu thuẫn giữa các văn phòng khu vực với tổ chức

- Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực, nên khó kiểm soát được hoạt động của các bộ phận

Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

2.4.5.7 Mô hình tổ chức theo ma trận

• Đặc điểm:

Đây là mô hình tổ chức phức tạp nhất trong các loại mô hình, nó đã phát huy được những điểm mạnh và giảm đến mức tối thiểu những điểm yếu của hai mô hình tổ chức theo chức năng và theo sản phẩm Trong mô hình này thì giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm phối hợp hoạt động của các bộ phận và phân chia quyền lực cho nhà quản trị theo chức năng và nhà quản trị sản phẩm

Trong hai cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực: tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc, tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang

• Ưu điểm:

GĐ Miền Băc GĐ Miền Trung GĐ Miền Nam

Giám đốc

- Có tính năng động cao sử dụng nhân viên một cách có hiệu quả nhất: có thể chuyển nhân viên từ việc thực hiện một dự án sang thực hiện một dự án khác tận dụng khả năng chuyên môn của nhân viên.

- Tạo ra môi trường làm việc thân thiện hơn, các nhân viên có thể bàn bạc trao đổi kinh nghiệm cho nhau

2.4.6 Phân quyền trong tổ chức bộ máy quản trị

2.4.6.1 Công tác phân quyền

Dựa trên các bộ phận, các phòng ban trong tổ chức bộ máy quản trị mà nhà quản trị sẽ tiến hành giao việc cho các bộ phận, các nhân viên Đồng thời nhà

Tổng giám đốc

GĐ các dự

án

GĐ marketing

GĐ sản xuất

GĐ tài chính

quản trị cũng giao những quyền hạn cần thiết để họ có thể hoàn thành nhiệm

vụ Sở dĩ phải giao cho họ những quyền hạn cần thiết đủ để hoàn thành công việc chứ không phải giao quá nhiều quyền lực cho họ được vì khi họ có nhiều quyền lực thì các quyết định được đề ra ở cấp thấp càng nhiều, các nhà quản trị cấp thấp đôi khi lạm dụng quyền lực nên ra nhiều quyết định không sáng suốt và vì được phép tự ý ra quyết định không cần phải hỏi cấp trên nữa nên nhiều khi cấp trên sẽ bị động, bất ngờ nên mục tiêu có thể đạt được không như mong muốn Do vậy nhà quản trị cần giao đúng quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ nhưng nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra theo dõi tiến trình công việc và phải chịu trách nhiệm với công việc

2.4.6.2 Sự cần thiết của phân quyền

- Cần phải có sự phân quyền để giảm quá tải công việc cho các nhà quản trị cấp trên tạo điều kiện cho họ tập trung vào vấn đề chiến lược

- Trao quyền hạn cho các nhà quản trị cấp thấp để họ có đủ quyền hạn để giải quyết công việc Hơn nữa sẽ khuyến khích động viên họ làm việc tốt hơn để họ phát huy khả năng tự quản nhiều hơn vì thế thực hiện công việc sẽ nhanh hơn

2.4.6.3 Các yêu cầu khi phân quyền

- Nhà quản trị cấp cao phải sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định

- Phải biết tin tưởng vào cấp dưới có như vậy thì nhà quản trị mới yên tâm sau khi đã trao quyền cho cấp dưới, tạo điều kiện cho cấp dưới có niềm tin làm việc hết mình đạt hiệu quả cao trong công việc

- Sau khi trao quyền cho cấp dưới nhà quản trị cấp cao vẫn phải thường xuyên kiểm tra giám sát họ để công việc diễn ra như mong muốn

- Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới, không ai mới làm mà có thể hoàn thành tốt ngay được vì thế sai sót hay thất bại của cấp dưỡi cũng là điều dễ hiểu Nhà quản trị cấp cao cần phải nhẫn nại chỉ bảo cấp dưới nhận ra sai sót đồng thời khuyến khích họ để họ có niềm tin lần sau làm sẽ tốt hơn

 Các nguyên tắc khi phân quyền

+ Nguyên tắc phân quyền theo cấp bậc

Nhà quản trị cấp cao sẽ là người toàn quyền quyết định sau đó quyền lực sẽ giảm dần đến quản trị cấp trung gian, và quản trị cấp cơ sở Thông thường các doanh nghiệp thường phân quyền theo cấp bậc vì nó tương xứng với trách nhiệm và trình độ của các nhà quản trị đồng thời nó mang tính công bằng cao

+ Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn

Khi doanh nghiệp cần hoàn thành một công việc nào đó theo kết quả mong muốn thì có thể phân quyền nhiều hơn cho bộ phận có trách nhiệm đảm nhận công việc đó Chẳng hạn như khi doanh nghiệp mong muốn mở rộng thị trường kinh doanh thời gian ngắn nhất vì thế cần trao nguồn nhân lực cho phòng marketing nhiều hơn các phòng ban khác

+ Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

Trách nhiệm và quyền hạn luôn đi liền với nhau và tương xứng với nhau, trong bộ máy quản trị người có quyền hạn càng lớn thì nhiệm vụ càng cao và ngược lại

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Để thu thập các thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài chúng tôi đã

sử dụng hai phương pháp là phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và phương

pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu gốc chưa qua xử lý Để thu thập được loại dữ liệu này em đã sử dụng phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn cụ thể như sau:

+ Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Đây là phương pháp sử dụng bảng câu hỏi Mỗi câu hỏi có từ hai đến bốn phương án trả lời để người trả lời tích vào phương án mà họ cho là hợp lý nhất đối với thực tế của doanh nghiệp

Phương pháp này có ưu điểm là giúp người thu thập dữ liệu có được thông tin nhanh chóng, cô đọng, xúc tích.Nhược điểm là thông tin thu thập được đôi khi không chính xác tuyệt đối Để đảm bảo thông tin thu thập được toàn diện

và chính xác nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu tổ chức BMQT của công

ty, em đã xây dựng mẫu phiếu điều tra và phát phiếu cho hai đối tượng là nhà quản trị và nhân viên trong công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

+ Phương pháp phỏng vấn

Là phương pháp nghiên cứu mà theo đó những nguời nghiên cứu đặt các câu hỏi cho các đối tuợng điều tra và thông qua sự trả lời của họ để nhận được những thông tin mà mình mong muốn Phương pháp điều tra giúp làm rõ hơn những vấn đề mà trong phiếu điều tra chưa làm được Do đó em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn dành cho các nhà quản trị của công ty Qua đó em

đã thu thập đựơc những thông tin chi tiết và chính xác hơn về thực trạng tổ chức BMQT của công ty Đây sẽ là những dữ liệu cần thiết để phân tích những ưu, nhược điểm của BMQT và từ đó rút ra các giải pháp cần thiết cho quá trình vận hành BMQT của công ty

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu có sẵn được thu thập từ trứơc và đã qua xử lý Đây là những số liệu chính xác và cụ thể mà công ty đã tổng hợp qua từng năm, từng quý như :

- Bảng số liệu về tổng số lao động, cơ cấu lao động theo trình độ, theo độ tuổi, giới tính…

- Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công ty.

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

- Phương pháp thống kê bảng biểu

Cần phải thống kê số lượng các phòng ban, số lượng nhân viên, các kết quả hoạt động, sự thay đổi mô hình tổ chức … qua các năm cụ thể là năm

2008, 2009 và năm 2010 để từ đó mới có cơ sở dữ liệu để phân tích, so sánh

- Phương pháp tổng hợp

Đối với các dữ liệu sơ cấp cần tổng hợp phiếu điều tra, đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan thực trạng tổ chức bộ máy quản trị tại công ty Qua các lần phỏng vấn cần tổng hợp các quan điểm và ý kiến đánh giá để đưa

ra các giải pháp phù hợp

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề.

3.2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

Địa chỉ : Xã Nghĩa Hiệp – Huyện Yên Mỹ – Tỉnh Hưng YênLoại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH với 100% vốn đầu tư nước ngoàiGiấy phép đầu tư số : 159/ GP – HN ngày 15/01/2003 của UBND thành phố Hà Nội 159/ GP – HN – GPĐC1 – HY ngày 12/05/2003

Công ty TNHH giầy Ngọc Tề tuy mới được thành lập và hoạt động kinh doanh cách đây tám năm song đã đạt khá nhiều thành tựu Công ty đã tạo công ăn việc làm cho gần 3.900 cán bộ công nhân viên trong và ngoài tỉnh

Các cán bộ công nhân viên sau khi đã được tuyển vào công ty thì tùy thuộc vào trình độ, năng lực của mỗi người mà công ty có những chính sách đào tạo bồi dưỡng kỹ năng nghề nghiệp để họ có thể đảm nhiệm tốt các công việc được giao, đảm bảo bố trí đúng người đúng việc, đồng thời công ty có một chế độ đãi ngộ khá tốt đối với cán bộ công nhân viên trong công ty Vì thế kết quả kinh doanh của công ty mỗi năm cũng khá tốt góp phần xây dựng khu công nghiệp Phố Nối Hưng Yên ngày càng phát triển, giàu đẹp, góp phần cùng ngành giầy da Việt Nam vươn mình ra thế giới.

• Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

- Về sản phẩm: Công ty chuyên thiết kế, gia công sản xuất giầy và bán thành phẩm để xuất khẩu

- Về thị trường: Các sản phẩm hàng gia công xuất khẩu chủ yếu ra các thị trường lớn như Đài Loan, Mỹ, Hàn Quốc…và một số nước khác

+ Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

- Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề chuyên thiết kế gia công sản xuất giầy

- Luôn phấn đấu xây dựng văn hoá doanh nghiệp, nâng cao năng suất lao động, có đủ tiềm lực để cạnh tranh trong ngành

- Chịu sự thanh tra và kiểm tra của các cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

- Thực hiện những quy định của nhà nước về bảo vệ quyền lợi của người lao động, vệ sinh an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà công ty áp dụng cũng như những quy định liên quan đến hoạt động của công ty

3.2.2 Khái quát tình hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề có quy mô khá lớn với diện tích 56.000m2 và 3.900 cán bộ công nhân viên Do đó để quản lý tốt công ty thì BMQT của công ty đã được tổ chức theo mô hình chức năng với 12 giám đốc chức năng, mỗi giám đốc chịu trách nhiệm theo chức năng riêng biệt của mình Theo mô hình tổ chức này thì mức độ chuyên môn hoá cao, các phòng ban chỉ tập chung vào chức năng và nhiệm vụ của mình nên hiệu quả làm việc cao, thúc đẩy sự sáng tạo và tinh thần làm việc của các phòng ban

Tuy nhiên do mỗi giám đốc thực hiện một chức năng khác nhau nên sự phối hợp, hợp tác giữa các bộ phận chức năng khác nhau là rất khó khăn Hơn nữa do công ty có quá nhiều phòng ban nên việc theo dõi giám sát của ban tổng giám đốc đối với các bộ phận chức năng không được thường xuyên Do

đó việc quản lý các phòng ban chỉ dựa trên kết quả báo cáo của các phòng ban chức năng do vậy nhiều khi kết quả thiếu tính khách quan

Do công ty chỉ chú trọng đến việc gia công sản xuất các sản phẩm và bán thành sản phẩm để xuất khẩu sang các nước nên công ty thường chú trọng làm tốt việc xuất nhập khẩu và tài chính công ty Tuy nhiên với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải mở rộng thị trường không chỉ ở nước ngoài mà cần phải phát triển cả thị trường trong nước nữa Do vậy

em nhận thấy công ty còn thiếu phòng kinh doanh và một số phòng ban thì công việc nhiều dẫn tới quá tải Do đó cần phải tăng thêm nguồn lực cho các phòng ban đó để bộ máy quản trị của công ty được hoàn thiện hơn

3.2.3 Phân tích ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức BMQT của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

Mỗi doanh nghiệp muốn kinh doanh tồn tại và phát triển thì phải đặt mình trong một môi trường nhất định Doanh nghiệp chịu sự chi phối của các nhân

tố thuộc môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Do đó môi trường

có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, đồng thời nó cũng ảnh hưởng đến BMQT trong doanh nghiệp Vì vậy nghiên cứu sự tác động này có ý nghĩa vô

cùng quan trọng nó cho phép đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty một cách phù hợp hơn.

