Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Vietpower Việt Nam

Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Vietpower Việt Nam” ============================================================= 1 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= MỤC LỤC Trang Lãnh đạo tuyến I 16 Lời nói đầu Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến. Ngược lại, nó là một hiện tượng phức tạp. Về mặt này, vai trò và ảnh hưởng của người quản lý rất quan trọng. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở mỗi doanh nghiệp là một đòi hỏi khách quan trong quá trình phát triển của doanh nghiệp và thời kỳ kinh tế đầy biến động. Đây là một vấn đề khó khăn, phức tạp nhưng có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối tượng của nó là những lao động quản lý có trình độ cao, làm việc trong lĩnh vực ============================================================= 2 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= quản lý. Mỗi hoạt động của họ gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tương lai của các doanh nghiệp chủ yếu nằm trong tay các cán bộ làm công tác quản trị và lãnh đạo trong doanh nghiệp. Nói như vậy không có nghĩa là phủ nhận vai trò của công nhân viên của doanh nghiệp. Công nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng nhưng quyết định vẫn ở đội ngũ quản lý. Như vậy, phát triển và hoàn thiện cấp quản trị là một nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Công ty TNHH Vietpower Việt Nam là doanh nghiệp mới được thành lập năm 2006. Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị là thực sự cần thiết, cần phải làm ngay. Đây là doanh nghiệp mới thành lập nên bộ máy quản trị còn chưa được hoàn chỉnh, sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa được nhịp nhàng, hiệu quả hoạt động chưa cao. Vì vậy trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp và bằng những kiến thức đã học ở trường, em mạnh dạn đi sâu vào đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Vietpower Việt Nam” Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản trị của công ty trong vài năm qua và bằng các phương pháp như khảo sát, phân tích, điều tra, phỏng vấn em đã đi vào nghiên cứu về tổ chức bộ máy quản trị của công ty để từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty. Trong quá trình làm đề tài này, em nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các anh chị nhân viên ở các bộ phận khác nhau của công ty. Đặc biệt, nhờ có sự hướng dẫn của thầy Phạm Trung Tiến mà em đã từng bước hoàn thành được các phần của đề tài để có một đề tài hoàn chỉnh. Em chân thành cảm ơn thầy Phạm Trung Tiến đã nhiệt tình hướng dẫn, cảm ơn các anh chị trong công ty Vietpower Việt Nam đã giúp đỡ em rất nhiều để hoàn thành đề tài này. ============================================================= 3 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= CHƯƠNG I. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cần thiết của đề tài nghiên cứu Nước ta đã từng trải qua một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trong một thời gian dài, kéo theo đó là sự phát triển kinh tế chậm chạp do mang nặng tính bao cấp, bộ máy quản lý các ngành, các cấp, các cơ quan đoàn thể cồng kềnh, tồn tại nhiều tổ chức đông về số lượng nhưng tính năng động và hiệu quả kinh tế lại thấp. Điều đó không còn phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay. Nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, vận động theo quy luật thị trường đòi hỏi doanh nghiệp ============================================================= 4 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= phải có một bộ máy quản lý có trình độ cao, gọn nhẹ, linh hoạt để thực hiện quả trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Hoạt động quản lý có nội dung rất phong phú, đa dạng, khó xác định mà hiệu quả hoạt động lại không thể hiện dưới dạng vật chất nhưng nó luôn gắn liền với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do đó cần phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý. Bởi vậy, công việc của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp là phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, soạn thảo và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu. Mặt khác, các chủ doanh nghiệp cũng phải thường xuyên đánh giá kết quả công việc, rút ra những thiếu sót, những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả, và đề ra những biện pháp khắc phục, xử lý để sử dụng kịp thời, vạch ra những tiềm năng chưa được sử dụng, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải biết cách kinh doanh và kinh doanh có hiệu quả. Để làm được như vậy trong điều kiện cơ sở vật chất, nguồn vốn, lao động còn hạn chế, các chủ doanh nghiệp cần xác định rõ phương hướng đầu tư, cách đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình. Bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp nào đều có những mục tiêu riêng có của mình. Để mục tiêu đó có thể thực hiện được đòi hỏi phải có sự lãnh đạo thống nhất của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. ============================================================= 5 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= Trong hoạt động quản lý, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Việc tổ chức bộ máy ảnh hưởng lớn đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não cho ra những chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải tiến lại tổ chức cho phù hợp với đặc điểm của từng giai đoạn là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp thương mại, để giải quyết hài hoà được các lợi ích, cũng như các mục tiêu của mình, công ty TNHH Vietpower Việt Nam đã nhiều lần tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế của từng giai đoạn, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Tuy nhiên môi trường kinh doanh luôn thay đổi, chiến lược của doanh nghiệp cũng vì thế phải thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế, thế nên việc lien tục cải tiến tổ chức bộ máy quản trị là cần thiết Trong thời gian từ năm 2006-2010, công ty TNHH Vietpower Việt nam đã xây dựng cho mình những mục tiêu cụ thể mà mục tiêu trước tiên là “Tiếp tục củng cố và hoàn thiện các bộ phận quản lý của Công ty để đảm bảo nhanh, đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh ngày càng tốt hơn”. Trước tình hình đó, Công ty TNHH Vietpower Việt Nam đã xây dựng cho mình chiến lược trong thời gian tới là : “sẽ tiến hành việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị theo hướng hợp lý hóa, phân cấp mạnh xuống các bộ phận chức năng, ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin và các giải pháp mới vào khâu quản lý, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng”, nên việc cải tiến lại bộ máy quản lý của công ty đang là nhu cầu cần giải quyết. 1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài ============================================================= 6 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh trong thời gian tới và khắc phục những tồn tại của bộ máy quản lý hiện hành, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tất yếu khách quan và là nhu cầu cấp bách. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như xuất phát từ nhu cầu thực tế, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của Công ty TNHH Vietpower Việt Nam”. Đề tài tập trung giải quyết vấn đề về tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH Vietpower Việt Nam 1.3 Mục tiêu nghiên cứu - Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị - Làm rõ vấn đề đang gặp phải của công ty về tổ chức bộ máy quản trị - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Nghiên cứu bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vietpower Việt Nam, trong đó tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức năng nhiệm vụ; mô hình tổ chức bộ máy quản trị; cơ chế vận hành của bộ máy quản trị và tổ chức lao động bộ máy quản trị. Phạm vi: Luận văn tập trung nghiên cứu về bộ máy quản trị của công ty TNHH Vietpower Việt Nam. Về không gian: giới hạn nghiên cứu tại công ty TNHH Vietpower Việt Nam Về thời gian: nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 3 năm từ 2007-2009. 1.5 Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp ============================================================= 7 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= 1.5.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp Đáp án của những vấn đề này là: các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức). Mặc dù đến nay, rất nhiều giám đốc vẫn sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ có cơ cấu cơ bản thì không đủ mà cần phải thông qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản. Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hóa Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho công nhân viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái gì? Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là cơ chế vận hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Là một hệ thống bao gồm các cấp quản trị (theo chiều dọc) và các khâu quản trị (theo chiều ngang) được trao những quyền hạn, trách ============================================================= 8 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= nhiệm nhất định các công việc và chức năng quản trị khác nhau, nhằm đạt các mục tiêu của hệ thống. Đây là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu một tổ chức thiếu một cơ cấu quản trị hợp lý sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị. Cơ cấu tổ chức càng o thì công tác quản trị càng tác động có hiệu quả đến quá trình sản xuất kinh doanh và sự hoạt động của hệ thống quản trị càng tiện lợi 1.5.2 Những yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp. Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế : Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét mới quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. ============================================================= 9 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= 1.5.3 Lý luận quản lý hiện đại về thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng, thiết kế tổ chức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất (chất lượng) của công nhân viên của doanh nghiệp quyết định. Họ cho rằng, cơ câu tổ chức của doanh nghiệp là vấn đề quan trọng có liên quan đến thành công của doanh nghiệp. Họ đã trình bày những yếu tố chủ yếu cấu thành cơ cấu tổ chức của những doanh nghiệp thành công, nhưng lại chưa đề ra được một đường lối hữu hiệu, hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách có hệ thống. Trên cơ sở những nghiên cứu của mình, Lorsch đã tiếp tục tìm tòi, nghiên cứu và viết ra cuốn "Thiết kế cơ cấu tổ chức”, hình thành một hệ thống lý luận hoàn chỉnh về thiết kế cơ câu tổ chức Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức của Lorsch Thiết kế cơ cấu tổ chức do Lorsch đề ra bao hàm hai khái niệm cơ bản: "Sự dị biệt" hoặc "sự khác biệt”, sự "tổng hợp" hoặc "tổng thể hóa". Sự dị biệt ở đây là trình độ nhận thức và tinh thần, tư tưởng của người quản lý ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và những sự khác nhau về cơ cấu tổ chức chính thức của các bộ phận đó. Lorsch cho rằng, mỗi bộ phận sản xuất của doanh nghiệp đều là một đơn vị nhỏ của doanh nghiệp. Những thành viên của các bộ phận đó đều xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất và tố chất của nhân viên mà hình thành phương hướng phát triển và cơ cấu tổ chức của mình một cách hết sức tự nhiên. Bởi vì, mỗi bộ phận khác nhau đều nằm trong môi trường khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp. Giữa những bộ phận ấy có sự khác biệt một cách hết sức tự nhiên ở mức độ khác nhau. Một khái niệm cơ bản khác là sự "tổng hợp”. Khái niệm này là để chỉ những sức ép, thách thức và đòi hỏi trong những hoàn cảnh nhất định, ============================================================= 10 [...]