5/1827,7%

10/1855,6%

2 Chức năng và nhiệm vụ của

tổ chức

2/1811,2%

5/1827,7%

11/1861,1%

11,2%

4/1822,3%

12/1866,7%

27,7%

6/1833,3%

7/1839%

5 Trình độ quản trị viên và

trang thiết bị quản trị

2/1811,1%

6/1833,4%

10/1855,5%

38,9%

11/1861,1%

Nguồn : Kết quả điều tra của sinh viênBảng 3.1: Kết quả điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tổ chức BMQT của công ty

3.2.3.2 Các nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp

- Chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp

Theo kết quả điều tra cho thấy chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn tới BMQT của doanh nghiệp, có 55,6% ý kiến đánh giá ở mức

độ 5 và 27,7% ý kiến đánh giá ở mứ độ 4 Khi mục tiêu, chiến lược của công

ty thay đổi thì dẫn đến cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi Chiến lược mục tiêu của doanh nghiệp là mở rộng thị trường ra một khu vực khác thì công ty phải tăng cường nguồn lực, đặc biệt là phòng kinh doanh thì mới đảm bảo hoàn thành được mục tiêu

- Quy mô của doanh nghiệp

Theo kết quả điều tra cho thấy 61,1% ở mức độ 4 các ý kiến cho rằng quy

mô của doanh nghiệp có ảnh hưởng tới BMQT Công ty TNHH Giầy Ngọc

Tề là công ty có quy mô khá lớn với diện tích 56.000m2 và 3900 cán bộ công nhân viên.

- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến sự gọn nhẹ, linh hoạt của BMQT

có tới 55,5% các ý kiến đánh giá ở mức độ 5

- Trình độ quản trị viên

Các quản trị viên trong bộ máy quản trị có trình độ từ trung cấp đến đại học, trong đó trình độ đại học, cao đẳng chiếm đa số Tuy nhiên họ là những người mới ra trường nên cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý, cho nên điều này có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong công ty, làm giảm hiệu quả quản lý và hoạt động của bộ máy quản trị trong công ty

- Trang thiết bị quản trị

Trang thiết bị quản trị được đánh giá ở mức khá vì công ty đã trang bị các thiết bị như : máy tính, điện thoại cố định, điều hoà nhiệt độ tại các phòng ban đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên tuy nhiên mạng máy tính còn chậm do chưa đầu tư mạng với tốc độ cao, nên việc truy cập thông tin và quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin còn nhiều hạn chế

- Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp

Theo kết quả điều tra thì yếu tố công nghệ kinh doanh không được đánh giá cao như các nhân tố khác chỉ có 39% đánh giá ở mức độ 4; 27,7 % đánh giá ở mức độ 2

Các máy móc trong công ty vẫn chưa hết thời gian khấu hao tài sản cố định mà công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng, các máy móc ngày nay hiện đại hơn Tuy nhiên các máy móc trong công ty không thực sự hiện đại nhưng cũng không đến mức lạc hậu Do vậy vẫn đảm bảo chất lượng và năng xuất như chỉ tiêu đã đặt ra

3.2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài

- Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp đặc biệt là trong những năm gần đây khi Việt Nam gia nhập WTO thì môi trường kinh tế Việt Nam có những thay đổi rõ rệt Môi trường kinh tế mở cửa khiến cho công ty TNHH Giầy Ngọc Tề nói riêng và các doanh nghiệp khác nói chung có nhiều

cơ hội mở rộng thị trường xuất nhập khẩu Tuy nhiên công ty cũng gặp phải những thách thức do năm 2008 xảy ra cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, làm lạm phát tăng cao khiến việc kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn

- Môi trường chính trị – xã hội

Môi trường chính trị – xã hội có ổn định thì kinh tế mới phát triển được Nước ta được đánh giá là có môi trường chính trị- xã hội khá ổn định Do đó đây là một yếu tố quan trọng thu hút các doanh nghiệp nước ngoài tham gia vào Việt Nam Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề do đó đã được đầu tư 100% vốn Đài Loan

- Môi trường công nghệ

Ngày nay khi khoa học công nghệ phát triển nó giúp cho việc sản xuất ra các sản phẩm, chất lượng tốt hơn, sản lượng nhiều hơn và giá thành rẻ hơn

Do vậy nếu doanh nghiệp không ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất thì sẽ bị lạc hậu hơn so với các doanh nghiệp cùng ngành Công ty TNHH Giầy Ngọc Tề đó lựa chọn những sản phẩm công nghệ của các hãng có uy tín, chất lượng nhằm giảm bớt chi phí và nguồn lực cho công ty

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

* Tổng quan về tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức tại công ty, em đã tiến hành phát 18 phiếu điều tra trắc nghiệm, trong đó 6 phiếu dành cho các nhà quản trị, 12 phiếu dành cho nhân viên các phòng ban Kết quả tổng hợp phiếu điều tra như sau:

Mô hình tổ chức của công ty là mô hình chức năng với 100% ý kiến Có tới 40% cho rằng số lượng các phòng ban trong doanh nghiệp là chưa hợp lý Tuy nhiên thì phạm vi và quyền hạn, trách nhiệm của nhà quản trị trong công

ty tương đối rõ ràng với 80% các ý kiến cho là như vậy Nhưng sự phân quyền trong tổ chức BMQT được cho rằng chưa tốt với 67,7% các ý kiến.

Bảng 3.2 : Kết quả điều tra về mức độ phối hợp giữa các phòng ban

và vẫn còn 16.67% cho rằng ở mức kém

- Các bộ phận chức năng trong công ty hoạt động hiệu quả chiếm 66,7% tuy nhiên vẫn còn 33% các ý kiến cho rằng các bộ phận trong công ty hoạt động chưa hiệu quả

- Quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin giữa các nhà quản trị cấp cao

và các bộ phận chức năng trong công ty chưa thực sự hiệu quả mà chỉ đạt tỷ lệ trung bình khá vẫn còn 16% các ý kiến cho là kém Vì vậy công ty cần phải đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin trong công ty một cách nhanh chóng và sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng trong công ty hoạt động hiệu quả hơn

* Về mức độ đáp ứng các nguyên tắc của tổ chức BMQT trong công ty

4/666,7%

16,7%

2/633,3%

3/650%

33,3%

4/666,7%

50%

2/633,3%

1/616,7%

66,7%

2/633,3%

Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viênBảng 3.3 : Kết quả điều tra mức độ đáp ứng của các nguyên tắc của tổ chức BMQT

Theo kết quả điều tra cho thấy mức độ đáp ứng các nguyên tắc của công

ty ở mức tương đối khá (mức 4) tuy nhiên tính linh hoạt trong tổ chức BMQT của công ty mới chỉ ở mức trung bình( mức 3) Do đó cần nâng cao tính linh hoạt trong tổ chức BMQT của công ty

* Về tình hình và điều kện làm việc của nhân viên trong các bộ phận chức

năng của công ty

STT Các tiêu chí Các phương án

lựa chọn

Số phiếu

2 Công việc có đúng chuyên

5 Bồi dưỡng nâng cao trình độ Phù hợp 10/12 84

Chưa phù hợp 2/12 16Nguồn : Kết quả điều tra của sinh viên

Bảng 3.4 : Kết quả điều tra về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong công ty

Từ bảng trên cho thấy :

- Điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc cán bộ công nhân viên trong công ty là đạt mức khá - tốt Trong đó 50% các ý kiến cho ở mức khá, 34% ý kiến cho ở mức tốt chỉ có 16% các ý kiến cho là trung bình và không

có ý kiến nào cho rằng điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị của công ty ở mức kém Điều này cho thấy công ty TNHH Giầy Ngọc Tề đã quan tâm chú trọng đến điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị trong công ty, tạo môi trường làm việc tốt cho cán bộ công nhân viên trong công ty qua đó nâng cao hiệu quả làm việc của họ

- Số lượng nhân viên trong các phòng ban là tương đối hợp lý (66,7 %) tuy nhiên vẫn còn một số phòng ban có lượng nhân viên chưa hợp lý (33,3%)

- Công ty đã có chính sách đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán

bộ công nhân viên trong công ty một cách phù hợp (84%), phát huy được ưu điểm của mô hình tổ chức theo chức năng của công ty Có 58,48% các ý kiến cho rằng chế độ đãi ngộ trong công ty là hợp lý

Qua thời gian thực tập tại công ty và các phiếu điều tra cho thấy việc phân quyền trong tổ chức BMQT của công ty còn chưa tốt Doanh nghiệp cần mở thêm phòng kinh doanh để tìm kiếm và phát triển thị trường Vì đây cũng chính là mục tiêu của doanh nghiệp trong những năm tới Phòng kế toán chỉ

có 8 nhân viên trong khi đó công việc rất nhiều hàng tháng phải tính lương cho 3.900 cán bộ công nhân viên trong công ty, tính thuế, vốn lưu động cho nên luôn bị quá tải công việc Do đó có 66,7% các ý kiến cho rằng cần phải tăng thêm nhân viên cho phòng kế toán