... CHƯƠNG 3 CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY VIETPOWER VIỆT NAM 3.1 Các kết luận về tổ chức bộ máy quản trị của công ty Vấn đề quản lý công nợ gặp nhiều khó khăn do sự phối hợp không nhất trí giữa kế toán công nợ với các nhân viên bán hàng và giao nhận dẫn đến việc gây khó khăn cho nhau trong công việc và gây tình trạng công nợ của công ty ngày càng tăng Nhân sự phòng... trong việc cung cấp toàn bộ số liệu phát sinh trong quá trình kinh doanh ============================================================= 22 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= 3.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty Vietpower 3.2.1 Những yêu cầu đạt được khi hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị - Bộ máy quản lý được hoàn thiện phải nâng cao được... hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hết sức cần thiết và nó đang là vấn đề được ban lãnh đạo công ty hết sức quan tâm giải quyết Qua tìm hiểu thực tế kết hợp với kiến thức đã được trang bị ở nhà trường đã giúp em hiểu thêm nhiều điều mới mẻ về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho công ty Do thời gian thực tập có hạn và đây là lần đầu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức bộ. .. động, phối hợp nhịp nhàng - Chức năng nhiệm vụ của bộ công nhân viên được xác định rõ ràng tránh sự xung đột, cản trở nhau trong chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị Trong cơ chế thị trường, cơ cấu bộ máy quản lý phải được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo với số lượng... phí quản trị Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý các bộ phận chức năng, quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận cần phải được hoàn thiện Qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ ở phần thứ hai kết hợp nghiên cứu thực tiễn hoạt động của các công ty TNHH Đồng thời, có bổ sung thêm chức năng hoạt động của các bộ phận phòng ban cho phù hợp với hoạt động của Công. .. động của Công ty TNHH Vietpower Việt Nam ============================================================= 23 Khoa QTDN SV: Lê Xuân Tùng ============================================================= Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng nhân sự Phó giám đốc tài chính Phòng Kinh doanh Phòng quản trị hệ thống Phòng Tài chính kế toán Kho hàng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Vietpower Việt Nam a) Ban... việc báo cáo thông tin đi theo đường vòng b) Cơ cấu tổ chức chức năng Cơ cấu tổ chức chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng I 1 2 Lãnh đạo chức năng II n Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng Trong đó: 1, 2, , n là những người thực hiện trong các bộ phận Theo cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo từng chức năng riêng Do đó, hình thành nên những người... dữ liệu thứ cấp còn thiếu Phương pháp phỏng vấn: nhằm làm rõ một số vấn đề còn thắc mắc trong bảng câu hỏi điều tra trắc nghiệm 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và nhân tố ảnh hưởng việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty Công ty TNHH Vietpower Việt Nam thành lập theo giấy phép kinh doanh số: 0102043163 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 21/12/2006, trụ sở chính đặt tại số 510-A12... ba mô hình trên thì mô hình trực tuyến chức năng được áp dụng rộng rãi hơn cả trong giai đoạn hiện nay CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THƯC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY VIETPOWER VIỆT NAM 2.1 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp: bằng cách thu thập dữ liệu của công ty về các báo cáo kết quả kinh doanh, về cơ cấu tổ chức trong các năm từ năm 2007 đến hết... - Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dưỡng và sửa chữa nếu cần thiết - Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ - Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng theo hướng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ - Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; Lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ * Cơ cấu: STT 1 2 3 4 Chức . chọn đề tài: Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của Công ty TNHH Vietpower Việt Nam . Đề tài tập trung giải quyết vấn đề về tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH Vietpower Việt Nam 1.3 Mục. cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị - Làm rõ vấn đề đang gặp phải của công ty về tổ chức bộ máy quản trị - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty 1.4 Đối. bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vietpower Việt Nam, trong đó tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức năng nhiệm vụ; mô hình tổ chức bộ máy quản trị; cơ chế vận hành của bộ máy quản trị và tổ