3.3.2 Kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia (phỏng vấn)

Sau khi tổng hợp phiếu điều tra, em vẫn còn một số thắc mắc chưa được giải đáp thoả đáng vì vậy em đã tiến hành phỏng vấn Bà phó Giám Đốc công ty và thu được kết quả như sau:

- Về mô hình tổ chức bộ máy quản trị

Về mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty theo kiểu chức năng là tương đối phù hợp với công ty và xu hướng phát triển của các doanh nghiệp ngày nay Mô hình này đã phát huy được tính chuyên môn hoá và tính thống nhất chỉ huy trong doanh nghiệp

- Sự phân quyền

Sự phân quyền trong bộ máy quản trị doanh nghiệp và các bộ phận chức năng chưa cao

- Sự phối hợp giữa các phòng ban

Sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty còn rất lỏng lẻo Các phòng ban chỉ chuyên tâm vào việc của mình mà không quan tâm đến sự phối hợp với các phòng ban khác Đây chính là điều cần phải khắc phục và hoàn thiện

Và tình hình này cũng xảy ra ở rất nhiều công ty chứ không riêng gì ở doanh nghiệp này Bởi vì tính cách của người Việt Nam làm việc một mình sẽ hiệu quả hơn làm việc nhóm

- Số lượng các phòng ban

Theo điều tra cho thấy ngoài hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và ban tổng GĐ thì công ty còn có 12 phòng ban chức năng khác nhau Số lượng này cũng là tương đối đầy đủ Tuy nhiên do quy mô của công ty khá lớn với số lượng nhân viên khá đông đảo nên số lượng các phòng ban này đã đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhưng để phát triển và

mở rộng thì trường tìm cho mình một chỗ đứng và thương hiệu thì công ty cần mở rộng thêm một phòng ban nữa đó là phòng Kinh Doanh

- Hoạt động của các phòng ban

Trong công ty hiện tại có phòng xuất nhập khẩu là hoạt động tốt nhất đảm bảo cho việc nhập nguyên vật liệu, cũng như xuất hàng sang các nước một cách nhanh chóng đúng nguyên tắc và nhân viên trong phòng ban này có chuyên môn cao về việc xuất nhập khẩu Tuy nhiên trong công ty vẫn còn một

số phòng ban họat động chưa hiệu quả cao như phòng kế toán, khối sản xuất phần mặt giầy và đế giầy

- Quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin trong công ty.

Quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin trong công ty chưa tốt vì việc truyền đạt và phản hồi thông tin trong doanh nghiệp còn lạc hậu, chủ yếu là dùng cách truyền công văn, giấy tờ qua từng cấp Hơn nữa cách làm việc của người Việt Nam không giống người nước ngoài Họ ít khi thẳng thắn đưa ra ý kiến mà chỉ khi bức xúc quá họ mới tỏ thái độ thôi…

- Số lượng nhân viên ở các phòng ban.

Số lượng nhân viên ở các phòng ban hiện nay là chưa hợp lý Phòng tài chính

kế toán hơi ít nhân viên mà công việc thì rất nhiều dẫn tới nhiều khi quá tải công việc

- Giải pháp

+ Hoàn thiện công tác phân quyền trong doanh nghiệp

+ Để hoàn thiện tổ chức BMQT của công ty, để BMQT của công ty phù hợp với chiến lược mục tiêu mới của doanh nghiệp thì cần phải có thêm

phòng kinh doanh thì doanh nghiệp mới có đủ nguồn lực để mở rộng thị trường, xâm nhập thị trường trong nước.

+ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức BMQT trong công ty

+ Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban

+ Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý, nâng cao hệ thống mạng, sử dụng nhiều công nghệ vào quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin để quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin được nhanh chóng…

3.4 Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp

3.4.1 Thực trạng tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH Giầy Ngọc Tề

- Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ

quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty Đại hội cổ đông quyết định những vấn đề được pháp luật và điều lệ công ty quy định Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính tài chính hàng năm của công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý, có toàn quyền nhân danh công ty

để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty Hội đồng quản trị có quyền và trách nhiệm giám sát Tổng GĐ điều hành và những người quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của hôi đông quản trị do luật pháp và điều lệ công ty quy định

- Ban tổng giám đốc: là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chung

về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật, là người có quyền đưa ra các quyết định quản lý, các quy định, các chính sách mà mọi thành viên trong công ty phải tuân thủ